Referat. Bestyrelsesmøde SOSU B Brøndby, Brøndby Møllevej 4, 2605 Brøndby Dato kl Glassalen

Transkript

1 Referat Bestyrelsesmøde SOSU B Brøndby, Brøndby Møllevej 4, 2605 Brøndby Dato kl Glassalen Deltagere: Kurt Pedersen Lise Rask Marianne Jensen Karen Schur Eva Borg Dorte Tind Jørgensen Alis Jensen, Elsebeth Melgaard Lars Jacobsen fra Deloitte deltog under punkt 5 Marianne Zinck deltog under punkt 5 Ole Enelund deltog under punkt 3 Peder Wagner Hansen Afbud Allan Nielsen Fraværende uden afbud Det har desværre ikke været muligt at få elever til at stille op til bestyrelseshvervet. 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev udvidet med punkt 2a, og herefter godkendt. 2. Godkendelse af referatet fra møderne henholdsvis den 22/ og den 2/3 Der er ikke modtaget nogen indsigelser i forhold til de udsendte referat, hvorfor de betragtes som godkendt. 2 a. Ministeriet har haft vores vedtægter til godkendelse, de ønsker i deres bemærkninger: At vi indføjer Brøndby, Herlev og Gladsaxe i navnet At vi uddyber at det er Brøndby, Herlev og Gladsaxe kommuner der i fællesskab udpeger et bestyrelsesmedlem At genudpegning af de selvsupplerende medlemmer begrænset til 1 periode. Bestyrelsen accepterede ministeriets bemærkninger og godkendte herefter de reviderede vedtægter.

2 3. Dimensionerings- og Lokalesituationen på SOSU C Administrationschefen gennemgik det udsendte materialer omkring handleplanen for håndtering af den lokalemæssige situation som følge af det øgede elevindtag i Efter en række opklarende spørgsmål besluttede bestyrelsen at godkende den fremlagte handleplan, således: At SOSU C i 2010, laver diverse omrokeringer og lejer de ekstra kvadratmeter i Herlev til ibrugtagning umiddelbart efter sommerferien, og herved forventes det, med den nuværende dimensionering, at SOSU C kan håndterer den lokalemæssige situation. Omkring lokalesituationen for 2011, besluttede bestyrelsen at: SOSU C indleder en afdækning af mulighederne for opførelsen af et nyt byggeri eller indgåelse af nyt lejemål. SOSU C indleder en afdækning omkring en tilbygning i Brøndby 4. Resultatlønskontrakter Undervisningsministeriet bemyndiger bestyrelsen til at indgå resultatlønskontrakt med institutionens øverste leder og institutionens øvrige ledere, jf. Retningslinjer for anvendelse af resultatløn for ledere ved selvejende uddannelsesinstitutioner af 10. juni. Samtidig fremgår det at, Indgåelse af resultatlønskontrakt med øverste leder er obligatorisk. Formanden udtrykte ønske om at resultatlønskontrakten udover de af ministeriet bestemte områder omfattede flg.: Håndtering af udfordringerne omkring bygninger/lokaler. Arbejde omkring strategiplanlægning og strategisk målstyring Samarbejde med Professionhøjskole Arbejdet omkring integration Bestyrelsen anbefalede direktøren at der indgås resultatlønskontrakter for den øvrige ledelsesgruppe på SOSU C. Bestyrelsen bemyndigede formanden til at indgå en Resultatlønskontrakt med direktøren ud fra de udsendte og omtalte retningslinjer.

