Uddannelsesrådet Referat d. 18. januar 2017

Transkript

1 Uddannelsesrådet Referat d. 18. januar 2017

2 Uddannelsesrådet Tid: Sted: Onsdag d. 18. januar 2017 kl Rektors mødelokale Deltagere: Bjarne Graabech Sørensen (prorektor, formand), Henning Andersen (uddannelsesdirektør TEK), Lars Grassmé Binderup (prodekan HUM), Martin Svensson (institutleder NAT), Ole Friis (prodekan SAM), Annette Lund (studiechef) Afbud: Merete Munk Deltagere i øvrigt: Pkt. 2: Dorthe Majlund Sørensen Pkt. 3: Maria Voncild, Niels Kring, Vibeke Worm, Jacob Jensen og Bruno Mølgaard Geertsen Pkt. 4: Jesper Vesterbæk Sekretær: Charlotte Hundstrup Nielsen (Studieservice) Indhold 1 Velkommen, opfølgning fra sidste møde samt generel orientering Fælles Fagbase Testbaseret optag Behandling af universitetets uddannelsesberetning Justering af optagelseskapacitet Afrapportering fra Efter- og videreuddannelsesgruppen Revideret kommissorium og forretningsorden for SAK ADM Oversigt emner til kommende møder Eventuelt

3 1 Velkommen, opfølgning fra sidste møde samt generel orientering Sagsindhold: a. Godkendelse af referat Referatet blev godkendt. b. Formanden orienterer i. Uddannelsesrådets studietur til Irland se opsamling i særskilt dokument ii. Sprogfagene kronik i Berlingske Tidende vedr. samling/placering heraf iii. Medicinuddannelserne pga. lægemangel kigges på kapacitet iv. Fokus på overbookning på lægeuddannelsen c. Orientering fra medlemmerne i. Se under eventuelt. 2

4 2 Fælles Fagbase v/ prorektor Bjarne Grabech Sørensen Sag: Projekt Fælles Fagbase katalog over prøveformer samt proces for etablering af nye prøveformer, ændring af prøveformer og afvikling af prøveformer i den Fælles Fagbase. Bilag: Katalog over prøveformer Oversigt over medlemmer af projektgruppen Sagsindhold: Projektgruppen har tidligere i projektet vurderet, at det ikke er nødvendigt med alle de prøveformer, som findes i STADS. Projektgruppen i Projekt Fælles Fagbase har derfor revideret kataloget for prøveformer fra STADS. Formålet med gennemgangen af kataloget har været at rydde op i de mange prøveformer, dels for at opdatere de aktuelle prøveformer, og dels fordi den samme prøveform kunne findes i flere versioner, ofte kun adskilt ved et stort/lille begyndelsesbogstav samt andre kosmetiske forskelle. Prøveformerne skal forefindes i den Fælles Fagbase som mulige valg, hvorfor det er afgørende, at kun de mulige og valide prøveformer optræder i den Fælles Fagbase. Kataloget over prøveformer er blevet væsentligt reduceret til sammenligning med det tidligere og består aktuelt af 42 prøveformer. Det er disse 42 prøveformer, som vil komme til at fremgå i den Fælles Fagbase. Til Uddannelsesrådets orientering er kataloget over prøveformer vedhæftet. Som beskrevet i projektgrundlaget, fortsætter projektgruppen for den Fælles Fagbase som ansvarlig for videreudviklingen af den Fælles Fagbase -, herunder prioritering af udviklings- og ændringsønsker, når projektet går i drift. Projektleder anbefaler, at ønsker om tilføjelser af nye prøveformer/ændring af prøveformer og/eller afvikling af prøveformer fremadrettet vurderes og prioriteres af projektgruppen. Hermed sikres både validitet og kvalitetskontrol af prøveformer gennem fakultetsrepræsentanterne.. Indstilling: Det indstilles, at Uddannelsesrådet: Tager katalog over prøveformer, revideret af projektgruppen, til efterretning. Godkender at fremtidige lokale ønsker om tilføjelser til prøvekataloget, når projektet er i drift, formidles videre til projektgruppen via hovedområdets medlem i projektgruppen, og at projektgruppen vurderer og prioriterer ønsket om tilføjelse til prøvekatalog i fagbasen. 3

