Indkaldelse. Generalforsamling i Ejerforeningen Holtegårdsvej

Transkript

1 Indkaldelse Generalforsamling i Ejerforeningen Holtegårdsvej Generalforsamlingen for 2018 afholdes tirsdag d. 12. marts 2019 kl i Richard Mortensen salen på Mariehøjcentret, Øverødvej 246B (indgang gennem den store glasdør) Kaffe og guf serveres Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent 2. Formanden aflægger beretning (vedlagt) 3. Kassereren aflægger regnskab for 2018 (vedlagt) samt budget for 2019 (vedlagt) a. Godkendelse af regnskabet herunder over-/underskudsdisponering med revisors påtegning. b. Godkendelse af budget 2019 og fastsættelse af årets fællesbidrag. Såfremt budgettet bliver godkendt, foreslås fællesbidraget fortsat fastsat til kr Behandling og afstemning af forslag fra bestyrelsen Der er ingen forslag 5. Behandling og afstemning af forslag fra medlemmerne Bemærk: Forslag skal være bestyrelsen i hænde senest d. 26. februar. Udsendes til medlemmerne senest d. 5. marts, jf. vedtægterne 6. Valg af bestyrelse og suppleanter Bestyrelsen består af 3-5 medlemmer samt 1-2 suppleanter. a. Følgende bestyrelsesmedlemmer er på valg: Helle Friberg (formand), nr. 54 (genopstiller ikke) Elsebeth Hjortshøj, nr. 55 Lasse Lundstrøm, nr. 61 Lars Bøcker, nr. 59 Elsebeth, Lasse og Lars er villige til genvalg. b. Valg af suppleant(er) 7. Valg af revisor Revisor Henrik, nr. 68, er villig til genvalg 8. Fælles arbejdsdage Følgende datoer foreslår bestyrelsen til arbejdsdage: Søndag d. 2. juni kl samt lørdag d. 26. oktober kl (motivering vedlagt) Valg af sjakbajser 9. Årets vejfest Forslag: Lørdag d. 24. august Chefkok: Michael Rasmussen, nr Eventuelt Vel mødt! Bestyrelsen 19. februar 2019 Bilag: Formandens beretning, Regnskab 2018, Budget 2019, Vedligeholdelsesplan, Motivering til pkt. 8

