Status for effektivisering frem mod Nyt OUH

Transkript

1 Afdeling: Økonomi og Planlægning Udarbejdet af: Jan Hermansen Sagsnr.: 15/ Dato: 8. december 2015 Telefon: Status for effektivisering frem mod Nyt OUH Status pr. 8. december 2015 til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse Som en forudsætning for bevilling af Nyt OUH, delvist finansieret via statens kvalitetsfondsmidler, er opstillet krav om effektivisering af sygehusdriften med 348 mio. kr. i 2010-pl, svarende til 371 mio. kr. i 2013-pl. Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse følger løbende realiseringen af den forudsatte effektivisering, idet udbetalinger fra kvalitetsfonden har som forudsætning, at der foreligger et tilfredsstillende planlægningsgrundlag for og en tilfredsstillende fremdrift i realiseringen af effektiviseringsgevinster. Der gives her en status for arbejdet med at realisere de forudsatte effektiviseringsgevinster samt planlægning af det videre arbejde med realisering af effektiviseringskravet. Realisering af de forudsatte effektiviseringsgevinster vil naturligt skulle finde sted over en årrække frem mod ibrugtagning af Nyt OUH. Realisering vil være en organisatorisk proces, der indebærer en betydelig indsats i forhold til omlægning af arbejdsgange, organisatorisk og teknisk kompetenceudvikling, samt udvikling af nye kliniske processer. Samlet vil det kræve investeringer, hvorfor der må påregnes betydelige transformationsomkostninger i perioden. Frigjorte midler fra løbende realisering af effektiviseringer vil blive placeret i en omstillings- og prioriteringspulje og anvendt dels til finansiering af udviklings- og transformationsomkostninger, og dels til nødvendig aktivitet for at leve op til øgede krav til den regionale sundhedsopgave. Region Syddanmark og herunder Odense Universitetshospital (OUH) vil føre regnskab med realisering af effektiviseringsgevinster i særskilt kontoplan. Som det blev meddelt i forbindelse med udbetalingsanmodningen til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse planlægges der overordnet med gevinster inden for tre hovedkategorier: 1. Organisatoriske effektiviseringsgevinster 2. Bygningsrelaterede effektiviseringsgevinster 3. Strukturelle effektiviseringsgevinster. På det nuværende grundlag planlægges med organisatoriske gevinster i størrelsesordenen 230 mio. kr., strukturelle gevinster for 50 mio. kr. og bygningsrelaterede gevinster på 92 mio. kr. Samlet planlægges med gevinster for 371 mio. kr. Tabel 1 viser en oversigt over de planlagte tiltag med måltal og realiserede gevinster. Side 1/ 14

2 Tabel 1. Planlagte effektiviseringstiltag med måltal Kategori Tiltag Måltal effektivisering Heraf realiseret (mio. kr. i 2013-pl) (mio. kr. i 2013-pl) Arbejdsgange Reduceret sengemasse - plejenormering og kostdage 156,2 - Arbejdsgange Ændrede arbejdsgange i klinik og stabsfunktioner 16,4 - Logistik Reduktion i vareforbrug og ressourcer til fremføring af varer 55,0 - Tilpasning Reduktion i stabsfunktioner, herunder lukning af Nyt OUH enhed 1,9 1,9 Organisatoriske effektiviseringsgevinster i alt 229,5 1,9 Struktur Integration af Patienthotel i øvrige funktioner 18,7 3,7 Struktur Samling af akutfunktionen/lukning af akutfunktionen i Svendborg 19,7 - Struktur Lukning af fødeafdelingen i Svendborg 4,1 2,0 Struktur Omlægning lægelige vagtberedskab på ortopædkirurgi Svendborg 2,2 1,4 Struktur Lukning af sygehusmatriklen i Ringe 5,0 - Struktur Lukning af sygehusmatriklen i Nyborg - - Strukturelle effektiviseringsgevinster i alt 49,7 7,1 Bygningsdrift Energieffektive løsninger 27,4 7,3 Vedligehold Vedligehold (indvendig, installationer, mindre udvendigt) 17,6 3,0 Bygningsdrift Reduceret behov for rengøring 20,4 7,0 Logistik Reduceret behov for patienttransporter 19,1 - Bygningsdrift Reduktion i lejemål 7,3 - Bygningsrelaterede effektiviseringsgevinster i alt 91,8 17,3 Effektiviseringsgevinster i alt 371,0 26,3 De planlagte effektiviseringsgevinster søges delvist realiseret ved omlægninger af drift, og herunder arbejdsgange, frem mod ibrugtagning af Nyt OUH, og delvist i forbindelse med selve ibrugtagningen af Nyt OUH. Sidstnævnte vedrører særligt bygningsrelaterede effektiviseringsgevinster, hvor de nye fysiske rammer forventes at bidrage til en billigere drift. Omlægning af drift frem mod Nyt OUH er delvist betinget af en mindre sengemasse på Nyt OUH og delvist af behovet for at afprøve nye arbejdsgange og organiseringer, så organisationen organisatorisk og driftsmæssigt er klar til Nyt OUH inden for en ny fysisk og budgetmæssig ramme. Opgaven er således at sikre sammenhæng mellem driftsudviklingen på OUH og driftsplanlægningen af Nyt OUH. Frem mod ibrugtagning af Nyt OUH skal der foretages en samlet gennemgribende rebudgettering på grundlag af en driftsplanlægning, der baseres på de nye driftsvilkår og beslutninger om organisering på Nyt OUH. Plan for driftsplanlægning og rebudgettering er nærmere beskrevet nedenfor. I årene frem mod ibrugtagning af Nyt OUH vil organisationen gradvist blive omlagt til en drift inden for de fremtidige rammer. Det betyder konkret at der vil ske en løbende reduktion af sengemassen i henhold til den dimensionering, der besluttes for Nyt OUH. Ligeledes vil organisering og arbejdsgange blive lagt til rette i forhold til Nyt OUH. Det betyder samdrift af sengeafsnit samt øget omlægning til dagkirurgi og daghospital. En række af disse tiltag er allerede ved at blive gennemført. Der redegøres nærmere herfor nedenfor. Der er endvidere forudsat en række strukturelle effektiviseringsgevinster frem mod Nyt OUH. Der er i stort omfang allerede gennemført strukturændringer, eller truffet beslutning herom. Disse er ligeledes beskrevet nedenfor. Side 2/ 14

