ANNONCERINGSBETINGELSER. Annoncering. Skanning til ESDH-løsning

Transkript

1 Annoncering af skanning til ESDH-løsning Annonceringsbetingelser 15. juli 2014 ANNONCERINGSBETINGELSER Annoncering af Skanning til ESDH-løsning Tidsplan 15. juli Annoncering 20. august kl. 12 Frist for afgivelse af spørgsmål 26. august Offentliggørelse af spørgsmål og svar 2. september, kl. 12 Frist for afgivelse af tilbud 17.september Teknisk afklaring / evt. tilbudsgivers præsentation Uge 39 Meddelelse om tildeling af kontrakt Uge 40 Kontraktafklaring Uge 41 Underskrivning af kontrakt Ultimo november Overtagelsesdag Anja Bergman Thuesen (17958) Silkeborg Kommune Organisation og Personale Søvej 1, 8600 Silkeborg Telefon: Søvej Silkeborg Tlf.:

2 Annoncering af skanning til ESDH-løsning Annonceringsbetingelser Indholdsfortegnelse 1. Indledning Annonceringsmateriale Baggrundsoplysninger Pakker, driftsafvikling, optioner og kontraktlængde Krav til leverancerne Annonceringsprocessen Spørgsmål og svar Rettelsesblade Udarbejdelse af tilbud Aflevering af tilbud Præsentation af skanningsløsningen / teknisk afklaring / forhandling Meddelelse om tildeling af kontrakt Offentliggørelse Vurdering af tilbud Egnethed / minimumskrav til leverandøren Konditionsmæssighed Tildelingskriterier Silkeborg Kommunes forbehold Bilag A Tilbudshæfte Bilag B Tro og love-erklæring Bilag C - Tilbudsliste Bilag D Kravspecifikation Bilag E Tids- og aktivitetsplan Bilag F Kommunens it-miljø Indledning Kommunens IT-miljø Organisering Netværk Driftsarbejdsgange mv IT-systemer (IT-arkitektur) Driftscenter Mobile enheder Løbende ændringer i kommunens it-miljø Bilag G Optioner Bilag H Løbende ydelser Bilag I Fejlretning Bilag J - Licenser Bilag K - Servicemål Bilag L - Kontraktudkast Bilag M - Kvittering for modtagelse

3 Annoncering af skanning til ESDH-løsning Annonceringsbetingelser 1. Indledning Silkeborg Kommune annoncerer hermed leveringen og opsætning af skanningssoftware (herefter kaldet Skanningsløsningen ) til skanning fra dedikerede ESDH-skannere, MFP er og tekniske skannere til ESDH-løsningen GetOrganized og levering af tilhørende dokumentation samt efterfølgende vedligeholdelse og support. Annonceringen sker efter reglerne i kapitel 6 a i tilbudsloven (lov nr af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter). Opgaven er annonceret på kommunens hjemmeside på og der er i øvrigt sket annoncering gennem Udbud.dk. Ordregiver er: Silkeborg Kommune Organisation og Personale Søvej Silkeborg Alle henvendelser vedrørende annonceringen skal rettes til følgende kontaktperson: Lotte Niemann Projektleder for ESDH Silkeborg Kommune Organisation og Personale, ESDH-teamet [email protected] Henvendelser bedes sendt elektronisk og bedes mærket Annoncering af skanning. Definitioner brugt i denne annoncering: Begreb Dokument ESDH-postkasse ESDH-skanner Fordeling Indskanning MFP er Definition Dokument bruges i dette materiale om et fysisk dokument eller den tilsvarende digitaliserede udgaver af det fysiske dokument. Et dokument kan være enhver form for bærer af information. Særlige mapper i GetOrganized, hvor indskannede dokumenter placeres. Skanner dedikeret til skanning i forhold til GetOrganized Påsætning af metadata på de indskannede dokumenter, som bl.a. muliggør fordeling til ESDH-postkasser Selve skanningen af post Multifunktionsprintere 3

4 Annoncering af skanning til ESDH-løsning Annonceringsbetingelser Postsortering Skanningsstation XML Sortering af den fysiske post kommunen modtager En opsætning af pc og en dedikeret ESDH-skanner Indeholder de metadata, som hører til et digitaliseret dokument. 2. Annonceringsmateriale Annonceringsmaterialet består af: 1) Disse annonceringsbetingelser 2) Bilag til disse annonceringsbetingelser 3) Eventuelle spørgsmål og svar 4) Eventuelle efterfølgende rettelsesblade 3. Baggrundsoplysninger Silkeborg Kommune skiftede i december 2013 ESDH-løsning til GetOrganized fra Netcompany. Kommunens ESDH-team administrerer GetOrganized, og kommunens IT-Center driftsafvikler løsningen. I forbindelse med skiftet blev alle eksisterende dedikerede ESDH-skannere med tilhørende software (skanningsstationer) skiftet ud. En beskrivelse af det nuværende skanningsmiljø (infrastruktur i forhold til skanning, herunder nuværende skannere / skanningsstationer) fremgår af Bilag D Kravspecifikation. En generel beskrivelse af kommunens it-miljø fremgår af Bilag F Kommunens itmiljø. En række skanningsmedarbejdere / skanningsfordelere i kommunen skanner i dag dagligt på de dedikerede ESDH-skannere ca dokumenter, som kommunen modtager som papirpost i kommunens almindelige postfunktion. Der sker imidlertid også i praksis skanning på kommunens MFP er (typisk dokumenter, der er modtaget direkte af sagsbehandlerne) samt på tekniske skannere (typisk tegningsmateriale i forbindelse med byggesager). Disse dokumenter kan ikke skannes direkte til ESDH-løsningen. Kommunen ønsker med denne annoncering at få en leverandør, der kan levere en samlet skanningsløsning af indskanning til ESDH-løsningen, uanset om der skannes på dedikerede ESDHskannere, MPF ere eller tekniske skannere. De skannede dokumenter ønskes leveret i PDF-format og med de fornødne metadata til, at de kan leveres til en række ESDH-postkasser i ESDH-løsningen. Der er behov for skanning i forskellige dpi er. Se kravspecifikationen i Bilag D Kravspecifikation. Det er afgørende betydning for kommunen, at skanningsløsningen kan håndtere en hurtig behandling og levering af store mængder af dokumenter, hvoraf nogle har en betydelig størrelse, til skanning og fordeling over et relativt kort tidsrum. Se beskrivelsen i Bilag K - Servicemål. 4

5 Annoncering af skanning til ESDH-løsning Annonceringsbetingelser 4. Pakker, driftsafvikling, optioner og kontraktlængde 4.1. Pakker med og uden OCR-behandling Kommunen har endnu ikke afklaret, om OCR-behandling af skannede dokumenter skal ske i Skanningsløsningen, eller om den skal / kan håndteres af GetOrganized. Kommunen ønsker derfor tilbud, som omfatter OCR-behandling i Skanningsløsningen. Dette er obligatorisk. Tilbudsgiver har imidlertid mulighed for at afgive tilbud på 2 pakker, en pakke med OCR-behandling, og en pakke uden OCR-behandling (det sidste er frivilligt). Hvis tilbudsgiver afgiver tilbud på begge pakker, vil kommunen i forbindelse med afklaringsfasen aftale med tilbudsgiver, om OCR-behandling i Skanningsløsningen skal indgå i aftalen. Tilbudsgiver kan afgive forskellige priser for en pakke med OCR-behandling og en pakke uden OCRbehandling. Ved tilbudsevalueringen indgår prisen for pakken med OCR-behandling Driftsafvikling Skanningsløsningen skal driftsafvikles af kommunen selv eller en tredjepart efter aftale med kommunen. Tilbudsgiveren skal beskrive kravene til kommunens skanningsmiljø. Tilbudsgiveren er ansvarlig for, at de angivne servicemål i Bilag K - Servicemål er overholdt, såfremt kommunen overholder de angivne krav til skanningsmiljøet Obligatoriske optioner Tilbudsgiver skal afgive tilbud på følgende obligatoriske optioner: 1) Tekniske konsulenttimer 2) Undervisning Se Bilag G Optioner. Tilbudsgiver er forpligtet til at afgive tilbud på de obligatoriske optioner, da tilbuddet ellers betragtes som ukonditionsmæssigt Kontraktlængde Kontrakt ønskes indgået for en periode på 5 år med option på forlængelse i år. 5. Krav til leverancerne Kommunen stiller en række krav til leverancerne. Krav til skanningsløsningen og dokumentation fremgår af kravspecifikationen i Bilag D Kravspecifikation. 5

