Version 1.1 (16. januar 2013)

Transkript

1 Version 1.1 (16. januar 2013) Dansk Triatlon Forbund

2 Indhold 1. Indledning Sikkerhedsprotokol... 3 Procedure... 3 Relevante informationer om dette stævne Tjekliste for Stævnearrangøren Stævnepartnere Tidsplan for stævnet Registrering Faciliteter Svømning Skiftezone Cykling Løb Målgang Resultater Vejledning til vandsikkerhedsplan DTriF anbefaler: Gode råd i forbindelse med vandsikkerheden: Sikkerhedstælling og overvågning af deltagere Sikkerhedsplan grafisk oversigt: Stævnekategorier Stævner kan inddeles i to hovedkategorier Indslusningskontingent Optagelse på DTriF Stævnekalender Tilladelser fra myndigheder Mesterskabskontrakter Stævnemanual Grej Skiftezone Refusion af Deltagergebyret Beredskab Stævneforholdene Cyklingen Skiftezonen Teknisk delegeret og dommere ved DTriF medlemsstævner Officielle køretøjer på ruten Indbydelsen Startlister ved kategori-a-stævner Nummerering for A, B og C-stævner Startnumre og diverse labels Starten Presse, PR og TV Dopingkontrol ved kategori A-stævner Konkurrencejuryen Resultatformidling Præmieoverrækkelse og -fordeling Evaluering af stævnet Bilag 1 Vejledning og huskeliste til opsætning af motionsstævne

3 1. Indledning Sikkerhedsprotokollen er udarbejdet dels som hjælp og rettesnor for arrangører, teknisk delegerede, overdommere m.fl. ved afholdelse af danske triatlonstævner. DTriF ønsker med denne sikkerhedsprotokol at tydeliggøre hvad der forventes af de forskellige typer stævner lige fra de store mesterskaber til det lille motionsstævne. En udfyldt sikkerhedsprotokol er forudsætningen for en god og konstruktiv dialog mellem stævnearrangør og forbund. Manualen er under løbende udarbejdelse, og det er DTriF som har ansvaret for, at den løbende holdes opdateret med de aktuelle forhold. Den nuværende sikkerhedsprotokol bygger på erfaringer og input fra klubber, medlemmer, arrangører og dommere. Forslag til indhold, kommentarer, rettelser og gode ideer er meget velkomne og sendes til 2. Sikkerhedsprotokol Skal et stævne være i kategori A, B, C eller D, skal man som stævnearrangør udfylde de obligatoriske felter tilhørende den stævnekategori stævnet skal være, og indsende sikkerhedsprotokollen til DTriF. Sikkerhedsprotokollen vil blive gennemgået, og så snart den er godkendt, vil stævnet blive lagt op på DTriF s stævnekalender. Senest 14 dage efter modtagelse, vil stævnearrangøren få en tilbagemelding på sikkerhedsprotokollen fra DTriF. Vigtigt Kun de med gult markerede emner i det nedenstående, skal besvares og godkendes af DTriF s teknisk delegerede for at stævnekategorisering og sikkerhedsprotokol for stævnet kan godkendes. Det forventes at resten af tjeklisten gennemarbejdes af stævnearrangøren. 3

4 2.1. Stævnedetaljer (bruges også til stævnekalender) Stævnedetaljer Gul = obligatorisk for stævne kategori Stævnenavn Stævnedato Stævne start tidspunkt Stævne slut tidspunkt Adresse og by for stævne Klub Kontaktperson Mail og tlf. til kontaktperson Webside link til tilmelding Tilmeldingsfrist Stævnekategori (A, B, C eller D (se specifikation i konkurrencereglerne) stævne) Distancer (så præcist som muligt) Max deltager kapacitet på stævnet (elite, agegroup, junior, ungdom, børn, motionister) Følges DTriF konkurrenceregler? Ja/ Nej pdf Følges DTriF arrangørmanual? Ja/ Nej pdf Forventet antal deltagere. Forventet antal inddelt i kategorier / starter -Elite/åben klasse -Agegroup -junior -Ungdom -børn -Motionister Er der flere forskellige løb inkluderet i stævnet? Hvis ja, angiv detaljer og distance. 4

5 2.2 Tjekliste for Stævnearrangøren Liste over arrangørens områdeansvarlige Rolle Kontaktperson Telefon nr. Gul markering = Besvarelse obligatorisk for stævnekategori: Stævnearrangør Stævneleder Sikkerheds ansvarlige Kontaktperson til DTriF Dommeransvarlige Vejviser ansvarlige Ansvarlige for svømmerute Ansvarlige for cykelrute Ansvarlige for løbrute Ansvarlige for skiftezone Ansvarlige for mål/ tid Ansvarlige for registrering Transport, parkering og logistik Ansvarlig for indhentning af tilladelser Trafik leder Andet Andet 2.3 Stævnepartnere Gul markering = Stævnepartnere Organisation Kontaktperson Telefon nr. Besvarelse obligatorisk for stævnekategori: Politi Lokale myndighed Lokal vandsikkerheds myndighed Hjemmeværn Lokale hospital Førstehjælps personer Vandsikkerhed (evt. SOK, andre) 5

