Samarbejdsaftale mellem. Aalborg Kommune og Springeren Maritimt Oplevelsescenter for perioden

Transkript

1 Samarbejdsaftale mellem Aalborg Kommune og Springeren Maritimt Oplevelsescenter for perioden

2 Indholdsfortegnelse 1. Aftalens rammer Aftaleparter Aftalens formål Aftaleperiode Genforhandling Misligholdelse Udvikling Formål og profil for Springeren Maritimt Oplevelsescenter Vedtægter Kulturpolitiske mål i Aalborg Kommune Strategiske målsætninger for aftalen Aftalens individuelle udviklingsmål Drift Tilskuddets størrelse og udbetaling Budget og regnskab Ledelse og bestyrelse Personaleforhold Oplysningspligt, dialog og tilsyn Ledelsesinformation og dokumentation Dialog Sagsbehandling og borgerbetjening Underskrift Bilag

3 1. Aftalens rammer 1.1. Aftaleparter Denne aftale er d.d. indgået mellem Aalborg Kommune, Sundheds- og Kulturforvaltningen, Danmarksgade 17, 9000 Aalborg CVR. NR. DK Springeren Maritimt Oplevelsescenter, Vestre Fjordvej 81, 9000 Aalborg, CVR.NR Aftalens formål Aftalen fungerer som et dialog- og styringsværktøj i samarbejdet mellem Aalborg Kommune og Institutionen samt internt for hhv. kommune og kulturaktør. Aftalen indgår i kommunens almindelige tilsyn. Når Aalborg Kommune yder tilskud til institutionen, har kommunen pligt til at føre tilsyn med, at tilskuddet anvendes til de formål, hvortil det er udbetalt. Aftalen tager afsæt i Aalborg Kommunes Kulturpolitik for , og i Institutionens Virksomhedsplan , formål og opgave, jf. institutionens vedtægter. Aftalen skal være med til at fremme og udvikle kulturlivet i Aalborg Kommune og understøtte Institutionens tilbud. Aftalen giver således Aalborg Kommune samt ledelse og bestyrelse i institutionen et fælles afsæt for strategisk planlægning, langsigtede beslutninger og målrettede indsatser på de områder, aftalen omfatter. Indeværende aftale er en videreudvikling af et mangeårigt samarbejde mellem Aalborg Kommune og institutionen Den juridiske ramme Institutionen er en selvejende institution støttet af Aalborg Kommune. Institutionen drives i overensstemmelse med Aalborg Kommunes Administrativ Forskrift nr. 26. Bygningerne beliggende Vestre Fjordvej 81, 9000 Aalborg, ejes af Aalborg Kommune, og stilles vederlagsfrit til rådighed for Springeren. Ved Lejemålets ophør skal bygninger afleveres i samme indvendige vedligeholdelsestilstand, som ved modtagelsen. 3

4 1.4. Aftaleperiode Aftalen mellem Aalborg Kommune og Springeren Maritimt Oplevelsescenter indgås for perioden Nærværende aftale forelægges til politisk godkendelse i Aalborg Kommune og i institutionens bestyrelse e.l. Aftalen kan først træde i kraft efter, at den politiske godkendelse foreligger Genforhandling Aftalen kan genforhandles, hvis der fx opstår konkrete forhold, som hverken institution eller Aalborg Kommune har indflydelse på. Eksempelvis ved ændringer i lovgivning eller andre bestemmelser eller ved påbud fra stat eller anden myndighed - denne opregning er ikke udtømmende. Indeværende aftale genforhandles ordinært senest i 3 kvartal Misligholdelse I tilfælde af misligholdelse af aftalen fra institutionens side kan Aalborg Kommune beslutte at det kommunale tilskud bortfalder. Det betragtes altid som misligholdelse: hvis budget og regnskab efter anmodning ikke fremsendes til godkendelse hvis virksomhedsplan efter anmodning ikke fremsendes I særlige tilfælde ved grov eller gentagen misligholdelse kan Aalborg Kommune kræve udbetalt tilskud tilbagebetalt. 4

