Side 1 af 19 Kolstrup Boligforening

Transkript

1 Ekstern Referat Onsdag den 20. april 2016, kl Humlehaven 4 - Aabenraa Side 1 af 19

2 Top Indholdsfortegnelse 1 1 Sager til endelig godkendelse Efterretningssager Landsbyggefondsmidler m.v Renoverings-/Byggeskadesager Nybyggeri Høje Kolstrup Foreningsanliggender Bestyrelsesanliggender Love og cirkulærer Orientering fra nedsatte udvalg Beboeranliggender Personaleforhold lukket punkt Håndværkergården Afdelingsanliggender Fælleskurser Eventuelt Kalender Næste møde(r)...18 Top Indkaldt: Ansatte: Revisor: Afbud: Ove Stahl Schmidt, Kaj Matthiesen, Fritz Jørgensen, Tove Christensen, Inga Fohlmann, Ritha Helweg, Søren Rost Pedersen Jimmy Povlsen (ref) Jan Thietje, Deloitte Søren Rost Pedersen, uden afbud Side 2 af 19

3 1 Sager til endelig godkendelse 1.1 Godkendelse af protokol bestyrelsesmøde den 17. februar 2016 Forhandlingsprotokol for bestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende bestyrelsesmøde. Til endelig godkendelse med underskrift. Godkendt og underskrevet. 1.2 Revisionsprotokol Statsautoriseret revisor gennemgår revisionsprotokollat for regnskabsåret BILAG Revisionsprotokollat til årsrapport 2015 Statsaut.revisor Jan Thitje gennemgik protokollen til årsrapporten for 2015, Hovedforeningen og afdelingerne. Hovedforeningen 2015: Resultat t.kr. 648 Aktiver t.kr Egenkapital t.kr Afdelingerne: Årets drift har resulteret i, at 7 afdelinger udviser et overskud på t.kr , mod sidste års 8 afdelinger og et overskud på t.kr Herudover viser 16 afdelinger underskud på i alt t.kr , mod sidste års 15 afdelinger og et underskud på t.kr I afdeling 1, 4, 14, 15, 19, 20, 24, 25 og 26 overstiger underskudssaldoen primo 3 måneders bruttolejeindtægt, hvorfor afdelingerne er teknisk insolvente. Der er medtaget supplerende oplysning i revisionspåtegningen i afdelingsregnskaberne for afdeling 1, 4, 13, 15, 19, 20, 24, 25 og 26. Revisionsprotokollat til årsregnskab 2015 blev godkendt og underskrevet. Side 3 af 19

4 1.3 Økonomisk redegørelse BILAG Økonomisk redegørelse regnskabsår 2014 & 2015 (PHS) Anbefalingerne i den økonomiske redegørelse blev godkendt. Underskudssaldi i de i redegørelsen nævnte afdelinger budgetteres afviklet over en 10- årig periode.(jpw) Afdeling 13 er omfattet af en tidligere organisationsbestyrelsesbeslutning. 1.4 Godkendelse af årsregnskaber 2015 Organisationsbestyrelsens godkendelse af årsregnskaber for Hovedforeningen og afdelingerne. BILAG Årsregnskab hovedforeningen BILAG Årsregnskab for afdelingerne - komprimeret Godkendelse af årsregnskaber 2015 Godkendt, regnskaberne er fremlagt til underskrift på Humlehaven, regnskaberne underskrives inden den 12. maj 2016 (generalforsamlingen). 2 Efterretningssager 2.1 Råbalance Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforening kan ses på Salus-Netsuite 2.2 Restancelister BILAG - Husleje restanceliste KB, akkumuleret restance indtil frigørelsesdato - marts 2016 BILAG - Husleje restanceliste KB, månedlig restance - marts 2016 BILAG - Husleje restance KB 2.3 Huslejerykkere BILAG - Huslejerykker KB - marts 2016 Side 4 af 19