6 2.4 Tidsplan for stævnet Gul markering = Hvis haves A-B Hvis haves A-B Hvis haves A-B A-B Hvis haves Hvis haves Tidsplan for stævnet Dato Tid Sted Besvarelse obligatorisk for stævnekategori: Tidspunkt for opsætning Indskrivning-/ registreringstidspunkt for deltagere Mødetidspunkt for hjælpere/ vejvisere/ hjemmeværn/ traffic officials Briefing af hjælpere/ vejvisere/ hjemmeværn/ traffic officials Tidspunkt for at hjælpere/ vejvisere/ hjemmeværn/ trafik officials er på plads Stævnebriefing for deltagere Stævnestart Cut off tid for svømning Cut off tid for cykling Cut off tid for løb Stævneslut tidspunkt Vil der være ambulancer til rådighed under stævnet? Hvor? Hvis ikke der er ambulance til rådighed, hvad vil den estimerede udrykningstid være? Hvilke læger, uddannede førstehjælpspersoner eller livreddere vil der være til stede under stævnet, og hvor vil de være placereret? (vis på kortene nedenfor) 2.5 Registrering Gul markering = Besvarelse obligatorisk for stævnekategori: A-B-C Registrering af deltagere Hvornår er der åbent for registreringen? Hvor afholdes registreringen? Vil der blive tilbudt indslusningsmedlemskab? Hvis ja, hvad indeholder dette? 6

7 2.6 Faciliteter Toiletter Besvarelse obligatorisk for stævnekategori: Vil der være toiletter til rådighed? Hvor mange toiletter? Hvor vil de være placeret? Badefaciliteter Besvarelse obligatorisk for stævnekategori: Er der badefaciliteter til udøverne? Hvor mange? Hvor vil de være placeret? Omklædning Besvarelse obligatorisk for stævnekategori: Vil der være omklædningsfaciliteter til udøverne? Hvor vil de være placeret? Parkering Besvarelse obligatorisk for stævnekategori: Vil der være parkering til udøvere og tilskuere? Hvor vil de være placeret? Vil parkering være gratis eller mod betaling? 7

8 2.7 Svømning Gul markering = Besvarelse obligatorisk for stævnekategori: Vandsikkerhed Hvor foregår svømningen (i svømmebassin, sø, hav, andet)? Indsæt kort med svømmeruten inkl start og slut for svømning nedenfor. Hvad hedder stedet hvor svømningen skal foregå? Skal der være flere heats? I så fald, hvor mange? Hvis ja til ovenstående, hvordan bliver atleterne fordelt i heats? Hvis der er flere heats, hvordan identificeres de forskellige heats eks. forskellige farver på badehætter? Hvis der er flere heats, hvor tæt vil de starte på hinanden? Hvad er tidspunkterne for afsendelse af hvert heat? Vil der være mulighed for at varme op i vandet før start? Vil starten være fra: - vandstart: - strandstart: - andet: Sikkerhed på vand (vi henviser til TrygFondens anbefalinger for sikkerhed til vands) Vejledende bør der som minimum være: - 1 motorbåd til hver 150 udøvere og; - 1 kajak/ safetyboard til hver 30 udøvere Gul markering = Besvarelse obligatorisk for stævnekategori: A-B Hvor mange motorbåde vil I have til rådighed? A-B Hvor mange kajakker vil I have til rådighed? A-B Vil der være dykkere? Hvis ja, hvor mange? A-B Vil I have livreddere på vagt specielt allokeret til svømningen? Er der indhentet tilladelse til at afholde svømmedelen af denne event? Hvordan vil svømmeruten være markeret? beskriv hvad der bruges og hvor på ruten? 8

9 Vil en båd eller kajak følge den førende svømmer i hvert heat? Er der udfærdiget en vandsikkerhedsplan inkl. kommunikations diagram? Note: indsættes på planen under kort over svømmeruten. Hvad er den forventede vandtemperatur? Hvordan sikkerhedstælles deltage i og op af vandet? Vil der blive udført et vandkvalitets tjek? Hvis ja, hvem gør dette? Hvordan kommunikeres det ud, hvis det er obligatorisk alle deltagere skal bære våddragt? (kun ved åbent vand svømning) Ja/nej? Risiko Risikoanalyse for svømmeruten Forholdsregler for at eliminere/ minimere risikoen : Indsæt et detaljeret kort over svømmeruten herunder: : Indsæt en vandsikkerhedsplan herunder (se eksempel bilag A): 9

10 2.8 Skiftezone Gul markering = Besvarelse obligatorisk for stævnekategori: Skiftezone(r) Hvor ligger skiftezonen? Eks. p-plads, mark, søbred etc. Note: indsæt et detaljeret kort af skiftezonen herunder. Er der flere skiftezoner? Hvis ja, indsæt kort herunder. Hvordan vil deltageres plads være markeret (fx labels på cykelstativerne)? Hvor tjekkes cykler ind/ud af skiftezonen? Marker på kortet nedenfor Hvordan vil skiftezonen være skiltet og bemandet? I hvilket omfang er skiftezonen lukket i løbet af stævnet. Hvornår kan udøverne hente deres cykler fra skiftezonen efter konkurrence er afsluttet? Risiko Risikoanalyse for skiftezonen Forholdsregler for at eliminere/ minimere risikoen : Indsæt et detaljeret kort over skiftezonen nedenfor: 10

11 2.9 Cykling Gul markering = Besvarelse obligatorisk for stævnekategori: Cykelsikkerhed Hvis der køres med 10 meter regel, aftales håndhævelse med DTriF teknisk delegeret Hvordan vil cykelruten være markeret? Hvilket tidspunkt vil den første cykel være på cykelruten? Hvilket tidspunkt vil den sidste cykel være på cykelruten? Hvilket tidspunkt vil den første cykel komme ind i skiftezonen? Hvilket tidspunkt vil den sidste cykel komme ind i skiftezonen? Bemandingsplan for vejvisere/ hjemmværnsfolk/ trafikofficials indtegnes på cykelruten nedenfor Hvordan kommunikeres med vejvisere/ hjemmeværnsfolk/ trafik officials når de er på ruten under løbet? Vil områdets lokalbeboere blive gjort opmærksom på eventen? Hvis ja, hvordan? Vil det lokale forretningsliv blive påvirket af eventen? Hvis ja, hvordan? Vil der være nogen trafikomlægninger/ vejspærringer? Hvis ja, beskriv i detaljer hvor og hvordan, samt marker på rutekort. Risiko Risikoanalyse for cykelruten Forholdsregler for at eliminere/ minimere risikoen 11