5 2. Udvikling 2.1. Formål og profil for Springeren Maritimt Oplevelsescenter Institutionens formål og profil fremgår af de godkendte vedtægter. Institutionens vision er at være en åben og engagerende kulturinstitution i Aalborg Kommune, der via sit virke som et maritimt museum og oplevelsescenter af international klasse, skal eksponere Aalborgs historie som en driftig by ved fjorden, og Danmarks historie som en stor søfartsnation. Mission: At skabe aktuel, inddragende og engagerende formidling for såvel byens borgere som for turister i alle aldre. At der foregår en levende formidling på oplevelsescenteret baseret på aktiv deltagelse og sanseoplevelse. At bevare den martime kulturarv. At være en aktiv medspiller i kulturlivet. Springeren ledes af en bestyrelse på 5-7 personer, der har ansvaret for institutionens virksomhed. Institutionens daglige drift ledes af en direktør, der ansættes af bestyrelsen Vedtægter Institutionens vedtægter vedlægges aftalen. Aalborg Kommune skal godkende alle vedtægtsændringer i aftaleperioden Kulturpolitiske mål i Aalborg Kommune Kulturpolitikken for Aalborg indeholder en række mål og indsatser til fremme af kulturlivet i Aalborg Kommune. Aalborg Kommunes Kulturpolitik Værdier og principper Målsætninger Indsatsområder - Vilje og vovemod Mangfoldighed - Kort vej - Synlighed I Aalborg kan man møde alsidig og nyskabende kunst og kultur på højt nationalt og internationalt niveau. - Åbne og inviterende tilbud - Nye kulturelle udtryk og samarbejder - Kulturlivet i lokale miljøer 5

6 - Midlertidighed - Kvalitet i kunst og kultur - Samarbejde - Tværæstetik - Samspil mellem kultur, fritid og sundhed - Talenter og vækstlag - Helhed og vækst Flere skal bruge kulturlivet. Kulturlivet skal involvere flere i at skabe kunst og kultur. - Talenter - Vækst i erhvervslivet - Offensive fortællinger 2.3. Strategiske målsætninger for aftalen Aftalen mellem Aalborg Kommune og institutionen tager afsæt i Aalborg Kommunes politiske mål og i Institutionens Virksomhedsplan , og på denne baggrund bygger aftalen på følgende fælles strategiske mål: 1. Den rigtige besætning 2. Realisering af minimarina 3. Vedligeholdelse 4. Læringskoncept 5. Forretningsudvikling 6. Forhold til omverdenen 7. Det gode værtsskab 2.4. Aftalens individuelle udviklingsmål Aftalens fælles strategiske mål er omsat i følgende udviklingsmål for aftaleperioden : Ad.1) For at imødekomme øgede krav fra omverdenen vil Springeren i aftaleperioden arbejde for, at de rette kompetencer er til stede i institutionen. Det gælder for bestyrelsen, i personalegruppen og blandt de frivillige. Springeren vil i aftaleperioden arbejde på at styrke det sociale sammenhold, for på denne måde at binde personale- og frivilliggruppen sammen. Det skal bl.a. ske ved at lave forskellige sociale arrangementer. Resultatmål: Springerens bestyrelse vil i aftaleperioden afholde et årligt evalueringsmøde med kulturafdelingen, for samme at finde ud af, om de nødvendige kompetencer er til stede i institutionen. I forbindelse med det forestående generationsskifte i personalegruppen, holdes der en meget tæt kontakt til de berørte medarbejdere således, at Springeren får et glidende skifte. 6

