grundet den lange dagsorden udsættes til næstfølgende FSU

Transkript

1 REFERAT Fakultetskontoret på Humaniora og Samfundsvidenskab Fibigerstræde Aalborg Øst Sagsbehandler: Thine Kirwa (TGK) Dato: 12. juni 2017 Møde: FSU SAMF Mødedato og tidspunkt: Tirsdag den 6. juni 2017, kl. 09:00 12:15 Sted: Fibigerstræde 5, lokale 35 Deltagere: Rasmus Antoft (RA), Tina Vangsgaard (TVA), Lis Carlsen (LC), Jesper Lindgaard Christensen (JLC), Peter Nielsen (PN), Preben Horsholt Rasmussen (PHR) og Thine Kirwa (TGK) (ref.) Afbud: Kelvin Baadsgaard (KB), Anne Bisgaard Pors (ABP) Sagsfremstilling Referat Ansvarlig Tidsfrist 1. Godkendelse af dagsorden (RA) JLC har ønsket punkt om delegation på dagsordenen, hvilket TGK pkt. på næste FSU FSU møde. grundet den lange dagsorden udsættes til næstfølgende FSU TGK beder JHB om møde. Der ønskes en drøftelse af delegation af sanktioner, påtaler, og afholdelse af MUS. Endvidere en drøftelse af evt. delega- at deltage på møde Det indstilles, at FSU godkender dagsordenen. tioner, der bør være ens på SAMF, herunder eks. hvem der må lønforhandle på TAP siden. 2. Opsamling fra sidste møde den 10. februar 2017 (RA) Dagsordenen godkendes herefter uden yderligere bemærkninger. Ingen bemærkninger. Det indstilles, at FSU følger op på evt. udeståender jf. seneste godkendte referat af 10. februar Referat af 10. februar Dekanen orienterer om evt. rationaliseringsprojekter, herunder bygningsplaner og arbejdsgange (årshjul) (RA) Punkterne er jf. gældende samarbejdsaftale obli- RA orienterede: Afklaring på nybyggeri vs. renovering af eksisterende SAMF bygninger afventes. SAMF er blevet tilbudt at overtage Krog. 6, men nødvendig om- 1

2 gatoriske til behandling i FSU. RA uddyber på mødet med relevant information inden for de enkelte områder. Det indstilles, at FSU tager orienteringen til efterretning. 4. Evaluering af anvendelsen af medarbejderudviklingssamtaler, herunder status for gennemførelse (årshjul) (RA) Det indstilles, at FSU drøfter materialet for eventuelle bemærkninger. Tilbagemelding fra institutterne og fakultetskontoret bygning vil være alt for omfangsrig. I Fib. 4 og Fib. 11 er der store kælderarealer, vi ikke kan bruge som de er, hvorfor ombygning til 1 eller 2 auditorier overvejes. Fakultetskontoret byder velkommen til 7 nye HR medarbejdere pr 1/ og der arbejdes i øjeblikket på at finde gode arbejdspladser til dem. Drøftelse FSU drøftede tilbagemeldingerne fra institutterne og var positive over den høje kvalitet flere steder. Det blev endvidere drøftet, at der bør være tydelig adskillelse imellem MUS og FUS samt at der bliver meldt tilbage ligeværdigt ift. VIP og TAP. Der var stor tilfredshed med de nye FUS. Udfordring for IL er, at den nye/yngre generation af medarbejdere sætter krav om rammesætning. FUS er en mulighed for, at forskningsledere kan afhjælpe IL med bl.a. denne rammesætning. Fakultetskontoret har arbejdet med det strategiske i MUS, således at strategien for kontoret og kompetencestrategien kan understøtte MUS drøftelserne. FSU ønsker at evaluere på MUS engang om året. Fakultetskontoret udarbejder en skabelon til brug herfor, således institutterne får en mere tydelig ramme for ønske til tilbagemeldinger. FSU ønsker på et senere tidspunkt en tilbagemelding om effekten af de nye FUS. Det fremsendte materiale fra CGS og LÆR medsendes referatet til inspiration til andre. TGK udarbejder udkast til skabelon til drøftelse på FSU FSU Evaluering af FSU samarbejdet (årshjul) (FSU medarbejderrepræsentanterne) Drøftelse FSU evaluerede samarbejdet og var enige om, at der hersker en 2