6 Annoncering af skanning til ESDH-løsning Annonceringsbetingelser Krav til vedligeholdelse, herunder fejlretning og support, fremgår af Bilag H Løbende ydelser og Bilag I Fejlretning samt kontraktudkastets Bilag 6 og 7. Krav til servicemål fremgår af Bilag K - Servicemål og kontraktudkastets Bilag 10. Krav til undervisning fremgår af Bilag G Optioner. Kontraktlige krav fremgår af kontraktudkastet i Bilag L - Kontraktudkast. 6. Annonceringsprocessen 6.1. Spørgsmål og svar Spørgsmål til annonceringsmaterialet herunder anmodning om yderligere oplysninger skal stilles skriftligt på dansk via til kontaktpersonen, jf. pkt. 1. Mundtlige spørgsmål besvares ikke. Eventuelle spørgsmål bedes være kontaktpersonen i hænde senest den 20.august, kl. 12. Spørgsmål, som modtages senere, vil kun blive besvaret, hvis kommunen har mulighed for at besvare dem inden den 26.august. Alle spørgsmål og svar vil blive offentliggjort på kommunens hjemmeside på Alle spørgsmål og svar anonymiseres Rettelsesblade I tilfælde af, at Silkeborg Kommune finder det nødvendigt at foretage ændringer eller supplere oplysningerne i annonceringsmaterialet, vil dette ske i form af rettelsesblade. Rettelsesblade nummereres fortløbende og indgår i annonceringsmaterialet. Rettelsesblade vil blive offentliggjort på kommunens hjemmeside på Der vil som udgangspunkt ikke blive udsendt rettelsesblade efter den 20. august Udarbejdelse af tilbud Sprog og tilbudspriser Tilbuddet skal afgives skriftligt på dansk. Beløbsangivelser skal være i danske kroner (DKK) ekskl. moms. Prisen skal omfatte samtlige de i udbudsmaterialet angivne ydelser m.v. inkl. alle nødvendige biydelser. Identifikation af tilbudsgiver mv. I tilbuddet skal fremgå tilbudsgivers kontaktoplysninger og CVR-nummer, jf. Bilag A Tilbudshæfte. Desuden skal oplysninger om eventuelle underleverandører anføres i Bilag A Tilbudshæfte. 6

7 Annoncering af skanning til ESDH-løsning Annonceringsbetingelser Bilag Ved afgivelse af tilbuddet skal benyttes de bilag, som fremgår nedenfor. Tilbuddet skal herudover vedlægges alle relevante oplysninger, som er nødvendige for en fuldstændig bedømmelse af tilbuddet, i det omfang disse oplysninger ikke fremgår af bilagene. Bilag Bemærkninger 1. Tilbudshæfte Bilag A Tilbudshæfte skal benyttes 2. Tro og love-erklæring Bilag B Tro og love-erklæring skal benyttes (Udenlandske tilbudsgivere er berettigede til i stedet at afgive en erklæring under ed eller en højtidelig erklæring med et tilsvarende indhold.) 3. Tilbudsliste Bilag C - Tilbudsliste skal benyttes 4. Kravspecifikation Bilag D Kravspecifikation skal benyttes 5. Skanningsmiljø, skanningsproces og liste over MFP er Medsend beskrivelse af, hvordan tilbudsgiver tænker, at skanningsprocessen kan være. Dvs. en trin-for-trin-beskrivelse af, hvornår medarbejderen gør hvad (rækkefølge og forudsætninger) samt elementerne i det nødvendige skanningsmiljø. Gerne grafisk fremstillet. Medsend herunder relevante skærmdumps fra en lignende løsning, tilbudsgiver har i drift hos en anden kunde. Eller evt. mock-ups af, hvordan tilbudsgiver foreslår, at løsningen skal se ud for kommunens brugere. Skal understøtte forståelsen af den påtænkte skanningsproces. Skal være egnet til at give et indtryk af brugervenligheden af løsningen. Medsend endelig en liste over MFP er, som Skanningsløsningen vil kunne bruges til. Evt. ud fra den liste over kommunens nuværende MFP er, som er nævnt i Bilag D Kravspecifikation, Afsnit A, pkt Tids- og aktivitetsplan Bilag E Tids- og aktivitetsplan skal benyttes 7. Optioner Bilag G Optioner skal benyttes 8. Løbende ydelser Bilag H Løbende ydelser skal benyttes 9. Fejlretning Bilag I Fejlretning skal benyttes 10. Licenser Bilag J - Licenser skal benyttes 11. Servicemål Bilag K - Servicemål skal benyttes 12. Referenceliste Jf. pkt. 7.1 nedenfor. I listen skal angives kommune / anden kontraktpart og kontaktperson. Med indsendelse af referencelisten har tilbudsgiver givet samtykke til, at kommunen kontakter referencekommunerne og spørger til deres tilfredshed med tilbudsgiver 7

8 Annoncering af skanning til ESDH-løsning Annonceringsbetingelser Forbehold og forudsætninger Forbehold over for annonceringsmaterialet skal angives særskilt under overskriften "Forbehold" i Bilag A Tilbudshæfte. Forbehold skal være specifikke og skal så vidt muligt referere til konkrete bestemmelser i annonceringsmaterialet. Kommunen er forpligtet til at afvise tilbud, som indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i annonceringsmaterialet. Der kan ikke tages forbehold i forhold til kommunens minimumskrav i kravspecifikationen. Der kan heller ikke tages forbehold i forhold til Kapitel 8 (misligholdelse) eller Bilag 10 (Servicemål) i kontraktudkastet. Hvis tilbudsgiver tager sådanne forbehold, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning. Kommunen er desuden berettiget til at afvise tilbud, der indeholder et større antal forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i annonceringsmaterialet eller alternativt søge sådanne forbehold prissat. Hvis det ikke er muligt at prissætte forbeholdene med en vis sikkerhed, kan kommunen være forpligtet til at afvise tilbuddet. Besvarelse i Bilag D Kravspecifikation, ifølge hvilken tilbudsgiver angiver kode 2 eller 3, betragtes ikke som forbehold. Tilbudsgiver skal desuden under overskriften "Forudsætninger" i Bilag A Tilbudshæfte angive, hvilke forudsætninger der er lagt til grund for tilbuddet, herunder hvis der er punkter i annonceringsmaterialet, der forekommer uklare for tilbudsgiveren. Tilbudsgiverne opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i annonceringsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål, jf. ovenfor pkt. 6.1, således at forbehold i videst muligt omfang undgås. Herunder opfordres tilbudsgiver til at kontakte kommunen i spørgsmål-svar-fasen, hvis tilbudsgiver har spørgsmål til kommunens minimumskrav. Der accepteres ikke alternative tilbud. Tilbudsgiverens omkostninger Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med annonceringen er Silkeborg Kommune uvedkommende og kan ikke kræves refunderet af Silkeborg Kommune. Der ydes således ikke betaling for deltagelse i annonceringen. Fortrolighed og ejendomsret Tilbudsgiver, herunder tilbudsgivers personale og rådgivere mv., er forpligtet til at iagttage ubetinget tavshed og fortrolighed over for tredjemand med hensyn til alle oplysninger, som måtte komme til tilbudsgivers kundskab i forbindelse med annonceringen, og som angår forhold, der ikke er offentligt tilgængelige. Tilbuddene er omfattet af offentlighedslovens regler om offentlighedens aktindsigt. Silkeborg Kommune vil ikke besvare anmodninger om aktindsigt, før tilbudsgiveren har fået mulighed for at 8

