Referat af REPRÆSENTANTSKABSMØDE 4. marts 2014 kl Vartov, Farvergade 27, opgang H, 1463 København K

Transkript

1 Referat af REPRÆSENTANTSKABSMØDE 4. marts 2014 kl Vartov, Farvergade 27, opgang H, 1463 København K Fremmødt: Afbud: Ikke mødt: Jan Albrecht, Camilla Bang Lilleør, Bent Andrup, Thomas Trøster, Peter Elleby, Oscar Svendsen, Arne Højlund, Britt Rosenstand Hansen, Kenneth Christensen, Poul Busk Sørensen, Henning Frederiksen, Asger Sørensen, Karen Inger Thorsen, Ida Binderup, Per Sieverts Nielsen, Lisbeth Hansen, Bjarne Hindsgavl, Jesper Lassen, Bente Biering-Sørensen, Hans Melgaard, Johan Gjødvad, Henrik Murmann, Anne-Marie Sejer, Julie Damlund, Peter Højgaard. Lars Udsholt, Birgitte Feiring og Søren Vincents Svendsen Kristian Sønderstrup-Granquist (1. supl.), Hans Chr. Mathiasen, Jan Nielsen Fremmødt af medarbejdere: Ann Christensen, Steen Pedersen, Thorleif Skjødt, Michael Koefod-Hansen, Niels Solholt Christensen (medarbejderrepr. i bestyrelsen) Indbudt: Revisor Henrik O. Larsen DAGSORDEN: 1. Velkomst og valg af mødeleder (herunder præsentation bordene rundt for den nye direktør) Velkomst ved repræsentantskabets formand, Julie Damlund. Meddelelser: Peder Blak er udtrådt af repr. og 1. supl. Kenneth Christensen er herefter indtrådt som medlem af repræsentantskabet. Valg af mødeleder: Jan Albrecht Præsentation af Fælleskassens nye direktør samt af fremmødte repræsentantskabsmedlemmer: Vores nye direktør for Fælleskassen, Thorleif Skjødt, præsenterede kort sig selv. Han er 39 år, gift og har 2 børn på henholdsvis 5 og 10 år. Startede sit arbejdsliv som elev i Bikuben og har senere været ansat i bl.a. Danske Bank. Der henvises i øvrigt til yderligere præsentation af Thorleif, som kan læses på Fælleskassens hjemmeside. Herefter var der kort præsentation af alle tilstedeværende repræsentantskabsmedlemmer samt tilstedeværende medarbejdere i Fælleskassen. 2. Godkendelse af dagsorden / godkendelse af referat fra møde d. 12. september 2013

2 Mødeindkaldelsen blev godkendt. Referatet fra 12/ blev godkendt. 3. Gennemgang af årsrapport 2013 bilag udsendes pr. mail ca. 1. marts Bilaget er ikke udsendt på forhånd pga. besøg fra Finanstilsynet, hvor sidste oplysninger først fremkom op til weekenden, så derfor har bestyrelsen bedt vores revisor, Henrik O. Larsen, om at gennemgå hovedtallene. Hovedpunkter fra regnskabet: Blank påtegning fra revisor. Resultat: plus 2,157 mio. kr. Nedskrivninger steget med 20%. Finanstilsynet har ved det ordinære tilsyn netto bedt Fælleskassen om at tilbageføre kr. Vi betaler til indskydergarantifonden. Fratrædelsesgodtgørelse til L. F. på 1,1 mio.kr. til pension ved ophør før 65 år.- jf. kontrakten er medregnet i regnskab Hertil kommer ekstra opgaver udført efter aftale for ca kr. Solvens og likviditet er langt bedre end lovkrav. Finanstilsynet har udviklet en nøgletalsdiamant, som helst ikke skal overskrides. Fælleskassen ligger pænt indenfor diamanten/rammen på alle nøgletal. Nettorenteindtægter + 1 mio. kr. i forhold til sidste år. Balance 451 mio. kr. med nogenlunde uændret sammensætning. Repræsentantskabet indstiller årsregnskabet til godkendelse på GF, medmindre den endelige årsrapport afviger væsentligt fra den gennemgåede årsrapport. Taget til efterretning. 4. Orientering fra bestyrelse og direktion v/peter Højgaard. Bestyrelsen har haft meget at arbejde med siden sidst. Hovedsageligt arbejde med rekrutteringsproces i forhold til at få en ny direktør. Bestyrelsen har anvendt et rekrutteringsbureau. Der indkom12 skriftlige ansøgninger, alle meget velkvalificerede. Gennem test, samtaler, og en første runde på 4 ansøgere, som bestyrelsen talte med. Heraf blev 2 udvalgt til endelig samtale også med deltagelse af medarbejder (tillidsrepræsentant). Bestyrelsen traf så det endelige valg. Fælleskassen har haft tilsynsbesøg fra Finanstilsynet i uge 6, hvor der bl.a. blev gennemført tjek af over 60% af Fælleskassens lånearrangementer. En meget grundig gennemgang, som både omfattede gennemgang af engagementer og arbejdsgange mv. Bl.a. er Fælleskassens nedskrivninger blevet nøje gennemgået og Finanstilsynets resultat har resulteret i mindre rettelser både med plus og minus, så Fælleskassens samlede nedskrivninger er tilbageført med netto kr., altså en forbedring af Fælleskassens årsresultat. Dette betyder at Fælleskassen har en sund vurdering af engagementer og nødvendigheden af nedskrivninger. Benchmark med branchen: Risiko at Fælleskassen har en forholdsvis stor eksponering med skolesektoren ved 7 af 10 større engagementer. Finanstilsynets besøg har resulteret i en foreløbig rapport med 15 mindre påbud. Disse blev gennemgået og vil fremgå i den endelige rapport.