3 Driftsplanlægning af Nyt OUH Medio 2016 skal projektforslaget for Nyt OUH behandles af Regionsrådet. Herefter overgår projektet til detailprojektering og byggefaser. Der har i brugerprocessen i de gennemførte faser været drøftet en lang række emner vedrørende driften på Nyt OUH, men der er behov for mere systematisk driftsplanlægning i forhold til både kliniske og ikke kliniske funktioner på Nyt OUH. Denne driftsplanlægning, som er et delelement i større plan for hvordan Nyt OUH skal ibrugtages, skal sikre at patientforløb og arbejdsgange optimeres indenfor rammerne af Nyt OUH. Denne nærmere driftsplanlægning skal varetages af bygherre, i perioden fra medio 2016 frem til ibrugtagning i 2022, imens Totalrådgiver detailprojekterer og Nyt OUH opføres. Hidtil har der været arbejdet med effektiviseringskravet som en marginal ændring i forhold til driften i basisåret 2009 for de omkostninger, som er omfattet af de beskrevne effektiviseringstiltag. De herved identificerede effektiviseringspotentialer skal kvalificeres via estimering af driftsomkostninger på Nyt OUH. Dette estimat af de fremtidige driftsomkostninger forfines og opdateres løbende i takt med, at der genereres viden om den fremtidige drift via driftsplanlægning og projektering. Arbejdet med realisering af effektiviseringskravet til Nyt OUH skal altså ikke begrænses til en opfølgning på driftsomkostningerne indenfor de beskrevne effektiviseringstiltag, men derimod systematisk styring efter et samlet omkostningsniveau på Nyt OUH, der sikrer realisering af effektiviseringskravet. Første estimat af de samlede driftsomkostninger forventes udarbejdet i projektforslagsfasen ud fra de forudsætninger og den viden der er tilgængelig omkring Nyt OUH (forventet aktivitet, dimensioneringsforudsætninger, koncepter mv.) og den eksisterende drift (produktionsplaner mv.) Dette estimat vil være et skøn, men ikke baseret på detaljeret driftsplanlægning af Nyt OUH. Det kan bruges til at skabe et udgangspunkt for planlægning i det videre arbejde, herunder opstille target budgetter for de forskellige funktioner på Nyt OUH via overordnede vurderinger af hvilke funktioner som kan drives mere optimalt i de nye fysiske rammer end i nuværende driftssituation. Andet estimat af driftsomkostningerne på Nyt OUH udarbejdes på grundlag af en mere detaljeret driftsplanlægning af Nyt OUH. Klinikere og andre eksperter på driften af de forskellige funktioner inddrages i denne fase. I driftsplanlægningen skal træffes en lang række beslutninger om hvordan forskellige funktioner på Nyt OUH kliniske og ikke kliniske driftes bedst muligt, så patientforløb og arbejdsgange optimeres indenfor rammerne af Nyt OUH. Driftsplanlægningen skal, for så vidt angår de kliniske funktioner, sikre sammenhæng imellem den aktivitet der skal rummes på Nyt OUH, kapaciteterne på Nyt OUH og driftsomkostningerne på Nyt OUH. Disse tre elementer er gensidigt afhængige, og i takt med at driftsplanlægningen detaljeres og usikkerheden om den forventede aktivitet falder, vil estimater af driftsomkostningerne blive mere nøjagtige. De estimerede driftsomkostninger vil umiddelbart inden ibrugtagningen af Nyt OUH, være så kvalificerede, at de kan danne grundlag for en rebudgettering i forbindelse med ibrugtagningen af Nyt OUH. Hermed vil forudsætningerne for den fremtidige driftssituation og tilhørende driftsbudgetter være veldokumenterede, hvilket giver et godt grundlag for styringen af driftsøkonomien på Nyt OUH. I perioden frem imod ibrugtagningen kan planlægningen af den fremtidige drift og de tilhørende driftsbudgetter desuden ligge til grund for forberedelse af ibrugtagningen, herunder træning og uddannelse af medarbejdere. Driftstilpasninger som kan realiseres inden ibrugtagning af Nyt OUH, eksempelvis organisatoriske tiltag, realiseres så vidt muligt inden ibrugtagning. Side 3/ 14