9 Annoncering af skanning til ESDH-løsning Annonceringsbetingelser oplyse, hvorvidt der er oplysninger i tilbuddet, som kan være undtaget fra aktindsigt (f.eks. forretningshemmeligheder). Det offentliggjorte annonceringsmateriale og de heri indeholdte informationer er Silkeborg Kommunes ejendom. Materialet må ikke bruges i andre sammenhænge uden Silkeborg Kommunes forudgående skriftlige samtykke. De afgivne tilbud vil ikke blive tilbageleveret til tilbudsgiveren. Vedståelsesfrist/acceptfrist Tilbudsgiverne er forpligtet til at vedstå deres tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristen Aflevering af tilbud Silkeborg Kommune skal have modtaget tilbuddet senest den 2.september, kl. 12. Tilbuddet skal afleveres som post eller ved personlig aflevering til: Silkeborg Kommune, Organisation og Personale, Rådhuset, Søvej 1, 8600 Silkeborg. Rådhusets åbningstid kan ses på kommunens hjemmeside: Tilbuddet skal afleveres i en lukket kuvert i 3 eksemplarer samt på USB-stik. Tilbuddet skal være mærket: Må kun åbnes af Lotte Niemann, Organisation og Personale annoncering af skanning til ESDH-løsning. Tilbudsgiver har ret til en kvittering ved personlig aflevering. Tilbudsgiver kan f.eks. medbringe Bilag M - Kvittering for modtagelse. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene Præsentation af skanningsløsningen / teknisk afklaring / forhandling Tilbudsgiverne vil den 17. september kunne blive indkaldt til møde med henblik på teknisk afklaring af deres tilbud. Kommunen kan herunder anmode tilbudsgiverne om at præsentere deres skanningsløsning. Præsentationen skal i så fald ikke nødvendigvis ske på et live miljø, men skal omfatte den skanningsproces og de skærmdumps, som skal medsendes tilbuddet, jf. Bilag D Kravspecifikation. Møderne vil i så fald blive afholdt for hver tilbudsgiver for sig. Silkeborg Kommune kan i stedet beslutte at foretage en eventuel teknisk afklaring pr. telefon eller . Der kan ske forhandling med tilbudsgiverne. I så fald vil alle tilbudsgivere blive behandlet lige. 9

10 Annoncering af skanning til ESDH-løsning Annonceringsbetingelser 6.6. Meddelelse om tildeling af kontrakt Samtlige tilbudsgivere vil hurtigst muligt og samtidig blive orienteret om resultatet af annonceringen. Orienteringen vil ske pr. . Meddelelse til den vindende tilbudsgiver om, at tilbudsgiverens tilbud er identificeret som det økonomisk mest fordelagtige tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakten er underskrevet ubetinget af alle parter Offentliggørelse Meddelelse om resultatet af annonceringen vil blive offentliggjort på Silkeborg Kommunes hjemmeside på 7. Vurdering af tilbud 7.1. Egnethed / minimumskrav til leverandøren Kommunen stiller en række minimumskrav til tilbudsgiverne. Er disse krav ikke opfyldt, vil tilbudsgivernes tilbud ikke blive taget i betragtning, uanset deres indhold. Kommunen accepterer ikke tilbud fra tilbudsgivere, som: 1) Har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, som overstiger kr. Der henvises til tro og love-erklæringen i Bilag B Tro og love-erklæring. 2) Har gjort sig skyldig i de lovovertrædelser og lign., som er nævnt i Bilag B Tro og loveerklæring. 3) Er under konkurs, betalingsstandsning eller lign., jf. Bilag B Tro og love-erklæring. 4) Har under 3 positive referencer fra kunder inden for de seneste 3 år, som løfter en tilsvarende skanningsopgave. Med tilsvarende skanningsopgave menes skanning af mellem 500 og dokumenter hver arbejdsdag Konditionsmæssighed Forinden selve tilbudsbedømmelsen vil det blive konstateret, om alle ønskede oplysninger og bilag indgår i tilbuddet (inkl. alle bilag), at tilbuddet er modtaget rettidigt, og at der ikke er taget forbehold for grundlæggende elementer i annonceringsmaterialet eller ikke-grundlæggende elementer heri i større omfang. Er dette ikke tilfældet er tilbuddet som klart udgangspunkt ukonditionsmæssigt og vil i så fald ikke blive taget i betragtning, jf. dog principperne i 12 i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter m.v. Indeholder tilbuddet ikke de obligatoriske optioner, som er nævnt i pkt. 4.3, er tilbuddet ikke konditionsmæssigt. 10

11 Annoncering af skanning til ESDH-løsning Annonceringsbetingelser 7.3. Tildelingskriterier Kontrakten vil blive tildelt det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra en vurdering af de nedenfor nævnte delkriterier i prioriteret rækkefølge: 1) Økonomi 2) Service 3) Kvalitet Ad 1) - Økonomi Under delkriteriet Økonomi indgår følgende omkostninger: Omkostninger Prissætning af eventuelle forbehold, jf. pkt. 6.3 ovenfor Pris for evt. opgradering / ændring af kommunens nuværende skanningsmiljø som følge af tilbudsgivers krav til skanningsmiljøet, jf. Bilag D Kravspecifikation Etableringsomkostninger, jf. Bilag C - Tilbudsliste Estimeret pris for nødvendig undervisning, jf. Bilag C - Tilbudsliste Løbende udgifter i en 7-årig periode, jf. Bilag C - Tilbudsliste Ekstra betaling som følge af forventet forøget behov for licenser i en 7-årig periode, jf. Bilag C - Tilbudsliste Udgifter til køb af obligatoriske optioner på ydelser beregnet efter anslået behov for sådanne ydelser i en 7-årig periode Ad 2) Service Underkriterier under delkriteriet Service Angivet i prioriteret rækkefølge 1. Svartider for skanning (ud over evt. minimumskrav), jf. Bilag K - Servicemål 2. Fejlretning (ud over evt. minimumskrav), jf. Bilag I Fejlretning 3. Vedligeholdelsesordning i øvrigt (ud over evt. minimumskrav), jf. Bilag H Løbende ydelser 4. Betingelser for obligatoriske optioner, jf. Bilag G Optioner Ad 3) Kvalitet Underkriterier under delkriteriet Kvalitet Angivet i prioriteret rækkefølge 1. Graden af kravopfyldelse jf. tilbudsgiverens besvarelse af Bilag D Kravspecifikation (ud 11

12 Annoncering af skanning til ESDH-løsning Annonceringsbetingelser over evt. minimumskrav) 2. Brugervenlighed, jf. beskrivelse af skanningsprocedure og skærmprints samt evt. præsentation under teknisk afklaring Gennemførelsen af tilbudsevalueringen Tilbudsevalueringen forventes at blive foretaget af brugere af den nuværende skanningsløsning, ESDH-teamet, IT-kyndige og ledelsen. 8. Silkeborg Kommunes forbehold Silkeborg Kommune tager forbehold for politiske eller større administrative beslutninger, som kan ændre grundlaget for annonceringen væsentligt. Der vil i så fald kunne ske hel eller delvis annullering af annonceringen. 12

