Allerød Kommune. Referat. Hovedudvalget afholdt ekstra ordinært møde den 7. december Afbud: Flemming Hørdum Gertsen,

Transkript

1 Referat Allerød Kommune Personale Allerød Rådhus Bjarkesvej Allerød Tlf: kommunen@alleroed.dk Hovedudvalget afholdt ekstra ordinært møde den 7. december 2016 Afbud: Flemming Hørdum Gertsen, 1. Bemærkninger til referat Godkendelse af dagsorden Orientering Anmodning om udvidelse af nyt MED-udvalg på Allerød Plejecenter Personale politisk budget Forventet regnskab 2016 og budget Sygefravær 2015 sammenligning med øvrige nordsjællandske kommuner Sygefravær - arbejdet med mål(tal) Dialogmøde med Økonomiudvalget 7. februar Hovedudvalgets årshjul Frikommune forsøg Mødedatoer Eventuelt...11

2 1. Bemærkninger til referat Godkendt 2. Godkendelse af dagsorden Godkendt Punkter til orientering 3. Orientering Analyserne af specialområdet har været behandlet i de politiske udvalg. Efter byrådets behandling af analyserne er de sendt i høring, dog med undtagelse af den del af analysen som vedrører flytning af Maglebjergskolen. Den fremtidige organisation omkring Maglebjergskolen afventer nu ny politisk behandling. I mellemtiden er der ledelsesmæssig opmærksomhed på medarbejderne og arbejdsmiljøet på Maglebjergskolen. Medarbejderne på Maglebjergskolen orienteres løbende omkring situationen. Hovedudvalget er bekymret for påvirkningen af arbejdsmiljøet på Maglebjergskolen som følge af udskydelsen../. Økonomiudvalget har på seneste møde behandlet statusnotat 1 budgetstrategi for Punkter til beslutning 4. Anmodning om udvidelse af nyt MED-udvalg på Allerød Plejecenter v/te Genoptaget fra Hovedudvalgets møde , hvor det blev besluttet at udsætte behandlingen af punktet med henblik på nærmere overvejelse og drøftelse af følgende: Det er vigtigt at der sikres tilstrækkelig medinddragelse i alle afdelinger. Den nye organisering, som medfører én fælles virksomhedsleder for alle afdelinger skal anerkendes. Det er afgørende at TRIO en virker. Når MED-aftalen revideres skal det forhold, at virksomhedernes størrelse øges indtænkes, særligt ift. antallet af repræsentanter i MED-udvalget Side 2

3 Til Hovedudvalgets behandling af punktet er udarbejdet notat om Trio, hvordan Trio en kan forenes med MED-aftalen, samt ansvarsfordeling mellem MEDudvalg, arbejdsmiljøgruppen og Trio../. Notat Trio-samarbejdet Punkt fra Fra den nye plejecentervirksomhed Allerød Plejecenter er modtaget ansøgning om etablering af et fælles MED-udvalg, udvidelse af MED-udvalgets størrelse til 11 medlemmer, samt fra ledelsesside et ønske om etablering af lokale trio er til håndtering af det daglige arbejdsmiljøarbejde og lokale forhold. Ændringen sker pr Fra medarbejderside ønskes etablering af fælles MED-udvalg samt fastholdelse af MED-udvalg lokalt på de enkelte plejecentre. Baggrund: I Ældre og Sundhed er gennemført en strukturanalyse, som har medført en omorganisering pr. 1. september På plejecenterområdet betyder det, at kommunens 4 plejecentre samles under én virksomhedsleder med en daglig leder på hvert plejecenter. Dette vil få betydning for MED-udvalgsarbejdet. Virksomhedsleder Tina Rantzau Christiansen har på de 4 tidligere MED-udvalgs vegne sendt ansøgning om etablering af et samlet MED-udvalg for virksomheden som skal bestå af 11 medlemmer. Det fremtidige MED-udvalg i plejecentervirksomheden vil, hvis ansøgningen imødekommes, bestå af 5 ledere, (virksomhedsleder og de 4 daglige ledere) samt 6 medarbejder repræsentanter, hvoraf de to pladser besættes af arbejdsmiljørepræsentanter. Ledelsen i virksomheden har foreslået, at det daglige arbejdsmiljøarbejde samt øvrige lokale forhold på de 4 plejecentre fremover håndteres/drøftes i et lokalt samarbejde i trio en leder, AMR og TR. De nuværende MED-udvalg har imidlertid fastholdt et ønske om at ansøge Hovedudvalget om muligheden for at bevare de lokale MED-udvalg, samtidig med det samlede overordnede MED-udvalg../. Ansøgning om udvidelse af MED-udvalgets størrelse. MED-Aftalen: Jf. MED-aftalen 4 stk. 1 består kommunens MED-struktur af to niveauer Hovedudvalget og MED-udvalg i virksomheder med over 11 ansatte. I alle virksomheder oprettes endvidere arbejdsmiljøgrupper, og jf. 3 stk. 4. kan virksomhedslederen, hvor det skønnes hensigtsmæssigt uddelegere den daglige ledelse af arbejdsmiljøarbejdet til en eller flere ledere. Den daglige leder af arbejdsmiljøarbejdet skal være repræsenteret i virksomhedens MED-udvalg. Iht. MED-aftalen 4 stk. 6 kan Hovedudvalget give dispensation for udvidelse af antallet af medlemmer i MED-udvalget fra 9 til 11 personer, når en virksomhed har flere end 175 ansatte. Side 3