5 Sagsbehandler: Dorthe Majlund Sørensen Specialkonsulent, projektleder Studieservice Referat af punktet: Bjarne introducerede indstillingen og spurgte, hvorvidt udvikling af fagbasen følger planen. Dorthe bemærkede hertil, at der er taget forskud på enkelte dele, samt at projektgruppen også har fået fingrene heri således, at man kan begynde at teste. Uddannelsesrådet vil blive orienteret om eventuelle afvigelser Uddannelsesrådet tog hul på drøftelsen vedrørende prøveformer. Dorthe forklarede, at projektgruppen har taget hul på revision af prøveformer, hvor der på nuværende tidspunkt er omkring 200 i STADS. Nogle af disse er uaktuelle, og der er en del dubletter. Formålet har været at skabe en ens og valid liste, så vi kun indlæser de prøveformer, der anvendes på fakulteterne. Listen med prøveformer er blevet gennemgået på projektgruppemøderne, hvorefter de enkelte fakultetsrepræsentanter er gået tilbage i baglandet og har afstemt, hvorvidt det er disse prøveformer, man gerne vil have, eller om der eventuelt er tilføjelser. Det er ikke et krav, at alle skal tages i brug, da der vil være fakulteter, der kun anvender en andel af disse. Det er samtidig sandsynligt, at der ved pilotdrift og/eller ægte drift viser sig at være enkelte prøveformer, der ikke bliver brugt, hvorefter man kan beslutte, om disse stadig skal være der. Uddannelsesrådet drøftede dernæst konstellationen omkring projektgruppen, og hvorvidt denne fortsætter, når projektet overgår til drift. Det fremgår af projektbeskrivelsen, at projektgruppen skal fortsætte, hvortil Uddannelsesrådet vurderede, at denne bør overgå til at være en driftsgruppe, som fortsat skal koordinere og sikre afdækning af fakulteternes behov, som disse med tiden forandrer sig. Dermed blev det besluttet, at vi fortsætter med gruppen i drift, så længe det giver ekstra værdi. Uddannelsesrådet vil dog på et senere tidspunkt vurdere behovet for gruppen. Det blev endvidere drøftet, hvorvidt det er hensigtsmæssigt, at det er projektgruppen, der skal beslutte fx udvidelse af prøveformer. Ole foreslog, at man anvender SAK ADM til dette i stedet, da de sidder med de rette kompetencer. Derefter kunne SAK ADM gå i dialog med projektgruppen. Henning bemærkede hertil, at det ikke må være IT teknik, der begrænser den pædaogiske udvikling.martin bemærkede, at det er fint, at SAK ADM forholder sig hertil, men at det er essentielt, at projektgruppen som har været med til at udvikle fagbasen - følger det i overgangen fra projekt til drift. Det må forventes, at det tager lang tid før det kører stabilt. Annette opponerede mod,at dette skal i SAK ADM på nuværende tidspunkt, men udelukker ikke, at det vil være relevant i fremtiden. Generelt er SAK ADM tæt knyttet til arbejdet med etablering af ordningerne og modellerne, men der er brug for, at den systematik, der er lagt for dagen i dette system, er bærende. Dermed bevarer gruppen kompetencen, men vil selvfølgelig vende eventuelle ændringer ift. prøveformer med det faglige miljø og SAK ADM. Slutteligt drøftede Uddannelsesrådet anvendelse af ens terminologi. Projektgruppen er kommet frem med forslag til fælles terminologi, og der er har også været behov at indgå kompromis nogle steder. Uddannelsesrådet vurderede, at det er vigtigt, at projektgruppens forslag anvendes, så vi sikrer ens terminoligi.. Indstilling Det indstilles, at Uddannelsesrådet: 1. Tager katalog over prøveformer, revideret af projektgruppen, til efterretning. 2. Godkender at fremtidige lokale ønsker om tilføjelser til prøvekataloget, når projektet er i Beslutning: Uddannelsesrådet tog det reviderede katalog til efterretning. Uddannelsesrådet godkendte indstillingen vedrørende proces for fremtidig tilføjelser til prøvekata- 4

6 drift, formidles videre til projektgruppen via hovedområdets medlem i projektgruppen, og at projektgruppen vurderer og prioriterer ønsket om tilføjelse til prøvekatalog i fagbasen. loget, idet gruppen dog selvfølgelig vil skulle vende eventuelle ændringer ift. prøveformer med det faglige miljø og SAK ADM 5