5 2.4 Total anvist husleje BILAG - Anvist husleje KB - april Oversigt venteliste BILAG - Statistik venteliste KB - april Orientering om ledige lejemål BILAG - Orientering om ledige lejemål KB - april 2016 Annoncering: Behandlet på KB og AAAB fællesmøde den 13. april Intrum justitia BILAG - Orientering om inkassosager KB - pr. 1. april Orientering om PM-aftale BILAG - PM aftale Sydbank, marts Status igangværende sager Teknisk afdeling Afventer nyt "værktøj" til afrapportering (JPW/AMS) 3 Landsbyggefondsmidler m.v. 3.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret BILAG Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden Taget til efterrretning. 3.2 Dispositionsfonden BILAG- Dispositionsfonden Til orientering. Skal tilrettes efter sidste årsregnskabs justering.(ams) Side 5 af 19

6 4 Renoverings-/Byggeskadesager 4.1 Renoveringsprojekt afdeling 15 Byggeriet pågår. Ministeriets godkendelse af nedrivning af 3 blokke på Frueløkke er nu modtaget og byggeriet er genopstartet. Ny revideret tidsplan er under udarbejdelse. Landsbyggefonden kontaktes for en afklaring af økonomi, i forbindelse med stop på byggepladsen. Til orientering 4.2 Renoveringsprojekt afdeling 20, Callesensgade m.v. Sagen gennemføres med støtte fra Landsbyggefonden, og omhandler såvel byggeskader som tilgængelighed, og samtidig en ombygning af et tidligere fælleshus til en lille bolig. LBF jnr.: 1381 Landsbyggefonden har afsat 13 mill. kr. til sagen i mill. rettet pr til 10,5 mill. iflg. brev fra LBF. Status: Der er fremsendt finansieringsskitse fra Landsbyggefonden i Vedlagt finansieringsskitse for renoveringen, hvoraf det fremgår, hvordan finansieringen er sammensat. Der er i sagen en kapital tilførsel, der udgør kr ,- for foreningen samt egen trækningsret på kr Der er i skitsen ikke lagt op til huslejestigningen for beboerne. BILAG Tilsagns mail fra Birger Kristensen, Landsbyggefonden BILAG Finansieringsskitse Kapitaltilførelse kr fra dispositionsfonden samt eget bidrag på kr fra egen trækningsret i Landsbyggefonden, blev godkendt.(ams/jpw) (gentagelse). Status: Bemærk rettelse: LBF afsat 13 mill. kr. til sagen i mill. rettet pr til 10,5 mill. iflg. brev fra LBF (AMS). Side 6 af 19

7 4.3 Budget KB afdeling 13, Præsteskoven Budget 2016 nedstemt på afdelingsmøde onsdag den 16. september Stigning 2,24 % Svarende til kr. 13,07 pr. kvm pr. år. Årlig kvm husleje herefter 597,11 Budgetforslag er sendt til kommunen til godkendelse. Kommunen er rykket den 5. februar (Gentagelse). Status: Kommunen er rykket (JPW) BILAG Budget - nedstemt ved ordinær afdelingsmøde 2015 BILAG Referat ordinært afdelingsmøde fra 16. september 2015 BILAG Skrivelse til Kommunen af den 16. november 2015 BILAG - Mail til Kommunen, Tom Wienke 5 Nybyggeri 5.1 Seniorboliger Løjt afdeling 28 Byggeregnskabet er sendt til Kommunen. Afventer forsat tilbagemelding. (APM) (gentagelse). Status: Afventer tilbagemelding fra Kommunen. Til orientering. Side 7 af 19

8 5.2 Ældreboliger ved ældrecenter, Lergaard afdeling 29 Forberedelse til økonomisk afslutning pågår. (Gentagelse) De sidste skøder omkring arealfordelingen er under udarbejdelse og når de sidste fakturaer er modtaget kan mellemregningen med kommunen opgøres hvorefter regnskabet bliver sendt til revisor og efterfølgende kommune. Der er udarbejdet driftsaftale med kommunen omkring drift af centeret. Til orientering. 6 Høje Kolstrup 6.1 Helhedsplan Høje Kolstrup, styregruppe Der indkaldes til et afsluttende styregruppemøde (MMW). Til orientering 6.2 Prækvalifikationsansøgning til Landsbyggefonden 2015: Boligsociale midler Behandlet på KB og AAAB fælles organisationsbestyrelsesmøde den 13. april Høje Kolstrup, infrastruktur - Infrastruktur Høje Kolstrup. Status: Landsbyggefonden har bekræftet modtagelse af ansøgningen. Der afventes nu Landsbyggefondens besigtigelse af KB's arealer. (LBS) Til orientering Taget til efterretning Side 8 af 19