4 Indstilling Det indstilles til Hovedudvalget at godkende ansøgning om etablering af et samlet MED-udvalg for plejecentervirksomheden, udvidelse af antallet til 11 medlemmer i den nye virksomheds MED-udvalg, samt etablering af trio-grupper lokalt på de enkelte plejecentre, som håndterer det daglige arbejdsmiljøarbejde samt lokale forhold. Det indstilles endvidere at ansøgningen om etablering af lokale MED-udvalg på de enkelte plejecentre afslås med henvisning til MED-aftalens 4 stk. 1, da etablering af lokale MED-udvalg vil medfører en struktur med 3 niveauer af MED-udvalg. Det udarbejdede notat om samarbejde i Trio'erne i afdelingerne blev godkendt. Notatet bruges som overgangsordning og ramme for arbejdet indtil MED aftalen er revideret. Hovedudvalget er enige om, at der er behov for en revidering af MED-aftalen og at den proces hermed igangsættes. Der nedsættes et forhandlingsorgan primo I processen vil indgå en evaluering af arbejdet i trio erne. Der er enighed om at dispensere med en udvidelse til 13 medlemmer i Allerød Plejecenters MED-udvalg og samtidig en anbefaling til, at medarbejdersiden sikrer repræsentation fra alle afdelinger. 5. Personale politisk budget Forventet regnskab 2016 og budget 2017 /AF Hovedudvalget udsatte behandlingen af personale politisk budget med henblik på evaluering af Sundhedstjek 2016, forbruget af FH-hallen samt beslutning om den fremtidige psykolog ordning. Budget 2017: I oplæg til budget 2017 er alene indregnet det budget som Hovedudvalget har fået bevilget. Evt. overførelsesbeløb fra 2016 skal politisk godkendes. Til budget 2017 er der følgende bemærkninger: Træning i FH-Hallen. Hovedudvalget besluttede ved behandlingen af budget 2016, at man vil genoverveje tilbuddet om træning i FH-Hallen. Tilbuddet indeholder mulighed for alle medarbejdere for træning i FH- Hallen hver dag kl samt tirs- og torsdage kl , hvor der er mulighed for holdtræning samt personlig vejledning ved medarbejdere fra Genoptræningen. Tilbuddet er finansieret af Hovedudvalget samt midler fra seniorpuljen OK08). Til dokumentation af forbruget af tilbuddet registrerede brugerne af tilbuddet sig i foråret På 36 tirs- og torsdage fra januar til juni 2016, var der i gennemsnit 13,5 bruger af tilbuddet. Antallet af deltagere var 6 til 20 pr. gang, heraf en del gengangere. Psykologisk krisehjælp Forbruget af psykologisk krisehjælp er steget de seneste år. I 2014/2015 Side 4

5 steg forbruget med 20 sager, og Personale vurderede primo 2016, at forbruget 2015/2016 ville stige yderligere. (*opgjort pr ) Antal sager * Psykologisk Hotline Medarbejdere 7 6 Forvaltningen Dagtilbud Skole Borgerservice Ældre og Sundhed Kultur 2 4 Teknik og drift 3 Total Sagsårsag Annulleret sag Ansættelsesforhold Ekstrabevilling 1 Fratrædelse 1 Funktionsproblem Gruppe debriefing 1 Kollegiale forhold 2 Ledersparring 1 Privat hændelse Psykiske/Følelsesmæssige problemer 2 1 Samarbejdsproblem Stress/ Udbrændthed Voldsom hændelse Total Skemaet viser fordeling af sager på årsagstyper. Hidtil har aftalen med Falck Healthcare været fra I år har Personale ændret aftalen, således at aftalen fra årskiftet vil følge kalenderåret. Det betyder, at der vil blive en mellemregning for perioden Foreløbig ser forbruget dog ikke ud til at falde ift. Det foregående år. I august og september er der indberettet 11 sager pr. måned. Aftalen om psykologisk krisehjælp indebærer 5 timer. Ved sager der vurderes som arbejdsrelateret stress kan der gives op til 10 timer. For en sag på 5 timer betaler kommunen kr. pr. sag for 10 timer koster kr. Side 5

