Vejledning i udarbejdelse af politikker

Transkript

1 Vejledning i udarbejdelse af politikker Udarbejdet i januar

2 Indledning Revideringen af styringsfilosofien i efteråret 2011 har haft fokus på at gøre styringsfilosofiens redskaber mere enkle og mere sammenhængende. I den forbindelse er der udarbejdet et nyt koncept for udarbejdelse af politikker i kommunen, der lægger vægt på korte og præcise politikker, der viser Byrådets overordnede politik for et konkret politikområde, som efterfølgende konkretiseres i forbindelse med budgettet. I denne vejledning beskrives hvad man skal huske, når man udarbejder en politik yderligere information kan findes på Medarbejderportalen Frede. 2

3 Hvad er en politik? En politik er et overskueligt og lettilgængeligt dokument, der viser Byrådets overordnede politik for et konkret politikområde. En politik er således en tilkendegivelse over for borgerne om, hvad de kan forvente inden for et specifikt politikområde. Dermed foretages med politikken også en politisk prioritering, som administrationen efterfølgende skal bruge som rettesnor. I en politisk fastsættes overordnede politiske standpunkter på de konkrete politikområder. Der skal ikke nødvendigvis være en politik pr. politikområde, men alle politikområder skal være dækket ind af en politik. En politik har i princippet evig varighed, men tages op til drøftelse og evt. revision minimum en gang i hver byrådsperiode, som udgangspunkt i det 2. år. (se nærmere i proces-beskrivelsen nedenfor). 3

4 Hvad indeholder en politik? Eftersom en politik beskriver den overordnede politik på et område, er det hensigtsmæssigt, at den har en længde på max tre A4-sider, da konkretiseringen af den overordnede politik sker efterfølgende i forbindelse med budgettet og årsplanerne (mere herom nedenfor). En politik indeholder som udgangspunkt følgende afsnit: - Forord - Evt. indledning, herunder baggrund for og formål med politikken - Politiske standpunkter I politikken beskrives den overordnede politik på området. Der beskrives ca. tre-fem overordnede politiske standpunkter, som skal være så præcise og klare som muligt. Hvert standpunkt beskrives på max. en halv side. Eksempler på, hvordan politiske standpunkter i en politik kunne se ud Børn og ungepolitik Vi gør børn og unge parate til fremtiden Vi vil give børn og unge adgang til meningsfulde fællesskaber Vi prioriterer den tidlige forebyggende indsats Klima- og energipolitik Vi reducerer kommunens CO 2-udledning både som geografisk område og som virksomhed Vi håndterer klimaforandringerne og udnytter vand som positiv ressource Vi minimerer brugen af fossile brændsler og øger andelen af vedvarede energi Vi bygger CO 2-neutralt og klimakompenserende Politikken indeholder som udgangspunkt udelukkende standpunkter, men såfremt der er behov for at nævne nogle mere konkrete indsatser i selve politikken, kan man blot overordnet nævne hvilke indsatser, der forventes igangsat, således at politikerne og forvaltningen fortsat har et manøvrerum og ikke bindes af konkrete aktiviteter fire år frem. I politikken kan det, i forlængelse af de overordnede standpunkter, beskrives med formuleringen Det kan bl.a. indfries ved: Xxxxx. 4

5 Politikken set i en sammenhæng Politikkerne tager udgangspunkt i kommunens vision og definerer den overordnede politik inden for et konkret politikområde. Vision HR Borgerrettet Politikker Det er imidlertid vigtigt, at visionen og politikkerne bliver indarbejdet i den konkrete udvikling af kommunen og det daglige arbejde. Det er derfor væsentligt, at der skabes en direkte sammenhæng mellem politikkerne, evt. strategier, og budgettet og efterfølgende årsplanerne. Organisation Ledetråd PUS med ledere Resultataftale/ Udviklingsplan ÅRSPLANER Budget PUS med medarbejdere Udarbejdelse af strategier På nogle områder kan det være relevant at udarbejde strategier. Hvor politikken blot indeholder nogle overordnede standpunkter, beskriver en strategi også nogle mere konkrete målsætninger og ikke mindst, hvordan man vil nå målene. Strategierne vil både kunne dække et stort område, fx klimastrategi og et mere snævert område inden for et politikområde, fx inklusionsstrategi. Strategier vedtages løbende og tager sit udspring i en politik og kobles efterfølgende til budgettet. Strategierne vedtages ikke nødvendigvis politisk. Kobling til budgettet Der vil hvert år i forbindelse med udarbejdelsen af budgettet blive opstillet mål og indsatser med henblik på at operationalisere og implementere politikken og sikre en kobling mellem politik og økonomi. Disse mål og indsatser beskrives i perspektivnotaterne og efterfølgende i det endelige budget: Politik og Økonomi. Målene vil dermed også udgøre de lovbestemte kvalitetsmål (kvalitetskontrakten). Perspektivnotaterne bruges som et aktivt redskaber til at beskrive perspektiver og mål, der konkretiserer politikken. Beskrivelsen af perspektiverne for udviklingen skal således tage udgangspunkt i de - for politikområdet - relevante politikker. Ved koblingen til budgettet sikres desuden en løbende opfølgning og evaluering på politikken og dens mål. Kobling til årsplanerne Målene og indsatser fra budgettet kan efterfølgende omsættes i årsplanerne. I årsplanerne beskrives mere konkret, hvorledes man vil leve op til målet hvilke aktiviteter vil man igangsætte, hvem er ansvarlig mv. Der vil dog stadig være mulighed for at opstille yderligere mål i årsplaner, som ikke har en direkte kobling til en politik fx i forhold til arbejdsmiljø eller arbejdsprocesser. Desuden vil årsplanerne ligeledes skulle opstille mål inden for ledetrådens temaer. 5