3 5. Økonomi Undervisningsministeriet skal, i henhold til bekendtgørelse nr af 13. december 2006 om regnskab for institutioner for erhvervsrettet uddannelse (Social- og sundhedsskolerne), have både årsrapport og revisionsprotokollat. Dokumenter skal indsendes såvel elektronisk som på papir med originale underskrifter, senest d. 1. april. På denne baggrund forelægges disse dokumenter bestyrelsen til godkendelse. 1. Godkendelse af Årsrapport. 2. Godkendelse af regnskab 3. Godkendelse af revision protokollat 4. Revision af gager og lønninger 5. Revision af Debitorer, Kreditorer og likvider Revisionen v/lars Jacobsen gennemgik materialet og udtrykte generel tilfredshed med såvel resultat som arbejdet på SOSU C. Bestyrelsen godkendte det forelagte regnskabsmateriale for 6. Orientering a. Nyt fra formanden Orienterede om sammensætning og de udpegede medlemmer, af den nye bestyrelse, der træder til pr. 1.maj. Det stiles mod, at det planlagte møde i juni afholdes som et fællesmøde med LUU og UKU b. Nyt fra SOSU C Orientering om Ministeriet har kvitteret for modtagelse af handlingsplanen c. Nyt fra de øvrige bestyrelsesmedlemmer FOA orienterede om, at det er lykkedes at få tilsagn om efteruddannelse til de afskedigede medarbejdere rundt om på hospitalerne i regionen. Orienteringerne blev taget til efterretning 7. Orienterings materiale fra: LUU (Lokale Uddannelses Udvalg) SU UKU (Udvalget for kompetenceudvikling) Orienteringerne blev taget til efterretning 8. Fremtidige møder Der er aftalt flg. fremtidige mødedatoer: Mandag Mandag 13-sep Mandag 22-nov 21-jun, (præsentation af Udviklingsplan + Fællesmøde med UKU og LUU) Alle møderne afholdes i tidsrummet kl

4 Bilag fra revisionen Forhold af væsentlig betydning for vurdering af årsrapporten og forvaltningen Institutionen har i realiseret et overskud på t.kr. mod et budgetteret overskud på t.kr. Resultatudviklingen kan i forhold til budget beskrives således: t.kr Regnskab Ændring budget til regnskab Regnskab 2008 Indtægter undervisningsaktiviteter Udgifter til undervisningens gennemførelse Indtjeningsbidrag, undervisning Fællestilskud mv Indtjeningsbidrag Markedsføring Ledelse og administration Bygningsdrift Særbevillinger, netto samt andet Resultat før fin. poster Finansielle poster Resultat efter fin.poster Andre ekstraordinære forhold Resultat Overskudsgrad 4,5% 7,7% 3,8% 3,9% 8,9% Årselever tet for 2010 afspejler fuld overtagelse af de lejemål, som skolen har pr , med de forventede omkostninger, dette måtte indebære. Fællestilskud mv. indeholder det fulde bygningstaxameter samt de særtilskud, som skolen forventer afspejler endvidere en stigning i årselevtallet på 24% i forhold til. Vedrørende udviklingen skal vi henvise til ledelsesberetningen, jf. årsrapporten. I forhold til budgettet for er det realiserede indtjeningsbidrag/undervisning forøget med t.kr. I forventes indtjeningsbidraget forøget med t.kr. i forhold til. Årselevstallet er i i forhold til budget forøget med 8%. Effekten af dette har aflejret sig i en forøgelse af det samlede indtjeningsbidrag. Endnu uafklarede forhold til overgangen pr. 1. januar 2007 Forholdet til det tidligere Københavns Amt, nu Region Hovedstaden er endnu ikke afklaret. I tilfælde af en endelig refusionsopgørelse fra Region Hovedstaden er beløbene hensat som 1 tet for er det af bestyrelsen godkendte budget vedtaget i december måned 2008.tet for 2010 er vedtaget af bestyrelsen i februar 2010.