12 A-B-C-C: Indsæt beskrivelsen af cykelruten nedenfor : Indsæt et detaljeret kort over cykelruten nedenfor: 12

13 2.10 Løb Besvarelse obligatorisk for stævnekategori: Løbesikkerhed Vil der være afspærringer på ruten? Hvis ja, angiv detaljer og vis på kort. Er der aidstations på ruten? Hvis ja, hvor mange og hvor langt imellem dem, hvad er der og hvordan er bemandingen? Marker på kort Vil der være hjemmeværnsfolk/ vejvisere på ruten? Hvor og hvor mange? Risiko Risikoanalyse for løberuten Forholdsregler for at eliminere/ minimere risikoen : Indsæt en beskrivelse af løberuten : Indsæt et detaljeret kort af løberuten: 13

14 2.11 Målgang Gul markering = Besvarelse obligatorisk for stævnekategori: A-B A-B Sikkerhed ved målgang Er der afspærringer til at holde tilskuere væk fra målområdet? Vil der være væske og maddepot lige efter mållinien? Hvis ja, hvad? Er der videobackup af målgang? Er der en plan for besøg af AntiDopingDanmark? Risiko Risikoanalyse for målgangen Forholdsregler for at eliminere/ minimere risikoen : Indsæt et detaljeret kort over mål området herunder: 2.12 Resultater Gul markering = Besvarelse obligatorisk for stævnekategori: A-B A-B Tid og resultat Hvor og hvordan tages der tid? Ved brug a chips, er der back up, hvis ikke systemet virker? Hvordan og hvornår vil resultaterne blive offentliggjort? 14

15 2.13 Vejledning til vandsikkerhedsplan Hensigten med en kommunikationsplan for vandsikkerheden er at muliggøre en effektiv kommunikation blandt alle involverede i vandsikkerheden (herunder vand-til-vand, vand-til-land og land-til-vand kommunikation). DTriF anbefaler: 1 Det bedste middel til sikker kommunikation er to-vejs radioer, med en kanal forbeholdt til nødkommunikation. Disse kan lejes eller ofte lånes i aftale med kommunale myndigheder. 2 For sikkerhedspersonale i kajakker, på boards eller i vandet, kan det være en fordel at kommunikere med et system af fløjter og håndsignaler som alle instrueres i Deltagerne skal instrueres om i nødstilfælde at hæve en arm højt over hovedet og tilkalde hjælp. 3 Personale på alle både og sikkerhedsposter skal have evnen til at kommunikere med sikkerhedslederen og sikkerhedslederen skal have evnen til at kommunikere med alle førsterespondenter, sikkerhedspersonale og officials Her er mobiler med forkodede numre og en plastlamineret telefonliste udleveret til alle i sikkerhedsorganisationen en god idé, hvis ikke radioer benyttes. Gode råd i forbindelse med vandsikkerheden: Løbende opdatering og kommunikation til både arrangører og deltagere i tiden op til stævnet om vandkvalitet og vandtemperatur, så beredskabet hele tiden er justeret i forhold til forventningerne. Se fx Ganløse Triathlon Centers løsning: Der bør inden stævnedagen være et formøde, hvor alle nøglepersoner i forhold til vandsikkerheden gennemgår planen for stævnet. Denne vejledning kan bruges som tjekliste. Se detaljeret om vandtemperaturer i konkurrencereglerne: Sikkerhedstælling og overvågning af deltagere Ved svømning i åbent vand, er en bemandet sluse ind til et afspærret startområde nødvendigt for at kunne sikkerhedstælle deltagerne i vandet og tilsvarende op af vandet. Ved chip-tidtagning kan måtten til svømmetid bruges til denne tælling. Det anbefales at alle deltagere har en badehætte i signalfarver hvilket også kan bruges til at genkende heat / favoritter mm. 15

16 Fordeling af opsyn med heat aftales: Fx kajakker/boards følger en aftalt del af feltet og stationære poster (både eller højt placerede landposter) har overblik over sektioner af svømmebanen. Klare aftaler om at følge sidste deltager i mål (for hvert heat), melde svømmeruten fri for deltagere og dobbelttjekke med sikkerhedstællingerne i og op af vandet; afsluttende med en klarmelding fra sikkerhedslederen. Først derefter er svømningen overstået. Sikkerhedsplan grafisk oversigt: En let og overskuelig måde at give alle overblik over sikkerheden, er at indtegne personer og funktioners placering på kortet over svømmeruten. På den måde sikres, at alle ved hvem der er har ansvaret, hvor de er placeret og hvordan de kontaktes. Indtegn: Placering af svømmestart / slut / sikkerhedstælling Svømmeruten inkl. alle bøjer og markeringer Placering af Kajakker/boards og evt. mobilnumre. Placering af både, landposter og øvrige sikkerhedspersoner Placering af ambulance og/eller markering af adgangsvej for denne. 3. Stævnekategorier DTriF ønsker at kategoriserer de enkelte stævner (lidt i lighed med Michelin stjernerne til restauranterne). Stævnekategorierne på DTriF s stævnekalender for 2013 bliver herefter som følger: Kategori A: DTriF Mesterskabsstævner Kategori B: DTriF medlemsstævner Kategori C: DTriF medlemsstævner Kategori D: DTriF motionsstævner Kategori U: Andre medklubs arrangerede stævner som ikke har en godkendt sikkerhedsprotokol Kategori Ø: (øvrige arrangementer): Er forbeholdt ikke-tri/ du stævner (fx åbent vand svømmekonkurrence, cykel-/ enkeltstartskonkurrence, løbekonkurrence) arrangeret af DTriF-medlemsklubber. Forbundet forbeholder sig retten til at begrænse antallet af medlemsstævner ud fra ressourcemæssige hensyn. 16

