Annoncering vedr. Autoritativt organisations- og klassifikationskomponent

Transkript

1 Torvegade 74, 6700 Esbjerg Dato 19. februar 2015 Notat Login daj6 Sagsbehandler Daniel Mikael Johansen Telefon direkte Annoncering vedr. Autoritativt organisations- og klassifikationskomponent til Esbjerg Kommune Indledning I henhold til lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven) 15 a 15 d annonceres følgende vedrørende opgaven; Autoritativt organisations- og klassifikationskomponent til Esbjerg Kommune. Basisoplysninger Esbjerg Kommune anvender i dag en IDM-løsning fra SUN (Oracle) til blandt andet at håndtere organisatoriske data. Denne løsning når end of life i 2017 og skal dermed udskiftes. Esbjerg Kommune har igennem en årrække anvendt denne løsning til at forbedre og optimere administrative processer i forhold til brug af organisatoriske data og tildeling af rettigheder. Beskrivelse af ønsket løsning Første skridt i udfasningen af den nuværende IDM-løsning er at sikre, at der etableres en ny komponent til sikring af organisations- og klassifikationsdata. Denne komponent vil på sigt blive en hjørnesten i Esbjerg Kommunes fremtidige It-landskab, hvor den skal stå for at indeholde og udstille bitemporale organisatoriske data til brug for afhængige og uafhængige It-systemer. Esbjerg Kommune har i dag stor erfaring med at genbruge og udnytte organisatoriske data fra bl.a. eksisterende IDM løsning i tværgående processer på tværs af HR og It. Dette ønskes udbredt yderligere og i den forbindelse har Esbjerg Kommunes brug for en dedikeret komponent, der via et API kan udstille og behandle organisatoriske data med udgangspunkt i sags- og dokumentstandarderne. Telefon Telefax p-u@esbjergkommune.dk

2 Krav til ønsket løsning Nedenstående krav er inddelt i 3 kategorier, teknik, projekt og service. Kravene bedes besvaret enkeltvis i tilbudsmaterialet. Se bilag 1 Tekniske krav: Løsningen skal kunne overholde sags- og dokumentstandard 1.2 herunder medarbejdere, organisation og klassifikation. Løsningen skal kunne udstille og modtage alle væsentlige operationer/data via webservices. o Herunder: opret, læs, ret, nedlæg (klasser og uuid er) Løsningen skal være skalerbar. o Herunder: svartider, plads Løsningen skal kunne behandle og udstille bitemporale organisatoriske data. Løsningen skal kunne indgå og anvendes i et nuværende og fremtidigt multileverandørsetup. Løsningen skal bygge på standardløsninger og standardsprog. Løsningen skal kunne modtage data fra nuværende IDM, baseret på Oracle Waveset x (Tidligere SUN) Løsningen skal kunne levere data i korrekt form til de fælleskommunale støtte- og fagsystemer. Løsningen skal kunne modellere 1 til flere forskellige hierarkier. Såfremt løsningen anvendes gennem en browser er det et krav, at Microsoft IE11 understøttes herefter de seneste to versioner af Microsoft Internet Explorer (Microsoft udviklede browsere). Det vurderes positivt at løsningen kan afvikles på baggrund af følgende: Applikationsdistribution: Microsoft SCCM Databasemiljø: Microsoft SQL server 2008 R2 og 2012 eller nyere. Server OS: Microsoft Windows Server 2008 R2 eller nyere. Projektmæssige krav: Leverandøren skal bistå og indgå i design-, implementerings- og driftsfasen, herunder forventes det, at o Leverandøren bistår i analysearbejdet i forhold til definition af Esbjerg Kommunes klassifikations- og organisationsbehov. o Leverandøren forventes at bidrage til at udvikle en fremadrettet governancemodel, der sikrer vedligehold af løsningen og hierarkierne. o Leverandøren angiver, hvis der stilles særlige krav til kunden i implementeringsfasen Esbjerg Kommune sigter efter idriftsættelse november

3 Det vurderes positivt, at projektopgaven er beskrevet på overordnet niveau at tilbudsgiver i sin beskrivelse lægger vægt på et tæt samarbejde at tilbudsgiver har udarbejdet et forslag til en tidsplan og forventet ressourceforbrug hos både tilbudsgiver og kunden Service krav: I hele aftaleperioden skal systemet løbende vedligeholdes, og der ønskes en beskrivelse af, hvordan et samarbejde kan etableres mellem kunden og leverandøren. Løsningen skal kunne supporteres af leverandøren ved fejl. Løsningen kan understøttes af 24/7/365-support, såfremt dette ønskes. Der kan tilbydes hjælp til opsætning af overvågning. Løsningen, herunder webservices, skal alle være veldokumenterede. Tilbuddet skal foruden etablering indeholde pris på 200 udviklings/konsulenttimer med mulighed for yderligere tilkøb af 2 x 100 timer. Disse timer skal også kunne anvendes i en videreudviklingsfase på den anden side af projektafslutningen. Det vurderes positivt, At timeprisen for service timer er lav At samarbejdsorganisationen mellem Esbjerg Kommunes egen driftsafdeling, systemansvarlig og leverandøren er grundig beskrevet i forhold til roller og ansvar og samarbejdsrelationer. Mindstekrav Det er et mindstekrav at leverandøren kan dokumentere en gennemsnitlig omsætning på 5 mill.kr over de seneste 3 år. Krav til ønsket driftsmodel Med udgangspunkt i økonomiske, kvalitets- og sikkerhedsmæssige overvejelser omkring driftsmodel, stilles der krav om driftsløsning i kommunens eget regi. Det forventes, at tilbudsgiver stiller et forslag til en driftssupportaftale baseret på tilbudsgivers erfaring med driften af løsningen. Besvarelse beskrives i bilag 2 Krav til CV er Cv er på nøglepersoner vedlægges

4 Tildelingskriterier Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Esbjerg Kommune økonomisk mest fordelagtige tilbud, vurderet ud fra nedenstående. Vægtningen er i procent og er fordelt som nedenfor angivet. Følgende delkriterier vil indgå i vurdering af tilbuddet: Teknik og kvalitet vægter 30 % o Opfyldelse af tekniske krav o Funktionalitet i forbindelse med faglig opgaveløsning o Øvrig tilbudt funktionalitet (integration, systemadministration, mv.) Projekt og Service vægter 40 % o Vedligeholdelse o Dokumentation o Support o Tidsplan o Projektorganisation i forbindelse med opgavens udførelse Økonomi, fremsendes i excel og med specificering af beløbende på hovedposter vægter 30 % o Anskaffelsespris o Vedligeholdelsesomkostninger, løbende årlige omk. o Afledte nettoomkostninger ved anskaffelse, implementering o Timepris udvikling og konsulentydelser Disponering af tilbud Tilbuddet skal være skriftligt og på dansk. Tilbuddet skal endvidere udformes således, at alle relevante oplysninger fremgår af selve tilbudsmaterialet, inddelt i de 3 grupperinger, Teknik, Projekt og Service og bevaret i vedlagte bilag. Oplysninger, som eksempelvis fremgår af brochurer og lignende, vil således ikke indgå i tilbudsvurderingen. Tilbuddet skal afgives i danske kroner ekskl. moms. Alle omkostninger skal være indregnet i tilbuddet. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller udfærdigelse af tilbudsmaterialet. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som annonceringssgivers ejendom og vil ikke blive returneret. Tilbud skal afgives i henhold til nedenstående foreskrevne disposition. Formålet er dels at sikre sammenlignelighed i besvarelsen, dels at sikre alle relevante forhold bliver behandlet. Dette udelukker ikke, at dispositionen kan suppleres med forhold, som leverandøren måtte finde relevant - men det udelukker udeladelsen af punkter i dispositionen. Disposition Indhold, kommentarer Resumé Kortfattet beskrivelse af tilbuddets ind

5 Tilbudsgivers firmaforhold Besvarelse i fht. Tildelingskriterier Bilag 1 hold. Summarisk prisoversigt Organisation og forhold i forb. med den tilbudte leverance. Hvad tilbudsgiver i øvrigt finder relevant. Teknik og kvalitet Projekt og service Økonomi Ordregivende myndighed Ordregiver under denne annoncering er: Esbjerg Kommune Digitalisering og It Torvegade Esbjerg Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til Esbjerg Kommunes udpegede kontaktperson, som er: Daniel Mikael Johansen Torvegade Esbjerg Daj6@esbjergkommune.dk Eventuelle spørgsmål stilles skriftligt og besvares skriftligt på udbud.dk i anonymiseret form og de vil blive besvaret hurtigt mulig og senest inden for 2 arbejdsdage. Spørgsmål kan stilles frem til det angivne tidspunkt. Annullering Indtil annonceringen er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil annonceringen af Esbjerg Kommune kunne annulleres, hvis Esbjerg Kommune har saglig grund til annullering. Ved evt. annullering sker der ingen erstatning for udgifter i forbindelse med udarbejdelse af tilbud. Såfremt der alene modtages ét tilbud, vil dette tilbud tages i betragtning såfremt tilbuddet er konditionsmæssigt. Forventet tidsplan Annonceringen forventes gennemført i henhold til nedenstående tidsplan: Aktivitet Dato Offentliggørelse Tirsdag den 31. marts 2015 Frist for indsendelse af spørgsmål Onsdag den 15. april

6 Tilbudsfrist onsdag den 22. april 2015 Kl. 12 Orientering om det vindende tilbud Onsdag den 29. april 2015 Kontraktunderskrivelse Torsdag den 7. maj 2015 Opstart af implementering juni, planlægning, og med reel start august 2015 Generelle oplysninger Kontrakten, der udarbejdes, er med udgangspunkt i K01. Kontrakt skal indgås med brugsret samt vedligeholdelse i op til 4 år med option på 2 x 1 års forlængelse. Oplysning om underleverandører/konsortiedannelse Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive hvilken juridisk person, der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for Esbjerg Kommune. Såfremt tilbudsgiver vælger at anvende underleverandører til udførelsen af den annoncerede ydelse, ønskes navne på den eller disse juridiske personer angivet klart og entydigt i tilbuddet. Anvendelse af underleverandører kan ikke fritage eller begrænse tilbudsgivers fulde ansvar under eventuel kontrakt. Udvælgelseskriterier Tilbudsgiver skal vedlægge en tro- og loveerklæring, anvend bilag 3, samt oplysninger om omsætning og soliditetsgrad for de seneste 3 regnskabsår