9 6.4 KB, Høje Kolstrup, CSR CSR - KB, afdeling 15 Status: Der arbejdes på at genetablere CSR-gruppen efter fornyet byggeopstart. Til orientering 6.5 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup Sagen afventer et juridisk responsum. (gentagelse) Boligforeningen har dog valgt at tænde lyset og samtidig skrevet til Kommunen, at man forbeholder sig ret til tilbagebetaling, når striden er afklaret. (gentagelse) Administrationen opfordres til at fremskynde en tilbagemelding.(jp) (gentagelse). Status: Intet nyt (Iflg. Søren Duus, AAAB) Formanden tager kontakt til advokaten for en status. 7 Foreningsanliggender 7.1 Salus Boligadministration Orientering vedrørende den aktuelle situation Intet nyt siden fællesmødet med AAAB kreds Intet nyt siden fællesmødet med AAAB. Side 9 af 19

10 8 Bestyrelsesanliggender 8.1 Guldbjergparkens børnehave matr. 1735, ejd.nr Kommunen ansøgt om salg af børnehave. Ejendommen udmatrikuleres og sættes til salg (Landsinspktør / JPW). (gentagelse). Status: Landinspektør Ejnar Sønderby er sat på sagen for at undersøge mulighederne for, hvordan udmatrikulering kan ske. (gentagelse) Samtidig er Kommunen forespurgt om, hvordan de forholder sig til lånet, hvor der er ydet kommunal garanti, da det ikke skal forventes, at en salgssum kan dække belåningen. (JPW) (gentagelse) Status: Intet nyt Intet nyt siden fællesmødet med AAAB. 8.2 Aabenraa Fjernvarme Nyt fra Aabenraa fjernvarme Intet nyt. 8.3 Bolind generalforsamling 2016 Bolind generalforsamling 2016 afholdes den 23. maj, kl i 3F's forbundshus. Tilmeldt til Bolind, Berit K. Kjær pr. 11. januar 2016: AAAB: Søren Duus Inge Jørgensen - AFBUD Anne Grete Madsen Erling Jørgensen Poul Jensen KB: Ove Stahl Schmidt Fritz Jørgensen Side 10 af 19

11 SALUS: Jacob P. Wind Endelig indkaldelse sendes ud jævnfør vedtægterne primo maj iflg. Bolind. Praktisk information (tog, frokost, hotel) til deltagere er sendt ud pr. mail. 11. april BILAG Bolind, generalforsamling Generalforsamling 2016 Generalforsamling, torsdag den 12. maj 2016, kl , Guldbjergparkens festsal. Stillingtagen til kandidat - Kaj Matthiesen ønsker ikke genvalg. Forslag til kandidat (OSS) Formanden er kandidat oplysninger til bestyrelsen snarest. 8.5 KB, afdeling 27, Kromai, Løjt Kirkeby - tildelingsregler Eventuel ændring af tildelingsregler - se bilag. BILAG Brev til Aabenraa Kommune BILAG Tildelingsregler afd. 27 BILAG Referat organisationsbestyrelsesmøde 12. oktober 2006 Referat sidste møde (gentagelse): Det blev besluttet at bestyrelsen gennemgår de særlige tildelingsregler for afdeling 27, ansøgningen til kommunen samt den kommunale godkendelse medsendes næste dagsorden, hvor punktet genoptages.(lcw/lp) BILAG Tildeling af ledige boliger (gentagelse) BILAG Ansøgere (gentagelse) BILAG Mail tildeling ved Thomas Uhre, formand (gentagelse) Drøftes Det blev besluttet af formanden kontakter afdelingsformanden for et møde mellem afdelingsbestyrelsen samt organisationsformand og direktøren. Side 11 af 19

