Microsoft Outlook Introduktion

Transkript

1 Microsoft Outlook Introduktion

2 Microsoft Outlook Introduktion Microsoft Outlook Introduktion til Windows 2000 og Windows XP. Version: 2003 Copyright 2005 by F.M.T. F.M.T. Rymarksvej Hellerup Telefon: Telefax: [email protected] Web-sted: Materialet er udarbejdet af F.M.T. ved brug af Word F.M.T. er registreret som Microsoft Certified Professional (MCP), hvilket dokumenterer vores produktkendskab. Skærmbilleder er "fanget" med SnagIt 7.2. Layout og grafisk tilrettelæggelse af F.M.T. Materialet er udskrevet på en Postscript Laserprinter i 1200 DPI. Enhver form for automatisk/manuel hel eller delvis gengivelse eller mangfoldiggørelse af dette materiale, uden skriftlig samtykke fra F.M.T., er forbudt efter gældende lov om ophavsret F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

3 Microsoft Outlook Introduktion Konventioner anvendt i dette materiale [F1] Tast på funktionstasten F1. [Alt]+[Ctrl] Hold Alt og Ctrl tasterne nede på samme tid. [Alt]+[Ctrl]+[m] Hold Alt og Ctrl tasterne nede og tast m. [Klik] [Dobbeltklik] [Højreklik] Rediger/Klip [Enter] [Home] [Alt]+[r]+[k] Klik med venstre musetast. Dobbeltklik med venstre musetast. Klik med højre musetast. Aktiver menuen Rediger og derefter undermenuen Klip. Tast linieskift (Enter-tasten bør ikke bruges). Tast Home. Kombinationstaster - aktiverer typisk en menu. Når du ser symbolet for en hånd, skal du være aktiv vises kun i øvelserne. Navigeringstaster - anvendes til at flytte/navigere rundt i et dokument Introduktion.doc Ver F.M.T.

4 Microsoft Outlook Introduktion 2005 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

5 Microsoft Outlook Introduktion Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse 1. Indledning Kursets indhold Inden du begynder Start Outlook Outlook mange programmet i et Postkasse filen Opsætning i en virksomhed Opsætning på en hjemme PC Post Ændre postformat Sende en Sende en postmeddelelse med kopi til andre Formatere postmeddelelser Modtage post Sende en postmeddelelse på et bestemt tidspunkt Besvare post Videresende post Sende post med vedhæftede filer Modtage vedhæftede filer Videresende vedhæftede filer Sende post som er privat, fortrolig eller personlig Gemme postmeddelelser i kalenderen Følge op på en modtaget postmeddelelse Opret opfølgningsnotifikation med ny postmeddelelse Sende postmeddelelse med responsknapper Omdirigere svar til en kollega Kladder Sortere post Slette post Udskrive en Anvende signaturer ved oprettelse af s Introduktion.doc Ver F.M.T.

6 Indledning Microsoft Outlook Introduktion Anvende Guiden regler Uønsker post Udbakke Arbejde offline eller online Standardsvar Kvittering for modtaget eller læst post Tilbagekalde en meddelelse Sende en meddelelse igen Adgang til post via Internettet Forbindelse til Web-Access via Intranettet Forbindelse til Web-Access via Internettet Kalender Oprette aftaler Oprette tilbagevendende aftaler Oprette aftaler for en hel dag Oprette aftaler for en uge eller mere Autodatoer Ændre eksisterende aftaler Indkalde andre til en aftale Angive tidspunkt som ledig, optaget m.m Juster tidsindstilling for din ledige tid på Serveren Rediger arbejdsdagens længde Oprette en kalenderaftale på baggrund af en Gruppe tidsplaner Give andre tilladelse til at åbne ens kalender Åbne andres kalender Vise flere kalendere på samme tid Lukke en andens kalender F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

7 Microsoft Outlook Introduktion Indholdsfortegnelse 11. Kontaktpersoner Oprette en kontaktperson Telefonnumre Vise flere oplysninger Arkiver en person med firmanavn Registrere en kontaktpersons fødselsdag Anvende kategorier Oprette flere kontaktpersoner fra samme firma Sende postmeddelelser til kontaktpersoner Oprette distributionslister Filtrere kontaktpersoner Noter Oprette en Note Skifte farve på en note Videresende en note til en anden computer Opgaver Fanen Detaljer Oprette en gentagen opgave Uddelegere en opgave til en anden person Statusrapport Stedfortrædere ved ferie eller sygdom Åbne en andens Indbakke Åbne en andens Kalender Sende post på vegne af andre som stedfortræder Værktøjslinjen Avanceret Udskrivning Udskrive grupper af s Udskrive kontaktpersoner Udskrive en oversigt over kontaktpersoner Udskrive en kategori af kontaktpersoner Udskrive kalenderoplysninger Outlook i dag Introduktion.doc Ver F.M.T.

8 Indledning Microsoft Outlook Introduktion 18. Arbejde med offentlige mapper Outlook Web-Access til offentlige mapper Share Point Server Opsætning af Outlook Installation til Exchange Server Enkeltbruger installation Opsætning af privat post samt Exchange Server Vælge mellem Privat post eller Exchange Server Oprette en datafil Sikkerhedsindstillinger i Outlook Outlook Navigationsrude Genveje i Outlook Navigationsruden Foretrukne mapper Genveje til Dokumenter, mapper eller Internettet Skrivebordsbesked om ny postmeddelelse Deaktivere automatisk send/modtag Indstillinger for mødeindkaldelser Indstillinger for påmindelser Autoarkivering Brevfletning til kontaktpersoner Fejlfinding Formularer Sådan oprettes en formular til telefonbeskeder Opret en mappe til telefonbeskeder Sende en telefonbesked Skjule eller vise en formularside Information Right Management F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

9 Microsoft Outlook Introduktion Indholdsfortegnelse Øvelser Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Introduktion.doc Ver F.M.T.

10 Indledning Microsoft Outlook Introduktion Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Indeks F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

11 Microsoft Outlook Introduktion Indledning 1. Indledning Vi byder dig velkommen på Grundkursus i Outlook Kurset har til formål at gøre dig fortrolig med programmerne i Outlook, således at du på en let og nem måde kan udføre de rutiner, som dit arbejde kræver. Forudsætninger For at kunne opnå det optimale udbytte af denne undervisning forudsættes det, at du kender de grundlæggende begreber omkring anvendelsen af en PC, samt at du er fortrolig i anvendelsen af Windows brugerfladen, det vil sige Windows 2000 eller Windows XP. Kendskab til programmet kræves imidlertid ikke. Kursushåndbogen Formålet med denne kursushåndbog er dels at understøtte undervisningen på kurset, dels at give dig mulighed for repetition af kursets indhold og endelig at skabe et arbejdsredskab, som du kan bruge i det daglige arbejde. Kursusbogen kan, med dine egne notater, blive dit vigtigste opslagsværk, mens du er nybegynder. Kursushåndbogen er ikke en erstatning for den manual som medfølger programmet. Ønsker du et dybere kendskab til programmet bør du efter et par måneder deltage på vores videregående kursus. Efter kursus Når du kommer hjem fra kurset, er det anbefalelsesværdigt at sætte tid af til opfølgning. Det forøger udbyttet af kurset. Gå ikke i gang med større opgaver end du magter. Konsultativ undervisning Skulle du have brug for assistance til f.eks. løsning af større opgaver eller måske konsulentbistand i en opstartsfase, står vores konsulentgruppe til rådighed. Vi kan hjælpe indenfor alle områder vedrørende brugen af standard Pc-programmer, og bidrager gerne med vor ekspertise på et vilkårligt tidspunkt i et projektforløb. Er vi med fra starten, får du naturligvis det største udbytte. Introduktion.doc Ver F.M.T. 9

12 Indledning Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

13 Microsoft Outlook Introduktion Kursets indhold 2. Kursets indhold Dette undervisningsmateriale omfatter følgende områder omkring anvendelsen af Outlook. Outlook mange programmet i et Post Adgang til post via Internettet Kalender Gruppe tidsplaner Give andre tilladelse til at åbne ens kalender Åbne andres kalender Kontaktpersoner Noter Opgaver Stedfortrædere ved ferie eller sygdom Værktøjslinjen Avanceret Udskrivning Outlook i dag Arbejde med offentlige mapper Share Point Server Opsætning af Outlook Brevfletning til kontaktpersoner Fejlfinding Formularer Information Right Management Øvelser Introduktion.doc Ver F.M.T. 11

14 Kursets indhold Microsoft Outlook Introduktion Inden du begynder Mange brugere har i begyndelsen ikke tid til at læse side efter side, af teknisk dokumentation, når man for eksempel blot ønsker at vide, hvorledes man nemmest opretter en postmeddelelse. Undervisningsmaterialet demonstrerer de elementære arbejdsgange for oprettelse af postmeddelelser, kontaktpersoner og kalenderaftaler. Du kan anvende dette materiale som et opslagsværk når dette er sagt, skal du samtidig vide, at du kan udføre næsten alle ting efter 3 eller 4 forskellige metoder i Outlook. Materialet viser på en simpel måde, hvordan du løser forskellige arbejdsopgaver. Om du hen ad vejen så vil fortsætte med at anvende de viste metoder, eller om du anvender andre metoder er ikke så vigtig. Det er vigtigere at du løser dine konkrete opgaver. Dit kendskab til Outlook vil blive udvidet, efterhånden som du lærer at anvende Office-assistent, og efterhånden som du lærer de forskellige genvejstaster at kende. Mange af genvejstasterne vises i menuerne når disse aktiveres. Det anbefales at du skimmer materialet igennem sammen med instruktøren. Materialet er opbygget med en teoretisk del og en øvelses del F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

15 Microsoft Outlook Introduktion Start Outlook 3. Start Outlook Figur 1 På nogle arbejdsstationer vises Outlook på skrivebordet. Hvis du ikke ser Outlook ikonet på skrivebordet, skal du starte programmet fra menuen Start. Dobbeltklik på ikonet for Outlook eller start programmet fra menuen Start Figur 2 Du ser derefter dette billede: Velkomstbillede fra en Server Hvis du er forbundet i et netværk og din postkasse administreres fra en Server, vil du typisk se et velkomstbillede, første gang du starter Outlook. Introduktion.doc Ver F.M.T. 13

16 Start Outlook Microsoft Outlook Introduktion Hvis du ikke ser noget velkomstbillede skal du ikke bekymre dig, så har administratoren sikkert slette velkomst hilsnen. I venstre side af skærmen ser du et panel, kaldet Navigationsruden. Du kan veksle mellem de programmer som vises her, ved blot at klikke på ikonet eksempelvis kommer du over i kalenderen, ved at klikke på Kalender ikonet. Figur 3 Klik på et Ikon for at skifte program Navigationsruden kan vises eller skjules fra menuen Vis/Navigationsrude eller med genvejstasten [Alt]+[F1] Navigationsruden viser nederst fire brede knapper med teksten Post, Kalender, Kontaktpersoner og Opgaver. Neden under vises ikoner for Noter, Mappeliste og genveje F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

17 Microsoft Outlook Introduktion Start Outlook Klikker du på én af knapperne for Post, Kalender, Kontaktpersoner eller andre, vil du se nogle andre værktøjer i værktøjslinjen. Øverst i navigationsruden ser du et panel for foretrukne mapper. Derefter ser du panelet for Alle Postmapper. Alle postmapper viser blandet andet din postkasse på Exchange Serveren (firmaets postserver). Hvis du opretter andre postkasser vil disse også blive vist her. Introduktion.doc Ver F.M.T. 15

18 Start Outlook Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

19 Microsoft Outlook Introduktion Outlook mange programmet i et 4. Outlook mange programmet i et Med Microsoft Outlook får du adgang til, at: Sende og modtage s Oprette aftaler i en kalender Oprette kontaktpersoner Oprette opgaver Oprette notater Søge på Internettet Arbejde med mapper og dokumenter på din arbejdsstation Microsoft Outlook indeholder dermed en række produkter som er relateret til hinanden. Hvis du opretter en kontaktperson med en adresse, under Kontaktpersoner, vil du være i stand til at sende en s. Ikke kun fra Outlook, men også fra Word, Excel samt en masse andre af de produkter Microsoft har konstrueret. Hvis du under Opgaver opretter en opgave, vil du kunne se opgavens overskrift i din Kalender samt om opgaven er afsluttet eller åben. Du må ikke forveksle Microsoft Outlook med Outlook Express som medfølger Windows. Når du installerer Microsoft Windows så installeres Outlook Express ligeledes automatisk. Programmet er dermed gratis. Microsoft Outlook indgår i Microsoft Office pakken, eller skal købes separat. Programmet er dermed ikke gratis. Selv om de to programmer begge kan sende og modtage s og du kan oprette kontaktpersoner, så er programmerne forskellige. Der findes funktioner i Microsoft Outlook som du ikke finder i Outlook Express. Ligeledes er der funktioner i Outlook Express som ikke findes i Microsoft Outlook, blandt andet muligheden for at læse Nyhedsgrupper. Introduktion.doc Ver F.M.T. 17

20 Outlook mange programmet i et Microsoft Outlook Introduktion Postkasse filen Alle de s, kontaktpersoner, opgaver, aftaler med mere du opretter i Microsoft Outlook, gemmes i én fil af typen.pst. Denne fil kan hedde Outlook.pst, Postkasse.pst eller Brugernavn.pst, afhængig af om filen placeres på din arbejdsstation eller på en server. Uanset hvilket navn filen får, så er denne fil din postkasse. Den indeholder alt hvad du opretter i Outlook. Du kan tage kopi af din postkasse fil. Eksempelvis kan du tage kopi af dine kontaktpersoner på arbejdet og kopiere dem til din Outlook på din private PC. Opsætning i en virksomhed I en virksomhed kan Outlook opsættes så postkassen placeres på en Exchange Server. Fordelen ved denne form for installation er blandt andet at du kan logge på serveren fra en vilkårlig arbejdsstation og læse dine e- mails. Ligeledes kan du få adgang til din postkasse via Internettet. Ved hjælp af en Exchange Server kan du og dine kolleger udveksle filer via offentlige mapper, og I kan læse post, kontaktpersoner og kalenderaftaler som er placeret i offentlige mapper uden at skulle sende emnerne til hinanden. Opsætning på en hjemme PC Hvis du har en hjemme PC skal du selv opsætte Outlook. Under denne form for opsætning vil postkassen blive placeret lokalt på din arbejdsstation. For at kunne send og modtage post skal du have adgang til en Internet udbyder, enten via et analog eller IDSN modem eller via en ADSL forbindelse F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

21 Microsoft Outlook Introduktion Post 5. Post Figur 4 Du anvender postdelen i Outlook til følgende: Sende post Modtage post Besvare post Videresende post Sende post med vedhæftede filer Ændre postformat Første gang du prøver at sende en , vil Outlook skifte til Microsoft Word Outlook er indstillet til at anvende Microsoft Word 2003 som editor. Det anbefales at du ændrer Outlooks indstillinger, så alle s skrives og læses direkte i Outlook. Skift til Indbakken i Navigationsruden. Klik på knappen Ny i Standard værktøjslinjen. Klik på knappen Ny Første gang du prøver at oprette en , vil programmet starte Microsoft Word, da Word som standard anvendes som pro- Introduktion.doc Ver F.M.T. 19

22 Post Microsoft Outlook Introduktion gram dette skyldes blandt andet den bedre ordbog, samt de mere avancerede værktøjer til redigering af tekst. Figur 5 Microsoft Word startes som e- mail program Da dette materiale ikke omfatter en introduktion til Word, men kun til Outlook, skal du derfor afslutte Word. Du vender nu tilbage til Outlook. Aktiver menuen Funktioner/Indstillinger. Klik på fanen Postformat F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

23 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 6 Fanen postformat Fjern markeringen for Anvend Microsoft Office Word 2003 til at redigere s. Rediger derefter feltet som viser teksten HTML til at vise RTFformat. Introduktion.doc Ver F.M.T. 21

24 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 7 Vælg denne indstilling Fjern markeringen fra dette felt Klik derefter på OK knappen. Når du modtager s i formatet HTML, åbner du for muligheden for at modtage s som indeholder Visual Basic Script programkode disse Scripts kan indeholde skadelige instruktioner (Vira). Det anbefales derfor enten at sende og modtage i almindelig tekst format, eller i RTF-format. Med RTF-format kan du formatere din tekst, til blandt andet fed skrift, understreget skrift og farvet skrift. Hvis du arbejder i en virksomhed hvor det er krævet at du anvender Word som program, skal du ikke udføre den ændring som netop er beskrevet. Du skal nu indtaste modtagers mailadresse samt den besked du ønsker at sende F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

25 Microsoft Outlook Introduktion Post Tip! Når du vender tilbage til din Indbakke i Outlook, skal du igen klikke på knappen Ny, for at oprette en ny . Du kan også taste[ctrl]+[n] for at oprette en ny . Sende en Når du sender en ny skal du starte med at vælge modtager. Figur 8 Klik på knappen Til Find modtagers mailadresse Klik på knappen Til. Du ser nu dialogboksen for Vælg navne. Introduktion.doc Ver F.M.T. 23

26 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 9 Marker den eller de personer som skal modtage postmeddelelsen F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

27 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 10 Klik på knappen Til. Introduktion.doc Ver F.M.T. 25

28 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 11 Klik derefter på knappen OK knappen F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

29 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 12 Tip! Du kan også dobbeltklikke på et navn. Indtast derefter en eventuel overskrift, samt meddelelsesteksten. Introduktion.doc Ver F.M.T. 27

30 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 13 Klik her for at sende meddelelsen Overskrift Indholdsrude Når du har indtastet din tekst, klikker du på knappen Send som vises i øverste venstre hjørne. Den post du har sendt vises under Mine genveje i Outlook panelet. Figur 14 Du kan se afsendt post fra Navigationsruden Sende en postmeddelelse med kopi til andre Hvis du vil sende en postmeddelelse og andre skal have kopi, skal du indsætte de personer som skal have en kopi i feltet Cc som vist i Figur F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

31 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 15 Disse navne vise for alle Dette navn holdes skjult for de øvrige modtagere Feltet Cc er en forkortelse for Carbon Copy som betyder gennemslag. Feltet Bcc er en forkortelse for Blind Carbon Copy. Du anvender dette felt til at sende kopi til personer, hvor det ikke må fremgå for de øvrige modtagere, at denne person har modtaget en kopi. Formatere postmeddelelser Når du opretter en kan du formatere teksten i indholdsruden med forskellige skrifttyper og størrelser, forudsat at din sendes i postformatet RTF, HTML eller som en Word tekst. Introduktion.doc Ver F.M.T. 29

32 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 16 Formatering værktøjslinjen Indholdsruden Du anvender formateringsknapperne i værktøjslinjen Formatering til at ændre teksten i indholdsruden. Modtage post Når du modtager post i din Indbakke, vil du se en lukket kuvert i din indbakke, som symboliserer at du ikke har læst meddelelsen. Hvis visningen Læserude er aktiveret, vil du kunne læse indholdet i det vindue som vises til højre for Indbakken. Har du lukket Læseruden, skal du dobbeltklikke på meddelelsen, for at læse den F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

33 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 17 Indbakke Denne meddelelse er ikke læst Denne meddelelse, som er markeret, kan læses i Læseruden Læseruden Læseruden Hvis din Læserude er aktiv, vil du automatisk læse indholdet af indgåede postmeddelelser, så snart de markeres i indbakken. Det medfører samtidig at du risikere at åbne post, som kan indeholde virus. Du kan undgå dette ved at deaktivere vinduet Læserude. Vinduet deaktiveres/aktiveres fra menuen Vis/Læserude. Sende en postmeddelelse på et bestemt tidspunkt Du kan sende en postmeddelelse på et bestemt tidspunkt og på en bestemt dato. Indtast den meddelelse du ønsker at sende. Inden du sender meddelelsen, skal du klikke på knappen Indstillinger. Introduktion.doc Ver F.M.T. 31

34 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 18 Klik her Du ser nu denne dialogboks: Figur 19 Angiv i feltet Lever ikke før, hvornår meddelelsen skal sendes F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

35 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 20 Angiv her hvornår meddelelsen skal sendes Meddelelsen ligger nu i din Udbakke, indtil det fastsatte tidspunkt. Figur 21 Introduktion.doc Ver F.M.T. 33

36 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 22 Besvare post Hvis den meddelelse du har modtaget kræver et svar, kan du besvare den ved hjælp af knappen Besvar. Klik i Læseruden et vilkårligt sted i den modtagne , så Outlook registrerer at du har fokus i Læseruden. Klik i Læseruden for den som skal besvares. Klik derefter på knappen Besvar F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

37 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 23 Klik på Besvar Hvis Læseruden er lukket, skal du åbne den pågældende og derefter klikke på knappen Besvar. Figur 24 Klik her hvis du vil besvare en meddelelse Ved en besvarelse vil meddelelsen blive åbnet, og den originale tekst vil blive vist. Oven for den originale tekst indtaster du dit svar. Introduktion.doc Ver F.M.T. 35

38 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 25 Indtast dit svar her Du sender svaret ved at klikke på knappen Send. Vær opmærksom på at du har flere vinduer åbne ved besvarelse af post. Vinduet Outlook er åbent, det samme er den du har åbnet for læsning samt det vindue du anvender til besvarelsen. Hvis du arbejder med fuld skærm (maksimerede vinduer) kan du i proceslinjen se en knap for Outlook, samt for de øvrige vinduer. Figur 26 Du kan åbne et bestemt vindue ved at holde musen nede på Outlook knappen i processlinjen F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