7 3 Testbaseret optag v/ prorektor Bjarne Graabech Sørensen Sag: Orientering om testbaseret optag med fokus på testdagene d. 22. og 23. april Bilag: Visuelt overblik over optagelsesrejsen B-bilag - Drejebog for unitest forløb B-bilag - Eksempler på unitest spørgsmål Sagsindhold: Forberedelserne til testdagene er i fuld gang. Test af logistik og unitest i onlineversion blev afprøvet ved en omfattende pilottest af 1600 deltagere i efteråret 2015, Teknisk service har booket samtlige lokaler på Campus d. 22. og 23. april, IT Service er i god proces med udvikling af det IT system der skal håndtere indkaldelse til test, holdfordeling og resultatvisning, Optag har foretaget en grundig organisering af den kommende sagsbehandlingsproces, og har ansat 20 studentermedhjælpere til at understøtte processen. Fokus er nu på en række vigtige opmærksomhedspunkter før, under og efter unitest, som forventes at have stor betydning for det efterfølgende fokus på at fastholde ansøgerne i hele ansøgningsprocessen. I den forbindelse er der iværksat et tæt samarbejde mellem Studieservice og SDU-Kommunikation, hvor der yderligere samarbejdes med adfærdsbureauet/kl.7, om hele den optagelsesrejse ansøgerne gennemlever fra optagelse.dk åbner den1. februar, til tiden for studiestart den 1. september. Studieservice og SDU-Kommunikation præsenterer oplægget til hele optagelsesrejsen for direktionen d. 26. januar. Styregruppens fokus er på planlægningen af testdagenes forløb. Afviklingen af unitest bliver planlagt efter det samme logistiske set-up som de foregående år, dog med visse ændringer og tilpasninger, eftersom unitest i 2017 afvikles som online test og med mange flere deltagere. Planlægningen koordineres i tæt samarbejde med Studieservice-Optag, IT service, Teknisk Service og fakulteterne. Erfaringer fra pilottesten af unitest online i 2015 inddrages. Der vil i tiden op til testenes afholdelse blive fortaget den nødvendige kompetenceudvikling af de medarbejdere der deltager i afviklingen af testbaseret optag; fra viden om krav til validitet og reliabilitet i testen og bedømmelse af ansøgere, til instruktion til eksamensvagter, studentermedhjælpere/vejvisere, IT -supportere og de, der registrerer ansøgerne ved indgangen til SDU. 6

8 På baggrund af ovenstående, vil Uddannelsesrådet blive præsenteret for et visuelt overblik over hele Optagelsesrejsen (der henvises til bilag 1) Indstilling: Det indstilles, at Uddannelsesrådet drøfter oplægget til Optagelsesrejsen, med særlig opmærksomhed rettet mod følgende nedslagspunkter: Tiden fra unitest er afsluttet til overgangen til en anden test, eller hjemrejse (slide nr. 7) Tiden fra ansøger har modtaget svar på test (medio juni), samt tiden fra ansøger har modtaget endeligt svar på optaget (ultimo juli) til studiestart den 1. september (slide nr. 9) Uddannelsesrådet bedes yderligere anvende ca. 20 min til refleksion over og drøftelse af et evalueringsdesign af testbaseret optag, baseret på hvilke spørgsmål der er relevante at finde svar på (Jacob Jensen deltager i dette punkt) Sagsbehandler: Maria Cecilie Vonsild, Projektleder, Studieservice-Optag Niels Kring, Formand Styregruppen for Testbaseret Optag Vibeke Worm, Afdelingsleder, Studieservice-Optag Referat af punktet: Vibeke indledte med at orientere om den overordnede kommunikationsramme og forklarede,at der er mange forskellige aktører inde over, og som har berøring med dette. Det er vigtigt at få et klart billede af, hvordan vi møder de studerende. De skulle gerne få et godt førstehåndsindtryk af os, samt at de bliver hørt med de spørgsmål, de har.hidtil har vi oplevet, at de studerende kan være bange for - når de ringer til os - at eventuelle dumme spørgsmål kan medvirke i bedømmelsen, når de søger. Denne opfattelse skal vi undgå, at de får. Vibeke gennemgik dernæst målgruppen af ansøgere, som er inddelt i fire hovedgrupper - fire typer af ansøgere jf. de uddelte slides. Ligeledes nævnte hun, at det er Kommunikationsafdelingen, som skal skabe opmærksomheden ude omkring i form af kampagne, PR indsats med mere, så vi får de ansøgere, vi skal have frem til d. 15. marts. Optagelsen har arbejdet ihærdigt på information- og vejledningsdelen, hvor der er lavet en ny version af hjemmesiden i samarbejde med Kommunikation, blandt andet med tilførelse af de nye knapper. Derudover er der blevet lavet en flot studieguide, som kan give et overblik over, hvilke tests der er. Optagelsen vil også udvide telefonåbningstiden op til ansøgelsesfristen, og ligeledes får vi en køfunktion, så vi undgår at miste for mange i ventetiden. Der vil blive lavet digitale møder for dem, der bor ude omkring i landet, som gerne vil have ansøgningsvejledning. Her vil de kunne logge sig ind således, vi kan have vejledning for en hel gruppe med op til 50 personer på en gang. Vibeke bemærkede, at mange ringer og spørger til selve testen, men henover julen har det primært været studieindholdet, man har kigget på. Yderligere forklarede hun, at det er vigtigt at holde snor i dem hele vejen frem mod unitest april i forhold til, hvilke typer af informationer, de skal have. Som opfølgning på testdagene får de et evalueringsskema tillsendt, når de kommer hjem. Dette er under udvikling. 7