5 "Anden kortfristet gæld" og udgør pr. 31. december i alt 581 t.kr. Indeholdt i beløbet er tilskud vedrørende 2006 fra Undervisningsministeriet på 479 tkr. Revision af forretningsgange og interne kontroller I er der sket ændringer i skolens organisation mv., herunder outsourcing af bogførings-regnskabsfunktion via et administrativt fællesskab, som bevirker, at regnskabsinstruksen ikke er ajourført. Vi skal anbefale en ajourføring. Det bør efterprøves, om de opgaver og kontroller, som er aftalt mellem SOSU C og det administrative fællesskab, fungerer som forudsat. Herudover bør SOSU C efter vores vurdering stille krav til fællesskabet om dokumentation for, hvorvidt kontrolmiljøet i fællesskabet fungerer effektivt og efter hensigten. Indtægtsdækket virksomhed Vi har konstateret, at institutionen for alle aktiviteter under indtægtsdækket virksomhed følger vejledningens krav om udarbejdelse af forkalkulationer mv. i forbindelse med fastlæggelse af prisen for aktiviteterne. Pt. udarbejdes ikke efterkalkulationer ud over den samlede IV opgørelse, som fremgår af skolens årsrapport. Vi skal anbefale, at der indføres forretningsgange, der sikrer, at budgetvejledningen og Undervisningsministeriets vejledning om indtægtsdækket virksomhed følges. Finansiel revision af årsrapporten Drøftelser med institutionens daglige leder om besvigelser Vi har drøftet risikoen for besvigelser på institutionen med institutionens daglige leder. Drøftelserne har også omfattet de interne kontroller, som institutionen har implementeret for at forebygge disse risici. Institutionens daglige leder har i denne forbindelse oplyst, at denne ikke har kendskab til besvigelser, påståede besvigelser eller formodninger om besvigelser, ligesom der ikke vurderes at være særlig risiko for væsentlige fejl i institutionens årsrapport som følge af besvigelser. Vi skal bemærke, at vi ikke under vores revision har konstateret fejl i årsrapporten som følge af besvigelser, eller andre forhold, der kan indikere besvigelser mod institutionen. Ledelsesberetning Vi har gennemgået ledelsesberetningen med henblik på en vurdering af, hvorvidt beretningen indeholder en retvisende beskrivelse af aktiviteter, hændelser, økonomiske forhold og risici af væsentlig betydning for vurderingen af det finansielle regnskab. Der er i årsregnskabsloven indført krav om, at regnskaber, som aflægges efter regnskabsklasse C (stor), skal medtage en redegørelse for samfundsansvar i ledelsesberetningen. Oplysningerne kan alternativt medtages i en supplerende beretning eller på hjemmesiden. Det nye krav er indføjet i årsregnskabslovens 99a og gælder for kalenderårsregnskaber for. Undervisningsministeriet har offentliggjort et mødereferat med bl.a. følgende indhold: Ministeriet har besluttet, at ministeriet ikke vil kræve, at ledelsesberetningen suppleres med oplysninger om samfundsansvar i årsrapporterne for de regulerede institutioner på ministeriets ressortområde.

6 I regnskabsbekendtgørelserne er 99a ikke anført som en undtagelsesbestemmelse. Da institutionerne fra 2011 skal overgå til statens regnskabs-regler, forventes bekendtgørelserne ophævet i 2010, hvorfor ministeriet ikke finder det hensigtsmæssigt at udstede ændringsbekendtgørelser alene på grund af denne bestemmelse. Skolen har med henvisning hertil undladt at medtage en redegørelse for samfundsansvar i forbindelse med regnskabsaflæggelsen for. Lønrevision Vores revision har dog givet anledning til følgende bemærkninger: At At At lønsystemet er sat op således, at der ikke er en selvstændig integreret kontrollantfunktion vedrørende inddata til dette system. Der er således ikke en funktion, som principielt sikrer, at det, som indrapportøren registrerer i lønsystemet, bliver kvalitetssikret af en uafhængig anden person, forinden en lønkørsel kan blive foretaget. Som lønsystemet med tilhørende forretningsgange/interne kontroller er sat op og pt. fungerer, indebærer systemet risici for utilsigtede registreringer. Skolen har suppleret dette forhold med en systemuafhængig frigivelseskontrol. Vores test af kontrolsammenhænge har ikke givet anledning til bemærkninger. lønsystemet bør opsættes, således at brugerrettighederne afspejler ansattes opgaver. der ikke løbende finder en afstemning/opfølgning sted mellem de data, som skolen modtager fra lønsystemet, og de data som registreres i økonomisystemet (løn og interimskonti). De manglende afstemninger mv. skyldes særligt manglende gennemsigtighed i løndata. Vi skal anbefale, at skolen får afdækket disse forhold. En manglende afdækning kan medføre risici for tab på lønudestående/ikke retvisende finanskonti. Lønsystemet genererer en række (mange) udskrifter af varierende karakter. Enkelte er specifikationer vedrørende en lønkørsel. Andre er betalingsoversigter og nogle advarselslister. Vi skal foreslå, at skolen i samarbejde med Silkeborg Løn afdækker udskrifternes indhold. Og på grundlag heraf fastlægger, hvilke kontroller skolen skal udføre og hvorledes, disse kontroller skal dokumenteres i henholdsvis lønafdeling (ved lønregistrator og indrapporteringskontrollant) samt regnskabsafdeling. Hvor det ikke er muligt at fremskaffe ansættelses-beskæftigelsesdokumentation efter endt uddannelse, skal vi foreslå, at medarbejderen udfylder en "Tro- og loveerklæring" vedrørende disse forhold. Dokumentation for nødvendige uddannelser skal altid foreligge. Herudover bør der i personalesager foreligge en anciennitetsberegning med uafhængig verifikation af anden person vedrørende indplacering for så vidt angår relevant erhvervserfaring og relevant undervisningserfaring. Vi har i enkelte tilfælde konstateret af ydede kvalifikations- og funktionstillæg ikke var sanktioneret af enten tillidsmand eller organisation. Forvaltning af institutionens midler - sparsommelighed