6 Ved et anslået antal på 80 sager á 5 timer vil den årlige omkostning til psykologisk krisehjælp blive ca kr. Fastholdes tilbuddet om op til 10 timer ved arbejdsrelateret stress og det antages, at 50% af sagerne vil lande i denne kategori vil den årlige omkostning til psykologisk krisehjælp være ca kr. Sundhedstjek Arrangementet blev afholdt den og begge dage fra kl på Rådhuset. Der blev udbudt 168 pladser. Medarbejderne havde mulighed for at få tjekket blodtryk, blodsukker, fedtprocent, BMI, kondital og kulilteniveau. Deltagerne kunne teste deres viden om sundhedsmyter i en quiz. Der var opsat borde med sundhedsinformation, pjecer med sundhedstilbud for medarbejderne, inspirerende opskrifter og skåle med frugt, gulerodsstænger og rugbrødschips. I alt fik 95 medarbejdere foretaget et sundhedstjek, hvilket er 45 færre end i Fordelingen var 65 kvinder og 30 mænd. Gennemsnitsalderen var 46,9 år med en aldersspredning på år. Der var mange nye deltagere. Flere medarbejdere kom for at få en opfølgning på sidste års sundhedstjek, da testresultatet havde fået dem til at handle på deres sundhedsudfordringer../. Evaluering af sundhedstjek-dagene Indstilling Forud for vedtagelse af budgettet for 2017 bedes Hovedudvalget drøfte hvorvidt: tilbuddet om 10 timers psykolog i sager med arbejdsrelateret stress skal fastholdes, eller nedsættes til 5 timer tilbud om instruktion/holdtræning i FH-Hallen skal fastholdes, eller skæres tilbuddet til, så der alene bliver tilbud om selvtræning skal sundhedstjekket fastholdes som sundhedsfremme tilbud til medarbejderne der fortsat skal være tilbud om at deltage i DHL/Allerød Løbet der er andre fokusområder som Hovedudvalget ønsker at bidrage til Side 6

7 Hovedudvalget besluttede følgende ændringer i Personale politisk buget for 2017: Psykologisk krisehjælp fastholdes i 2017 som hidtil, med 10 timer til arbejdsrelateret stress og 5 timer ved andre arbejdsrelaterede årsager. Den ekstra omkostning finansieres af disponibelt beløb samt budget fra Sundhedstjek Sundhedstjek ændres til afholdelse hvert 2. år. Næste gang bliver I den mellemliggende periode er der mulighed for at få målt kondital af instruktør ved personaletræning i FH-Hallen. Sundhedstjek afholdes næste gang i FH-Hallen. Tilbuddet om personaletræning i FH-Hallen fastholdes i Hovedudvalget giver i 2017 ikke tilskud til motionsløbene DHL og Allerød Løbet../. Revideret budget med de indgåede aftaler udsendes med referat. 6. Sygefravær 2015 sammenligning med øvrige nordsjællandske kommuner /AF Hovedudvalget får en orientering om, hvordan Allerød kommunes sygefravær sammenlignet med vores nabokommuner Nordsjælland. Tallene er trukket fra KRL Kommunernes og regionernes Løndatakontor. Kalenderdage pr. ansat inkl. lør-, søn- og helligdage Kommune Allerød 15,9 15,9 15,8 16,8 Furesø 17,1 15,4 15,8 14,2 Fredensborg 15,8 16,1 16,2 15,2 Hillerød 17,2 16,9 15,6 16,5 Hørsholm 13,8 15,4 17,5 15,7 Rudersdal 16,3 17,3 16,9 17,0 Egedal 16,1 15,3 16,4 17,5 Landsgennemsnit 15,4 15,2 15,5 15,1 Indstilling Det indstilles til Hovedudvalget, at tage orienteringen til efterretning Orienteringen tages til efterretning 7. Sygefravær - arbejdet med mål(tal) /AF Temaet for årets arbejdsmiljømøde var social kapital og sygefravær. På mødet meldte direktionen ud, at Sygefraværet skal ned Vi skal have en positiv progression i gang Vi skal sætte mål lokalt, med tydelige krav til effekt og involvering MED-udvalget/ Trioen skal tage (med)ansvar for at Drøfte tiltag til nedbringelse af sygefravær Side 7

