B = beslutnings- eller godkendelsespunkt O = orienteringspunkt D = drøftelse

Transkript

1 CHEFGRUPPEN Ullasvej Rønne Tlf.: Fax: Referat, møde nr. 80. Chefgruppens møde den kl , mødelokale C, Ullasvej 23, Rønne Fraværende: Indholdsfortegnelse: 1. Godkendelse af dagsorden og referat (B) 2. Udmøntning af tværgående besparelser i 2012 (B) v/ Claus Pedersen og Claus Stensgaard Jensen 3. Økonomi- og Erhvervsudvalgets budgetbidrag 2013 (D) v/ Kristina Lambrecht og Claus Stensgaard Jensen 4. Budgetoverførsler fra 2011 til 2012 vedr. drift (D) v/ Kristina Lambrecht og Claus Stensgaard Jensen 5. Opfølgning på udviklingsaftalen (B) v/ Ulla Fink 6. Befolkningsprognose (D) v/ Ulla Fink 7. Håndtering af ansættelsesstop (D/B) v/ Kenth H. Ferning 8. Gensidig orientering (O) 9. Evt. J.nr.: B = beslutnings- eller godkendelsespunkt O = orienteringspunkt D = drøftelse

2 Side 2/7 1. Godkendelse af dagsorden og referat (B) Godkendt. 2. Udmøntning af tværgående besparelser i 2012 (B) I budget 2012 indgår en række besparelser på politikområde 0 Økonomi, som skal udmøntes på de øvrige politikområder. Der skal tages stilling til fordelingen af besparelserne. Der er i budget 2012 indarbejdet besparelser på kr. på politikområde 0 Økonomi, som endnu ikke er fordelt på de øvrige politikområder. Besparelserne er videreført i overslagsårene, og en fordeling vil dermed også blive videreført. Der er udarbejdet et notat med forslag til principper for, hvordan besparelserne udmøntes, idet der ikke er udarbejdet konkrete beløbsmæssige fordelinger. Økonomi- og Erhvervsudvalget har tidligere tilkendegivet, at de i forbindelse med budget 2013 vil se på disse besparelser. Der vil derfor blive forelagt en sag for ØKE til orientering om udmøntningen og evt. stillingtagen til konkrete emner, der ikke udmøntes eller kun udmøntes delvist. Bilag: Notat Udmøntning af tværgående besparelser (eftersendes). Økonomidirektøren indstiller, at chefgruppen drøfter og beslutter udmøntningen af besparelserne på politikområde 0 Økonomi. Fra politisk side er der kommet en række forslag til besparelsen på de ovenfor omtalte 5.7 mio kr. Chefgruppen drøftede disse forslag og bemærkninger fremgår nedenfor: Vedr. Energibesparelser: Disse foreslås indlagt som et besparelseskrav til ESCO-investeringen. Men chefgruppen finder det vanskeligt med udmøntningen, da der ikke er taget stilling til fremtiden for den eksisterende bygningsmasse. Først da er det muligt

3 Side 3/7 at adfærdsregulere, hvilket er en forudsætning for, at besparelsen kan opnås. Vedr. drift af bilpark: afventer arbejdsgruppens kortlægning af BRKs kørselsmønster. Effektivisering af kørsel, nedsættelse af kilometertakst: Forslaget må gendrøftes af Økonomi- og Erhvervsudvalget Lean på administrative enheder: Chefgruppen foreslår, at besparelsen fordeles som en rammebesparelse på områder og stabe. Administration af arbejdsskader: udmøntes via besparelse på personaleforsikringer. Eftersyn af brandmateriel: besparelsen fordeles forholdsmæssigt på alle virksomheder i BRK. Effektivisering af RKR-service: besparelsen overføres til BRKejendomsservice. Facility Management: besparelsen overføres til BRKejendomsservice. Sparet drift på tomme kommunale bygninger: Udmøntningen foreslås medtaget i den sag, der rejses om den tomme bygning. 3. Økonomi- og Erhvervsudvalgets budgetbidrag 2013 (D) Emner til nedprioriteringsforslag til Økonomi- og Erhvervsudvalgets budgetbidrag Økonomi og Erhvervsudvalget har bedt administrationen om at udarbejde nedprioriteringsforslag på følgende emner i forhold til besparelsesramme på 10 mio. kr.: Centralisering af personaleadministration, lønadministration og bogføring Nedsættelse af mobiltakst IT-anskaffelser (ca. -20%) Digital post besparelse på arbejdstid Valgsteder reduceres fra 9 til 4 Selvbetjeningsløsninger 2014 Indkøbsbesparelse som følge af SKI aftale (usikker) på printere og arbejdsstationer mv. Momssag på diesel, Claus S (er evt. allerede taget af Teknik og Miljø, undersøges) Administration af forsikringer Derudover arbejdes med et nedprioriteringsforslag om samling af turistinformationerne på Bornholm (RU). Forslaget medgår ikke i de 10 mio. kr. på ØKEs områder

