Beskrivelse af Arbejdstilsynet

Transkript

1 BHD/ALW Beskrivelse af Arbejdstilsynet Arbejdstilsynet er den danske myndighed på arbejdsmiljøområdet. Grundlaget for Arbejdstilsynets opgaver er arbejdsmiljøloven med tilhørende bekendtgørelser. Arbejdstilsynets mission er: at medvirke til et sikkert, sundt og udviklende arbejdsmiljø ved effektivt tilsyn, målrettet regulering og information Arbejdstilsynets vision er: at fokusere på de væsentligste arbejdsmiljøproblemer og at rette indsatsen mod virksomheder med et belastende arbejdsmiljø Arbejdstilsynet var indtil 2002 organiseret i 14 lokale tilsynskredse og en central enhed med en direktion. Med finanslov 2002 fik Arbejdstilsynet væsentligt færre ressourcer til rådighed. Arbejdstilsynets daværende direktion besluttede derfor, at Arbejdstilsynet fremover skulle organiseres i 6 centre: Arbejdsmiljøfagligt center, Administrativt center og 4 regionale tilsynscentre. Samtidig skulle organisationen ledes af en koncernledelse, der består af 6 centerchefer og en direktør. Implementeringen af Arbejdstilsynets nye organisation er foregået i etaper. Den centrale enhed blev således dannet først i september 2002, mens tilsynscentrene siden løbende er blevet etableret. Tilsynscenter 1 blev etableret , Tilsynscenter 2 og 3 i 2005, mens Tilsynscenter 4 etableres i foråret Sideløbende med denne fundamentale ændring af Arbejdstilsynets organisation, traf Folketinget beslutning om en gennemgribende reform af arbejdsmiljøsystemet. Reformen indebærer blandt andet, at Arbejdstilsynet skal besøge samtlige danske virksomheder i løbet af 7 år. Som en del af reformen fik Arbejdstilsynet tilført ressourcer til at ansætte 140 nye tilsynsmedarbejdere, hvorved Arbejdstilsynet i dag har ca. 750 medarbejdere. Kontaktinformation: Anne Lydert Wittenborg, [email protected]; , Arbejdstilsynet, Postboks 1228, 0900 København C. Resultater/resultatmål: Projekt Ny Organisation Mere tilsyn for pengene Finansloven for 2002, som satte Arbejdstilsynet på smalkost, medførte behov for en yderligere fokusering på ressourceanvendelsen og en skærpelse af behovet for en intern organisering og arbejdstilrettelæggelse, som kan sikre den bedst mulige arbejdsmiljøindsats. Arbejdstilsynets daværende direktion lancerede derfor skitsen til en ny organisation. Målene for den nye organisation var og er: fokus på effektivitet i Arbejdstilsynet, herunder fokus på de væsentlige arbejdsmiljøproblemer samt klar opgave- og ansvarsfordeling fokus på videndeling, herunder fokus på kvalitet og ensartethed fokus på fleksibilitet, herunder fremme fleksible arbejdspladser og digitalisering

2 Som et led i at opnå målene med den nye organisation er der blandt andet gennemført en betydelig ændring af arbejdsdelingen mellem tilsynsførende og administrative medarbejdere i tilsynscentrene. Ligesom også etableringen af distancearbejdspladser for de tilsynsførende er et led i den overordnede strategi for at opnå målene med at etablere en ny organisation. Det er i al væsentlighed de to forhold, der i de følgende fokuseres på. Resultater/resultatmål Distancearbejdspladser for de tilsynsførende Med en reduktion af antallet af tjenestesteder fra 14 til fire er der blevet betydeligt længere geografiske afstande mellem de tilsynsførendes bopæle og et Arbejdstilsynskontor. For at fastholde, at de tilsynsførende skal tilbringe mest muligt til syn på virksomhederne det er der de gør størst nytte er der etableret distancearbejdspladser for de tilsynsførende. De tilsynsførende kører direkte fra egen bopæl på tilsyn, uden at møde på et tilsynskontor før eller efter tilsynet. Distancearbejdspladsen muliggør også, at den tilsynsførende i større udstrækning kan udnytte hele eller halve timer før eller efter tilsynsbesøg, som uden en distancearbejdsplads ikke ville kunne udnyttes. Distancearbejdspladsen er etableret i den tilsynsførendes hjem. På sigt er det tanken, at distancearbejdet også kan udføres andre steder, fx på virksomheden under selve tilsynet. Det er forventningen, at en tilsynsførende ca. 2-3 dage ugentligt er på tilsyn, 1-2 dage arbejder på distancearbejdspladsen i eget hjem og 1 dag om ugen i tilsynscentret. For yderligere at understøtte fleksibiliteten har Arbejdstilsynet i 2005 etableret IP-telefoni kombineret med en mobil-løsning, så alle medarbejdere er koblet på Arbejdstilsynets telefonsystem via enten en IP-telefon eller en mobiltelefon Arbejdsdeling Med fokus på optimal brug af ressourcerne, på effektivitet, kvalitet og ensartethed gennemførte Arbejdstilsynet en radikal ændret fordeling af arbejdsopgaverne, primært mellem tilsynsførende og administrative medarbejdere. De tilsynsførende fritages for planlægnings- og administrative opgaver, mens administrative medarbejdere har fået flere opgaver samt mere ansvar og kompetencer i fht. planlægning og styring af tilsynsproduktionen. Arbejdsdelingen er fulgt op med en digitalisering af planlægningsopgaverne. Arbejdsdelingen og digitalisering af planlægningsopgaven har givet Arbejdstilsynet væsentligt bedre adgang til produktionsstyring, der er større gennemsigtighed i opgavevaretagelsen (hvem, hvor, hvornår), og der er skabt grundlag for at benchmarke på kvalitet og ensartethed. Arbejdstilsynet har som beskrevet sideløbende implementeret en reform af arbejdsmiljøområdet, hvor en af de væsentlige ændringer er, at samtlige danske virksomheder pr. 1. januar 2005 skal screenes over 7 år med henblik på at afklare virksomhedens arbejdsmiljøforhold. For at kunne nå dette mål har Arbejdstilsynet ansat 140 nye tilsynsførende og udviklet en ny tilsynsmetode. Arbejdstilsynet har i perioden haft følgende udvikling i antallet af virksomhedstimer pr. kredsårsværk: (mål) 2005 (estimat) 2006 (mål)

