Retningslinjer - udlånsaftaler

Transkript

1 Retningslinjer - udlånsaftaler Mia Harnfeldt Atea A/S Versin 2.0

2 Indhld 1. Internt udlån... 2 Hvrnår skal den interne udlånsaftale anvendes?... 2 Hvrdan anvendes udlånsdkumentet?... 2 Hvrfr? Eksternt udlån... 3 Hvrnår skal den eksterne udlånsaftale anvendes?... 3 Hvrdan anvendes udlånsdkumentet?... 3 Hvrfr? Indlån... 4 Hvrnår skal indlånsaftalen anvendes?... 4 Hvrdan anvendes udlånsdkumentet?... 4 Hvrfr?... 4

3 1. Internt udlån Hvrnår skal den interne udlånsaftale anvendes? får mulighed fr at låne/afprøve et prdukt af en prducent, distributør eller lign. vinder en gave i en knkurrence (sm er gdkendt af cmpliance) g hvr præmien skal anvendes i arbejdsøjemed på anden måde kmmer i besiddelse af prdukter der ikke er betalt privat fr g sm benyttes i arbejdsøjemed Hvrdan anvendes udlånsaftalen? Der skal altid være en saglig grund til lån af prøver Er en Atea medarbejder kmmet i besiddelse af et prdukt skal det interne udlånsdkument udfyldes af lånemdtager g den ansvarlige fr udlånet (lånetagers chef) Såfremt prduktet ikke fremstår sm ny, skal dette nteres i en mail mellem lånetager g udlåner, således at lånetager ikke bliver gjrt ansvarlig fr eventuelle ridser eller lign. Når dkumentet er udfyldt g underskrevet af begge parter skal aftalen sendes til Genius Bar (geniusbar@atea.dk), sm registrerer lånet på lånetageren samt til Cmpliance (cmpliance@atea.dk). Det er vigtigt at prduktet bliver leveret tilbage inden fr den angivne låneperide, der er angivet i udlånsaftalen. Dette er lånetager ansvarlig fr. Udlånsperiden er sm udgangspunkt 30 dage, medmindre der er en særlig grund til at låneperiden skal frlænges. Denne grund skal angives på udlånsaftalen. Når prduktet er leveret tilbage g der er kvitteret fr tilbageleveringen, skal udlånsaftalen igen sendes til Genius Bar g Cmpliance Hvrfr? Mdtagelse af prdukter, der ikke er angivet sm udlånsprdukter, er at anse fr gaver. Ofte vil prdukter der er mfattet af udlånsaftalen have en større værdi end hvad der er er tilladt i Atea s plitik, g derfr vil prdukter der ikke er registeret i lånetagers navn, være at anse sm en gave.

4 2. Eksternt udlån Hvrnår skal den eksterne udlånsaftale anvendes? vil låne et prdukt ud til en kunde, distributør eller lign. sm vareprøver/demvare eller f.eks. til test Hvrdan anvendes udlånsaftalen? Der skal altid være en saglig grund til lån af prøver Skal en kunde, distributør eller lign. låne et prdukt til bl.a. test, skal udlåner (Atea medarbejder) g lånetager (kunde, distributør eller lign.) udfylde udlånsaftalen Såfremt prduktet ikke fremstår sm ny, skal dette nteres i en mail mellem lånetager g udlåner, således at lånetager ikke bliver gjrt ansvarlig fr eventuelle ridser eller lign. Når dkumentet er udfyldt g underskrevet af begge parter skal aftalen sendes Cmpliance (cmpliance@atea.dk). Det er vigtigt at prduktet bliver leveret tilbage inden fr den angivne låneperide, der er angivet i udlånsaftalen. Dette er udlåner ansvarlig fr. Udlånsperiden er sm udgangspunkt 30 dage, medmindre der er en særlig grund til at låneperiden skal frlænges. Denne grund skal angives på udlånsaftalen. Når prduktet er leveret tilbage g der er kvitteret fr tilbageleveringen, skal udlånsaftalen igen sendes til Cmpliance Hvrfr? Ofte vil prdukter der er mfattet af udlånsaftalen have en større værdi end hvad der er er tilladt i Atea s plitik, g derfr vil prdukter der er leveret til en kunde eller lign., uden udlånsaftale eller faktura, være at anse sm en gave.

5 3. Indlån Hvrnår skal indlånsaftalen anvendes? får mulighed fr at låne/afprøve et prdukt af en prducent, distributør eller lign. vinder en gave i en knkurrence (sm er gdkendt af cmpliance) g hvr præmien er et udlån af et prdukt der skal anvendes i arbejdsøjemed får mulighed fr at låne et prdukt ud til en kunde/partner Hvrdan anvendes indlånsaftalen? Der skal altid være en saglig grund til, at Atea låner et prdukt af en prducent eller partner Er en Atea medarbejder kmmet i besiddelse af et prdukt skal det indlånsaftalen udfyldes af den eksterne udlåner g den ansvarlige fr indlånet Såfremt prduktet ikke fremstår sm ny, skal dette angives i pkt. 5, således at lånetager ikke bliver gjrt ansvarlig fr eventuelle ridser, manglende tilbehør eller lign. Når dkumentet er udfyldt g underskrevet af begge skal lånetager pbevare dkumentet, således at persnen til enhver tid kan dkumentere at Atea er i besiddelse af prduktet på baggrund af en indlånsaftale Det er vigtigt at prduktet bliver leveret tilbage inden fr den angivne låneperide, der er angivet i indlånsaftalen. Dette er lånetager ansvarlig fr. Indlånsperiden er sm udgangspunkt 30 dage, medmindre der er en særlig grund til at låneperiden skal frlænges. Denne grund skal angives på aftalen Når prduktet er leveret tilbage g der er kvitteret fr tilbageleveringen, skal indlånsaftalen gerne gemmes på mail, således at den kan findes frem, såfremt der pstår tvivl m hvrvidt prduktet er tilbageleveret til udlåner. Såfremt prdukter efter indlån til Atea skal anvendes sm udlån til en ekstern, så skal der laves en ekstern udlånsaftale, jf. pkt. 2. Hvrfr? Mdtagelse af prdukter, der ikke er angivet sm indlånsprdukter, er at anse fr gaver. Ofte vil prdukter der er mfattet af indlånsaftalen have en større værdi end hvad der er er tilladt i Atea s plitik, g derfr vil prdukter der ikke er registeret i lånetagers navn, være at anse sm en gave.