39 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 27 Når afsender modtager dit svar, vil Indbakken hos afsender vise emnet SV samt teksten fra det originale emnefelt (forudsætter at afsender har Outlook). Figur 28 Meddelelse som er besvaret af modtager Besvar alle Hvis en postmeddelelse er sendt til dig samt andre modtagere, eller andre modtagere er indsat som Cc, kan du vælge at besvare postmeddelelsen samt at sende dit svar til alle de personer som ligeledes har modtaget meddelelsen. Introduktion.doc Ver F.M.T. 37

40 Post Microsoft Outlook Introduktion Hvis læseruden er åben, kan du anvende knappen Svar til alle. Figur 29 Klik på Svar til alle Hvis læseruden er lukket skal du åbne postmeddelelsen for besvarelse. Klik på knappen Svar til alle. Indtast derefter dit svar. Figur 30 Videresende post Hvis du modtager en meddelelse, som du ønsker at sende videre til andre, skal du klikke på knappen Videresend F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

41 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 31 Klik her for at videresende en meddelelse Figur 32 Sende post med vedhæftede filer Du kan fremsende en postmeddelelse, hvor du vedhæfter én eller flere filer. Start en ny postmeddelelse. Udvælg modtager og indtast din meddelelse. Klik derefter på menuen Indsæt/Fil for at indsætte en fil. Aktiver menuen Indsæt/Fil for at vedhæfte dokumenter Udvælg derefter det ønskede dokument. Introduktion.doc Ver F.M.T. 39

42 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 33 Find det dokument som skal vedhæftes Klik derefter på pilen som vises til højre for knappen Indsæt Klik på den pil som vises til højre for knappen Indsæt, og vælg den ønskede metode. Figur 34 Tip! Ønsker du at vedhæfte flere dokumenter, skal du gentage proceduren fra Figur 32. Du kan markere flere filer i dialogboksen Indsæt fil, ved blot at trække musen diagonalt henover de ønskede filer, eller du kan markere dem med [Ctrl] tasten F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

43 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 35 Du kan markere flere filer ved at trække musen henover Outlook vil vise et programsymbol for det vedhæftede dokument som symboliserer hvilket program den vedhæftede fil er oprettet i. I det viste eksempel i Figur 36 er den vedhæftede fil oprettet i Microsoft Excel. Figur 36 Program ikon for vedhæftet fil Introduktion.doc Ver F.M.T. 41

44 Post Microsoft Outlook Introduktion Hvis du modtager postmeddelelser med vedhæftede filer, vil Indbakken vise en papirclip som ikon. Figur 37 Vedhæftede filer vises med en papirclip Metoder til at vedhæfte filer Når du vil indsætte en fil, får du fire valgmuligheder: Figur 38 Indsæt Indsæt som tekst Indsæt som vedhæftet fil Indsæt som hyperlink Indsæt indsætter en kopi af den valgte fil, som en vedhæftet fil. Indsæt som tekst kan anvendes hvis du eksempelvis vil indsætte teksten fra et Notesblokdokument i din meddelelse i stedet for en vedhæftet fil. Indsæt som vedhæftet fil indsætter en kopi af den valgte fil. Indsæt som hyperlink kan anvendes hvis du vil sende filen til en kollega. Du kan placere filen på en netværksserver, og give kolle F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

45 Microsoft Outlook Introduktion Post gaen adgang til filen som et hyperlink. Med denne metode fylder filen intet i modtagers Indbakke. Indstillinger for vedhæftede filer Når du vedhæfter filer, får du mulighed for at vælge forskellige indstillinger. Figur 39 Klik her Klikker du på knappen Indstillinger for vedhæftede filer, vil du se dette billede: Introduktion.doc Ver F.M.T. 43

46 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 40 Hvis du anvender indstillingen Delte vedhæftede filer, oprettes der et arbejdsområde dette kræver at Microsoft Share Point Server er installeret og at du har adgang til Microsoft Share Point Services. På Share Point Serveren oprettes der et arbejdsområde, som du bliver ansvarlig for. Under dette arbejdsområde gemmes en kopi af filen, så alle postmodtagere kan arbejde på den samme fil dette betyder at der indbygges en versionsstyring i dokumentet, så du kan acceptere eller afvise andre brugeres ændringer. Du skal angive en gyldig URL adresse for det fælles arbejdsområde på Serveren Figur 41 Fælles arbejdsområder oprettes som regel under firmaets Intranet F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

47 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 42 Når du opretter et arbejdsområde, vil systemet automatisk bekræfte oprettelsen til dig i en . Figur 43 Modtager vil se denne Introduktion.doc Ver F.M.T. 45

48 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 44 Når modtager klikker på det viste link, vil arbejdsområdet blive vist i en web-browser. Figur 45 Fordelen ved at arbejde med arbejdsområder via en Share Point Server, er blandt andet at du har adgang til filerne uanset hvor i verden du befinder dig, blot du har adgang til en web-browser. Hvis modtager ændrer filen, vil det blive vist i kilde filen, næste gang den åbnes af afsender F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

49 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 46 I nedenstående billede er filen ændret af modtager. Figur 47 Usikre filer Der er visse filtyper som Outlook protesterer mod at sende, blandt andet Access databaser samt *.exe og *.com filer. Introduktion.doc Ver F.M.T. 47

50 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 48 Ligeledes kan du ikke selv modtage vedhæftede filer af denne type. Som standard er Outlook blokeret mod.exe,.com og.mdb filer for at sikre dig mod vira. Du kan i kapitel 20 på side 235 se hvorledes du kan ændre opsætningen af Outlook, så du kan modtage denne type filer F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

51 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 49 Modtage vedhæftede filer Hvis du modtager post med vedhæftede filer, kan du vælge at åbne de vedhæftede filer eller at gemme de vedhæftede filer. Læse vedhæftede filer Hvis du vil læse en vedhæftet fil, skal du markere den vedhæftede fil i postmeddelelsen og højreklikke på den. Vælg derefter hurtigmenuen Åbn. Højreklik på den vedhæftede fil og vælg Åbn Tip! Du kan også åbne en vedhæftet fil ved at dobbeltklikke på den. Gemme vedhæftede filer Ønsker du at gemme vedhæftede filer, skal du markere emnet i indbakken. Introduktion.doc Ver F.M.T. 49

52 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 50 Marker emnet i Indbakken Aktiver derefter menuen Filer/Gem vedhæftede filer F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

53 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 51 Aktiver menuen Filer/Gem vedhæftede filer Du kan nu vælge hvilke filer du vil gemme, eller du kan gemme alle de vedhæftede filer på én gang. Vælg derefter en placering for filerne. Figur 52 Introduktion.doc Ver F.M.T. 51

54 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 53 Videresende vedhæftede filer Du kan videresende s du har modtaget, men du kan også videresende vedhæftede filer du har modtaget. Hvis du videresender en du har modtaget, og meddelelsen indeholder vedhæftede filer, vil både de vedhæftede filer og den originale meddelelse blive videresendt. Hvis du kun ønsker at videresende de(n) vedhæftede fil(er) skal du gemme den vedhæftede fil og derefter vedhæfte den i en ny postmeddelelse. Hvis de vedhæftede filer er Word dokumenter eller Excel regneark, så kan disse filtyper videresende direkte fra det originale program som en vedhæftet fil. I nedenstående billede er der åbnet et vedhæftet Excel regneark. Derefter er menuen Filer/Send til aktiveret og der er valgt undermenuen Postmodtager (som vedhæftet fil). Vedhæftet fil fra en som videresendes til en anden person F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

55 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 54 Sende post som er privat, fortrolig eller personlig Du kan angive om din postmeddelelse skal opfattes som fortrolig, privat eller personlig, ved at angive en følsomhed for meddelelsen. Opret den ønskede postmeddelelse og klik på knappen Indstillinger inden du sender en. Klik i kombinationsboksen ved siden af feltet Følsomhed. Klik her Angiv i feltet Følsomhed den ønskede indstilling. Figur 55 Introduktion.doc Ver F.M.T. 53

56 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 56 Gemme postmeddelelser i kalenderen Hvis du modtager en postmeddelelse, som du skal reagere på, på et bestemt tidspunkt eksempelvis en indkaldelse til et møde eller lignende, kan du trække postmeddelelsen over på ikonet Kalender. Du kan derefter åbne aftalen i kalenderen, og redigere datoen eller tidspunktet. Følge op på en modtaget postmeddelelse Du kan følge op på meddelelser du skal reagere på, på et bestemt tidspunkt. Højreklik med musen på den pågældende meddelelse i Indbakken og vælg Opfølgning. Højreklik på meddelelsen og vælg Opfølgning. Angiv derefter farven for det ønskede opfølgningsflag, eller vælg Tilføj påmindelse. Angiv derefter hvorledes og hvornår du vil følge op på meddelelsen F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

57 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 57 Husk også at vælge tidspunkt Postmeddelelsen vil nu vise ikonet opfølgningsflag. Figur 58 Opfølgningsflag Opret opfølgningsnotifikation med ny postmeddelelse Du kan vælge at indsætte en opfølgningsnotifikation i en postmeddelelse du sender. Derved vil modtager af meddelelsen automatisk se en opfølgningsnotifikation på den ønskede tid. Indtast den meddelelse du vil sende. Introduktion.doc Ver F.M.T. 55

58 Post Microsoft Outlook Introduktion Klik på knappen Opfølgning. Figur 59 Klik på denne knap Vælg dato og klokkeslæt for opfølgningen. Figur 60 Når en fremkommet til modtager, vil den vise opfølgningsnotifikationen i Indbakken F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

59 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 61 Her vises et flag Hvis meddelelsen åbnes, vil der øverst i meddelelsen blive vist opfølgningstidspunktet. Figur 62 Her vises notifikationen for opfølgningen Sende postmeddelelse med responsknapper Du kan oprette meddelelser som indeholder et foruddefineret svar sådanne svar kaldes for responsknapper. Introduktion.doc Ver F.M.T. 57

60 Post Microsoft Outlook Introduktion Opret en ny postmeddelelse. Klik på knappen Indstillinger. Klik på feltet Anvend responsknapper. Figur 63 Klik på Anvend responsknapper Du ser nu teksten, Godkend/Avis F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

61 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 64 Indtast det svar, som modtageren skal reagere på. Figur 65 Afslut dialogboksen med Luk, og send derefter din meddelelse. Introduktion.doc Ver F.M.T. 59

62 Post Microsoft Outlook Introduktion Hos modtager vises disse knapper øverst i meddelelsen, når den åbnes. Figur 66 Responsknapper Det er her meningen at brugeren besvare meddelelsen ved at klikke på den ønskede responsknap. Figur 67 Hvis man blot klikker på en knap, får man mulighed for at sende svaret, eller for at redigere svaret. I ovenstående billede er der valgt blot at sende svaret F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

63 Microsoft Outlook Introduktion Post en vil efterfølgende vise de valgte svar. Figur 68 Her vises det valgte svar, samt det tidspunkt svaret er sendt Svaret vises i afsenders Indbakke. Figur 69 Her vises svaret Introduktion.doc Ver F.M.T. 61

64 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 70 Omdirigere svar til en kollega Når du opretter en postmeddelelse, kan du omdirigere et eventuelt svar til en kollega eksempelvis til din sekretær. Opret en ny postmeddelelse. Klik på knappen Indstillinger. Marker feltet Send svar til, og vælg din kollegas navn fra knappen Vælg navne. Marker dette felt og vælg modtager fra knappen Vælg navne Vælg navne Når du vælger et navn fra knappen Vælg navne, vil dit eget navn automatisk blive vist det betyder at du, samt den person du udvælger, modtager svaret. Du vil derfor selv modtage svaret samtidig med at svaret sendes til den person du udvælger. Hvis du ikke selv ønsker svaret, eksempelvis fordi du har ferie eller er bortrejst, skal du fjerne dig selv fra listen F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

65 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 71 Dit eget navn udvælges som standard Fjern eventuelt dit eget navn. Introduktion.doc Ver F.M.T. 63

66 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 72 Klik derefter på OK knappen, og send meddelelsen F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

67 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 73 Kladder Post som oprettes men som ikke sendes, gemmes automatisk under i mappen Kladder. Hvis du skriver en og gemmer den uden at sende den, vil den automatisk blive placeret i mappen Kladder. Du kan senere åbne meddelelsen i mappen Kladder og efterfølgende sende den. Sortere post Du kan sortere din post på to måder. Du kan enten klikke på de grå feltknapper som vises øverst i Indbakken, eller du kan anvende rullelisten for Visning. Sortere efter feltknapper Hvis du vil sortere din post efter afsender, skal du klikke én gang på feltknappen Fra. Introduktion.doc Ver F.M.T. 65

68 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 74 Klik på denne feltknap for at sortere efter afsender Sortere efter visning Du kan filtrere dine meddelelser ved hjælp af knappen Aktuel visning. Aktiver menuen Vis/Værktøjslinjer/Avanceret. Figur 75 Vælg Avanceret F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

69 Microsoft Outlook Introduktion Post Du ser nu en ny værktøjslinje. Aktiver knappen Aktuel visning og vælg eventuelt De sidste7 dage. Figur 76 Dine meddelelser er nu filtreret så du kun ser de seneste 7 dages e- mails. Figur 77 Filtrerede meddelelser Outlook opretter en gruppevisning, som grupperer din post i de forskellige datoer. Introduktion.doc Ver F.M.T. 67

70 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 78 Slette post Du sletter post fra indbakken ved at markere det eller de emner der skal slettes, og taster [Delete]. Du kan markere flere emner i Indbakken ved hjælp af [Ctrl] tasten. Hold [Ctrl] tasten nede og klik på de emner der skal markeres for sletning. Du kan markere flere emner ved hjælp af [Ctrl] tasten Udskrive en Du kan udskrive en til din printer. Aktiver menuen Filer/Udskriv for at udskrive meddelelsen. en behøver ikke at blive åbnet inden den udskrives. Vis udskrift Du kan også se en kopi af det du ønsker at udskrive fra menuen Filer/Vis udskrift som viser en kopi af meddelelsen samt navnene på eventuelt vedhæftede filer F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

71 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 79 Vis udskrift Postkasse ejerens navn vises altid øverst i meddelelsen Vedhæftede filer udskrives ikke. Tip! Hvis du vil udskrive en vedhæftet fil skal du åbne den først. Du kan også åbne en og højreklikke på en vedhæftet fil for at udskrive den. Anvende signaturer ved oprettelse af s Du kan oprette og anvende forskellige signaturer i Outlook.. En signatur svarer til teksten Med venlig hilsen, når du sender et brev. Lignende tekster eller andre faste tekster kan også oprettes i Outlook. Aktiver menuen Funktioner/Indstillinger og klik på fanen Postformat. Introduktion.doc Ver F.M.T. 69

72 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 80 Postformat Signaturer Nederst til højre ser du en knap for signaturer, klik på denne knap F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

73 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 81 Klik her Klik derefter på knappen Ny for at oprette et navn til din signatur. Figur 82 Klik her når du har indtastet navnet Introduktion.doc Ver F.M.T. 71

74 Post Microsoft Outlook Introduktion Klik på knappen Næste for at oprette din signatur. Figur 83 Du kan også oprette et visitkort med oplysninger om dig selv, som modtager kan gemme i sine Kontaktpersoner Når du klikker på Udfør bringes du et skærmbillede tilbage F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

75 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 84 Når du klikker på OK knappen føres du tilbage til fanen Postformat. Introduktion.doc Ver F.M.T. 73

76 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 85 Du kan vælge mellem flere signaturer Næste gang du opretter en ny , vil du se din signatur i Læseruden. Figur 86 Signaturen vises automatisk F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

77 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 87 Anvende Guiden regler Du kan oprette forskellige regler for postmeddelelser du modtager. Reglerne kan anvendes i forbindelse med post fra en bestemt afsender eller i forbindelse med indholdet i meddelelsen. Hvis du modtager s med ordet Sex i meddelelsen, kan du vælge at de skal slettes omgående, så de ikke vises i Indbakken. Hvis du modtager post fra en afsender med navnet [email protected], kan du vælge at meddelelsen skal slettes. Hvis du modtager s fra din chef, kan du oprette en mappe med navnet Chef, og automatisk overføre alle nye s fra chefen til denne mappe. Aktiver menuen Funktioner/Regler og beskeder. Regler Klik på knappen Ny regel for at oprette en regel. Introduktion.doc Ver F.M.T. 75

78 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 88 Klik her Du kan nu oprette en regel på baggrund af en skabelon, eller starte med en tom regel F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

79 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 89 Hvis du får adgang til dine Postkasse via en Exchange Server, vil de regler du opretter blive gemt på serveren dermed sikrer du dig at reglerne kan anvendes, uanset om du tilkobler dig serveren fra forskellige arbejdsstationer. I det viste eksempel skal alle nye (samt tidligere) postmeddelelser fra afsender AMILO-?? flyttes til mappen Kolleger. Du kan enten opbygge reglen trinvis efter de viste muligheder, eller du kan selv angive reglen. Når du klikker på Næste får du mulighed for at vælge en eller flere betingelser. Introduktion.doc Ver F.M.T. 77

80 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 90 Vælg én eller flere betingelser fra de viste eksempler eller indtast selv reglen her Når du klikker på Næste får du mulighed for at vælge hvad der skal ske med dine meddelelser F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

81 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 91 Vælg hvad der skal ske med meddelelsen I det næste billede kan du vælge en eller flere undtagelser. Introduktion.doc Ver F.M.T. 79

82 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 92 Vælg eventuelle undtagelser I det næste billede skal du give reglen et navn F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

83 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 93 Klik her hvis reglen skal anvendes på gamle s Du har også mulighed for at køre reglen på de meddelelser du allerede har modtaget. I det sidste billede ser du en oversigt over de regler du har oprettet. Introduktion.doc Ver F.M.T. 81

84 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 94 Oversigt over oprettede regler Figur 95 Disse s er flyttet over i mappen Kolleger NB! Hvis post skal flyttes til bestemte mapper, skal du først oprette den eller de pågældende mapper fra mappelisten. Derefter anvender du Guiden regler til at flytte meddelelserne. Uønsker post Hvis du ønsker at slette eller afvise post fra en bestemt personer, kan du anvende menuen Uønsket F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

85 Microsoft Outlook Introduktion Post Aktiver menuen Handlinger/Uønsket . Figur 96 Opret den eller de regler du ønsker at anvende. Denne form for afvisning af s kaldes også for at anvende et spam filter. Du kan fra menuen Handlinger/Uønsket s/indstillinger for uønsket s vælge hvorledes uønsket s skal behandles. Figur 97 Introduktion.doc Ver F.M.T. 83

86 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 98 Udbakke Hvis du ikke har en åben forbindelse til firmaets Exchange Server eller til din Internet udbyder (hvis du sender hjemme fra) når du sender en , vil meddelelsen automatisk blive placeret i din Udbakke. I samme øjeblik du får forbindelse til firmaets Exchange Server (når du arbejder i firmaet) eller til din Internet udbyder (når du arbejder hjemme fra) vil meddelelsen blive sendt, og flyttes fra Udbakken til mappen Sendt post. Post der placeres i Udbakken kan tilbagekaldes, så længe meddelelsen vises i Udbakken. Du annulleres fremsendelsen af en ved at slette den fra udbakken. Post i Udbakken kan slettes dermed sendes de ikke Figur 99 Arbejde offline eller online Nederst til højre i Outlook vinduet vil du se teksten Alle mapper er opdaterede F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

87 Microsoft Outlook Introduktion Post Denne tekst vises kun hvis du arbejder via en Exchange Server det vil sige at din postkasse er placeret på Exchange serveren. Du kan vælge hvordan din forbindelse til Exchange Serveren skal opsættes. Aktiver menuen Funktioner/ konti. Figur 100 Klik på alternativknappen Få vist eller rediger eksisterende e- mail-konti. Introduktion.doc Ver F.M.T. 85

88 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 101 Marker Microsoft Exchange-server og klik på knappen Rediger. Figur 102 Hvis du fjerner indstillingen Brug Cachelagret Exchange-tilstand, vil du ikke se noget post i nogen mapper, dersom du ikke har adgang til Exchange serveren, når du starter Outlook F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

89 Microsoft Outlook Introduktion Post Hvis du derimod bevarer den viste indstilling, og du ikke ændrer de indstillinger som vises fra knappen Flere indstillinger (se Figur 103) vil Outlook arbejde offline, indtil der igen er forbindelse med Exchange Serveren. Ved offline arbejde, har du adgang til post, kalender og kontaktpersoner, som de blev vist ved seneste online forbindelse. Figur 103 Standardsvar Hvis du er ude af kontoret, på ferie eller er syg, kan du oprette et standardsvar som afsendes én gang til hver person du modtager post fra. Oprette standardsvar til postmeddelelser Aktiver menuen Funktioner/Ikke til stede-assistent. Introduktion.doc Ver F.M.T. 87

90 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 104 Ikke til stedeassistent Du ser nu denne dialogboks. Figur 105 Indtast det svar du ønsker der skal sendes til afsenderne F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

91 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 106 Husk at markere denne indstilling ellers anvendes Ikke til stede-assistent ikke, heller ikke selvom du har indtastet en tekst. Når du igen er disponibel, skal du huske at deaktivere Ikke til stede-assistent. Du behøver ikke at slette dit svar det kan gemmes til en anden gang. Du skal blot huske at klikke i feltet Jeg er til stede i øjeblikket. Kvittering for modtaget eller læst post Når du sender en postmeddelelse, kan du indstille Outlook til at du skal have en kvittering når postmeddelelsen er modtaget, eller at du skal have en kvittering når postmeddelelsen er læst. Du kan også aktivere begge former for kvittering. Du kan sætte denne indstilling for en enkelt meddelelse eller for alle postmeddelelser du sender. Hvis du kun skal have en kvittering for en bestemt meddelelse du sender, skal du starte med at oprette den ønskede . Klik derefter på knappen Indstillinger inden du sender meddelelsen. Marker hvilken form for kvittering du ønsker fra feltet Indstillinger for svar og registrering. Introduktion.doc Ver F.M.T. 89

