Bilag B. Interessentanalyse og gevinster EBST. - undersøgelse af gevinster ved bygningsgeokodning. Notat

Transkript

1 Bilag B til notat om samfundsgevinster ved geokodning af bygninger i Bygnings- og Boligregisteret, BBR EBST Interessentanalyse og gevinster - undersøgelse af gevinster ved bygningsgeokodning Notat Januar 2011

2 2 Indholdsfortegnelse 1 Projektbeskrivelse 3 2 Metode 4 3 Interviewguide 5 4 Dataindsamling 7 5 Tilbagemeldinger 8 6 Konklusion 11

3 3 1 Projektbeskrivelse Bygningsgeokodning betyder at man stedfæster de bygningsinformationer der findes i BBR på et digitalt kort som eksempelvis det fællesoffentlige geografiske administrationsgrundlag (FOT) Det skønnes at godt 1/3 af landets kommuner i dag har gennemført en sådan stedfæstelse af hele eller dele af kommunens bygningsmasse Projektets formål var at undersøge samfundsgevinsterne ved at gøre denne stedfæstelse af BBRs bygninger landsdækkende Som det vil fremgå førte den interessentundersøgelse, der er genstanden for nærværende notat, til en anbefaling om at justere dette formål Dette er beskrevet nærmere i notatets afsluttende afsnit 6 Det digitale matrikelkort anvendes som udgangspunkt for geokodningsprocessen, idet BBR allerede i dag indeholder oplysning om hvilket matrikelnummer enhver bygning er beliggende på Geokodningen tilføjer den yderligere information om, præcis hvor på grunden bygningen ligger Geokodningsprocessen resulterer således i, at der tilføjes et sæt datareferencer (koordinater, datalinks/nøgler el) både til BBR og til det digitale grundkort Dermed skabes en unik og entydig datanøgle som kan bruges til at sammenkoble data fra BBR med koordinater og bygningsobjekter i digitale kort De forventede gevinster var bedre arbejdsgange som følge af de muligheder som bygningsgeokodning vil give i form af en sammenkobling af registerdata fra bla BBR med digitale grundkort Derudover har erfaringer fra tidligere projekter i kommunerne vist at arbejdet med bygningsgeokodning som sideeffekt kan påpege en del fejlregistreringer i BBR og krydsreferenceregisteret Ved at rette disse fejl opnås en ændring (fald/stigning) i ejendomsværdiskatter, dækningsafgifter og evt udligningsordninger

4 4 2 Metode Undersøgelsen blev gennemført ud fra en antagelse om, at gevinsterne ved bygningsgeokodning skal findes ved bedre arbejdsgange og processer Evt kommunale indtægter ved fejlretning af BBR vil formentlig kunne kan opnås uden en systematisk bygningsgeokodning og medfører ikke let dokumenterbare samfundsøkonomiske gevinster i form af sparede ressourcer eller øget produktivitet Projektgruppen udarbejdede først en bruttoliste over mulige interessenter og arbejdsgange På basis af bruttolisten blev der udvalgt en række interessenter som blev interviewet i forbindelse med dataindsamlingen Derefter blev der fremstillet en kort præsentation af ideerne og teknikken i bygningsgeokodning som kunne anvendes i forbindelse med interviews og workshops De anvendte metoder til dataindsamlingen har været: Interviews med udvalgte interessenter Telefoninterviews og kontakt til yderligere interessenter Besøg hos Odense Kommune som har gennemført en geokodning af alle kommunens bygninger Workshops med relevante statslige styrelser

5 5 3 Interviewguide Som grundlag for de gennemførte interviews og workshops mv blev ideen og princippet for bygningsgeokodning forklaret bla ved hjælp af illustrationer som den der gengives på den følgende side Derefter er der fokuseret på at indsamle oplysninger om evt optimering af nuværende arbejdsgange/ processer ved hjælp af de muligheder bygningsgeokodningen kan give Endelig er der spurgt til evt nye anvendelsesmuligheder for allerede eksisterende data som følge af den sammenkobling til digitale grundkort som kan skabes af bygningsgeokodning De interviewede er blevet lovet at evt oplysninger om besparelser som følge af bygningsgeokodning og/eller betalingsvillighed for de nye muligheder kun gengives i overordnet form eksempelvis som nationale potentialer Formålet var naturligvis at undgå at oplysninger som kunne skade virksomheden/organisationen blev fortiet

6 6 Figur 1: Illustration af resultatet af en entydig stedfæstelse af BBRs bygninger: De enkelte bygninger kan identificeres og afgrænses eksakt på et kort ved hjælp af en polygon (omridset af bygningen) - i eksemplet her er kortet et ortofoto

7 7 4 Dataindsamling Interviews og workshops er primært gennemført af COWI men også af deltagere fra projektgruppen Der er i perioden gennemført interviews/telefoninterviews med: Rigspolitiet Københavns brandvæsen Odense brandvæsen Falck Københavns kommune, ejendomme TDC Realkreditinstitut, BRF Projekt "digital byggesagsbehandling Odense Kommune FOT KL Rådgivende konsulenter (COWI) Byggesagkyndige, Bolius Ejendomsmæglere, Colliers OIS distributører, Geomatic Der er afholdt workshops med: Slots og Ejendomsstyrelsen Sundhedsstyrelsen By og Landskabsstyrelsen Kulturarvsstyrelsen Kort og Matrikelstyrelsen Erhvervs- og Byggestyrelsen

8 8 5 Tilbagemeldinger Hovedkonklusionen fra interviews og workshops var, at det var meget vanskeligt at finde konkrete eksempler og dokumentation af kvantitative gevinster i form af sparet arbejdstid eller øget produktivitet ved at anvende stedfæstede bygningsdata Fælles for alle interessenterne har været, at en systematisk anvendelse af kort- og geodata endnu er på et absolut begynderstadium Blandt de parter, der anvender digitale kort i deres forretningsprocesser, ses der stadig væsentlige udfordringer alene ved at stedfæste data på adresseniveau; derfor forekommer det svært at forestille sig hvilke yderligere gevinster der kan opnås ved den endnu mere detaljerede stedfæstelse af data på bygningsniveau De private virksomheder som realkredit, konsulenter, ejendomsmæglere mfl Tilbagemeldingen er, at der kan være flere kvalitative gevinster ved en at kunne præsentere data fra BBR og OIS på digitale kort Det er primært ved forberedelse af sager at denne tilgang kan gøre det lettere at skaffe flere informationer Der er således begrænsede besparelser men måske bedre kvalitet i forberedelsen Der er endnu få praktiske erfaringer med og kendskab til brug af GIS og integrerede kort og registerdata Flere af de private virksomheder udtalte at deres behov i dag dækkes rimeligt af OIS data kombineret med luftfotos som eks Google Earth Fælles for denne gruppe er at bygningsgeokodningen skal være national for at give gevinster Kommunerne Det har ikke været muligt at dokumentere direkte økonomiske gevinster i form af sparet tid eller øget produktivitet i kommunerne De projekter der allerede er gennemført har typisk været drevet af ildsjæle på GISog registerområdet, og ud fra overbevisning om, at en systematisk stedfæstelse af BBRs bygninger vil resultere i en række kvalitative gevinster og i en bedre datakvalitet og opretning af fejl Blandt de kvalitative gevinster er at bygningsgeokodning har givet nye muligheder i forbindelse med formidling og kommunikation Således kan Odense Kommune præsentere udvalgte BBR oplysninger for borgerne på digitale kort på kommunens

9 9 hjemmeside, hvilket kan bruges i forbindelse med særlige indsatser, feks synliggørelse af ulovligt byggeri Når det har været vanskeligt at dokumentere direkte gevinster i kommunerne i form af forenklede eller forkortede arbejdsgange, skyldes det bla at et af de vigtige kommunale processer på bygningsområdet byggesagsbehandlingen først i disse år er under digitalisering, og at en integreret anvendelse af digitale kort heri endnu befinder sig på begyndertrinnet Eksempelvist er der i DOB-projektet (Digital Offentlig Byggesagsbehandling) enighed om, at en integreret, digital byggesagsbehandling som både inddrager ejerens forberedelse af byggeansøgning og den efterfølgende intelligente opdatering af BBR og andre registre mm, forudsætter at ejendommens bygninger kan identificeres entydigt på et detaljeret digitalt grundkort (som FOT) Fælles for kommunerne er at opnåelsen af deres gevinster ikke kræver en national bygningsgeokodning, men blot at bygningerne i kommunen bliver stedfæstet Styrelser Fælles for de fleste styrelser er at bygningsgeokodningen skal være national for at det kan medføre gevinster Flere styrelser herunder, BLST, KMS og EBST har angivet konkrete gevinster som følge af bygningsgeokodning Disse gevinster er typisk relateret til planlægningsopgaver og forvaltningsopgaver, eksempelvis hvor afstanden til nabobebyggelse, beskyttelseslinier ol er en væsentlig parameter De forventede og dokumenterebare gevinster fra de beskrevne eksempler er dog relativt beskedne og kan ikke som sådan opveje omkostningerne til en national bygningsgeokodning Det er også her en del af billedet, at forretningsområder og -processer hvor man må antage at en præcis stedfæstelse af BBR-oplysninger kan have sit største gevinstpotentiale, endnu kun har en sporadiske anvendelse af digitale kort Et af de centrale områder er formentlig bygningsadministration, bygningsvedligeholdelse, energibesparelser samt lokale- og bygningsdisponering, dvs det såkaldte facilities management 1, hvor ressourceforbruget er betydeligt og hvor gevinstpotentialet ved indførelse af GIS-, geodata og digitale kort ligeledes vil være stort Inden for det offentlige område er facilities management især vigtig på Slots- og Ejendomsstyrelsens område, på hospitalsområdet i regionerne og i kommunernes drift af kommunale bygninger 1 Wikipedia: ( ) Facility management is performed during the operational phase of a facility or building s life cycle, which normally extends over many decades It represents a continuous process of service provision to support the owner s core business and one where improvement is sought on a continuous basis The support of administrative facility management through information technology is identified as computer-aided facility management (CAFM)