7 Investeringer Vi har forespurgt ledelsen om institutionens forretningsgange med hensyn til beslutning og accept af større investeringer. Institutionens bestyrelse drøfter større investeringer, inden disse besluttes. Skolen indhenter alternative tilbud fra flere leverandører, inden et projekt besluttes og igangsættes. Skolen anvender statsaftalerne vedrørende indkøb af it, kopiudstyr samt kontorinventar. Skolen anvender alternative leverandører, som matcher SKI-aftalerne prismæssigt, men hvor kvalitetsparameteren "service" er i højsædet. Årselever Årseleverne (inkl. aktiverede elever) kan præsenteres således: 2010 Realiseret Ændring budget til realiseret Realiseret 2008 Årselever Grundforløb (både unge og voksne) Social- og sundhedsuddannelsen (hjælper + assistent) Pædagogisk Grunduddannelse Andre årselevsrelaterede uddannelser (inkl akademiuddannelsen, der er ny i ) PGU merit Anden Åben Uddannelse AMU Anden undervisningsaktivitet f.eks. IV Årselever i alt AMU aktivitet samt anden undervisningsaktivitet udgør i 12% (2008: 16%) af det samlede realiserede årselevtal. Årsværk samt årselever pr. årsværk Institutionens årsværk kan opgøres således: 2010 Realiseret Ændring budget til realiseret Realiseret 2008 Årsværk Undervisere 130,4 108,1 105,6 2,5 102,6 Teknisk Adm. Personale 48,1 35,0 33,6 1,4 31,4 Ledelsesgruppe 3,0 3,0 2,8 0,2 3,0 Andet 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Årsværk i alt ordinær aktivitet 181,5 146,1 142,0 4,1 137,0 MA ved projektaktiviteter 4,4 5,8 4,5 1,3 2,7 Årsværk i alt 185,9 151,9 146,5 5,6 139,7 Årselever pr. årsværk (ved ordinær aktivitet) 6,8 6,8 6,5 0,3 6,3 Vi skal foreslå, at ovennævnte grundliggende produktivitetsoplysninger benchmarkes mod andre Social- og Sundhedsskoler. Den realiserede produktivitet for, jf. nøgletallet "årselever pr. årsværk" er forøget i forhold til det budgetterede for. I forhold til 2008 ses en størrere forøgelse.