9 Maria gennemik testdagenes forløb og nævnte at det er 10. gang, at vi skal afvikle unitest, men der er en del tilpasninger, da vi blandt andet forventer en del flere ansøgere. Ansøgerne vil blive godt modtaget, der vil være shuttlebus fra banegården. Ved ankomst til campus vil ansøgerne blive modtaget af SDU medarbejdere (primært fra Optagelsen + studentermedhjælpere). Halvanden time efter at være mødt ind, går testen i gang. I samarbejde med fakulteterne skal vi have fundet ud af, hvem der skal afslutte forløbet på selve dagen. Der vil også være et debriefing område, hvor man kan gå hen. Både for dem der gerne vil tale om testen, men også for dem, der skal videre til næste test og derfor har ventetid. Remote proctoring: ansøgere i udlandet der skal tage testen, skal logge sig på, hvorefter de kommer ind i et testvindue. Der dukker så en eksamensvagt op på skærmen, som man kan kommunikere med undervejs. Proctoren kan tage op til 8 ansøgere. Den 23. april har vi de supplerende tests og logistikken planlægges i styregruppen. Uddannelsesrådets bemærkninger Uddannelsesrådet roste den gode tilgang og kvitterede for en god og gennemtænkt plan, hvor den studerende er i fokus. Det er vigtigt, at de studerende bliver taget godt i mod og møder et system, der fungerer. På forespørgsel redegjorde Vibeke for, at der på campusserne udenfor Odense var iværksat tilsvarende procesplaner, men at antallet af studerende, som skulle til test der, var langt lavere.vibeke bemærkede, at man skal være opmærksom omkring, at det er den studerendes første prioritet, der afgør, hvor man geografisk skal til test med mindre man skal til test d. 23. april. Ligeledes blev der spurgt til, hvis man rammer ind i en af de dage, hvor togene står stille. Maria svarede, at de vil undersøge ved Banedanmark, hvorvidt der er særlige planer om skinnearbejde disse dage. Det forventes også, at der vil blive særligt pres på parkeringspladserne, og parkeringsvagterne vil blive aflyst. Der blev spurgt angående IT-service, hvortil Maria forklarede, at de er i fuld bemanding. Derudover har de ansat 30 studentermedhjælpere samt købt ekstra computere. Alle test bliver også trykt i fysiske eksemplarer. Afrundingsvis nævnte Vibeke, at de studerende får svar i kvote 2 i maj/juni, men først endeligt svar fra KOT d. 28. juli. På uddannelserne er det aftalt individuelt, hvornår man får besked. Annette bemærkede, at man godt kan gøre det mere præcist, ved at sige at man kan forvente at få svar i den eller den uge i stedet for blot i løbet af maj/juni. Det vil i den forbindelse være vigtigt, at fakulteterne også bliver orienteret om, hvornår deres population kan forvente et svar. Der vil også være en gruppe som får et negativt svar, som skal have et brev om, at man er med i opløbet, men nu via kvote 1 således, at det er deres kvotient der afgør det. Der skal formuleres en tekst omkring dette. Derudover er der perioden fra d 28. juli til d. 1. september, hvor der skal samarbejdes med fakulteterne, så vi ikke slipper de studerende. Fakulteterne inviteres ind i arbejdsgruppe herom, og der vil blive sendt mail ud til fakulteternes hovedpostkasser omkring indmeldinger til denne arbejdsgruppe. Uddannelsesrådet drøftede kort evalueringsdesignet. Bjarne bemærkede, at det er nødvendigt, at vi er præcise på hvilke dataelementer, der opsamles. Vi skal forsøge at finde ud af, hvilke data vi kan trække ud således, at vi har størst mulig fleksibilitet til at lave de analyser, vi vil bageefter. Alt fra unitest kan vi samle op, da det ligger i en database. Annette nævnte, at vi også på CPR numre kan køre nogle af delene op mod Danmarks statistik og lignende. Jacob bemærkede hertil, at der i forhold til registerdata er muligheder. Samtidig nævnte Vibeke, at der sagtens være en del af dem, der skriver sig op til nyhedsbrevet, som ikke ender med at søge. Det kunne være interessant at lave data på vores ikke-population. Her har vi mailoplysninger, som vi kan anvende til at lave en survey. Jacob supplerede med at nævne, at der på SDU.dk er registrering, så vi kan måle interessen via cookies og se, hvor de har bevæget sig hen eventuelt også om de har kigget på studier på AU og KU eksempelvis. Bjarne vurderede, at en gruppe skal samle op og brainstorme på dette. I første omgang vil det være relevant at lave en bruttoliste med alle de variable, man kunne forestille sig skulle indgå, hvorefter der kan sorteres i det. Studieservice og Rektorsekretariatet skal arbejde sammen om dette og gerne koblet med relevante medarbejdere fra fakulteterne. Annette opfordrede til at sende gode ideer og behov ift. evalueringsdesignet. Udkast til evaluerings- 8