92 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 107 Angiv her hvilken type for kvittering du ønsker Kvitteringer for modtagelse vises således: Figur 108 Bemærk det specielle symbol der vises her Hvis modtager anvender Outlook, og Læseruden er aktiv, så betragtes en ikke som læst heller ikke selvom teksten vises i læseruden. Modtager skal åbne en eller flytte markøren til en anden meddelelse, før den betragtes som læst F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

93 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 109 Denne opfattes ikke som læst, før den åbnes, eller der vælges en anden i Indbakken Når modtager læser en, vil denne dialogboks blive vist. Figur 110 Kvitteringer for s som er læst vises således: Introduktion.doc Ver F.M.T. 91

94 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 111 Bemærk det specielle symbols som vises her Tilbagekalde en meddelelse Hvis du sender en meddelelsen og pludselig finder ud af, at meddelelsen er forkert, eller den ikke skulle være sendt eller den lev sendt til en forkert modtager, kan du tilbagekalde den hvis følgende betingelser er opfyldt: 1. Modtager skal anvende Microsoft Outlook. 2. Modtager skal være online det vil sige at Outlook skal være aktiv. 3. Meddelelsen må ikke være læst. 4. Modtager skal være logget på samme lokalnet som du selv (afhængig af hvilken version af Outlook der anvendes - gælder dog ikke for Outlook 2003). Hvis disse betingelser er opfyldt, kan du tilbagekalde en således: Skift til mappen Sendt post. Åbn den som skal tilbagekaldes. Aktiver menuen Handlinger/Tilbagekald denne meddelelse F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

95 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 112 Du vil nu se denne dialogboks: Figur 113 Du har nu mulighed for at slette meddelelsen hvis den ikke er læst, eller at erstatte den med en ny meddelelse. Hvis du vælger at erstatte meddelelsen med en ny meddelelse, vil den originale meddelelse blive vist, hvorefter du kan redigere teksten. Selvom du vælger at tilbagekalde meddelelsen, vil den stadig blive vist i modtagers Indbakke. Introduktion.doc Ver F.M.T. 93

96 Post Microsoft Outlook Introduktion Figur 114 Denne fortæller modtager at en er tilbagekaldt Denne ønskes tilbagekaldt Hvis du anmoder om at få en kvittering for om tilbagekaldelsen lykkedes eller ej, vil du se denne kvittering i din Indbakke. Figur 115 Ikon for at tilbagekaldelsen ikke lykkedes De fleste er nok så nysgerrige, at de vil læse den som ønskes tilbagekaldt i disse tilfælde vil de se denne dialogboks F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

97 Microsoft Outlook Introduktion Post Figur 116 Figur 117 Fordi meddelelsen har været åbnet, blev tilbagekaldelsen ikke gennemført. Sende en meddelelse igen Hvis du har sendt en , og den af en eller anden årsag ikke er modtaget, kan du sende den igen. Du kan også vælge at sende den igen men til en anden Modtager. Skift til mappen Sendt post. Åbn den meddelelse som skal sendes igen. Aktiver menuen Handlinger/Send denne meddelelse igen. Vælg denne menu for at sende meddelelsen igen, eller for at sende den til en anden modtager Introduktion.doc Ver F.M.T. 95

98 Post Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

99 Microsoft Outlook Introduktion Adgang til post via Internettet 6. Adgang til post via Internettet Figur 118 Hvis du er koblet på en Exchange Server, kan du høre din administrator (spørg IT-folkene), om du har adgang til din Post, Kalender og offentlige kontaktpersoner via Internettet. Det er muligt at opsætte en Exchange Server, så brugerne kan få adgang til deres post og kalender via Internettet. Denne opkobling kaldes for Outlook Web-Access. Hvis du har adgang her til, skal du blot starte din Internet browser typisk Explorer, og indtaste postserverens adresse i adresselinjen. Hvis du eksempelvis er ansat på Rigshospitalet, og hospitalet har en Internet adresse som er og postserveren hedder Mailserver1, skal du typisk indtaste denne adresse i Explorers adresselinje: Du vil efterfølgende se en velkomstside, hvor du skal indtast dit navn og adgangskode her skal du typisk indtaste samme navn og adgangskode, som du logger på med på din arbejdsplads. Det er også muligt at du skal indtaste serverens IP adresse (Internet Protocol), som vist i eksemplet nedenfor: Her er indtastet en IP adresse Introduktion.doc Ver F.M.T. 97

100 Adgang til post via Internettet Microsoft Outlook Introduktion Figur 119 De funktioner du har adgang til i Outlook via Internettet, er begrænsede i forhold til Outlook Du har imidlertid adgang til din Indbakke, så du kan læse og sende post, din kalender samt de offentlige adressekartoteker som er placeret på serveren. Hvis dit firma anvender Sharepoint Portal Server eller har installeret Sharepoint Portal Services, har du også adgang til din postkasse på Exchange Serveren, både via firmaets Intranet (du kan læse din post fra alle computere i firmaet) samt via Internettet. Forbindelse til Web-Access via Intranettet Hvis du anvender firmaets Intranet, kan du logge på Exchange Serveren fra en hvilken som helst computer i firmaet, ved blot at starte Internet Explorer. Du vil se dette billede: Klik her for at få adgang til din postkasse Klik på linket Remote Access som vises i højre side af skærmen. Du ser nu dette billede: F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

101 Microsoft Outlook Introduktion Adgang til post via Internettet Figur 120 Indtast dit brugernavn (typisk det samme du logger på Windows med) samt din adgangskode. Figur 121 Når du klikker på knappen Log på, vil du se dette billede: Introduktion.doc Ver F.M.T. 99

102 Adgang til post via Internettet Microsoft Outlook Introduktion Figur 122 Bemærk at den øverste del af skærmen er anderledes end det du ser i Outlook Figur 123 til Figur 127 viser de indstillinger du kan ændre på i Outlook Web-Access. Figur 123 Indstillinger F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

103 Microsoft Outlook Introduktion Adgang til post via Internettet Figur 124 Log af Figur 125 Introduktion.doc Ver F.M.T. 101

104 Adgang til post via Internettet Microsoft Outlook Introduktion Figur 126 Figur 127 Når du ønsker at forlade systemet, skal du klikke på Log af som vises i højre side af skærmen F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

105 Microsoft Outlook Introduktion Adgang til post via Internettet Figur 128 Klik her for at logge af Du vil se en kvittering for at du logger af. Figur 129 Forbindelse til Web-Access via Internettet Start en Web-browser (Internet Explorer) og indtast firmaets IP adresse. Introduktion.doc Ver F.M.T. 103

106 Adgang til post via Internettet Microsoft Outlook Introduktion Figur 130 Her er indtastet en IP adresse Klik her Klik på linket Remote Web Workplace. Figur 131 Indtast dit brugernavn og adgangskode F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

107 Microsoft Outlook Introduktion Adgang til post via Internettet Figur 132 Du ser nu firmaets internetside for Remote Web Workplace. Figur 133 Klik på linket Use Outlook web Access for at se din post. Linket vises i højre side af skærmen. Introduktion.doc Ver F.M.T. 105

108 Adgang til post via Internettet Microsoft Outlook Introduktion Figur 134 Klik her for at få adgang til Outlook Du har nu adgang til din Outlook postkasse. Or at logge af kan du klikke på én af de viste Log af muligheder som vises i det næste billede. Figur 135 Klik her for at logge af eller klik her Du ser nu denne kvittering F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

109 Microsoft Outlook Introduktion Adgang til post via Internettet Figur 136 Introduktion.doc Ver F.M.T. 107

110 Adgang til post via Internettet Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

111 Microsoft Outlook Introduktion Kalender 7. Kalender Figur 137 Du anvender Kalender værktøjet til at registrere aftaler. Disse aftaler kan vare 5 minutter eller flere dage eller de kan gentages i faste intervaller. De oplysninger du opretter i kalenderen, kan ses af andre hvis de har tilladelse til det dette betyder at din kalender vil vise om du er optaget eller ledig. Hvis din bil eksempelvis skal til service, bør du oprette dette som en opgave i stedet for en kalenderaftale, da du stadig vil være disponibel til møder og aftaler. Opretter du en sådan aftale i din kalender, bør du huske at angive dig som ledig. Oprette aftaler Skift til Kalender og klik på knappen Ny. Klik her for at oprette en ny aftale Klik her for at åbne Kalender Tip! Du kan oprette en aftale ved at taste [Ctrl]+[n]. Du skal blot huske først at klikke på Kalender i Navigationsruden. Indtast en aftalebeskrivelse og definer hvor længe aftalen skal vare. Introduktion.doc Ver F.M.T. 109

112 Kalender Microsoft Outlook Introduktion Figur 138 Indtast emne og angiv varighed Angiv om du er optaget eller ledig under mødet Klik på knappen Gem og luk, for at afslutte. Din aftale vises nu i kalenderen. Figur 139 Aftale i kalenderen Hvis du vælger at se en påmindelse, vil denne dialogboks blive vist før mødet starter F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

113 Microsoft Outlook Introduktion Kalender Figur 140 Oprette tilbagevendende aftaler Tilbagevendende aftaler i Outlook, er aftaler som forløber i faste intervaller, eksempelvis dagligt, ugevis, månedsvis eller årligt. Du kan eksempelvis registrere en tilbagevendende aftale, hvis din afdeling holder møde hver tredje fredag. Aktiver menuen Handlinger/Ny tilbagevendende aftale. Introduktion.doc Ver F.M.T. 111

114 Kalender Microsoft Outlook Introduktion Figur 141 Vælg Handlinger/Ny tilbagevendende aftale Indtast det ønskede interval samt tid og startdato. Figur 142 Angiv hvor ofte aftalen skal forekomme Indtast en beskrivelse for aftalen F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

115 Microsoft Outlook Introduktion Kalender Figur 143 Indsæt et emne for aftalen Aftalen vises i din kalender med et gentagelsessymbol. Figur 144 Symbol for tilbagevendende aftale Introduktion.doc Ver F.M.T. 113

116 Kalender Microsoft Outlook Introduktion Figur 145 Oprette aftaler for en hel dag Hvis en aftale varer hele dagen, skal du angive det, når du opretter aftalen. Angiv hvis aftalen varer hele dagen Som standard vil du blive vist som ledig for aftaler der Aftalen vises øverst i kalenderen for den pågældende dag. Figur 146 Denne aftale varer hele dagen F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

117 Microsoft Outlook Introduktion Kalender Figur 147 Oprette aftaler for en uge eller mere Hvis en aftale forløber over en uge skal du angive start- og sluttidspunkt. Angiv start og sluttidspunkt Du kan indsætte en farvekode i kalenderen Du kan vælge en farvekode til kolonneoverskriften Figur 148 Farvekode til kolonneoverskrift. Kan ændres ved at højreklikke og vælge Etiket Farvekode til aftale Introduktion.doc Ver F.M.T. 115

118 Kalender Microsoft Outlook Introduktion Figur 149 Autodatoer Når du opretter en aftale, kan du få Outlook til automatisk at finde den ønskede dato. Forestil dig at du den 26. maj 2005 ønsker at opretter en aftale, eksempelvis med din revisor. Du er ved at oprette en aftale den Du har imidlertid netop fået at vide, at revisoren først kan mødes med dig om 3 uger. Du kan i Outlook indtaste starttidspunkt som F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

119 Microsoft Outlook Introduktion Kalender Figur uger fra i dag Hvis du indtaster 3 uger fra i dag Outlook vil automatisk sætte starttidspunktet for aftalen til den 16. juni Figur 151 Outlook beregner selv hvornår de tre uger er passeret Introduktion.doc Ver F.M.T. 117

120 Kalender Microsoft Outlook Introduktion Figur 152 Ændre eksisterende aftaler Du kan ændre en aftale på 2 måder: 1. Dobbeltklik på aftalen. 2. Klik én gang på aftalen og aktiver menuen Filer/Åbn/Markerede emner som vist i Figur 152. Marker aftalen og vælg menuen Filer/Åbn/Markerede emner Indtast derefter dine korrektioner. Indkalde andre til en aftale Du kan oprette aftaler hvor du indkalder andre til aftalen/mødet. Opret en almindelig aftale uden at lukke den F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

121 Microsoft Outlook Introduktion Kalender Figur 153 Opret en almindelig aftale uden at lukke den Klik på knappen Inviter deltagere. Figur 154 Klik på Inviter deltagere Klik på knappen Til for at udvælge deltagerne. Introduktion.doc Ver F.M.T. 119

122 Kalender Microsoft Outlook Introduktion Figur 155 Klik på Til for at udvælge deltagerne Udvælg de ønskede deltagere fra adressekartoteket. Figur 156 Udvælg de ønskede deltagere Vælg om deltagerne er nødvendige eller om det er valgfrit de deltager Afslut dialogboksen Vælg deltagere og ressourcer med OK knappen F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

123 Microsoft Outlook Introduktion Kalender Hvis du vil sikre dig at deltagerne har tid, skal du klikke på fanen Tidsplan. Figur 157 Klik her for at kontrollere ledige tider Du ser nu en oversigt over hvornår du ønsker mødet, mødets varighed, samt om de andre deltagere er ledige. Figur 158 Amilo-02 er ikke ledig Introduktion.doc Ver F.M.T. 121

124 Kalender Microsoft Outlook Introduktion Du kan selv finde et ledigt tidspunkt for mødet, ved at bladre til højre i planen, eller di kan få Outlook til at finde første ledige tidspunkt. Figur 159 Klik her for at få Outlook til at finde et ledigt tidspunkt for mødet, hvor alle kan deltage Figur 160 Outlook har fundet et ledigt tidspunkt Klik derefter på knappen Send, for at sende invitationen F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

125 Microsoft Outlook Introduktion Kalender Figur 161 Afslut ved at klikke på Send Aftalen vil nu blive vist i afsenders kalender. Figur 162 Invitationen vises omgående i afsenders kalender Hos modtagerne vises der nu en invitation i deres Indbakke. Samtidig vises aftalen som en foreløbig aftale i modtagers kalender, indtil modtager accepterer eller afviser aftalen. Introduktion.doc Ver F.M.T. 123

126 Kalender Microsoft Outlook Introduktion Figur 163 Invitation til møde, som det vises i modtagers Indbakke Anvend disse knapper til at acceptere eller afvise aftalen Modtager kan åbne en og acceptere eller afvise mødet ved hjælp af knapperne som vises øverst i Figur 163. Figur 164 Denne aftale er foreløbig Modtager kan også åbne aftalen i kalenderen, og besvare mødeindkaldelsen fra kalenderen F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

127 Microsoft Outlook Introduktion Kalender Figur 165 Besvar ved hjælp af disse knapper Deltageren får nu mulighed for at sende et standard svar, eller at tilpasse svaret. Figur 166 Accepter Send svaret nu På dette tidspunkt vil aftalen blive ændret til en fast aftale i deltagerens kalender. Introduktion.doc Ver F.M.T. 125

128 Kalender Microsoft Outlook Introduktion Figur 167 Aftalen er nu en fast aftale Samtidig er mødeindkaldelsen i Indbakken fjernet. Figur 168 Invitationer fjernes automatisk fra Indbakken, når de er besvaret Ved at åbne aftalen i kalenderen, kan deltageren se hvornår aftalen er besvaret F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

129 Microsoft Outlook Introduktion Kalender Figur 169 Her vises hvornår aftalen blev besvaret Hos afsender vil der nu indgå en postmeddelelse, at deltageren har accepteret mødet. Figur 170 Denne deltager har accepteret mødet Introduktion.doc Ver F.M.T. 127

130 Kalender Microsoft Outlook Introduktion Hvis aftalen åbnes i afsenders kalender, vil afsender kunne se hvor mange der har accepteret aftalen. Figur 171 Her har 1 deltager accepteret mødet Hvis du vil se hvem der har accepteret mødet, skal du klikke på fanen Registrering. Figur 172 Benyt fanen Registrering til at se hvem der har accepteret F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

131 Microsoft Outlook Introduktion Kalender Figur 173 Angive tidspunkt som ledig, optaget m.m. Når du opretter en aftale, kan du bestemme hvorledes din ledige tid skal opfattes, dersom andre prøver at invitere dig til et møde. Du har mulighed for at vælge: Ledig Foreløbig Optaget Ikke til stede Du kan også ændre disse indstillinger på en aftale der allerede er oprettet. Højreklik på den pågældende aftale. Vælg derefter Vis tidspunkt som, og dernæst den ønskede visning. Juster tidsindstilling for din ledige tid på Serveren Når andre prøver at indkalde dig til et møde, vil den tid der vises fra din kalender være 15 minutter gammel. Andre kan også kun se dine aftaler 2 måneder frem i tiden. Du kan justere begge disse indstillinger således: Introduktion.doc Ver F.M.T. 129

132 Kalender Microsoft Outlook Introduktion Aktiver menuen Funktioner/Indstillinger. Figur 174 Aktiver denne menu Vælg fanen Indstillinger og klik på knappen Kalenderindstillinger F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

133 Microsoft Outlook Introduktion Kalender Figur 175 Klik på denne knap Klik i den næste dialogboks på knappen Indstillinger for ledig/optaget tid. Introduktion.doc Ver F.M.T. 131

134 Kalender Microsoft Outlook Introduktion Figur 176 Klik på denne knap Du ser nu standardindstillingerne, som viser 2 måneder og 15 minutter. Figur 177 Juster indstillingerne, eventuelt til 12 måneder, samt at Serveren skal opdatere kalenderoplysningerne hvert minut F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

135 Microsoft Outlook Introduktion Kalender Figur 178 Du kan ændre disse værdier Rediger arbejdsdagens længde Hvis du vil ændre arbejdsdagens længde skal du aktivere menuen Funktioner/Indstillinger. Klik på knappen Kalenderindstillinger. Introduktion.doc Ver F.M.T. 133

136 Kalender Microsoft Outlook Introduktion Figur 179 Klik her Angiv arbejdsdagens længde. Figur 180 Rediger disse indstillinger F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

137 Microsoft Outlook Introduktion Kalender Figur 181 Oprette en kalenderaftale på baggrund af en Hvis du modtager en , som du skal reagere på inden et bestemt tidspunkt, kan du gemme en som en kalenderaftale. Denne skal der reageres på senest mandag den 21. februar 2005 Figur 182 Træk en fra din Indbakke over på kalender knappen i Navigationsruden. Træk med musen denne over på Kalender knappen Introduktion.doc Ver F.M.T. 135

138 Kalender Microsoft Outlook Introduktion Outlook opretter nu en aftale som viser ens indhold. Figur 183 Juster tidspunktet for aftalen Når du gemmer og lukker aftalen, vil din blive vist i den kalender F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

139 Microsoft Outlook Introduktion Kalender Figur 184 Introduktion.doc Ver F.M.T. 137

140 Kalender Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

141 Microsoft Outlook Introduktion Gruppe tidsplaner 8. Gruppe tidsplaner Figur 185 Du kan i Outlook XP oprette en gruppetidsplan. En gruppetidsplan kunne eksempelvis være en tidsplan for de ansatte i din afdeling. Du opretter en gruppetidsplan fra menuen Handlinger/Vis tidsplaner for gruppe. Vælg denne menu Introduktion.doc Ver F.M.T. 139

142 Gruppe tidsplaner Microsoft Outlook Introduktion Figur 186 Klik på knappen Ny for at oprette en tidsplan for en gruppe. Figur 187 Når du klikker på OK knappen ser du dette billede: F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

143 Microsoft Outlook Introduktion Gruppe tidsplaner Figur 188 Klik på knappen Tilføj andre. Figur 189 Vælg eventuelt at tilføje andre fra adressekartoteket. Introduktion.doc Ver F.M.T. 141

144 Gruppe tidsplaner Microsoft Outlook Introduktion Figur 190 Vælg om deltagerne skal tilføjes fra en offentlig mappe (mapper placeret på Serveren) eller fra adressekartoteket. I Figur 191 er der valgt adressekartotek. Figur 191 Husk at klikke på knappen Til F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

145 Microsoft Outlook Introduktion Gruppe tidsplaner Du kan fra knappen Indstillinger vælge hvilke oplysninger du vil se for gruppen. Figur 192 Indstillinger Når du gemmer og lukker vinduet, føres du tilbage til Outlook. Du kan nu åbne gruppens tidsplan fra menuen Handlinger. Figur 193 Da gruppens medlemmer får opdateret deres postkasser og kalendere via Serveren, vil du se de aktuelle aftaler for hvert gruppemedlem. Introduktion.doc Ver F.M.T. 143

146 Gruppe tidsplaner Microsoft Outlook Introduktion Figur 194 Du kan ved hjælp af knappen Arranger mødet vælge forskellige indstillinger, eksempelvis om du vil indkalde alle til et nyt møde F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

147 Microsoft Outlook Introduktion Give andre tilladelse til at åbne ens kalender 9. Give andre tilladelse til at åbne ens kalender Figur 195 Hvis din kalender gemmes på en Exchange Server, kan du give andre tilladelse til at åbne den, så de kan se dine aftaler. Skift til Mappelisten fra Outlooks navigationsrude. Klik her Højreklik på kalenderen i mappelisten og vælg menuen Egenskaber. Introduktion.doc Ver F.M.T. 145

148 Give andre tilladelse til at åbne ens kalender Microsoft Outlook Introduktion Figur 196 Højreklik på kalenderen og vælg Egenskaber Klik derefter på fanen Tilladelser F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

149 Microsoft Outlook Introduktion Give andre tilladelse til at åbne ens kalender Figur 197 Klik på denne fane Som standard har ingen bruger ret til at åbne din kalender. Introduktion.doc Ver F.M.T. 147

