SHOPBOX GUIDE. Sådan vælger du det rigtige betalingssystem

Transkript

1 SHOPBOX GUIDE Sådan vælger du det rigtige betalingssystem

2 2 INTRODUKTION...3 TRIN 1 Overblik over dit behov...4 TRIN 2 Liste over nødvendigt udstyr...6 TRIN 3 Læg dit budget...8 TRIN 4 Shortlist og sammenlign...9 TRIN 5 Oplev konkrete løsninger TRIN 6 Nu er det op til dig det er din drøm! OM SHOPBOX... 13

3 3 INTRODUKTION Hos Shopbox brænder vi for at hjælpe alle, der starter forretning, med at frigøre de nødvendige ressourcer til at gøre drømmen til virkelighed. Alt for mange forretninger får deres overskud ædt op af dyre, besværlige softwareløsninger, som ikke har de nødvendige funktioner, og som ikke tilbyder de nødvendige integrationer til andre systemer. En betalingsløsning er selvfølgelig fundamentalt vigtig for kunne modtage og håndtere betalinger. Men vi synes, en god betalingsløsning bør være mere end det. Den helt rigtige betalingsløsning bør også tilbyde dig et samlet overblik over din forretning og give dig mulighed for at administrere store dele af dine daglige rutiner. Og så skal du selvfølgelig kunne tilgå dine salgs- og kundedata direkte fra din smartphone, ipad eller computer. Den rigtige betalingsløsning forenkler din hverdag i stedet for at komplicere den. Den rigtige løsning skaber arbejdsglæde for dig og dine medarbejdere og ikke forvirring og frustration. Den rigtige løsning er nem og enkel at sætte op og betjene, og så skal den også minimere fejl og lette arbejdsgange. Når du vælger betalingsløsning, skal du med andre ord være sikker på, at få præcis de funktioner du efterspørger og samtidig det, der skal til for at kunne skalere i takt med, at din forretning og dine behov vokser. Derfor er det selvfølgelig vigtigt at vælge den rigtige løsning fra starten. Ambitionen med denne guide er at hjælpe dig med at træffe dette valg.

4 4 TRIN 1 OVERBLIK OVER DIT BEHOV Vi anbefaler, at du starter med at definere en ramme for din søgning. Ved at definere hvad din betalingsløsning skal kunne, bliver det meget lettere at finde frem til mulige leverandører. Derfor er det første skridt i din jagt på den perfekte betalingsløsning, også kaldet et POS-system, at lave en liste over de funktioner og features, du skal bruge for at kunne drive din virksomhed. Vi anbefaler, at du helt lavpraktisk laver en liste, som hjælper dig med overblikket, når du har flere kandidater og efterfølgende skal evaluere de løsninger, du overvejer. For Brazaria Torvehallerne gjorde denne fremgangsmåde det nemt for dem at evaluere forskellige løsninger og hurtigt identificere dem, der bedst matchede deres forretning. Vi opbyggede et regneark, og listede de ting vi krævede af et POS-system, som f.eks. lagerfunktioner, styring af kunderelationer, integration med e-conomic og mulighed for nemt at operette flere butikker. Det var hurtigt tydeligt at Shopbox havde præcis de funktioner, vi skulle bruge, i en enkel og robust opsætning og til den helt rigtige pris Christian Sonne, Brazaria Torvehallerne, København

5 5 SÅDAN GØR DU List de funktioner, muligheder og integrationer du har behov for i relation til følgende områder BETALINGER Modtage og håndtere kontanter, kreditkort, debit-kort og mobilbetalinger KUNDEDATA Hvordan kundeinformationer bliver gemt, håndteret og opdateret VARER OG VAREGRUPPER Hvordan varer, varegrupper og lagerstatus bliver tilføjet, håndteret og opdateret List de funktioner, muligheder og integrationer du har behov for i relation til følgende områder ANTAL BUTIKKER RABATKUPONER/VOUCHERS ECOMMERCE LOYALITETSPROGRAM MOBILE VAGTPLANER

