Haderslev Kommune Oplæg til ejerstrategi 2012

Transkript

1 Haderslev Kommune Oplæg til ejerstrategi 2012 Hovedområder Nyt oplæg (Januar 2012) Nuværende (oktober 2008) 1. Indledning I dag er mange offentlige opgaver lagt over i private selskaber. Det kan være selskaber, der er oprettet ved lov, eller selskaber der stiftet på andet grundlag, enten i henhold til 548-loven, den kommunale styrelseslov, kommunalfuldmagten eller et almindeligt privatretligt grundlag. Selskaberne kan være 100 % kommunaltejet eller kommunen kan være medejer. Udgangspunktet og hovedreglen er, at kommunen kan deltage i selskaber, der løser en kommunal opgave, eller hvor der er hjemmelsgrundlag i lovgivningen. Selskabskonstruktionen kan være alt lige fra et aktieselskab til en selvejende institution. Haderslev Kommune skal i lighed med landets andre Kommuner etablere selvstændige selskaber på vandforsyningen, spildevandsområderne og eventuelt affaldsområdet. Et bredt flertal i Folketinget indgik den 1/ forlig om en aftale om en mere effektiv vandsektor. Der er fremsat lovforslag vedr. kommuners afståelse af vandforsyninger og spildevandsforsyninger. Loven indebærer, at der vil ske modregning i en kommunes bloktilskud, hvis kommunen selv eller en kommunalt ejet virksomhed vælger at sælge sin vandeller spildevandsforsyning. JOHM Haderslev Kommune er involveret i følgende selskaber: Provas A/S 100 % kommunalt ejet. Haderslev Forsyningsvirksomhed A/S Haderslev Vand A/S Haderslev Affald A/S Haderslev Spildevand A/S Derudover er Haderslev Kommune medejer af og deltager i følgende selskaber: Deponi Syd I/S Sydtrafik I/S Affaldsregion Nord I/S, under affaldsregion Nord er følgende firmaer pt. registreret i en koncerndannelse. - Affaldsregion Nord Holding A/S - Dansk Affald A/S - Sydaktivering A/S. - Sydjysk Affaldsvarme I/S Ejerrollen er ikke kun formel, selvom den er koncentreret omkring generalforsamlingen og deltagelse i generalforsamlingen, men også reel i form af ejerskab eller medejerskab. Haderslev Kommune har på baggrund af vandsektorloven og dermed oprettelsen af Provas A/S med tilknyttede selskaber, fået ændret styringsmuligheder på forsyningsområdet. Tidligere havde Byrådet det direkte ansvar i forhold til forsyningen. Det er dog vigtigt at påpege, at kommunen stadig er myndighed på mange områder, der er privatiseret, og som myndighed også planlægnings- og godkendelsesmæssigt

2 fastlægger de overordnede rammer for opgaven. Derudover er kommunen medejer af andre selskaber, etableret på privatretligt grundlag eller i henhold til lov om kommuners styrelse 60. Disse selskaber har på mange områder en stor indflydelse på borgerne i kommunens hverdag det kan være alt lige fra hensigtsmæssig infrastruktur til sikkerhed i forbindelse mad affaldshåndtering. Det er derfor vigtigt at sikre størst mulig indflydelse i selskaberne med henblik på en optimal løsning af opgaverne, som selskaberne varetager. Afhængig af omfanget af kommunens ejerandel er der forskel på den måde, Haderslev Kommune kan gøre sin indflydelse gældende. Er kommunen selskabets eneaktionær, kan kommunalbestyrelsen udøve sin indflydelse direkte på generalforsamlingen. Er kommunen ikke eneejer, er forum for indflydelse dog stadig via generalforsamlingen. Her skal kommunalbestyrelsen sammen med andre kommuner etablere et samarbejde med henblik på i fællesskab at opnå indflydelse i selskabet. Der kan f.eks. oprettes en aktionæroverenskomst mellem alle eller flere af ejerkommunerne. Det skal bemærkes, at til trods for, at kommunen som aktionær ikke har instruktionsbeføjelser overfor bestyrelsen og bestyrelsens medlemmer, også selvom de er byrådsmedlemmer, der er valgt på generalforsamlingen, og på selskabets direktion, jfr. Styrelsesloven 68 a. Selvom opgaven løses i privatretligt regi, så er selskaberne alligevel omfattet af reglerne om hvile i sig selv, eller der lovgivningsmæssigt er fastsat andre regler f.eks. regler om tilskud til opgaven, f.eks. til kollektiv trafik. Dette skal der tages højde for i forbindelse med arbejdet i bestyrelserne. Dertil kommer, at der lovgivningsmæssigt kan fastsættes afgifter m.v. som også skal overholdes og medtages. Endelig så er der ikke umiddelbart fri prisfastsættelse af ydelserne.