2 Generalforsamling for Ejerforeningen Holtegårdsvej Pkt. 2 Formandens beretning for året 2018 Endnu et år er gået med mange forskellige aktiviteter på Holtegårdsvej. Bestyrelsen har i dette år bestået af Elsebeth Hjortshøj, nr. 55, Lasse Lundstrøm, nr. 61, Lars Bøcker, nr. 59 og undertegnede, nr. 54, samt Jens Greisen som suppleant, nr. 63. Der har været en god del emner på bordet igennem året, som jeg her kort vil gengive nogle af. Efter bestyrelsens konstituering, fordelte vi arbejdsopgaverne i hovedoverskrifter. Elsebeth fortsatte sit virke fra sidste år med at tage sig af de grønne områder og dermed også gartnerkontakten, Lasse tog sig af uindbudte små gnavere og andre særopgaver, Lars ville tage sig af regnskabet og hjemmesiden, og Helle ville tage sig af henvendelser fra naboerne og formandskabet. Årsregnskabsresultatet for 2018 er kr inkl. hensættelse til elektriker på kr (elskabet i skuret kortsluttede). Egenkapitalen faldt derfor til kr ultimo Årsagen til underskuddet er, at vi valgte at udnytte det tørre efterår og få malet carportene i slutningen af 2018 i stedet for efter årsplanen - i Her vil jeg gerne henvise til bestyrelsens skrivelse af 30. oktober Malerarbejdet beløb sig til kr inkl. moms. Pga. det flotte sommervejr slog gartneren græsset meget færre gange end normalt. Tager vi disse to betragtninger med i årsregnskabet, så ser det helt fornuftigt ud. Udgiften til malerarbejdet er herefter ikke medtaget i budget Hvad er der så sket i løbet af det sidste år? Vores traditionelle årlige fællesarbejdsdag blev utraditionelt afholdt en søndag d. 10. juni, hvor 5 timer var afsat til at få malet legehus, fjernet ukrudt, klippet buske og skrænter, malet sten, fjernet sandkasse, malet bænke osv, osv. Der var mødt rigtig mange op til dagen, og vi slap op for opgaver, da der var gået ca. 4 timer. Helle og Michael bød derefter indenfor i deres have til grillpølser og hygge. Vi fik virkelig ordnet mange ting sammen den eftermiddag - til glæde for os alle. Tak til sjakbajserne Elsebeth, nr. 55, Kirsten og Lars, nr. 83 for deres store koordineringsarbejde. Lørdag d. 17. august holdt vi vores hyggelige sommerfest med fin deltagelse. Igen i år var der disco-/hyggehjørne til børnene, og det var et hit. Michael, nr. 73, var som sædvanligt chefkok med effektiv hjælp fra assistenten Jens, nr. 63. Stort tak til begge for indsatsen. D. 9. oktober blev der afhentet storskrald. Det var en lige så stor succes i 2018, som det var i Det vil derfor være en ordning bestyrelsen vil fortsætte fremover, så længe der vises interesse for det. For at imødekomme vores bekymring over det åbne område, som opstod efter motorvejsbyggeriet ud mod Øverødvej, har kommunen plantet mange nye buske. I løbet af sensommeren dukkede nogle mosegrisehuller op på området. Bestyrelsen holder til stadighed øje med dem, såfremt der bliver behov for bekæmpelse. Vi har fået malet vores carporte i efteråret, så nu fremstår de fine og velholdte. Holdbarheden på den benyttede maling er ca. 10 år, hvilket er en forbedring i forhold til tidligere benyttede malinger. I samme moment isatte bestyrelsen lamper og glashætter i alle lampeudtræk således,

3 at der er godt med lys i carportene. Det giver tiltrængt lys på vejen, og det kan måske modvirke tyveri fra bilerne. Vi har tidligere berørt udfordringerne med tagrenderne på carportene. Nogle er lappede, men bestyrelsen er ved at undersøge, hvorledes vi kan få repareret de steder, der er meget hullede og/eller ligefrem uhensigtsmæssige. Der bliver arbejdet på at finde en løsning, som er økonomisk acceptabel. Som de fleste nok ved, så er kommunen ved at rulle en affaldssorteringsordning ud. Vores bebyggelse har de valgt først skal have sortering i begyndelsen af Bestyrelsen vil undersøge, sammen med kommunen, hvorvidt vejen kan have en ordning, hvor noget sorteres i fælles affaldscontainere, andet i de affaldsbeholdere, vi allerede har. Dette for at undgå, at vi alle skal have flere beholdere stående. Vi vil meget gerne have beboernes input. En forespørgsel om el-standere til el-biler er blevet, og vil fortsat blive, drøftet i bestyrelsen, da der pt. er mange udbydere og mange løsninger. Vi modtager gerne information omkring mulige løsninger fra beboerne. Vedtægterne er gennemgået af bestyrelsen for at sikre, at de er tidssvarende. Vi har ikke fundet uhensigtsmæssigheder af væsentlig karakter, hvorfor vi ikke vil foreslå ændringer til generalforsamlingen. Ved sidste generalforsamling blev det besluttet, at bestyrelsen kunne bruge som kommunikationsvej. Det har vist sig at være en succes og gjort det væsentlig lettere for bestyrelsen. Kun enkelte beboere modtager information i hard copy. Vi håber, at I alle besøger vores fine hjemmeside, i ny og næ. Der ligger Vedtægterne, Bygningspolicen, Husorden, Velkommen til Holtegårdsvej, Tyverisikringsråd og meget mere. Det er også herigennem, man sender besked til bestyrelsen. Vores Facebook-gruppe er også rimelig flittigt brugt til spørgsmål eller information mellem beboerne af forskellig art. Lasse står for administrationen af medlemmerne i denne lukkede gruppe. Jens, nr. 63, valgte at udtræde som suppleant i begyndelsen af Da generalforsamlingen var nært forestående, har vi valgt ikke at genbesætte posten inden da. Bestyrelsen takker Jens mange gange for hans store engagement over de sidste par år i bestyrelsen. Jeg vil også gerne takke Elsebeth, Lasse og Lars for deres ihærdige indsats og store lyst og vilje til at gøre noget godt for vores vej. Det er en fornøjelse at være en del af. Jeg vil også takke Henrik Zeltner, nr. 68, for revisionen af vores regnskab. Når det så er sagt, så har jeg valgt at træde af som formand og bestyrelsesmedlem af personlige årsager. Bestyrelsen har en del opgaver at løse i løbet af året, så der er brug for at fordele opgaverne ud på flere hænder. Jeg vil derfor rigtig gerne opfordre alle til at overveje, om de vil være en del af et velfungerende team, som arbejder for, at vores vej forbliver hyggelig og velholdt enten som bestyrelsesmedlem eller som suppleant. Slutteligt vil jeg gerne byde alle nye beboere velkomne til Holtegårdsvej og håber, at I vil få nogle rigtig gode år her. Tak til alle for endnu et godt år på Holtegårdsvej! Mange hilsner Helle Friberg 19. februar 2019