6 6 TRIN 2 LISTE OVER NØDVENDIGT UDSTYR Du skal finde ud af, hvilket udstyr du skal bruge for at drive din forretning. Nogle leverandørers systemer kræver, at du investerer i udstyr. Andre leverandører, som f.eks. Shopbox, leverer en samlet pakke med alt udstyr for et mindre beløb om måneden. Lav en liste over det udstyr, du har brug for i din butik. På tjeklisten nedenfor kan du få inspiration til, hvilket udstyr du kunne have behov for i din virksomhed. Hvis I allerede har udstyr, der kan bruges, så notér hvert enkelt mærke og model. Det gør det nemmere at overskue dit udstyrsbehov. Udstyr var medspillende faktor, da den københavnske cafe Le Coin ledte efter et nyt POS-system: Da vi først havde et overblik over vores udstyrsbehov, så var det bare at finde den leverandør som kunne levere hurtigst og nemmest for os. Vi havde behov for en leverandør, som, ud over at levere alt det udstyr vi skulle bruge, også kunne stå for at sætte systemet op med vores varegrupper, produkter, priser, lager etc. Shopbox hjalp os med opsætningen, og hele processen var virkelig smertefri og enkel. Mads Bjerre, Le Coin, København Tip vedrørende bonprinter: Selvom du direkte fra softwaret, hos de fleste udbydere, kan e kunderne deres kvittering, så synes mange kunder godt om muligheden for at få en printet kvittering med sig med det samme. Så overvej dit behov for bonprinter. Driver du cafe eller restaurant med udeservering? Overvej om du har behov for ekstra udstyr i forbindelse med udeservering. En POS-station placeret udenfor kan ofte øge omsætningen, fordi dit personale ikke skal bruge tid på at gå ind for at printe boner og hente byttepenge.

7 7 SÅDAN GØR DU List det udstyr du regner med at få behov for og hvor mange Udstyr Behov? Antal 2 INDTASTNINGSENHED (PC/Mac/Tablet/Mobile) 3 KORTTERMINAL (skal kunne modtage kontaktløs betaling) 2 BONPRINTER 1 PENGESKUFFE

8 8 TRIN 3 LÆG DIT BUDGET Budgettet vil selvfølgelig afhænge af størrelsen af din forretning, hvorvidt du har en e-shop, om du har fysiske butikker, og hvis ja, hvor mange. Vi anbe faler de fleste virksomhedstyper at vælge en cloud-baseret løsning, frem for et traditionelt kasseapparat eller anden konventionel løsning. Når du opstiller et budget, er der et par ting, du skal tage i betragtning. De fleste cloud-baserede løsninger på markedet anvender en differentieret prismodel, hvor løsningen procentmæssigt er dyrest ved en lav omsætning, som man typisk har i en opstartsfase. Når omsætningen med tiden går op, bliver løsningen procentmæssigt billigere. Hos Shopbox betaler kunderne et fast, lavt månedligt beløb, som dækker alt det, du skal bruge; softwarelicenser, udstyr og indløsningsaftale med f.eks. Nets. Hos Shopbox er det derfor nemt at lægge et budget. Det eneste, du skal vide på forhånd, er antallet af butikker og et anslået antal månedlige transaktioner.

9 9 TRIN 4 SHORTLIST OG SAMMENLIGN Med udgangspunkt i dine lister over dine forretningsbehov, er det nu tid til at afsøge markedet. Brug f.eks. Google til at identificere de betalingsløsninger, der ser ud til at tilbyde det, du har brug for. Find andre brugeres anmeldelser, anbefalinger eller beskrivelser, og lyt i det hele taget til, hvad andre iværksættere, erhvervsdrivende og butiksejere har af erfaringer, og hvad de især har været glade for eller frustrerede over? Hvis du allerede driver butik, så tal med kolleger og personale om deres erfaringer. Mange erhvervsdrivende har fundet den perfekte betalingsløsning ved at forhøre sig i deres netværk og lytte til hvilke løsninger, der har virket for andre inden for samme type af virksomhed. Lauras Bakery, der i dag tæller 5 butikker, havde hørt fra en person i sit netværk, at Shopbox giver adgang til et dashboard, som viser et realtidsbillede af både omsætning og lagerstatus. En af de mest frustrerende ting ved konventionelle betalingsløsninger, som f.eks. kasseapparater, er, at det tager lang tid at skabe sig et overblik i dagligdagen over omsætning og lagerstatus. Med Shopbox er dette gjort nemt og enkelt. Jeg logger bare ind og ser omsætning og lagerstatus i realtid. Det gør at jeg er meget mere på forkant med udsving i omsætningen og kan justere f.eks. vagtplaner på et mere kvalificeret grundlag. Kristian Vangsgaard, Lauras Bakery 5 butikker i København