3 Det indstilles, at FSU evaluerer samarbejdet og kommunikationen både ift. de lokale SU/SA/AMiU samt HSU og HAMiU. god omgangstone og et positivt samarbejde i FSU udvalget. Det blev bemærket, at det fungerer godt, at dagsorden tilgår hele udvalget i forbindelse med indkaldelse af punkter. Det har ikke været aktuelt endnu, men der kan komme fortrolige punkter til drøftelse i FSU. Der har ind til videre været en naturlig passende omtanke ift. indholdet af de punkter, der drøftes på FSU. Der ønskes i lighed med den kommende drøftelse i HSU en drøftelse af hvordan FSU skal arbejde med evt. fortrolige punkter. TGK kommer det på som punkt på næste FSU møde. LC ønsker at arbejde med en tættere vidensdeling og formidling ift. arbejdet i FSU og arbejdet i de lokale SU, herunder en større synlighed af arbejdet i FSU. RA foreslår, at der nævnes Nyt fra FSU på medarbejdermøderne, for derved at skabe forståelse for, hvordan organisationen fungerer, samt tydeliggøre muligheden for at bringe punkter på FSU dagsordenen, hvis der er et problem der ønskes drøftet. De lokale SU informeres om datoer for kommende møder, så de lettere kan fremkomme med inputs til FSU. Drøftelse om håndtering af fortrolighed i FSU tages med på næste FSU møde. Evt. beslutninger skal indarbejdes i udvalgets forretningsorden. Senest nyt fra FSU tages med på kommende medarbejdermøder og til orientering/drøftelse i FL. AAU har udarbejdet nogle modeller til brug for arbejdet med at evaluere samarbejdet i FSU. TGK fremfinder den model, der angives som minimumsmodellen til brug for næste evaluering (der linkes hertil i årshjulet). TGK pkt. på næste FSU møde TGK evt. opdatering af forretningsorden. Led.sekr. TGK finder AAU model for evaluering FSU (pkt.) FSU (udkast til opdateret forretningsorden) Kommende medarbejdermøder og FL møder Snarest 6. Budgetmodel (FSU medarbejderrepræsentanterne) I forlængelse af drøftelser af budgetmodellen på niveau 1, ønsker medarbejdersiden i FSU en drøf- Orientering RA orienterede. SAMF består af både små og store institutter, der drives forskelligt. Institutterne har derfor meget forskellige økonomiske vilkår. Der er dog god balance imellem de forskelli- 3

4 telse af ressourcefordelingen fra niveau 2 til niveau 3. Der ønskes en fordelingsmodel, der tager højde for eventuelle skævvridninger i tildelingen fra niveau 1. Det indstilles, at FSU drøfter ressourcefordelingen fra niveau 2 til niveau 3. ge indtægtskilder og alle institutter har overskud og en fornuftig størrelse egenkapital. Når der kommer en ny budgetmodel fra og med 2019 skal den oversættes meningsfyldt til den institutstruktur, vi ønsker. Der skal endvidere beskrives en model for finansiering af strategiske indsatser på AAU- og fakultetsniveau. Når der foreligger materiale vedr. den nye budgetmodel for 2019, vil den komme til drøftelse i bl.a. FSU. TGK punkt på kommende FSU møde Forventeligt FSU møde Statistik for sygefravær SAMF 2016 (RA) Det indstilles, at FSU drøfter materialet for eventuelle bemærkninger. Statistik for sygefravær Opsamling på statistik for sygefravær Drøftelse FSU drøftede statistikken og havde følgende bemærkninger. Der bør sættes tidligt ind med samtaler ift. atypisk korttidssygefravær, som en præventiv foranstaltning, inden fraværet evt. udvikler sig til et længerevarende fravær. Det er bedre at tage ting i opløbet, end at medarbejderen rammes af stress, men det er en kulturforandring, at dette bliver en naturlig og forventet handling fra ledelsen. Stress skal ikke kun behandles, det skal også forebygges AAU beredskabet kan anbefales også til det forebyggende arbejde. Arbejdet hermed kræver dog meget af lederne, så der skal være opmærksomhed på kompetenceudvikling heraf. HR er virkelige dygtige og har gode undervisningsforløb og workshops herom (sidstnævnte faciliteret af konsulentfirmaet Cabi). FSU kan understøtte, at der lokalt arbejdes struktureret og kompetent med håndtering af sygefravær dette ved at tage en drøftelse herom i decentrale fora. FSU Løbende fokus i enhederne 8. Resultater for trivselsbarometeret SAMF 2017 (RA) Det indstilles, at FSU drøfter materialet for eventuelle bemærkninger. Drøftelse FSU drøftede resultatet af Trivselsbarometer 2017 og bemærkede, at trivsel er øget væsentligt på Statskundskab, hvor motivationen ellers har været udfordret i mange år. Desuden bemærkes, at der overordnet set er flere grønne tal 4

