Side 1 af 15 Kolstrup Boligforening

Transkript

1 Ekstern Referat Organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 14. juni 2017, kl Humlehaven 4 - Aabenraa Side 1 af 15

2 Indholdsfortegnelse 1 1 Sager til endelig godkendelse Efterretningssager Landsbyggefondsmidler m.v Renoverings-/Byggeskadesager Nybyggeri Høje Kolstrup Foreningsanliggender Bestyrelsesanliggender Love og cirkulærer Orientering fra nedsatte udvalg Beboeranliggender lukket punkt Personaleforhold lukket punkt Håndværkergården Afdelingsanliggender Fælleskurser Andet Eventuelt Kalender Næste møde(r)...13 Indkaldt: Ansatte: Ove Stahl Schmidt, Fritz Jørgensen, Tove Christensen, Inga Fohlmann, Ritha Helweg, Knud-Aage M. Poulsen, Sarah Elena S. Tang-Petersen. Jimmy Povlsen (ref.) Flemming Birk Afbud: Ingen Side 2 af 15

3 1 Sager til endelig godkendelse 1.1 Godkendelse af protokol bestyrelsesmøde den 1. marts Forhandlingsprotokol for bestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende bestyrelsesmøde. Til endelig godkendelse og underskrift. Godkendt og underskrevet. 1.2 Revisionsprotokol Intet. Intet. Intet at referere. 2 Efterretningssager 2.1 Råbalance Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforening kan ses på SALUS-Netsuite 2.2 Restancelister BILAG - Husleje restancelist KB, akkumuleret restance indtil frigørelsesdato 2017 (NKE) BILAG - Husleje restanceliste KB, månedlig restance (NKE) BILAG - Husleje restance % KB (NKE). 2.3 Huslejerykkere BILAG - Huslejerykker KB (NKE) 2.4 Total anvist husleje BILAG - Anvist husleje KB Oversigt venteliste BILAG - Statistik venteliste KB - 1. juni 2017 (RP) 2.6 Orientering om ledige lejemål BILAG - Orientering om ledige lejemål KB - pr. 1. juni 2017 (RP). Tab ledige lejemål - opgøres halvårligt, næste på juni møde (NKE). Tab fraflyttere - opgøres halvårligt, næste på juni møde (NKE) Side 3 af 15

4 2.7 Intrum justitia BILAG - Orientering om inkassosager KB - pr. 1. maj 2017 (MM). 2.8 Orientering om PM-aftale BILAG - PM aftale Sydbank, april 2017 (JP) 2.9 Status igangværende byggesager Teknisk afdeling Status igangværende byggesager - se bilag. BILAG Status igangværende byggesager KB BILAG Status igangværende byggesager alle selskaber Fællesdialogmøde med boligforeninger Næste fællesdialogmøde afholdels umiddelbart inden sommerferien 2017 (iflg. referat). Til orientering. 3 Landsbyggefondsmidler m.v. 3.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret BILAG Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden 3.2 Dispositionsfonden BILAG- Dispositionsfonden Til orientering. Side 4 af 15

5 4 Renoverings-/Byggeskadesager 4.1 Renoveringsprojekt afdeling 15 Byggeriet pågår og følger tidsplanen. Organisationsbestyrelsen har besluttet, at blok 7 nu skal renoveres som oprindeligt udbudt. Genhusning er opstartet og der påregnes byggestart Status 5 års eftersyn afdeling 15, Hørgaard Etape 1. Præcisering af beslutning fra sidste møde: Nuværende type/størrelse på boligerne, fra det udbudte projekt, fastholdes (små typer), og med elevatoradgang. (BBM) Præcisering godkendt som indstillet. 4.2 Renoveringsprojekt afdeling 20, Callesensgade m.v. Projektet er godkendt på afdelingsmødet den skema A er udarbejdet og fremsendt til kommunen (AMS). (Gentagelse). Status: Intet Nyt. 5 Nybyggeri 5.1 Ældreboliger ved ældrecenter, Lergaard afdeling 29 Forberedelse til økonomisk afslutning pågår. (Gentagelse) Arbejdet med skøder er igang pt. med advokat og kommune. (gentagelse) Afklaring omkring relaksation og vedståelse af pant er igang med kommune og udbetaling Danmark + LBF. Der er afsat udgifter til resten af sagen. Regnskab opstilles og afstemmes med Kuben, hvorefter det sendes til revisor (AMS). Intet at referere. Side 5 af 15