12 8.6 Regelsæt for opsætning af paraboler overordnet Eventuel regelsæt for opsætning af parabol. BILAG Opsætning af parabol BILAG Forslag for ansøgning om parabol KB Det blev besluttet på sidste møde, at der skal udarbejdes et regelsæt pr. afdeling. Inspektøren drøfter punktet med de enkelte afdelingsbestyrelser, og udarbejder et forslag til beslutning på afdelingsmødet. Afdelinger uden afdelingsbestyrelser, udarbejdes der et generelt regelsæt, der tager højde for de forskellige typer af afdelinger (rækkehuse / etageejendomme). (BBM/STS) gentagelse) Status: Se forslag vedlagt. Drøftes Ud fra det generelle pradigma drøftes dette med afdelingsbestyrelserne fordelt på etagesamt rækkehusafdelingerne. 8.7 Strategi for almene studieboliger og familieboliger Idet strategi for de almene studie- og familieboliger, ikke afviger for det for formanden og direktion fremlagte er der afgivet et afvigende høringssvar. (Gentagelse) Formanden informerer Ejgild Lund.(LCW) (Gentagelse) Status: Ove Stahl Schmidt har haft en drøftelse med Ejgild Lund vedrørende strategi i Løjt. BILAG: Høring af forslag til strategi BILAG: Strategi på de almene studieboliger og familieboliger BILAG Mail fra Ejgild Lund pr. 22. november 2015 Top Til drøftelse Side 12 af 19

13 8.8 Rengøring, trappevask BILAG Tilbud på rengøring Der indgås aftaler med lavest bydende, og bemanding tilpasses. Aftalen for "midtbyen" følges tæt, idet aftalen under ingen omstændigheder må medfører øget udgifter for afdelingerne. (gentagelse) Status: Der er indgået aftaler med de laves bydende og bemanding er tilpasset. Til orientering 8.9 Personalehåndbog Korrigeret personalehåndbog blev gennemgået og godkendt på samarbejdsudvalgsmødet den 17. marts BILAG Personalehåndbog - udkast Til drøftelse og godkendelse Godkendt som indstillet. 9 Love og cirkulærer 9.1 BL-Informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 1616 Materiale om persondatapolitik mv. på HR-området Link BL informerer: Til orientering. Side 13 af 19

14 9.2 Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: Der er fremsendt følgende cirkulærer: Intet nyt siden sidste møde Top Link Landsbyggefonden Vi orienterer: Til orientering. 10 Orientering fra nedsatte udvalg 10.1 Bladudvalg fælles beboerblad Redaktionsudvalg: Kristian Pallesen (journ.) Lone Lønholm (SAB) Børge Rossen (TAB) Jan Feddersen (SB) Eva E. Rasmussen (TB) Ove Stahl Schmidt (KB) Poul Jensen (AAAB) Jacob P. Wind (SALUS) Lillian C. Wind (SALUS) Forventet udgivelsesdatoer: 2016: papir, varsling afdelingsmøder KB, TB og TAB elektronisk udgave elektronisk udgave elektronisk udgave Til orientering Side 14 af 19

15 11 Beboeranliggender Intet at referere. 12 Personaleforhold lukket punkt 12.1 Administration 12.2 Teknisk afdeling 12.3 Ejendomsfunktionærer 12.4 Arbejdsmiljøgruppe- og samarbejdsudvalg Arbejdsmiljøgruppe og samarbejdsudvalg: Jimmy Povsen, Jens Peter Davidsen, Poul Erik Outzen, Jan Andresen. Side 15 af 19

16 Arbejdsmiljøgruppe og samarbejdsudvalg referat BILAG Referat fra mødet den 17. marts Hovedsamarbejdsudvalget - HSU HSU - udvalget: Formand KB, Ove Stal Schmidt Formand AAAB, Søren Duus Direktør, Jimmy Povlsen Teknisk chef, Bjarne Baun Madsen Administrativ chef, Lars Petersen Driftschef, Morten Boe Sørensen Håndværkergården, Kurt Jensen (B) Administration AAAB, Jens Peter Davidsen (B) Ejendomsfunktionær området KB, Poul Erik Outzen (B) Ejendomsfunktionær området AAAB, Mogens Jensn (B) Næste møde i HSU-udvalget den 8. september Håndværkergården 13.1 Administration *** Side 16 af 19

