Praktiske værktøjer til

Transkript

1

2 Praktiske værktøjer til At forberede det konstruktive møde At lede mødet situationsbestemt At arbejde med forståelige dagsordener, der gør det muligt at være aktiv mødedeltager At være klædt på til at lede og bidrage til et konstruktivt møde At være med til at skabe en god atmosfære og en professionel mødekultur

3 Den onde cirkel Endnu flere møder, frustration, dårlig stemning Mødelederen forbereder sig ikke til mødet Lange møder med få resultater Snyde dagsorden Deltagerne forbereder sig ikke

4 Den konstruktive møde Mere tid Mødelederen gennemtænker mødet Færre møder Den motiverende mødeindkaldelse, Deltagerne kan forberede sig Effektive og værdiskabende møder

5 Det konstruktive møde Dagsorden kl Indledning: Præsentation af kurset, programmet Præsentation af deltagere, forventningsafstemning kl Indkredsning af Det Konstruktive Møde. Grupper, fælles dialog Kommunikation i vanskelige situationer kl kl kl kl Kl Kl Pause + sandwich Case: Evakueringsplanen. Introduktion til case, fordeling af roller, forberedelse 2-3 grupper med observatør Fremlæg plan Om feedback Mulighed for feedback i grupper Illustrationer: modeller og mindmaps Kommunikation i vanskelige situationer Evaluering af møder og evaluering af i dag Tak for i dag

6 Formen i dag Dialog Byd ind med dine ideer og erfaringer Marker, når du vil bidrage

7 Præsentation Hej, jeg hedder Jeg kommer fra Mine største udfordringer mht. møder Det jeg gerne vil sætte fokus på

8 Instruere Aftale Informere Formål Mægle + så meget andet Planlægge Problemløse Beslutte Koordinere

9 Mødeledelse - Involvering 100% 100% Involvering Involvering Leder Gruppe Information Instruktion Problemløsende Gensidig information Kreativitet

10 Sagen eller relationerne i fokus? 100% 100% Fokus Fokus Sagen Relationerne Short, sharp, to the point Produktorienteret Lære hinanden at kende Procesorienteret

11 Plejer Den danske tradition Det handler om at blive hørt At skabe konsensus En social mekanisme uden sigte En meget demokratisk indstilling til hinanden på danske arbejdspladser Formen: Ledelse har udviklet sig med raketfart, men mødeledelse har ikke rokket sig Deltagere i studiet i Netværket, af Mikkel Krause

12 Undersøgelse om dansk mødekultur 2007, Reflektor Kaffe, frugt, vand: gode til, men ikke særlig vigtigt Forberedelse: vigtigt, men det er vi dårlige til Det vigtigste: Tydelige konklusioner, men det er vi dårlige til. 2% af de møder vi går til, er anderledes

13 Hvad karakteriserer et konstruktivt møde? Mødeindkaldelsen og dagsordenen? Mødelederen? Mødedeltagerne? Referatet? Mødeformen?

14 Mødeindkaldelsen og dagsordenen Formålet: At få deltagerne til at sætte tid af til mødet At motivere deltagerne til at deltage At skabe fælles forventninger til indholdet At give deltagerne en reel chance for at forberede sig til mødet

15

16

17 Mødelederen Stikord til det ideelle møde: Præciser formål, roller, dagsorden, tid, mødets præmisser Sørg for optakt til hvert punkt Skab overblik ved resume Luk hvert punkt med en konklusion Klare aftaler, hvem er ansvarlig for hvad Værdsættende tilgang Eksperimenter med metoder

18 Den store verden Kundernes situation Vor situation Projektet Mødediamanten TRAGT-oplægget Vort Problem Oplæg Beslutning Høring Vurdering Beslutning < > < > < >

19 Forskellige kommunikationsformer Envejs: Monolog Information Instruktion Guidning Tovejs: Dialog gennem ordet Samtale - snak Diskussion udveksling af synspunkter Refleksion overvejelser, forandring 19

20

21 Mødelederens tjekliste Målrettet dagsorden; undgå undgåstandard-dagsorden Opdeling af af punkterne ii beslutning, drøftelse, orientering, høring, høring, idé-generering Prioriter Prioriter punkterne (hvilke (hvilke punkter punkter kan kan udskydes) Lav Lav en en tidsplan, tidsplan, for for dig dig selv selv eller eller offentliggør den. den Dagsorden ud ud på påmail i i god god tid tid inden inden mødet. mødet. Lad Lad deltagerne spille spille ind. ind. FØR Hvilken Hvilken information skal skal deltagerne have have inden indenmødet?, hvilken hvilken information gives gives under undermødet? Hvordan Hvordan træffes træffes beslutninger og og afslutte afslutte punkter; punkter; mødeleder, konsensus, uddelegering Hvem Hvem skal skal være være referent? (Forbered/aftal med med referenten) Alle Alle mødedeltagere til til stede stede under under alle alle punkter punkter eller eller komme komme og og gå gå efter efter aftale aftale Lokale Lokale og og bordopstilling til til formålet. Kaffe Kaffe // the the White White board, board, flipover flipover (kan (kan flipover-ark hænges hænges op), op), overhead, PCprojektor Skal Skal mødet mødet holdes holdes i i andre andre omgivelser end end normalt. normalt.