3 2. Generalforsamlingen Generalforsamlingen er den højeste myndighed i forhold til styringen af selskabet. Her har aktionærerne mulighed for at stille spørgsmålstegn til driftsresultatet og opstille de overordnede mål og krav for selskabets virksomhed. Kommunalbestyrelsen/ernes mulighed for at udstikke retningslinjer for selskabernes ageren er således alene i forbindelse med generalforsamlingerne, stiftelsesdokumentet, aktionæraftaler eller andre aftaler, ikke via instruktioner til bestyrelsesmedlemmerne. Det er derfor vigtigt, at der tages stilling til de relevante forhold på generalforsamlingen, og det er vigtigt, at det sikres, at de relevante punkter kommer med på dagsordenen. Det er bestyrelsen for selskaberne, der indkalder til generalforsamlingen. Det er derfor bestyrelsen, der med udgangspunkt i vedtægten, fastsætter dagsordens punkterne. I henhold til vedtægten er der som regel følgende dagsordenspunkter: 1. Valg af dirigent. 2. Godkendelse af rapport med revisionspåtegning samt årsberetning. 3. Anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til godkendt årsrapport. 4. Bemyndigelse til bestyrelsen til udlodning af ekstraordinært udbytte frem til næste ordinære generalforsamling. 5. Valg af medlemmer til bestyrelsen. 6. Valg af revisor. 7. Eventuelt. Der er også fastsat en frist for indgivelse af forslag fra aktionærerne. Overordnet set omhandler god selskabsledelse, hvordan et selskab bedst drives til fordel for såvel dets ejere som øvrige interessenter. God selskabsledelse vedrører således mere end blot bestyrelsesposter og procedurer, men retter også et særligt fokus på relationerne mellem en virksomhed, dens ejere, dens interessenter og brugere, specielt for virksomheder, som på nogen områder har monopollignende status. Dermed sættes fokus på hensyn som bl.a. åbenhed, gennemsigtighed, gensidig tillid og ansvarlighed. For en kommune er disse hensyn særlige væsentlige, uanset om der er tale om aktiviteter, der udføres indenfor forvaltningen eller i en juridisk enhed, der i større eller mindre grad er udskilt fra forvaltningen, men varetager en offentlig opgave.

4 3. Ejerstrategien Det afgørende for borgernes tillid er, at den offentlige forvaltning og de offentlige tilbud uanset om de leveres af kommunen selv eller et privat foretagne - opleves som åben, gennemsigtig, tillidsvækkende og ansvarlig. Der er derfor behov for en ejerstrategi til at præcisere kommunes målsætninger og ønsker til de selskaber, kommunen er helt eller delvis ejer af. Ejerstrategien beskriver på overordnet plan Haderslev Kommunes strategi for selskabernes drift. Den konkrete udmøntning af den af generalforsamlingen vedtagne strategi varetages af bestyrelsen og ledelsen gennem en forretningsstrategi. Bestyrelse og ledelse skal være loyale overfor lovlige generalforsamlingsbeslutninger. Udgangspunkterne for ejerstrategien er en værdibaseret organisation, der bygger på værdier, f.eks.: ansvarlighed, åbenhed, gennemsigtighed, dialog, kvalitet, dynamik, sammenhæng og gensidig tillid. Konkret kan man betragte strategien som bygget op omkring følgende punkter: 1. Hvad vil Haderslev Kommune med selskaberne? 2. Dialog mellem kommunen og selskaberne 3. Styringsgrundlaget. Udgangspunktet i nedenstående vil også være den måde, Haderslev Kommune vil håndtere og agerer i forhold til de selskaber, Haderslev Kommune ikke har aktiemajoritet i, men kun er medejer af. Det er stadig på generalforsamlingen/repræsentantskabet påvirkningen af selskaberne kan ske. I denne sammenhæng tænkes her bl.a. på Sydtrafik, Affaldsregion Nord og Deponisyd. I forhold til disse selskaber skal kommunen i sin ageren tage behørig hensyn til de øvrige aktionærers interesser. I forhold til disse selskaber vil strategien skulle medvirke til, at ledelsen af selskaberne også varetager Haderslev Kommunes interesser. De fremlagte forslag til ejerstrategier er formuleret i henhold til gældende lovgivning. Det bemærkes, at forslag til ejerstrategier vedrører selskaber, hvor Haderslev Kommune har bestemmende indflydelse. Ejerstrategierne er bygget op om følgende overskrifter: 1. Hvad vil Haderslev Kommune med det pågældende område (politiske og driftsmæssige målsætninger) 2. Hvad skal Haderslev Kommune vide om det pågældende selskab 3. Styringsgrundlaget, herunder udpegning og honorering af bestyrelsesmedlemmer.