17 13.2 Forretningsudvalg FU Forretningsudvalg: Ove Stahl Schmidt (KB), Søren Duus (AAAB), Morten Boe Sørense (hvg.), Jimmy Povlsen (SALUS). Møde afholdt i FU-udvalget den 14. marts Næste møde i FU-udvalget den 21.juni 2016 Referat fra FU-udvalgsmøde den 14.marts 2016 som bilag på KB og AAAB fællesmødet den 13. april Til orientering. 14 Afdelingsanliggender 14.1 xxxx Intet at referere. 15 Fælleskurser Vedligholdelse og fraflytning Afvikles hvert 2. år - Næste gang 2017 Torsdag den 14. september 2017, kl Introduktion for nyvalgte Torsdag den 06. oktober, 2016, kl , Folkehjem, Aabenraa Torsdag den 05. oktober 2017, kl , Tønderhus, Tønder Budget Torsdag den 2. marts 2017, kl , Scandic, Sønderborg 16 Eventuelt Intet under dette punkt Side 17 af 19

18 17 Kalender Inspektørsekretær Irene Rasmussen går på efterløn pr. 1. maj Der afholdes reception fredag den 29. april 2016, kl på Folkehjem. Synsinspektør Karl Theemann, 60 år den 1. juni Formand KB, SALUS - Ove Stahl Schmidt, 70 år den 22. juni Der afholdes reception onsdag den 22. juni 2016, kl på Folkehjem. Ejendomsfunktionær Michael Schlaikjer 25 års jubilæum 15. juli Næste møde(r) Møderække 1. halvår 2016 Onsdag 20. april kl Revisor/årsregnskab Onsdag 15. juni kl Konstituerende møde Møderække 2. halvår 2016 Onsdag 21 Septemberkl ? NB Onsdag 9 November kl ? NB Lørdag 3 December kl Fælles juleafslutning KB og AAAB Arrangør: KB Inga og Tove Onsdag 14 december kl Fælles best.møde KB og AAAB Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4 - Aabenraa Generalforsamling 2016 Torsdag den 12. maj 2016, kl , Guldbjergparkens Festsal Andre arrangementer Afdelingsbestyrelsesseminar fælles KB og AAAB: Lørdag den 12.marts, 2016, kl Folkehjem Aabenraa ny dato: Torsdag den 10. marts, 2016, kl Folkehjem Aabenraa. Afslutning med let anretning Dagens middag. Administrationen udarbejder forslag til dato, til godkendelse for 2017 Deltagere : Organisationsbestyrelsen AAAB og KB Afdelingsbestyrelsesmedlemmer AAAB og KB Marlene M. Wullf, Netværkskoordinator Sanne L. Pedersen, Netværkskoordinator SALUS: Ledergruppen Side 18 af 19

19 Afdelingsgennemgang afdelinger uden afdelingsbestyrelser Torsdag den 29. september 2016, kl , med start fra ejendomskontoret Jernbanegade 19, kld. Afslutning med middag på Restaurant Nelson Program og referat ved Søren Toft Sørensen (inspektør KB) KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere m.fl Mandag den 12. december, 2016, kl , Guldbjergparkens festsal Invitation til: Organisationsbestyrelserne Medarbejder i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, personale Humlehaven), Marlene M. Wullf, Sanne L. Pedersen Æresmedlemmer Ledergruppen i SALUS. BL, Kredsweekendkonference 3. og 8.kreds 2016 Fredag den 30. september - 1. oktober - Scandic Kolding Salus repræsentantskabsmøde lørdag den 21. maj 2016 Aabenraa, den 20. april 2016 Ove Stahl Schmidt formand Kaj Matthiesen næstformand Tove Christensen Fritz Jørgensen Ritha Helweg Inga Fohlmann Søren Rost Pedersen medarbejderrepræsentant Side 19 af 19