4 Årsregnskab 2018 for Ejerforeningen Holtegårdsvej

5 E/F HOLTEGÅRDSVEJ BUDGET 2019 Indtægter Kontigent (44 * ) Renteindtægter 0 Ialt indtægt Udgifter Fællesarealer Diverse vedligehold Forsikring ejendomme EL carporte Hjemmeside, IT mv Vejfest, Bestyrelsesmiddag mv Gebyrer 350 Ialt udgifter Overskud budgetteret MARTS 2019/LB

6 Holtegårdsvejs vedligeholdelsesplan 2019 Aktivitet Gartner Tidspunkt Græsslåning Efter behov Beskæring af buske/træer Januar/februar Senest udført Bemærkning Aftales med bestyrelsen i dec./jan. Levende hegn mod Øverødvej Januar/februar Malerarbejde Carporte Hvert år 2018 (oktober) Holdbarhed ca. 10 år Vindskeder på beboelserne Hvert år 2018 (oktober) Holdbarhed ca. 10 år Træhegn mod Øverødvej Indsats fra ejerne Hvert år 2018 (oktober) Holdbarhed ca. 10 år Maling diverse Maj/juni 2018 Legehus/sandkasser m.m. Carporte Løbende Oprydning/rive sten Fortove Andet Løbende Rydning af ukrudt Sten i carporte Fornyelse/supplering af sten Tage på carporte Udskiftning forventes omkring 2025 Tagrender på carporte 2013 Udskiftes/lappes (evt. på arbejdsdagen) Krydsfinerplader i carporte 2013 Udskiftes senest om 5-10 år 1 8. Fælles arbejdsdage Forår Vi vil gerne fortsætte med sidste års succes, hvor vi havde en hel eftermiddag en forårsweekend og kom lidt mere til bunds med forskellige opgaver rundt om på vores område. Vi udfyldte ikke helt tiden sidste år, så vi har skåret i tiden. Vi foreslår følgende dato: Søndag d. 2. juni kl med efterfølgende hygge i Helle og Michaels have. Efterår Derudover vil vi gerne foreslå, at vi afholder en kortere fælles arbejdsdag i efteråret også, således at vi får fjernet blade, fejet sten ind, fjernet ukrudt langs fortovene etc. Vi foreslår følgende dato: Lørdag d. 26. oktober kl Der vil, sædvanen tro, blive serveret lidt drikkeligt undervejs ved begge arbejdsdage. 1