150 Give andre tilladelse til at åbne ens kalender Microsoft Outlook Introduktion Figur F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

151 Microsoft Outlook Introduktion Give andre tilladelse til at åbne ens kalender Figur 199 Vælg nye tilladelser her Du kan ændre tilladelsesniveauet for Standard, så alle har lov til at åbne din kalender. Hvis det skal være udvalgte personer som skal have lov til at åbne din kalender, skal du klikke på knappen Tilføj, og vælge de brugere der har lov til at åbne din kalender. Du kan efterfølgende angive hvilket tilladelsesniveau den udvalgte bruger har. Introduktion.doc Ver F.M.T. 149

152 Give andre tilladelse til at åbne ens kalender Microsoft Outlook Introduktion Figur F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

153 Microsoft Outlook Introduktion Åbne andres kalender 10. Åbne andres kalender Figur 201 Hvis du har tilladelse til at åbne en anden brugers kalender, kan du åbne den fra menuen Filer/Åbn anden brugers mappe. Figur 202 Indtast eller vælg navnet på den bruger, hvis kalender du vil åbne. Kalenderen for den anden bruger vises nu på skærmen sammen med din egen version af Outlook. Introduktion.doc Ver F.M.T. 151

154 Åbne andres kalender Microsoft Outlook Introduktion Figur 203 NB! Hvis du afslutter din egen version af Outlook mens andre brugeres kalender eller indbakke er åbn, vil disse automatisk blive åbnet næste gang du starter din egen version af Outlook. Vise flere kalendere på samme tid Du kan fra kalenderknappen i navigationsruden vælge hvilken Kalender din egen, eller andres du vil se på skærmen. Det vil sige at du også kan vise flere kalendere på samme tid F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

155 Microsoft Outlook Introduktion Åbne andres kalender Figur 204 Du kan her vælge hvilken kalender du vil se på skærmen Figur 205 Lukke en andens kalender Hvis du vil lukke en anden brugers kalender, som du har åbnet, skal du klikke på Kalender knappen i Navigationsruden. Højreklik derefter på den anden brugers kalender, og vælge Luk andre kalendere. Højreklik på den anden brugers kalender og vælg Luk andre kalendere Introduktion.doc Ver F.M.T. 153

156 Åbne andres kalender Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

157 Microsoft Outlook Introduktion Kontaktpersoner 11. Kontaktpersoner Figur 206 Du kan oprette kontaktpersoner i Outlook, hvor du kan registrere deres navn, adresse, firmaadresse, fødselsdag, adresse og lignende samt indsætte kommentarer omkring kontaktpersonen. Oprette en kontaktperson Klik på knappen Kontaktpersoner i navigationsruden. Klik på Kontaktpersoner Introduktion.doc Ver F.M.T. 155

158 Kontaktpersoner Microsoft Outlook Introduktion Du ser nu nedenstående skærmbillede, hvor du kan registrere private eller firmamæssige oplysninger om en person. Figur 207 Klik på knappen Ny Klik på knappen Ny eller tast [Ctrl]+[n]. Du ser nu denne formular: Figur 208 Klik på knappen Fulde navn, for at indtast fornavn, efternavn og lign F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

159 Microsoft Outlook Introduktion Kontaktpersoner Figur 209 Klik her for at registrere navn Figur 210 Indtast eksempelvis nedenstående oplysninger. Figur 211 Indtast derefter Firma. Introduktion.doc Ver F.M.T. 157

160 Kontaktpersoner Microsoft Outlook Introduktion Figur 212 Klik på knappen Arbejde for at indtaste en firmaadresse. Figur 213 Klik her for at skifte adresse F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

161 Microsoft Outlook Introduktion Kontaktpersoner Du anvender knappen Arbejde til at registrere arbejdsadressen, privatadressen eller en anden adresser. Figur 214 Desværre passer tabulatorrækkefølgen ikke Når du klikker på OK knappen føres du tilbage til formularen Kontaktpersoner. Bemærk at Outlook har redigeret firmanavnet (forudsat du indtastede det viste eksempel). Introduktion.doc Ver F.M.T. 159

162 Kontaktpersoner Microsoft Outlook Introduktion Figur 215 Outlook ændrede firmanavnet fordi det indeholder en bindestreg Klik i feltet Firma og ret navnet. Nu bevares ændringen. Hvis du vil registrere telefonnumre, mailadresser eller lignende indtastes det i felterne som vises i formularen F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

163 Microsoft Outlook Introduktion Kontaktpersoner Figur 216 Telefonnumre Du har mulighed for at vælge forskellige typer telefonnumre. Typerne vises hvis du klikker på den sorte pil ud for én af knapperne med telefonnumre. Introduktion.doc Ver F.M.T. 161

164 Kontaktpersoner Microsoft Outlook Introduktion Figur 217 Den linje som viser et flueben er den anvendte Du afslutter registreringen ved at klikke på knappen Gem og luk. Din kontaktperson vises nu i Outlook F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

165 Microsoft Outlook Introduktion Kontaktpersoner Figur 218 Du kan dobbeltklikke på navnet for at læse alle oplysningerne. Figur 219 Dobbeltklik på denne bjælke for at læse alle oplysningerne Vise flere oplysninger Du kan vise flere oplysninger omkring en kontaktperson. Introduktion.doc Ver F.M.T. 163

166 Kontaktpersoner Microsoft Outlook Introduktion Klik i værktøjslinjen Avanceret på pilen i filterknappen. Figur 220 Klik på denne pil Vælg indstillingen Detaljeret adressekort. Figur 221 Træk derefter med musen i den grå skillestreg som vises til højre for kontaktpersonen, for at gøre feltet bredere F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

167 Microsoft Outlook Introduktion Kontaktpersoner Figur 222 Træk denne skillestreg mod højre, ca. 2 cm. Du ser nu flere oplysninger om kontaktpersonen Figur 223 Arkiver en person med firmanavn Du kan arkivere en kontaktperson med firmanavnet. Åbn kontaktpersonen. Klik med musen på den sorte pil som vises i højre side af feltet Firma. Introduktion.doc Ver F.M.T. 165

168 Kontaktpersoner Microsoft Outlook Introduktion Figur 224 Klik på denne pil Vælg indstillingen der viser efternavn, fornavn (firmanavn). Du vil nu se firmanavnet under kontaktpersonnavnet. Figur 225 Registrere en kontaktpersons fødselsdag Du kan registrere fødselsdagen, en mærkedag eller ægtefælles navn på en kontaktperson. Klik på fanen Detaljer og indtast de ønskede oplysninger F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

169 Microsoft Outlook Introduktion Kontaktpersoner Figur 226 Klik på fanen Detaljer og registrer de ønskede oplysninger Figur 227 Anvende kategorier Du kan inddele dine kontaktpersoner i kategorier. Åbn den pågældende kontaktperson. Klik på knappen Kategorier under fanen Generelt. Klik på knappen Kategorier Introduktion.doc Ver F.M.T. 167

170 Kontaktpersoner Microsoft Outlook Introduktion Vælg eller opret den ønskede kategori. Du opretter en kategori ved at indtaste den i den øverste rude, hvorefter du klikker på knappen Føj til listen. Figur 228 Nye kategorier Du kan oprette nye kategorier fra knappen Hovedkategoriliste. Udskrivning af kategorier Du kan tilpasse Aktuel visning til at vise kategorier. Dermed kan du også vælge kun at udskrive emner fra en bestemt kategori. Oprette flere kontaktpersoner fra samme firma Du kan oprette flere kontaktpersoner fra samme firma- dermed undgår du at skulle indtaste gentagne oplysninger. Marker den kontaktperson, hvorfra du skal bruge firmaoplysningerne. Aktiver menuen Handlinger/Ny kontaktperson fra samme firma F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

171 Microsoft Outlook Introduktion Kontaktpersoner Figur 229 Marker den kontaktperson du skal bruge firmaoplysningerne fra Klik på Handling/Ny kontaktperson fra samme firma Figur 230 viser at firmanavnet, firmaadressen og telefonnummeret og eventuel internetadresse overføres til den nye kontaktperson. Figur 230 Du skal selv indtaste personens navn og mailadresse samt definere en eventuel kategori. Introduktion.doc Ver F.M.T. 169

172 Kontaktpersoner Microsoft Outlook Introduktion Figur F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

173 Microsoft Outlook Introduktion Kontaktpersoner Figur 232 Sende postmeddelelser til kontaktpersoner Hvis du i Outlook er koblet på et netværk med en Exchange-Server, vil du typisk se den Globale Adresseliste, når du sender mails. Du kan også sende mails til dine kontaktpersoner. Opret en ny postmeddelelse og klik på knappen Til. I dialogboksen for Vælg Navne finder du Kontaktpersoner i den øverste højre rulleliste. Introduktion.doc Ver F.M.T. 171

174 Kontaktpersoner Microsoft Outlook Introduktion Figur 233 Udvælg derefter den kontaktperson som skal modtage din mail F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

175 Microsoft Outlook Introduktion Kontaktpersoner Figur 234 Udvælg Kontaktpersoner fra denne liste Du kan nu sende en på sædvanlig vis. Oprette distributionslister En distributionsliste er et navn, som omfatter en gruppe personer. Når du sender post til distributionslisten, vil alle medlemmer af listen modtage din postmeddelelse. Opret en ny postmeddelelse. Åbn dialogboksen for Vælg navne. Introduktion.doc Ver F.M.T. 173

176 Kontaktpersoner Microsoft Outlook Introduktion Figur 235 Knappen Avanceret Klik på knappen Avanceret og vælg Ny F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

177 Microsoft Outlook Introduktion Kontaktpersoner Figur 236 Vælg hvor Distributionslisten skal gemmes Vælg at du vil oprette en Distributionsliste. Vælg ligeledes om distributionslisten skal gemmes sammen med dine Kontaktpersoner. Du har nemlig mulighed for at gemme den på Serveren, så andre får adgang til den. Figur 237 Vælg medlemmer Indtast navnet for Distributionslisten. Klik derefter på knappen Vælg medlemmer og tilføj de ønskede personer. Introduktion.doc Ver F.M.T. 175

178 Kontaktpersoner Microsoft Outlook Introduktion Figur 238 Når du afslutter dialogen for Vælg medlemmer, vil du efterfølgende se en oversigt over de medlemmer som er knyttet til distributionslisten F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

179 Microsoft Outlook Introduktion Kontaktpersoner Figur 239 Du kan nu sende post til distributionslisten. Husk først at vælge Kontaktpersoner som adresseliste. Introduktion.doc Ver F.M.T. 177

180 Kontaktpersoner Microsoft Outlook Introduktion Figur 240 Husk at skifte til kontaktpersoner for at kunne se Distributionslisten F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

181 Microsoft Outlook Introduktion Kontaktpersoner Figur 241 I din vises distributionslisten som modtager. Hvis du klikker på det [+] symbols som vises ved siden af navnet, vil listen blive erstattet med medlemmernes navne. Introduktion.doc Ver F.M.T. 179

182 Kontaktpersoner Microsoft Outlook Introduktion Figur 242 Klik på dette symbol for at erstatte distributionslisten med medlemmernes navne Filtrere kontaktpersoner Du filtrerer dine kontaktpersoner ved hjælp af knappen Aktuel Visning. Figur 243 viser kontaktpersonerne filtreret efter Kategori. For hver kategori der findes, oprettes der en grupperet visning. Figur 243 er kategorien Leverandører udfoldet. Kategorien viser de firmaer som er oprettet under denne kategori F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

183 Microsoft Outlook Introduktion Kontaktpersoner Figur 243 Kontaktpersoner inddelt i kategorier Introduktion.doc Ver F.M.T. 181

184 Kontaktpersoner Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

185 Microsoft Outlook Introduktion Noter 12. Noter Figur 244 Du anvender Noter som huskesedler. Noterne kan oprettes i forskellige farver og blandt andet gemmes på skrivebordet. Oprette en Note Skift til værktøjet Noter. Klik her Du ser nu dette vindue. Figur 245 Klik på knappen Ny for at oprette en note. Indtast den ønskede tekst. Introduktion.doc Ver F.M.T. 183

186 Noter Microsoft Outlook Introduktion Figur 246 Du kan gemme dine noter direkte på Skrivebordet, ved at trække dem ud af Outlook, og ud på Skrivebordet. Figur 247 Note gemt på skrivebordet Skifte farve på en note Du kan skifte farve på en Note ved at klikke på Notesymbolet som vises i øverste venstre hjørne af en Note. Vælg derefter Farve F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

187 Microsoft Outlook Introduktion Noter Figur 248 Klik på dette symbol og vælg Farve Figur 249 Videresende en note til en anden computer Du kan sende en note til en kollega som en postmeddelelse. Skift til værktøjet Noter. Højreklik på en Note og vælg Videresend. Introduktion.doc Ver F.M.T. 185

188 Noter Microsoft Outlook Introduktion Vælg derefter den ønskede modtager. Figur F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

189 Microsoft Outlook Introduktion Opgaver 13. Opgaver Figur 251 Du kan registrere opgaver som skal udføres af dig selv eller andre i Outlook. Skift til værktøjet Opgaver og klik på Ny. Ny opgave Du ser dette billede for ny opgave. Figur 252 Introduktion.doc Ver F.M.T. 187

190 Opgaver Microsoft Outlook Introduktion Indtast de ønskede oplysninger. Figur 253 Gem opgaven med knappen Gem og luk. Opgaven vises nu i opgavevisningen. Figur 254 Opgaven kan også vises også i din kalender hvis du skifter til Kalender og aktiverer menuen Vis/Opgaveblok F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

191 Microsoft Outlook Introduktion Opgaver Figur 255 Opgaver vises her Figur 256 Fanen Detaljer Du kan anvende fanen detaljer til at registrere hvor mange timer du eller andre har anvendt på en opgave. Oprette en gentagen opgave Du kan oprette en gentagen opgave i Outlook, eksempelvis et kvartalsbudget. Introduktion.doc Ver F.M.T. 189

192 Opgaver Microsoft Outlook Introduktion Start en ny opgave. Klik på knappen Gentagelse. Figur 257 Gentagelse Indtast de intervaller hvor opgaven skal udføres. Figur 258 Når du lukker dialogboksen med OK knappen, vil du se dette billede F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

193 Microsoft Outlook Introduktion Opgaver Figur 259 Du ser denne information om opgaven I opgavevisningen ser du et symbol for at opgaven er en gentagen opgave. Figur 260 Gentagne opgaver viser dette symbol Uddelegere en opgave til en anden person Du kan uddelegere en opgave til en person. Opret en ny opgave. Klik på knappen Tildel opgave. Introduktion.doc Ver F.M.T. 191

194 Opgaver Microsoft Outlook Introduktion Figur 261 Tildel opgave Du ser nu dette billede. Figur 262 Udvælg den person opgaven skal tildeles F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

195 Microsoft Outlook Introduktion Opgaver Figur 263 Figur 264 Når opgaven er sendt vil den indgå i modtagers Indbakke. Introduktion.doc Ver F.M.T. 193

196 Opgaver Microsoft Outlook Introduktion Figur 265 Modtager kan acceptere eller afvise opgaven. Hvis opgaven accepteres, så fjernes den fra Indbakken hos modtager, og placeres under Opgaver. Figur 266 Modtagers accept sendes automatisk som en til afsender F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

197 Microsoft Outlook Introduktion Opgaver Figur 267 Figur 268 Statusrapport Den der tildeles en opgave, kan sende en statusrapport til afsender, som fortæller om opgaven er igangsat og lignende oplysninger. Den opgaveansvarlige skal åbne opgaven og klikke på knappen Send statusrapport. Introduktion.doc Ver F.M.T. 195

198 Opgaver Microsoft Outlook Introduktion Den der har uddelegeret opgaven, indsættes automatisk i modtager feltet. Figur 269 Denne person har uddelegeret opgaven Figur 270 Her vises en statusrapport F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

199 Microsoft Outlook Introduktion Stedfortrædere ved ferie eller sygdom 14. Stedfortrædere ved ferie eller sygdom Figur 271 Du kan oprette en stedfortræder som kan besvare post på dine vegne, hvis du eksempelvis har ferie, er syg eller er på forretningsrejse. Aktiver menuen Funktioner/Indstillinger og klik på fanen Stedfortrædere. Tilføj den person som skal være stedfortræder ved at klikke på knappen Tilføj og udvælg din stedfortræder. Introduktion.doc Ver F.M.T. 197

200 Stedfortrædere ved ferie eller sygdom Microsoft Outlook Introduktion Figur 272 Når du klikker på OK knappen vil du se dette billede: Figur F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

201 Microsoft Outlook Introduktion Stedfortrædere ved ferie eller sygdom Du angiver efterfølgende hvilke rettigheder din Stedfortræder har. Figur 274 Husk at markere dette felt Når du klikker på OK knappen, sendes der en til din stedfortræder som oplyser hvilke rettigheder der er tildelt. Figur 275 Introduktion.doc Ver F.M.T. 199

202 Stedfortrædere ved ferie eller sygdom Microsoft Outlook Introduktion Figur 276 Åbne en andens Indbakke Du kan åbne en Indbakke som d er stedfortræder for, fra menuen Filer/Åbn/Anden brugers mappe. Vælg denne menu Angiv derefter brugerens navn og vælg at du vil åbne Indbakken. Figur 277 Du ser nu brugerens Indbakke på din skærm F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

203 Microsoft Outlook Introduktion Stedfortrædere ved ferie eller sygdom Figur 278 Anden brugers Indbakke For at skifte tilbage til din egen Indbakke, skal du klikke på Indbakke i Navigationsruden. Figur 279 Klik her for at returnere til din egen Indbakke Når du har skiftet til din egen Indbakke, og vil tilbage til den anden brugers Indbakke, skal du aktivere menuen Filer/Åbn og vælge brugerens Indbakke. Introduktion.doc Ver F.M.T. 201

204 Stedfortrædere ved ferie eller sygdom Microsoft Outlook Introduktion Figur 280 Åbne en andens Kalender Du kan åbne en anden brugers Kalender på samme måde, som du åbner en anden brugers Indbakke, men du kan også åbne en anden brugers Kalender fra navigationsruden. Skift til værktøjet Kalender. Klik på linket Åbn en delt kalender F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

205 Microsoft Outlook Introduktion Stedfortrædere ved ferie eller sygdom Figur 281 Klik her Indtast navnet på brugeren. Figur 282 Du ser nu den anden brugers kalender sammen med din egen kalender. Introduktion.doc Ver F.M.T. 203

206 Stedfortrædere ved ferie eller sygdom Microsoft Outlook Introduktion Figur 283 Du kan vise eller skjule en anden brugers kalender ved at klikke her Sende post på vegne af andre som stedfortræder Hvis du er oprettet som stedfortræder for en anden person, og kan sende post på vegne af personen, vil alle meddelelser du sender se ud som om de kommer fra dig. De personer der modtager meddelelserne kan derfor ikke se at du har send meddelelsen på vegne af en anden person. For at kunne sende post, hvor det fremgår, at posten er sendt på vegne af en anden person, skal du derfor gøre følgende: Deaktiver Word som post-editor funktionen virker kun hvis Outlook anvendes som tekstbehandler. Åbn den persons Indbakke, som du skal administrere. Klik på knappen Ny for at sende en meddelelse. Indtast den ønskede meddelelse. Aktiver menuen Vis/Fra-felt F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

207 Microsoft Outlook Introduktion Stedfortrædere ved ferie eller sygdom Figur 284 Aktiver dette felt Du ser nu feltet Fra i postmeddelelsen. Figur 285 Dette felt anvendes til at angive afsender Indtast eller vælg det navn som skal vises i feltet Fra. Send derefter meddelelsen på normal vis. Introduktion.doc Ver F.M.T. 205

208 Stedfortrædere ved ferie eller sygdom Microsoft Outlook Introduktion Figur F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

209 Microsoft Outlook Introduktion Værktøjslinjen Avanceret 15. Værktøjslinjen Avanceret Figur 287 Hvis du aktiverer værktøjslinjen Avanceret fra menuen Vis/Værktøjslinjer får du adgang til nogle værktøjer som gør det nemmere at arbejde i Outlook. Figur 287 viser værktøjslinjen Avanceret fra værktøjet Post. Avanceret ved Post Figur 288 viser værktøjslinjen fra emnet Kalender. Introduktion.doc Ver F.M.T. 207

210 Værktøjslinjen Avanceret Microsoft Outlook Introduktion Figur 288 Avanceret ved Kalender Figur 289 viser værktøjslinjen fra Kontaktpersoner. Figur 289 Avanceret ved Kontaktpersoner Det næste billede viser værktøjslinjen fra Opgaver F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

211 Microsoft Outlook Introduktion Værktøjslinjen Avanceret Figur 290 Det næste billede viser værktøjslinjen fra Noter. Figur 291 Som du her ser, viser værktøjslinjen forskellige knapper afhængig af hvilken et emne du arbejder med. Introduktion.doc Ver F.M.T. 209

212 Værktøjslinjen Avanceret Microsoft Outlook Introduktion Knappen Aktuel visning giver dig mulighed for at vælge forskellige visninger af det aktuelle emne. Figur 292 Aktuel visning Knappen Outlook i dag viser dig en oversigt over antallet af ulæste meddelelser i din Indbakke, aftaler for dags dato samt opgaver. Figur 293 Outlook i dag F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