3 Det bemærkes, at produktivitetsstigningen primært kan henføres til screeningen, som indebærer, at Arbejdstilsynet besøger væsentligt flere virksomheder end tidligere. Fremgangsmåde/metode Distancearbejdspladser til de tilsynsførende I foråret 2004 i gangsatte Arbejdstilsynet i samarbejde med Beskæftigelsesministeriets IT-enhed en undersøgelse af, hvilken type IT-understøttelse, der ville være hensigtsmæssig til at sikre en så god distancearbejdsplads som muligt. Målet var at etablere en arbejdsplads, hvor den tilsynsførende kunne få en IT-understøttelse, der svarede til den understøttelse, der findes i tilsynscentret. Det blev undersøgt, hvilken IT-platform, der kunne understøtte distancearbejdspladser og hvilke muligheder, der var for at etablere en sikker forbindelse. Etableringen af de fysiske distancearbejdspladser påbegyndte i efteråret 2004 og etableringen af disse blev afsluttet sommeren I januar 2005 blev IP telefonien tillige implementeret. Sideløbende med den tekniske udredning blev der etableret en meget tæt kontakt til Arbejdstilsynets samarbejdsudvalg med henblik på at sikre en fornuftig organisering af distancearbejdspladserne samt de praktiske og faglige rammer omkring. Arbejdsdeling Arbejdet med at finde frem til en optimal arbejdsdeling, som gav mest mulig effektivitet under hensyntagen til kvalitet og ensartethed blev der i nedsat en række interne udviklings- og afprøvningsprojekter, som også omfattede afprøvning af distancearbejdspladser. Efter en første indledende afprøvning blev arbejdet med etableringen af et it-baseret planlægningsmodul igangsat sideløbende. Målet med planlægningsmodulet var et udvikle et værktøj, hvor de administrative medarbejdere kunne koble information om tilsynsobjekter, den tilsynsførendes kalender og virksomhedens geografiske placering. Afprøvningen blev afsluttet sommeren 2004 og implementeringen af den nye model er foregået i takt med etableringen af tilsynscentrene. Udbredelse Alle tilsynsførende er blevet tilbudt en distancearbejdsplads, og stort set alle tilsynsførende har taget imod tilbudet. Arbejdsdelingen mellem tilsynsførende og administrative medarbejdere er implementeret og it-planlægningsværktøjet er taget i brug og er nu Arbejdstilsynets primære redskab til produktionsstyring. Arbejdet med projekterne om den nye arbejdsdeling og etableringen af distancearbejdspladser er foregået i samarbejde med Arbejdstilsynets samarbejdsorganisation bl.a. ved løbende drøftelser i undergrupper. Der har således været stort fokus på at sikre medarbejderinddragelsen, hvilket også selve afprøvningen af arbejdsdelingen afspejler, idet arbejdsdelingen og de it-baserede planlægningsværktøj er blevet justeret i forhold til medarbejdernes ønsker og behov.

4 Projekterne har løbende informeret på Arbejdstilsynet intranet og ved det lokale arbejde med implementeringen af de nye arbejdsformer. Alle medarbejdere i tilsynscentrene er blevet påvirket, idet man her har skullet tilpasse sig de nye arbejdsformer. Der er ikke på nuværende tidspunkt gennemført en egentlig evaluering af tilfredsheden med de nye arbejdsformer, men det kan konstateres, at Arbejdstilsynet har holdt produktionsmål i perioden til trods for de store organisatoriske, fysiske og metodiske omvæltninger.

5 Vurdering af fremgangsmåde/metode og dens anvendelse Arbejdstilsynet havde som mål at skabe mere tilsyn for pengene effektivitet - samt styrke videndeling og fleksibilitet. For at nå disse mål har Arbejdstilsynet foretaget væsentlige ændringer i strukturen, i arbejdets tilrettelæggelse og udførelse. Der er blevet gjort op med, at alle skulle kunne alt og i stedet blev fokus på at se administrative medarbejdere som en ressource, der kunne være med til at skabe mere tilsyn for pengene. Etablering af distancearbejdspladserne har ligeledes bidraget til mere tilsyn for pengene, da tilsyn kan planlægges i medarbejderens nærområde og med mulighed for at udnytte løse hele og halve timer i løbet af en arbejdsdag bedre. Set i lyset af de store organisatoriske ændringer Arbejdstilsynet har været igennem er det tilfredsstillende at konstatere, at det samtidig har været muligt at fastholde produktionsmålene. En produktivitetsnedgang kunne have været konsekvensen. At dette ikke er sket vurderes at kunne henføres til blandt andet en mere effektiv struktur, delingen af arbejdet og en digitalisering af planlægningsfunktionen.