5 3.1 Hvad vil Haderslev Kommune med selskaberne? Haderslev Kommune ønsker at bevare sin totale indflydelse på Provas A/S med tilhørende selskaber gennem besiddelse af 100 % af aktierne. I en branche, hvor vilkårene for og kravene til driften i de kommende år meget vel kan ændre sig væsentligt, vil et fuldstændigt ejerskab give selskaberne de bedst mulige betingelser for sikker drift og udvikling. Selskaberne bør derfor på bedst mulig vis forberede sig på mulig ændringer og andre vilkår for branchen. Haderslev Kommune ønsker også at opnå størst mulig indflydelse i de selskaber, hvor Haderslev Kommune er medejer og dermed medaktør, med henblik at opnå og sikre borger tilfredshed. Omdrejningspunktet i ejerstrategien i styringen og ledelsen er ovennævnte 8 værdier. Samtidig er forsyningssikkerhed og selskabets miljøprofil centrale elementer. Del 1: Hvad vil Haderslev Kommune med det pågældende område (politiske og driftsmæssige målsætninger) Fælles for Haderslev Vand A/S, Haderslev Spildevand A/S, Haderslev Affald A/S og Haderslev Forsyningsservice A/S: Forvaltningsloven og offentlighedsloven er gældende for de enkelte virksomheder. Udgangspunktet er størst mulig åbenhed, tvister om indsigt afklares af byrådet. Selskaberne skal løbende vurdere, på hvilke områder Haderslev Kommunes erhvervs- og vækstpolitik kan understøttes Selskaberne skal bidrage til, at miljøet generelt får det bedre, bl.a. gennem en bæredygtig udvikling Forsyningssikkerhed og ansvarlighed Kvaliteten af forsyningens virksomhed vil af forbrugerne i høj grad blive målt på, om selskaberne kan fastholde en sikker forsyning. Dette punkt er derfor særlig relevant, når selskabet underkastes krav om dynamik og effektivitet. Derfor bør anden aktivitet vægtes i forhold til dette overordnede kriterium. Det er også i denne sammenhæng vigtigt at fremhæve, at der tages højde for og planlægges for, at forsyningsnedbrud eller ændring i forsyningen på baggrund af udefrakommende forhold, naturkatastrofer m.v. undgås, og der er, hvis der opstår problemer, planlagt et beredskab til afhjælpning og løsning af problemet. Åbenhed og gennemsigtighed Til trods for privatiseringen og dermed udskillelsen fra kommunen er der stadig behov for, at forbrugerne (=borgerne) har en fornemmelse og forståelse for, hvad der foregår. Forbrugerne betragter stadig løsningen/tilbudet som kommunal. Selskaberne skal derfor være indstillet på meroffenlighed, og meroffentligheden sker af egen drift i form af direkte kommunikation. Det er vigtigt at være på forkant i forhold til borgerne og erhvervslivet. Dialog og kvalitet Haderslev Kommune ønsker, at værdier om dialog og kvalitet spiller en vigtig rolle i selskaberne. Åben dialog er et vigtigt element i arbejdet med at sikre løsninger af god kvalitet. Selskaberne skal sikre forsyningssikkerheden i hele Kommunen, nuværende som fremtidige oplande. Selskabernes ledelser skal udarbejde en strategi for effektiviseringer Økonomiske værdier i selskaberne skal bevares og udbygges samtidig med, at borgere og virksomheder sikres konkurrencedygtige priser. Inden selskabernes generalforsamlinger udarbejder selskaberne en redegørelse for de mulige prioriteringer mellem værdiopbygning i selskabet, udbytte til aktionæren og lavere priser Mulighederne for at arbejde og konkurrere i et frit marked skal løbende styrkes gennem effektivisering, øget indtjening, stordriftsfordele, faglig kompetenceudvikling og strategiske samarbejder og overtagelser

