Microsoft Outlook Introduktion

Transkript

1 Microsoft Outlook Introduktion

2 Microsoft Outlook Introduktion Microsoft Outlook Introduktion til Windows 2000 og Windows XP. Version: 2003 Copyright 2005 by F.M.T. F.M.T. Rymarksvej Hellerup Telefon: Telefax: morley@morley.dk Web-sted: Materialet er udarbejdet af F.M.T. ved brug af Word F.M.T. er registreret som Microsoft Certified Professional (MCP), hvilket dokumenterer vores produktkendskab. Skærmbilleder er "fanget" med SnagIt 7.2. Layout og grafisk tilrettelæggelse af F.M.T. Materialet er udskrevet på en Postscript Laserprinter i 1200 DPI. Enhver form for automatisk/manuel hel eller delvis gengivelse eller mangfoldiggørelse af dette materiale, uden skriftlig samtykke fra F.M.T., er forbudt efter gældende lov om ophavsret F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

3 Microsoft Outlook Introduktion Konventioner anvendt i dette materiale [F1] Tast på funktionstasten F1. [Alt]+[Ctrl] Hold Alt og Ctrl tasterne nede på samme tid. [Alt]+[Ctrl]+[m] Hold Alt og Ctrl tasterne nede og tast m. [Klik] [Dobbeltklik] [Højreklik] Rediger/Klip [Enter] [Home] [Alt]+[r]+[k] Klik med venstre musetast. Dobbeltklik med venstre musetast. Klik med højre musetast. Aktiver menuen Rediger og derefter undermenuen Klip. Tast linieskift (Enter-tasten bør ikke bruges). Tast Home. Kombinationstaster - aktiverer typisk en menu. Når du ser symbolet for en hånd, skal du være aktiv vises kun i øvelserne. Navigeringstaster - anvendes til at flytte/navigere rundt i et dokument Introduktion.doc Ver F.M.T.

4 Microsoft Outlook Introduktion 2005 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

5 Microsoft Outlook Introduktion Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse 1. Indledning Kursets indhold Inden du begynder Start Outlook Outlook mange programmet i et Postkasse filen Opsætning i en virksomhed Opsætning på en hjemme PC Post Ændre postformat Sende en Sende en postmeddelelse med kopi til andre Formatere postmeddelelser Modtage post Sende en postmeddelelse på et bestemt tidspunkt Besvare post Videresende post Sende post med vedhæftede filer Modtage vedhæftede filer Videresende vedhæftede filer Sende post som er privat, fortrolig eller personlig Gemme postmeddelelser i kalenderen Følge op på en modtaget postmeddelelse Opret opfølgningsnotifikation med ny postmeddelelse Sende postmeddelelse med responsknapper Omdirigere svar til en kollega Kladder Sortere post Slette post Udskrive en Anvende signaturer ved oprettelse af s Introduktion.doc Ver F.M.T.

6 Indledning Microsoft Outlook Introduktion Anvende Guiden regler Uønsker post Udbakke Arbejde offline eller online Standardsvar Kvittering for modtaget eller læst post Tilbagekalde en meddelelse Sende en meddelelse igen Adgang til post via Internettet Forbindelse til Web-Access via Intranettet Forbindelse til Web-Access via Internettet Kalender Oprette aftaler Oprette tilbagevendende aftaler Oprette aftaler for en hel dag Oprette aftaler for en uge eller mere Autodatoer Ændre eksisterende aftaler Indkalde andre til en aftale Angive tidspunkt som ledig, optaget m.m Juster tidsindstilling for din ledige tid på Serveren Rediger arbejdsdagens længde Oprette en kalenderaftale på baggrund af en Gruppe tidsplaner Give andre tilladelse til at åbne ens kalender Åbne andres kalender Vise flere kalendere på samme tid Lukke en andens kalender F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

7 Microsoft Outlook Introduktion Indholdsfortegnelse 11. Kontaktpersoner Oprette en kontaktperson Telefonnumre Vise flere oplysninger Arkiver en person med firmanavn Registrere en kontaktpersons fødselsdag Anvende kategorier Oprette flere kontaktpersoner fra samme firma Sende postmeddelelser til kontaktpersoner Oprette distributionslister Filtrere kontaktpersoner Noter Oprette en Note Skifte farve på en note Videresende en note til en anden computer Opgaver Fanen Detaljer Oprette en gentagen opgave Uddelegere en opgave til en anden person Statusrapport Stedfortrædere ved ferie eller sygdom Åbne en andens Indbakke Åbne en andens Kalender Sende post på vegne af andre som stedfortræder Værktøjslinjen Avanceret Udskrivning Udskrive grupper af s Udskrive kontaktpersoner Udskrive en oversigt over kontaktpersoner Udskrive en kategori af kontaktpersoner Udskrive kalenderoplysninger Outlook i dag Introduktion.doc Ver F.M.T.

