Udbudsmateriale Nyt CMS til AARHUSbolig

Transkript

1 Udbudsmateriale Nyt CMS til AARHUSbolig

2 INDHOLD 1. INDLEDNING BESKRIVELSE AF AARHUSBOLIG DEMO LOG IN ORDREGIVER KONTAKTINFORMATIONER DEN UDBUDTE OPGAVE OG TIDSPLAN LEVERANCEN TIDSPLAN MÅLGRUPPE SAMARBEJDSPARTNERE OG IT SET UP IT-SYSTEMER OG BRUGERGRÆNSEFLADER* BILAG HOSTING KRAVSPECIFIKATION FORM- OG PROCEDUREKRAV TILBUDSFRIST INDLEVERING AF TILBUD SPROG HONORAR OG OMKOSTNINGER FORBEHOLD SPØRGSMÅL OG SVAR ÅBNING AF TILBUD INDKALDELSE TIL PRÆSENTATION BETALING EFTER INDGÅELSE AF KONTRAKT KRITERIER FOR TILDELING AF OPGAVEN Side 1 af 15

3 1. INDLEDNING AARHUSbolig er et ventelistesamarbejde mellem alle almene århusianske boligorganisationer. AARHUSbolig ønsker at få udviklet en ny hjemmeside, der skal give et tidssvarende indtryk, hvor brugeren navigerer intuitivt og benytter siden på flere platforme tablet, mobil, laptop og pc. Opgaven omfatter både et nyt CMS, samt implementering af ny struktur og design af sitet. Målet er at give brugeren en oplevelse af et overskueligt og let forståeligt site. Selvbetjening er i højsæde på sitet og vi tilbyder brugeren at kunne tilmelde sig, ændre boligønsker, betale årligt gebyr mv. uden at skulle være afhængig af boligorganisationernes åbningstider. CMS løsningen skal være baseret på åbne og udbredte standarder. AARHUSbolig er åbne overfor valg af CMS og vil lade den enkelte tilbudsgiver vurdere og redegøre for hvilken løsning, der bedst kan indfri de krav og ønsker, der er beskrevet i udbudsmaterialet inkl. alle bilag. 1.1 Beskrivelse af AARHUSbolig Samarbejdet i AARHUSbolig er unikt i Danmark, da det som det eneste giver boligsøgende adgang til boliger for kun 100 kr. årligt. Boligsøgende kan vælge en digital tilbudsløsning, hvor alle bolig tilbud kommer på og sms, eller man kan vælge brevløsning: E-tilbud 100 kr. pr. år Brevtilbud 300 kr. pr. år Der differentieres på pris, da der er færre administrative omkostninger ved e-tilbud end brevtilbud. Med brevtilbud kan kunden ringe ind og sige ja eller nej tak til bolig, og kunden kan få hjælp til opskrivning. Vælger kunden e-tilbud skal kunden selv stå for opskrivning og svare på tilbud via AARHUSbolig har over kunder. Af dem er ca aktivt boligsøgende, mens resten er i bero. Af de aktivt søgende har 95 % valgt løsningen e-tilbud. Når den boligsøgende får tildelt en bolig igennem AARHUSbolig, overgår han til den enkelte boligorganisation, der laver lejekontrakt osv. AARHUSbolig er kun et ventelistesystem og ikke en boligorganisation. Læs mere på Demo log in Til brug for tilbudsgiver er oprettet en demo bruger med følgende oplysninger Brugernummer: Password: MFBGG7J3 Der er tilknyttet følgende aarhusboligdemo@gmail.com med password: demodemo Side 2 af 15

4 2. ORDREGIVER Ordregiver under udbudsforretningen er: AARHUSbolig C/O AAB Langelandsgade Aarhus C CVR: Projektledelsen af AARHUSbolig.dk går på skift mellem boligorganisationerne. Den overordnede projektledelse er i øjeblikket hos AL2bolig 2.1 Kontaktinformationer Eventuelle spørgsmål stilles pr. eller telefon til: Berit Frydendal, AL2bolig kommunikationskonsulent bf@al2bolig.dk Projektgruppen, der koordinerer dette projekt er: Berit Frydendal, projektleder, AL2bolig, bf@al2bolig.dk Mogens Bøgh Vindbjerg, Boligkontoret Århus, mv@bk-aarhus.dk Betina Højmark, Arbejdernes Andels Boligforening, bhs@aabnet.dk Side 3 af 15