6 Kommunen ønsker derfor, at selskaberne løbende har fokus på en åben og troværdig dialog med borgere, kommunens virksomheder, forretningsforbindelser og aktionæren (ejeren). Det er samtidig af væsentlig vigtighed, at der udarbejdes risikoprofiler, og at der er en høj grad af risikostyring, således at fejl og fejlmuligheder mindskes. Dynamik Et vigtigt argument for at selskabsgøre forsyningsområdet er, at området skal tilpasses markedsvilkår, og at dynamik er et væsentligt element i forsyningens virksomhed. En del af denne dynamik kommer sandsynligvis til at bestå i effektiviseringer, ligesom fx benchmarking samt prisloftreguleringen vil komme til at spille en væsentlig rolle. For at der også i denne proces er fokus på Haderslev Kommunes målsætninger, ønsker kommunen, at selskabets ledelse udarbejder en forretningsstrategi, hvori effektiviseringer er et naturligt element, der naturligvis afvejes i forhold til forsyningssikkerheden. Forretningsstrategien skal synliggøre formål og bærende principper for effektivisering og beskrive konkrete fokusområder og mål samt give forslag til efterfølgende måling. Sammenhæng Selskabernes økonomiske værdier skal forvaltes på en sådan måde, at der sikres sammenhæng mellem værdiopbygning i selskaberne, udbytte til aktionæren og konkurrencedygtige priser. For at sikre dette forventer kommunen, at selskaberne i forretningsstrategien redegør for principperne for prioriteringen. Mulighederne for at arbejde og konkurrere på et frit marked skal løbende styrkes gennem effektivisering, faglig kompetenceudvikling og strategiske samarbejder. Gensidig tillid Kommunen/kommunerne og selskaberne har en fælles interesse i og for, at serviceniveauet i forhold til borgerne er optimal. Borgerne har forventninger til tilbuddene. Det er ikke altid, der er overensstemmelse med borgernes forventninger og omfanget og indholdet i tilbuddet. Selvom dette ikke altid er tilfældet, så er der behov for, at borgerne har tillid til opgaveløsningen/serviceniveauet og rettidig levering af ydelserne. Særligt vedrørende Haderslev Vand A/S og Haderslev Spildevand A/S Miljøprofil Selskabet skal bidrage til et bedre vandmiljø i vandløb, i damsystemet og Haderslev Fjord samt udarbejde klare strategier for vandindvinding og grundvandsbeskyttelse. Selskabet skal løbende arbejde for at sikre et godt arbejdsmiljø. Selskabet skal således sikre tilstrækkelig spildevandsrensning og fastlæggelse af klare mål for tilladelige udledninger fra såvel transportsystemet som renseanlæg for spildevand. Miljøet skal ligeledes sikres gennem klare strategier for vandindvinding og grundvandsbeskyttelse. Selskabet skal målrettet arbejde for, at målene i Sektorplanlægningen, der er udarbejdet på området, opfyldes. Opfyldelse af krav til godt arbejdsmiljø skal være et væsentligt grundlag for tilfredse og effektive medarbejdere. Målrettet information og rådgivning skal sikre endnu flere tilfredse og miljøbevidste kunder, samt søge at præge børns og unges adfærd og bevidsthed om vandressourcer. Særligt vedrørende Haderslev Affald A/S Miljøprofil Selskabet skal udbytte sin position som miljørigtig affaldsbehandler. I forbindelse hermed skal selskabet sikre, at man kan honorere de skærpede krav, som et markant voksende affaldsmarked stiller til sortering, indsamling og oparbejdning af affaldet. Selskabet skal løbende arbejde for at sikre et godt arbejdsmiljø. Selskabet skal målrettet arbejde for, at affaldet behandles efter følgende prioritering: Øget genanvendelse, mindre forbrænding og mindst muligt til deponering. Det skal sikres, at målene i Sektorplanlægningen opfyldes. Selskabet skal aktivt og målrettet arbejde for at udbygge selskabets image som en attraktiv arbejdsplads, hvor medarbejderne sikres tryghed og udvikling gennem fokus på sikkerhed, arbejdsmiljø og efteruddannelse.