10 10 SÅDAN GØR DU Gå i research mode og list de betalingsløsninger du mener kunne være en mulighed for din forretning. Benyt dig af følgende kilder: Google Social media (Facebook, LinkedIn) Andre forretninger af samme type som din. Læg især mærke til information om: Funktioner og integrationer Eventuelt ekspertområde (cafeer, handel, tjenester og ydelser, etc.) Beliggenhed og åbningstider (kundesupport) Kundeservice (kan de kontaktes via f.eks. web, , telefon, chat etc.) Yder de garanti? SHOPBOX FAKTABOKS Shopbox har support-afdelinger i Danmark og tilbyder kundeservice med dansktalende supportmedarbejdere. I de sjældne tilfælde, hvor udstyr måtte drille eller af en eller anden grund ikke virker, så garanterer vi, at du inden for meget kort tid kan få ombyttet udstyr, så du kan tage imod betalinger.

11 11 TRIN 5 OPLEV KONKRETE LØSNINGER Når du har fået et solidt indblik i, hvad de enkelte POS-systemer tilbyder på papir, er det tid til at opleve dem i aktion! Det letteste er at bede de forskellige udbydere om en demo af deres løsning. Dette giver langt de fleste POS-udbydere mulighed for. Forbered eventuelt en tjekliste hvor du kan notere dig detaljer om de enkelte løsninger på parametre som hastighed, funktionalitet og brugervenlighed. Føles det rigtigt? Kan du se løsningen som en fast del af din arbejdsdag? Hvordan foregår processen med at overføre eventuelle eksisterende data om kunder, produkter, leverandører etc.? SÅDAN GØR DU Tag kontakt til de udbydere du har udvalgt og spørg om, hvornår du kan komme forbi for at se deres løsning i funktion. LÆG ISÆR VÆGT PÅ Funktioner Integrationer Hastighed Brugervenlighed Interface SHOPBOX FAKTABOKS Shopbox har i test vist sig at være et af markedets hurtigste POS-systemer. Dette er en unik fordel i travle perioder med stort pres og mange transaktioner. Shopbox softwarens hurtige behandlingstid sammen med kortterminalens kontaktløse betjening er din garant for, at kortbetalinger ikke bliver en flaskehals, som i værste fald kan gå ud over din omsætning.

12 12 TRIN 6: NU ER DET OP TIL DIG DET ER DIN DRØM! Den perfekte betalingsløsning giver dig mulighed for at give kunderne en fantastisk købsoplevelse. Et POS-system bør være din loyale og utrættelige makker, som hver dag hjælper dig med at få din drøm til at gå i opfyldelse: At skabe en succesfuld forretning. Selv om det måske kan virke overvældende, og som om der er virkelig mange ting at forholde sig til, så hjælper det som regel at have en struktureret beskrevet proces, inden man går i gang med at finde den helt rigtige løsning. Vi håber denne guide har hjulpet med dit valg. Husk, at den helt rigtige betalingsløsning kan spare dig for en masse tid og penge, og kan betyde forskellen mellem glæde og frustration, mellem succes og det modsatte. Hvis du har brug for yderligere viden, eller eventuelt gerne vil se Shopbox i funktion, så er du mere end velkommen til at kontakte os. VENLIG HILSEN Shopbox Shopbox Aps. Rentemestervej 2B, 2400 København NV, Danmark TELEFON: ÅBNINGSTIDER: Hverdage 09:00-17:00