5 Resultatet for Trivselsbarometeret 2017 pr. enhed og samlet for SAMF Sammenfattende og kommenteres gennemgang af resultaterne på AAU, FS HR afdelingen end tidligere år, men FSU fremhævede vigtigheden af, at IL fortsat forholder sig til de røde tal og forsøger at klarlægge baggrunden for disse. FSU fremhævede endvidere vigtigheden af, lokalt at kommunikere ud hvad der bliver opnået med APV handleplanerne, således at det overfor medarbejderne tydeliggøres, at der er et udbytte af arbejdet. Emner som sexchikane, mobning mv. er ikke længere omfattet af de officielle spørgeskemaer, så ledere og medarbejdere skal være opmærksomme på at få det drøftet på anden vis. 9. Inddragelse af arbejdsmiljø i FSU (RA) På direktionsmøde den 25. januar 2017 blev det besluttet, at der er behov for at etablere et arbejdsmiljøorgan på fakultetsniveau. Direktionen ønsker, at arbejdsmiljø på fakultetsniveau samtænkes med samarbejdsudvalgsstrukturen og bemærkede, at eskalation bør ske fra institutterne til fakultetet. Årsagen er, at der jf. arbejdsmiljøarbejdet på AAU ønskes et forum, der kan behandle arbejdsmiljøforhold, der er gældende for hele fakultetet på tværs af institutter. Det øgede fokus ses som en opgradering af betydningen af arbejdsmiljøarbejdet på fakultetsniveau. Arbejdsmiljøsektionen i HR v/ Lars Brodersen udarbejdede i forlængelse af denne beslutning udkast til proces og årshjul til behandling på HA- MiU-mødet den 21.februar På HAMiU mødet, blev dette således besluttet, at FSU får til opgave to gange om året at drøfte arbejdsmiljø i fakultetet, og at der til disse to møder skal deltage arbejdsmiljørepræsentanter (fx alle næstformændene i institutternes AMiU er.) Det indstilles, FSU drøftede og godkendte forslag til model for indarbejdelse af arbejdsmiljøområdet i FSU. Der vil blive to årlige møder i FSU med deltagelse af AMR. Møderne udvides til 3 timer. Arbejdsmiljødrøftelsen er årets vigtigste APV drøftelse. FSU ønsker at afholde det første møde med AMR i februar, hvor årets kommende decentrale arbejdsmiljødrøftelse skal drøftes. Der er lagt op til vidensdeling og inspiration dels om indhold og dels om proces. Det andet FSU møde med AMR ønskes afholdt i juni måned, hvor der tages en opsamling fra de decentrale arbejdsmiljødrøftelser for gensidig inspiration og forslag til evt. handleplaner på tværs af fakultetet. Fakultetskontoret anmoder de lokale AMiU/SA om at mødes på tværs af institutterne, med henblik på at melde AMR repræsentanter ind i FSU. Det er op til de lokale enheder at udpege, men FSU anmoder om, at der som min. skal være en VIP og TAP AMR for alle institutter samt at AAU CPH skal være repræsenteret. Endvidere opfordres IL til at udpege en AMR-leder. De første to møder bør være med fysisk tilstedeværelse for alle. Derefter kan det afprøves at have videolink fra enten AAL eller CPH. TGK Snarest 5

