Trivsel som ledelsesværktøj i SKAT Inddrivelse

Transkript

1 Trivsel som ledelsesværktøj i SKAT Inddrivelse Jørgen Rasmussen, underdirektør i Fogedafdelingen Dorte Bachmann, funktionsleder i Fogedafdelingen

2 Fakta om nedskæringerne i SKAT Personalet reduceres fra ved fusionen i 2005 til i 2015 (og vi skulle have været længere ned, hvis ikke SKAT ud af krisen og Fremtidens skattevæsen var blevet lanceret) I 2011 gennemføres den første store fyringsrunde i SKAT. Vi har brug for dybe it-specialistkompetencer og fyrer for at kunne hyre Som følge af en McKenzie-undersøgelse i pålægges SKAT at spare 1 milliard kroner Vi begynder at rykke rundt på faggrupperne mellem forretningsområderne for at kunne slukke de værste brande I 2013 kommer den anden store fyringsrunde

3 Fra kaos til kontrolleret virkelighed SKATS største møgsager

4 Sikker drift i forandringstider Mens vi bygger et nyt skattevæsen Styringsmodel Adfærdskodeks Ledelsesgrundlag Performancedrevet lederskab

5 Trivselsinitiativer i SKAT Inddrivelse Nød lærer nøgen kvinde at spinde Lederudviklingscamps med fokus på kultur- og adfærdsændring Camp om det fælles udgangspunkt Camp om passion især for tavleledelse Camp om ansvarlighed Take-off camp lederne er klar Dedikeret fokus- og indsatsområde: Trivsel som KPI og på resultatstyringstavler Månedlige trivsels- og performancesamtaler (1:1) med samtlige medarbejdere Fokus på forandringskommunikation (åbenhed og transparens), fx mandagsmails Brug af Howdy trivselsapp som et frivilligt tilbud til samtlige medarbejdere og indførelse af trivselsambassadører

6 Performance Management Er vi i trit med vores omverden? SKAT ønsker hele tiden at opnå bedre resultater, herunder også at opnå dem på en facon, der afspejler omverdenens forventninger til os Vi har fokus på, om vores organisering matcher de opgaver, vi skal løse Vi har fokus på, om vi har de kompetencer, der skal til for at løse opgaverne Vi stiller krav til og følger op på den enkelte leder og den enkelte medarbejder. De ved hver især, hvad der forventes og hvordan det går med at leve op til forventningerne

7 Performance Management Hvordan gør vi det så? Organisatorisk review 1:1 samtaler Personale review PULS Personlig Udviklings- og LønSamtale

8 Rammen for produktion og trivsel Elementer i trivsel og arbejdsglæde Eventuelle sygesamtaler Tilbagevendende MTU og APV 1:1 samtaler med trivselssnak og -måling Howdymålinger Trivselsaktiviteter Forventninger, mål og performance - tavlemøder Fremmøde, adfærd og produktion

9 Fremmøde, adfærd og produktion Rammerne skal være i orden Eventuelle sygesamtaler Tilbagevendende MTU og APV 1:1 samtaler med trivselssnak og -måling Howdymålinger Trivselsaktiviteter Forventninger, mål og performance - tavlemøder Fremmøde, adfærd og produktion

10 Fremmøde, adfærd og produktion Rammerne skal være i orden Godt samarbejde med miljøorganisationen om de fysiske rammer Politikker og instrukser Kultur Ordentlighed Adfærdskodes Veltilrettelagt produktion, herunder godkendte og forståelige procesvejledninger

11 Tilbagevendende MTU og APV Centralt styret involvering og medbestemmelse på arbejdspladsen Eventuelle sygesamtaler Tilbagevendende MTU og APV 1:1 samtaler med trivselssnak og -måling Howdymålinger Trivselsaktiviteter Forventninger, mål og performance - tavlemøder Fremmøde, adfærd og produktion

12 Tilbagevendende MTU og APV Indflydelse på dagligdagen Arbejdsmiljøet tæller både det fysiske og det psykiske Pejlemærker på arbejdsbelastning Klar besked på tilfredshedsbarometeret med arbejdsopgaverne Kontant afregning på anstrengelser om transparens og målrettet kommunikation Medansvar for udvikling af både individ og organisation på udvalgte områder

13 Sygesamtaler Centralt, strategisk styret forløb Eventuelle sygesamtaler Tilbagevendende MTU og APV 1:1 samtaler med trivselssnak og -måling Howdymålinger Trivselsaktiviteter Forventninger, mål og performance - tavlemøder Fremmøde, adfærd og produktion

14 Sygesamtaler Et værktøj med mange funktioner og muligheder Interesse og omsorg for medarbejderen Mulig kortlægning af, hvad sygefraværet dækker over Dialog om initiativer til nedbringelse af sygefravær Centralt udviklet værktøj, som efter fastlagte intervaller (6:3:6), sikrer dialog mellem medarbejder og nærmeste leder Struktureret opfølgning, som kan anvendes personalejuridisk, såfremt sygefraværet eskalerer

15 Trivselsapp en Howdy Howdy er værktøjet, som mange andre aktiviteter tager udgangspunkt i Eventuelle sygesamtaler Tilbagevendende MTU og APV 1:1 samtaler med trivselssnak og -måling Howdymålinger Trivselsaktiviteter Forventninger, mål og performance - tavlemøder Fremmøde, adfærd og produktion

16 Hvad er Howdy? Howdy på 2:08 min Præsentation af Howdy

17 Howdy-målinger Howdy er værktøjet, som mange andre aktiviteter tager udgangspunkt i Spørgsmålene i Howdy er baseret på videnskabelige undersøgelser Howdy tager udgangspunkt i fremmødet og den direkte trivsel Det er en tredjepart, der på baggrund af objektive kriterier, eventuelt sætter medarbejderen i kontakt med et beredskab Trivselsscoren er sammenlignelig over for andre virksomheder, der også benytter Howdy Den enkelte medarbejders svar i Howdy-målingen er anonym, men danner udgangspunkt for snak om trivsel på 1:1 samtaler