7 Så forholdet mellem Haderslev Kommune og selskaberne skal derfor bygge på en gensidig tillid og gensidig interesse i sikre forsyningssikkerheden. Miljø- og arbejdsmiljøprofil Den miljømæssige profil er vigtig for Haderslev Kommune og på den baggrund understreges vigtigheden af, at selskaberne arbejder videre med at mindske belastningen af miljøet. Provas A/S med tilknyttede selskaber skal derfor fastholde og udbygge sin position som miljørigtige og bæredygtige forsyningsselskaber og lade miljøhensynet veje tungt i alle beslutninger. Samtidig er det centralt, at Provas A/S med tilknyttede selskaber arbejder aktivt og målrettet for at udbygge selskabernes image som attraktive arbejdspladser, hvor medarbejderne sikres tryghed og udvikling gennem fokus på sikkerhed, arbejdsmiljø, viden, kompetence og efteruddannelse. Særligt vedrørende Haderslev Forsyningsservice A/S Miljøprofil Selskabet skal udbytte sin position som opgavevaretager for de 3 forsyningsselskaber til at blive selskabernes foretrukne samarbejdspartner også som rådgiver hvor den miljørigtige projektering er et varemærke. I forbindelse hermed skal selskabet sikre, at man kan honorere de skærpede krav, der vil komme i fremtiden. Selskabet skal løbende arbejde for at sikre et godt arbejdsmiljø. Selskabet skal aktivt og målrettet arbejde for at udbygge selskabets image som en attraktiv arbejdsplads, hvor medarbejderne sikres tryghed og udvikling gennem fokus på sikkerhed, arbejdsmiljø, viden, kompetence og efteruddannelse. Det bemærkes endvidere, at selskabernes relation i forhold til beredskabsplanen skal fastlægges. Rummelighed social klausul Ligesom det er vigtigt med en god miljø- og arbejdsmiljøprofil, er det også vigtigt med en god socialprofil. På den baggrund skal virksomhederne også arbejde på rummelighed på arbejdspladsen og tage højde for mangfoldigheden i forbindelse med rekrutteringen og ansættelse af - svage ledige - personer uanset etnisk baggrund, samt - personer uanset handicap. Derudover skal rummeligheden også afspejles i en personalepolitik. Personalepolitikken skal udover at forholde sig til alkohol, rygning, rusmiddel, overvågning m.v. også indeholde en politik om: - sygefravær, - forebyggelse af nedslidning - tilskadekomst i forbindelse med arbejdet, og i konsekvens heraf også - fastholdelse af den nuværende medarbejderstab.

8 3.2 Dialog mellem Haderslev Kommune og selskaberne. Den overordnede strategiske dialog mellem kommunen og de 100 % kommunalt ejede selskaber finder sted én gang om året på de årlige generalforsamlinger. I forhold til de øvrige selskaber drøftes den overordnede strategi i aktionæroverenskomstskredsen med henblik på etablering af en samlet strategi til generalforsamlingen/erne På den baggrund opnår Haderslev Kommune indflydelse på fastlæggelsen af de overordnede retningslinjer for forretningsførelsen i selskaberne. Del 2: Hvad skal Haderslev Kommune vide om selskabet Fælles for Haderslev Vand A/S, Haderslev Spildevand A/S, Haderslev Affald A/S og Haderslev Forsyningsservice A/S: Selskabet er forpligtet til løbende at informere kommunen om selskabets virksomhed, ligesom kommunen er pligtig til at informere selskabet om alle relevante forhold, der må antages at have selskabets interesse Samtidig er det centralt for Haderslev Kommune at sikre en god dialog mellem kommunen, selskaberne og kunderne. Haderslev Kommune betoner derfor endnu vigtigheden af en åben og troværdig kommunikation. Selskabet er forpligtet til løbende at have fokus på en åben og troværdig kommunikation med mest mulig indsigt for brugerne Efter afholdelse af selskabets ordinære generalforsamling sendes selskabets årsrapport til byrådet til orientering. Årsrapporten gennemgås på en særlig byrådsorientering, hvor der også orienteres om selskabets udviklingsplaner for de kommende år Selskabet udarbejder et sammendrag af årets resultat og status, og disse oplysninger indgår som bilag i kommunens årsregnskab Forslag til anlægsbudgetter og takster skal godkendes af Byrådet Del 2: Hvad skal Haderslev Kommune vide om det pågældende selskab Det foreslås derfor, at selskaberne forpligtes til løbende at informere kommunen om selskabets virksomhed, ligesom kommunen er pligtig til at informere selskabet om alle relevante forhold, der må antages at have selskabets interesse. Det anbefales endvidere, at der stilles krav om, at selskabet udarbejder en information- og kommunikationspolitik. Det præciseres, at byrådet som hidtil godkender anlægsbudgetter og takster for selskaberne. Det foreslås, at byrådsmedlemmerne ved en særlig byrådsorientering får forelagt årsrapporterne fra