17 Kategori A-D skal alle følge DTriF s arrangørmanual samt have sikkerhedsprotokol udfærdiget og godkendt af DTriF før stævnet ligges på DTriF s stævnekalender. Find info her: (Klubber der arrangerer tri stævner, og ønsker at komme på DTriFs stævnekalender kan sende kontoret en mail med de nødvendige informationer om stævnet, så vil de blive lagt op som stævne i kategori U.) Stævner kan inddeles i to hovedkategorier: 1. Stævner for medlemmer af DTriF og indslusningsmedlemmer. 2. Stævner for ikke-medlemmer. Ad 1. Medlemsstævner Krav om godkendt DTriF sikkerhedsprotokol. DTriF har det sportslige ansvar for stævnets afvikling. Køres efter DTriF s konkurrenceregler med DTriF-uddannede dommere tilknyttet. Resultatlister skal offentliggøres max 12 timer efter sidste mand er kommet i mål på stævnets officielle hjemmeside. Gerne med mulighed for at tilbyde indslusningskontingent (se punkt 4 om indslusningskontingent) Udfyldt og godkendt sikkerhedsprotokol Kategori A: DTriF Mesterskabsstævner Der udarbejdes mesterskabskontrakt mellem arrangør og DTriF. Kategori B: DTriF Stævner kategori B Stævnetermin fastsættes i samarbejde med DTriF DTriF stiller teknisk delegeret til rådighed. Tilbydes indslusningskontingent løfter DTriF dommeropgaven. Dommeropgaven betales af arrangør, hvis der ikke tilbydes indslusningskontingent. Der skal være elektronisk chiptidtagning med mellemtider for hver disciplin. Der kan ifm. et kategori B stævne godt arrangeres et stævne i kategori C eller D. Fri prissætning af deltagergebyr Samlet præmiesum minimum kr. kontant eller kr. i naturalier. Udfyldt og godkendt sikkerhedsprotokol Draft Triatlon: Stævner primært på OL og sprint distancen, men også gerne kortere. Der køres med samlet start for klasserne ungdom, junior, U23 og elite (dog opdelt i køn). Ligeledes mulighed for at arrangøren afvikler draft-heats for senior og veteran (opdelt i køn). NON draft Triatlon På alle distancer op til fuld IM distance. Som minimum præmieres vinderen i hver aldersklasse. Afvikles med nye aldersgrupper. Desuden kåres nr. 1, 2 og 3 m/k overall. 17

18 Vælger arrangør at lave en åben/eliteklasse skal der være en pengepræmiesum på minimum kr Ruterne skal være udformet således at 10-meterreglen kan håndhæves. Kategori C: Kategori C stævner får mulighed for at være en del af den samlede Klub Cup (hvis øvrige betingelser for deltagelse i Klub Cup opfyldes). Der kan ifm. et kategori C stævne godt arrangeres et stævne i kategori D. Kræver dog eget heat. Tilbydes indslusningskontingent løfter DTriF dommeropgaven. Dommeropgaven betales af arrangør, hvis der ikke tilbydes indslusningskontingent. DTriF startgebyr-satser skal følges Krav om tidtagning med minimum officiel sluttid. Køres med DTriF aldersklasser. Udfyldt og godkendt sikkerhedsprotokol Ad. 2 Stævner uden krav om medlemskab af DTriF Kategori D: DTriF Motionsstævner Intet krav til tidtagning Indgangsstævne til sporten. Kræver ikke medlemskab af DTriF Max distance: ,5. Distancer herover skal opgraderes til et medlemsstævne (A, B eller C) eller nedgraderes til kategori U. Udfyldt og godkendt sikkerhedsprotokol Kategori U: Andre motions triatlonstævner Stævner som af den ene eller anden grund ikke ønsker at følge DTriF sikkerhedsprotokol Ad. stævnekategori A: Mesterskaber DTriF har følgende mesterskaber: DM duatlon Officielt DIF mesterskab Distancer Elite draft AG non draft Ungdom/junior ,5 draft DM Sprint Officielt DIF mesterskab afvikles som enkeltstart Distancer Elite/AG/Junior: Ungdom: DM Olympisk Triatlon Officielt DIF mesterskab Distancer Elite: eller (draft) 18

19 Junior og ungdom: (draft) AgeGroup: (non draft) DM langdistance triatlon Officielt DIF mesterskab Distance: AG/Elite , , 21,1-42,2 (non draft) DTriF kan vælge at have mesterskab både på ½ og 1/1 Ironman i samme år. DIF status vil så kun kunne være gældende ved det ene mesterskab. DM hold Distancer: alle klasser: DM Crossduatlon Distancer: Elite/AG: Junior/ungdom: 1,5-5-1,5-5-1,5 DM Børne-triatlon og duatlon Max distancer børn tri: 19