4 Øverst ansvarlig for realisering af effektiviseringskravet er, i henhold til styringsmanualen for Nyt OUH, Styregruppen for Nyt OUH. Bilag 1 viser den overordnede tidsplan for driftsplanlægning og rebudgettering frem mod Nyt OUH. Organisering af driftsplanlægning og effektivisering frem mod Nyt OUH Arbejdet med realisering af effektiviseringskravet forankres i en snæver styregruppe med deltagelse af administrerende sygehusdirektør for OUH samt projektdirektøren for Nyt OUH. Styregruppen for effektiviseringskravet er ansvarlig for rapportering vedr. effektiviseringskravet, der indgår i kvartalsrapporteringen til Regionsrådet og Ministeriet. Styregruppen for effektiviseringskravet mødes derfor, som minimum, en gang i kvartalet. Driftsplanlægningen, som fastlægger hvordan rammerne på Nyt OUH udnyttes bedst, er ledelsesmæssigt forankret i Direktionen på OUH. Rammerne for driftsplanlægningen påvirkes af projekteringen af Nyt OUH. Projektdirektøren er en del af Direktionen på Nyt OUH. Dermed rummer Direktionen på OUH ledelsen af både projektet, som sætter rammerne, og den driftsplanlægning, der fylder rammerne ud. Driftsplanlægningen i de projekterende faser og byggeperioden opdeles i en række funktionsområder, f.eks. sengeafsnit, ambulatorier, intensiv og operationsgang. Direktionen udpeger direktører, afdelingsledelser eller lignende til formænd for arbejdsgrupper som fastlægger driftsplanlægningen for hvert af disse funktionsområder på Nyt OUH. Driftsomkostninger indgår som et integrereret element i driftsplanlægningen for hvert funktionsområde. Simuleringssoftware mv. bruges til at skabe overblik over sammenhængen mellem patientforløb, kapacitetsudnyttelse, driftsomkostninger mv. for herigennem at sikre bedst mulige beslutningsgrundlag for driftsplanlægningen. I det omfang driften kan tilpasses før Nyt OUH sker dette inden for rammerne af OUH og dennes direktion. Driftstilpasningerne kan implementeres løbende, og indgå i den strategiske planlægning på OUH via udviklingsplaner, økonomi- og kvalitetsstyring mv. Driftsplanlægningen af de forskellige funktioner på Nyt OUH skal samtidig tage udgangspunkt i de strategiske styringsværktøjer som anvendes i driften på OUH, således at Nyt OUH i videst muligt omfang bliver en forlængelse af den strategiske udvikling af driften, der sker i årene frem imod ibrugtagning. Af hensyn til det fortsatte fokus på nuværende opgave afventes stillingtagen til fremtidig organisering af driftsorganisationen på Nyt OUH. Indtil videre tages der således ikke stilling til den fremtidige ledelsesstruktur efter ibrugtagning af Nyt OUH. Med henblik på at identificere og skabe ejerskab til optimerede løsninger på Nyt OUH vil Direktionen i stedet etablere tværgående arbejdsgrupper, der kan fremlægge forslag til fremtidige driftsløsninger indtil der tages stilling til fremtidig ledelsesstruktur og organisering. Isolering af budget til effektiviseringsbidrag Effektiviseringsbidrag vil løbende blive identificeret og realiseret frem mod ibrugtagning af Nyt OUH, og der vil blive ført et regnskab med realiserede effektiviseringsgevinster. De undervejs frigjorte midler vil af Region Syddanmark og Odense Universitetshospital blive anvendt til prioriterede og nødvendige formål, herunder nødvendig aktivitet. Side 4/ 14