9 3.3 Styringsgrundlaget Bestyrelsen Overordnet handler god selskabsledelse om, hvordan et selskab bedst drives til fordel for såvel dets ejere som for øvrige interessenter. God selskabsledelse retter særlig fokus på relationerne mellem selskabet, dets ejere og dets interessenter samt principper for åbenhed, gennemsigtighed og ansvarlighed. Overvejelser om god selskabsledelse for selskaberne skal ses i lyset af, at ejerskabet udøves på vegne af borgerne. Kommunen udøver ejerskabet i overensstemmelse med aktieselskabslovens armslængdeprincip. Det indebærer, at kommunen agerer som en normal aktionær med deraf følgende ansvarsfordeling mellem kommune og bestyrelse. En forudsætning for at opnå de styringsmæssige fordele ved anvendelsen af aktieselskabsformen er derfor, at der er respekt om bestyrelsens beslutningskompetence. Haderslev Kommune skal derfor som ejer sikre sig, at bestyrelserne ved sin sammensætning har de nødvendige kompetencer i forhold til selskabernes karakterer og aktuelle situation. På denne måde sikres, at de samlede kompetencer i selskabernes bestyrelse matcher de udfordringer, som selskaberne står overfor. Dette er også nødvendigt for at sikre kvalitet, dynamik og sammenhæng i forsyningens forretningsførelse. På den baggrund anbefales det, at selskaberne, ligesom der orienteres om selskabernes udviklingsplaner for de kommende år. Det forudsættes, at forelæggelsen forestås af de respektive selskabsdirektører, og at formænd og næstformænd for selskabernes bestyrelser er til stede under orienteringen. Byrådet har indsigt i alle kommunens aktiviteter, uanset om de er organiseret i forvaltningsform eller selskabsform. Med henblik på at synliggøre resultater og statusposter for de brugerfinansierede områder foreslås det derfor, at der udarbejdes et resume af resultat og status for aktieselskaberne, og at disse resumeer medtages som bilag til kommunens årsregnskab. Det forudsættes, at resumeet sammenholder selskabets årsrapport med budget, likviditetsbudget og pengestrømsopgørelse, og at væsentlige afvigelser årsagsforklares. I det omfang, der er sket væsentlige ændringer af de forudsætninger, der fremgår af tidligere års ledelsesberetning, redegøres der nærmere herfor. Del 3: Styringsgrundlaget, herunder udpegning og honorering af bestyrelsesmedlemmer Fælles for Haderslev Vand A/S, Haderslev Spildevand A/S, Haderslev Affald A/S og Haderslev Forsyningsservice A/S: - Det beskrevne styringsgrundlag godkendes - Såfremt byrådet finder, at der bør udbetales honorar til bestyrelsesmedlemmerne i de ny etablerede selskaber, indstilles det, at honorering sker med virkning fra 1/ og med beløb der udgør kr. pr. år for bestyrelsesformænd, kr. pr. år for næstformænd og kr. pr. år for øvrige bestyrelsesmedlemmer. Det er vigtigt, for så vidt angår alle selskaber, at der skal være fokus på forsyningssikkerhed og fremtidssikring af anlæg. Varetagelsen af kommunens interesser vedrører: - Koordinering af kommunens og selskabernes erhvervsvækststrategi - Bidrag til bæredygtig udvikling i Kommunen - Forsyningssikkerhed - Effektiviseringer - Værditilvækst