3 Heldigt med tilsynsbesøg lige nu i forbindelse med direktørskift. Så ved vi hvor vi er og ny direktør er fuldt oplyst om Fælleskassen ved tiltrædelsen. Vi afventer den endelig rapport før implementering. Bestyrelsen har arbejdet med årsrapporten. Skiftet til revisionsfirmaet Ernst & Young på sidste GF i Nu har vores revisor (personerne) skiftet til det ny KPMG - men vi har valgt firmaet ikke folkene, så vi fastholder vores aftaler. Nu står GF for døren og der skal i den nye periode arbejdes med strategi sammen med vores nye direktør, og direktør, bestyrelse og medarbejdere skal lære hinanden at kende, men kursen skal være efter værdibaseret ledelse. Den outsourcede opgave er (tidl. Birgitte) regnskabsfunktionen, som nu serviceres på Mors. PR-medarbejder-kontrakten (tidl. med Lone) er udløbet, så der skal overvejes, hvad Fælleskassen vil på dette område i forhold til PR og markedsføring. 5. Fælleskassens lønpolitik bilag udleveres til mødet Se bilaget. Skal revideres næste gang i februar Lønpolitikken skal underskrives af hele bestyrelsen og fremlægges på GF. Taget til efterretning. 6. Generalforsamling og andelshavertræf d 8. april 2014 Udvalg med medarbejdere og repræsentantskabsmedlemmer har arbejdet med modellen. Datoen fastholdes, men afholdes i år i Kulturhuset på Islands brygge fra kl Andelshavertræffet bliver i år det at spise og tale sammen. Denne model vil blive evalueret efterfølgende. a) Sted : Kulturhuset på Islands brygge fra kl b) Dagsorden i henhold til vedtægterne 9, stk. 2 Der er ikke indkommet nogen forslag, der skal behandles på GF udover lønpolitikken. c) Dirigent: Poul Busk Sørensen er indstillet. d) Valg til repræsentantskabet genopstillere/nyopstillere Se listen: På valg 2014: Karen Inger Thorsen Peter Højgaard Asger Sørensen genopstiller ikke Poul B. Sørensen Hans Meldgaard Bent Andrup Arne Højlund- genopstiller ikke Thomas Trøster Bjarne Hindsgaul Søren Vincents Svendsen

4 2 afgår fra repræsentantskabet: Asger Sørensen og Arne Højlund. Nye emner opfordres til at stille op. e) Stemmeudvalg 10 medlemmer meldte sig. Jan Albrecht, Johan Gjødvad, Lisbeth Hansen, Henning Frederiksen, Jesper Lassen, Per Sieverts Nielsen, Oscar Svendsen, Ida Binderup, Arne Højlund, Bente Biering-Sørensen Der vælges et par medarbejdere i reserve. f) Valg af revisor Genindstilling af revisionsfirmaet Ernst & Young Drøftelse af bedste mødetidspunkt? Er kl. 17:00 for tidligt for dem, der arbejder? Dette vil blive evalueret af den nye arbejdsgruppe mhp. næste generalforsamling. 7. Temamødet d. 7. nov evaluering Har det den form, det skal have? Er det godt at invitere folk uden for repræsentantskabet? Skulle det hellere være en slags workshop? Bemærkninger fra repræsentantskabet: Der var ikke tid nok til debat med vores oplægsholder. Godt at arrangementet er åbent for alle andelshavere. Måske lidt mere med fokus på debat/diskussion! Måske skal næste møde mere annonceres som andelshavertræf end som tema-møde? Nils Villemoes er booket til at lave oplæg til næste temamøde/andelshavertræf, som er planlagt til 13. november Hvordan kan vi tiltrække flere af de yngre andelshavere til at deltage i vores GF? Måske lidt pep-talk på hjemmesiden for vores næste vigtige arrangement? Skal tema-mødet/træffet kombineres med noget oplysende, som kan bruges af hver enkelt andelshaver? Måske arrangement som Åbent Hus- hvor andelshavere kan medtage gæster? Evt. socialt arrangement omkring Fastelavn for andelshavere og familier med børn? Evt. arrangementer med det vi gerne vil støtte, noget bæredygtigt, noget grønt? Debatter for den unge familie, energirigtig bolig mv.? 8. Evt. Hans Melgaard: Afskedsreception med Lars, - fint arrangement. Dog var indbydelsen stilet til kunder og forretningsforbindelser. Vi må ikke gøre vores andelshavere til kunder. Der var enighed om at det var en uheldig formulering. Termonologien har skiftet gennem tiderne fra andelshavere, medlemmer, brugere til i nogle tilfælde kunder. Vi må bestræbe os på at bruge en fornuftig terminologi for vores andelshavere. Mødet sluttede kl

5 Julie takkede dirigenten og takkede for god ro og orden. Referent: Anne-Marie Sejer