6 6 Høje Kolstrup 6.1 Den boligsociale helhedsplan for Høje Kolstrup Orientering ved Jimmy Povlsen. Orientering taget til efterretning. 6.2 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup Der er afholdt møde med Aabenraa Kommune fredag den 17. marts 2017, hvor det er aftalt, at Aabenraa Kommune tager sagen op med det politiske bagland og melder tilbage inden den 10. maj 2017 (BBM) (gentagelse). Status: Punktet nåede ikke at blive behandlet på mødet, men vil komme på dagsordenen igen til det kommende møde. (BBM). Afdelingsbestyrelsen for afdeling 15 (OSS) afholder møde med afdelingsbestyrelsen i afdeling 17, vedrørende eventuel omkostningsfordeling ved bibeholdelse af sti. 7 Foreningsanliggender 7.1 Salus Boligadministration Orientering vedrørende den aktuelle situation Til orientering v. formanden (OSS). Orientering taget til efterretning kreds Der har været afholdt et formands- / forretningsførermøde, hvor BLs vedtægter blev drøftet. Kredsrepræsentantskabsmøde den 13. juni Orientering ved Ove Stahl Schmidt. Orientering taget til efterretning. Side 6 af 15

7 8 Bestyrelsesanliggender 8.1 Evaluering generalforsamling 2017 Generalforsamling, onsdag den 10. maj 2017, kl , Guldbjergparkens festsal. Referat - se bilag. BILAG Referat KB, ordinær generalforsamling 2017 Evaluering. Kort drøftelse af generalforsamlingens forløb. 8.2 Konstituering 2016 Konstituering - Valg af næstformand. Nuværende næstformand Inga Fohlmann. BILAG Oversigt organisationsbestyrelsen BILAG Medarbejderrepræsentant nyvalgt Inga Fohlmann blev konstitueret som næstformand. 8.3 Fordeling af ansvarsafdelinger Nuværende fordeling - se bilag. BILAG Oversigt organisationsbestyrelsen Ritha Helwegs ansvarsafdelinger overgår til Knud-Aage M. Poulsen, elles blev nuværende fordeling godkendt. Side 7 af 15

8 8.4 Fælles beboerblad - BeboerNyt Nuværende medlem af redaktionsudvalget KB - Ove Stahl Schmidt. Genvalg af Ove Stahl Schmidt. 8.5 Byggeudvalg KB, afdeling 15 Nuværende medlem af byggeudvalget. Byggeudvalg forbliver uændret. 8.6 Ejerforeningen H.P. Hanssens Gade afd. 25 Nuværende medlemmer: Sønderjysk Finans: Jens Hark og Henning Hansen : Ove Stahl Schmidt, Fritz Jørgensen, Tove Christensen, Ritha Helweg (og suppleant Tove Christensen.) Fra Kolstup Boligforening forbliver medlemmerne de samme. 8.7 Kuben Management - Besigtigelsestur Kuben Management - invitation til årlig besigtigelsestur Deltagere fra KB: Ove Stahl Schmidt, + 2 Tilmeldt til Kuben Management den ialt 3 personer. Bilag Invitation til årlig besigtigelsestur Ud over formanden deltager Inga Fohlmann. Side 8 af 15