5 Region Syddanmark har en strukturkonto, der opsamler de strukturelle dele af effektiviseringsgevinster med henblik på anvendelse til prioriterede og nødvendige formål til den regionale sundhedsopgave. På sygehusniveau er der ligeledes behov for en omstillings- og prioriteringspulje til investeringer i omstillinger frem mod Nyt OUH. Midlerne skal være frie i 2023 for at kunne finansiere udmøntningen af effektiviseringskravet. Styregruppen for effektiviseringskravet har ansvar for den budgettekniske håndtering af effektiviseringskravet i driftsbudgettet for OUH, herunder aftaler med Region Syddanmark om disponering af ressourcer frigjort af effektiviseringstiltag i årene frem til ibrugtagningen af Nyt OUH. Status for planlagte effektiviseringsgevinster Uagtet at der frem mod Nyt OUH skal ske en driftsplanlægning inden for de nye driftsmæssige rammer på Nyt OUH er det nødvendigt løbende at tilpasse struktur, drift, organisering, arbejdsgange mv. for at kunne realisere effektiviseringsgevinster. OUH har derfor allerede i vidt omfang igangsat tilpasninger, der skal skabe driftsmæssige vilkår, der muliggør en driftsplanlægning inden for de fysiske og økonomiske rammer, der gives på Nyt OUH. Der er tale om flere spor: I OUH s udviklingsplan er udpeget tre strategiske områder for udvikling: o Patientflow o Patientsikkerhed o Patientinddragelse Øget patientflow skal skabe fundament for effektivisering af alle elementer i patientforløb og bidrage til at reducere spild. Øget patientsikkerhed skal bidrage til at sikre kvaliteten i behandlingsforløb og undgå fejl, der som afledt effekt unødvendigt lægger beslag på ressourcer. Endelig skal øget patientinddragelse skabe afsæt for et tættere samarbejde mellem patient og behandlingspersonale, hvilket som afledt effekt kan medvirke til gennemsnitligt at reducere sygehusudgiften pr. patientforløb. OUH har sat en række strategiske spor i værk for at skabe økonomisk råderum frem mod Nyt OUH. Sporene omfatter blandt andet sengelukninger og samdrift af sengeafsnit, øget dagkirurgi, samt etablering og samdrift af daghospital. Konkrete tiltag gennemgås nedenfor. OUH har siden 2014 arbejdet med generiske koncepter som en strategisk satsning for at kunne effektivisere arbejdsgange frem mod Nyt OUH. Fra 2016 udvides satsningen i form af et samarbejde med Virginia-Mason om en struktureret lærings- og forbedringsmodel baseret på Lean-principper. Der er tale om redskaber, der skal understøtte realisering af planlagte effektiviseringer. Generiske koncepter og samarbejde med Virginia-Mason er nærmere beskrevet nedenfor. Side 5/ 14

6 Nedenfor gives desuden en status på hvert effektiviseringselement nævnt i tabel 1. Bilag 2 og 3 viser den forventede budgetmæssige indfasning af effektiviseringsgevinster, hhv. årligt og akkumuleret i perioden frem mod ibrugtagning af Nyt OUH. Der vil i perioden omkring flytning til Nyt OUH være udgifter til dobbeltdrift af matrikler samt flytteudgifter. Disse udgifter er ikke indregnet. Status for organisatoriske effektiviseringstiltag Hovedparten af de forventede effektiviseringsgevinster antages at komme fra organisatoriske effektiviseringer og heraf afledte kapacitetsmæssige tilpasninger. Disse tiltag forventes at bidrage med effektiviseringer for 173 mio. kr., hvoraf sengereduktioner og afledt besparelser i plejepersonalet forventes at bidrage med 156 mio. kr. Ændringer i denne størrelsesorden kræver målrettede indsatser i hele organisationen. Ad Reduceret sengemasse frem mod 2023 I henhold til dimensioneringen af Nyt OUH skal OUH reducere antallet af sengepladser i størrelsesordenen 170 senge. En reduceret sengemasse vil dels medføre reduceret fremmøde af plejepersonale i sengeafsnit og dels medføre færre kostdage. Det forventes at sengemassen kan reduceres uden en tilsvarende reduktion i behandlingsaktiviteten, idet indførelse af mere skånsomme behandlingsmetoder, omlægning til ambulantbehandling, øget brug af hjemmebehandling, samt videre udvikling af telemedicinske løsninger vil reducere behovet for indlæggelser og forkorte liggetiderne. Direktionen på OUH har i 2015 godkendt en tentativ plan for sengelukninger frem mod Nyt OUH. Tabel 2 viser den forventede årlige reduktion af senge fordelt på klynger, idet omlægningen forventes gennemført i Der er allerede gennemført sengelukninger, hvorfor tabel 2 ikke svarer helt til 170 sengelukninger. I praksis vil det være vanskeligt at reducere efter en lineær trappemodel, ligesom reduktionen mellem klynger kan vise sig at blive anderledes end forudsat. Sengereduktion sker som udgangspunkt i forbindelse med de årlige budgetforhandlinger, men omlægning af drift må samtidig forventes at være en kontinuerlig proces. Tabel 2. Behov for sengereduktion fordelt på klynger på Nyt OUH Klynge Nuværende antal senge Senge Nyt OUH Samlet sengereduktion Årlig reduktion (over 5 år) OG BT* 102, ,5-3 HBUP** 77, ,7-3 DYLA 143, ,4-1 RX 75, ,8-5 MJQCS 85, ,9-4 I 6,9 0-6,9-2 NKFEUZ 123, ,3-9 I alt 703, ,5-31 *Ekskl. KAG og Tdag **Ekskl. 9 børneintensive pladser på H2+H5. Side 6/ 14