10 design laves sammen. Fakulteterne bedes følge op ift. medarbejdere, som kan indgå i arbejdet. Tilbagemelding skal ske til Annette eller Vibeke, som vil indkalde og samle gruppen. Indstilling Det indstilles, at Uddannelsesrådet drøfter oplægget til Optagelsesrejsen, med særlig opmærksomhed rettet mod følgende nedslagspunkter: 1. Tiden fra unitest er afsluttet til overgangen til en anden test, eller hjemrejse (slide nr. 8) Beslutning: Uddannelsesrådet drøftede tiden fra unitest er afsluttet til overgangen til anden test eller hjemrejse og roste processen. 2. Tiden fra ansøger har modtaget svar på test (medio juni), samt tiden fra ansøger har modtaget endeligt svar på optaget (ultimo juli) til studiestart den 1. september (slide nr. 10) Uddannelsesrådet drøftede tiden fra ansøger har modtaget svar på test samt tiden fra ansøger har modtaget endeligt svar på optaget til studiestart d. 1. september. Fakulteterne vil blive indbudt til samarbejde via hovedpostkasserne. 3. Uddannelsesrådet bedes yderligere anvende ca. 20 min til refleksion over og drøftelse af et evalueringsdesign af testbaseret optag, baseret på hvilke spørgsmål der er relevante at finde svar på (Jacob Jensen deltager i dette punkt) Uddannelsesrådet drøftede indledningsvis evalueringsdesign af testbaseret optag. Fakulteterne skal melde relevante medarbejdere ind til gruppen via mail til Annette eller Vibeke,som vil indkalde til brainstorming møde. 9

11 4 Behandling af universitetets uddannelsesberetning v/prodekan Lars Grassmé Binderup og uddannelseschef Merete Munk Sag: Uddannelsesrådets endelige behandling af universitetets uddannelsesberetning Bilag: Universitetets uddannelsesberetning Udkast til indstilling til Direktionen vedr. forslag til indsatsområder på kvalitetsområdet Opdateret oversigt over uddannelser med kritiske nøgletal - Sendt til Uddannelsesrådet pr. mail Procesplan for uddannelsesrådets behandling af universitetets uddannelsesberetning Sagsindhold: Universitetets uddannelsesberetning Studieservice har med udgangspunkt i Uddannelsesrådets drøftelser på mødet den 13. december indarbejdet forslag til revisioner, herunder et indledende afsnit, der samler op på beslutninger truffet i forbindelse med uddannelsesberetningsrunden Seneste udgave universitetets uddannelsesberetning er vedlagt som bilag 1. På mødet den 13. december besluttede Uddannelsesrådet, at man i forbindelse med fremsendelsen af universitetets uddannelsesberetning til Direktionen vil indstille til, hvilke tiltag man anbefaler skal sættes i værk og/eller have bevågenhed i den kommende periode. Studieservice har, med udgangspunkt i afsnittene i universitetets uddannelsesberetning vedr. muligheder og interne/eksterne udfordringer, udarbejdet udkast til indstilling til Direktionen. Udkastet er vedlagt som bilag 2. Nøgletalsopfølgning Studieservice har opdateret den udarbejdede oversigt over uddannelser med kritiske nøgletal med resultaterne af de bilaterale møder. Det fremgår således nu af oversigten, hvorvidt de respektive uddannelser indstilles til at blive opstillet på observationslisten eller ej. Den reviderede oversigt er vedlagt som bilag 3. Indstilling: Uddannelsesrådet bedes: 1. Kommentere endeligt på udkast til universitetets uddannelsesberetning 2. Drøfte udkast til indstilling vedr. forslag til indsatsområder på kvalitetsområdet 3. Drøfte resultatet af de bilaterale møder vedr. uddannelser med kritiske nøgletal 4. Træffe beslutning om, hvilke materialer der skal fremsendes til Direktionen 10