7 Der vil blive afholdt fire møder om året med personalegruppen ud over den personlige udviklingssamtale. De frivillige vil også blive tilbudt en årlig samtale, hvor de får mulighed for at tale om ønsker til arbejdsopgaver. Herudover vil de blive indbudt til to årlige orienteringsmøder. Ad.2) Springeren arbejder fortsat på at realisere projekt minimarina for herved at gøre sig endnu mere attraktiv overfor de besøgende ikke mindst børnefamilierne. Institutionen er langt i fundraisingsprocessen og regner med at kunne gå i gang med 1. etape i foråret Resultatmål: Det er målet at realisere det fulde projekt i foråret Hvis det ikke lykkes at få alle fondsmidler i hus, er det planen at gennemføre bassindelen. Når det lykkes at få de resterende fondsmidler, vil institutionen påbegynde arbejdet med at opføre Legeskibet. Ad.3) Springeren vil undersøge mulighederne for at indgå i et samarbejde med Tech College om renoveringsopgaver. Springeren vil være i løbende dialog med AaK-Bygninger i forhold til den udvendige vedligeholdelse. Institutionen vil i 2017 søge om penge til at få foretaget en professionel gennemgang af Ubåden med henblik på at få et overblik over renoveringsopgaver, som skal sættes i værk på Ubåden og et billede af, hvad det kommer til at koste. Når dette arbejde er udført, bliver næste skridt at søge fonde og puljer til selve renoveringsarbejdet. Resultatmål: Målet er, at Ubåden er færdigrenoveret inden udgangen af Ad.4) Springeren vil i aftaleperioden arbejde på at få udarbejdet nyt undervisningsmateriale målrettet folkeskolens mellemtrin og udskoling samt gymnasier. Materialet vil blive udarbejdet i et samarbejde med Aalborg Kommunes Skoleforvaltning. Resultatmål: Målet er, at undervisningsmaterialet kan tages i brug i forbindelse med skoleåret 2017/18. Ad.5) Springeren arbejder hele tiden med udvikling og optimering af institutionens virksomhedsområder. Resultatmål : Butikken: 7

8 Målet er, at indtjeningen pr. kunde i 2017 skal ligge på kr. 13 og optimeres med 5% om året de følgende 3 år. Mødelokalerne : I løbet af den 4 årig periode skal Springeren have to moderne mødelokaler med smartboards, som lever op til de krav, der i dag stilles til moderne mødefaciliteter. Arrangementer og guidede ture : Springeren skal skabe en 5% årligt vækst i arrangementer. Dette skal revurderes når de er klar med endnu et mødelokale. Sponsorer : Springeren skal i løbet af den 4-årige aftaleperiode runde kr i sponsorindtægter. Ad.6) Springeren har et ønske om at pleje nuværende og samtidig opdyrke nye samarbejdsrelationer. Resultatmål: Springeren skal hvert år som minimum indgå i fire samarbejdsprojekter med øvrige kulturaktører. For at øge synligheden vil Springeren i 2017 komme ud af huset fem gange, og herefter øge frekvensen med én gang pr. år. Ad.7) Springeren prioriterer det gode værtsskab højt, og arbejder målrettet på at overføre kompetencer vedr. det gode værtsskab til nye medarbejdere. Resultatmål: Alle medarbejdere skal løbende rådgives om emner, de hver især kan arbejde med, og indsatsen evalueres til de årlige medarbejdersamtaler. Herudover evalueres der løbende på tilbagemeldinger fra kunderne/gæsterne og der reageres hurtigt på problematiske tilbagemeldinger. Status for udviklingsmålene oplyses i årsberetningerne og ved forespørgsel. 3. Drift 3.1. Tilskuddets størrelse og udbetaling Byrådet i Aalborg Kommunes har besluttet at tildele institutionen et årligt tilskud for de kommende budgetår. Det kommunale tilskud fordeler sig således: 8

9 Aalborg Kommunes driftstilskud til INSTITUTIONEN, opgjort i nettotal Det kommunale driftstilskud udmeldes fra Sundheds- og Kulturforvaltningen efter vedtagelse af Aalborg Kommunes flerårsbudget i oktober måned. Udbetalingen sker med opstart første følgende januar. Aalborg Kommune tilsigter budgetgaranti i aftaleperioden, men Byrådet kan i forbindelse med den årlige budgetplanlægning ændre tilskuddet for kommende år. Dette vil i givet fald medføre en konsekvensrettelse af aftalen. Ændringer i tilskudsbevillingen kan også ske ved anden genforhandling af aftalen Budget og regnskab Institutionen skal senest den hvert år i aftaleperioden indsende et af bestyrelsen godkendt årsregnskab, jf Institutionens bogføring og regnskab skal ske under hensyn til institutionens art og foretages i overensstemmelse med god regnskabsskik. Institutionen skal sikre betryggende regnskabs- og kassefunktioner. Der henvises til Administrativ Forskrift nr Adgang til Aalborg Kommunes IT I det omfang institutionen har adgang til Aalborg Kommunes net og fælles IT, er institutionen forpligtet til at overholde Aalborg Kommunes IT-sikkerhedspolitikker mv. Aalborg Kommune oplyser institutionen om ændringer i kommunens IT-sikkerhedspolitikker snarest muligt efter ændringernes vedtagelse Ledelse og bestyrelse Institutionens daglige leder har ansvaret for den ledelsesmæssige, kulturfaglige og administrative drift af institutionen. Kommunen skal godkende fastlæggelsen og ændringer i lederens lønmæssige klassificering. Institutionen må derfor ved evt. opslag af lederstilling tage forbehold for, at den lønmæssige indplacering ikke kan meddeles før kommunens godkendelse heraf foreligger. 9