9 8.8 Guldbjergparkens børnehave matr. 1735, ejd.nr Kommunen ansøgt om salg af børnehave. Ejendommen udmatrikuleres og sættes til salg (Landsinspktør / JPW). (gentagelse). Status: Landinspektør Ejnar Sønderby er sat på sagen for at undersøge mulighederne for, hvordan udmatrikulering kan ske. (gentagelse) Samtidig er Kommunen forespurgt om, hvordan de forholder sig til lånet, hvor der er ydet kommunal garanti, da det ikke skal forventes, at en salgssum kan dække belåningen. (JPW) (gentagelse) Status (JPW): Afventer mødedato fra Kommunen for drøftelse af mulighed for udmatrikulering og stillingtagning til restbelåning. (Rykket af flere omgange for tilbagemelding - senest i december 2016) Center for Socialpsykiatri og Udsatte ved Aabenraa Kommune har vist interesse for børnehaven.der er udarbejdet kontrakt, som er fremsendt til Aabenraa Kommune. Efterfølgende er processen gået i stå i Kommunen, og vi afventer derfor deres tilbagemelding. Status: Intet nyt (JP). Kommunen kontaktes for en afklaring. (LCW/JP) 8.9 Aabenraa Fjernvarme Link Aabenraa-Rødekro fjernvarme: Til orientering. Kort drøftelse af motivationsafgift, og konsekvens for nogle af KBs afdelinger års jubilæum 2018 Orientering fra planlægningsudvalget v. Ove Stahl Schmidt. Til orientering. Budget kr Arrangement/er: Reception for kollegaer og samarbejdspartnere Jubilæumsfest for beboere og medarbejdere, skøn ca. 250 personer. Side 9 af 15

10 8.11 Etablering af kontaktudvalg for boligorganisationer Aabenraa Kommune lokal interesse varetagelse. Positiv tilbagemelding fra boligorganisationerne i Aabenraa Kommune. Der vil blive indkaldt til første møde efter sommerferien Karpedam afdeling 21 KB og AAAB Lukket punkt 8.13 Bolind generalforsamling 2017 Bolind - Udbytte BILAG Bolind Udbytte for Afdeling 4, Lindsnakkevej Endelig godkendelse af årsregnskab. BILAG Årsregnskab 2016 Endelig godkendelse af årsregnskabet. Bestyrelsen godkendt at regnskabet sendes til Aabenraa kommune (tilsynet) til endelig godkendelse. 9 Love og cirkulærer 9.1 BL-Informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 0817 Inklusionsboliger 0917 Ansøgningspulje støtte til rådgivning af udsættelsestruede lejere 1017 Tilmelding til imageskabende tv-program 1117 Hasteindgrev mod solceller Side 10 af 15

11 1218 Arbejdsskade grundet hudkræft og arbbejdsgiveransvar 1317 Almene Fagpriser Ændring af støttebekendtgørelsen Link BL informerer: Til orientering. 9.2 Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: 735 Årsberetning Indbetalinger til landsdispositionsfonden/årlig lånindberetning boligorganisationer, kommuner, regioner og selvejende institutioner. 738 Boligportal/huslejeregistret 739 De almene boligafdelingers vedligeholdelsesudgifter og fordeling Fraflytninger i den almene boligsektor 2016 Link Landsbyggefonden Vi orienterer: Til orientering. 10 Orientering fra nedsatte udvalg 10.1 Bladudvalg fælles beboerblad Redaktionsudvalg: Kristian Pallesen (journ.) Lone Lønholm (SAB) Børge Rossen (TAB) Mathias Achner (SB) Eva E. Rasmussen (TB) Ove Stahl Schmidt (KB) Poul Jensen (AAAB)? i st.f. Jacob P. Wind (SALUS) Lillian C. Wind (SALUS) Orientering ved Ove Stahl Schmidt. Side 11 af 15

12 Til orientering. 11 Beboeranliggender lukket punkt 12 Personaleforhold lukket punkt 12.1 Administration 12.2 Teknisk afdeling 12.3 Ejendomsfunktionærer 12.4 Arbejdsmiljøgruppe- og samarbejdsudvalg 12.5 Hovedsamarbejdsudvalget - HSU 13 Håndværkergården 13.1 Administration lukket punkt 13.2 Forretningsudvalg FU lukket punkt 14 Afdelingsanliggender 14.1 KB, afdeling 26/29 Ældrecenter Lergaard A eller B ordning ved istandsættelse af lejligheder (OSS). Drøftes. De to ordninger blev kort drøftet, ordningen forbliver uændret A-ordning. Side 12 af 15