213 Microsoft Outlook Introduktion Udskrivning 16. Udskrivning Figur 294 Som vist på side 68 kan du udskrive en , men du kan også udskrive kalenderemner, kontaktpersoner, opgaver og noter. Udskrive grupper af s Hvis du til et møde skal bruge s fra en bestemt person som dokumentation til mødet, kan du gruppere din Indbakke efter afsender, og derefter udskrive de s du har modtaget fra en bestemt person. Hvis der er vedhæftede filer, kan disse ligeledes udskrives. Figur 294 viser en gruppering af Indbakken efter afsender. Du kan gruppere efter afsender ved at tilføje feltknappen Fra til bjælken øverst i Indbakken. Tilføj denne feltknap Højreklik på denne bjælke og vælg Udskriv Du kan også folde gruppen ud, for den afsender du vil udskrive. Introduktion.doc Ver F.M.T. 211

214 Udskrivning Microsoft Outlook Introduktion Figur 295 Hvis du højreklikker på gruppe-bjælken kan du vælge menuen Udskriv, som viser den dialogboks du ser i Figur 296. Figur 296 Som standard udskrives vedhæftede filer ikke Du kan i ovenstående dialogboks vælge om vedhæftede filer skal udskrives F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

215 Microsoft Outlook Introduktion Udskrivning Figur 297 Udskrive kontaktpersoner Du kan udskrive oplysningerne om en bestemt kontaktperson. Åbn den pågældende kontaktperson. Åbn den ønskede kontaktperson Figur 298 Klik derefter på Filer/Udskriv eller vælg Vis udskrift. Du kan nu udskrive oplysningerne om den pågældende kontaktperson. Introduktion.doc Ver F.M.T. 213

216 Udskrivning Microsoft Outlook Introduktion Figur 299 Figur 300 Udskrive en oversigt over kontaktpersoner Hvis du blot vælger emnet Kontaktpersoner, og ikke åbner nogen bestemt kontaktperson, vil du få mulighed for at udskrive en oversigt over alle dine kontaktpersoner, som vist i Figur F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

217 Microsoft Outlook Introduktion Udskrivning Figur 301 Du kan her aflæse antallet af sider Figur 302 Udskrive en kategori af kontaktpersoner Hvis du vil udskrive en kategori af kontaktpersoner skal du først vælge visningen Efter kategori. Introduktion.doc Ver F.M.T. 215

218 Udskrivning Microsoft Outlook Introduktion Højreklik på kategoribjælken som skal udskrives og vælg i den efterfølgende dialogboks, om du vil udskrive kategorien i Tabelformat eller som Notatformat. Figur 303 Her er valgt tabelformat Figur 304 Kontakter udskrives i tabelformat F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

219 Microsoft Outlook Introduktion Udskrivning Hvis du vælger at udskrive dine kontakter i notatformat, vil du få en side per kontaktperson. Figur 305 Her er valgt notatformat Introduktion.doc Ver F.M.T. 217

220 Udskrivning Microsoft Outlook Introduktion Figur 306 Du får en side per kontaktperson Udskrive kalenderoplysninger Du kan udskrive kalenderoplysninger for en uge, en dag eller en måned. Du skal først vælge den ønskede visning fra værktøjslinjen Standard. Klik derefter på Vis udskrift F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

221 Microsoft Outlook Introduktion Udskrivning Figur 307 Skift visning med disse knapper Figur 308 Kalenderoplysninger for en uge Figur 309 Kalenderoplysninger for Introduktion.doc Ver. 2 en dag 2005 F.M.T. 219

222 Udskrivning Microsoft Outlook Introduktion Figur 310 Kalenderoplysninger for en måned F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

223 Microsoft Outlook Introduktion Outlook i dag 17. Outlook i dag Figur 311 Outlook i dag viser et oversigtsbillede over aftaler for de næste 7 dage, åbne opgaver samt antallet af ulæste meddelelser i din Indbakke. Klik her for at tilpasse Outlook i dag Du kan tilpasse Outlook, så Outlook i dag automatisk vises, når du starter Outlook. Du kan også vælge hvilke postmapper du ønsker at se, i oversigten over ulæste meddelelser. Introduktion.doc Ver F.M.T. 221

224 Outlook i dag Microsoft Outlook Introduktion Figur 312 Figur 313 Outlook i dag, tilpasset efter indstillingerne i det foregående billede F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

225 Microsoft Outlook Introduktion Arbejde med offentlige mapper 18. Arbejde med offentlige mapper Figur 314 Hvis du åbner mappelisten, vil du se en oversigt over din Indbakke, Kalender, Kontaktpersoner, Sendt post med mere. Klik her for at åbne mappelisten Mappelisten viser din Postkasse på Exchange Serveren, samt offentlige mapper. Din Postkasse er privat, og kan kun åbnes- og læses af dig, medmindre du har tildelt rettigheder til andre, eller oprettet stedfortrædere. De offentlige mapper er tilgængelige for alle, som har adgang til Exchange Serveren det vil sige dine kolleger, som også anvender Outlook på samme måde som dig. Introduktion.doc Ver F.M.T. 223

226 Arbejde med offentlige mapper Microsoft Outlook Introduktion Figur 315 Offentlige mapper Offentlige mapper Du kan oprette nye mapper ved at højreklikke og vælge Ny Mappe. Du kan selvfølgelig oprette nye mapper under din egen postkasse, men du kan også oprette nye mapper under de Offentlige mapper. Efterfølgende kan du anvende Guiden regler til at omdirigere post til de mapper du opretter. Figur 316 viser et eksempel på offentlige mapper oprettet på en Exchange Server, samt postkassen for brugeren Amilo F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

227 Microsoft Outlook Introduktion Arbejde med offentlige mapper Figur 316 Personlig Postkasse Mapper fra Exchange Serveren Fordelen ved at anvende offentlige mapper, er blandt andet at du og dine kollegaer kan kopiere eller flytte post I har modtaget i jeres indbakke, over i en offentlig mappe, så postmeddelelsen bliver tilgængelig for andre. I virksomheder hvor man arbejder med sager (advokater, revisorer, entreprenører og lignende) kan det være en stor fordel, hvis post som er sagsrelateret flyttes over i den pågældende sagsmappe. Du kan ikke selv oprette hovedmapper på en Exchange Server, men server administratoren kan oprette mapperne, så de er tilgængelige for alle i en virksomhed. Under de enkelte hovedmapper vil du typisk være i stand til at oprette en eller flere undermapper. Introduktion.doc Ver F.M.T. 225

228 Arbejde med offentlige mapper Microsoft Outlook Introduktion Sådan oprettes en Offentlig Outlook mappe Du kan oprette mapper til lagring af postmeddelelser du modtager som er sagsrelateret. Højreklik på Offentlige mapper og vælg Ny mappe. Figur 317 Vælg Ny mappe Indtast et navn for mappen og angiv hvilken type dokument mappen skal indeholde F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

229 Microsoft Outlook Introduktion Arbejde med offentlige mapper Figur 318 Angiv en dokumenttype Figur 319 Mappen Århus Introduktion.doc Ver F.M.T. 227

230 Arbejde med offentlige mapper Microsoft Outlook Introduktion Da du har oprettet mappen, er du ejer af mappen. Du skal derfor angive hvilke rettigheder andre har til mappen. Højreklik på mappen og vælg Egenskaber. Klik på fanen Tilladelser og angiv en standard tilladelse. Figur 320 Outlook Web-Access til offentlige mapper Du kan få adgang til offentlige mapper via Outlook Web-Access (se kapitel 6). Hvis en offentlig mappe indeholder kalenderemner, eksempelvis for et mødelokale, vil du være i stand til at læse og oprette aftaler i kalenderen F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

231 Microsoft Outlook Introduktion Arbejde med offentlige mapper Figur 321 Start Outlook Web Access Klik på Offentlige mapper Figur 322 Introduktion.doc Ver F.M.T. 229

232 Arbejde med offentlige mapper Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

233 Microsoft Outlook Introduktion Share Point Server 19. Share Point Server Figur 323 Som det tidligere er vist, kan du få Outlook til at samarbejde med Microsoft Share Point Server. Microsoft Share Point Server medfølger Microsoft Windows 2003 Small Business Server, og installeres automatisk sammen med Microsoft Windows 2003 Small Business Server. Du så i kapitlet Indstillinger for vedhæftede filer på side 43 hvordan du kan gemme vedhæftede filer i et arbejdsområde ved hjælp af SharePoint Server. Du kan imidlertid også anvende en fælles feriekalender, som automatisk oprettes på Share Point Serveren. Fælles firmakalender Du ser dette billede når du åbner denne kalender. Introduktion.doc Ver F.M.T. 231

234 Share Point Server Microsoft Outlook Introduktion Figur 324 Nye aftaler oprettes her Du kan få vist denne kalender i Outlook Du kan lænke den fælles feriekalender til Outlook ved at klikke på linket Link to outlook. Hvis du skal oprette en aftale i kalenderen, skal du klikke på linket New Item som viser dette billede: Figur F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

235 Microsoft Outlook Introduktion Share Point Server Hvis du lænker kalenderen til Outlook, vil du se denne meddelelse. Figur 326 Hvis du vælger at vise kalenderen i Outlook, vil du se dette billede: Figur 327 Her vises firma kalenderen Du kan desværre ikke oprette møder i denne kalender fra Outlook dette skal udføres via Web-browseren. Figur 328 Som et alternativ til Share Point Server kan du få Exchange Server administratoren til at oprette en fælles kalender på Exchange Serveren, som alle i firmaet kan skrive i. Introduktion.doc Ver F.M.T. 233

236 Share Point Server Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

237 Microsoft Outlook Introduktion Opsætning af Outlook 20. Opsætning af Outlook Figur 329 Hvis du er koblet på et firmanetværk, skal du typisk ikke foretage dig noget for at anvende Outlook. De fleste firmaer anvender en Server, som administrerer de brugere der logges på systemet. Serveren kan ligeledes opsættes til at køre Microsoft Exchange Server. Ved anvendelsen af Exchange Server har en virksomhed mulighed for at administrerer de ansattes postkasser. En postkasse er en fil som indeholder alle postmeddelelser samt kontaktpersoner og kalenderaftaler i princippet de værktøjer du ser i Outlooks navigationsrude. Installation til Exchange Server Nedenstående billeder viser dig de trin du skal udføre for at kunne anvende Outlook via en Exchange Server. Første gang du starter Outlook vil du se dette billede, hvis du ikke allerede har konfigureret Outlook. Introduktion.doc Ver F.M.T. 235

238 Opsætning af Outlook Microsoft Outlook Introduktion Klik på knappen Næste for at vælge servertype. Figur 330 Vælg indstillingen Microsoft Exchange Server som vist i Figur 330. Klik på knappen Næste F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

239 Microsoft Outlook Introduktion Opsætning af Outlook Figur 331 Du skal nu indtaste navnet på den server hvor Microsoft Exchange er installeret. Ligeledes skal du indtaste det navn du logger på med. Figur 332 Kontroller navn Klikker du på knappen Kontroller navn, vil systemet undersøge om dine indtastninger er gyldige. Introduktion.doc Ver F.M.T. 237

240 Opsætning af Outlook Microsoft Outlook Introduktion Figur 333 Når du klikker på knappen Næste har du afsluttet konfigurationen, og kan nu anvende Outlook. Figur F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

241 Microsoft Outlook Introduktion Opsætning af Outlook Figur 335 Enkeltbruger installation Hvis du ikke er koblet på et firmanetværk, og skal installere Outlook selv, på din private arbejdsstation, vil du se en guide som hjælper dig, første gang du starter Outlook. Klik på knappen Næste. Introduktion.doc Ver F.M.T. 239

242 Opsætning af Outlook Microsoft Outlook Introduktion Figur 336 Hvis du skal sende og modtage post via Internettet eller via din Internet udbyder skal du vælge markeringen POP3. I nogle programmer kaldes Internet udbyderen for ISP eller IP (Internet Service Provider). Klik derefter på Næste. Indtast de oplysninger din Internet udbyder har sendt til dig det vil sige dit brugernavn og adgangskode samt navnet på POP3 serveren og SMTP serveren. Disse oplysninger sendes til dig i et brev F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

243 Microsoft Outlook Introduktion Opsætning af Outlook Figur 337 Dit brugernavn kan være en kombination af tal og bogstaver eller dit navn Du kan afprøve om indstillingerne er korrekte ved at klikke på knappen Test kontoindstillinger. Dette kræver at du har adgang til Internettet, eksempelvis via en ADSL forbindelse eller et Modem. Når du klikker på knappen Næste, er du færdig med opsætningen. Figur 338 Introduktion.doc Ver F.M.T. 241

244 Opsætning af Outlook Microsoft Outlook Introduktion Figur 339 Opsætning af privat post samt Exchange Server Der kan være tilfælde hvor du ønsker en kombineret opsætning med privat post via Internettet, samt en opkobling til en Exchange Server eksempelvis hvis du anvender en bærbar computer på arbejdet (Exchange Serveren) samt privat i dit eget hjem (POP3 Server). Du kan godt kombinere en Exchange Server opsætning med en POP3 adresse. Hvis du allerede har installeret den ene af de viste muligheder som er vist ovenfor, og ønsker at tilføje den anden mulighed, skal du starte Outlook og aktivere menuen Funktioner/ konti. Vælg denne menu Du vil nu se denne dialogboks F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

245 Microsoft Outlook Introduktion Opsætning af Outlook Figur 340 Marker indstillingen Tilføj en ny -konto og klik på Næste. Figur 341 Vælg denne indstilling og klik på Næste Vælg derefter den type server du vil installere. Introduktion.doc Ver F.M.T. 243

246 Opsætning af Outlook Microsoft Outlook Introduktion Figur 342 Udfør derefter de trin som er beskrevet på de forrige sider, afhængig om du vælger Microsoft Exchange-server, eller POP3. Hvis du har en Hotmail mailadresse, skal du vælge servertypen HTTP F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

247 Microsoft Outlook Introduktion Opsætning af Outlook Figur 343 Vælge mellem Privat post eller Exchange Server Hvis du installere en POP3 Server og en Exchange Server, vil Outlook automatisk lede efter post fra den server du først installerede. Du kan ændre rækkefølgen fra menuen Funktioner/ -konti. Vælg indstillingen Få vist eller rediger eksisterende -konti. Klik på knappen Næste. Introduktion.doc Ver F.M.T. 245

248 Opsætning af Outlook Microsoft Outlook Introduktion Figur 344 Du kan fra denne rulleliste vælge hvor s skal placeres Du kan nu vælge hvilken server der først skal anvendes. Hvis du har installeret en lokal profil på din arbejdsstation og efterfølgende installere en konto på en Exchange server, vil Outlook oplyse at s leveres til den lokale profil, som vist i Figur 345. Figur F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

249 Microsoft Outlook Introduktion Opsætning af Outlook Figur 346 Oprette en datafil En datafil er en fil som kan indeholde s, kontaktpersoner, opgaver og lignende det vil sige de værktøjer du ser i Outlooks navigationsrude. Din postkasse på en Exchange Server er i princippet en datafil, som administratoren kan slette, dersom du forlader firmaet. Du kan imidlertid også oprette private datafiler, som kan gemmes på din computer. Dermed får du mulighed for at arkivere gammel post, private kontaktpersoner og lignende. Hvis du arkiverer din post, vil Outlook automatisk oprette en datafil for dig. Sådan oprettes en datafil Aktiver menuen Filer/Ny/Outlook-datafil. Vælg denne menu Introduktion.doc Ver F.M.T. 247

250 Opsætning af Outlook Microsoft Outlook Introduktion Vælg typen Office Outlook-privatmappefil (.pst). Figur 347 Outlook viser nu et forslag til et navn samt placering. Figur 348 Rediger eventuelt navnet til privat post F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

251 Microsoft Outlook Introduktion Opsætning af Outlook Figur 349 Når du klikker OK til at oprette privat-mappe filen, vil Outlook vise denne dialogboks. Figur 350 Rediger navnet så det stemmer overens med det navn du valgte i Figur 349. Introduktion.doc Ver F.M.T. 249

252 Opsætning af Outlook Microsoft Outlook Introduktion Indtast dernæst en adgangskode, og bekræft adgangskoden. Figur 351 Klik IKKE her Undlad at markere at adgangskoden skal gemmes på en adgangskodeliste. Hvis du markerer dette felt vil alle som har adgang til din computer kunne åbne privat-mappe filen. Hvis du undlader at gemme adgangskoden, skal den indtastes hver gang du åbner privatmappe filen, dermed sikrer du dig at andre ikke kan åbne den, selvom de har adgang til din computer. Figur 352 Når du har indtastet adgangskoden og du klikker OK, vil den private mappe fil blive vist neden under de offentlige mapper F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

253 Microsoft Outlook Introduktion Opsætning af Outlook Figur 353 Her vises den privatemappe fil Du kan nu oprette nye mapper til s, kontaktpersoner og lignende i den private mappe fil. Du anvender samme teknik som beskrevet på side 226 under oprettelse af offentlige mapper. Sikkerhedsindstillinger i Outlook Som nævnt tidligere i materialet blokerer Outlook for at modtage filer af typen.exe,.com og.mdb. Du kan derfor ikke modtage database filer som er oprettet i Microsoft Access. Du kan i hjælpen til Outlook under emnet Om sikkerhed, læse om de blokeringer der er indlagt i Outlook. Hvis du ønsker at kunne modtage Microsoft Access database filer skal du gøre følgende: Luk Outlook Introduktion.doc Ver F.M.T. 251

254 Opsætning af Outlook Microsoft Outlook Introduktion Klik på knappen Start i Windows, og klik derefter på Kør. Skriv regedit i feltet Åbn, og klik på OK. Gå til følgende nøgle i registreringsdatabasen: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\ Security Klik på menuen Rediger, klik på Ny, og klik derefter på Strengværdi. Angiv følgende navn på den nye værdi: Level1Remove Tryk på ENTER. Dobbeltklik på det nye strengværdinavn, og angiv filtypenavnet på den filtype, du vil have adgang til i Outlook 2003 på denne måde:.exe (indtastes i feltet værdidata). Brug følgende format, hvis du vil angive flere filtyper:.exe;.com;.mdb Klik på OK, når du er færdig. Luk programmet Registreringseditor. Når du starter Outlook 2003, er de filtyper tilgængelige, der er angivet i Windows-registreringsdatabasen. Selvom du ændrer indstillingen for ovenstående filtyper, er det muligt for administratoren af Exchange Server at blokere for disse filer. Outlook Navigationsrude Du kan tilpasse din Outlook navigationsrude så der vises ikoner i stedet for knapper F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

255 Microsoft Outlook Introduktion Opsætning af Outlook Figur 354 Antallet af knapper du ser, er afhængig af størrelsen af Outlook vinduet. Introduktion.doc Ver F.M.T. 253

256 Opsætning af Outlook Microsoft Outlook Introduktion Figur 355 Dette vindue viser mange knapper F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

257 Microsoft Outlook Introduktion Opsætning af Outlook Figur 356 Dette vindue viser ikoner Vis ikoner Klik på knappen Konfigurer knapper. Figur 357 Klik her Vælg punktet Vis færre knapper, indtil alle knapper vises som ikoner. Figur 358 Introduktion.doc Ver F.M.T. 255

258 Opsætning af Outlook Microsoft Outlook Introduktion Klik igen på punktet Konfigurer knapper og vælg Indstillinger for navigationsrude. Sæt nedenstående indstillinger. Figur 359 Figur 360 Genveje i Outlook Navigationsruden Du kan oprette genveje i Navigationsruden. Klik på knappen genveje. Klik her Klik på Tilføj ny gruppe F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

259 Microsoft Outlook Introduktion Opsætning af Outlook Figur 361 Klik her Du ser nu starten på en ny gruppe. Figur 362 Navngiv den nye gruppe som Microsoft. Office. Introduktion.doc Ver F.M.T. 257

260 Opsætning af Outlook Microsoft Outlook Introduktion Figur 363 Indtast dette navn I processlinjen nederst på din skærm, ser du et ikon for Microsoft Word Figur 364 Microsoft Word F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

261 Microsoft Outlook Introduktion Opsætning af Outlook Træk ikonet for Microsoft Word 2003 op på genvejsgruppen i Outlook. Figur 365 Du kan placere genveje for de øvrige Office programmer i Outlook. Når du klikker på en genvej, vil programmet starte. Figur 366 Microsoft Office online Introduktion.doc Ver F.M.T. 259

262 Opsætning af Outlook Microsoft Outlook Introduktion Værktøjslinjen Web Værktøjslinjen Web vises automatisk hvis du klikker på genvejen Microsoft Office online. Figur 367 Værktøjslinjen Web Hvis du i værktøjslinjen Web klikker på knappen Startside vil startsiden for Internet Explorer blive vist i Outlook. Figur 368 Startsiden for Internet Explorer Du kan nu skifte mellem dine genveje, indbakken, kalender og så vide ved hjælp af ikonerne nederst i Navigationsrude F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

263 Microsoft Outlook Introduktion Opsætning af Outlook Figur 369 Foretrukne mapper Figur 370 Foretrukne mapper Du kan trække mapper du ofte anvender op på placeringen Foretrukne mapper. Hvis du har oprettet en mappe med navnet Kolleger, og du ofte arbejder i denne mappe, kan du trække den op i Foretrukne mapper. Mappen Kolleger Introduktion.doc Ver F.M.T. 261

264 Opsætning af Outlook Microsoft Outlook Introduktion Figur 371 Mappen Kolleger er flyttet til Foretrukne mapper Genveje til Dokumenter, mapper eller Internettet Du kan i Navigationsruden tilføje genveje som henviser til mapper på din computer, dokumenter eller til Internettet F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

265 Microsoft Outlook Introduktion Opsætning af Outlook Figur 372 Outlook tillader ikke at du opretter sådanne genveje direkte i navigationsruden. Du skal derfor oprette den pågældende genvej på skrivebordet og derefter trække genvejen over i navigationsruden. Figur 373 Genvejen i Figur 373 er oprettet på skrivebordet. Derefter er genvejen trukket over i navigationsruden under gruppen Internet. Genvejen er omdøbt til F.M.T. Kurser Internet. Introduktion.doc Ver F.M.T. 263