8 Indledning Microsoft Outlook Introduktion 18. Arbejde med offentlige mapper Outlook Web-Access til offentlige mapper Share Point Server Opsætning af Outlook Installation til Exchange Server Enkeltbruger installation Opsætning af privat post samt Exchange Server Vælge mellem Privat post eller Exchange Server Oprette en datafil Sikkerhedsindstillinger i Outlook Outlook Navigationsrude Genveje i Outlook Navigationsruden Foretrukne mapper Genveje til Dokumenter, mapper eller Internettet Skrivebordsbesked om ny postmeddelelse Deaktivere automatisk send/modtag Indstillinger for mødeindkaldelser Indstillinger for påmindelser Autoarkivering Brevfletning til kontaktpersoner Fejlfinding Formularer Sådan oprettes en formular til telefonbeskeder Opret en mappe til telefonbeskeder Sende en telefonbesked Skjule eller vise en formularside Information Right Management F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

9 Microsoft Outlook Introduktion Indholdsfortegnelse Øvelser Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Introduktion.doc Ver F.M.T.

10 Indledning Microsoft Outlook Introduktion Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Indeks F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

11 Microsoft Outlook Introduktion Indledning 1. Indledning Vi byder dig velkommen på Grundkursus i Outlook Kurset har til formål at gøre dig fortrolig med programmerne i Outlook, således at du på en let og nem måde kan udføre de rutiner, som dit arbejde kræver. Forudsætninger For at kunne opnå det optimale udbytte af denne undervisning forudsættes det, at du kender de grundlæggende begreber omkring anvendelsen af en PC, samt at du er fortrolig i anvendelsen af Windows brugerfladen, det vil sige Windows 2000 eller Windows XP. Kendskab til programmet kræves imidlertid ikke. Kursushåndbogen Formålet med denne kursushåndbog er dels at understøtte undervisningen på kurset, dels at give dig mulighed for repetition af kursets indhold og endelig at skabe et arbejdsredskab, som du kan bruge i det daglige arbejde. Kursusbogen kan, med dine egne notater, blive dit vigtigste opslagsværk, mens du er nybegynder. Kursushåndbogen er ikke en erstatning for den manual som medfølger programmet. Ønsker du et dybere kendskab til programmet bør du efter et par måneder deltage på vores videregående kursus. Efter kursus Når du kommer hjem fra kurset, er det anbefalelsesværdigt at sætte tid af til opfølgning. Det forøger udbyttet af kurset. Gå ikke i gang med større opgaver end du magter. Konsultativ undervisning Skulle du have brug for assistance til f.eks. løsning af større opgaver eller måske konsulentbistand i en opstartsfase, står vores konsulentgruppe til rådighed. Vi kan hjælpe indenfor alle områder vedrørende brugen af standard Pc-programmer, og bidrager gerne med vor ekspertise på et vilkårligt tidspunkt i et projektforløb. Er vi med fra starten, får du naturligvis det største udbytte. Introduktion.doc Ver F.M.T. 9

12 Indledning Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

13 Microsoft Outlook Introduktion Kursets indhold 2. Kursets indhold Dette undervisningsmateriale omfatter følgende områder omkring anvendelsen af Outlook. Outlook mange programmet i et Post Adgang til post via Internettet Kalender Gruppe tidsplaner Give andre tilladelse til at åbne ens kalender Åbne andres kalender Kontaktpersoner Noter Opgaver Stedfortrædere ved ferie eller sygdom Værktøjslinjen Avanceret Udskrivning Outlook i dag Arbejde med offentlige mapper Share Point Server Opsætning af Outlook Brevfletning til kontaktpersoner Fejlfinding Formularer Information Right Management Øvelser Introduktion.doc Ver F.M.T. 11