10 10 Der må tilsvarende forventes at være et væsentlig fremtidigt gevinstpotentiale på forsynings-, energi- og klimaområdet Udrykning og beredskab Politiet og Falck arbejder i dag med GPS og digitale kort på adresseniveau, og udtrykker at deres primære udfordringer er knyttet til uoverensstemmelser i de offentlige adresser, forkerte rutevejledninger og stedangivelser uden officielle adresser (feks i forbindelse med drukneulykker) I København og Odense anvender brandvæsenet allerede i dag bygningsgeokodning primært i forbindelse med planlægningen Beredskabsparterne har peget på at en geokodning af alle udrykninger vil kunne betyde, at der dannes data til efterfølgende brug for et risikodimensioneret beredskab Ligeledes vil vil en stedfæstelse af BBRs bygningsoplysninger give mulighed for at indsatslederen allerede på vej et brandsted kan danne sig et overblik over nabobygningernes anvendelse (feks til beboelse eller erhverv), etageantal, tagmateriale (feks tegl- eller paptag) osv Selvom dette er en klar kvalitativ fordel, har det ikke været muligt at kvantificere en sådan gevinst økonomisk I denne gruppe er kravene til bygningsgeokodning lidt forskellige som følge af varierende dækningsområde Således vil brandvæsenet ofte kun skulle bruge en lokal bygningsgeokodning mens politiet vil være afhængig af en national bygningsgeokodning

11 11 6 Konklusion På baggrund af de indsamlede data konkluderer COWI, at de dokumenterede og kvantificerbare gevinster ved en landsdækkende geokodning på nuværende tidspunkt næppe vil føre til en positiv business case, hvis man tager de samlede omkostninger til investering i it-understøttelse (infrastruktur) og til kommunernes praktiske gennemførelse af opgaven i betragtning Udfordringen ved at dokumentere tilstrækkelige gevinster består ikke mindst i, at der pt er fundet få eksempler på en systematisk anvendelse af kort- og geodata indenfor de undersøgte områder I dette lys opfattes en relativt avanceret, integreret anvendelse af stedfæstede bygningsdata ikke som værende lige for Undersøgelsen tyder dog på at gevinsterne potentielt findes, og derfor sandsynligvis vil kunne dokumenteres på et senere tidspunkt, når den professionelle anvendelse af BBR-, FOT og andre geodata bliver mere udbredt Digital byggesagsbehandling, facilities management samt forsynings- og energi-/klimaområdet er nævnt som områder hvor sådanne gevinster kan opstå Det er ligeledes ikke udelukket at man, ved at fokusere på et enkelt område, feks bygninger i offentlig eje, vil kunne påvise en positiv business case Selv om det ikke har kunnet dokumenteres med den sikkerhed som kræves for en kvantitativ gevinstopgørelse, er det ligeledes vurderingen at der i kommunerne kan findes både kvalitative og kvantitative gevinster, som kan begrunde at enkelt-kommuner i dag beslutter at igangsætte en systematisk stedfæstelse af deres bygninger På baggrund af ovenstående anbefaler COWI, at formålet med business casen reformuleres, således at den alene fokuserer på at etablere de væsentlige elementer i en it-infrastruktur for entydig geografisk stedfæstelse af bygninger Herefter vil business casens gevinster opstå som følge af en forenkling og billiggørelse af arbejdet for de kommuner, som af egen drift beslutter at i gangsætte processen Hertil kommer de gevinster som opstår når de data som ca 1/3 af kommunerne allerede har dannet, kan lagres og ajourføres på en standardiseret og kosteffektiv måde