20 4. Indslusningskontingent Kan udbydes af: Stævnearrangerende klub under DTriF med stævner af kategori A, B eller C. Indhold i indslusningskontingent: Minimum 3 måneders prøvemedlemskab i arrangerende klub. Klubben fastsætter selv pris for indslusningskontingent (dog minimum medlemsafgift til forbundet se priser længere nede) Alle indslusningsmedlemmer indmeldes via Klubmodul, og får derved et E- licens nr. der ikke automatisk forlænges via klubmodul. Minimums indhold i et indslusningskontingent = 4 x træning over 3 måneder. Kan altså være afgrænset træning eller samtlige træningsmuligheder det er op til den enkelte klub! Alle klubber med indslusningskontingent skal tilbyde at indslusningsmedlemmet kan deltage i minimum én åbent vand træning inden det pågældende stævne. Dette tæller med i træningstilbuddet. Alle indslusningsmedlemmer registreres i klubmodul inden stævne afholdelse Der er oprettet en tilmeldingsformular, der kan bruges som stævnetilmelding. - Har du licens? o Ja indtast nr: Ved almindeligt licens nr. Kr. 0 o Nej -> link til stævnearrangørs indslusningsmedlemskab (som det har fungeret i 2012). Indslusningskontingent Købere af indslusningskontingent bidrager således - i lighed med DTriF s øvrige medlemmer - til forbundets arbejde. Der kan købes flere indslusningskontingenter i løbet af et år. Indslusningsmedlemmer har således dispensation fra konkurrencereglerne, om at man kun må repræsentere én klub pr. år. Priser for medlemsafgift til forbundet pr. indslusningskontingent - Til og med 4/18/4: 20 kr. - Til og med 1500/45/10,5: 50 kr. - Længere 100 kr. Det er op til klubben selv at prissætte det endelige indslusningskontingent. Yderligere pris går direkte til klubben. Økonomi Indtægt på medlemsafgiften i indslusningskontingentet tilfalder forbundet. Dommeropgaven DTriF løfter dommeropgaven ved medlemsstævner, der til tilbyder indslusningskontingent. Teknisk hjælp til indslusningskontingent Forbundet vejleder gerne med opsætning af indslusningskontingent i klubmodul. 20

21 5. Optagelse på DTriF Stævnekalender Alle arrangører der ønsker optagelse på DTriF Stævnekalender kan rette henvendelse til forbundskontoret for indplacering i rette stævnekategori. Klubber som ønsker at være vært for et mesterskab kan rette henvendelse til forbundskontoret for yderligere information. 6. Tilladelser fra myndigheder Der skal i god tid inden mesterskabet indhentes skriftlige tilladelser fra alle relevante myndigheder. Det drejer sig typisk om politi og kommune og eventuelt region. Derudover kan det være nødvendigt med tilladelser fra skovdistrikter, brandvæsen, havnefoged og private lodsejere m.fl. Politiet kan betinge at der anvendes politihjemmeværn eller personer med tilsvarende uddannelse (DCU har en trafikofficial uddannelse) i forbindelse med afspærring af offentlig vej eller cykling på meget befærdet vej Det kan også være nødvendigt at træffe aftaler med de lokale trafikselskaber i forhold til omlægning af ruter, buspassager mv. Ved salg af fødevarer samt muligvis i forbindelse med sanitære forhold kan det være nødvendigt at rette henvendelse til den lokale fødevareregion. 7. Mesterskabskontrakter Der udarbejdes en mesterskabskontrakt mellem den arrangerende klub og forbundet. Denne udarbejdes snarest muligt efter aftalen om afholdelse af mesterskabet. Her angives forpligtelser og de økonomiske rammer. Forbundets repræsentant eller udnævnt teknisk delegeret mødes med arrangør (klub/stævne ansvarlige) hurtigst muligt efter indgåelse af kontrakt for at udarbejde en stævnevalideringsrapport. Mødet skal finde sted i klubben og på stævnepladsen. Alle forhold af relevans for selve afviklingen af mesterskabet valideres af parterne. Stævnevalideringsrapporten vil indeholde forhold, som skal korrigeres før mesterskabet. Klubben skal have kopier af alle tilladelser fra myndigheder, liste med områdeansvarlige, en redegørelse for beredskab samt skitser af skiftezone, målområde og ruter. Disse dokumenter vedlægges stævnevalideringsrapporten. Rapporten skal være godkendt af teknisk delegeret før der åbnes for tilmelding. 8. Stævnemanual DTriF anbefaler, at arrangøren tager udgangspunkt i den godkendte sikkerhedsprotokol som stævnemanual. Stævnemanualen er til internt brug og beskriver alle forhold vedrørende stævnet. Punkter i manualen: Oversigt over stævneorganisationen indeholdende navn og kontaktoplysninger på områdeansvarlig Kort angivelse af ansvarshavendes opgaver 21

22 Beredskab og risikovurdering Rutekort og beskrivelser Materialeliste Officialliste Tidsplan for før, under og efter stævnet Tilladelser Økonomi Eventuelle problemområder Der bør tages højde for ekstraordinær trafik og tilgængelighed omkring følgende: Trafik selskaber Kirker Offentlige begivenheder Udrykningskøretøjer Anlægsarbejde Andre store arrangementer 9. Grej DTriF administrerer en grejbank med bl.a. tidtagningsudstyr, lydanlæg, målportal, bøjer samt skiftezonekasser se mere omkring betingelser og priser på under Grejbank 10. Skiftezone Vi anbefaler følgende opstilling i skiftezonen: Laveste nummer placeres tættest muligt på udgangen fra skiftezonen, dvs. at de bedst seedede i eliteklasserne har deres cykel placeret tættest på udgangen. Cyklerne kan opstilles således: Nummer kun læsbart fra rigtig side og numrene er forskudte: Eller således: Refusion af Deltagergebyret a) Har en stævnearrangør under DTriF påviseligt ikke levet op til sine forpligtigelser overfor deltagerne, eller på anden vis ikke afviklet konkurrencen på korrekt vis i henhold til DTriF reglement, må pågældende arrangør underkaste sig DTriF s afgørelse med hensyn til en evt. refusion af deltagergebyrer, erstatning eller yderligere sanktioner, herunder udelukkelse fra optagelse på DTriF s stævnekalender. 22