10 selskaberne hver især tegner en kompetenceprofil for selskabets bestyrelse, også selvom denne består af kommunalt udpegede medlemmer. Opmærksomheden henledes i denne sammenhæng dog på, at Byrådets valg af to eller flere medlemmer til bestyrelser foretages som forholdstalsvalg. Relevante elementer i en kompetenceprofil for bestyrelsen kunne være: - Indsigt i kommunale forhold / politisk indsigt - Kendskab til forsyningsmæssige forhold - Økonomisk og forretningsmæssig indsigt - Ledelsesmæssig erfaring - Kendskab til Byrådets forventninger til selskaberne. - Alder/erfaringsgrundlag. Bestyrelseshonorar I medfør af selskabslovens 138 kan medlemmer af bestyrelsen lønnes med fast eller variabelt vederlag. Vederlaget må ikke overstige, hvad der anses for sædvanlig efter hvervet art og arbejdets omfang, samt hvad der anses forsvarligt i henhold til kapitalselskabets og, i moderselskaber, koncernens økonomiske forhold. Der er således ikke pligt til vederlæggelse af bestyrelsesmedlemmerne. Ønskes dette skal der været tage stilling til vederlæggelsesspørgsmålet i vedtægten for selskabet. Dette gælder for alle selskaber, også de selskaber Haderslev Kommune kun er medejere af. Honoreringen af bestyrelsesmedlemmerne er fastsat i Byrådsmødet den 26. november 2009 til følgende: Formandsvederlaget: Næstformandsvederlaget: Bestyrelsesmedlemmer: ,00 kr ,00 kr ,00 kr. - Balance mellem værdier og konkurrencedygtige priser/takster - Mulighederne for deltagelse på det frie marked. I konsekvens af foranstående forslag vedr. strategiperiode, byrådsorientering og synliggørelse af selskabernes resultater og status i kommunens årsregnskab kan det årlige styringsgrundlag sammenfattes i følgende årsplan, gældende fra og med 2010: September/oktober - Byrådsorientering. Forelæggelse af årsrapporter, orientering om udviklingsplaner for det kommende år. Møder mellem selskabsdirektørerne og ejerkredsen Oktober/november Byrådsbeslutning og generalforsamling December Byrådsbeslutning om takster for det følgende år på vand-, spildevands- og affaldsområdet Januar Økonomiudvalget fastlægger tidsterminer for budget- og regnskabsaflæggelse, herunder selskabernes bidrag til kommunens årsregnskab Marts Eventuel forelæggelse af justerings- og/eller opfølgningspunkter for ejerkredsen April-maj Byrådets repræsentanter præsenterer bestyrelsen for revideret ejerstrategi og årlige justerings- /opfølgningspunkter. Maj Møder mellem selskabsdirektørerne og ejerkredsen Juni Byrådet behandler sag om "samlet regnskab" for Haderslev Kommune vedr. aktieselskaber September/oktober Byrådsorientering etc.

11 Bestyrelsen Overordnet handler god selskabsledelse om, hvordan et selskab bedst drives til fordel for såvel dets ejere som for øvrige interessenter. God selskabsledelse retter særlig fokus på relationerne mellem selskabet, dets ejere og dets interessenter samt principper for åbenhed, gennemsigtighed og ansvarlighed. Overvejelser om god selskabsledelse for selskaberne skal ses i lyset af, at ejerskabet udøves på vegne af borgerne. Bestyrelsens sammensætning og rolle indgår som et centralt element i god selskabsledelse. Udgangspunktet er, at det først og fremmest er bestyrelsens opgave at udøve kontrol med direktionen på aktionærernes vegne. Bestyrelsens betydning skal ses i lyset af, at varetagelsen af ejerskabet følger det armslængdeprincip, som følger af aktieselskabsloven og at aktiviteterne i selskabet udøves på forretningsmæssigt grundlag. På den baggrund er sammensætningen af bestyrelsen en meget vigtig opgave for ejerkredsen. Det anbefales derfor, at ejerkredsen/byrådet sikrer sig, at bestyrelsen ved sin sammensætning har de nødvendige forretningsmæssige og ledelsesmæssige kompetencer i forhold til selskabets karakter og aktuelle situation. Det kan evt. ske ved at tegne en kompetenceprofil for det enkelte selskabs bestyrelse. Bestyrelseshonorar Om bestyrelseshonorar i aktieselskaber anføres det bl.a.: - "I medfør af aktieselskabslovens 64 er der mulighed for at træffe beslutning om at aflønne bestyrelsen med et fast vederlag eller med tantieme (eller med en kombination heraf). Bestyrelsesmedlemmer har således ikke automatisk noget krav på at modtage honorar for at varetage bestyrelseshvervet. - Bestemmelser om vederlag kan fremgå af selskabets vedtægter eller fastsættes årligt på baggrund af årets resultat. Generalforsamlingen tager stilling til vederlaget på selskabets ordinære generalforsamling i forbindelse med godkendelse af årsrapporten.