6 Sammenhænge på tværs Det er vigtigt, at der i politikarbejdet foregår en tværgående koordinering. Det er særligt vigtigt, da nogle politikker og strategier beskrive indsatser, der har betydning for flere politikområder, fx planstrategien, integrationspolitikken og sundhedspolitikken. Det er således vigtigt, at man ved udarbejdelse af politikker og strategier er opmærksom på eksisterende politikker eller strategier inden for de områder, man beskriver. Desuden skal man udarbejde en implementeringsplan, hvor det fremgår under hvilke politikområder i budgettet, politikken eller strategien skal konkretiseres. Implementeringsplanen skal ikke opstille indsatser mv., men blot beskrive en ansvarsfordeling i forhold til implementering af politikken. På Medarbejderportalen Frede findes overblik over allerede udarbejdede politikker og strategier samt information om udarbejdelse af strategier, implementeringsplaner, budgetdokumenter og årsplaner. Hvordan revideres politikken? Det ligger som en del af konceptet, at politikken skal drøftes minimum en gang i hver byrådsperiode. Den proces, der lægges op til i forbindelse med drøftelsen, vil afhænge af, hvorvidt der synes at være behov for at revidere politikken. Nedenfor beskrives nogle minimumskrav til processen. En politik indeholder Byrådets tilkendegivelser over for borgerne om, hvad de kan forvente inden for et specifikt politikområde. Det er således Byrådet, der er afsender på politikken og dermed også Byrådet, der godkender evt. revisioner af politikken. Drøftelserne vedrørende politikken vil imidlertid tage sit udgangspunkt i fagudvalgene. Det anbefales, at drøftelsen foretages i det andet år i byrådsperioden, da det nye udvalg ofte vil have behov for at få et kendskab til området inden der foretages drøftelser om den overordnede politik på området. Da politikken er rammesættende for budgettet, er det hensigtsmæssigt, hvis politikken bliver revideret forud for en budgetproces igangsættes og ikke midt i en budgetproces. Således vil drøftelserne om evt. revidering af politikken skulle være afsluttet inden marts. Det er væsentligt at være opmærksom på at inddrage områdets interessenter. Byrådets borger- og brugerinddragelsespolitik lægger vægt på, at der sker en inddragelse i forbindelse med de politiske beslutningsprocesser. Borgere, brugere og andre interessenter skal dermed inddrages i en evt. revision af en politik. Den konkrete inddragelse kan ske på mange måder, det kan evt. planlægges i forbindelse med allerede fastlagte dialogmøder e.lign. Desuden skal man være opmærksom på, at der på nogle områder kan være et krav om, at politikken skal sendes i høring. Desuden kan man også selv vælge at sende en politik i høring, selvom der ikke er noget lovkrav om det. 6

7 Nedenfor er forslag til nogle aktiviteter man skal overveje i forbindelse med den politiske drøftelse af en evt. revision af politikken. Aktiviteterne skal blot ses som en overordnet skitse af, hvordan processen kan forløbe. Den skal tilrettes til det enkelte område og vil fx afhænge af, hvor mange interesser og høringsparter der er. Den vigtigste deadline er godkendelsen i Byrådet i februar forud for budgetprocessen. Inden da kan følgende aktiviteter overvejes: - afklaring af omfanget af drøftelsen i administrationen, herunder om der lægges op til en revision - udarbejdelse af tidsplan - forventningsafstemning med udvalget ifht. hvilken proces, de ønsker - forberedelse af drøftelsen - drøftelse i fagudvalget - evt. revision af politikken - godkendelse af evt. revision af politikken i direktionen og fagudvalget - evt. høring af evt. revision af politikken - endelig godkendelse i fagudvalget - udarbejdelse af implementeringsplan for politikken Det anbefales derfor at man gå i gang med processen efter sommerferien året før politikken skal godkendes (dvs. første gang i sommeren 2014). 7

8 Kontakt Spørgsmål kan stilles til Center for Politik og Strategi Fredensborg Kommune Egevangen 3 B DK-2980 Kokkedal Tlf [email protected] 8