Christian, Birgitte, Søren, Niels, Helena, Lasse, Tanja

Transkript

1 Møde Mødedato: Onsdag den Mødetidspunkt: Kl Mødested Lokale Mødeleder Referent: Søren Pedersen Olsen Deltagere Afbud Christian, Birgitte, Søren, Niels, Helena, Lasse, Lone, Nabil, Gitte 1. Velkommen til ny campussekretær har overtaget stillingen som campussekretær efter Janne, som er kaldt hjem til Odense. Der blev også budt velkommen til Lasse som deltog for første gang. Samtidig blev det meddelt at Gitte ønsker at udtræde af rådet. Der findes en ny studerende til at tage Gittes plads. 2. Opfølgning fra sidste møde Intet til dette punkt. 3. Status på bredskabsplan Hvad er status på udviklingen af beredskabsplanen? Ændring af eksisterende Alarminstruksplaner er ændres i forhold til beredskabsmødet med regionen og vejle kommune og deres kommentar. Disse lægger klar til at bliv udskiftet med de eksisterende. Beredskabsplaner, her er det general indhold lavet, men den mangler den lokation specifikke Side 1/6

2 tilpasning, samt aktionskort for de forskellig hændelser, skabelonen er på plads, men skal færdiggøres. år den endelige beredskabsplan er klar anbefales det at der afholdes en gennemgang af den samlede beredskabsplan med de personer der er tilknyttes som Samlepladsleder, og evakuleringsleder for at afklare tvivlsspørgsmål. Efter dette vil vi være på plads til at præsentere den for det øvrige af UCL på vestre Engvej. Hvordan gik evakueringen under alarmen den 30/9? (Som skyldtes opstilling af stillads på1. sal. Varsling i højtaleranlægget kun i fællesområdet. Varslingssignal skal kunne høres i alle Når der foreligger en beredskabsplan (som er under udarbejdelse) skal der afvikles en brandøvelse. Varsling kun i fællesområdet. Signal skal kunne høres alle steder. Både røg og flamme detektorer. Det forventes at beredskabsplan en foreligger i starten af det nye år. Chja 4. Videreudvikling studiefaciliteterne (og studiemiljøet) samt arbejdsfaciliteterne (og arbejdsmiljøet) På baggrund af inspirationskatalog fra SIGNAL arkitekterne er der iværksat processer i de enkelte afdelinger og med de studerende mhp at justere og videreudvikle de rammer, vaner og mønstre, der er fundamentet for arbejds- og studiemiljøet på Vestre Engvej. Der har blandt andet været en proces, hvor repræsentanter for de studerende (Kent Presthi, Helena Riggelsen, Gitte Alberen og Anne Katrine Pontoppidan) har været med til at identificere og beslutte hvad der skal arbejdes videre med. Gruppens forslag fremgår af notatet Notat viderevikling af studiemiljøet og studiefaciliteterne på Vestre Engvej. Helle Ravn og Michael Bonderup er gået i gang med, at indhente konkrete tilbud og forslag til inventaranskaffelser og de studerende inddrages i beslutningen om prioriteringer og de konkrete anskaffelser. Der er afsat følgende økonomiske rammer til videreudvikling af de fysiske faciliteter: kr. til forbedring af studiefaciliteterne kr. til anskaffelse af et nyt fleksibelt inventar til et undervisningslokale kr. til udsmykning kr. til inventaranskaffelser til personaleområderne Indstilling Under punktet orienteres der uddybende om processen Der er tre studerende der indgår i arbejdsgruppen vedrørende Studiemiljøet/studiefaciliteterne. Bygningsafdeling indhentet tilbud ift arbejdsgruppens prioriteringer. Side 2/6

3 Sagen ligger hos Helle Ravn og Michael Bonnerup når der foreligger forslag, bliver de studerende inddraget igen samtalerum på 2. sal. Primært. Når processen er afsluttet skal der informeres om resultaterne af processen ift de studerende. Derudover blev der peget på følgende problemer: Problemer med pladser i pauserne især de sidste par uger (Innovation på tværs). Måske kan en udmelding i god tid, løse lidt af problemer. Der arbejdes på at samle informationer omkring større arrangementer. Persienner/rullegardiner i fællesområdet ved lokale Kan lokale bruges til bespisning de dage hvor der ikke er booket. Trekanten kan bruges til arrangementer fredagsbar, receptioner mm. Større arrangementer i huset hvornår? Hvad er der planlagt? Indkalde Kantineudvalg lokale og aftørring af borde også i fællesområdet ved lokale Gardiner i Trekanten Christian 5. Kontor lokalerokade Det er besluttet, at der foretages en kontor- og lokalerokade med virkning fra Studiesekretariatet flyttes til det nuværende lederkontor som anvendes af grunduddannelserne, og det nuværende studiesekretariat opdeles til to kontorer et til ledelsesakademiets konsulenter og et til lederkontor. Ledelsesakademiets nuværende kontor inddrages til et undervisningslokale som indrettes med et mere fleksibelt undervisningsinventar som deres kursister har efterlyst. Rodanden forventes gennemført inden Gevinsterne ved den pågældende rokade er et forbedret fysisk arbejdsmiljø til studieadministrationens medarbejdere og et ekstra undervisningslokale der i særlig grad henvender sig til efter- og videreuddannelsesområdet. Indstilling Under punktet orienteres der uddybende om processen Forslaget blev støttet og orienteringen taget til efterretning. Side 3/6