266 Opsætning af Outlook Microsoft Outlook Introduktion Figur 374 Dette er genvejen fra Figur 373 Denne side vises i Outlook når der klikkes på genvejen Figur 375 Skrivebordsbesked om ny postmeddelelse Når du modtager en ny postmeddelelse, vil du se en lukket kuvert i Windows processlinjen. Kuverten indikere du har modtaget ny Kuverten indikerer at du har modtaget ny post. NB! Du har mulighed for at indstille Outlook til at vise en besked på skærmen i form af en dialogboks, som oplyser at der er indgået ny post. Indstillingen gælder kun for post som indgår i Indbakken. Figur F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

267 Microsoft Outlook Introduktion Opsætning af Outlook Du aktiverer denne indstilling fra menuen Funktioner/Indstillinger. Klik på fanen Indstillinger. Figur 377 Vælg denne fane Vælg denne knap Klik derefter på knappen indstillinger. Introduktion.doc Ver F.M.T. 265

268 Opsætning af Outlook Microsoft Outlook Introduktion Figur 378 Klik her Klik på Avancerede -indstillinger F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

269 Microsoft Outlook Introduktion Opsætning af Outlook Figur 379 Aktiver disse to felter Klik på knappen Indstillinger for skrivebordsbesked. Introduktion.doc Ver F.M.T. 267

270 Opsætning af Outlook Microsoft Outlook Introduktion Figur 380 Tilpas eventuelt indstillingerne og klik på Eksempel Hvis du klikker på Eksempel, vil Outlook vise et eksempel på en Skrivebordsbesked. Figur 381 Deaktivere automatisk send/modtag Når din postkasse er placeret på en Exchange server, vil du have konstant forbindelse til serveren det vil sige at du automatisk sender og modtager post med korte intervaller. Hvis du er optaget af en opgave og ikke ønsker at blive forstyrret af indkommen post, kan du deaktivere eller ændre den tid automatisk fremsendelse foretages efter. Aktiver menuen Funktioner/Indstillinger. Klik på fanen Konfiguration af F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

271 Microsoft Outlook Introduktion Opsætning af Outlook Figur 382 Vælg denne fane Klik derefter på knappen Send/modtag. Introduktion.doc Ver F.M.T. 269

272 Opsætning af Outlook Microsoft Outlook Introduktion Figur 383 Klik her F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

273 Microsoft Outlook Introduktion Opsætning af Outlook Figur 384 Fjern denne markering 5 minutter er standard, når indstillingen er aktiv Hvis du vil se ny post omgående bør du angive 1 minut Indstillinger for mødeindkaldelser Når andre skal indkalde dig til et møde, vil de oplysninger og aftaler du opretter i din kalender, først blive vist korrekt for dine kolleger efter 15 minutter dette er det interval Outlook venter, inden din kalender synkroniseres på Exchange serveren. Du kan rette disse indstillinger fra menuen Funktioner/Indstillinger. Klik på fanen Indstillinger og klik på knappen Kalenderindstillinger. Introduktion.doc Ver F.M.T. 271

274 Opsætning af Outlook Microsoft Outlook Introduktion Figur 385 Klik på denne knap Klik i den næste dialogboks på knappen Indstillinger for ledig/optaget tid F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

275 Microsoft Outlook Introduktion Opsætning af Outlook Figur 386 Klik her Du ser nu disse indstillinger. Figur 387 Ret indstillingerne til nedenstående: Introduktion.doc Ver F.M.T. 273

276 Opsætning af Outlook Microsoft Outlook Introduktion Figur 388 Figur 389 Indstillinger for påmindelser Når du opretter en aftale i din kalender, vil Outlook automatisk oprette en påmindelse 15 minutter før den pågældende aftale indtræffer. Påmindelser vises 15 minutter før aftalen indtræffer Du kan vælge at deaktivere påmindelsen eller du kan ændre tidspunktet F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

277 Microsoft Outlook Introduktion Opsætning af Outlook Hvis du generelt ønsker et andet tidsrum for påmindelser, skal du ændre denne indstilling fra menuen Funktioner/Indstillinger. Klik på fanen Indstillinger og sæt den ønskede standard tid under emnet Kalender. Figur 390 Angiv her det ønskede tidspunkt for påmindelser Autoarkivering Efterhånden som du modtager post, vil din indbakke vokse i størrelse. Arbejder du på en Exchange Server, vil der typisk være en begrænsning for størrelsen af din postkasse på serveren. Du kan imidlertid selv vælge at slette eller arkivere gamle emner. Aktiver menuen Funktioner/Indstillinger og klik på fanen Andet. Klik derefter på knappen Autoarkiver. Introduktion.doc Ver F.M.T. 275

278 Opsætning af Outlook Microsoft Outlook Introduktion Figur 391 Klik her Angiv i den næste dialogboks, hvor ofte du vil arkivere eller slette dine emner F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

279 Microsoft Outlook Introduktion Opsætning af Outlook Figur 392 Hvis der på Exchange serveren er sat restriktioner for størrelsen af din postkasse, vil dette blive vist nederst i dialogboksen under opbevaringspolitik. Introduktion.doc Ver F.M.T. 277

280 Opsætning af Outlook Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

281 Microsoft Outlook Introduktion Brevfletning til kontaktpersoner 21. Brevfletning til kontaktpersoner Figur 393 Hvis du i din virksomhed skal sende et brev til flere personer eller virksomheder, kan du i Word udføre dette ved hjælp af funktionen Brevfletning. Word giver dig blandt andet mulighed for at udføre et brevflet til kontaktpersonerne i Outlook. Start Word og indtast det ønskede brev. Aktiver menuen Funktioner/Breve og forsendelser. Vælg derefter undermenuen Brevfletning. Som vist neden for. Vælg denne menu Word åbner nu opgaveruden som vist i Figur 394. Marker i opgaveruden indstillingen Breve og klik nederst i opgaveruden på emnet Start dokument. Introduktion.doc Ver F.M.T. 279

282 Brevfletning til kontaktpersoner Microsoft Outlook Introduktion Figur 394 Vælg breve Klik på Start dokument Hvis du allerede har indtastet dit dokument skal du vælge indstillingen Brug det aktuelle dokument. Klik derefter nederst i opgaveruden på Vælg modtagere. Figur 395 Brug det aktuelle dokument Vælg modtagere Vælg i det næste billede at du vælger modtagerne fra kontaktpersoner i Outlook. Klik derefter på emnet Mappen kontaktpersoner for at se dine kontaktpersoner eller for at oprette et søgekriterium F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

283 Microsoft Outlook Introduktion Brevfletning til kontaktpersoner Figur 396 Vælg fra kontaktpersoner i Outlook Klik her for at oprette et søgekriterium Vælg i Figur 397 OK til Kontaktpersoner. Figur 397 Du ser nu en oversigt over dine kontaktpersoner. Du kan i dette billede oprette et søgekriterium ved at klikke på feltknapperne øverst i hver kolonne. Introduktion.doc Ver F.M.T. 281

284 Brevfletning til kontaktpersoner Microsoft Outlook Introduktion Figur 398 Klik her for at oprette et søgekriterium Hvis der vises kontaktpersoner uden adresser, kan du fjerne dem fra listen ved at fjerne fluebenet i venstre kolonne. Figur 399 Fjern dem der ikke har nogen adresse Når du har oprettet dit søgekriterium og klikket på OK knappen skal du i opgaveruden klikke på emnet Skriv brevet F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

285 Microsoft Outlook Introduktion Brevfletning til kontaktpersoner Figur 400 Klik på Skriv brevet I Figur 401 skal du klikke på emnet Adresseblok i opgaveruden, for at indsætte adresselinjerne i dit brev. Figur 401 Klik på Adresseblok Word viser nu et eksempel på hvorledes adresseblokken vil vise adresselinjerne. Hvis du kan godkende den viste opstilling skal du blot klikke på knappen OK. Introduktion.doc Ver F.M.T. 283

286 Brevfletning til kontaktpersoner Microsoft Outlook Introduktion Figur 402 Klik på OK hvis du kan godkende eksemplet Klik på Angiv felter hvis du selv vil opbygge adresselinjerne Du ser nu en linje med teksten Adressekartotek i dit dokument F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

287 Microsoft Outlook Introduktion Brevfletning til kontaktpersoner Figur 403 Indsat adresseblok Hvis du vil se et eksempel på adresserne, skal du åbne værktøjslinjen Brevfletning. Højreklik på en vilkårlig knap og vælg menuen Brevfletning for at åbne værktøjslinjen Brevfletning. Introduktion.doc Ver F.M.T. 285

288 Brevfletning til kontaktpersoner Microsoft Outlook Introduktion Figur 404 Højreklik på en knap og vælg menuen Brevfletning Klik på knappen Vis flettede data i værktøjslinjen Brevfletning. Figur 405 Klik her for at se adresselinjerne F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

289 Microsoft Outlook Introduktion Brevfletning til kontaktpersoner Word viser nu de firmaer du skriver til. Figur 406 Introduktion.doc Ver F.M.T. 287

290 Brevfletning til kontaktpersoner Microsoft Outlook Introduktion Tip! Tip! Du kan starte en brevfletning direkte fra Outlook fra menuen Funktioner/Brevfletning. Husk at klikke på knappen Kontaktpersoner først, ellers vises menuen Funktioner/brevfletning ikke. Figur 407 Vælg denne menu Figur F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

291 Microsoft Outlook Introduktion Fejlfinding 22. Fejlfinding Figur 409 Dette kapitel beskriver nogle af de problemer du kan støde på i Outlook. Ikke tilstede assistenten er ikke synlig Hvis du ikke kan se menuen Funktioner/Ikke tilstede-assistent skyldes det at du ikke henter din post via Microsoft Exchange Server. Mapper kan ikke filtreres Du skal åbne værktøjsbjælken Avanceret. Højreklik på en værktøjsknap eller et menupunkt for at se de indbyggede værktøjsbjælker. Venstreklik derefter på linen Avanceret. Du anvender kombinationsboksen Aktuel visning til at filtrere postmeddelelser eller kontaktpersoner. Aktuel visning Den globale adressebog findes ikke Hvis du har installeret Microsoft Exchange skal du have adgang til den Globale adresseliste. Opret en ny postmeddelelse. Klik på Knappen Til. Vælg den ønskede adresseliste fra kombinationsboksen i øverste højre hjørne. Introduktion.doc Ver F.M.T. 289

292 Fejlfinding Microsoft Outlook Introduktion Figur 410 Her skiftes der mellem de enkelte adresselister Kan ikke anvende brevpapir Du skal anvende HTML format for dine postmeddelelser, for at kunne anvende brevpapir. Aktiver menuen Funktioner/Indstillinger. Klik på fanen Postformat F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

293 Microsoft Outlook Introduktion Fejlfinding Figur 411 Vælg HTML formatet Vælg derefter det ønskede brevpapir Introduktion.doc Ver F.M.T. 291

294 Fejlfinding Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

295 Microsoft Outlook Introduktion Formularer 23. Formularer Figur 412 Outlook indeholder en række formularer som anvendes når du opretter en , en kontaktperson, en kalenderaftale, en opgave, en note og så videre kort sagt når du opretter, besvarer eller ændrer et emne. De formularer du arbejder med gemmes på din egen computer. De blev installeret sammen med Outlook. Når du arbejder via en Exchange Server så oprettes der automatisk en mappe med navnet Firmaformularbibliotek, hvor administratoren af Exchange Serveren kan placere en række formularer, som så kan kopieres ud til brugernes maskiner. Dette betyder at det er langt nemmere at administrere formularerne. Du kan selv oprette nye formularer, eksempelvis til Telefonbeskeder, Ansøgning om ferie, Ansøgning om rejsepenge og lignende. Sådan oprettes en formular til telefonbeskeder Start Outlook og aktiver Indbakken. Klik på menuen Funktioner/Formularer/Udform formular. Vælg typen Meddelelse og klik på Åbn. Introduktion.doc Ver F.M.T. 293

296 Formularer Microsoft Outlook Introduktion Figur 413 Du ser nu dette billede: Figur 414 Klik én gang på knappen Cc. Hold [Shift] tasten nede og klik én gang på den hvide tekstboks til højre for feltet Cc. Du har nu markeret både knappen og feltet F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

297 Microsoft Outlook Introduktion Formularer Figur 415 Tast [Delete] for at slette de markerede objekter. Marker derefter teksten Emne samt den hvide tekstboks til højre for Emne. Klik på saksen for at klippe disse to objekter ud af formularen. Klik derefter på fanen (s.2) og indsæt de to elementer du netop klippede ud, ved hjælp af knappen Sæt ind. Du ser nu denne advarsel: Figur 416 Klik OK til advarslen. Introduktion.doc Ver F.M.T. 295

298 Formularer Microsoft Outlook Introduktion Figur 417 Højreklik her Højreklik på tekstboksen for Emne og vælg Egenskaber. Figur 418 Klik i den næste dialogboks på knappen Vælg felt F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

299 Microsoft Outlook Introduktion Formularer Figur 419 Klik her Vælg kategorien Hyppigt anvendte felter og vælg Emne. Introduktion.doc Ver F.M.T. 297

300 Formularer Microsoft Outlook Introduktion Figur 420 Klik på fanen Udseende og rediger navnet på tekstboksen til txtsubject F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

301 Microsoft Outlook Introduktion Formularer Figur 421 Klik her Indsæt dette navn Klik på OK knappen for at afslutte. Klik på fanen Meddelelse. Rediger størrelsen af Indholdsruden til nedenstående billede: Figur 422 Reducer størrelsen af dette vindue Opret derefter følgende tre Etiketter (Label) og tekstbokse (TextBox) samt afkrydsningsfelter (CheckBox) som vist i det næste bil- Introduktion.doc Ver F.M.T. 299

302 Formularer Microsoft Outlook Introduktion lede. Du anvender værktøjskassen (ToolBox) til at oprette kontrolelementerne. Figur 423 Højreklik på Label1 og vælg Egenskaber. Angiv denne Titeltekst til kontrolelementet. Figur 424 Angiv denne Titeltekst F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

303 Microsoft Outlook Introduktion Formularer Angiv derefter nedenstående titeltekster: Figur 425 Højreklik på tekstboksen til højre for etiketten Navn. Vælg Egenskaber. Figur 426 Klik her Introduktion.doc Ver F.M.T. 301

304 Formularer Microsoft Outlook Introduktion Figur 427 Klik derefter på fanen udseende og angiv navnet txtname. Figur 428 Indtast dette navn Klik dernæst på markeringen Juster størrelse med formular F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

305 Microsoft Outlook Introduktion Formularer Figur 429 Marker denne indstilling Indstillingen betyder at tekstboksen skifter størrelse hvis du ændrer vinduets størrelse. Navngiv de næste to tekstbokse som henholdsvis txtnumber og txtcallsubject. Opret ligeledes to nye felter med samme navne (se Figur 426 og Figur 427). Vælg navnene chkbox1 chkbox3 for de tre afkrydsningsfelter. Opret ligeledes 3 nye værdifelter med samme navne. Angiv typen til Ja/Nej og formatet til Ikon, som vist nedenfor. Figur 430 Introduktion.doc Ver F.M.T. 303

306 Formularer Microsoft Outlook Introduktion Skift til fanen (s.2). Højreklik på tekstboksen Emne og vælg Egenskaber. Klik på fanen Værdi. Klik derefter på knappen Rediger. Figur 431 Klik her Klik her Indtast nedenstående værdi: F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

307 Microsoft Outlook Introduktion Formularer Figur 432 Luk dialogboksen med OK knappen. Figur 433 Vælg derefter at værdien skal beregnes automatisk. Introduktion.doc Ver F.M.T. 305

308 Formularer Microsoft Outlook Introduktion Figur 434 Vælg denne indstilling Fordi værdien i Emne beregnes automatisk, behøver emnefeltet ikke at blive vist i formularen. Emnefeltet holdes skjult for brugeren fordi det er placeret på fanen (s.2). Klik på fanen (Egenskaber). Angiv nedenstående indstillinger og værdier: F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

309 Microsoft Outlook Introduktion Formularer Figur 435 Marker denne indstilling Hvis du anvender formularen Telefonbeskeder og du sender en besked til en kollega som ikke har den samme formular (kan styres og distribueres fra en Exchange Server) så kan du sende formulardefinitionen til kollegaen sammen med telefonbeskeden, så kollegaen kan se formularen når beskeden læses. Du er nu færdig med formularen og en er klar til at blive gemt og anvendt. Hvis du på et senere tidspunkt ønsker at redigere formularen, så skal den gemmes som en *.oft fil. Klik på menuen Filer/Gem som. Navngiv formularen som Telefonbesked.oft i mappen Dokumenter. Introduktion.doc Ver F.M.T. 307

310 Formularer Microsoft Outlook Introduktion Figur 436 Klik derefter på knappen Udgiv formular. Figur 437 Klik her Sæt nedenstående værdier i dialogboksen Udgiv formular som F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

311 Microsoft Outlook Introduktion Formularer Figur 438 Hvis formularen skal gemmes på en Exchange Server skal du vælge mappen Firmaformularbibliotek Du kan nu sende filen telefonbesked.oft som en vedhæftet fil til Administratoren af Exchange Serveren, så denne kan gemme og distribuere formularen til dine kolleger. Opret en mappe til telefonbeskeder Du kan oprette en mappe til de telefonbeskeder du modtager fra dine kolleger. Højreklik på din postkasse og opret en ny mappe. Introduktion.doc Ver F.M.T. 309

312 Formularer Microsoft Outlook Introduktion Figur 439 Opret en ny mappe i din Postkasse Navngiv mappen som Telefonbeskeder: F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

313 Microsoft Outlook Introduktion Formularer Figur 440 Indtast dette navn Luk dialogboksen for Opret ny mappe. Højreklik på mappen telefonbeskeder og vælg Egenskaber. Introduktion.doc Ver F.M.T. 311

314 Formularer Microsoft Outlook Introduktion Figur 441 Egenskaber for Telefonbeskeder Klik på fanen Formularer F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

315 Microsoft Outlook Introduktion Formularer Figur 442 Klik på denne fane Klik derefter på knappen Formularstyring. Figur 443 Introduktion.doc Ver F.M.T. 313

316 Formularer Microsoft Outlook Introduktion Klik på knappen Angiv og vælg mappen Private formularer. Figur 444 Vælg private formularer Ind formularen Telefonbesked og klik på knappen Kopier så den installeres under mappen telefonbeskeder. Figur F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

317 Microsoft Outlook Introduktion Formularer Figur 446 Kopier Telefonbeskeder til mappen telefonbeskeder Luk derefter dialogboksen for Formularstyring. Sende en telefonbesked Når du ønsker at sende en Telefonbesked kan du gøre det på flere måder. Du kan stille dig i din Indbakke og vælge menuen Filer/Ny/Vælg formular. Introduktion.doc Ver F.M.T. 315

318 Formularer Microsoft Outlook Introduktion Figur 447 Vælg formular Vælg derefter formularen Telefonbesked fra mappen Privateformularbibliotek F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

319 Microsoft Outlook Introduktion Formularer Figur 448 Når du klikker OK vil du se formularen. Figur 449 Den nemmeste måde at oprette en ny telefonbesked på, er imidlertid ved at vælge mappen telefonbeskeder og derefter menuen Handlinger/Ny Telefonbesked. Introduktion.doc Ver F.M.T. 317

320 Formularer Microsoft Outlook Introduktion Figur 450 Klik på mappen telefonbeskeder Vælg derefter menuen handling/ny telefonbesked I den viste formular er fanen (s.2) ikke skjult. Figur F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

321 Microsoft Outlook Introduktion Formularer Hvis du udfylder en telefonbesked som vist i Figur 451 vil fanen (s.2) som indeholder Emne feltet vise denne information: Figur 452 Hos modtager af telefonbeskeden vises denne information: Figur 453 Skjule eller vise en formularside Du kan vælge om en formularside skal vises eller skjules. Åbn formularen i designvisning. Marker den ønskede side. Introduktion.doc Ver F.M.T. 319

322 Formularer Microsoft Outlook Introduktion Figur 454 Marker den fane som skal vises eller skjules Aktiver menuen Formular/Vis denne side. Figur 455 Fjern denne markering for at skjule fanen Du skal fjerne markeringen fra Vis denne side hvis siden skal være skjult F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

323 Microsoft Outlook Introduktion Information Right Management 24. Information Right Management Figur 456 IRM (Information Right Management) er et tilføjelsesprogram til Microsoft Office 2003, som giver dig mulighed for at styre hvilke rettigheder en modtager har til en du sender, eller til de Microsoft Office 2003 dokumenter som er vedhæftet. Hvis du ikke har installeret IMR, kan dette udføres fra Outlook. Start en ny meddelelse og klik på knappen Tilladelse. Klik her Du ser nu denne meddelelse, dersom du ikke har installeret IRM. Figur 457 Klik her Klik på linket Lær mere om denne funktion. Du ser nu denne HTML side. Introduktion.doc Ver F.M.T. 321

324 Information Right Management Microsoft Outlook Introduktion Figur 458 Læs denne tekst Luk Internetsiden når du har læst indholdet. Du returneres nu til dialogboksen vist i Figur 457. Klik på knappen Ja, for at hent og installere programmet. Når du ser denne dialogboks, skal du klikke på knappen Ja. Figur 459 Vælg i den næste dialogboks at du vil køre filen F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

325 Microsoft Outlook Introduktion Information Right Management Figur 460 Læs instruktionen om Personlige oplysninger og klik på Næste. Figur 461 Accepter Licensaftalen og klik på Næste. Introduktion.doc Ver F.M.T. 323

326 Information Right Management Microsoft Outlook Introduktion Figur 462 Klik på knappe Næste for at starte installationen. Figur F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

327 Microsoft Outlook Introduktion Information Right Management Installationen tager ca. 1 2 minutter. Figur 464 Når installationen er gennemført vises der en meddelelse. Introduktion.doc Ver F.M.T. 325

328 Information Right Management Microsoft Outlook Introduktion Figur 465 Du kan nu anvende tilladelser i dine s F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

329 Microsoft Outlook Introduktion Øvelser Øvelser Introduktion.doc Ver F.M.T. 327

330 Øvelser Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

331 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 1 Øvelse 1 Formål Du skal i denne øvelse starte Outlook og tilpasse opsætningen af programmet. Henvisning Ændre postformat se side 19 Outlook Navigationsrude se side 252 Øvelse Start Outlook. Når du modtager s, vises de i Læseruden. Dette betyder at hvis en modtages med indbygget vira, så risikerer du at virusen spredes på din computer. Figur 466 Læserude Hvis du skjuler Læseruden, kan du ikke læse dine s, medmindre du åbner dem. Dermed kan du nå at se hvem afsender er, så du kan beslutte dig for at åbne en, eller slette den. Aktiver menuen Vis/Læserude/Deaktiveret. Du har nu deaktiveret Læseruden, og skal åbne dine s for at kunne læse dem. Introduktion.doc Ver F.M.T. 329

332 Øvelse 1 Microsoft Outlook Introduktion Tip! Hvis du har installeret anti-virus program på din computer og du ofte checker for opdateringer, er der mindre risiko ved at have Læseruden aktiv. Højreklik på en vilkårlig trykknap i den øverste værktøjslinje. Du ser nu en liste med indbyggede værktøjslinjer i Outlook. Venstreklik på linjen Avanceret. Du har nu åbnet værktøjslkinjen Avanceret. Nummer 5 knap fra venstre kan bruges til at aktivere eller deaktivere Læseruden. Figur 467 Læseruden s der modtages i formatet HTML (samme format som du ofte ser på Internettet) kan indeholde vira. Når du sender s, kan du vælge at sende dem i HTML format, RTF format (Rich Text Formating) eller som almindelig tekst det vil sige uformateret tekst. Aktiver menuen Funktioner/Indstillinger. Klik på fanen Postformat.rediger meddelelsesformatet fra at være i HTML format til RTF format. Vælg derefter at du ikke vil anvende Microsoft Word 2003 til at redigere s F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

333 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 1 Figur 468 Introduktion.doc Ver F.M.T. 331

334 Øvelse 1 Microsoft Outlook Introduktion Figur 469 Vælg disse indstillinger Luk dialogboksen med OK knappen. I nederste venstre hjørne af skærmen, under Navigationspanelet ser du nogle ikoner. Klik på knappen Konfigurer knapper og vælg indstillingen Vis færre knapper. Figur 470 Klik her Gentag processen indtil du ikke ser flere blå bjælker med knapper F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

335 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 1 Figur 471 Figur 472 Du har nu tilpasset navigationspanelet så du kan se flere informationer i panelet. Klik igen på Konfigurer knapper. Vælg Indstillinger for Navigationsrude og sæt nedenstående indstillinger samt rækkefølge. Tilpas derefter bredden for Navigationsruden så du ser alle ikonerne. Figur 473 Træk i denne kant for at justere bredden Introduktion.doc Ver F.M.T. 333

336 Øvelse 1 Microsoft Outlook Introduktion Når du sender post via en Exchange Server, synkroniseres din computer med Exchange Serveren hvert 5 minut. Du skal nu reducere denne tid til 1 minut, så du hurtigere kan se den post som sendes til dig. Aktiver menuen Funktioner/Indstillinger. Klik på fanen Konfiguration af . Figur 474 Klik her Klik på knappen Send/Modtag. Sæt nedenstående indstillinger F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

337 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 1 Figur 475 Luk derefter dialogboksen. Hvis andre prøver at indkalde dig til et møde, vil de oplysninger de så i din kalender være 15 minutter gamle. Denne tid skal reduceres. Aktiver igen Funktioner/Indstillinger og klik på knappen Kalenderindstillinger. Introduktion.doc Ver F.M.T. 335

338 Øvelse 1 Microsoft Outlook Introduktion Figur 476 Klik her Du ser nu denne dialogboks. Figur 477 Klik her F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

339 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 1 Figur 478 Klik på knappen Indstillinger for ledig/optaget tid og sæt disse indstillinger. Introduktion.doc Ver F.M.T. 337

340 Øvelse 1 Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

341 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 2 Øvelse 2 Formål Du skal i denne øvelse sende en postmeddelelse til en af de andre kursister samt sende en kopi til instruktøren. Henvisning Sende en postmeddelelse med kopi til andre se side 28. Figur 479 Øvelse Send en postmeddelelse til den kursist som sidder til højre for dig og spørg om I skal spise frokost sammen på lørdag. Send en kopi af meddelelsen til instruktøren du skal anvende knappen Cc (Carbon Copy) se Figur 9 på side 24, hvis instruktøren skal have en kopi. Send derefter en til instruktøren som oplyser dit fulde navn samt navnet på din kursusmaskine, eksempelvis Pia Olsen / Amilo-07. Navnet på din kursusmaskine vises under skærmen. Send en kopi af denne til alle de øvrige kursusdeltagere, så de ved hvilken maskine du sidder ved. Hvis du indsætter disse oplysninger i emnefeltet, er det nemt at aflæse dit navn og computernummer i Indbakken. Introduktion.doc Ver F.M.T. 339

342 Øvelse 2 Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

343 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 3 Øvelse 3 Formål Du skal i denne øvelse besvare en postmeddelelse. Henvisning Besvare post se side 34. Øvelse Læs og besvar de meddelelser du har modtaget hvis du ikke har modtaget post som kræver et svar, kan du få instruktøren til at sende dig en meddelelse. Introduktion.doc Ver F.M.T. 341

344 Øvelse 3 Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

345 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 4 Øvelse 4 Formål Du skal i denne øvelse sende en meddelelse med en udløbsdato og responsknapper. Henvisning Sende postmeddelelse med responsknapper se side 57. Øvelse Send en post meddelelse til den kursist som sidder til venstre for dig, og spørg om I skal spise frokost sammen i dag. Indsæt to responsknapper i meddelelsen som giver modtager følgende tre svarmulighed: Ja, Nej, Vil gerne men kan ikke. Tilpas indstillingerne så en udløber kl. 12:00, dersom du ikke modtager et svar inden. Introduktion.doc Ver F.M.T. 343

346 Øvelse 4 Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

347 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 5 Øvelse 5 Formål Du skal i denne øvelse sende en meddelelse med vedhæftede dokumenter. Henvisning Sende post med vedhæftede filer se side 39. Figur 480 Øvelse Opret nedenstående brev i Word: Gem dokumentet med navnet Reception i mappen C:\Kursus. Fremsend dette brev som en vedhæftet fil, til den kursist som sidder til venstre for dig. Opret derefter nedenstående budget i Excel: Introduktion.doc Ver F.M.T. 345

348 Øvelse 5 Microsoft Outlook Introduktion Figur 481 Gem budgettet i mappen C:\Kursus med navnet Budget + Kursusmaskine. Figur F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

349 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 5 Opret en til den kursist som sidder til højre for dig, og fremsend budgettet som et Hyperlink. Det er en fordel at anvende Hyperlinks i stedet for vedhæftede filer, når du skal fremsende dokumenter til en kollega. Filen fylder mindre i modtagers Indbakke. Du skal dog sikre dig, at filen gemmes på et netværksdrev og ikke din egen maskine, så modtager altid har adgang til filen. Det er kun i denne øvelse, at filen skal gemmes på din egen maskine. Du har modtaget nedenstående dokument (Notesblok) fra en kollega, og vil gerne sende oplysningen til en anden kollega: Figur 483 Opret det viste dokument i Notesblok og gem dokumentet i mappen C:\Kursus. Fremsend indholdet fra det viste dokument som tekst til instruktøren (se Metoder til at vedhæfte filer på side 42). Introduktion.doc Ver F.M.T. 347

350 Øvelse 5 Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

351 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 6 Øvelse 6 Formål Du skal i denne øvelse gemme og åbne et dokument du har modtaget som en vedhæftet fil. Henvisning Modtage vedhæftede filer se side 49. Øvelse Åbn den postmeddelelse du netop har modtaget med en invitation til reception fra din sidemand. Gem det vedhæftede dokument i mappen C:\Kursus med navnet invitation. Åbn derefter den vedhæftede fil for at læse den. Åbn nu den du har modtaget med et Budget. Åbn budgettet og rediger nogle af de viste værdier. Gem og luk derefter filen. Introduktion.doc Ver F.M.T. 349

352 Øvelse 6 Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

353 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 7 Øvelse 7 Formål Du skal i denne øvelse sende en postmeddelelse som kræver et svar. Svaret skal defineres af dig. Dette udføres ved hjælp af Responsknapper. Henvisning Sende postmeddelelse med responsknapper se side 57. Øvelse Opret en ny postmeddelelse, hvor du spørger modtager om, hvilken en dag i næste uge modtager helst vil have fri. Definer ved hjælp af responsknapper mulighederne mandag fredag. Figur 484 Send denne til den kursist som sidder 2 pladser til venstre for dig. Indsæt teksten Fridag i emnelinjen. Klik på knappen Send/Modtag for at opdatere din Indbakke (du synkronisere dine mapper med Exchange Serveren). Klik her Du skulle nu gerne modtage en fil med emnet Fridag. Åbn og besvar denne . Introduktion.doc Ver F.M.T. 351

354 Øvelse 7 Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

355 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 8 Øvelse 8 Formål Arbejde med regler og mapper. Henvisning Anvende Guiden regler se side 75. Figur 485 Øvelse Aktiver din Postkasse i Navigationspanelet. Klik her Højreklik på din Postkasse og vælg menuen Ny mappe. Introduktion.doc Ver F.M.T. 353

356 Øvelse 8 Microsoft Outlook Introduktion Figur 486 Vælg denne menu Navngiv den nye mappe med navnet Administrator F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

357 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 8 Figur 487 Vælg at mappen skal indeholde s og post-emner. Introduktion.doc Ver F.M.T. 355

358 Øvelse 8 Microsoft Outlook Introduktion Figur 488 Mappe til e- mails og postemner Opret derefter en regel, ved hjælp af menuen Funktioner/Regler og beskeder, som automatisk flytter alt post fra Administrator over i den nye mappe. Hvis din Indbakke allerede indeholder post fra Administrator, skal disse emner også flyttes over i den nye mappe. Den nye regel skal navngives som Administrator. Anmod Administrator om at sende en til dig, så du kan se om reglen virker efter hensigten F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

359 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 9 Øvelse 9 Formål Fremsende en på et bestemt tidspunkt. På nogle ældre postsystemer vil en kun blive forsøgt fremsendt et bestemt antal gange. Hvis fremsendelsen ikke lykkes, annulleres en. Forestil dig, at en kunde har strømsvigt. Du ved at kunden er lovet strøm igen om 2 dage. I stedet for at fremsende en omgående, kan du i stedet forsinke fremsendelsen. Denne øvelse viser hvorledes dette udføres. Henvisning Sende en postmeddelelse på et bestemt tidspunkt se side 31. Figur 489 Øvelse Opret en til den person som sidder 3 pladser til venstre for dig. Emnet skal hedde Møde i Århus. Anmod i en din kollega om at købe flybilletter til jer begge to, til mødet i Århus næste torsdag. Mens du skriver din , skal du klikke på knappen Indstillinger. Klik her Sæt derefter fremsendelsestidspunktet til at være om én time. Introduktion.doc Ver F.M.T. 357

360 Øvelse 9 Microsoft Outlook Introduktion Her kan du angive prioritet Figur 490 Vælg at du vil have en kvittering når den er læst Forsinket fremsendelsestidspunkt Tip! Vælg ligeledes at du vil have en kvittering, når en er læst. E-milen skal fremsendes med Høj prioritet. Du kan vælge prioritet fra dialogboksen Meddelelsesindstillinger, eller fra værktøjsbjælken Standard. Figur 491 Du kan vælge Høj prioritet fra denne knap Din meddelelse er nu placeret i din Udbakke F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

361 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 9 Figur 492 Klik på udbakken for at se de s som afventer at blive sendt Introduktion.doc Ver F.M.T. 359

362 Øvelse 9 Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

363 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 10 Øvelse 10 Formål Arbejde med opfølgningsflag. Henvisning Følge op på en modtaget postmeddelelse se side 54. Øvelse Fremsend en til den medkursist som sidder 4 pladser til højre for dig. Emnet skal hedde Jobannonce. I en skal du anmode modtager om at fremsende den aftalte jobannonce til Børsen senest næste fredag kl. 13:00. Opret et opfølgningsflag (fave rød) til denne , som kræver opfølgning næste fredag kl. 13. Fremsend derefter en. Introduktion.doc Ver F.M.T. 361

364 Øvelse 10 Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

365 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 11 Øvelse 11 Formål Arbejde med Offentlige mapper. Du kan kopiere eller flytte s fra din Indbakke til en offentlig mappe. Dermed kan dine kolleger læse den korrespondance der udvikles i forbindelse med en bestemt sag. Henvisning Arbejde med offentlige mapper se side 223. Figur 493 Øvelse Opret en kopi af den du modtog med en invitation til reception i den Offentlige mappe Firmasager/Århus. Tip! Du opretter en kopi ved at holde [Ctrl] tasten nede mens du trækker en fra din Indbakke over i den offentlige mappe. Introduktion.doc Ver F.M.T. 363

366 Øvelse 11 Microsoft Outlook Introduktion Hvis du glemmer at holde [Ctrl] tasten nede, vil en blive flyttet F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

367 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 12 Øvelse 12 Formål Arbejde med Offentlige mapper. Henvisning Arbejde med offentlige mapper se side 223. Figur 494 Øvelse Opret en ny offentlig mappe med dit eget navn (fornavn og efternavn) direkte under Alle offentlige mapper. Mappen skal indeholde s og post-emner. Højreklik derefter på din offentlige mappe og vælg menuen Egenskaber. Klik på fanen Tilladelser og sæt nedenstående tilladelser. Introduktion.doc Ver F.M.T. 365

368 Øvelse 12 Microsoft Outlook Introduktion Figur 495 Opret igen en ny Offentlig mappe som en undermappe i din egen mappe. Kald mappen Privat. Mappen skal indeholde s og post-emner. Fjern eventuelle tilladelser så ingen andre end du selv har adgang til mappen. Kopier en fra din Indbakke over i mappen med dit eget navn. Kopier derefter en fra Indbakken over i mappen privat. Afvent at dine medkursister gør det samme. Afprøv derefter om du kan læse en i én af de andre kursisters mappe. Afprøv nu om du kan se og læse s fra én af de andre kursisters private mappe. Rediger egenskaben for mappen Privat, så den ikke længere er synlig for andre F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

369 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 13 Øvelse 13 Formål Arbejde med Offentlige mapper. Hvis du deltager i en arbejdsgruppe, kan I med fordel oprette en offentlig mappe til de emner som gruppen behandler. Henvisning Arbejde med offentlige mapper se side 223. Øvelse Opret en offentlig mappe til s og post-emner, med navnet Budgetgruppe AMILO-?? (anvend navnet på din kursusmaskine). Angiv som en tilladelse at det kun er dig selv og Administrator som har fuld adgang og rettighed til at arbejde i denne mappe. Afprøv om du kan få adgang til de andre kursuseltagerers budgetgruppe-mappe. Hvis du kan, skal du sende en til den ansvarlige og fortælle at rettigheden for mappen er forkert. Introduktion.doc Ver F.M.T. 367

370 Øvelse 13 Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

371 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 14 Øvelse 14 Formål Arbejde med Outlook via Web-Access. Du kan ved hjælp af Outlook Web-Access få adgang til din post fra en vilkårlig computer der er forbundet til dit firmanetværk. Henvisning Forbindelse til Web-Access via Intranettet se side 98. Figur 496 Øvelse Afslut Outlook. Start Internet Explorer. Du ser nu nedenstående skærmbillede, som viser et eksempel på et firmas Intranet eller Internetside. Klik på punktet Remote access. Vælg Remote Access Vælg Ja til at fortsætte i den næste dialogboks. Introduktion.doc Ver F.M.T. 369

372 Øvelse 14 Microsoft Outlook Introduktion Figur 497 Du ser nu log-on siden for at få adgang til din postkasse på Exchange Serveren. Figur 498 Indtast navnet på din kursuscomputer. Din adgangskode er kursus F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

373 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 14 Figur 499 Figur 500 Klik derefter på knappen Log på. Du skal nu se et billede der ligner nedenstående. Undersøg om du kan se dine offentlige mapper. Introduktion.doc Ver F.M.T. 371

374 Øvelse 14 Microsoft Outlook Introduktion Figur 501 Klik her for at returnere til din Indbakke Klik her for at logge af Når du klikker på Offentlige mapper, forsvinder knapperne i Navigationsruden. Hvis du klikker ned i for mange mapper, vil du ikke få mulighed for at vende tilbage til Indbakken ved hjælp af knappen Tilbage. Så må du desværre logge af og derefter logge på igen. Afslut Outlook Web-Access ved hjælp af knappen Log af F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

375 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 15 Øvelse 15 Formål Fremsende en igen. Hvis en ikke når frem til en modtager, kan du gensende den igen, uden at skulle skrive hele en igen. Henvisning Sende en meddelelse igen se side 95. Øvelse Du erfarer nu, at en fra Øvelse 05 med det vedhæftede Excel regneark ikke er nået frem til modtager. Åbn denne fra mappen Sendt post. Aktiver derefter menuen Handlinger/Send denne meddelelse igen. Introduktion.doc Ver F.M.T. 373

376 Øvelse 15 Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

377 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 16 Øvelse 16 Formål Arkivere gammel post. Når du arbejder via en Exchange Server, er der typisk en begrænsning på hvor meget post der må gemmes i din Postkasse. Hvis du overskrider denne begrænsning, vil administrator typisk anmode dig om at slette noget post. Hvis du ikke reagerer på en sådan henvendelse, kan administrator selv rydde op i din Postkasse, hvilket betyder at du risikerer at miste post du gerne vil gemme. Alternativt kan du oprette en tilsvarende postmappe på din egen computer, hvor du kan arkivere gamle postmeddelelser. Henvisning Oprette en datafil se side 247. Øvelse Opret en ny datafil med navnet Arkiv Filen skal gemmes i mappen Kursus. Anvend adgangskoden Flyt alt post som er mere end 1 uge gammel over i mappen Arkiv Luk mappe Arkiv 2004 uden at afslutte Outlook. Åbn mappen Arkiv for at læse gammel post. Introduktion.doc Ver F.M.T. 375

378 Øvelse 16 Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

379 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 17 Øvelse 17 Formål Anvende Ikke til stede-assistent. Hvis du er til møde, har ferie, er syg eller lignende, kan du oprette en meddelelse som fortæller at du er fraværende. Henvisning Standardsvar se side 87. Figur 502 Øvelse Aktiver menuen Funktioner/Ikke til stede-assistent mens du har fokus i en postmappe. Opret en besked der ligner nedenstående og aktiver assistenten. Send en til én af dine medkursister for at se hvilken tekst kursisten har valgt. Når du har testet at det virker, kan du deaktivere Ikke til stedeassistent. Introduktion.doc Ver F.M.T. 377

380 Øvelse 17 Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

381 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 18 Øvelse 18 Formål Anvende værktøjet Uønsket post. Henvisning Hvis du ofte modtager reklamer eller anden post fra bestemte afsendere, kan du blokere post fra disse afsendere ved hjælp af værktøjet Uønsket post. Figur 503 Øvelse Marker en postmeddelelse fr en afsender som du ønsker at blokere fremover. Marker den meddelelse du ønsker at blokere Aktiver menuen Handlinger/Uønsket /føj afsender til liste over blokerede afsendere. Introduktion.doc Ver F.M.T. 379

382 Øvelse 18 Microsoft Outlook Introduktion Figur 504 NB! Den blokerede meddelelse vil blive fjernet fra Indbakken og overført til mappen Uønsket . Du kan ikke anvende Uønsket på personer som er registreret på den samme Exchange Server som dig selv F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

383 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 19 Øvelse 19 Formål Arbejde Autosignaturer. Hvis du ofte signerer dine s med teksten: Med venlig hilsen Computereksperterne A/S Per Jensen Kan du med fordel gemme sådanne signaturer i en Autosignatur. Henvisning Anvende signaturer ved oprettelse af s se side 69. Øvelse Opret nedenstående autosignatur med navnet Mvh firma. Anvend dit firmanavn og dit navn i signaturen: Med venlig hilsen Computereksperterne A/S Per Jensen Opret derefter nedenstående autosignatur med navnet Mvh privat. Anvend dit eget navn i signaturen: Med venlig hilsen Per Jensen Telefon: Gør den første signatur til en standard signatur. Send en til instruktøren som viser den første signatur. Introduktion.doc Ver F.M.T. 381

384 Øvelse 19 Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

385 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 20 Øvelse 20 Formål Tilbagekalde en . Henvisning Tilbagekalde en meddelelse se side 92. Øvelse Send en til Administrator med emnet Pauser, hvor du spørger om I ikke har for få pauser. Du finder nu ud af, at en er sendt til den forkerte person. Den skulle i stedet være sendt til Instruktøren. Tilbagekald den mail du sendte til Administrator, og send i stedet en til Instruktøren. Introduktion.doc Ver F.M.T. 383