7 For at sikre realisering af de forventede udgifter ved reduktion af sengemassen har Direktionen parallelt igangsat en række strategiske tiltag, der dels skal effektivisere anvendelsen af sengene og dels skal omlægge driften til at være mindre omkostningstung. Det skal dels ske ved optimering af kapacitet og dels ved rationalisering af personaleressourcer. Det er en forudsætning for sengereduktioner, at behandlingsaktiviteten kan gennemføres ved brug af færre senge. En mere effektiv udnyttelse af sengene skal opnås ved et øget patientflow via hurtigere tilsyn, optimeret stuegang, hurtigere laboratoriesvar, optimerede sammenhænge mellem FAM og specialafdelinger, og øget hjemmebehandling (eksempelvis tarminsufficiens, udvalgte kemokure mv.). Direktørerne står i spidsen for disse indsatser og den samlede direktion følger implementeringen tæt med løbende afrapporteringer. Øget dagkirurgi Direktionen satte i august 2015 et konkret arbejde med at gennemføre sengelukninger i gang, idet en række arbejdsgrupper blev bedt om at levere forslag til samdrift af hhv. dagkirurgi, daghospital og sengeafsnit. På baggrund af dette arbejde forventes en ny dagkirurgisk enhed at blive taget i brug i marts 2016, hvilket i første omgang vil frigøre ca. 16 senge. Etableringen er et skridt på vej imod indretning af driften svarende til forudsætninger på Nyt OUH, da der også på Nyt OUH er fælles dagkirurgisk enhed. I første omgang omlægges elektive stationære operationsforløb, hvor patienter overvejende er blevet udskrevet samme dag som selve operationen er gennemført. I takt med indhøstede erfaringer med øget brug af dagkirurgi forventes yderligere patientforløb omlagt. Ligeledes har Direktionen afsat midler til målrettet forskning i dagkirurgi med henblik på at accelerere omlægning i de kommende år. OUH har i mange år arbejdet med dagkirurgi på matriklerne i Svendborg og Nyborg, mens den dagkirurgiske aktivitet på Odense-matriklen har været mere begrænset. Det betyder at den højt specialiserede behandling, som finder sted i Odense, typisk har været afviklet som stationære forløb. Der forventes således betydelige muligheder for yderligere omlægning til dagkirurgi i Odense. Samdrift af sengeafsnit og daghospital Der pågår konkret planlægningsarbejde for samdrift af sengeafsnit og reduktion i sengemasse ved etablering af daghospital. Beslutning om organisering heraf forventes at blive taget inden udgangen af Ad Ændrede arbejdsgange i klinik og stabsfunktioner Generiske koncepter For på tværs af afdelinger at opnå de mest optimale arbejdsgange er der nedsat en række arbejdsgrupper, der arbejder med udvikling og implementering af såkaldt generiske koncepter for en række elementer i patientforløb. Der er indtil videre nedsat arbejdsgrupper for følgende koncepter: Klar til operation Behandlingsmål Stuegang Sikkert patientflow Minimumsjournal Udover at bidrage til forbedret flow skal de generiske koncepter også understøtte OUH grundlæggende tanker om patientinvolvering og patientsikkerhed. Side 7/ 14