13 Annoncering af skanning til ESDH-løsning Annonceringsbetingelser Bilag A Tilbudshæfte (Bilaget ligger også på som en word-fil) Tilbud på annoncering af skanning til ESDH-løsning Tilbudsfrist den 2.september, kl. 12. Tilbudsgiver Dette tilbud indgives af: Navn på virksomhed CVR-nummer Adresse Kontaktperson Tlf.nr. på kontaktperson på kontaktperson Pakker Der afgives tilbud på følgende pakker: Pakke Skanningsløsning inkl. OCR-behandling (obligatorisk) Skanningsløsning uden OCR-behandling (valgfri) Sæt kryds Forbehold og forudsætninger Der tages følgende forbehold: (Om mulighederne for og konsekvenserne af at tage forbehold: Se annonceringsbetingelsernes pkt. 6.3.) Tilbuddet er givet under følgende forudsætninger: Anja Bergman Thuesen (17958) Silkeborg Kommune Organisation og Personale Søvej 1, 8600 Silkeborg Telefon: Søvej Silkeborg Tlf.:

14 Annoncering af skanning til ESDH-løsning Annonceringsbetingelser Underleverandører: Med underleverandører sigtes til leverandører af ydelser, f.eks. undervisning, udvikling eller support, men ikke leverandører af tredjepartsprogrammel. Tilbudsgiver har i sinde at benytte sig af følgende underleverandører i forbindelse med kontraktens opfyldelse: Underleverandørs navn og CVR-nummer Ydelse Referencer: Tilbudsgiver kan anføre nedenstående referencer. (Se under pkt. 7.1 om kommunens krav til referencer. Med indsendelse af referencelisten har tilbudsgiver givet samtykke til, at kommunen kontakter referencerne og spørger til deres tilfredshed med tilbudsgiver.) Navn på myndighed Navn på kontaktperson + evt. kontaktoplysninger Underskrift Dato, underskrift og stempel 14

15 Annoncering af skanning til ESDH-løsning - Bilag B Tro og love-erklæring Bilag B Tro og love-erklæring (Bilaget ligger også på som en word-fil) Sæt Offentlig gæld Kryds A: Undertegnede tilbudsgiver erklærer hermed på tro og love, at virksomhedens ubetalte, forfaldne gæld til det offentlige 1, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997, på tilbudstidspunktet ikke overstiger kr. Sæt Krydser Der vil ikke blive indgået kontrakt med en leverandør, som har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, som på tilbudstidspunktet overstiger kr. Andre forhold B: Undertegnede tilbudsgiver erklærer desuden hermed på tro og love, at tilbudsgiver eller tilbudsgivers virksomhed ikke har endelig dom for: i. medvirken til strafbar handling, jf. straffelovens 23, i tilfælde, hvor forholdet i forbindelse med straffastsættelsen er blevet henført under straffelovens 81, nr. 3 (organiseret kriminalitet) ii. overtrædelse af forbuddet mod aktiv bestikkelse i offentlig tjeneste eller hverv, jf. straffelovens 122 og forbuddet mod bestikkelse i private retsforhold (returkommission), jf. straffelovens 299, nr. 2 iii. overtrædelse af forbuddet mod EU-svig, jf. straffelovens 289 a iv. overtrædelse af forbuddet mod hvidvaskning af penge, jf. straffelovens 290, eller v. strafbart forhold, der rejser tvivl om tilbudsgivers faglige hæderlighed C: At tilbudsgiver hverken er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, i betalingsstandsning eller har indstillet sin virksomhed, eller befinder sig i en anden lignende situation. D: At tilbudsgiver ikke har begået bevisligt konstaterbare alvorlige fejl ved udøvelse af sit erhverv. Desuden giver undertegnede tilbudsgiver hermed samtykke til, at de ovenstående afgivne oplysninger kan kontrolleres af Silkeborg Kommune ved henvendelse til SKAT eller andre relevante myndigheder. Sted: Dato: CVR-nr: Underskrift og stempel 1 Ved gæld til det offentlige forstås forfaldne ubetalte skatter, forfaldne ubetalte afgifter, herunder forbrugsafgifter, samt forfaldne ubetalte bidrag til sociale sikringsordninger. Anja Bergman Thuesen (17958) Silkeborg Kommune Organisation og Personale Søvej 1, 8600 Silkeborg Telefon: Søvej Silkeborg Tlf.:

16 Annoncering af skanning til ESDH-løsning - Bilag C, Tilbudsliste Bilag C - Tilbudsliste (Bilaget ligger også på som en word-fil) Udfyldes af tilbudsgiver. Alle priser angives i DKK ekskl. moms. Priserne skal omfatte samtlige nødvendige omkostninger og biydelser i forbindelse med levering af ydelserne efter aftalen. Tilbudsgivers besvarelse vil indgå i tilbudsevalueringen under delkriteriet Økonomi. Den vindende tilbudsgivers besvarelse vil blive indskrevet i kontraktens Bilag 3 (Etableringsomkostningerne), Bilag 5 (pris for optioner), Bilag 6 (pris for løbende ydelser) og Bilag 9 (prisen for licenser). 1. Etableringsomkostninger Med etableringsomkostninger sigtes til alle de omkostninger, som Leverandøren opkræver i forbindelse med levering og implementeringen af Skanningsløsningen, herunder systemvederlag (opstartsbetaling for Skanningsløsningen og dokumentationen) samt tilknyttede ydelser. Herunder alle nødvendige licenser ud fra det antal brugere m.v. og belastningsprofil, som fremgår af Bilag K - Servicemål. Etableringsomkostningerne omfatter ikke løbende ydelser. Etableringsomkostningerne omfatter heller ikke optioner, f.eks. på undervisning, selvom det bestilles til levering samtidig med levering af Skanningsløsningen. Etableringsomkostninger udgør: Ydelse Brugsrettigheder Skanningsløsning, herunder nødvendige licenser, samt dokumentation Tilknyttede ydelser Leverandørens projektleder- og konsulentydelser i forbindelse med leveringen af Skanningsløsningen og Dokumentationen Etableringsomkostninger i alt Pris [ ] kr. [ ] kr. [ ] kr. Fakturering af etableringsomkostningerne vil ske således: Faktureringstidspunkt Fakturabeløb Godkendelse af POC i afklaringsfasen [ ] kr. Må højst udgøre 30 % Overtagelsesdag [ ] kr. Må højst udgøre 40 % (= Når kommunen godkender overtagelsesprøven for Anja Bergman Thuesen (17958) Silkeborg Kommune Organisation og Personale Søvej 1, 8600 Silkeborg Telefon: Søvej Silkeborg Tlf.:

17 Annoncering af skanning til ESDH-løsning - Bilag C, Tilbudsliste skanningsløsningen.) Driftsprøve bestået [ ] kr. (Faktureringen som angivet ovenfor vil ikke indgå i tilbudsvurderingen, men vil blot blive indarbejdet i kontrakten.) Kommunens betaling ved eventuel udtræden i forbindelse med afklaringsfasen, jf. kontraktdokumentets 5 [ ] kr. 2. Løbende ydelser Med løbende ydelser menes alle løbende, faste ydelser, herunder til vedligeholdelse, support og løbende brugsrettigheder / løbende licensbetalinger ud fra antal brugere m.v. og belastningsprofil, som fremgår af Bilag K - Servicemål. Ydelse Vedligeholdelse, support og eventuelle løbende licensbetalinger Pris pr. år [ ] kr. 3. Option på ydelser Obligatoriske optioner på ydelser (Tilbudsgiver skal afgive tilbud på disse) Pris / rabat Teknisk konsulent Tillæg for teknisk konsulent, som efter Kommunens anmodning udfører arbejde på ikke-arbejdsdage, eller på arbejdsdage mellem kl og Transporttid, teknisk konsulent Transportomkostninger, teknisk konsulent Undervisning af skanningsmedarbejdere / skanningsfordelere, jf. Bilag G Optioner Undervisning af ESDH-teamet i forhold til administration af skanningsløsningen, Bilag G Optioner Rabat ved afholdelse af flere kurser på samme dag [beløb] kr. pr. time [beløb] kr. [procentsats] % af timepris for den pågældende medarbejder [f.eks. statens høje sats] [beløb] kr. pr. kursus inkl. transport [beløb] kr. pr. kursus inkl. transport [procentsats] % 17