12 Sagsbehandler: Jesper Hedegaard Vesterbæk Specialkonsulent Studieservice Referat af punktet: Bjarne indledte med at kvittere for de bilaterale møder, som er gået godt. Der er 47 uddannelser, der skal med på observationslisten. Bjarne nævnte, at der er behov for en inddeling, og der er to dimensioner i det, da de skal kategoriseres efter de fire sanktioner og efter hvilken type, dvs. steder hvor de falder ud. Efterfølgende skal dette rundsendes til fakulteterne med mulighed for bilateral afklaring. Uddannelsesrådet drøftede også opfølgningen, når en uddannelse er kommet på observationslisten jf. det godkendte notat om principper og proces for behandling af universitetets uddannelsesberetning. [red. jf. førnævnte principper side 3 fremgår det: Når Uddannelsesrådet sætter en uddannelse på en observationsliste og vedtager en af ovennævnte konsekvenser medfører dette altid: - At der foretages en opfølgning på uddannelsens nøgletal samt gennemførelsen af handlingsplanerne for uddannelsen halvvejs i uddannelsesberetningsperioden. Denne opfølgning gennemføres af det relevante fakultet og sendes til godkendelse i Uddannelsesrådet Studieledelsen mødes med fakultetsledelsen hhv. 3 og 9 måneder efter uddannelsen er sat på observationslisten med det formål at se på implementering af handlingsplan samt at forberede uddannelsens midtvejsbehandling i Uddannelsesrådet. ] Lars nævnte sanktionerne herunder særligt muligheden for at skære i optaget, hvilket vi gør nu ift. kapacitet. Det er en ret hård sanktion, og samtidig noget vi ellers har holdt os fra. Dette kan vi godt gøre rede for i indstillingen til direktionen. Uddannelsesrådet drøftede universitetets uddannelsesberetning. Der kan sendes kommentarer/ rettelser til Jesper. Når alle bemærkninger er indarbejdet, vil Bjarne gerne gennemlæse uddannelsesberetningen. Deadline for kommentarer til Jesper er mandag morgen (23/1) kl Yderligere drøftede Uddannelsesrådet nøgletalsafsnittet, som skal bestå af et resume af nøgletalsdrøftelsen herunder den overordnede statistik. Vedrørende indstillingen med forslag til indsatsområder bemærkede Bjarne, at denne var blevet udmærket. Han efterspurgte dog en længere præambel samt en konklusion på, hvor vi er henne i forhold til sidste gang. Lars rettede opmærksomhed mod vores ledelsesinformationssystem, herunder særligt STUD/VIP tallene, som skal lægge klar til foråret.fokus på opdatering og forbedring af ledelsesinformationssystemet kunne skrives ind som et femte punkt i indstillingen. Der var flere specifikke kommentarer til punkterne i indstillingen, som Jesper vil tilrette. Når hele pakken er klar sendes denne ud til Uddannelsesrådet til kommentering. Det er vigtigt, da dette er en fælles indstilling fra Uddannelsesrådet. Indstilling Uddannelsesrådet bedes: 1. Kommentere endeligt på udkast til universitetets uddannelsesberetning Beslutning: Uddannelsesrådet kommenterede på udkast til universitetets uddannelsesberetning og sender kommentarer til Jesper senest mandag d. 23. januar kl

13 2. Drøfte udkast til indstilling vedr. forslag til indsatsområder på kvalitetsområdet 3. Drøfte resultatet af de bilaterale møder vedr. uddannelser med kritiske nøgletal 4. Træffe beslutning om, hvilke materialer der skal fremsendes til Direktionen Uddannelsesrådet drøftede udkast til indstilling vedr. forslag til indsatsområder. Jesper tilretter denne ud fra Uddannelsesrådets kommentarer. Uddannelsesrådet drøftede resultatet af de bilaterale møder, hvor fokus har været på uddannelser med kritiske nøgletal. Listen med de 47 uddannelser skal inddeles jf. ovenstående bemærkninger. Materialet skal tilrettes, hvorefter det rundsendes til kommentering i Uddannelsesrådet inden fremsendele til direktionen. 12

14 5 Justering af optagelseskapacitet v/prorektor Bjarne Graabech Sørensen Sag: Justering af optagelseskapacitet Fortroligt materiale - fremsendes pr. mail til Uddannelsesrådets medlemmer. Referat af punktet. Bjarne orienterede om processen på SDU. Indstilling om kapacitetsgrænser, forslag til optagelseskapacitet samt proces for fastlæggelse heraf, har været til skriftlig behandling i direktionen. Forinden har dette været i høring i HSU og Universitetsrådet. Bestyrelsen har ligeledes haft dette til skriftlig behandling. 13