23 b) En arrangør kan ikke pålægges at refundere mere, end at udgifterne i forbindelse med konkurrencen er dækket. c) Vælger arrangøren at aflyse konkurrencen inden konkurrencens afvikling, skal deltagerne have hele deltagergebyret refunderet dog undtaget når; d) Stævnearrangør grundet force majeure må aflyse stævnet. Her skal det ved tilmeldingen fremgå hvilken refundering der er gældende. d) Såfremt en deltager melder afbud inden tilmeldingsfristen udløb, har arrangøren lov til at beholde op til 50 % af deltagergebyret. 12. Beredskab Under afvikling af stævnet skal der være nødvendigt beredskab for at sikre deltagernes og tilskueres sikkerhed. Beredskabet skal minimum omhandle: Sikkerhed Førstehjælp Redningsveje Redningsudstyr Forplejning Medicinkort Kommunikation Overdommeren kan aflyse dele af stævnet eller stoppe stævnet, såfremt stævneforhold, vejr, ulykker m.m. vurderes udgøre fare for deltagernes sikkerhed Stævneforholdene DTriF Sikkerhedsprotokol skal følges. Specielt for skiftezonen, cykling og løb gælder: 12.2 Cyklingen a) Der skal være en sikkerhedsmæssig forsvarlig trafikregulering i alle kryds og ved farlige passager. Politiets krav om trafikregulering med f.eks. hjemmeværnspoliti skal altid følges. b) Ved kategori A og B-stævner aftales bemandingen og skiltningen af alle kryds og farlige passager med teknisk delegeret, inden stævnet. c) Draftstævner skal foregå på lukkede cykelruter Skiftezonen a) Ved kategori A og B-stævner skal deltagernes plads i skiftezonen være tydeligt nummereret og i nummerorden. b) Arrangøren er ansvarlig for konstant opsyn med deltagernes udstyr i skiftezonerne fra påbegyndelse af indcheckning til sidste frist for afhentning af udstyr. 13. Teknisk delegeret og dommere ved DTriF medlemsstævner Teknisk delegeret har ansvaret for alle tekniske forhold vedrørende A, B og C-stævner, og varetager kontakten mellem forbundet og arrangøren i tiden op til stævnet. Overdommeren har ansvaret for alle dommere og sikring af at DTriF konkurrenceregler følges på dagen. 23

24 14. Officielle køretøjer på ruten Alle officielle køretøjer inkl. motorcykler og cykler skal være tydeligt markeret så officials, politi, hjemmeværn m.fl. hurtigt og let kan genkende dem. Førere og passagerer på motorcykler skal anvende godkendt styrthjelm også selvom de har lægelig tilladelse til ikke at anvende styrthjelm. Der skal stilles det nødvendige antal motorcykler og motorcykelhjelme til rådighed for dommerne på cykelruten, og det nødvendige antal cykler til rådighed for dommerne på løberuten. Ved stævnekategori A og B skal der være lead bike på løbet for hvert heat og køn. 15. Indbydelsen Indbydelsen skal indeholde følgende oplysninger; - Stævnekategori (A, B, C, D) - tid og sted for konkurrencen - længden af ruterne - arrangørens navn, adresse, hjemmeside - hvorvidt der konkurreres efter DTriF konkurrenceregler - hvilke klasser der udskrives konkurrence i - om der køres med eller uden draft - Indhold i indslusningskontingent, hvis det tilbydes - præmier - tilmeldingsgebyrets størrelse - sidste frist for tilmelding - tilmeldingsprocedure - Mulighed for refusion af deltagergebyr - evt. grænse for max deltagerantal - evt. max tider - præmieoverrækkelse, sidste afhentning af cyklen mv. - muligheder for forplejning før, under og efter konkurrencen 16. Startlister ved kategori-a-stævner. Startlister på stævnets officielle hjemmeside og de opdateres med startnumrene ca. 4-5 dage før stævneafvikling med DTriF seedning. 17. Nummerering for A, B og C-stævner Arrangøren er ansvarlig for at startnumre tydeligt viser navn, nummerserie og deltagerkategori. 24

25 18. Startnumre og diverse labels Arrangøren er ansvarlig for produktion af startnumre og diverses labels for alle stævnekategorier. 19. Starten Det er overdommeren der suverænt har ansvaret for at starten afvikles på en sportslig korrekt måde efter gældende regler. 20. Presse, PR og TV Akkreditering af presse og deres adgang til stævnet skal koordineres med DTriF Teknisk Delegeret. 21. Dopingkontrol ved kategori A-stævner Det er vigtigt at være opmærksom på, at der ved ethvert kategori A-stævne kan forekomme dopingkontrol og der skal være reserveret et specielt lokale til dopingkontrollen. Dette lokale skal være tilgængeligt for dopingkontrollen fra 1 time før den første deltager forventes i mål og til minimum 3 timer efter at den sidste deltager, som skal til dopingkontrol er kommet i mål. I lokalet skal der være et bord og 3 stole samt adgang til et toilet. Der skal være indkøbt minimum 12 liter kildevand (uden brus). Disse skal være uåbnede, indtil deltageren selv ønsker at åbne flasken. Dopingkontrol foregår normalt altid uanmeldt og forbundet har derfor ofte ingen viden om, hvor og hvornår der foregår dopingkontrol. Når dopingkontrollen ankommer til stævnepladsen, så skal de henvises til overdommeren, som sikrer sig, at de har de nødvendige faciliteter mv. Er der adgangskontrol til stævneområdet, så skal dopingkontrollen ved ankomst udstyres med adgangskort til målområdet og således at de uhindret kan bevæge sig mellem målområdet og lokalet til dopingkontrol. Lokalet til dopingkontrol bør være tydeligt markeret med et skilt. Ligger lokalet til doping kontrol langt fra målområdet, eller kan det være svært at finde, så skal arrangøren have mulighed for at stille en chaperone til rådighed i det tidsrum det tager for deltageren at bevæge sig fra målområdet til lokalet med dopingkontrol. Vi gør opmærksom på at dopingkontrol kan forekomme ved alle stævner under DTriF, og forventes arrangøren at være Antidoping Danmark behjælpelig på bedste vis. 22. Konkurrencejuryen Der udpeges ved alle kategori A-stævner en konkurrencejury. Den består af følgende 3 personer: 25