5 3. DEN UDBUDTE OPGAVE OG TIDSPLAN 3.1 Leverancen Leverancen omfatter levering og implementering af CMS til Herunder: CMS system Integration af design og opbygning af IA. Migrering og implementering af data fra nuværende CMS og fra E-bolig Dokumentation Se bilaget tilbudsliste for udspecificering af leverancen og optioner. Optioner skal indgå i det samlede tilbud jf. tilbudslisten, men vil ikke nødvendigvis blive tilkøbt. Dog indgår optioner i den samlede tilbudsvurdering. 3.2 Tidsplan AARHUSbolig forventer at sitet udvikles, og løsningen implementeres fra juli 2014 til december Udbuddet offentliggøres 3. juni 2014 på: og Fra 3. juni til fredag den 13. juni kl. 12, kan der stilles spørgsmål til udbuddet. Se afsnit 7.6 Spørgsmål og svar offentliggøres på tirsdag den 17. juni kl. 12. Side 4 af 15

6 4. Målgruppe I tilbuddet skal følgende brugertyper tages i betragtning. BR-1 besøger for at få et indblik i mulighederne for bolig BR-2 Aktiv boligsøgende: betaler årligt ventelistegebyr og får løbende tilbud BR-3 Boligsøgende i bero: betaler årligt gebyr for at bevare anciennitet, men søger ikke aktivt bolig BR-4 Administrative brugere: webmastere, der opdaterer indhold og opretter nye kategorier. Side 5 af 15

7 5. SAMARBEJDSPARTNERE OG IT SET UP I relation til leverancen bemærkes, at valgte leverandør forventes at indgå i et samarbejde med kommunikationsbureauet CZOO, samt EG Datainform for at implementere løsningen. Den valgte CMS leverandør vil primært samarbejde med projektgruppen, men ad hoc grupper med repræsentanter fra AARHUSbolig kan også forventes at indgå i samarbejdet. 5.1 IT-systemer og brugergrænseflader* bilag Det nye CMS skal integrere data fra E-bolig, der er det fælles ventelistesystem. Datahentning sker via en ASP.Net webservice, hvor kald til og data retur formateres som XML. Til kommunikation med webservicen bruges SOAP. På webservicens startside er alle metoderne listet med korte beskrivelser af, hvad de bruges til. Herfra er det også muligt at få en WSDL beskrivelse af hele webservicen. E-bolig leveret af EG Datainform. E-bolig indeholder alle data om opnoterede, boligtyper og boligafdelinger. Nuværende CMS er Synkron Via Der er følgende brugergrænseflader: Frontend CMS - for BR-1, BR-2 og BR-3. Backend CMS - for BR-4. Backend E-bolig benyttes af udlejningsmedarbejdere i AARHUSbolig. 5.2 Hosting AARHUSbolig har en hostning aftale med Eg Datainform, som fortsættes med nyt CMS. Side 6 af 15

8 6. KRAVSPECIFIKATION AARHUSbolig forventer, at der som del af projektet er en specifikationsfase, hvor der laves en udførlig og endelig kravspecifikation. På den baggrund tilpasses løsningen, og der prioriteres i funktioner. Sammen med kravspecifikation skal sammenholdes med den nuværende løsning (se demo log in i bilag) design øvrige bilag Listen af krav-id og bilagssider er ikke udtømmende, men anses sammen med nuværende løsning som mindstekrav. Mindstekrav skal altid opfyldes, idet tilbuddet ellers vil blive betragtet som ikke konditionsmæssigt. Tilbudsgiver garanterer således ved afgivelse af tilbud at samtlige mindstekrav kan opfyldes. Ved krav-id markeret med * henvises til uddybende materiale i bilagssiderne. Hovedparten af krav-id vises i designfilerne. Krav-id: 6.01 Webservices og migrering af data* se bilag Tilbudsgiver skal have betydelig erfaring med datahentning via webservices. Referencer til tilsvarende projekter ønskes dokumenteret i tilbuddet. Krav-id: 6.02 Browseruafhængighed Der ønskes en løsning, der fungerer i browsere repræsenteret i top ti for mest brugte browsere i Danmark se bl.a. Krav-id: 6.03 ydeevne og opdatering af data AARHUSbolig har dagligt besøgende. Brugerne svarer på tilbud, tilføjer ønsker til venteliste, får tilsendt kode, foretager betalinger m.m. Der er derfor krav om øjeblikkelig opdatering af data. Tilbudsgiver bedes redegøre for responstid og eventuelle udfordringer i forhold til dette. Krav-id: 6.04 Dokumentation Ved leverance skal følgende dokumentation medgives. Dokumentation af systemets opsætning. Programkode Driftsvejledening -beskrivelse af rutiner for backup og restore Beskrivelse af periodiske driftsrutiner, herunder data optimering og oprydning Side 7 af 15