14 Kursets indhold Microsoft Outlook Introduktion Inden du begynder Mange brugere har i begyndelsen ikke tid til at læse side efter side, af teknisk dokumentation, når man for eksempel blot ønsker at vide, hvorledes man nemmest opretter en postmeddelelse. Undervisningsmaterialet demonstrerer de elementære arbejdsgange for oprettelse af postmeddelelser, kontaktpersoner og kalenderaftaler. Du kan anvende dette materiale som et opslagsværk når dette er sagt, skal du samtidig vide, at du kan udføre næsten alle ting efter 3 eller 4 forskellige metoder i Outlook. Materialet viser på en simpel måde, hvordan du løser forskellige arbejdsopgaver. Om du hen ad vejen så vil fortsætte med at anvende de viste metoder, eller om du anvender andre metoder er ikke så vigtig. Det er vigtigere at du løser dine konkrete opgaver. Dit kendskab til Outlook vil blive udvidet, efterhånden som du lærer at anvende Office-assistent, og efterhånden som du lærer de forskellige genvejstaster at kende. Mange af genvejstasterne vises i menuerne når disse aktiveres. Det anbefales at du skimmer materialet igennem sammen med instruktøren. Materialet er opbygget med en teoretisk del og en øvelses del F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

15 Microsoft Outlook Introduktion Start Outlook 3. Start Outlook Figur 1 På nogle arbejdsstationer vises Outlook på skrivebordet. Hvis du ikke ser Outlook ikonet på skrivebordet, skal du starte programmet fra menuen Start. Dobbeltklik på ikonet for Outlook eller start programmet fra menuen Start Figur 2 Du ser derefter dette billede: Velkomstbillede fra en Server Hvis du er forbundet i et netværk og din postkasse administreres fra en Server, vil du typisk se et velkomstbillede, første gang du starter Outlook. Introduktion.doc Ver F.M.T. 13

16 Start Outlook Microsoft Outlook Introduktion Hvis du ikke ser noget velkomstbillede skal du ikke bekymre dig, så har administratoren sikkert slette velkomst hilsnen. I venstre side af skærmen ser du et panel, kaldet Navigationsruden. Du kan veksle mellem de programmer som vises her, ved blot at klikke på ikonet eksempelvis kommer du over i kalenderen, ved at klikke på Kalender ikonet. Figur 3 Klik på et Ikon for at skifte program Navigationsruden kan vises eller skjules fra menuen Vis/Navigationsrude eller med genvejstasten [Alt]+[F1] Navigationsruden viser nederst fire brede knapper med teksten Post, Kalender, Kontaktpersoner og Opgaver. Neden under vises ikoner for Noter, Mappeliste og genveje F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

17 Microsoft Outlook Introduktion Start Outlook Klikker du på én af knapperne for Post, Kalender, Kontaktpersoner eller andre, vil du se nogle andre værktøjer i værktøjslinjen. Øverst i navigationsruden ser du et panel for foretrukne mapper. Derefter ser du panelet for Alle Postmapper. Alle postmapper viser blandet andet din postkasse på Exchange Serveren (firmaets postserver). Hvis du opretter andre postkasser vil disse også blive vist her. Introduktion.doc Ver F.M.T. 15

18 Start Outlook Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

19 Microsoft Outlook Introduktion Outlook mange programmet i et 4. Outlook mange programmet i et Med Microsoft Outlook får du adgang til, at: Sende og modtage s Oprette aftaler i en kalender Oprette kontaktpersoner Oprette opgaver Oprette notater Søge på Internettet Arbejde med mapper og dokumenter på din arbejdsstation Microsoft Outlook indeholder dermed en række produkter som er relateret til hinanden. Hvis du opretter en kontaktperson med en adresse, under Kontaktpersoner, vil du være i stand til at sende en s. Ikke kun fra Outlook, men også fra Word, Excel samt en masse andre af de produkter Microsoft har konstrueret. Hvis du under Opgaver opretter en opgave, vil du kunne se opgavens overskrift i din Kalender samt om opgaven er afsluttet eller åben. Du må ikke forveksle Microsoft Outlook med Outlook Express som medfølger Windows. Når du installerer Microsoft Windows så installeres Outlook Express ligeledes automatisk. Programmet er dermed gratis. Microsoft Outlook indgår i Microsoft Office pakken, eller skal købes separat. Programmet er dermed ikke gratis. Selv om de to programmer begge kan sende og modtage s og du kan oprette kontaktpersoner, så er programmerne forskellige. Der findes funktioner i Microsoft Outlook som du ikke finder i Outlook Express. Ligeledes er der funktioner i Outlook Express som ikke findes i Microsoft Outlook, blandt andet muligheden for at læse Nyhedsgrupper. Introduktion.doc Ver F.M.T. 17