13 15 Fælleskurser Budget Afvikles årligt Afholdes torsdag den 1. marts 2018, kl , Hotel Tønderhus, Tønder (BBM og JP) Vedligholdelse og fraflytning Afvikles hvert 2. år - næste gang 2019 (BBM og VR) Afholdt torsdag den 14. september 2017, kl Introduktion for nyvalgte Afvikles hvert 2. år Torsdag - den 4. oktober 2018, kl , Hotel Tønderhus, Tønder (BBM, TARN og JP) 16 Andet 17 Eventuelt Dirigentvejledning til afdelingsmøderne sendes til organisationsbestyrelsen (LCW). 18 Kalender 75 års jubilæum Kuben Management, årlig besigtigelsestur den 29. og 30. september Næste møde(r) Møderække: Onsdag 14 Juni kl Forslag til møderække 2. halvår 2017 Onsdag 20 September kl Onsdag 8 November kl Lørdag 2 December kl Torsdag 14 December kl Konstituerende møde NB NB KB, AAAB fælles juleafslutning Arrangør: AAAB Efterfølgende julemiddag Restaurant Nelson Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4 - Aabenraa Mødedatoer til godkendelse. Hvem er arrangør for KB og AAAB fælles juleafslutning lørdag den 2. december Ovennævnte med tilføjelser blev godkendt. Side 13 af 15

14 Generalforsamling 2018 Onsdag den 9. maj 2018, kl , Guldbjergparkens festsal. Mødedatoer til godkendelse. Mødedato godkendt. Andre arrangementer: Afdelingsbestyrelsesseminar fælles KB og AAAB: Emne: Torsdag den 8. marts 2018, kl Sted:? Afslutning med let anretning Dagens middag. Foredrag ved ekstern:? - økonomi/pris max. / forslag til foredragsholder Kursusudvalg: AAAB: Søren Duus, Else Bonde KB: Ove Stahl Schmidt, Knud-Aage M. Poulsen Deltagere : Organisationsbestyrelsen AAAB og KB Afdelingsbestyrelsesmedlemmer AAAB og KB Sanne L. Pedersen, Netværkskoordinator SALUS: Ledergruppen Foredragsholder - max. pris. Forslag til foredragsholder. Hvor ønskes afdelingsbestyrelsesseminaret afholdt. Sekretariatet indkalder det fælles kursusudvalg til et møde efter sommerferien. Hvor der blandt tages stilling til sted m.v..(lcw) Afdelingsgennemgang afdelinger uden afdelingsbestyrelser Torsdag den 28. september 2017, kl , med start fra ejendomskontoret Jernbanegade 19, kld. Afslutning med middag på Restaurant Nelson Program og referat ved Søren Toft Sørensen (inspektør KB) Byggesagkyndig Jens Peter Davidsen. KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere m.fl Tirsdag den 19. december, 2017, kl , Guldbjergparkens festsal Invitation til: Organisationsbestyrelserne Medarbejder i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, personale Humlehaven), Sanne L. Pedersen Æresmedlemmer Ledergruppen i SALUS. BL, Almen Boligdage Den 17. og 18. november 2017, Århus Side 14 af 15

15 BL, Kredsweekendkonference 3. og 8.kreds 2017 afholdes ikke i 2017, da der i 2017 afholdes Almene Boligdage. Salus repræsentantskabsmøde: xx. Maj 2018 Aabenraa, den 14. juni 2017 Ove Stahl Schmidt formand Inga Fohlmann næstformand Tove Christensen Fritz Jørgensen Ritha Helweg Knud-Aage M. Poulsen Sarah Elena S. Tang-Petersen medarbejderrepræsentant Side 15 af 15