26 1. Et medlem af forbundets bestyrelse (kan dog erstattes af forbundets generalsekretær i tilfælde af at der ikke er repræsentanter fra DTriF s bestyrelse tilstede). 2. Overdommer. 3. En repræsentant for den arrangerende klub Juryen afgør alle protester og appeller, som skriftlig meddeles protestanten. Forretningsorden for konkurrencejuryen er som følger: Juryen sammenkaldes af overdommeren eller den teknisk delegeret. Formanden for juryen oplæser den skriftlige protest eller appel. Juryen indkalder protestanten og eventuelle personer, som er under anklage. Derudover kan juryen indkalde øvrige vidner. Beslutninger afgøres ved simpelt flertal. Ved stemmelighed vil forbundsrepræsentantens stemme være afgørende. 23. Resultatformidling Overdommeren skal godkende resultatlisten inden offentliggørelse. 24. Præmieoverrækkelse og -fordeling Vejledende pengepræmiesum for mesterskaber DM Triatlon, sprint min. kr ,- DM Triatlon, kort/ol min. kr ,- DM Triatlon, langdistance min. kr ,- DM Triatlon, klubhold min. kr ,- DM Duatlon, kort min. kr ,- DM Duatlon, langdistance min. kr ,- DM Cross Duatlon min. kr ,- DM Børneduatlon og -triatlon ingen placeringspræmier udover medaljer Præmiefordeling Jf. konkurrencereglerne skal der altid være pengepræmier til de 3 første damer og herrer i åben klasse ved mesterskaber. Se i øvrigt konkurrencereglerne. Præmieoverrækkelse Medaljerne ved kategori A-stævne uddeles normalvis af den højest rangerende person, som er til stede ved præmieoverrækkelsen. Er der personer tilstede fra kongehuset, regering, folketing, regionen eller kommunalbestyrelse, så uddeles medaljen af denne person og selve præmien/blomsterne af den højest rangerende person fra sportens verden (IOC, ITU, ETU, DIF, DTriF og arrangerende klub). 26

27 Arrangør står for at gøre medaljer klar til overrækkelse, og give medaljerne til den person der overrækker, og stiller desuden med speaker og blomsterpige. Der skal mindst bruges én dommer (helst overdommer) til at støtte præmieoverrækkelsen alternativt en forbundsrepræsentant. En detaljeret drejebog for præmieceremonien indeholdende personer, aftaler, rækkefølge, presse mm, skal ved Kategori A-stævner indgå i valideringsrapporten før stævnet. Rækkefølge: 1. Børn 4. Age-group (startende med Elite år) 2. Ungdom 5. Holdmedaljer til AG og veteraner 8. Holdmedaljer til eliten 3. Junior 6. Motion/ Åben klasse 25. Evaluering af stævnet Arrangør, teknisk delegeret og overdommer forventes at aflevere evalueringsrapport efter kategori A- og B-stævner indeholdende kort beskrivelse af stævneafviklingen senest 4 uger efter afviklingen. Bilag 1 Vejledning og huskeliste til opsætning af motionsstævne Motionsstævner kan i princippet arrangeres af alle interesserede, der er dog en række minimumskrav for at få et motionsstævne optaget på DTriF s stævnekalender: DTriF sikkerhedsprotokol skal udfyldes og godkendes. Stævnet ses helst at være forankret i en klub under DTriF DTriF s konkurrenceregler skal overholdes i videst mulige omfang. Dog er der forståelse for at 10 meter reglen kan være svær at opretholde uden dommerpåsætning, men der opfordres til deltagernes egen disciplin. Distancer for de enkelte aldersgrupper skal følge DTriF konkurrenceregler. Det er i alles interesse at stævner afvikles med et højt kvalitetsniveau. Motionsstævner skal kunne rumme alle slags deltagere og gerne med fokus på nybegyndere, hvorfor det er hensigtsmæssigt med grundig deltagerinformation både mundtlig og skriftlig og det er tilladt at vejlede deltagere som ønsker det, under stævnet. Generelt er motionsstævner mere uformelle, måske uden dommere og ofte mindre. Forbundskontoret hjælper meget gerne klubberne med at udvikle nye stævner, til hjælp til dette er der udarbejdet en mere detaljeret huskeliste. Huskeliste til arrangører af motionsstævner, fra ide til gennemførsel, mest for nybegyndere. 27