8 Arbejdsgrupperne blev nedsat maj 2015 og har indtil videre løbende afrapporteret til Direktionen. Det videre arbejde løber frem til ultimo marts 2016, hvorefter koncepterne skal udbredes. Hensigten er at arbejdsgangene er implementeret allerede i , og dermed indgår i arbejdsgange på Nyt OUH fra ibrugtagning. Arbejdet med de generiske koncepter er ledelsesmæssigt forankret, således at ledelsen til enhver tid står bag arbejdet med og afprøvning af de generiske koncepter. Organiseringen af arbejdet med generiske koncepter på OUH består af følgende: Styregruppe Konceptgrupper med hver en konceptejer Procesunderstøttelse Ad hoc gruppe Styregruppen er sammensat af hele direktionen og alle konceptejerne. Der er nedsat en konceptgruppe for hvert af de fem udpegede koncepter. Konceptgrupperne har til opgave at udvikle koncepterne samt komme med forslag til afprøvning. Konceptgrupperne skal desuden medvirke til den løbende fastholdelse af koncepterne. Alle konceptgrupperne består af en række afdelinger, som er udpeget af Direktionen. En af de udpegede afdelinger har opgaven med at være konceptejer for det pågældende koncept, og en afdelingsrepræsentant for denne afdeling er derfor født ind i konceptgruppen som konceptejer og formand for gruppen. De resterende deltagere i den enkelte konceptgruppe er udpeget af de respektive afdelingsledelser. Konceptejeren er en person fra afdelingsledelsen. Deltagerne i konceptgruppen har en aktiv rolle både i forbindelse med møderne og imellem disse. Konceptejeren har ansvaret for det koncept vedkommende er ejer af, og skal som følge deraf kunne stå på mål for dette overfor styregruppen og øvrige kliniske afdelinger, herunder bidrage til en spredning af erfaringerne med projektet til andre afdelinger. Alle konceptgrupper får procesunderstøttelse fra stabsniveauet. Ad hoc-grupper gør det muligt at inddrage kompetencer og ressourcer i forbindelse med udvikling, afprøvning og implementering af koncepter, eksempelvis i relation til datatræk, monitorering, kompetenceudvikling, formidling og evaluering. Virginia-Mason lærings- og forbedringsmodel Region Syddanmark har indgået et samarbejde med det amerikanske hospital Virginia-Mason i Seattle, der har indført en struktureret lærings- og forbedringsmodel baseret på Lean-principper. Med samarbejdet har Region Syddanmark erhvervet adgang til et uddannelsesprogram, der har til hensigt at uddanne 6 certificerede forbedringskonsulenter, der kan anvende redskaber fra den strukturerede lærings- og forbedringsmodel. OUH indgår i dette samarbejde med henblik på en omfattende og målrettet anvendelse af redskaber. Metoden er et komprimeret analyseforløb, hvor uhensigtsmæssigheder afdækkes og nye løsninger aftales. Der er tale om en fortsat proces, der skal muliggøre løbende forbedringer i arbejdsgange i afdelinger og på tværs af afdelinger. Side 8/ 14

9 Tidsplan og organisering er under beskrivelse. Ad Reduktion i vareforbrug og fremføring af varer I det videre arbejde med planlægning og projektering af logistikken vil der skabes grundlag for at kvalificere effektiviseringspotentialet ved de moderne logistikløsninger på Nyt OUH for så vidt angår både vareforbrug og omkostninger til fremføring af varer. Projekteringen af logistikfunktioner, miniloads, ren/uren zone mv. i klinikken, og varemodtagelse, vask mv. i servicebyen samt tilhørende IT-understøttelse skal sikre, at potentialet for automatisering, lagerstyring mv. realiseres, herunder muligheden for at reducere vareforbruget. Driftsplanlægningen i såvel kliniske funktioner som servicefunktioner skal således kvalificere effektiviseringspotentialet. Effektiviseringen realiseres ved indflytning. Ad Reduktion i stabsfunktioner Enhed for Nyt OUH blev nedlagt ultimo Midlerne opsamles i 2016 som beskrevet ovenfor. Status for strukturelle effektiviseringstiltag Ad Integration af Patienthotel i øvrige funktioner Der bygges ikke et patienthotel på Nyt OUH. Drift af eksisterende patienthotelfunktion forventes gradvis tilpasset frem mod Nyt OUH. Ad Samling af akutfunktionen/lukning af akutfunktionen i Svendborg I forbindelse med ibrugtagning af Nyt OUH er det en forudsætning af akutfunktionen i Svendborg lukkes og samles med akutfunktionen på Nyt OUH. Ad Lukning af fødeafdelingen i Svendborg I forbindelse med ibrugtagning af Nyt OUH er det en forudsætning at fødsler flyttes fra Svendborg til OUH, hvilket vil bidrage med besparelser på jordemoderfunktionen og vagtberedskab i Svendborg. Ad Omlægning af det lægelige vagtberedskab på ortopædkirurgisk afdeling i Svendborg Ved at omlægge Svendborg Sygehus fra akutsygehus til specialsygehus omlægges også vagtberedskaberne for afdelingerne med akutberedskaber. For ortopædkirurgisk afdeling medfører det en nettobesparelse på 2,2 mio. kr. årligt. Ad Lukning af sygehusmatriklen i Ringe Sygehusmatriklen i Ringe fraflyttes i Der forventes en besparelse på 5 mio. kr. efter fuld flytning. Ad Lukning af sygehusmatriklen i Nyborg I forbindelse med budgetforhandling i oktober 2015 er det besluttet, at der skal ses på om aktivitet på Nyborg-matrikel kan indtænkes i øvrig OUH. Status for bygningsrelaterede effektiviseringstiltag Generelt for de bygningsrelaterede effektiviseringstiltag kan disse først realiseres i forbindelse med ibrugtagningen af Nyt OUH, da de jo netop er bygningsrelaterede. Side 9/ 14