8 Lærernes timeopgørelser mv. Vedrørende præsterede timer, overtid og undertid kan følgende præstationer udledes: Timegrundlag totalt Præsterede timer Overtimer Overtime % Undertid Undertime % ,9% ,2% ,8% ,1% ,8% ,6% Ovenstående opgørelse er baseret på skolens timeregistreringssystem vedrørende arbejdstidsaftaleåret. I ovennævnte "præsterede timer" indgår samtlige de på skolen ansatte undervisere omfattet af gældende arbejdstidsaftale for lærere og opgjort i henhold til denne. Overtiden er udtryk for timer, som er præsteret ud over den arbejdsnorm, som gælder for de pågældende ansatte. Disse timer disponeres dernæst som fremført afspadsering eller udbetalt overarbejde. Omfanget af over- og undertimer har ikke givet anledning til bemærkninger. Forvaltning af skolens midler - effektivitet Begrebet forvaltningsrevision - effektivitet omfatter en stillingtagen til, hvorvidt skolen når sine mål - herunder kvalitative mål - set i forhold til de ressourcer, der involveres. Skolen har oplyst, at de primære mål er: at at at motivere og give muligheder for, at unge/voksne, som ønsker en SOSU-uddannelse får reelle muligheder herfor, imødekomme arbejdsmarkedets behov for erhvervsfaglige og generelle kvalifikationer inden for de sociale-, sundhedsfaglige- og de pædagogiske områder, SOSU C fortsat er en attraktiv arbejdsplads for de ansatte og til stadighed er i stand til at re kruttere kvalificerede medarbejdere og ledere. Skolen har fra og med valgt at arbejde med KVIK 2 modellen som grundlag for kvalitetsstyring og kvalitetsudvikling. Skolens kvalitetsarbejdet ledes af en styregruppe, bestående af ledelse, elever, lærere, andre medarbejdere, det lokale undervisningsudvalg mv. Styregruppen er ansvarlig for de overordnede principper vedrørende kvalitetsarbejdet. Skolen har tilsluttet sig ESB-netværket (Evaluering-Samarbejde-Benchmarking-netværk) som er et netværk bestående af en række erhvervsskoler, SOSU-skoler mv. Formålet med netværket er at arbejde med systematiseret kvalitetsudvikling samt dokumentation heraf. ESB-netværket stiller it-baserede værktøjer til rådighed for uddannelsesinstitutioner med henblik på - elevtilfredsheds- og medarbejdertilfredshedsmålinger mv. Herudover muliggør værktøjerne benchmarkning med andre Social og Sundhedsskoler. I 2008 har skolen været omfattet af en elevtilfredshedsmåling som er offentliggjort i foråret. Undervisningsmiljøvurderingen er gennemført som en integreret del af den samlede elevtilfredshedsmåling. 2 KValitetsværktøj til udvikling af Innovation og Kompetence udviklet af Statens Kompetencecenter.

9 En medarbejdertilfredshedsundersøgelse er gennemført i. Tilfredshedsundersøgelserne indeholder benchmark med andre Social- og Sundhedsskoler mv. Skoleåret igennem foretager lærere og skoleledelse løbende evalueringer af afviklingen af de undervisningsforløb, som er planlagt for de enkelte fag. Herudover er skolen i løbende dialog med aftagervirksomhederne/aftagerorganisationerne vedrørende skolens hoveduddannelser. Skolen har i udarbejdet en handlingsplan for øget gennemførelse (mindre frafald). Planen er godkendt af skolens bestyrelse i. Økonomisk set har skolen benchmarket sig med andre sammenlignelige skoler for. Det er vores vurdering, at skolen med de etablerede tiltag til vurdering af skolens effektivitet har skabt et godt og fornuftigt grundlag for det løbende kvalitetsarbejde og udvikling af Social- og SundhedsuddannelsesCentret. Revisortjeklisten Regnskabsinstruks (punkt 9 og 10) Institutionen har udarbejdet en regnskabsinstruks, som blev godkendt den 1. marts Vedrørende bemærkninger hertil skal vi henvise til side 66. Sociale klausuler (punkt 24 og 25) Institutionens revisor skal ifølge bekendtgørelsens 4 og ifølge bilag til revisionsbekendtgørelsen påse, at institutionen overholder bestemmelserne i bekendtgørelse om sociale klausuler. Vi har konstateret, at institutionen p.t. ikke har en sådan handlingsplan. En sådan vil blive udarbejdet i løbet af Af nøgletallene i årsrapporten fremgår det, at årsværksmindstegrænsen på det foreliggende grundlag endnu ikke er opnået.