15 6 Afrapportering fra Efter- og videreuddannelsesgruppen v/prodekan Ole Friis Sag: Afrapportering fra Efter- og videreuddannelsesgruppen Bilag: Kommissorium for Efter- og videreuddannelsesgruppe Kortlægning af udbud UPLOADES PÅ SHAREPOINT NÅR KLAR Samarbejdsniveauer Sagsfremstilling: På Uddannelsesrådets møde d. 3. juni 2016 besluttedes det at nedsætte en ad hoc arbejdsgruppe, som fik til opgave at kortlægge SDU s faglige udbud af efter- og videreuddannelsesaktiviteter samt afklare muligheden for en fælles målsætning på efter- og videreuddannelsesområdet. Det blev - jf. referatet besluttet, at Uddannelsesrådet efter en periode skal evaluere, hvorvidt der er behov for en mere permanent løsning i form af et nedsat udvalg eller gruppe. Arbejdsgruppen har, jf. kommissoriet (bilag 1), haft særligt fokus på at afdække muligheden for at skabe en fælles ramme for arbejdet med efter- og videreuddannelsesområdet samt potentialet for en konkret forretningsmodel ud fra et strategisk afsæt. Der har været afholdt tre møder i efteråret 2016 med repræsentation fra fakulteterne og Studieservice. Kortlægning af udbud Der er via arbejdsgruppens fakultetsrepræsentanter indhentet oplysninger om udbud af henholdsvis bekendtgørelsesbelagte uddannelser samt korte programmer (se bilag 2 Kortlægning af udbud). Arbejdsgruppens anbefalinger Arbejdsgruppen har drøftet forskellige samarbejdsformer (se bilag 3 - Samarbejdsniveauer) og foreslår at, at der arbejdes videre med etableringen af et fælles koordineringsorgan under Uddannelsesrådet således, det formaliseres ind i SDU s struktur. Dette foreslås med henblik på at sikre synergi, koordination, videndeling og erfaringsudvekling på tværs af SDU. Derudover støtter arbejdsgruppen op om følgende samarbejdsmodel: De enkelte fakulteter udvikler og udbyder enkelte kurser/programmer sammen For bekendtgørelsesbelagte uddannelser sker administrationen i samarbejde med Studieservice, herunder som nu eksempelvis optagelse og udskrift af eksamensbeviser Fælles basis markedsføring for SDU EVU Arbejdsgruppen vurderer, at der ved nedsættelsen af et fælles koordineringsorgan er yderligere potentiale for udvikling af samarbejdsmodellen, da etableringen heraf kan fungere som løftestang for arbejdet med en fælles strategi for SDU s efter- og videreuddannelsesaktiviteter. 14

16 Indstilling: Det indstilles, at: 1. Uddannelsesrådet tager arbejdsgruppens afrapportering til efterretning 2. Uddannelsesrådet godkender nedsættelsen af et fælles koordineringsorgan Sagsbehandler: Ole Friis, prodekan Det Samfundsvidenskabelige Fakultet Referat af punktet: Ole bemærkede, at der har været afholdt 3 møder med henblik på at afdække området. Uddannelsesrådet gennemgik bilag 6.2. ift. kortlægningen. Der mangler informationer vedrørende omsætning på de korte programmer på HUM, som har en omsætning på 28 mio. kr, hvilket Lars bekræftede. Dermæst orienterede Ole om de 4 niveauer for samarbejde de fire scenarier, som arbejdsgruppen komkret har forholdt sig til. Det viser sig at være svært at lave noget med en større samarbejdsportefølje. Det lader sig nok gøre på de ECTS belagte uddannelser, men sandsynligvis ikke på de korte programmer. Ole forklarede, at arbejdsgruppen foreslår nedsættelsen af et samarbejdssorgan, hvor man kan snakke sammen og komme tættere på hinanden. Det har ikke i denne omgang ikke været muligt at lave en forretningsplan, men ved et nedsat organ kunne der være øget mulighed for at styrke samarbejdet. Uddanneselsesrådet drøftede afrapporteringen og tog denne til efterretning. Dog vurderedes det, at grundlaget for et fast organ er for løst. Den nedsatte arbejdsgruppe kan aktiveres ad hoc, når behov herfor identificieres. Uddannelsesrådet vil stadig arbejde med efter- og videreddannelse som et virkefelt, hvorfor der ikke er behov for et fast nedsat organ. Uddannelsesrådet besluttede med det nye fokus på regler om dobbeltuddannelser at vi skal udnytte dette samt at arbejdsgruppen skal udarbejde et idepapir til dobbeltuddannelser i et efter- og videreuddannelsesperspektiv. Ole er tovholder for denne proces. Indstilling Det indstilles, at: 1. Uddannelsesrådet tager arbejdsgruppens afrapportering til efterretning 2. Uddannelsesrådet godkender nedsættelsen af et fælles koordineringsorgan Beslutning: Uddannelsesrådet tog afrapporteringen til efterretning Uddannelsesrådet vurderede, at der ikke er behov for et fælles koordineringsorgan. Gruppen kan aktiveres ad hoc, men derudover vil det være Uddannelsesrådet der drøfter og koordinerer på efter- og videreuddannelsesområdet. 15