8 Bidrage til konstruktive drøftelser i MED-udvalg og med kolleger med det formål at nedbringe sygefraværet Som et led i ovenstående ønsker direktionen at introducere arbejde med måltal. Måltal kan ses som et forsøg på at gøre vores indsatser og arbejde med nedbringelse af sygefravær målbart. Målet fastsættes af i MED-udvalget. Det er vigtigt, at drøftelser om sygefravær og tiltag til nedbringelse går ordentligt for sig (Retfærdighed), at alle stoler på intentionen om et forbedret arbejdsmiljø (Tillid), samt at vi bidrager til en dialog omkring forventningerne (Samarbejdet). Forinden denne proces foregår en drøftelse mellem chefen og lederne om forventninger. Forventningen fra direktionen er, at alle områder, afdelinger og virksomheder/ decentrale enheder, samlet set skal arbejde imod en positiv udvikling ift. sygefraværet. Det er en forventning, at enhver leder kan forklare fraværet i virksomheden/ afdelingen og har en plan for, hvordan der arbejdes med at nedbringe sygefraværet. MED-udvalget er aktive i udarbejdelsen af planen. Den konkrete proces aftales lokalt, med tydelige krav til effekt og involvering. Chefer og ledere forventes at have en ledelsesmæssig nærhed til opgaven og arbejde målrettet, i dialog med medarbejderne, på at nedbringe sygefraværet. Direktionen lægger vægt på, at der er åbenhed i arbejdet med sygefravær for at skabe mulighed for, at afdelinger og virksomheder/ enheder kan lære af hinanden. Derfor skal virksomheder inden for samme område kende hinandens overordnede sygefraværstal. Det vil ofte være forskellige tiltag, der vælges ift. korttids- og langtidssygefravær. Det er vigtigt, at begge typer fravær indgår i drøftelser og udmøntes i handlinger. Fastsættelse af mål for sygefravær tager udgangspunkt i kendskabet til det korttids- og langtidssygefravær, der har været, og viden om sygefravær, der er kendskab til kommer (planlagte operationer, kendt længevarende sygefravær etc.) - fratrukket den forventede effekt af planlagte tiltag. Chefen har ansvaret for at: Tage dialogen med lederne om forventninger for opfølgning Følge op på drøftelserne med lederne og konkret på de aftalte mål Retningslinjerne for sygefravær efterleves Lederen har ansvaret for at: Kunne forklare virksomhedens sygefravær Arbejde målrettet for nedbringelse af sygefraværet Sikre inddragelse af MED-udvalg i processen, herunder hvordan der arbejdes med sygefravær i medarbejdergruppen Retningslinjerne for sygefravær efterleves MED-udvalget har (med)ansvar for at: Drøfte og udarbejde plan for nedbringelse af sygefravær Bidrage til konstruktive drøftelser i MED-udvalg og med kolleger med det formål at nedbringe sygefraværet Fastlægge måltal for hvad sygefraværet det følgende år Side 8

9 Hovedudvalget følger fortsat sygefraværet og drøfter evt. justeringer ift. indsatser jf. Hovedudvalgets Årshjul. Personaleafdelingen vil understøtte arbejdet ved at Udarbejde rapporter en gang i kvartalet til alle afdelinger og virksomheder samt et samlet overblik én gang årligt. Der udarbejdes én opgørelse til behandling i MED-udvalg og én til lederne, som er mere detaljeret (samme tal) Bistå med sparring ift. de ovennævnte mål og processer, herunder ift. proces i MED-udvalgene og evt. personalegrupper Herudover forslås, at Personaleafdelingen hvert år i januar kontakter de virksomheder de ca. 10 virksomheder /afdelinger med størst negativ progression i sygefraværet. Tidsplan: MED-udvalgene informeres om Hovedudvalgets beslutning Personale udsender sygefraværstal for Cheferne aftaler proces for måltal på området med virksomhedsleder. 2. MED-udvalget gennemfører proces, aftaler måltal og lokale retningslinjer for sygefravær, MED-udvalgets arbejde med sygefravær, samt sikrer information til medarbejdergruppen Virksomhedsleder melder virksomhedens måltal til Hovedudvalget Personale udsender statistik for 1 kvt til chefer virksomhedsleder og MED-udvalget../. Oplæg til proces i MED-udvalgene./. Eksempel på sygefraværsstatistik til leder og til MED-udvalget Indstilling Det indstilles til Hovedudvalget at drøfte og beslutte direktionens oplæg. Hovedudvalget er enige om at det er vigtigt at alle virksomheder har fokus på trivsel, bedre arbejdsmiljø og et fald i sygefraværet samlet set. Arbejdet skal ske lokalt og medinddragende med opmærksomhed på de forskelle der er i arbejde, kultur, åbenhed mv. i de enkelte virksomheder. Det er Hovedudvalgets forventning, at der skal foregå en proces i alle MEDudvalg, hvor nedbringelse af sygefravær drøftes. Udgangspunktet for drøftelsen i alle MED-udvalg er arbejdet med måltal, som skitseret i punktet. Såfremt et MED-udvalg ikke ønsker at arbejde med måltal på den skitserede måde i bilaget til punktet, skal MED-udvalget udarbejde en beskrivelse af hvordan man i stedet vil arbejde med sygefravær. Denne beskrivelse skal sendes til Personaleafdelingen. Hovedudvalget er endvidere enige om, at der foretages enkelte mindre rettelser i bilaget med proces for arbejdet med måltal. Side 9