6 At FSU drøfter og godkender den præsenterede model for inddragelse af arbejdsmiljø i FSU på SAMF At FSU beslutter, hvornår på året AMR skal deltage i arbejdsmiljødrøftelser i FSU og evt. særlige krav til dagsordenen på disse møder At modellen træder i kraft pr. 1. august 2017 At FSU drøfter kriterier og proces for udpegning af arbejdsmiljørepræsentanter At fakultetskontoret tilretter udvalgets forretningsorden iht. ovenstående beslutninger. Den opdaterede forretningsorden er til godkendelse på førstkommende FSU møde (28/8) Første møde skal anvendes til at få defineret og klarlagt, hvad fakultetets rolle skal være i arbejdsmiljøarbejdet. Modellen træder i kraft 1. august Ordningen evalueres i foråret Fakultetskontoret tilretter FSU forretningsorden iht. til ovenstående beslutning. Udkast hertil fremlægges på FSU møde TGK pkt. til FSU dagsorden. TGK tilretter forretningsordenen. FSU Sagsfremstilling Sagsfremstilling til møde i direktionen : Dekanernes arbejdsmiljøansvar og arbejdsmiljøorganisation for fakulteterne Referat fra HAMiU-møde tirsdag d. 21. februar Samling af udvalg vedr. kompetencefondsmidler 2018 (JLC) Medarbejdersiden på FSU SAMF stillede på møde 10. februar 2017 forslag om, at HUM og SAMF sammenlægger deres tildelte kompetencefondsmidler til fordeling på tværs af de to fakulteter. Der foreslås samtidigt, at der nedsættes et underudvalg med i alt fire medarbejderrepræsentanter en TAP repræsentant for hvert FSU og en VIP repræsentant for hvert FSU. Forslaget har nu været fremlagt på HUM FSU møde den 9. maj Jesper Lindgaard Christensen er repræsentant på begge FSU og vil kunne uddybe tilbagemeldingen og beslutningen på HUM FSU møde, af 9. maj Det indstilles, at FSU SAMF drøfter og beslutter Orientering JLC orienterede om, at HUM FSU besluttede at indgå samarbejde om en fælles ansøgningsproces på HUM og SAMF FSU til kompetencefondsmidler, herunder nedsættelse af et underudvalg på tværs af de to fakulteter og ansøgningsrunde én gang om året. Det vedtages at lægge udvalgene sammen og at der bliver en årlig ansøgningsrunde. Første gang i 2018 med deadline primo marts og behandling på FSU på april mødet. Det skal endvidere i forretningsordenen beskrives, for hvilken periode man kan søge (eks. forløb der er afholdt eller skal afholdes i samme år som ansøgningsrunden). Strukturen formes med et underudvalg bestående af to VIP og to TAP fra hhv. FSU HUM og FSU SAMF. Fra FSU HUM genvælges JK og LB. SAMF repræsentanter vælges bilateralt af FSU medarbejdersiden og meldes tilbage til TGK snarest. TGK opdatering af forretningsordenen FSU medarb.repr. Snarest Senest 1. august

7 videre behandling af kompetencefondsmidler. Fakulteternes kompetencestrategier skal gennemgås for sikring af, at den nye fælles bevillingsskrivelse kan omfatte hensigten i begge strategier. Indledende drøftelse tages på førstkommende FSU møde. Dekanerne har forinden drøftet evt. muligheder for tilretninger og behov for forskelligheder i de to strategier. DOB/TOJ pkt. på dekanatmøde Dekanatmøde juni 2017 en skal kommunikeres til ledere og medarbejdere. Endvidere skal der ved den kommende ansøgningsrunde være fokus på tydelige kommunikation heraf til alle. TGK Snarest samt næste ansøgningsrunde Fakultetskontoret tilretter FSU forretningsorden iht. til ovenstående beslutning. Udkast hertil fremlægges på FSU møde TGK FSU Fonden til Udvikling af Statens Arbejdspladser(FUSA) (LIC) FUSA støtter mange former for kompetenceskabende projekter på statslige arbejdspladser også kompetenceudvikling i forbindelse med innovation. Der er stadig mere end 74 mio. kr. i puljen som er forhandlet hjem via overenskomsten til kompetenceudvikling. Penge som blot ligger og venter på at blive fordelt. Puljen forvaltes i Fond til udvikling af statens arbejdspladser. Kompetencesekretariatet efterlyser ansøgninger til midlerne. Det besluttes, at RA bringer informationen om FUSA midler videre på kommende møde med fakultetsledelsen, samt at TVA medbringer til næste møde i Sekretariatsledergruppen. FSU repræsentanterne medbringer informationen på HSU samt til medarbejderne. TGK pkt. til næste FL møde DOB pkt. til næste AFHS møde FSU medarb.repr. Næste FL møde Næste AFHS møde Snarest Det indstilles, at FSU drøfter, om og hvorledes FSU med fakultetets hjælp kan få budskabet ud til samtlige institutter om, at midlerne er til stede. Fondsstøtte til kompetenceudvikling, der skaber innovation (link) 12. MUS med værdi (LIC) Når omstillinger rammer arbejdspladsen, er MUS et godt sted at tage fat. MUS med værdi er en skræddersyet procespakke med konsulentbistand, der kan øge arbejdspladsers strategiske værdi af MUS. MUS med værdi er finansieret af overenskomstmidler på statens område, og det koster ikke Det besluttes, at RA bringer informationen om MUS med værdi videre på kommende møde med fakultetsledelsen, samt at TVA medbringer til næste møde i Sekretariatsledergruppen. FSU repræsentanterne medbringer informationen på HSU samt til medarbejderne TGK pkt. til næste FL møde DOB pkt. til næste AFHS møde FSU medarb.repr. Næste FL møde Næste AFHS møde Snarest 7