20 Outlook mange programmet i et Microsoft Outlook Introduktion Postkasse filen Alle de s, kontaktpersoner, opgaver, aftaler med mere du opretter i Microsoft Outlook, gemmes i én fil af typen.pst. Denne fil kan hedde Outlook.pst, Postkasse.pst eller Brugernavn.pst, afhængig af om filen placeres på din arbejdsstation eller på en server. Uanset hvilket navn filen får, så er denne fil din postkasse. Den indeholder alt hvad du opretter i Outlook. Du kan tage kopi af din postkasse fil. Eksempelvis kan du tage kopi af dine kontaktpersoner på arbejdet og kopiere dem til din Outlook på din private PC. Opsætning i en virksomhed I en virksomhed kan Outlook opsættes så postkassen placeres på en Exchange Server. Fordelen ved denne form for installation er blandt andet at du kan logge på serveren fra en vilkårlig arbejdsstation og læse dine e- mails. Ligeledes kan du få adgang til din postkasse via Internettet. Ved hjælp af en Exchange Server kan du og dine kolleger udveksle filer via offentlige mapper, og I kan læse post, kontaktpersoner og kalenderaftaler som er placeret i offentlige mapper uden at skulle sende emnerne til hinanden. Opsætning på en hjemme PC Hvis du har en hjemme PC skal du selv opsætte Outlook. Under denne form for opsætning vil postkassen blive placeret lokalt på din arbejdsstation. For at kunne send og modtage post skal du have adgang til en Internet udbyder, enten via et analog eller IDSN modem eller via en ADSL forbindelse F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

21 Microsoft Outlook Introduktion Post 5. Post Figur 4 Du anvender postdelen i Outlook til følgende: Sende post Modtage post Besvare post Videresende post Sende post med vedhæftede filer Ændre postformat Første gang du prøver at sende en , vil Outlook skifte til Microsoft Word Outlook er indstillet til at anvende Microsoft Word 2003 som editor. Det anbefales at du ændrer Outlooks indstillinger, så alle s skrives og læses direkte i Outlook. Skift til Indbakken i Navigationsruden. Klik på knappen Ny i Standard værktøjslinjen. Klik på knappen Ny Første gang du prøver at oprette en , vil programmet starte Microsoft Word, da Word som standard anvendes som pro- Introduktion.doc Ver F.M.T. 19

22 Post Microsoft Outlook Introduktion gram dette skyldes blandt andet den bedre ordbog, samt de mere avancerede værktøjer til redigering af tekst. Figur 5 Microsoft Word startes som e- mail program Da dette materiale ikke omfatter en introduktion til Word, men kun til Outlook, skal du derfor afslutte Word. Du vender nu tilbage til Outlook. Aktiver menuen Funktioner/Indstillinger. Klik på fanen Postformat F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

23 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 6 Fanen postformat Fjern markeringen for Anvend Microsoft Office Word 2003 til at redigere s. Rediger derefter feltet som viser teksten HTML til at vise RTFformat. Introduktion.doc Ver F.M.T. 21

24 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 7 Vælg denne indstilling Fjern markeringen fra dette felt Klik derefter på OK knappen. Når du modtager s i formatet HTML, åbner du for muligheden for at modtage s som indeholder Visual Basic Script programkode disse Scripts kan indeholde skadelige instruktioner (Vira). Det anbefales derfor enten at sende og modtage i almindelig tekst format, eller i RTF-format. Med RTF-format kan du formatere din tekst, til blandt andet fed skrift, understreget skrift og farvet skrift. Hvis du arbejder i en virksomhed hvor det er krævet at du anvender Word som program, skal du ikke udføre den ændring som netop er beskrevet. Du skal nu indtaste modtagers mailadresse samt den besked du ønsker at sende F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