18 Annoncering af skanning til ESDH-løsning - Bilag C, Tilbudsliste 4. Køb af yderligere licenser I tilbuddets etableringsomkostninger skal indgå alle nødvendige licenser ud fra det antal brugere og den belastningsprofil, som fremgår af Bilag K - Servicemål. Hvis der er mulighed for at tilkøbe yderligere licenser (f.eks. for at opnå endnu bedre svartider end dem, som fremgår af Bilag K) skal tilbudsgiver angive prisen herfor nedenfor. Derudover skal licenserne beskrives i Bilag J - Licenser. Type af licens, interval m.v. Pris pr. licens / interval [ ] kr. [ ] kr. [ ] kr. 18

19 Annoncering af skanning til ESDH-løsning - Bilag D Kravspecifikation m.v. Bilag D Kravspecifikation (Bilaget ligger som en særskilt fil på Anja Bergman Thuesen (17958) Silkeborg Kommune Organisation og Personale Søvej 1, 8600 Silkeborg Telefon: Søvej Silkeborg Tlf.:

20 Annoncering af skanning til ESDH-løsning - Bilag E Tidsplan m.v. Bilag E Tids- og aktivitetsplan (Bilaget ligger også på som en word-fil) Udfyldes af tilbudsgiver. Hvor en aktivitet gennemføres over en periode, anføres periodens start og sluttidspunkt i kolonnen Tidsangivelse. Aktiviteterne iværksættes af den anførte initiativtager for den pågældende aktivitet. ("K" = Kommune; "L" = Leverandør.) I det omfang der er angivet flere initiativtagere, er det den førstnævnte, der er den primære initiativtager. Tilbudsgivers besvarelse vil ikke indgå i tilbudsvurderingen, men vil blot blive indskrevet i kontraktens Bilag Overordnet tids- og aktivitetsplan Aktivitet/begivenhed Tids- Angivelse Frist for bevillingsmæssig Hjemmel Kontraktforhandling Afklaringsfase, herunder gennemførsel af Proof of Concept (POC) i testmiljø hos kommunen Frist for udtrædelse af kontrakten (= godkendelse af POC) Installation af Skanningsløsningen i testmiljøet Gennemførelse af overtagelsesprøve 21. oktober 2014 K Aftalt overtagelsesdag november K Installation af L Skanningsløsningen i driftsmiljøet Gennemførelse af driftsprøve K Godkendelse af driftsprøve Undervisning Initiativtager K L K L L K K Bemærkninger Tidsangivelsen for gennemførelse af driftsprøven er alene vejledende, idet påbegyndelsen afhænger af den faktiske overtagelsesdag Anja Bergman Thuesen (17958) Silkeborg Kommune Organisation og Personale Søvej 1, 8600 Silkeborg Telefon: Søvej Silkeborg Tlf.:

21 Annoncering af skanning til ESDH-løsning - Bilag E Tidsplan m.v. 2. Afklaringsfase Aktivitet/begivenhed Tidsangivelse Initiativ- Tager Indledende besøg hos L Kommunen. Nærmere planlægning af afklaringsfasen. Undersøgelse af Kommunens L it-miljø / skannere / nuværende infrastruktur omkring skanning Demonstration af L Skanningsløsningen Afklaring af fremtidig L infrastruktur og skanningsproces (evt. i form af workshops) Opsætning af testmiljø L Gennemførsel af Proof of L Concept (POC) Udarbejdelse af oplæg til L prøver Udarbejdelse af udkast til L endelig beskrivelse af fremtidig infrastruktur, skanningsproces og tilrettet kravspecifikation Review af oplæg til prøver og K samlet udkast til endelig beskrivelse af fremtidig infrastruktur, skanningsproces og tilrettet kravspecifikation Bemærkninger 21

22 Annoncering af skanning til ESDH-løsning - Bilag F Krav til Kommunens it-miljø Bilag F Kommunens it-miljø (Bilaget ligger også på som en word-fil) Dette bilag skal ikke udfyldes. Det indeholder alene baggrundsoplysninger om kommunens generelle it-miljø. Bilaget vil komme til at indgå som Bilag 4 i kontrakten. 1. Indledning Nærværende bilag beskriver Silkeborg Kommunes eksisterende it-miljø, herunder krav til udviklingsog testmiljø, der skal etableres i forbindelse med implementering af nye it-systemer i Silkeborg Kommune. Oplysninger om skannere og andre elementer i den nuværende specifikke infrastruktur til brug for skanning (skanningsmiljø) fremgår ikke her, men af Bilag D Kravspecifikation. 2. Kommunens IT-miljø 2.1. Organisering IT-Centret ved Silkeborg Kommune er organisatorisk placeret i Økonomi- og IT-Staben. Centret er opdelt i 2 driftsenheder, en projektledergruppe og en digitaliseringsenhed. Den ene driftsenhed, IT- Drift, håndterer drift og udvikling af kommunens it-miljø herunder netværk, servere samt applikationer, inkl. udrulning til kommunens computere. IT-Drift har også ansvaret for standardarbejdspladsen. Den anden driftsenhed, IT-Support, håndterer brugersupporten gennem itservicedesken. Brugersupporten foregår både via telefon, mail, personlige henvendelser i IT- Centrets åbningstid samt udkørende support. Samtidigt håndterer IT-Support de mobile platforme i Silkeborg Kommune. IT-projektlederne håndterer dels interne it-projekter omkring grundlæggende applikationer og infrastrukturen og har dels kontakten mellem implementeringsprojekter der drives i organisationen og IT-Centret. Digitaliseringsenheden har et bredere organisatorisk fokus i deres arbejde og skal facilitere, at der sker en bredere digitalisering i Silkeborg Kommune Netværk Silkeborg Kommunes netværk er bygget om en fiberring med udgangspunkt i Rådhuset, Søvej 1. Hastigheden i kommunens fiberring er 10 Gbps og institutionerne er koblet op på ringen med 1 Gbps. Leverandøren vil have mulighed for, at få etableret relevante brugerkonti med tilhørende VPN forbindelse til kommunen og relevante dele af infrastrukturen. Inden Leverandøren kan få adgang til kommunens infrastruktur, skal Leverandøren tilslutte sig kommunens retningslinjer for it-sikkerhed herunder persondatalovgining. Kommunen har et trådløst gæstenetværk, der kan tilgås ved brug af NEMid Driftsarbejdsgange mv. IT-Centret har inhouse backup af samtlige it-systemer der driftsafvikles i kommunen. Der tages fulde backup ugentligt med daglige inkrementelle backups. Der laves måneds-og årsbackup på bånd. Leverandøren skal angive best practice for at lave backup af deres system og er forpligtet til, at levere et system som kommunens eksisterende backupløsning kan tage nødvendige backups af. Anja Bergman Thuesen (17958) Silkeborg Kommune Organisation og Personale Søvej 1, 8600 Silkeborg Telefon: Søvej Silkeborg Tlf.:

23 Annoncering af skanning til ESDH-løsning - Bilag F, Krav til Kommunens it-miljø Ændringer i kommunens driftsmiljø, på systemer der er i drift, skal være aftalt med it-centret mindst 3 hverdage inden de foretages. Alle ændringer skal være testede inden de foretages. Testresultater og rollback plan skal kunne fremvises, hvis det ønskes fra IT-Centrets side. Overvågning af Leverandørens it-system skal kunne foretages ved brug af SCOM, der anvendes som kommunens overvågningssystem. Samtidigt skal udrulning og konfiguration på klientsiden kunne foretages via SCCM, der er kommunens eksisterende løsning til dette. Silkeborg Kommune har delt it-systemerne op i følgende 4 kategorier med tilhørende karakteristika: Sundheds- og sikkerhedskritiske IT-services o Systemer hvis drift er afgørende for, at kunne servicere borgere, som ikke ved egen hjælp kan varetage opgaver som f.eks. fortæring og medicinering. o Systemer der sikrer, at den grundlæggende IT-infrastruktur på Rådhuset fungerer. o Systemer der er afgørende for, at der kan arbejdes på Rådhuset. o Systemer hvis drift er afgørende for, at sikre borgernes sikkerhed ved færden i det offentlige rum. Forretningskritisk IT-service o Systemer der er vitale for borgernes sundhed o Systemer der er afgørende for, at der kan arbejdes i hele kommunen o Systemer der sikrer, at IT-infrastrukturen som helhed fungerer Vigtig IT-service o Systemer der er afgørende, for at en delmængde af medarbejderne ved Silkeborg Kommune kan arbejde. Herunder alle systemer der kun anvendes i et begrænset antal afdelinger IT-service o Systemer der kun kan anvendes af en delmængde af medarbejderne ved Silkeborg Kommune og hvor skanningsløsningen ikke er vigtigt for medarbejdernes daglige arbejde 2.4. IT-systemer (IT-arkitektur) Kommunens it-miljø er som udgangspunkt baseret på standardsystemer. Nedenstående oversigt over systemer er et overblik over nogle af de forskellige systemer Silkeborg Kommune anvender: Overvågning Softwareudrulning Servicedesk værktøj System Center Operations Manager 2012 (SCOM) System Center Configuration Manager 2012 (SCCM) System Center Service Manager 2010 (SCSM) (Forventes opgraderet til SCSM 2012 i 2014) Brugerdatabase AD 2003 IDM CA IdentityMinder Server OS MS Windows 2008r2 og MS Windows 2012 SQL MSSQL 2005 og MSSQL 2012 Antivirus Klient OS MS Forefront MS Windows 7, 64 bit 23

24 Annoncering af skanning til ESDH-løsning - Bilag F, Krav til Kommunens it-miljø Kontorplatform MS Office 2010 Mail MS Exchange 2010 UC og telefoni MS Lync 2013 Hjemmeside Intranet Økonomisystem Debitorsystem Løn-, personale- og vagtsystem ESDH Backup-løsning Browser MDM SiteCore (DisPlay) IntraNote Prisme (Fujitsu) Prisme (Fujitsu) SD - Silkeborg Data GetOrganized (NetCompany) NetBackup (Symantic) Internet Explorer 9 (Forventes opgraderet til IE10 i 2014) XenMobile fra Citrix 2.5. Driftscenter Silkeborg Kommune har et driftscenter hvor hovedparten af kommunens it-systemer driftsafvikles. Hovedparten af kommunens 200 servere er placeret i et VMWare miljø, der er suppleret med en række fysiske servere. Disse er opkoblet på et SAN med inhouse backup. IT-Centrets vigtigste driftsenheder har tilknyttet UPS og nødstrømsgenerator, der tager over, hvis der kommer strømsvigt på den normale strømforsyning, som kommunens har. Arbejdsstationer IT-Centret ved Silkeborg Kommune har driftsansvaret for ca computere af varierende alder og bestykning. Nedenstående giver et overblik over de primære bærbare computertyper Silkeborg Kommune anvender i dag. Bærbare Lenovo T500 Lenovo T410s Lenovo T420s DELL Latitude E6330 Processor Core2Duo, 2,3 GHz i5, 2,4 GHz i5, 2,5 GHz i5, 2,6 GHz RAM 2 GB 4 GB 6 GB 8 GB Harddisk 160 GB 160 GB 120 GB SSD 120 GB SSD Wlan 802:11b 802:11 b/g 802:11n 802:11n Nedenstående er en oversigt over de væsentligste stationære computertyper Silkeborg Kommune anvender. Stationære HP dc7800 HP dc7900 HP dc 8100 DELL OptiFlex 7010 DT 24

25 Annoncering af skanning til ESDH-løsning - Bilag F, Krav til Kommunens it-miljø Processor Core2Duo Core2Duo i3 i7, 3,4 GHz RAM 2 GB 2 GB 4 GB 8 GB Harddisk 320 GB 250 GB 250 GB 250 GB, rpm 2.6. Mobile enheder Silkeborg Kommunes MDM understøtter brugen af enheder der har ios, Android og Windows Phone som styresystemer. Kommunen har ikke selvstændig App Store, men gør brug af apps leveret gennem de App stores som mobilproducenterne stiller til rådighed. Kommunen har på nuværende tidspunkt ca ios og omkring 700 android enheder i drift. Alle enheder bliver konfigureret gennem kommunens MDM og sat op i forhold til kommunens sikkerhedspolitik samt synkronisering af mail, kalender mv. 3. Løbende ændringer i kommunens it-miljø Såfremt der som et led i implementeringsfasen eller senere drift opstår behov for ændring af kravene til Kommunens it-miljø, skal Leverandøren rådgive Kommunen om ændringerne. Samtidigt kan der ske ændringer i kommunens it-miljø, som følge af den normale udvikling i Kommunen, der følger Kommunens it-strategi. IT-Centret ser gerne, at der årligt afholdes en workshop med gennemgang af it-miljø og it-system med Leverandøren, It-Centret og den organisatoriske kunde hos Kommunen. Formålet med denne workshop vil være, at kortlægge om der er behov for ændringer i miljøet samt skabe et overblik over planlagte ændringer det næste år. Ændringer i Kommunens it-miljø skal være dokumenteret i form af et designdokument inden arbejdet påbegyndes. Dette gælder både for opgaver der skal løses i forbindelse med implementering og efter at skanningsløsningen er taget i brug. En systembeskrivelse (som skal afleveres som en del af tilbuddet) eller et designdokument skal som minimum indeholde leverandørens krav til ip-adresser (internt og eksternt), serverkonfigurering, systembrugere og VPNbrugere 25

26 Annoncering af skanning til ESDH-løsning - Bilag G, Optioner Bilag G Optioner (Bilaget ligger også på som en word-fil) Tilbudsgiver skal udfylde skemaet nedenfor med evt. beskrivelse, bestillingsfrister, betingelser, bemærkninger m.v. Disse betingelser m.v. vil indgå i tilbudsvurderingen under delkriteriet Service. Bemærk, at der er tale om obligatoriske optioner, og at tilbudsgiver derfor skal afgive tilbud på disse. Den vindende tilbudsgivers besvarelse vil blive indskrevet i kontraktens Bilag 5. Obligatoriske optioner på ydelser Beskrivelse, bestillingsfrist, leveringsfrist, betingelser eller andre bemærkninger (Angiv ikke pris pris skal angives i Bilag C - Tilbudsliste) Teknisk konsulent (arbejdsdage i tidsrummet kl ) Teknisk konsulent (ikke-arbejdsdage eller arbejdsdage mellem kl og 8.30.) Undervisning af skanningsmedarbejdere / fordelingsmedarbejdere [angiv evt. betingelser eller lign.] [angiv evt. betingelser eller lign.] Kommunens krav til undervisningen Udbytte af undervisningen Undervisningen skal sætte medarbejderne i stand til at gennemføre skanning fra start til slut. Herunder skal de sættes i stand til at håndtere eventuelle almindelige fejlsituationer. Rammer for undervisningen Undervisningen skal ske i kommunens lokaler. Kommunen stiller de nødvendige skannere og pc er m.v. til rådighed. Antal deltagere Der skal undervises 5 skanningsmedarbejdere på én gang. Deltagernes forudsætninger De fleste medarbejdere arbejder i forvejen med skanning til daglig. Anja Bergman Thuesen (17958) Silkeborg Kommune Organisation og Personale Søvej 1, 8600 Silkeborg Telefon: Søvej Silkeborg Tlf.:

27 Annoncering af skanning til ESDH-løsning - Bilag G, Optioner [Angiv eventuelle supplerende beskrivelse, betingelser eller lign. Angiv forventet varighed af et kursus for 5 medarbejdere.] Undervisning af ESDH-teamet i administration af skanningsløsningen Kommunens krav til undervisningen Udbytte af undervisningen Undervisningen skal sætte medarbejderne i stand til at benytte de muligheder for administration af skanningsløsningen, som angives i tilbudsgivers besvarelse i Bilag D Kravspecifikation. Herunder mulighed for at håndtere visse fejlsituationer. Rammer for undervisningen Undervisningen skal ske i kommunens lokaler. Kommunen stiller de nødvendige skannere og pc er m.v. til rådighed. Antal deltagere Der skal undervises 5 6 medarbejdere på én gang. Deltagernes forudsætninger Deltagerne arbejder med ESDH-løsningen til daglig og har dermed en vis teknisk indsigt. [Angiv eventuelle supplerende beskrivelse, betingelser eller lign. Angiv forventet varighed af kurset.] Rabat ved afholdelse af flere kurser på samme dag [Angiv eventuelle betingelser eller lign.] 27

28 Annoncering af skanning til ESDH-løsning - Bilag H Løbende ydelser Bilag H Løbende ydelser (Bilag ligger også på som en word-fil) Udfyldes af tilbudsgiver. Besvarelsen indgår i tilbudsevalueringen under delkriteriet Service. Den vindende tilbudsgivers besvarelse vil blive indskrevet i kontraktens Bilag Omfanget af vedligeholdelse af Skanningsløsningen og Dokumentationen Vedligeholdelse af programmel Omfattet af tilbudsgivers vedligeholdelse af eget programmel samt tredjepartsprogrammel, som indgår i Skanningsløsningen? (Skriv ja eller nej ) Forebyggende vedligeholdelse Versioner Brugsret til versioner af programmel Ajourføring af Parameteropsætninger Ajourføring af Tilretninger Releases Brugsret til releases af programmel Ajourføring af Parameteropsætninger Ajourføring af Tilretninger Tilbudsgivers forudsætning for at stå inde for servicemålene At den af Kommunen benyttede version eller release er modtaget af Kommunen inden for de seneste Minimumskrav: Mindst 12 måneder 2. Support Tilbudsgiver tilbyder support i følgende tidsrum: Anja Bergman Thuesen (17958) Silkeborg Kommune Organisation og Personale Søvej 1, 8600 Silkeborg Telefon: Søvej Silkeborg Tlf.:

29 Annoncering af skanning til ESDH-løsning - Bilag H Løbende ydelser Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Bemærk, at kommunens minimumskrav til supportens åbningstid er: Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Supporten må kontaktes af (minimumskrav): Personkategori Medarbejdere fra ESDH-teamet Medarbejdere fra IT-Centret 29

30 Annoncering af skanning til ESDH-løsning - Bilag I Fejlretning Bilag I Fejlretning (Bilag ligger også på som en word-fil) Tilbudsgiver skal udfylde skemaet med tidsfrister for påbegyndt fejldiagnostisering. Tilbudsgivers besvarelse vil indgå i tilbudsevalueringen under delkriteriet Service. Tidsfristerne angives inden for den aftalte driftstid (timer uden for aftalt driftstid tæller således ikke med). Den vindende tilbudsgivers besvarelse vil blive indskrevet i kontraktens Bilag 7. Fejlkategori Beskrivelse Tidsfrist for påbegyndt fejldiagnostisering 1. Blokerende fejl Skanningsløsningen er ikke tilgængeligt, flere væsentlige funktioner i Skanningsløsningen virker ikke og / eller der forekommer datatab og / eller betydelige brud på datasikkerhed Minimumskrav: 45 min. [Angiv tilbudt frist] Blokerende fejl kan foreligge, når: - Indskannet materiale ikke overføres til fileshare inden for de fastsatte servicemål - En stor del af det indskannede materiale overføres ikke med korrekte metadata / overføres ikke korrekt, hvorved materialet kommer til uvedkommendes kendskab 2. Kritisk fejl Det er umuligt at gennemføre visse væsentlige transaktioner og / eller datatab er mulig eller der sker brud på datasikkerhed. Minimumskrav: 1,5 time [Angiv tilbudt frist] Hvis accepteret omgåelse af fejlen er mulig, omklassificeres fejlen til en ikke-kritisk fejl eller en uhensigtsmæssighed Kritiske fejl kan foreligge, når: - Dokumenter kommer ikke fra kvalitetssikring til påføring af metadata - Det er ikke muligt at påføre metadata Anja Bergman Thuesen (17958) Silkeborg Kommune Organisation og Personale Søvej 1, 8600 Silkeborg Telefon: Søvej Silkeborg Tlf.:

31 Annoncering af skanning til ESDH-løsning - Bilag I Fejlretning 3. Ikke-kritiske fejl - En vis del af det indskannede materiale overføres ikke med korrekte metadata / overføres ikke korrekt til ESDH-løsningen, hvorved materialet kommer til uvedkommendes kendskab Systemer fungerer ikke fuldt ud korrekt, men alle væsentlige transaktioner kan gennemføres direkte eller via anvist / accepteret omgåelse, og der forekommer ikke datatab Ikke-kritiske fejl kan foreligge, når: - Når default metadata ikke er korrekte, men kan rettes manuelt Minimumskrav: 6 timer [Angiv tilbudt frist] 31

32 Annoncering af skanning til ESDH-løsning - Bilag J Licenser Bilag J - Licenser (Bilag ligger også på som en word-fil) Tilbudsgiver skal her skrive, hvilke licenser der indgår i Skanningsløsningen. Tilbudsgiver skal desuden angive, om der er mulighed for at tilkøbe yderligere licenser, f.eks. for at få endnu bedre svartider end dem, som fremgår af Bilag K Servicemål. Den vindende tilbudsgivers besvarelse vil blive indskrevet i kontraktens Bilag Licenser, som indgår i den tilbudte skanningsløsning Alle nødvendige licenser skal indgå i tilbuddet. Der henvises til Bilag K - Servicemål i forhold til forventede antal skanningsmedarbejdere / skanningsfordelere, mængder af materiale til indskanning og tidsrummet for skanningen (belastningsprofil) samt servicemål. Licenser, som indgår i skanningsløsningen Tilbudsgiveren skal i forhold til alle licenser som minimum angive: 1) Navn på licenserne 2) Hvad de bruges til 3) Om brugsretten er afhængig af, om der er betales løbende licensbetaling 4) Om brugsretten er afhængig af, om licenserne er omfattet af en vedligeholdelsesordning 5) Om Kommunen har ret til at videreudvikle eller ændre i Skanningsløsningen 6) Evt. begrænsninger i forhold til antallet af brugere, dokumenter, servere eller andet. Derudover kan tilbudsgiver angive andre særlige vilkår for licenserne, som f.eks. måtte fremgå af tilbudsgiverens almindelige licensbetingelser. Der skal kun angives brugsrettens nærmere indhold, herunder begrænsninger i retten til at overdrage brugsretten. Der vil blive set bort fra andre bestemmelser, f.eks. vedrørende løbetid, installation, misligholdelse, vedligeholdelse, garanti, ansvar m.v., da disse forhold reguleres af kontraktudkastet. Såfremt Kommunen som følge af krav fra underleverandører skal underskrive licensbetingelser direkte overfor disse, skal der i alle forhold mellem Leverandøren og Kommunen ses bort fra disse licensbetingelser i det omfang, bestemmelserne ikke vedrører brugsrettens indhold og omfang. Leverandøren skal således også skadesløsholde Kommunen for eventuelle krav fra underleverandører, der støttes på de nævnte licensbetingelser, og som ikke påhviler Kommunen efter nærværende kontrakt. 2. Tilkøb af licenser Anja Bergman Thuesen (17958) Silkeborg Kommune Organisation og Personale Søvej 1, 8600 Silkeborg Telefon: Søvej Silkeborg Tlf.:

33 Annoncering af skanning til ESDH-løsning - Bilag I Fejlretning Tilbudsgiver skal her angive, hvilke licenser det evt. er muligt at tilkøbe. (Pris skal ikke angives her, men i Bilag C - Tilbudsliste) Licenser, som kan tilkøbes Det skal som minimum angives: 1) Navn på licenserne 2) Hvad de bruges til 3) Om brugsretten er afhængig af, om der er betales løbende licensbetaling 4) Om brugsretten er afhængig af, om licenserne er omfattet af en vedligeholdelsesordning 5) Evt. begrænsninger i forhold til antallet af brugere, dokumenter, servere eller andet. 6) Vilkårene for anskaffelse af licenserne (frister, evt. bestillingsprocedurer eller lign.) 33

34 Annoncering af skanning til ESDH-løsning - Bilag K Servicemål Bilag K - Servicemål (Bilag ligger også på som en word-fil) Tilbudsgiver skal udfylde bilaget med oplysninger om driftstid og servicemål for svartider. Tilbudsgivers besvarelser vil indgå i tilbudsevalueringen under delkriteriet Service. Den vindende tilbudsgivers besvarelse i skemaerne nedenfor vil blive indskrevet i kontraktens Bilag Driftstid Driftstiden er de perioder på dagen, hvor kommunen har behov for, at Skanningsløsningen er tilgængeligt med en høj grad af sikkerhed. Skanningsløsningen kan evt. også være tilgængeligt uden for den aftalte driftstid, men driftseffektiviteten og svartider beregnes kun inden for den aftalte driftstid. Tilbudsgiver tilbyder følgende driftstid på arbejdsdage: Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Bemærk, at kommunens minimumskrav til driftstiden er: Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Servicemål for svartider for Skanningsløsningen 2.1. Forudsætninger for svartiderne / belastningsprofil Servicemålene for svartiderne tager udgangspunkt, at et stort antal medarbejdere skanner en meget stor mængde fysiske dokumenter hver arbejdsdag, typisk over et relativt kort tidsrum, og at det er afgørende for Kommunen, at sagsbehandlerne ikke skal vente længe, fra skanningen sker, til skanningsdokumenterne modtages i den relevante ESDH-postkasse. Servicemålene skal være opfyldt i forhold til et driftsscenarie som beskrevet nedenfor: En arbejdsdag, Kl. 9 11: ESDH-skannere MFP ere Tekniske skannere Antal ESDHskanningsstationer / MFP er / tekniske skannere Antal skanningsmedarbejdere / skanningsfordelere / sagsbehandlere m.v., som skanner på MFP er samtidige (50 i alt) 20 samtidige (ubegrænset) 1 samtidig (3 i alt) 34

35 Annoncering af skanning til ESDH-løsning - Bilag K Servicemål Antal dokumenter Farver Størrelser Krav til dpi pr. arbejdsdag 10 % af dokumenterne i farver A5 A3 95 % i A dpi 90 % 300 dpi % af dokumenterne i farver A4 A3 90 % i A4 Ricoh 300 dpi 50 % af dokumenterne i farver A2 A0 50 % i A2 25 % i A0 400 dpi 2.2. Tilbud i forhold til svartider Kommunen lægger som nævnt meget stor vægt, at skanningen sker hurtigt, da flere medarbejdergrupper er meget afhængige af, at posten kommer hurtigt igennem til ESDHpostkasserne. Tilbudsgiver skal udfylde skemaet nedenfor, og besvarelserne vil blive tillagt stor vægt. Bemærk: Der er fastsat ikke ubetydelige misligholdelsesbeføjelser i forhold til overtrædelse af svartiderne. Der henvises til kontraktudkastets Bilag 10. Tilbudsgiver skal derfor være meget opmærksom på at angive korrekte / realistiske svartider, set i forhold til Skanningsløsningen og tilbudsgivers krav til kommunens skanningsmiljø, jf. Bilag D Kravspecifikation. Skanningsopgave SKANNING i 300 DPI Fra skanning er gennemført til mulighed for kvalitetssikring (skanning gennemført: Dokumentet er kommet ud af maskinen) Fra skanning er gennemført til mulighed for påføring af metadata (fraregnet tidsrum som benyttes til kvalitetssikring) Fra skanning er gennemført til levering i fileshare (fraregnet tidsrum, som benyttes til kvalitetssikring og påføring af metadata) Skanning på ESDHskanner i 300 DPI Simpel og kompleks skanning Skanning til 5 forskellige ESDHpostkasser A4, 20 stk. dokumenter, 2 ark i hvert, enkeltsidet, Vægt: 5 Vægt: 5 Vægt: 5 Minimumskrav: Max. 3 min. 35

36 Annoncering af skanning til ESDH-løsning - Bilag K Servicemål sort/hvid [angiv svartid] [angiv svartid] [angiv svartid] A4, 20 stk. dokumenter, 2 ark, dobbeltsidet, sort/hvid Vægt: 5 Vægt: 5 Vægt: 5 Minimumskrav: Max. 3,5 min. [angiv svartid] [angiv svartid] [angiv svartid] A4, 20 stk. dokumenter, 2 ark, enkeltsidet, farve Vægt: 4 Vægt: 4 Vægt: 4 Minimumskrav: Max. 4,5 min. [angiv svartid] [angiv svartid] [angiv svartid] A4, 10 stk. dokumenter, 1 ark, dobbeltsidet, sort/hvid A4, 5 stk. dokumenter, 5 ark, dobbeltsidet, farve Vægt: 3 Vægt: 3 Vægt: 3 Minimumskrav: Max. 10 min. [angiv svartid] [angiv svartid] [angiv svartid] A3, 5 stk. dokumenter, 1 ark, enkeltsidet, farve Skanning på MFP ER, Test gennemføres på Ricoh i 300 DPI Simpel skanning Skanning til 5 forskellige ESDHpostkasser A4, 20 stk. dokument, 2 ark, enkeltsidet, sort/hvid Vægt: 3 Vægt: 3 Vægt: 3 Minimumskrav: Max. 3 min. [angiv svartid] [angiv svartid] [angiv svartid] A4, 20 stk. dokumenter, 2 ark, dobbeltsidet, sort/hvid Vægt: 3 Vægt: 3 Vægt: 3 Minimumskrav: Max. 3,5 min. [angiv svartid] [angiv svartid] [angiv svartid] SKANNING I 400 DPI Skanning på ESDHskanner i 400 DPI Kompleks skanning 36

37 Annoncering af skanning til ESDH-løsning - Bilag K Servicemål Skanning til 5 forskellige ESDHpostkasser A4, 10 stk. dokumenter, 1 ark, dobbeltsidet, sort/hvid A4, 5 stk. dokumenter, 5 ark, dobbeltsidet, farve Vægt: 3 Vægt: 3 Vægt: 3 Minimumskrav: Max.: 10 min. [angiv svartid] [angiv svartid] [angiv svartid] A3, 5 stk. dokumenter, 1 ark, enkeltsidet, farve Skanning på teknisk skanner i 400 DPI Meget store formater A0, 1 stk. skanningsdokument, 1 ark, enkeltsidet, farve Vægt: 1 Vægt: 1 Vægt: 1 [angiv svartid] [angiv svartid] [angiv svartid] 37

38 Annoncering af skanning til ESDH-løsning - Bilag L Kontraktudkast Bilag L - Kontraktudkast (Bilaget ligger som en særskilt fil på Bilaget skal ikke udfyldes, men vil blive benyttet til den efterfølgende kontraktindgåelse.) 38

39 Annoncering af skanning til ESDH-løsning - Bilag M Kvittering Bilag M - Kvittering for modtagelse Undertegnede, som er ansat i Silkeborg Kommune, bekræfter hermed at have modtaget (angiv f.eks. kuvert + teksten på kuverten) Materialet er modtaget Sted: Dato: kl. Underskrift Anja Bergman Thuesen (17958) Silkeborg Kommune Organisation og Personale Søvej 1, 8600 Silkeborg Telefon: Søvej Silkeborg Tlf.: