Totalview...it s all about organizing

Transkript

1 Totalview...it s all about organizing Teknisk Beskrivelse

2 Totalview, den komplette løsning til organisering og planlægning af din virksomheds daglige drift. Presence Management, CTI og PC Omstillingsværktøj. Den grundlæggende idé er komplet overblik over virksomheden, hvor status informationen er tilgængelig for både receptionen og alle andre medarbejdere, for at muliggøre et højt servicenivau, optimering af arbejdsprocesser samt minimering af unødvendig intern telefontrafik og kollegaer, som bruger tid på at lede efter hinanden. Oversigtsinformationen bliver leveret til systemet ved enten at bruge Totalview s eget værktøj og/eller virksomhedens normale kalendar planlægningsværktøj, som f.ex. Microsoft Outlook eller Lotus Notes. Kalender informationen bliver synkroniseret en eller begge veje mellem Totalview og kalendersystemet, og aftaler bliver aktiveret i Totalview på det planlagde tidspunkt, samtidig som medarbejderens telefon kan viderestilles til f.ex. receptionen, voic eller mobiltelefon. Totalview er et ægte client/server system. Totalview serveren kører på en standard Windows 2003/2008 server samt med en Microsoft SQL Server 2005 eller SQL 2005 Express. Totalview s egne klienter skal ikke installeres på PC en, men startes med en genvej som peger på et program på netværket, alternativt ved brug af den mobile web klient. Rettigheder, som giver adgang til at betjene et PC Omstillingsbord, en Receptionsklient eller en normal Totalview klient bliver styret fra den medfølgende administrator konsol, hvor man kan vedligeholde bruger informationer, grupper, intern telefonbog, rettigheder m.m. Totalview serveren håndterer forbindelsen til kalenderserveren og Siemens HiPath telefonisystemet samt andre externe konnektorer som f.ex. SMS boks og mobilstatus systemer. Al information foregår på netværk og kører på Tcp/IP og CSTA protokollen. Synkroniseringen af aftaler mellem Outlook eller Lotus Notes og Totalview er server baseret. Ingen software eller service skal installeres på kalenderserveren. Alle funktioner udføres af Totalview serveren. En enkelt bruger skal oprettes på kalendersystemet. Totalview kan synkronisere med flere kalenderservere samtidig, Microsoft Exchange og/eller Lotus Notes.

3 PC Omstilling: Active Queue: Viser indkommende nummer og navn hvis informationen findes i den indbyggede telefonbog. Hvis kaldet er viderestillet til omstillingen, vises information om kaldets oprindelse. Funktions taster: Besvar, Læg på, Ring op, Højtaler til, Højtaler fra, Hold, Forespørgsel, Omstil. Funktioner kan udføres med musen eller med numerisk tastatur Søg og Nummer: Fri tekst søgning i alle eller udvalgte steder i Totalview. Ved valg af destination bliver nummeret indsat i Nummerfeltet Handled Calls: Viser kald under omstilling og holdte kald. Kald kan hentes fra Hold køen eller hentes tilbage fra kald under omstilling Caller History: Baseret på det indkommende aktive kald vises en liste over hvilke medarbejdere vedkommende har talt med før samt medarbejdernes aktuelle status information Call log: Viser en log over omstillede kald Mail template: Pre-definerede eller SMS beskeder. Teksten i beskeden er defineret ved brug af skabeloner og indkommende nummer og navn bliver sat ind automatisk. Ekstra tekst kan skrives. Telefonbesked kan afsendes uden at åbne det normale mail program.

4 Totalview Klient: Overview list: Brugeroversigt som viser aktuel status information. Kolonner kan vises eller gemmes og der kan sorteres efter bestemte kolonner ved at vælge kolonnens overskrift. Funktioner: Phone settings: Udfør særlige telefon funktioner. My Shortcuts: Personlig genvej til andre programmer eller telefonfunktioner. Function keys: State: Skift aktuel status for den indloggede bruger. PC Omstillingen og Receptionsklienten kan også skifte anden brugers status. Aktiv status er fra nu til valgt endetidspunkt. Telefon viderestilling og/eller Forstyr Ikke funktionerne kan udføres sammen med status ændring. Appointment: Status ændring planlagt ud i fremtiden. Kan også planlægges fra det normale kalender værktøj som f.eks. Outlook eller Lotus Notes. Aktiv fra valgt start dag og tidspunkt indtil valgt slut dag og tidspunkt. Telefon viderestilling og/eller Forstyr Ikke funktionerne kan udføres sammen med status ændring. Phonebook: Den indbyggede telefonbog. Søg og find destination samt ring op og send SMS besked. Settings: Personlige indstillinger af den indloggede bruger. Skift Click N Call hot-key, personlig kontakt information og CTI aktivering. Vælg About Totalview for at vise versions nummer. View: Skift mellem oversigtsliste og Kalenderbillede. Telephony Control: Styrer din lokale telefon eller Remote Calling nummer( f.eks mobiltelefon). Normale telefon funktioner kan udføres ved at klikke på funktionsknapperne eller udføre Click N Call hot-key. Informative felter: Call log: Liste over mistede kald, udgående eller indkommende kald. Listen kan vedligeholdes af brugeren selv. Ring tilbage funktionen kan udføres direkte fra opkaldslisten.

5 State: Aktuel status information hos den valgte bruger. Appointments: Planlagde aftaler hos den valgte bruger. Contacts: Tilgængelig kontakt information på den valgte bruger. Filters: State name: Filtrerer brugerliste til kun at vise brugere som har den/de valgte status(er). Filtre som f.eks. Afdeling, Kvalifikationer eller andre særlige virksomhedsrelaterede filtre kan placeres på klienten. Totalview Mobil klient. En web klient som er optimeret til displeyet på mobiltelefoner. Klienten er en web applikation, som kører på en standard Microsoft Web Server, en såkaldt Internet Information Server, som f.eks. er en del at Windows Server 2003 og Windows Server Totalview Mobil klient, login dialog: Password skal defineres fra brugerens normale Totalview klient, eller fra virksomhedens Totalview PC Omstillingsbord. Basic klienten er 100% Search: Søg efter kollegaer medarbejdere. Call: Ring direkte fra din Remote Call, hvor først ringer dig op, for siden Settings: Skift password. Mobil klientens start position, startet som Advanced klient. tekstbaseret. eller vis liste over alle State: Skift egen status. mobil telefon, eller lav en virksomhedens telefoncentral at ringe til den du skal tale med.

6 State: Ændring af nuværende status. Vælg ny status og sæt ønsket forklarende tekst, slut dato og tidspunkt, viderestilling og evt. Forstyr ikke

7 CTI Indstillinger og aktivering: CTI aktiverings mulighederne er: Start Application. Start et progam med startparametre baseret på output fra telefonsystemet. Activate window. Aktivér et allerede åbent vindue, med startparametre baseret på output fra telefonsystemet. Network send. Send data, med parametre baseret på output fra telefonsystemet, til en IP adresse på en bestemt port. DDE commands. Ved brug af DDE commando sættet, data fra telefonsystemet overføres til f.eks. Microsoft Excel. Triggers. Forskellige triggere kan indstilles til at udføres ved nyt kald, etableret kald og/eller endt kald. Triggerne kan udføres ved indkommende og/eller udgående kald samt eksterne og/eller lokalnumre.

8 Admin Konsol: Users: Navn, login og kontakt information. Forbindelse til Kalender og grupper. State: Status koder med indstillinger. Template: Status koder med standard værdier, telefon indstilling, næste status m.m. Custom fields: Forskellige typer af grupper til filtrering i oversigten eller kun til søgefunktioner. Client settings: Brugeres aktuelle og standard profil indstillinger. Connectors: Forbindelser til eksterne kilder f.eks. Siemens HiPath, Microsoft Exchange Server, Lotus Notes eller mobile udbydere. Devices: Ekstra telefon funktioner og overvågning. Forwarding: Indstilling af standard viderestillings parametre. Server settings: Totalview server indstillinger og forbindelser. Connections: Overvågning af aktuelle forbindelser i Totalview systemet. Phonebook: Den indbyggede telefonbog.

9 Licenstyper. Totalview er bygget op af en Totalview server, Totalview klienter samt tilslutninger til eksterne enheder eller systemer, kaldet Connectorer. TV-Basic. Totalview basis pakken indeholder Totalview serveren, 2 stk telefoni connectorer, 2 stk PC Omstillingsborde ( samtidigt kørende omstillingsborde ) samt 1 stk Exchange Connector TV-SWBRD Ekstra PC omstillingsbord, hvis der ønskes mere end de to samtidig kørende PC omstillinger, som er med i basis pakken. TV-TELCON Connector. Tilslutning til telefonsystem. Hvis der ønskes flere end de to tilslutninger, som er med i basis pakken. MonitoringUSR licens eller større er nødvendig. TV-USR Bruger i oversigten. Antal brugere i Totalview bliver udregnet efter hvor mange brugere man ønskes at vise i oversigten. Brugere kan også være mødelokaler, firmabiler etc. En TV-USR licens giver brugeren rettigheder at benytte den PC baserede Totalview klient. Kan ikke nedgraderes til MonitoringUSR. TV-USR10 Pakke med 10 brugere. TV-USR50 Pakke med 50 brugere. TV-USR100 Pakke med 100 brugere. TV-MonitorUSR50 Pakke med 50 brugere i oversigten. Denne type brugerlicens giver ikke ret til at benytte den PC baserede Totalview klient, men kan benytte Totalview Mobil klienten og bruge alle andre faciliteter i Totalview, incl. kalender synkronisering og styring af lokal telefon. Kan kun tilkøbes i pakker á 50 eller 100 brugere. TV-UpgradeUSR50 Opgradering til normal TV-USR brugerlicens. Kan kun gøres i pakker á 50 eller 100 ad gangen. TV-MonitorUSR100 Pakke med 100 brugere i oversigten. Denne type brugerlicens giver ikke ret til at benytte den PC baserede Totalview klient, men kan benytte Totalview Mobil klienten og bruge alle andre faciliteter i Totalview, incl. kalender synkronisering og styring af lokal telefon. Kan kun tilkøbes i pakker á 50 eller 100 brugere. TV-UpgradeUSR100 Opgradering til normal TV-USR brugerlicens. Kan kun gøres i pakker á 50 eller 100 ad gangen. TV-Basic2 Basispakken uden Exchange Connectoren. Er tiltænkt brugere uden kalender synkronisering eller som benytter Lotus Notes. TV-SMS Connector. Mulighed for ind og udgående SMS beskeder fra Totalview. Udgående SMS beskeder er f.eks. telefonbeskeder fra PC omstillingen. Man kan sende SMS beskeder ind til Totalview og ændre status fra sin mobiltelefon, samt få kontakt informationer, nuværende

10 status og kalenderinformationer på sine kollegaer. MonitoringUSR licens eller større er nødvendig. TV-Exchange Connector. Tilslutning med en Microsoft Exchange Server 2003 eller Synkroniserer brugeres kalenderaftaler, viser dem i brugerens kalender information i Totalview samt aktiverer aftaler i Totalview når det gældende tidspunkt indtræffer. MonitoringUSR licens eller større er nødvendig. TV-LotusNotes Connector. Tilslutning med en Lotus Notes/Domino Server. Synkroniserer brugeres kalenderaftaler, viser dem i brugerens kalender information i Totalview samt aktiverer aftaler i Totalview når det gældende tidspunkt indtræffer. MonitoringUSR licens eller større er nødvendig. TV-Sonofon Connector. En web service som modtager status informationer fra Telenor (Sonofon)i Danmark. Viser optaget eller ledig. MonitoringUSR licens eller større er nødvendig. TV-TDC Connector. En web service som modtager status informationer fra TDC i Danmark. Viser optaget eller ledig. MonitoringUSR licens eller større er nødvendig. TV-TeliaSonera Connector. En web service som modtager status informationer fra TeliaSonera i Danmark. Viser optaget eller ledig. MonitoringUSR licens eller større er nødvendig. TV-CIRQUE Connector. En web service som modtager status informationer fra Cirque i Danmark. Viser optaget eller ledig. MonitoringUSR licens eller større er nødvendig. TV-MOBILEAPP Connector. Mobile Web Application er en Totalview web klient, som er optimeret til en mobiltelefons display. MonitoringUSR licens eller større er nødvendig. Opdaterings abonnement Første år er oblikatorisk.