10 Ad Energieffektive løsninger Reduktionen i energiomkostninger afhænger af projekteringen af Nyt OUH, herunder de tekniske installationer, isolering mv. Effektiviseringspotentialet kvalificeres i takt med projekteringen skaber grundlag for at beregne det forventede energiforbrug på Nyt OUH. Ad Indvendigt vedligehold og vedligehold af installationer samt mindre udvendig vedligehold Effektiviseringspotentialet afhænger af drifts- og vedligeholdelsesstrategien for Nyt OUH, der udarbejdes i samarbejde mellem Facilities Management på OUH og Totalrådgiver. Det er aftalt af arbejdet med udarbejdelse af drifts- og vedligeholdelsesstrategi skal tage udgangspunkt i mulighederne i IT System til drift af bygningerne. FM arbejder med kortlægning af mulige IT-løsninger, og så snart det er gjort afholdes der møde for at igangsætte processen omkring udarbejdelse af drifts- og vedligeholdelsesstrategi for Nyt OUH. Ad Reduceret behov for rengøring Reduktionen i omkostninger til rengøring afhænger dels af hvilket areal der skal rengøres, og dels af projekteringen af disse arealer ift. rengøringsvenlighed, materialevalg mv. Effektiviseringspotentialet kvalificeres i takt med projekteringen skaber grundlag for det. Der er allerede omlagt arbejdsgange på rengøringsområdet, hvilket bidrager til effektivisering. Ad Reduceret behov for intern patienttransport Det reducerede behov for patienttransporter ligger i funktionernes placering i forhold til hinanden, og muligheden for at foretage flere undersøgelser/behandlinger på patientstuerne, idet disse er ét-sengs stuer. Kvalificering af effektiviseringspotentialet sker i forbindelse med driftsplanlægningen af serviceområdet og tilhørende estimering af driftsomkostningerne til serviceområdet, Ad Lejemål Fraflytningen af de lejemål, som sikrer besparelsen, forventes fortsat at ske i forbindelse med ibrugtagningen af Nyt OUH. Side 10/ 14

11 Bilag 1. Overordnet tidsplan for driftsplanlægning og rebudgettering frem mod Nyt OUH Medio Projektforslag behandles af Regionsrådet Detailprojektering og byggefaser Nyt OUH opføres Ibrugtagning Planlægning samt etablering af budgetteknisk grundlag Driftsplanlægning og omkostningsestimater 1. estimat (skøn) 2. estimat (involvering af klinikere mv.) Driftsomkostninger baseret Planlægning af på: funktioner baseret på: dimensionering, aktivitet, koncepter, Kvalificering af kapacitet, produktionsplaner mv. forudsætninger driftsomkostninger Rebudgettering Træning af medarbejdere samt fortsat kvalificering