25 Microsoft Outlook Introduktion Post Tip! Når du vender tilbage til din Indbakke i Outlook, skal du igen klikke på knappen Ny, for at oprette en ny . Du kan også taste[ctrl]+[n] for at oprette en ny . Sende en Når du sender en ny skal du starte med at vælge modtager. Figur 8 Klik på knappen Til Find modtagers mailadresse Klik på knappen Til. Du ser nu dialogboksen for Vælg navne. Introduktion.doc Ver F.M.T. 23

26 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 9 Marker den eller de personer som skal modtage postmeddelelsen F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

27 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 10 Klik på knappen Til. Introduktion.doc Ver F.M.T. 25

28 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 11 Klik derefter på knappen OK knappen F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

29 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 12 Tip! Du kan også dobbeltklikke på et navn. Indtast derefter en eventuel overskrift, samt meddelelsesteksten. Introduktion.doc Ver F.M.T. 27

30 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 13 Klik her for at sende meddelelsen Overskrift Indholdsrude Når du har indtastet din tekst, klikker du på knappen Send som vises i øverste venstre hjørne. Den post du har sendt vises under Mine genveje i Outlook panelet. Figur 14 Du kan se afsendt post fra Navigationsruden Sende en postmeddelelse med kopi til andre Hvis du vil sende en postmeddelelse og andre skal have kopi, skal du indsætte de personer som skal have en kopi i feltet Cc som vist i Figur F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

31 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 15 Disse navne vise for alle Dette navn holdes skjult for de øvrige modtagere Feltet Cc er en forkortelse for Carbon Copy som betyder gennemslag. Feltet Bcc er en forkortelse for Blind Carbon Copy. Du anvender dette felt til at sende kopi til personer, hvor det ikke må fremgå for de øvrige modtagere, at denne person har modtaget en kopi. Formatere postmeddelelser Når du opretter en kan du formatere teksten i indholdsruden med forskellige skrifttyper og størrelser, forudsat at din sendes i postformatet RTF, HTML eller som en Word tekst. Introduktion.doc Ver F.M.T. 29

32 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 16 Formatering værktøjslinjen Indholdsruden Du anvender formateringsknapperne i værktøjslinjen Formatering til at ændre teksten i indholdsruden. Modtage post Når du modtager post i din Indbakke, vil du se en lukket kuvert i din indbakke, som symboliserer at du ikke har læst meddelelsen. Hvis visningen Læserude er aktiveret, vil du kunne læse indholdet i det vindue som vises til højre for Indbakken. Har du lukket Læseruden, skal du dobbeltklikke på meddelelsen, for at læse den F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

33 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 17 Indbakke Denne meddelelse er ikke læst Denne meddelelse, som er markeret, kan læses i Læseruden Læseruden Læseruden Hvis din Læserude er aktiv, vil du automatisk læse indholdet af indgåede postmeddelelser, så snart de markeres i indbakken. Det medfører samtidig at du risikere at åbne post, som kan indeholde virus. Du kan undgå dette ved at deaktivere vinduet Læserude. Vinduet deaktiveres/aktiveres fra menuen Vis/Læserude. Sende en postmeddelelse på et bestemt tidspunkt Du kan sende en postmeddelelse på et bestemt tidspunkt og på en bestemt dato. Indtast den meddelelse du ønsker at sende. Inden du sender meddelelsen, skal du klikke på knappen Indstillinger. Introduktion.doc Ver F.M.T. 31

34 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 18 Klik her Du ser nu denne dialogboks: Figur 19 Angiv i feltet Lever ikke før, hvornår meddelelsen skal sendes F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

35 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 20 Angiv her hvornår meddelelsen skal sendes Meddelelsen ligger nu i din Udbakke, indtil det fastsatte tidspunkt. Figur 21 Introduktion.doc Ver F.M.T. 33

36 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 22 Besvare post Hvis den meddelelse du har modtaget kræver et svar, kan du besvare den ved hjælp af knappen Besvar. Klik i Læseruden et vilkårligt sted i den modtagne , så Outlook registrerer at du har fokus i Læseruden. Klik i Læseruden for den som skal besvares. Klik derefter på knappen Besvar F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

37 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 23 Klik på Besvar Hvis Læseruden er lukket, skal du åbne den pågældende og derefter klikke på knappen Besvar. Figur 24 Klik her hvis du vil besvare en meddelelse Ved en besvarelse vil meddelelsen blive åbnet, og den originale tekst vil blive vist. Oven for den originale tekst indtaster du dit svar. Introduktion.doc Ver F.M.T. 35

38 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 25 Indtast dit svar her Du sender svaret ved at klikke på knappen Send. Vær opmærksom på at du har flere vinduer åbne ved besvarelse af post. Vinduet Outlook er åbent, det samme er den du har åbnet for læsning samt det vindue du anvender til besvarelsen. Hvis du arbejder med fuld skærm (maksimerede vinduer) kan du i proceslinjen se en knap for Outlook, samt for de øvrige vinduer. Figur 26 Du kan åbne et bestemt vindue ved at holde musen nede på Outlook knappen i processlinjen F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

39 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 27 Når afsender modtager dit svar, vil Indbakken hos afsender vise emnet SV samt teksten fra det originale emnefelt (forudsætter at afsender har Outlook). Figur 28 Meddelelse som er besvaret af modtager Besvar alle Hvis en postmeddelelse er sendt til dig samt andre modtagere, eller andre modtagere er indsat som Cc, kan du vælge at besvare postmeddelelsen samt at sende dit svar til alle de personer som ligeledes har modtaget meddelelsen. Introduktion.doc Ver F.M.T. 37

40 Post Microsoft Outlook Introduktion Hvis læseruden er åben, kan du anvende knappen Svar til alle. Figur 29 Klik på Svar til alle Hvis læseruden er lukket skal du åbne postmeddelelsen for besvarelse. Klik på knappen Svar til alle. Indtast derefter dit svar. Figur 30 Videresende post Hvis du modtager en meddelelse, som du ønsker at sende videre til andre, skal du klikke på knappen Videresend F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

41 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 31 Klik her for at videresende en meddelelse Figur 32 Sende post med vedhæftede filer Du kan fremsende en postmeddelelse, hvor du vedhæfter én eller flere filer. Start en ny postmeddelelse. Udvælg modtager og indtast din meddelelse. Klik derefter på menuen Indsæt/Fil for at indsætte en fil. Aktiver menuen Indsæt/Fil for at vedhæfte dokumenter Udvælg derefter det ønskede dokument. Introduktion.doc Ver F.M.T. 39

42 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 33 Find det dokument som skal vedhæftes Klik derefter på pilen som vises til højre for knappen Indsæt Klik på den pil som vises til højre for knappen Indsæt, og vælg den ønskede metode. Figur 34 Tip! Ønsker du at vedhæfte flere dokumenter, skal du gentage proceduren fra Figur 32. Du kan markere flere filer i dialogboksen Indsæt fil, ved blot at trække musen diagonalt henover de ønskede filer, eller du kan markere dem med [Ctrl] tasten F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

43 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 35 Du kan markere flere filer ved at trække musen henover Outlook vil vise et programsymbol for det vedhæftede dokument som symboliserer hvilket program den vedhæftede fil er oprettet i. I det viste eksempel i Figur 36 er den vedhæftede fil oprettet i Microsoft Excel. Figur 36 Program ikon for vedhæftet fil Introduktion.doc Ver F.M.T. 41

44 Post Microsoft Outlook Introduktion Hvis du modtager postmeddelelser med vedhæftede filer, vil Indbakken vise en papirclip som ikon. Figur 37 Vedhæftede filer vises med en papirclip Metoder til at vedhæfte filer Når du vil indsætte en fil, får du fire valgmuligheder: Figur 38 Indsæt Indsæt som tekst Indsæt som vedhæftet fil Indsæt som hyperlink Indsæt indsætter en kopi af den valgte fil, som en vedhæftet fil. Indsæt som tekst kan anvendes hvis du eksempelvis vil indsætte teksten fra et Notesblokdokument i din meddelelse i stedet for en vedhæftet fil. Indsæt som vedhæftet fil indsætter en kopi af den valgte fil. Indsæt som hyperlink kan anvendes hvis du vil sende filen til en kollega. Du kan placere filen på en netværksserver, og give kolle F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