22 Mødelederens tjekliste UNDER DU DU er er mødeleder, vær vær aktiv, aktiv, procesorienteret Alle Alle til til orde orde (mødediamanten) Opret Opret evt. evt. talerliste. Kvittér Kvittér synligt, synligt, når når en en deltager deltager vil vil til til orde orde Hold Hold tidsplanen Lyt Lyt til til indlæggende til til ende. ende. Spørg Spørg ind ind til til intentioner eller eller mening. mening Drag Drag delkonklusioner, brug brug referenten Ved Ved beslutning; Ved Ved alle alle hvad hvad beslutningen vil vil indebære? Hvad Hvad har har været været godt godt (og (og mindre mindre godt) godt) ved ved mødet mødet På Pånæste møde møde vil vil jeg jeg // gør gør vi. vi. EFTER Følg Følg op op på påbeslutninger Informér de de ikke-tilstedeværende mødedeltagere Godkend referat, referat, få fådet det ud ud hurtigst hurtigst muligt. muligt. Indsigelsesfrist Er Er HVem, HVem, HVad, HVad, HVornår klart klart beskrevet

23 Facilitators opgave og rolle 1 Støtter Løfter Samler Får ting til at pege fremad

24 Facilitators opgave og rolle 2 Forholder sig neutralt Få processen i gang og facilitere denne Beskytter mødedeltagerne og deres ideer mod angreb Behandle problemdeltagere

25 Redskaber Allierer sig med processen: Jeg vurderer, at vi er gået i stå med. Jeg vil foreslå at vi.. Inddrager deltagerne: hvordan kommer vi bedst videre med det her? Foreslår skift i formen, f.eks. skriv hver et par ideer ned, sum med naboen, kort pause Sætter rammer for f.eks. brainstorm: kun bygge videre på hinandens ideer Visualiserer undervejs

26 26

27 Mødedeltagerne Forberedt sig Tager medansvar for indhold og proces Tilpasser indsats og tid

28 Læg en strategi Din forberedelse Hvad er mit budskab? Hvilke argumenter er de mest bæredygtige? Hvilket eksempler skal understøtte argumentationen? Hvilke modargumenter er der til forslaget? Kan jeg tilbagevise den vigtigste indvending? Vil jeg lægge op til drøftelse? Hvilke ideer har jeg til åbning? Hvilke ideer har jeg til afslutning?

29 Typer af magt i organisationer Investeret Ekspertise Kontrollerende (gatekeeping) Erfaring Personlig Investeret i den rolle eller position man har i organisationen ikke i personen Den personlige viden, kompetencer, kunnen, faglighed Kontrol over adgang til ressourcer, mennesker o. lign. Personlig historie og anciennitet i organisationen Personlighed, relationer, kommunikationsevner o. lign. Baseret på forskning af Margaret Ryan

30

31 Feed Back At få føde tilbage noget vi kan vokse af. Vær konkret og specifik. Beskriv hvad du ser, undgå at fortolke

32 Ligeværdighed Jeg er ok du er ok Jeg er ok du er ikke ok Jeg er ikke ok du er ok Jeg er ikke ok - du er ikke ok

33 Kommunikation Spørgsmål: Lukkede, styrende, ledende: afklaring Åbne: interesserede, nysgerrige, uddybende Lytning: Aktiv lytning afspejles i kropsholdning, ved nik og korte medlevende bemærkninger Styring, specielt som mødeleder: Påtager mødelederen sig ansvaret? Får mødelederen alle på banen? Hvordan formidler mødelederen sine synspunkter? Hvordan skærer mødelederen igennem?

34 Menneskesyn At alle mennesker er lige værdige Alle gør altid deres bedste Alle har altid deres gode grunde til at gøre, som de gør Bag et hvert problem skjuler sig en frustreret drøm

35 Din egen banehalvdel Når du ønsker dialog om / at fortælle, hvor du selv står: Kendsgerningen, fakta Jeg føler, tænker, er træt af.. Jeg ønsker, har brug for.. Jeg vil foreslå..

36 Den andens banehalvdel Når du ønsker at undersøge den andens perspektiv: Kendsgerningen, fakta Hvad tænker du, føler du, er træt af? Hvad har du har brug for? Hvad vil du foreslå?

37 Grundlæggende principper i formidling Strukturer Illustrer Varier Engager

38

39 Afrunding Postkort: Vælg et postkort, og sig et par ord om dagen ud fra det Hvordan har du befundet dig? Bowle til grønne, gule og røde kort

40 Evaluering Hjerne Hjerte Kuffert Skraldespand

41 Mindmap Fleksibilitet Mobilitet Motivation Søge bredere Holde sig i gang Personlige valg Ad hoc-job Personlig udvikling Web-direct Informationsindsamling Lokale erhvervsråd Brug af internettet Jobsøgning CV på internettet Målrettet ansøgning Målrettet CV Uopfordret Telefon Besøg Samtale Ansøgning Opfordret Forberedelse til samtalen Hvordan komme i job Afklaring af behov Virksomhedsbesøg forberedelse 41 Følge med i medierne Hvad er mit netværk Formelt Uformelt Netværk Headhunterfirma Knud Eriks kontakter Projektansættelser Få kendskab til de andre deltageres kompetencer og eksterne netværk Selvstændig Ideen Supplerende dagpenge Selvstændig bibeskæftigelse Efteruddannelse/kurser Omskoling Jobcenter-bevilling Freelance 10 ugers kursus IT - edb

42 Interesse og indflydelse Indflydelsesområde Interesseområde 42

43 Jeres indflydelse Primært indflydelsesområde Eget ansvarsområde Egne arbejdsopgaver Sekundært indflydelsesområde Interesseområde Opgaver / serviceniveau, som bestemmes udefra Opgaver som du har interesse / part i at få løst 43

44 SWOT Nutid Styrker - strength Svagheder - weakness Fremtid Muligheder- opportunities Trusler - threats 44

45 45 Funktionalitet - kvalitet - tid Kvalitet Funktionalitet/ opgaver Kvalitet Tid

46 Haster - vigtigt Haster Haster ikke Vigtigt Mindre vigtigt 46