9 Krav-id: 6.05 Design* Der leveres hoveddesign og principdesign af udvalgte sider og funktioner. Designet er responsive og principdesign er baseret på tabletvisning og desuden en mobilvisning. Ud fra hoveddesign og principdesign forventes tilbudsgiver at kunne integrere sideskabeloner for alle typer af indholdssider. I specifikationsfasen vil kommunikationsbureau indgå i samarbejde med valgte leverandør for at opnå den optimale løsning. Krav-id: 6.06 CMS Det skal være muligt at tildele differentierede brugerrettigheder til redaktører og administratorer. Der forventes en høj grad af fleksibilitet og for redigering af indhold. Det forventes at redaktører/administratorer på en enkelt måde kan flytte rundt på indhold. Det skal være muligt at genbruge og flytte indhold (artikler) på tværs af hjemmesiden, og stadig kun opdatere indhold i artiklen et sted. Krav-id: 6.07 Søgemaskineoptimeret SEO Det skal være muligt at søgemaskineoptimere hjemmesiden ud fra følgende anbefalinger URL s skal være refererbare, friendly URL s. Sider/indhold skal kunne flyttes rundt uden at links brydes Krav-id: 6.08 Printvenlig udskrift Det skal være muligt at lave en printvenlig udskrift af bolig/afdelingsinformation, i stil med salgsopstillinger fra ejendomsmæglere. Krav-id: 6.09 Publicering af nyheder/indhold Det skal være muligt at vælge fremtidig publicering af nyheder/indhold, og ikke kun øjeblikkelig publicering. Krav-id: 6.10 Stavekontrol på dansk i webeditor CMS webeditor skal indeholde velfungerende stavekontrol på dansk. Krav-id: 6.11 Statistik Google analytics opsætning skal være en del af leverancen. KPI og indhold af statistik i rapporter aftales ml. projektgruppe og leverandør i specifikationsfasen. Side 8 af 15

10 Krav-id: 6.12 Stamdata/Personlige oplysninger* Ved oprettelse udfylder bruger skema, der indgår som stamdata og kan tilgås og redigeres via Min side. Nogle af felterne skal efter oprettelse være rediger bare for bruger, mens andre felter kun kan redigeres af medarbejdere i AARHUSbolig via E-bolig. Krav-id: 6.13 Valg af tilbudsløsning Der skal ved oprettelse vælges tilbudsløsning. E-tilbud: og SMS eller Brevtilbud Der skal foretages valg imellem de to løsninger. Der er forskellige priser pr. løsning. Vilkår skal accepteres og herefter vælges betaling via kort med øjeblikkelig betaling, eller der vælges betaling via girokort, der fremsendes til bruger. Brugeren tildeles først brugernavn og kode ved betaling. Bruger kan senere ændre valg af tilbudsløsning. Dette udløser ekstrabetaling ved overgang fra e-tilbud til brevtilbud. Krav-id: 6.14 Log in Brugeren logger ind ved hjælp af brugernummer og password, der automatisk tildeles ved oprettelse. Der skal være link til glemt brugernavn og glemt kode, så brugeren kan resette. Glemt kodeord og brugernavn leveres via mail eller sms, der er registreret på bruger i stamdata. Ved fejlindtastning angives Forkert brugernummer eller kodeord Ved ingen registrering af mail eller sms, skal bruger kontakte AARHUSbolig. Mulighed for Husk login-funktion ved afkrydsning Tilbudsgiver skal tilkendegive om CMS kan håndtere NEM id til log in, hvis AARHUSbolig ønsker at overgå til Nem ID login. Krav-id: 6.15 Min side Der er kun tilgang til min side ved log in. På Min side samles stamdata/personoplysninger, status for brugeren (aktiv boligsøgende osv.), venteliste og mulighed for at svare på tilbud. Krav-id: 6.16 Min venteliste Funktionen lister de lejemål, bruger er skrevet op til. Der kan vælges mellem hele ventelisten og de 15 første bedste placeringer for brugeren som default. Side 9 af 15