12 Bilag 2. Forventet budgetmæssig indfasning af effektiviseringsgevinster. Årligt. Kategori Tiltag Måltal effektivisering (mio. kr. i 2013-pl) Heraf realiseret 2015 (mio. kr. i 2013-pl) Arbejdsgange Reduceret sengemasse - plejenormering og kostdage 156,2 20,0 10,0 25,0 25,0 20,0 20,0 20,0 16,2 - Trappemodel Arbejdsgange Ændrede arbejdsgange i klinik og stabsfunktioner 16,4-2,0 2,0 2,0 2,0-2,0 2,0 4,4 Under beskrivelse Logistik Reduktion i vareforbrug og ressourcer til fremføring af varer 55, ,0 Ved indflytning Tilpasning Reduktion i stabsfunktioner, herunder lukning af Nyt OUH enhed 1,9 1, Realiseret Organisatoriske effektiviseringsgevinster i alt 229,5 21,9 12,0 27,0 27,0 22,0 20,0 22,0 18,2 59,4 Struktur Integration af Patienthotel i øvrige funktioner 18,7 3,7-0,0 2,3 4,0 4,0-4,7 - - Gradvis integration Struktur Samling af akutfunktionen/lukning af akutfunktionen i Svendborg 19, , Afhænger af politisk beslutning Struktur Lukning af fødeafdelingen i Svendborg 4,1 2,0-2, Afhænger af politisk beslutning Struktur Omlægning lægelige vagtberedskab på ortopædkirurgi Svendborg 2,2 1,4 0,0 0, Afhænger af politisk beslutning Struktur Lukning af sygehusmatriklen i Ringe 5,0-2,0 3, Struktur Lukning af sygehusmatriklen i Nyborg Afhænger af politisk beslutning Strukturelle effektiviseringsgevinster i alt 49,7 7,1 2,0 27,9 4,0 4,0-4,7 - - Bygningsdrift Energieffektive løsninger 27,4 7, ,1 Ved indflytning, dog nye energiløsninger Vedligehold Vedligehold (indvendig, installationer, mindre udvendigt) 17,6 3, ,6 Ved indflytning, dog mindre vedligehold gl OUH Bygningsdrift Reduceret behov for rengøring 20,4 7, ,4 Ved indflytning, dog omlægning gl OUH Logistik Reduceret behov for patienttransporter 19, ,1 Ved indflytning Bygningsdrift Reduktion i lejemål 7, ,3 Ved indflytning Bygningsrelaterede effektiviseringsgevinster i alt 91,8 17, ,5 Effektiviseringsgevinster i alt 371,0 46,3 14,0 54,9 31,0 26,0 20,0 26,7 18,2 133,9

13 Bilag 3. Forventet budgetmæssig indfasning af effektiviseringsgevinster. Akkumuleret. Måltal effektivisering (mio. kr. i 2013-pl) Heraf realiseret 2015 (mio. kr. i 2013-pl) Tiltag Akk. Akk. Akk. Akk. Akk. Akk. Akk. Akk Reduceret sengemasse - plejenormering og kostdage 156,2 20,0 30,0 55,0 80,0 100,0 120,0 140,0 156,2 156,2 Trappemodel Ændrede arbejdsgange i klinik og stabsfunktioner 16,4-2,0 4,0 6,0 8,0 8,0 10,0 12,0 16,4 Under beskrivelse Reduktion i vareforbrug og ressourcer til fremføring af varer 55, ,0 Ved indflytning Reduktion i stabsfunktioner, herunder lukning af Nyt OUH enhed 1,9 1,9 1,9 1,9 1,9 1,9 1,9 1,9 1,9 1,9 Realiseret Organisatoriske effektiviseringsgevinster i alt 229,5 21,9 33,9 60,9 87,9 109,9 129,9 151,9 170,1 229, Integration af Patienthotel i øvrige funktioner 18,7 3,7 3,7 6,0 10,0 14,0 14,0 18,7 18,7 18,7 Gradvis integration Samling af akutfunktionen/lukning af akutfunktionen i Svendborg 19, ,7 19,7 19,7 19,7 19,7 19,7 19,7 Afhænger af politisk beslutning Lukning af fødeafdelingen i Svendborg 4,1 2,0 2,0 4,1 4,1 4,1 4,1 4,1 4,1 4,1 Afhænger af politisk beslutning Omlægning lægelige vagtberedskab på ortopædkirurgi Svendborg 2,2 1,4 1,4 2,2 2,2 2,2 2,2 2,2 2,2 2,2 Afhænger af politisk beslutning Lukning af sygehusmatriklen i Ringe 5,0-2,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5, Lukning af sygehusmatriklen i Nyborg Afhænger af politisk beslutning Strukturelle effektiviseringsgevinster i alt 49,7 7,1 9,1 37,0 41,0 45,0 45,0 49,7 49,7 49, Energieffektive løsninger 27,4 7,3 7,3 7,3 7,3 7,3 7,3 7,3 7,3 27,4 Ved indflytning, dog nye energiløsninger Vedligehold (indvendig, installationer, mindre udvendigt) 17,6 3,0 3,0 3,0 3,0 3,0 3,0 3,0 3,0 17,6 Ved indflytning, dog mindre vedligehold gl OUH Reduceret behov for rengøring 20,4 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 20,4 Ved indflytning, dog omlægning gl OUH Reduceret behov for patienttransporter 19, ,1 Ved indflytning Reduktion i lejemål 7, ,3 Ved indflytning Bygningsrelaterede effektiviseringsgevinster i alt 91,8 17,3 17,3 17,3 17,3 17,3 17,3 17,3 17,3 91,8 Effektiviseringsgevinster i alt 371,0 46,3 60,3 115,2 146,2 172,2 192,2 218,9 237,1 371,0

14 Bilag 4. Organisering af arbejdet med effektivisering, driftsplanlægning og rebudgettering frem mod Nyt OUH