45 Microsoft Outlook Introduktion Post gaen adgang til filen som et hyperlink. Med denne metode fylder filen intet i modtagers Indbakke. Indstillinger for vedhæftede filer Når du vedhæfter filer, får du mulighed for at vælge forskellige indstillinger. Figur 39 Klik her Klikker du på knappen Indstillinger for vedhæftede filer, vil du se dette billede: Introduktion.doc Ver F.M.T. 43

46 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 40 Hvis du anvender indstillingen Delte vedhæftede filer, oprettes der et arbejdsområde dette kræver at Microsoft Share Point Server er installeret og at du har adgang til Microsoft Share Point Services. På Share Point Serveren oprettes der et arbejdsområde, som du bliver ansvarlig for. Under dette arbejdsområde gemmes en kopi af filen, så alle postmodtagere kan arbejde på den samme fil dette betyder at der indbygges en versionsstyring i dokumentet, så du kan acceptere eller afvise andre brugeres ændringer. Du skal angive en gyldig URL adresse for det fælles arbejdsområde på Serveren Figur 41 Fælles arbejdsområder oprettes som regel under firmaets Intranet F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

47 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 42 Når du opretter et arbejdsområde, vil systemet automatisk bekræfte oprettelsen til dig i en . Figur 43 Modtager vil se denne Introduktion.doc Ver F.M.T. 45

48 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 44 Når modtager klikker på det viste link, vil arbejdsområdet blive vist i en web-browser. Figur 45 Fordelen ved at arbejde med arbejdsområder via en Share Point Server, er blandt andet at du har adgang til filerne uanset hvor i verden du befinder dig, blot du har adgang til en web-browser. Hvis modtager ændrer filen, vil det blive vist i kilde filen, næste gang den åbnes af afsender F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

49 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 46 I nedenstående billede er filen ændret af modtager. Figur 47 Usikre filer Der er visse filtyper som Outlook protesterer mod at sende, blandt andet Access databaser samt *.exe og *.com filer. Introduktion.doc Ver F.M.T. 47

50 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 48 Ligeledes kan du ikke selv modtage vedhæftede filer af denne type. Som standard er Outlook blokeret mod.exe,.com og.mdb filer for at sikre dig mod vira. Du kan i kapitel 20 på side 235 se hvorledes du kan ændre opsætningen af Outlook, så du kan modtage denne type filer F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

51 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 49 Modtage vedhæftede filer Hvis du modtager post med vedhæftede filer, kan du vælge at åbne de vedhæftede filer eller at gemme de vedhæftede filer. Læse vedhæftede filer Hvis du vil læse en vedhæftet fil, skal du markere den vedhæftede fil i postmeddelelsen og højreklikke på den. Vælg derefter hurtigmenuen Åbn. Højreklik på den vedhæftede fil og vælg Åbn Tip! Du kan også åbne en vedhæftet fil ved at dobbeltklikke på den. Gemme vedhæftede filer Ønsker du at gemme vedhæftede filer, skal du markere emnet i indbakken. Introduktion.doc Ver F.M.T. 49

52 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 50 Marker emnet i Indbakken Aktiver derefter menuen Filer/Gem vedhæftede filer F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

53 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 51 Aktiver menuen Filer/Gem vedhæftede filer Du kan nu vælge hvilke filer du vil gemme, eller du kan gemme alle de vedhæftede filer på én gang. Vælg derefter en placering for filerne. Figur 52 Introduktion.doc Ver F.M.T. 51

54 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 53 Videresende vedhæftede filer Du kan videresende s du har modtaget, men du kan også videresende vedhæftede filer du har modtaget. Hvis du videresender en du har modtaget, og meddelelsen indeholder vedhæftede filer, vil både de vedhæftede filer og den originale meddelelse blive videresendt. Hvis du kun ønsker at videresende de(n) vedhæftede fil(er) skal du gemme den vedhæftede fil og derefter vedhæfte den i en ny postmeddelelse. Hvis de vedhæftede filer er Word dokumenter eller Excel regneark, så kan disse filtyper videresende direkte fra det originale program som en vedhæftet fil. I nedenstående billede er der åbnet et vedhæftet Excel regneark. Derefter er menuen Filer/Send til aktiveret og der er valgt undermenuen Postmodtager (som vedhæftet fil). Vedhæftet fil fra en som videresendes til en anden person F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2