8 noget for arbejdspladsen at deltage i forløbet ud over den arbejdstid der bruges. Der er stadig er plads til 20 projekter indenfor indeværende overenskomstperiode i projektet MUS med værdi Det indstilles, at FSU drøfter, om og hvorledes FSU med fakultetets hjælp kan få budskabet ud til samtlige institutter. Står I midt i en omstillingstid? Tag fat i jeres MUS (link) 13. Arbejdsmiljø på AAU CPH (RA) I forlængelse af påbudssagen fra Arbejdstilsynet om VIPs arbejdsvilkår på AAU CPH er der på AAU niveau udarbejdet handleplaner, der både vedrører de konkrete udfordringer for VIP på AC Meyers Vænge og det generelle psykiske arbejdsmiljø på hele AAU. Handlingsplanen skal således anvendes på to forskellige måder: De institutter der har VIP på AC Meyers Vænge, skal på grundlag af den overordnede handleplan udarbejde konkrete handleplaner til at løse de institutspecifikke problemer. Alle institutter og enheder på AAU skal, på grundlag af den overordnede handlingsplan sætte relevante handlingsplaner i værk. RA orienterede om, at der på baggrund af rapport fra Crecea, er udarbejdet handleplaner til besvarelse på Arbejdstilsynets påbud. Endvidere er det besluttet at afholde FL møde i CPH en gang i forårssemesteret og en gang i efterårssemesteret. Der samles op på handleplanerne på næste FSU. TGK pkt. til næste FSU FSU Det indstilles, at FSU tager orienteringen til efterretning. Redegørelse vedrørende rådgivningspåbud, CRECEA Udkast til handlingsplan 8

9 14. Opdatering af årshjul JLC og TGK har lavet udkast til opdatering af FSU årshjulet. Dette med henblik på at færdiggøre årshjulet, samt at gøre det mere simpelt og overskueligt. Det indstilles, at FSU drøfter og godkender det opdaterede årshjul. Årshjul godkendes. Årshjulet er tiltænkt udbygget ved behov. FSU medarbejderrepræsentanterne kigger årshjulet igennem for evt. præcisering af ønsker til hvert punkt. Dette meldes ind til TGK. FSU medarb.repr. melder ind til TGK Løbende FSU Årshjul 15. Meddelelser fra medarbejdersiden Ingen bemærkninger. 16. Meddelelser fra ledelsessiden Punkter til orientering Ledelsesgrundlag (RA) Professor MSO ansættelsespolitik (RA) Roller og ansvar i forbindelse med sammensætning af bedømmelsesudvalg (RA) Nyt bevillingssystem (RA) vedhæftet til orientering Budgetopfølgning (bilag A) Campusråd møde referat (bilag B) HSU referat (bilag C) HSU dagsorden (bilag D) Udsendelse af Aalborg Universitets Kompetencestrategi (bilag E) Ledelsesgrundlaget er godkendt af direktionen og afventes udsendt. Grundlaget skal ud og arbejde og ikke bare ligge i AAU håndbogen. Der skal på fakultetet være en drøftelse af, hvordan vi skal bruge grundlaget til at arbejde mere målrettet med ledelse. MSO ansættelsespolitik er udarbejdet for at få mere tydelige rammer for, hvad der skal til for at blive MSO og hvad der efterfølgende skal se, når forløbet er tilendebragt. Roller og ansvar i bedømmelsesudvalg er udarbejdet for at indskærpe, hvilke rammer og processer der er gældende, herunder ift. habilitet ( armslængdeprincippet ). Vi skal have nogle retningslinjer, man kan forholde sig til. Det er en præcisering af de gældende AAU regler på området. Nyt bevillingssystem forventes at have negative konsekvenser for AAU i forhold til de andre universiteter det foreløbige bud er, at AAU mister 24 mio. kr., når modellen efter tre år er fuldt ud indfaset. Tallene er dog stadig usikre og der er et udredningsarbejde i gang. Månedsopfølgning RA orienterede om, at økonomien stadig er god på SAMF. Der forventes et meroverskud for året på 8,0 mio. kr. ift. budget, hvilket er acceptabelt. Der arbejdes dog fortsat med strategiske korrigerende handlinger for at få budgetbalance. 9

10 17. Eventuelt Intet. 10