4 6. Røgfri matrikel på Vestre Engvej Der er indgået en aftale med Vejle kommune og Region Syddanmark ift. at der i de tre organisationer arbejdes videre med, at matriklen på Vestre Engvej gøres røgfri. Indstilling Under punktet orienteres der uddybende om argumentationen og processen. Det er netop besluttet, at pr. 1. december træder UCL s røgpolitik i kraft. Matriklen vil herefter være totalt røgfri. Der skal iværksættes en informationskampagne ift de studerende og andre brugere af campus. Der afventes tilbagemelding fra kommunen og regionen ift hvor de er i processen. Handlingspunkter Ansvarlig Deadline 7. 1-års fødselsdag Der afholdes 1 års fødselsdag i Sundhedshuset/UCL Campus Vejle den 9/ fra kl er med i arbejdsgruppen, sammen med Birgitte Hrouda fra Vejle Kommune, og Diana Hertzum Kim fra Psykiatrien i Region Syddanmark. Indbydelse vedhæftet er der nogen bemærkninger til den? Planen er at byde på kaffe og kage i kantinen, og så planlægges der x antal guidede ture rundt i huset. Vi mangler guider til UCL-turene er der nogen i campusrådet der melder sig? Electus indbydes. Campusrådets medlemmer fungerer som guider Der skal være et par stykker i hver afdeling som kan fortælle om hvad der skal ske, når holdene kommer rundt. Inviterer Electus Udpegning af UCL-guider til turene rundt i huset. Side 4/6

5 8. Udlån/udlejning af lokaler til ansatte og eksterne Der er forslag om at ansatte kan låne lokaler på Vestre Engvej til en symbolsk pris af kr. Udfordring omkring lån af service fra kantinen. Fra kantinens side er lagt op til en pris på 3,- pr. del service man skal låne. Der gives ikke adgang til køkkenet til private arrangementer. Leje af lokale til eksterne retningslinjer, priser og kontrakt er næsten færdige. Vedhæftet her til gennemsyn og kommentarer. Der arbejdes på at få en aftale på plads med kantinen. Retningslinjer for private sendes ud efterfølgende. Handlingspunkter Ansvarlig Deadline Udarbejdelse af retningslinjer taol Aftale med DGI-huset vedr. service taol 9. Julefrokosten Der foreslås at Campusrådets medlemmer lige som sidste år, tager sig af planlægningen. Der har kun været positive tilbagemeldinger sidste år. Julefrokost den 11/12 start kl. 15 Samme koncept som sidste år. DGI-huset står for forplejning, oprydning, borddækning mm. Optræden ved campusrådet om eftermiddagen. Orkester til senere gerne til dans. Optræden om eftermiddagen/orkester/oplæg i løbet af aftenen. Bestilling af menu og udsendelse af invitation Niels/Søren. /Lone 10. Lokale videokonference Side 5/6

6 Lokale er et videokonferencelokale. Vi (IT-afdelingen, pedellerne og CFU) oplever ofte, at undervisere låser op for studerende, der vil bruge lokalet som grupperum. De studerende splitter så kablingen af videokonferencesystemet ad for at koble deres computere til skærmene, hvilket ikke kan lade sig gøre. Hvordan kan vi forhindre, at videokonferencelokalet bliver brugt som grupperum, så videokonferencebrugerne ikke gang på gang kommer til et lokale, der ikke virker? Søren tager det med til IT/Jan Apollo, så lokalerne bliver mere brugervenlige, i forhold til de studerende, så vi undgår at de splitter kablingen af. I forhold til lokale får Karina lov til at åbne lokalerne for de studerende indtil videre. Kontakt til IT Søren 11. Demonstration af Træk og slip elastikker ved kopimaskine På mødet den 24. oktober 2014 blev det besluttet at opsætte træningselastikker ved en enkelt kopimaskine som et pilotprojekt. Sundhedsafdelingen er nu klar med konceptet, og træningselastikker og forslag til øvelser hænger ved kopimaskinen i det lille køkken på 2. sal. Hvis den øvrige dagsorden tillader det tidsmæssigt, vil Lone gerne demonstrere konceptet for campusrådets medlemmer. Hun har skrevet om projektet på bloggen: Punktet udgik da Lone var syg. 12. Eventuelt Ekstra svømmehal DGI-huset. Forlænges ud på grus-p-pladsen. Vintervedligeholdelse fra Cirkuspladsen og til VES? Side 6/6