11 Brugeren kan også her fravælge boligen fra ventelisten Funktionen opdateres løbende og vises, når bruger er logget ind, sammen med Afdelingsvisning eller Søgeresultat. Krav-id: 6.17 Mine tilbud* se Uddybende funktionsbeskrivelse Ved log in kan brugeren se de tilbud han har fået. Tilbuddene er opdelt i: Ubesvarede her skal bruger takke ja eller nej til tilbuddet. Under behandling viser tilbud bruger lige har svaret på, og som er under behandling. Tidligere tilbud lister gamle tilbud, her er givet svar. Det konkrete tilbud er linket som PDF (Acrobat Reader link på siden). Krav-id: 6.18 Krav-id Besked service Beskedservice indgår på min side. Beskedservice viser om brugeren har ubehandlede tilbud, om bruger skal forny betaling, opdatere stamoplysninger mv. Krav-id: 6.19 Boligsøgning Alle brugere skal med og uden login kunne fremsøge boliger. Boligsøgning sker via kriterier og kort. Der skal kunne fritekstsøges i søgefeltet på postnr. adresse, afdelingsnavn mm. Det forventes at der ved indtastning af adresse og afdelingsnavn, by mv. foreslås søgeord. Det vil sige søges der på Aar foreslås Aarhus, søges der på Bakke foreslås bakkefaldet og andre lign adresser. Kortfunktionen og kortvisningen er essentiel for brugerens oplevelse af AARHUSbolig. Ved fremsøgning af bolig skal bruger kunne udvælge kortudsnit, der skal ved mouse over vises boliginformation og ved klik føres brugeren ind på boligafdelingen. Det skal via kortvisningen være muligt at zoome ind på en boligafdeling. Tilbudsgiver bedes redegøre for fordele og ulemper ved opdatering ved klik såvel som instant opdatering, når der tilvælges og fravælges kriterier. Kortfunktionen skal anvende google maps. Reference for brugeroplevelse og funktioner Krav-id: 6.20 Vis søgeresultat - afdelingsvisning * Boligerne listes med visning jf. design. Ved klik til afdelingsvisning beskrives afdelingen med navn og nummer, information om boligtyper, bygningstype, om husdyr er tilladt m.m. Hvis brugeren er logget ind gives flere muligheder, som f.eks. tilføj bolig til ventelisten, se placering på ventelisten til fremsøgte bolig m.m. Krav-id: 6.21 Ledige/udvalgte boliger På forsiden vises et antal ledige og udvalgte boliger og linker til aktuelle Afdelingsvisninger Side 10 af 15

12 Boligerne hentes via E-bolig, hvor de er markeret til at vises på forsiden. Visningen af de afkrydsede skal være omvendt kronologisk rækkefølge i henhold til indflytningsdato. Krav-id: 6.22 Betaling af årligt gebyr Ved oprettelse kan brugeren betale med betalingskort direkte på eller via tilsendt girokort. Det er også muligt at betale det årlige gebyr via Min side. Ved betaling opjusteres dato for næste betaling. Brugeren kan på Min side se angivelse af, hvornår han skal betale næste gang. Ved skift mellem e-tilbud til brevtilbud kræves ekstra betaling. Der skal ved betaling være mulighed for tilmelding til betalingsservice. Al trafik mellem betalingsleverandøren og hjemmesiden skal være SSL-krypteret. I dag foregår betalingerne via Quickpay, hvilket ikke er nødvendigt for den fremtidige løsning. Da håndtering af betalingerne fremover skal foregå i hjemmesideløsningen, som så tilgår forskelige betalingsmetoder i webservicen før og efter betaling. Krav-id: 6.23 Glemt kode eller brugernavn Hvis brugeren glemmer sin kode eller sit brugernavn skal det være muligt at få oplysningerne tilsendt via mail eller sms. Indtastning af enten eller brugernummer Er en af delene korrekt indtastet så udløser det, at der sendes en eller sms til bruger med både kodeord og brugernummer Det skal angives, at mail med kodeord og brugernummer sendes til den e- mailadresse/sms, som er opgivet under brugeroplysninger! Krav id 6.24 Ændring af kodeord Via Min side skal brugeren have mulighed for at ændre kode på en simpel og hurtig måde. Der skal indtastes gammelt kodeord, derefter nyt kodeord der skal bekræftes og derefter gemmes ændringer. Krav-id: 6.25 Beregn placering/ventetid AARHUSbolig giver mulighed for at beregne en placering for ventelisten, selv om den besøgende ikke er logget ind. Funktionen Beregn ventetid/placering skal betragtes som en produktbeskrivelse for AARHUSbolig. Ved at benytte Beregn ventetid/placering -funktionen får en potentiel bruger en ide om, hvad hun vil kunne få for sit årlige gebyr, hvis hun vælger at skrive sig op. Der svares på en række spørgsmål, der efter afgivelse giver et svar på placering på venteliste. Side 11 af 15