386 Øvelse 20 Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

387 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 21 Øvelse 21 Formål Arbejde med formularer. Hvis du ikke er tilfreds med de formularer som findes i Outlook, kan du oprette dine egne formularer. Du kan endda få administratoren af Exchange Serveren til at gemme og distribuere dine formularer til dine kolleger. Du skal i denne øvelse oprette en formular til telefonbeskeder. Henvisning Formularer se side 293. Figur 505 Øvelse Følg instruktionen på side 293 og opret en ny formular med navnet Telefonbesked fra AMILO-?? Gem formularen med dette navn i mappen Kursus Gem formularen med samme navn i mappen C:\Kursus, så du senere kan redigere den. Send formularen til Administrator som en vedhæftet fil, og anmod Administrator om at distribuere formularen så dine kolleger kan anvende den. Opret ligeledes en mappe i din Postkasse med navnet Telefonbeskeder. Rediger egenskaberne for denne mappe, så din formular anvendes. Introduktion.doc Ver F.M.T. 385

388 Øvelse 21 Microsoft Outlook Introduktion Figur 506 Send en ny Telefonbesked til den kursist som sidder til højre for dig. Opret derefter en regel, så alle s der modtages som telefonbeskeder automatisk overføres til mappen Telefonbeskeder. Få instruktøren til at sende dig en telefonbesked, så du kan se om din regel virker efter hensigten F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

389 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 22 Øvelse 22 Formål Anvende farver på indgående s. Du kan farvelægge den tekst som vises i Indbakken. Dette betyder at post fra bestemte personer kan vises i én farve, så de er nemmere at finde. Henvisning Følg instruktionen i øvelse. Figur 507 Øvelse Marker et emne i Indbakken fra en bestemt person. Aktiver menuen Funktioner/Organiser. Klik i venstre side på emnet Brug af farver. Vælg derefter den farve du ønsker vist og klik på knappen Anvend farve. Klik her Klik her når du har valgt en farve Introduktion.doc Ver F.M.T. 387

390 Øvelse 22 Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

391 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 23 Øvelse 23 Figur 508 Formål Brug af Grupper. Henvisning Følg instruktionen i øvelsen. Øvelse Du kan gruppere en postmappe, så dine s eksempelvis vises efter afsender. Klik på denne knap Klik i bjælken for Indbakken på feltknappen Fra. Outlook grupperer nu dine Indbakke efter afsender. Introduktion.doc Ver F.M.T. 389

392 Øvelse 23 Microsoft Outlook Introduktion Figur 509 Figur 510 Aktiver menuen Vis/Vis/skjul grupper/skjul alle grupper. Vælg denne menu Outlook viser nu din post med en gruppebjælke for hver afsender F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

393 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 23 Figur 511 Introduktion.doc Ver F.M.T. 391

394 Øvelse 23 Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

395 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 24 Øvelse 24 Formål Arbejde med Kalender Henvisning Kalender se side 109. Figur 512 Øvelse Skift til værktøjet Kalender. Denne streg symboliserer det aktuelle klokkeslæt Dobbeltklik på klokken 14:00 i den viste dag, og opret en aftale fra med emnet Tandlæge. Introduktion.doc Ver F.M.T. 393

396 Øvelse 24 Microsoft Outlook Introduktion Figur 513 Angiv dig selv som Optaget. Luk derefter aftalen. Opret derefter en fridag for dig selv i næste uge. Du bestemmer selv hvilken dag du vil have fri F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

397 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 25 Øvelse 25 Formål Tilpasse Outlook for mødeindkaldelser. Hvis du automatisk skal acceptere mødeindkaldelser fra andre, kan du indstille din kalender til at blive opfattet som en ressourcekalender. Henvisning Følg instruktionen i øvelsen. Figur 514 Øvelse Aktiver menuen Funktioner/Indstillinger og klik på knappen Kalenderindstillinger. Klik her Klik på knappen Ressourceplanlægning. Introduktion.doc Ver F.M.T. 395

398 Øvelse 25 Microsoft Outlook Introduktion Figur 515 Klik her Figur 516 Sæt nedenstående indstillinger. Sæt disse indstillinger Når du klikker på OK knappen vil Outlook spørge om du automatisk ønsker at tildele andre adgang til din kalender. Vælg Ja F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

399 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 26 Øvelse 26 Formål Indkalde andre til et møde. Henvisning Indkalde andre til en aftale se side 118. Figur 517 Øvelse Indkald den person som sidder til højre og ventre for dig, til et møde i næste uge. Kald mødet for Afdelingsmøde Amilo-?? i emnefeltet. Mødet skal vare mellem kl Du vælger selv en dag for mødet hvor I alle har tid. Når mødet er registreret skal du reserve tidspunktet i den Offentlige Kalender Mødelokale 1. Registrer mødet i denne kalender Introduktion.doc Ver F.M.T. 397

400 Øvelse 26 Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

401 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 27 Øvelse 27 Formål Arbejde med gentagne aftaler. Henvisning Oprette tilbagevendende aftaler se side 111. Øvelse Opret en gentagen aftale som afholdes hver tredje torsdag mellem kl kald aftalen for Afdelingsmøde Amilo-??. Aftalen skal forekomme 14 gange. Husk at registrere dig selv som optaget. Introduktion.doc Ver F.M.T. 399

402 Øvelse 27 Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

403 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 28 Øvelse 28 Formål Kopiere en til kalenderen. Hvis du modtager en du skal følge op på, kan du kopiere den til den kalender. Henvisning Gemme postmeddelelser i kalenderen se side 54. Figur 518 Øvelse Find den postmeddelelse hvor du bliver spurgt om du vil købe flybilletter til møde i Århus (Øvelse 09). Træk postmeddelelsen fra Indbakken over i din Kalender. Træk denne meddelelse ned i kalender ikonet Introduktion.doc Ver F.M.T. 401

404 Øvelse 28 Microsoft Outlook Introduktion Outlook oprette automatisk en aftale som viser indholdet af e- mailen. Figur F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

405 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 29 Øvelse 29 Formål Arbejde med Kontaktpersoner. Henvisning Kontaktpersoner se side 155. Oprette flere kontaktpersoner fra samme firma se side 168. Udskrivning - se side 211. Figur 520 Øvelse Skift til Kontaktpersoner. Opret nedenstående kontaktperson. Opret og tildel kategorien Samarbejdspartnertil kontaktpersonen. Introduktion.doc Ver F.M.T. 403

406 Øvelse 29 Microsoft Outlook Introduktion Figur 521 Figur 522 Opret dernæst denne kontaktperson F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

407 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 29 Figur 523 Figur 524 Tilføj kontaktpersonen Gert Hansen til firmaet Centerplan A/S. Gert er også projektudvikler men har ingen . Kopier de kontakter som vises i den Offentlige mappe F.M.T. Kurser Contacts over i dine egne Kontaktpersoner. Introduktion.doc Ver F.M.T. 405

408 Øvelse 29 Microsoft Outlook Introduktion Figur 525 Figur 526 Aktiver igen dine Kontaktpersoner. Vælg fra væktøjslinjen Avanceret at du vil se Detaljeret adressekort. Vælg derefter at du ønsker at se dine kontaktpersoner efter Firma. Du skal skjule alle grupper for at få et overblik over firmaoversigten F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

409 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 29 Figur 527 Figur 528 Udskriv gruppen Centerplan A/S i notatformat. Du har ikke dgang til nogen printer, men kan anvende Vis udskrift i stedet. Udskriv derefter alle firmaer i tabelformat. Introduktion.doc Ver F.M.T. 407

410 Øvelse 29 Microsoft Outlook Introduktion Figur F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

411 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 30 Øvelse 30 Formål Oprette et Visitkort. Du kan gemme oplysninger om dig selv som et Visitkort, og fremsende dit visitkort som en Autosignatur. Henvisning Følg instruktionen i øvelsen. Figur 530 Øvelse Opret dig selv som kontaktperson med dine personlige detaljer (navn, stilling, firma, adresse og så videre). Gem oplysningerne mens de vises på skærmen. Aktiver menuen Filer/Eksporter til vcard-fil. Accepter det viste navn og placering. Aktiver menuen Funktioner/Indstillinger/Postformat. Opret en ny signatur og navngiv signaturen med dit eget navn. Introduktion.doc Ver F.M.T. 409

412 Øvelse 30 Microsoft Outlook Introduktion Figur 531 Figur 532 Klik på knappen Næste og vælg typen Visitkort. Find dit eget vcard F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

413 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 30 Udfør signaturen. Vælg derefter at signaturen Mvh Firma skal være standard. Opret en til dine medkursister og instruktøren hvor du fremsender dit Visitkort som en signatur. Indsæt dit navn i emnelinjen. Skriv i en at modtageren blot skal dobbeltklikke på dit visitkort for at installere det. Introduktion.doc Ver F.M.T. 411

414 Øvelse 30 Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

415 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 31 Øvelse 31 Formål Arbejde med Opgaver. Henvisning Opgaver se side 187. Figur 533 Øvelse Skift til Opgaver. Opret en opgave med emnet Udarbejde strategiplan. Opgaven skal være påbegyndt og have slutdatoen 12. august Opret derefter en opgave med emnet Budget Tildel denne opgave til den kursist som sidder til højre for dig. Opgaven skal være færdig 1. maj Tast [F9] for at synkronisere din Indbakke. Du skal nu selv have modtaget en opgaveanmodning. Accepter opgaven. Åbn derefter opgaven du netop er tildelt. Angiv at opgaven er gennemført med 40%. Send derefter en statusrapport til afsender. Introduktion.doc Ver F.M.T. 413

416 Øvelse 31 Microsoft Outlook Introduktion Kontroller at de viste opgaver vises i din Kalender. Hvis du ikke kan se opgaverne i Kalendervinduet, skal du aktivere menuen Vis/Opgaveblok F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

417 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 32 Øvelse 32 Formål Oprette en stedfortræder. Du kan oprette en stedfortræder som skal varetage din post og aftaler, mens du eksempelvis har ferie. Henvisning Stedfortrædere ved ferie eller sygdom se side 197. Øvelse Tildel kursisten til venstre for dig rettigheden som stedfortræder. Din stedfortræder skal have fuld adgang til din Indbakke, Kontaktpersoner samt Kalender. Send en til stedfortræderen som oplyser denne om rettighederne. Tast [F9] for at synkronisere din Indbakke. Du skal nu se en mail som oplyser at du er blevet stedfortræder. Åbn den persons Indbakke, Kontaktpersoner og Kalender som du er blevet stedfortræder for. Send en på vegne af den pågældende person til Administrator. Opret en aftale kaldet Møde med revisor i den pågældende persons kalender. Opret derefter en opgave kaldet Arranger firmaskovtur for den pågældende prson. Deaktiver din egen stedfortræder. Prøv om du kan åbne Indbakken for en af de andre kursister. Det burde ikke være muligt, da alle nu burde have deaktiveret deres stedfortræder. Hvis du kan åbne Indbakken (din medkursist sover i timen) skal du sende en til Instruktøren og oplyse at du ønsker at gå 25% ned i løn. Introduktion.doc Ver F.M.T. 415

418 Øvelse 32 Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

419 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 33 Øvelse 33 Formål Få adgang til firmaets ferie-kalender. Henvisning Share Point Server se side231. Øvelse Afslut Outlook. Åbn Internet Explorer. Vælg under hjemmesiden for F.M.T. Kurser at du vil se feriekalenderen. Opret en aftale på 1 dag i feriekalenderen over de to næste uger. Vælg at du vil se denne kalender i Outlook. Luk Internet Explorer og start Outlook. Kontroller at du kan se feriekalenderen. Introduktion.doc Ver F.M.T. 417

420 Øvelse 33 Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

421 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 34 Øvelse 34 Formål Arbejde med gruppekalendere. Henvisning Gruppe tidsplaner se side 139. Øvelse Opret en gruppetidsplan kaldet Min afdeling. Tilføj dig selv samt din venstre og højre sidemand til gruppen. Introduktion.doc Ver F.M.T. 419

422 Øvelse 34 Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

423 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 35 Øvelse 35 Formål Anvende et Arbejdsområde på en Server. Henvisning Sende post med vedhæftede filer se side 39. Figur 534 Øvelse Opret i en Excel fil et minibudget efter eget valg. Gem filen med dit eget navn i mappen Kursus, eksempelvis Budget Amilo-??. Send denne fil som en vedhæftet fil i en til din højre sidemand. Den vedhæftede fil skal gemmes i et arbejdsområde på Serveren. Når arbejdsområdet er oprettet på Serveren vil du modtage en kvittering i form af en . Introduktion.doc Ver F.M.T. 421

424 Øvelse 35 Microsoft Outlook Introduktion Figur 535 Figur 536 Synkroniser din Indbakke. Åbn det budget du netop har modtaget fra din venstre sidemand. Rediger i budgettet. Du kan åbne vedhæftede filer som er gemt i et arbejdsområde på to måder. Du kan klikke på det link som peger på filen i den mail du modtager, eller du kan åbne filen direkte i arbejdsområdet. Side 39 viser hvorledes du åbner filen direkte fra en, så du vil her se hvorledes du kan åbne filen direkte i arbejdsområdet. Start Internet Explorer. Klik på Documents and Lists. Klik her Klik derefter på Document Workspaces F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

425 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 35 Figur 537 Klik her Klik på det arbejdsområde du vil arbejde i. Introduktion.doc Ver F.M.T. 423

426 Øvelse 35 Microsoft Outlook Introduktion Figur 538 Klik på et arbejdsområde Figur 539 Klik på det dokument du vil arbejde med. Klik på et dokument for at åbne det De ændringer du udfører i dokumentet gemmes i den originale fil i afsenders Kursus bibliotek F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

427 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 36 Øvelse 36 Formål Vise helligdage i en Kalender. Henvisning Følg instruktionen i øvelsen. Figur 540 Øvelse Aktiver din Kalender. Aktiver menuen Funktioner/Indstillinger/Kalenderindstillinger. Klik på knappen Tilføj helligdage. Klik her Du ser nu at de danske helligdage er markeret. Introduktion.doc Ver F.M.T. 425

428 Øvelse 36 Microsoft Outlook Introduktion Figur 541 Figur 542 Tilføj helligdagen for Storbritanien. Flyt til den 25. december 2005 i kalenderen. Kontroller at du kan se de danske og engelske helligdage F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

429 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 36 Figur 543 Helligdage vises her Tip! Flyt til den 6. marts Hvilken begivenhed ser du der? Slet de engelske helligdage fra kalenderen. Du kan ikke slette helligdage efter samme metode som de tilføjes. Du skal skifte til visningen Begivenheder. Marker alt som hedder Storbritannien i kolonnen Placering og tast [Delete]. Figur 544 Vælg denne visning Marker alt som hedder Storbritannien i kolonnen Placering og tast Delete Introduktion.doc Ver F.M.T. 427

430 Øvelse 36 Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

431 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 37 Øvelse 37 Formål Oprette en gentagen opgave. Henvisning Oprette en gentagen opgave se side 189. Øvelse Opret en gentagen opgave med emnet Bil til service. Opgaven skal udføres den sidste fredag i måneden hver 6 måned. Afprøv hvad der sker, hvis du i Opgaveruden i din Kalender fuldfører den første forekomst af Bil til service. Introduktion.doc Ver F.M.T. 429

432 Øvelse 37 Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

433 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 38 Øvelse 38 Formål Arbejde med genveje. Henvisning Genveje i Outlook Navigationsruden se side 256. Figur 545 Øvelse Prøv om du på egen hånd kan få Outlookvinduet til at vise indholdet af en hjemmeside, eksempelvis som vist nedenfor: Introduktion.doc Ver F.M.T. 431

434 Øvelse 38 Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

435 Microsoft Outlook Introduktion Øvelse 39 Øvelse 39 Formål Arbejde med genveje. Henvisning Genveje i Outlook Navigationsruden se side 256. Figur 546 Øvelse Prøv om du på egen hånd kan få vist de øvrige Microsoft Office programmer i Navigationsruden, eksempelvis som vist nedenfor: Introduktion.doc Ver F.M.T. 433

436 Øvelse 39 Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

437 Microsoft Outlook Introduktion Indeks Indeks. A.pst 18;248 Adgangskode 240 Adressekartotek 284 ADSL 18 ADSL forbindelse 241 Aftaler Foreløbig 129 Ikke til stede 129 Ledig 129 Optaget 129 Aktuel visning 66;169;210 Aktuel visning 289 Alle mapper er opdaterede 84 Autoarkivering 275 Autodatoer 116 Avancerede -indstillinger 266 B Bcc 29 Besvare post 34 Blind Carbon Copy 29 Brevfletning 279;288 Adresseblok 283 Brevfletning 279 Skriv brevet 282 Start dokument 279 Vis flettede data 286 Vælg fra kontaktpersoner i Outlook 280 Vælg modtagere 280 Værktøjslinjen Brevfletning 285 Brevpapir 290 Brugernavn 240 C Carbon Copy 29 Cc 29 D Detaljeret adressekort 165 distributionslister 174 E Egenskaber 145 Enkeltbruger installation 239 Exchange Server 18 F Fejlfinding 289 Den globale adressebog findes ikke 289 Ikke tilstede assistenten er ikke synlig 289 Kan ikke anvende brevpapir 290 Mapper kan ikke filtreres 289 Feriekalender 231 Foretrukne mapper 261 Formatere postmeddelelser 29 Formularer 293 Brugerdefineret felter Værdifelter 303 Juster størrelse 302 Ny Telefonbesked 317 Opret en mappe til telefonbeskeder 309 Sende en telefonbesked 315 Skjule eller vise en formularside 319 Telefonbesked 293 Titeltekster 301 Udgiv formular 308 Værdier Beregnes automatisk 305 Værdi 304 Værdifelter Ja/Nej 303 Værktøjskasse 300 fortrolig 53 Fra-felt 204 Fulde navn 157 Følge op på meddelelser 54 Følsomhed 53 G Gemme postmeddelelser i kalenderen 54 Gentagelsessymbol 113 Give andre tilladelse til at åbne ens kalender145 Gruppetidsplan 139 H Heldags aftaler 114 HTML-format 22;29;290 HTTP 244 I Ikke til stede-assistent 87 Indbakken 19;65 Markere flere emner 68 Indholdsruden 29 Indledning 9 Indstillinger for ledig/optaget tid 272 Indstillinger for skrivebordsbesked 267 Indstillinger for svar og registrering 89 Indstillinger for vedhæftede filer 43 Internet udbyder 18;84 Intranet 98 Invitation 123 IRM 321 Introduktion.doc Ver F.M.T. 435

438 Indeks Microsoft Outlook Introduktion K Kalender 207 Vise flere kalendere på samme tid 152 Kalenderindstillinger 271 Kategorier 168 Udskrivning 169 Kladder 65 Konfiguration af 268 Konfigurer knapper 255 Kontaktpersoner 155;208 Fødselsdag 167 Kategorier 168 Knappen Arbejde 160 Mailadresser 161 Mærkedage 167 Telefonnumre 161 Ægtefælles navn 167 Kvittering for læst post 89 Kvittering for modtaget post 89 L Lever ikke før 32 Log af 102 Læserude 31 M Mappeliste 223 Indbakke 223 Kalender 223 Kontaktpersoner 223 Sendt post 223 Microsoft Excel 41 Microsoft Share Point Server 44 Microsoft Share Point Services 44 Microsoft Word 19 Modem 18;241 Modtage post 30 Mødeindkaldelser Indkalde andre til møder 118 O oft fil 307 Omdirigere svar til en kollega 62 Opfølgningsflag 55 Opgaver 208 Send statusrapport 195 Oprette flere kontaktpersoner fra samme firma 169 Outlook Exspress 17 Outlook i dag 210;221 Outlook Navigationsrude 252 Outlook panel 14 Outlook Web-Access 97 Outlook Web-Access til offentlige mapper 228 Outlook-datafil 247 Overskrifter 27 P Papirclip 42 personlig 53 POP3 serveren 240 Post 207 Postformater 290 Postkasse filen 18 privat 53 Påmindelser 274 R Regedit 252 Registrere aftaler 109 Regler 75 Regler og beskeder 75 Remote Access 98 Remote Web Workplace 104;105 Responsknapper 57 RTF-format 22;29 S Send svar til 62 Sende en meddelelse igen 95 Sendt post 84 Sharepoint Portal Server 98 Signaturer 69 Skrivebordet 184 Slette post 68 SMTP serveren 240 Sortere post 65 Sortere efter feltknapper 65 Sortere efter visning 66 Spam filter 83 Standardsvar 87 Stedfortræder 197 Svar til alle 38 T Tidsplan 121 Tilbagekalde en meddelelse 92 Tilbagevendende aftaler 111 Tilføj 149 Tilladelser 146 Tilladelsesniveau F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2

439 Microsoft Outlook Introduktion Indeks U Udbakke 84 Udskrivning 211 Grupper af s 211 Kalenderoplysninger 218 Kategori af kontaktpersoner 215 Kontaktpersoner 213 Notatformat 216 Oversigt over kontaktpersoner 214 Tabelformat 216 Uønsket 82 V Vedhæfte en fil 39 Vedhæfte filer Indsæt 42 Indsæt som hyperlink 42 Indsæt som tekst 42 Indsæt som vedhæftet fil 42 Vedhæfte flere dokumenter 40 Vedhæftede filer udskrives ikke 69 Videresend 185 Videresende post 38 Virus 31 Vis tidspunkt som 129 Visning 65 Vælg medlemmer 177 Vælg navne 23;174 Værktøjslinjen Avanceret 207 Værktøjslinjen Formatering 30 Æ Ændre en aftale 118 Å Åbne andres kalender 151 Åbne en andens Kalender 202 Introduktion.doc Ver F.M.T. 437

440 Indeks Microsoft Outlook Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 2