12 - Aktieselskabslovens 64 fastsætter ganske vide rammer for størrelsen af bestyrelsesmedlemmernes og direktørernes vederlag. - Det fremgår således alene af bestemmelsen, at vederlaget ikke må overstige, hvad der anses for sædvanligt efter hvervets art og arbejdets omfang, samt hvad der må anses for forsvarligt i forhold til selskabets økonomiske stilling. - I tilknytning til kriteriet om, at der ikke må betales mere, end der er sædvanligt, indgår en vurdering af bestyrelsesmedlemmets ydelse til selskabet. Der må ikke betales mere, end hvad denne ydelse (fra en anden person, i et andet selskab) rimeligvis skulle koste. - I tilknytning til kriteriet om forsvarlighed indgår en vurdering af selskabets økonomiske situation. Uanset den konkrete ydelse må selskabet således ikke betale mere, end det har råd til." 3.4 Administrationsaftaler Der er i henhold til vandsektorloven udstedt en bekendtgørelse nr. 1468/2009. I henhold til bekendtgørelsens 3 kan kommunen varetage følgende opgaver for vandselskaberne: - drift af IT-systemer, bogholderi, forbrugsafregning og fakturering, - administrativ bistand til opfyldelse af lovmæssige forpligtelser til levering af data til myndigheder til brug for statistik eller benchmarking, og - administrativ og juridisk bistand vedrørende personalemæssige forhold. I henhold til bekendtgørelsens 4 må kommunens samlede vederlag for varetagelse af de nævnte opgaver højst udgøre 1 mio. kr. pr. år. Prisfastsættelse sker på baggrund af de direkte og indirekte omkostninger, der kan henføres til udførelsen af opgaven/erne. Med ovenstående udgangspunkt kan der indgås administrationsaftaler. OPHÆVES pr. 1. Januar 2013 I forbindelse med vedtagelsen af ejerstrategierne kan der udarbejdes administrationsaftaler mellem kommunen og selskaberne. I administrationsaftalerne fastlægges både hvad selskaberne betaler for de opgaver og ydelser, som kommunen evt. i fremtiden skal løse og stille til rådighed for selskaberne, og hvilke oplysninger, data mv. selskaberne skal levere til Kommunens planlægningsopgaver og øvrige opgaver samt på hvilke vilkår.

13 5. Strategiperiode Der forventes store forandringer i forsyningsbranchen og i lovgivningen i de kommende år. Derfor må det forventes, at den strategiske udfordring løbende ændres. På denne baggrund vælges der en forholdsvis kort strategiperiode, således at ejerstrategien for Provas A/S med tilknyttede selskaber senest skal revideres om 3 år. Men det er ikke kun indenfor vandsektorområdet, der sker ændringer og omlægninger. Det er derfor vigtigt at have opmærksomheden og focus på dette område. Området er på grund af området vigtigt, fordi der varetages mange opgaver af kommunal karakter eller hvor kommunen kan tages til indtægt for områderne. Skulle der opstå behov for justeringer af ejerstrategien, er det altid muligt for kommunen som aktionær (ejer) at foretage disse. Ejerstrategierne for selskaberne foreslås at være gældende for perioden 1/ / , således at der fremover vedtages ejerstrategier for samtlige selskaber hvert 4. år. Der kan i strategiperioden opstå behov for opfølgning eller justering af ejerstrategierne, f.eks. som følge af ny lovgivning eller andre ændrede forhold. Det er et element i ejerstrategien, at der afholdes to årlige møder mellem selskabernes ansvarlige ledelse og Ejerkredsen. Møderne forudsættes anvendt til gensidig orientering og til drøftelser af behov for opfølgning, justering mv. Effektivisering Det findes, at selskaberne, i lighed med kommunen, bør være underlagt et grundvilkår om, at driften skal være så effektiv som muligt. Med henblik på at sikre, at en del af fokus i det fremadrettede planlægnings- og budgetarbejde fortsat rettes mod effektivisering, foreslås det, at selskabernes ledelser skal udarbejde en strategi for effektiviseringer. Effektiviseringsstrategien skal synliggøre formål og bærende principper for effektivisering i det enkelte budgetår, og beskrive konkrete fokusområder og mål/delmål og forslag til efter-følgende effektmåling. Som udgangspunkt fastsættes der ikke en fast beløbsgrænse for, hvilke effektiviseringer, der skal opnås. I stedet identificeres specifikke områder med effektiviseringspotentiale, bl.a. ved gennemførelse af analyser, benchmarking mv. Effektiviseringsstrategien indgår som en del af grundlaget for de årlige møder mellem ejer og selskab, ligesom selskabet efterfølgende i forbindelse med aflæggelsen af årsregnskabet dokumenterer effekterne af de iværksatte tiltag. Udbytte til aktionæren Økonomiske værdier i selskaberne skal bevares og udbygges, samtidig med, at borgere og virksomheder sikres konkurrencedygtige priser. Inden selskabernes generalforsamlinger udarbejder selskaberne en redegørelse for de mulige prioriteringer mellem værdiopbygning i selskabet, udbytte til aktionæren og lavere priser.

14 Samarbejde med andre kommuner/aktører Samarbejdet med forsyningsvirksomheder, myndigheder, rådgivere og entreprenører i regionen skal løbende styrkes. Mulighederne for at arbejde og konkurrere i et frit marked skal løbende styrkes gennem effektivisering, øget indtjening, stordriftsfordele, faglig kompetenceudvikling og strategiske samarbejder og overtagelser.