4 Side 4/7 I forlængelse af nedprioriteringsforslagene overvejes det om der kan formuleres mål som følge af forslagene. Budgetbidraget med nedprioriteringsforslag skal behandles på Økonomi- og Erhvervsudvalgets møde den 23. maj. Punktet drøftes af chefgruppen. De besparelser, der findes nu, antages at ville have en afsmittende virkning i overslagsårene. Der skal findes 10 mio. kr. for budget Det er vigtigt, at konsekvenserne beskrives i forb. m. de forslag, der bliver lagt frem. Det lader sig ikke gøre at opretholde samme service efter en besparelse i den størrelsesorden. Punktet genoptages på chefgruppens møde tirsdag den Budgetoverførsler fra 2011 til 2012 vedr. drift (D) Økonomi- og Erhvervsudvalget har i deres møde den 19. april bedt om en alternativ finansiering til sagens indstilling i punkt b som vedrører ikkeudmøntede tværgående besparelser på politikområde 0 for i alt 4,569 mio. kr.. Som følge heraf blev sagen udsat, og som konsekvens heraf også den samlede sag om budgetoverførsler. Sagen genbehandles i Økonomi- og Erhvervsudvalget den 16. maj, mens den samlede budgetoverførselssag behandles den 23. maj. Det skal indledningsvis bemærkes, at budgetoverførslerne på Økonomi- og Erhvervsudvalgets område er vurderet med henblik på finansiering af de opsamlede ikke-udmøntede besparelser på politikområde 0 Økonomi. Med indstillingen lægges 14,836 mio. kr. i kassen, hvoraf 4,569 anvendes til finansiering af afskrivningen af de ikke-udmøntede besparelser. Netto tilføres kassebeholdningen 10,267 mio. kr. fra udvalgets område. Økonomi- og Erhvervsudvalget har ønsket forslag til en alternativ finansiering af afskrivningen af de ikke-udmøntede besparelser. Da der er tale om finansiering af bagudrettede budgetposter foreslås finansiering også anvist bagudrettet, og der er på den baggrund udarbejdet forslag til finansiering ved reduktion af overførslerne på virksomheder og områder, hvor overførslen overstiger 5 pct. Forslaget fordeler finansieringen bredt i organisationen, idet Teknik- og Miljøudvalget og Beskæftigelsesudvalget stort set friholdes.

5 Side 5/7 Fagudvalgene har i deres møder i maj behandlet de oprindelig indstillede budgetoverførsler fra 2011 til Oprindelig var der indstillet en samlet budgetoverførsel på 91,187 mio. kr.. Den alternative finansiering af de ikkeudmøntede tværgående besparelser på politikområde 0, indebærer at de virksomheder og områder, der anmoder om budgetoverførsel af overskud større end 5 pct., vil blive reduceret med samlet set 4,569 mio. kr. De reviderede budgetoverførsler på virksomhedsniveau fremgår af revideret bilag 1, kolonne 10. Med den reviderede budgetoverførsel, overføres samlet set 86,618 mio. kr. til Bilag Samlede budgetoverførsler til ØKE Punktet drøftes Chefgruppen drøftede problematikken omkring overførsler. Der er ikke-udmøntede besparelser på ca. 4,6 mio. kr. Økonomi- og Erhvervsudvalget vil have forslag til finansiering. Løsningen er blevet en procentvis besparelse blandt alle virksomheder. 5. Opfølgning på udviklingsaftalen (B) Udkast til opfølgning på udviklingsaftalen med Økonomi- og Indenrigsministeriet. Chefgruppen godkendte den 29. marts 2012 tidsplan mm. for opfølgningen på udviklingsaftalen med Økonomi- og Indenrigsministeriet. Økonomi og Analyse har sammenskrevet og redigeret bidragene fra områderne til et samlet udkast til opfølgningsredegørelse, der følger kravene i udviklingsaftalen. Ifølge tidsplanen skal Økonomi- og Erhvervsudvalget behandle udkastet den 18. maj. Kommunaldirektøren indstiller, at chefgruppen sender redegørelsen videre til Økonomi- og Erhvervsudvalget med anbefaling. Bilag Opfølgning

6 Side 6/7 Chefgruppen drøftede kort redegørelsen, hvorefter indstillingen blev godkendt. 6. Befolkningsprognose (D) Hovedresultatet af årets befolkningsprognose foreligger nu. : Økonomi og Analyse har i år lavet tre scenarier ved hjælp af befolkningsprognoseprogrammet Demografix. Scenarierne er dannet ved at bruge forskellige historiske år som forudsætninger for prognoserne. Økonomi og Analyse vil gennemgå forudsætningerne og resultaterne på mødet. Prognoseresultatet bliver præsenteret for kommunalbestyrelsen på temamødet den 15. maj. Kommunaldirektøren indstiller at chefgruppen sender drøfter befolkningsprognosen. Chefgruppen drøftede prognosen. Den bliver justeret primo juni, hvor antallet af 0-årige pr kendes mere præcist. Befolkningsprognosen vil blive forelagt ØKE i juni. Tallene fra prognosen vil desuden blive forelagt kommunalbestyrelsen i forb. m. temamøde om bosætning den 15. maj Håndtering af ansættelsesstop (D/B) Det i forb. m. samling af administrationen tidligere vedtagne ansættelsesstop skal drøftes med henblik på at afklare, hvordan en evt. ophævelse af ansættelsesstoppet skal håndteres på såvel kort som længere sigt. Kommunaldirektøren indstiller sagen til drøftelse. Chefgruppen havde en principiel drøftelse af fastholdelse af ansættelsesstoppet; da der skal spares en del vil ansættelsesstoppet fastholdes, indtil der foreligger en politisk beslutning om, hvordan organisationen tænkes

7 Side 7/7 fremadrettet. Når en sådan beslutning er truffet, genoptager chefgruppen drøftelser af beslutningen om organisationens indretning. Ansættelsesstoppet administreres på lignende vis som hidtil, hvor der i hvert enkelt tilfælde tages stilling til, om stillingen skal genbesættes eller ej. Løn og Personale administrerer ønsker om evt. dispensationer fra ansættelsesstoppet. En politisk beslutning om arbejdet med en fremtidig organisering forventes at foreligge indenfor et par måneder. Derefter tages stilling til vakante stillinger fremadrettet. 8. Gensidig orientering (O) Henrik Eybye Nielsen Der afholdes temamøde for KB om bosætning. Hovedpointerne fra borgermødet i Kyllingemoderen vil blive forelagt kommunalbestyrelsen. 9. Evt. Intet.