18 Har Howdy rykket noget i SKAT Inddrivelse? Fun facts første halvår 2017 Udvikling i trivselsscore: 70,3 72,1 Afdeling med mest positiv udvikling i trivselsscore: 69,4 72,7 Enhedernes spænd på trivselsscore: 57,9 85 Enhed med størst fald i trivselsscore: 82,2 64,4 Enhed med størst stigning i trivselsscore: 66,4 80,3 Evalueringen af Howdy for 900 medarbejder viste 9 medarbejdere, hvor en sygemelding blev afværget 18 medarbejdere har opsøgt professionel hjælp 398 medarbejdere, har stoppet op og mærket efter 116 medarbejdere har drøftet trivsel med nærmeste leder

19 Medarbejdercitater om Howdy Godt redskab, men træerne vokser ikke ind i himlen Howdy er blevet en byrde, da der er så meget pres på lederen til at få folk ud af rød/gul, at der bliver lagt pres på medarbejderen for at udfylde grønt. Howdy er et godt redskab til at tage temperaturen på min egen trivsel. Godt redskab til ledere, men husk, at det kun er et redskab og at lederen ikke kan glemme den daglige kontakt til sine medarbejdere De 5 spørgsmål kan ikke stå alene! Hvis de skal besvares, skal der være mulighed for at uddybe hvorfor man har svaret, som man har. Howdy har haft den effekt, at vi nu kan komme ind i problemstillinger, som vi ikke kunne komme ind i ved hjælpe af MTU og APV

20 1:1 samtaler med trivselssnak og -måling Jævnlige samtaler mellem medarbejder og leder om trivsel, resultater og udvikling Eventuelle sygesamtaler Tilbagevendende MTU og APV 1:1 samtaler med trivselssnak og -måling Howdymålinger Trivselsaktiviteter Forventninger, mål og performance - tavlemøder Fremmøde, adfærd og produktion

21 1:1 samtaler med trivselssnak og -måling En kvalitativ samtale, der sætter retning for den næste måned Snakken om trivsel på 1:1 samtaler som også afvikles som walk and talk, kommer helt naturligt, når vi taler om produktion, performance og adfærd Anerkendende tilgang med spørgsmål om, hvad lederen kan bidrage med for at øge trivslen Refleksion og stillingtagen til et tal fra 1-10 giver både medarbejder og leder en viden om, hvor på trivselsbarometeret medarbejderen befinder sig Trivselstallet kan sammenholdes med både produktivitet og performance og dermed indikere, om der skal justeres på fx sværhedsgraden i opgaverne Lederne har aldrig været tættere på deres medarbejdere!

22 Trivselsaktiviteter Trivselsaktiviteter operationaliserer trivselsinitiativer Eventuelle sygesamtaler Tilbagevendende MTU og APV 1:1 samtaler med trivselssnak og -måling Howdymålinger Trivselsaktiviteter Forventninger, mål og performance - tavlemøder Fremmøde, adfærd og produktion

23 Trivselsaktiviteter Trivselsaktiviteter bygger bro og skaber engagement Strategisk brug af økonomiske midler, beregnet til personalevendte aktiviteter Trivselsambassadørernes forslag til et bruttokatalog Central planlægning og afholdelse af tværgående aktiviteter, fx faglige temadage oprydningsdag sundhedsuge Decentral planlægning og afholdelse af lokale aktiviteter, fx bordfodboldturnering ugentlige samlede gåture Kulturunderstøttende for både enhederne, afdelingerne og hele forretningsområdet Inddrivelse

24 Forventninger, mål og performance - tavlemøder Synlige mål og transparens højner trivslen Eventuelle sygesamtaler Tilbagevendende MTU og APV 1:1 samtaler med trivselssnak og -måling Howdymålinger Trivselsaktiviteter Forventninger, mål og performance - tavlemøder Fremmøde, adfærd og produktion

25 Forventninger, mål og performance - tavlemøder Synlige mål og transparens højner trivslen Performance Management med drift- og resultatstyringstavler samt 1:1 samtaler støtter op om trivslen Målene for enheden er klare, og det er synligt om målene nås Den enkelte medarbejders mål og performance drøftes på 1:1 samtalerne Trivslen bringes ind i samtalerne som et vigtigt parameter Howdy-trivselstallet bidrager til kvalificering af de øvrige samtaleelementer

26 Trivsel er også medarbejdernes ansvar Det handler ikke kun om, hvordan du har det men også om, hvordan du tager det!

27 Fakta om fremtidens skattevæsen Tilførsel af 7 milliarder kroner frem mod 2021 Genbesættelse af stillinger (forventet afgang frem mod 2021) Rekruttering af nye medarbejdere SKAT opsplittes i syv styrelser; inddrivelsesområdet transformeres til Gældsstyrelsen Samling af både opgaver og medarbejdere på færre lokaliteter Klarere ansvarsplacering og større fokus på kerneopgaven

28 (Trivsels)udfordringer i fremtiden Det starter og slutter med klar og synlig ledelse Stort forudsigeligt kompetencetab stiller store krav til organisation og ledelse Kultur- og forandringsprojekt er ikke set før i historien. On boardingforløb udstiller både styrker og svagheder hos såvel individet som hos teamet Trivslen er afhængig af ordentlig, ærlig og transparent kommunikation, der skal udfolde sig i en fast og strategisk ramme Manglende eller usikre rammer danner grobund for udvikling af negative og/eller forskellige subkulturer i de forskellige driftscentre