10 8. Dialogmøde med Økonomiudvalget 7. februar 2017 /AF Hovedudvalget har med Økonomiudvalget aftalt, at det Personalepolitiske møde gennemføres med en cafemodel, hvor udvalgte, aktuelle temaer drøftes i grupper bestående af fx 2-3 politikere og 4 medarbejderrepræsentanter. Grupperne bestemmer selv, hvilket af de udvalgte temaer, de ønsker at drøfte. Grupperne drøfter de samme spørgsmål til temaerne. Efterfølgende foretages en fælles opsamling i plenum. Hovedudvalget drøfter hvilke temaer der ønskes drøftet med ØU, samt hvordan oplæg til temaerne planlægges. Det besluttes på Hovedudvalgets møde, hvorvidt der er behov for at Hovedudvalget mødes om yderligere planlægning forinden dialogmødet. Indstilling Det indstilles til Hovedudvalget, at der nedsættes en arbejdsgruppe der udarbejder oplæg til dialogmødet. På en brainstorming blev følgende temaer løftet til drøftelse på dialogmødet med Økonomiudvalget: Sygefravær og måltal Organisationsændringer og der betydning for arbejdsmiljøet Social kapital, fokusering på kerneopgaven og retfærdighed ift. de beslutninger byrådet tager 2017 er valgår. Hvad gør det ved os? Det personalepolitiske budget brug og prioriteringer Allerød Kommune værdigrundlag de værdier vi arbejder efter Effektiviseringer contra besparelser hvad kommer på spil, når det lønkroner der er i spil uanset om vi taler effektivisering eller besparelse Sam-skabelse medinddragelse af borgere, de gode historier Nøgletal Arbejdsgruppens opgave bliver at udpege temaer, samt udarbejde oplæg til drøftelserne på dialogmødet. Arbejdsgruppen består af: Ole Andreasen, Åse Ladefoged, Lise Tarp 9. Hovedudvalgets årshjul 2017 /TE Hovedudvalget gennemgår årshjulet for 2017 og drøfter om der er yderligere fokusområder der skal fremgå af årshjulet../. Oplæg til Hovedudvalgets årshjul 2017./. Procedureretningslinje for arbejdet med personalepolitik, -regler og -retningslinjer. Taget til efterretning Side 10

11 10. Frikommune forsøg v/mb Hovedudvalget får en orientering om Allerød Kommunes udpegning til frikommune forsøg på sundheds- og velfærdsområdet - En plan for en sammenhængende indsats sammen med borgeren../. Økonomiudvalgets kommende dagsorden uge 45 Orientering taget til efterretning. 11. Mødedatoer Tirsdag, den 7. februar 2017 Dialogmøde med ØU Tirsdag, den 28. februar 2017 ordinært møde Onsdag, den 19. april 2017 ordinært møde Torsdag, den 1. juni seminar Onsdag, den 14. juni 2017 Ordinært møde Torsdag, den 7. september 2017 ordinært møde Tirsdag, den 12. september 2017 dialogmøde med ØU Fredag, den 15. september 2017 ekstra ordinært møde Onsdag, den 27. september 2017 evt. ekstra ordinært møde Onsdag, den 15. november 2017 ordinært møde Tid: Alle ordinære møder - kl Tidspunkt for dialogmøder udmeldes umiddelbart inden mødet. Sted: Alle ordinære møder afholdes i mødelokale H. Dialogmøder med Økonomiudvalget afholdes i mødelokale F1 og F Eventuelt Side 11