10 De politiske udpegede bestyrelsesmedlemmers rolle og mandat i bestyrelsen fremgår af Administrativ Forskrift nr Personaleforhold Udgifter til løn, pension og personale omfattes af tilskudsbevillingen og administreres af institutionens daglige ledelse. Der er ikke fra kommunen fastlagt personalenormering, og antallet og finansieringen af ansatte er alene et forhold mellem institutionens ledelse og bestyrelse, hvis en sådan er tilknyttet institutionen. Øvrige personaleforhold er alene et anliggende for institutionens ledelse og evt. bestyrelse Oplysningspligt, dialog og tilsyn Aalborg Kommune skal have de informationer fra institutionen, som muliggør, at kommunen kan føre tilsyn med, at tilskuddet er anvendt til formålet, samt information til brug for bevilling af fremtidige tilskud. Følgende informationer er påkrævet: Årsregnskab og årsberetning, skal være Aalborg Kommune i hænde senest den hvert år i aftaleperioden. Virksomhedsplan, skal fremsendes til Aalborg Kommune i forbindelse med godkendelse af aftale. Årsregnskabet skal være revideret og godkendt af bestyrelsen, og årsberetningen skal tage udgangspunkt i regnskabet, virksomhedsplanen og i samarbejdsaftalen med kommunen. Det skal fremgå af årsberetningen, hvor langt institutionen er nået med virksomhedsplanens mål, og hvorvidt vilkårene for kommunens tilskud er opfyldt samt det økonomiske resultat (herunder status, evt. budgetoverførelser, bemærkninger mm.). Årsberetningen danner grundlag for temadrøftelse i Sundheds- og Kulturudvalget samt for forhandling af aftalen. Institutionen skal fremsende en virksomhedsplan i forbindelse med politisk behandling af denne aftale. Virksomhedsplanen skal understøtter foreningens formål og redegøre for aktuelle og konkrete tiltag, fremtidsplaner og visioner mm. Virksomhedsplanen skal foreligge inden politisk godkendelse af samarbejdsaftalen. Herudover kan Aalborg Kommune - til enhver tid - anmode institutionen om alle de oplysninger, som er nødvendige efter Aalborg kommunes vurdering. 10

11 Ledelsesinformation og dokumentation Institutionen skal i årsberetningen oplyse institutionens nøgletal for udvikling i egne aktiviteter og besøgstal Kontaktperson Sundheds- og Kulturforvaltningen udpeger en kontaktperson, hvortil institutionen altid kan rette henvendelse vedr. dialog, sparring, rådgivning mm. Kontaktpersonen varetager også den almindelige opfølgning på aftalen samt det kommunale tilsyn af det kommunale driftstilskud Dialog Der er formaliserede møder mellem repræsentanter fra Sundheds- og Kulturforvaltningens ledelse og institutionens ledelse. Institutionen er i dialog med Sundheds- og Kulturudvalget efter aftale fx ved temamøder, ved forhandling af aftale eller ved behov Sagsbehandling og borgerbetjening Institutionen skal følge god forvaltningsskik ved sagsbehandling og i relation til brugere og borgere. 11

12 4. Underskrift Aftalen er indgået og underskrevet den 2017 af: For Springeren Maritimt Oplevelsescenter: For Aalborg Kommune: Bestyrelsesformand Morten Jacobsen Rådmand Mads Duedahl Direktør Mads Sølver Pedersen Direktør Bente Graversen Bilag Alle aftaler vedlægges: Aalborg Kommunes Administrativ forskrift nr. 26. Institutionens virksomhedsplan Institutionens vedtægter 12