13 Krav-id 6.26 Byttebasen Bruger skal ved log in kunne oprette en bolig-byt-annonce. Der udfyldes felter og annoncen oprettes. Bruger skal selv vedligeholde egen bytte annonce. Alle brugere kan se byttebasen, men der kan kun oprettes annoncer af betalende brugere via log in. Side 12 af 15

14 7.. FORM- OG PROCEDUREKRAV 7.1 Tilbudsfrist Tilbudsfristen er fredag den 27. juni kl Indlevering af tilbud Tilbud skal sendes pr. til Betina Højmark, og skal indeholde følgende og navngives som nedenstående: a) Udfyldt tilbudsliste 1. Priser skal angives i danske kroner inkl. moms og andre øvrige omkostninger. b) Udviklingsplaner for CMS et år frem c) Tilbudsgivers økonomi 1. Erklæring med tilbudsgivers samlede omsætning for de seneste tre regnskabsår. 2. Soliditetsgrad for de seneste tre regnskabsår. Soliditetsgraden opgives i procent, og beregnes som samlede egenkapitals værdi i forhold til samlede aktiver. d) Referencer for tilsvarende og betydelige opgaver udført af tilbudsgiver 1. I tilbuddet skal der redegøres for tilbudsgivers tidligere opgaveløsninger med kortfunktioner, svarende til niveauet for AARHUSbolig, jf. design. e) Organisation og bemanding. 1. Herunder antal fastansatte 2. CV for medarbejdere, der prioriteres til løsningen af opgaven. 3. Erfaring med udvikling af anbefalede CMS f) Vurdering af alle krav-id 1. Der angives krav-id nummer med tilbudsgivers vurdering. g) Tidsplan med milepæle 1. Kontraktskrivelse og introduktion til samarbejdspartnere. 2. Specifikationsfase og udviklingsarbejde. 3. Migrering og Implementering. 4. Testperiode 5. Eventuel udvikling og tilretning på baggrund af testperiode. 6. Kursus af redaktører 7. I drift Side 13 af 15

15 7.3 Sprog Tilbuddet skal afleveres på dansk. 7.4 Honorar og omkostninger Tilbudsgiver modtager ikke honorar for udarbejdelse af tilbud. Alle omkostninger og eventuelle tab, der kan opstå i forbindelsen med udarbejdelse og indsendelse af tilbud afholdes af tilbudsgiver. 7.5 Forbehold Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende elementer i udbuddet. Forbehold for grundlæggende elementer i udbuddet indebærer, at tilbuddet vil blive betragtet som ikke konditionsmæssigt. Ikke konditionsmæssige tilbud vil blive frasorteret i den endelige vurdering. Derfor opfordres tilbudsgivere til ikke at tage forbehold. 7.6 Spørgsmål og svar Det er muligt at stille spørgsmål til udbuddet indtil fredag den 13. juni kl Alle spørgsmål med tilhørende svar publiceres på tirsdag den 17. juni kl. 12 Spørgsmål stilles pr. til Berit Frydendal, AL2bolig kommunikationskonsulent bf@al2bolig.dk Åbning af tilbud Indsendte tilbud åbnes først efter tilbudsfristen. 7.8 Indkaldelse til præsentation AARHUSbolig forbeholder sig ret til at indkalde udvalgte tilbudsgivere til en præsentation, hvis det skønnes nødvendigt. 7.9 Betaling efter indgåelse af kontrakt Det bemærkes, at der efter indgåelse af kontrakt vil ske betaling for udført arbejde i ratebetaling efter nærmere aftale med den valgte leverandør. Side 14 af 15

16 8. KRITERIER FOR TILDELING AF OPGAVEN Tilbuddet vil blive evalueret på grundlag af tildelingskriteriet Det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil blive vurderet ud fra følgende underkriterier: Organisation og bemanding Ved evaluering lægges der vægt på, at tilbudsgiver kan garantere, at der er kvalificeret og nok personale (udviklere og projektledere) tilknyttet opgaven på trods af uforudsete hændelser. Kvalitet Ved evalueringen lægges der vægt på tilbudsgivers vurdering af opfyldelse af krav-id. Der lægges også vægt på dokumenteret erfaring med såvel udvikling og integration af kort, implementering af IA og design til forskellige platforme. Det vægtes desuden positivt, at der er andre leverandører, der kan supportere det CMS, der vælges, så AARHUSbolig har en høj grad af leverandør sikkerhed. Økonomi Ved evalueringen lægges der vægt på det samlede tilbud og tilbudsgivers økonomi. Side 15 af 15