17 7 Revideret kommissorium og forretningsorden for SAK ADM v/studiechef Annette Lund Sag: Revideret kommissorium og forretningsorden for SAK ADM Bilag: Kommissorium SAK ADM Udkast Forretningsorden SAK ADM Udkast Sagsindhold: På Uddannelsesrådets møde d. 28. juni 2016 drøftede Uddannelsesrådet Evaluering af Uddannelsesrådets arbejde 2015, herunder evaluering af SAK-ADM. På mødet blev det aftalt, at Annette Lund skulle se på tovholderfunktionen da denne ikke fungerede optimalt. Det er besluttet, at tovholderrollen for SAK ADM placeres fast hos Studiechefen, og dermed ikke længere går på tur blandt SAK ADMs medlemmer. På baggrund af denne ændring er der behov for at SAK ADMs kommissorium og forretningsorden konsekvensrettes, samt afstemmes med praksis. Studieservice har på baggrund heraf udarbejdet en revideret version af kommissorium og forretningsorden for SAK ADM. De reviderede dokumenter blev drøftet på SAK ADMs møde d. 13. december Indstilling: Uddannelsesrådet bedes godkende kommissorium og forretningsorden for SAK ADM. Sagsbehandler: Annette Lund, studiechef Studieservice Referat af punktet: Annette orienterede kort om de reviderede dokumenter og forklarede, at disse nu er blevet kortere og mere operationelle i forhold til det arbejde, SAK ADM laver. Uddannesesrådet konkluderede, at der er tilllid til, at processerne i SAK ADM kommer til at køre på en lyttende måde, samt at der fuld tiltro til, at det generelt kommer til at fungere. 16

18 Indstilling 1. Uddannelsesrådet bedes godkende kommissorium og forretningsorden for SAK ADM. Beslutning: Uddannelsesrådet godkendte kommissorium og forretningsorden for SAK ADM 17

19 8 Oversigt emner til kommende møder v/prorektor, Bjarne Graabech Sørensen Sag: Oversigt emner til kommende møder i Uddannelsesrådet Bilag: Oversigt - status over sager til forelæggelse for Uddannelsesrådet og direktionen Sagsindhold: Der fremlægges en oversigt over emner eller sager, som er foreslået behandlet i regi af Uddannelsesrådet, eller som Uddannelsesrådet tidligere har besluttet skal behandles. Indstilling: Det indstilles, at Uddannelsesrådet drøfter ajourføring af oversigt og prioritering af emner til kommende møder. Referat af punktet: Opfølgning på direktionens behandling af task forcens afrapportering vedr. initiativer til at modvirke frafald, føjes til oversigten og behandles på mødet d. 22. februar. Indstilling 1. Det indstilles, at Uddannelsesrådet drøfter ajourføring af oversigt og prioritering af emner til kommende møder. Beslutning: Uddannelsesrådet drøftede oversigten jf. ovenstående bemærkninger. 18

20 1 9 Eventuelt Annette orienterede om, at STADS er under evaluering, hvilket foregår ved PWC, som rejser rundt til institutionenrne og undersøger, hvad vi anvender STADS til. Dette kommer til at foregå på SDU d. 23. februar, hvor Annette har sat et hold, der er med til interviewrunden. Der kan kun være 8+6 personer. Det er prioriteret, at de studeredne er repræsenteret samt BI folk (fakultetsmedarbejdere vil også blive inviteret). Samtidig pågår der en poc - en visning af om vi kan bruge noget andet end STADS. Oracle har lavet en løsning, som eventuelt kan afløse dele af STADS. Dette foregår på DTU. Næste møde d. 22. februar. foregår i bestyrelseslokalet i Odense Adelige Jomfrukloster. Mødeindkaldelsen vil blive tilrettet. Annette orienterede om, at det tværfakultære talentprogram New Nordic Design Thinking har modtaget ansøgninger fra 37 studerende. Fagbeskrivelserne blev godkendt i Studienævn for Design og Turisme d. 5. januar Lars orientede om, at SMU en er rykket til april. Dette bemærkede Ole kommer til at lægge oveni SAMF evaluering. Uddannelsesrådet drøftede, om der overordnet er en plan i forhold til at imødegå eventuelle negative resultater af Uddannelseszoom. Ole bemærkede, at det var vigtigt med gensidig orientering, når man igangsætter nye systemer eller værktøjer således,vi tager bestik af, hvor vores processer krydser hinanden på tværs af universitetet, så vi eventuelt kan samarbejde omkring det. Fx er SAMF i gang med at bygge et studieadministrativt støttesystem (support af studienævnene), hvilket SUND også er i færd med. 19