28 Selvom der lægges op til et mindre lokalt triatlonstævne vil der være en del forberedelse, brug for mange hjælpere før og på dagen samt opsøgende arbejde i lokalområdet. Følgende emner bør overvejes inden stævnet kan tage form: Hvilken distance? Årstid og dato har afgørende betydning for stævnets afvikling af: Svømning I skal overveje om der skal svømmes inde eller ude. Skal der svømmes inde kontaktes svømmehallen om de vil lukke for offentligheden for at stævnet afholdes? DTriF sikkerhedsprotokol er den bedste måde at sikre en god og sikker svømning i åbent vand. Link til sikkerhedsprotokol her: Skal der svømmes ude skal vandkvalitet, årstid, krav om våddragt overvejes. Skal der indhentes tilladelse fra havnefoged eller er det en privatejet sø og vil lodsejer give tilladelse, skal klubben betale for brug af søen? Ved svømning i åbent vand er der behov for følgekajakker og både for at opfylde sikkerhedskravene se mere detaljeret i DTriF sikkerhedsprotokollen. Hvis det er i farvand, hvor der sejler erhvervs og/eller fritidssejlere, skal der bruges afviserbåde, der skal bruges en bådfører med speedbådsbevis eller anden sejlerkendskab. Cykling Skal der lukkes for færdsel og vil politiet give tilladelse til dette? Kan cyklingen foregå på cykelsti på ikke trafikerede veje? Husk at der helst skal stå levende poster/alternativt skilte på alle steder hvor befærdede veje krydses, udfaldsveje samt hvis cyklisterne skal ud på kørebanen et stykke vej. Husk at gøre deltagerne opmærksom på at færdselsloven SKAL overholdes og at cykelhjelm er obligatorisk! Skal der cykles på privat ejendom i privatejede skove skal lodsejere og skovfogeder ansøges om dette. Tydelig afmærkning af hensyn til både tilskuere, deltagere og øvrig trafik. Hvad skal der bruges: skilte, danpæle, kegler, levende poster? Løb Måske den letteste del at arrangere. Skal der løbes på privat ejendom skal lodsejere og skovfogeder ansøges om dette, de kan kræve betaling. Husk tydelig afmærkning. Væskedepoter: er det varmt skal der være et væskedepot for hver 2½ km? Politiet skal altid anmodes om tilladelse til afholdelse af triatlonarrangementer. Det kan gøres via politiet vil ofte forlange at politihjemmeværnet benyttes til trafikregulering Hvis vej skal spærres af skal vejvæsnet kontaktes. 28

29 Hvis der skal serveres fødevarer skal politiet ansøges om dette ligesom fødevarestyrelsen, kræver at den som betjener har gennemgået levnedsmiddelhåndteringskursus Skiftezonen kræver overvejelser som: Skal alle ud og indløb ske på en tidtagningsmåtte? Hvordan placeres ud- og indkørsel for cykler og løb således at man ikke løber ind i hinanden? Hvordan sikres at alle skal løbe lige langt i skiftezonen? Hvordan kommer man ind i skiftezonen efter svømning Dommere Overvejelser om hvordan Jeres regler skal håndhæves. Her kan en stævnekonsulent fra DTriF være en stor hjælp. Sponsorer er et kapitel for sig, det handler om dialog, fremmøde, netværk og/eller modydelser så der er ingen vej udenom at gå ud og spørge. Lodtrækningspræmier kan oftest hentes hos de lokale handlende evt. med lovning af reklame på hjemmeside, flyers eller bannere i stævneområdet. Økonomien er selvfølgelig afhængig af om man har pengesponsorer ellers må prisen sættes afhængigt af udgifter til tidtagning leje af udstyr fra grejbank, indkøb af forplejning mm. Tidtagning I skal overordnet overveje hvilket niveau resultatformidlingen skal have. Tidtagning med chip er kostbar hvis man skal ud og købe service. DTriF tilbyder tidtagningssystem samt konsulent for en noget lavere pris se under grejbank Manuel tidtagning er billig, men kræver flere personer. Startnumre? Har klubben nogle der kan bruges eller skal der købes nye. Hvordan skal stævnet promoveres? DTriF stævnekalender, hjemmeside, flyers, medieomtale? Hvordan skal tilmelding foregå? Er det muligt at eftertilmelde sig på dagen og/eller er der en sidste tilmeldingsfrist. Hvad skal prisen for deltagelse være og hvordan skal betalingen foregå? Hvor mange hjælpere skal der bruges på dagen hvordan skal de rekrutteres og hvem fortæller dem hvad de hver især skal lave? Det kan være en god ide at mødes i god tid og bruge 15 minutter på at koordinere opgaverne og/eller lave en opgaveliste/møde i forvejen. Udstyr Cykelstativer kan laves relativt enkelt af træ, hvis de laves i metal kræver det fagfolk. Kan man evt. låne i en nærliggende triklub som næppe har stævne samme dag? 29

30 Målportal, klapsammenkasser, højtaleranlæg og bøjer kan lejes hos DTriF, se under grejbank Afmærkningsmateriale. Information til deltagere Skal der sendes information ud til deltagerne kort før stævnet og med post eller på mail? Under alle omstædigheder kræver det at man har en fortegnelse over adresser på de tilmeldte. Der kan evt. indgå rutekort i informationsmaterialet men det er også en god ide at have kort inkl. kort over skiftezonen tilgængelige ved indskrivningen. Toiletter hvis arrangementet foregår ved en svømmehal er det jo ikke noget problem. Heller ikke omklædning og bad. Toiletvogne er ret kostbare at leje, måske kan man lave en aftale med en ro- eller sejlklub i nærheden? Selve stævnet Hvem bevarer overblikket og koordinerer, svarer på spørgsmål fra hjælpere og deltagere? Det er en god ide at udnævne en stævneleder Opsætning af skiftezone Afmærkning af ruter Forplejning/væske også til hjælpere Udlevering af numre Placering af hjælpere Poster på ruten, veste og evt. flag Speaker? Briefing Hvem starter stævnet? Udlevering af præmier til vindere Lodtrækningspræmier Oprydning 30