Tlf: CVR-nr

Transkript

1 Tlf: BDO Kommunernes Revision Kystvejen 29 DK-8000 Aarhus C AARHUS KOMMUNE Beretning nr. 7 (side ) BDO Kommunernes Revision,, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

2 Indholdsfortegnelse Side 1 KONKLUSION PÅ REVISIONEN AF KOMMUNENS ÅRSREGNSKAB FOR Indledning Ledelsens regnskabserklæring Revisionspåtegning konklusion på den udførte revision Revisionens bemærkninger Generelt Revisionens bemærkninger til årsregnskabet REVISIONSMETODIK OG -STRATEGI Drøftelser med ledelsen om besvigelser Den løbende revision Lovpligtig forvaltningsrevision Den afsluttende revision REVISION AF KOMMUNENS INTERNE IT-KONTROLLER KONTANTHJÆLP KONTERING AF YDELSEN REVISION AF ÅRSREGNSKABET Årsregnskabets opbygning og indhold Forretningsgange for regnskabsaflæggelsen Eventualrettigheder Budget- og bevillingskontrol Tilskud, udligning og skatter Lønninger og vederlag Vederlag m.v. til politikere Kommunal medfinansiering af de regionale sundhedsopgaver Anlægsvirksomhed Forsyningsvirksomheder Indtægter Udlæg vedr. forsyningsvirksomheder Indberetning til Forsyningssekretariatet mv Balancen Anlægsaktiver Omsætningsaktiver Likvide beholdninger Egenkapital

3 5.12.5Hensatte forpligtelser Lånoptagelse Gældsforpligtelser REVISION AF DE SOCIALE REGNSKABER - OMRÅDER MED STATSREFUSION Revisionserklæring vedrørende de sociale it-systemer Løbende revision Forretningsgange og sagsbehandling Sagsrevision og forretningsgange ydelser efter SEL 41, 42 og Afsluttende revision Regnskabsaflæggelse og restafregning af refusion Udbetaling Danmark AFGIVNE REVISIONSBERETNINGER OG PÅTEGNEDE OPGØRELSER MV Revisionsberetninger afgivet til Aarhus Byråd Områder med særlige rapporteringskrav Påtegnede opgørelser og øvrige opgaver REVISORS ERKLÆRING BILAG 1 BESKÆFTIGELSESMINISTERIET OVERSIGT OVER KONSTATEREDE FEJL OG MANGLER VED DEN SOCIALE REVISION Indledning Opfølgning på decisionsskrivelser vedrørende 2011 og tidligere år Personsagsgennemgang Kontanthjælp og aktivering - udbetaling, beregning mv Kontanthjælp og aktivering opfølgning, jobplaner mv Revalidering inkl. forrevalidering Fleksjob Ledighedsydelse Sygedagpenge Forsikrede ledige Fravalg af personsagsgennemgang BILAG 2 SOCIAL- OG INTEGRATIONSMINISTERIET OVERSIGT OVER KONSTATEREDE FEJL OG MANGLER VED DEN SOCIALE REVISION Indledning Opfølgning på decisionsskrivelser vedrørende 2011 og tidligere år Personsagsgennemgang SEL 41 - merudgiftsydelse

4 10.3.2SEL 42 tabt arbejdsfortjeneste SEL 100 merudgifter Fravalg af personsagsgennemgang BILAG 3 OMRÅDER MED SÆRLIGE RAPPORTERINGSKRAV BILAG 4 PÅTEGNEDE OPGØRELSER OG ØVRIGE OPGAVER

5 Til Aarhus Byråd 1 på revisionen af kommunens årsregnskab for Indledning BDO Kommunernes Revision,, har den 13. august 2013 afsluttet revisionen af s regnskab for året I henhold til Lov om kommunernes styrelse og revisionsregulativet for afgives hermed beretning om den udførte revision. Revisionen har omfattet siderne XXXIV 183 i Regnskab for 2012 samt økonomiske talopstillinger i Bemærkninger til regnskab for Hovedtallene udviser (mio. kr.): Oprindeligt budget Regnskab Regnskabsopgørelse (udgiftsbaseret) Resultat af ordinær driftsvirksomhed Resultat af det skattefinansierede område Resultat af forsyningsvirksomhederne Balance Ultimo 2011 Ultimo 2012 Aktiver Egenkapital Positive tal = overskud/tilgodehavender. Negative tal = underskud/gæld. 1.2 Ledelsens regnskabserklæring I forbindelse med revisionen af årsregnskabet har direktørerne for de enkelte Magistratsafdelinger overfor os afgivet en regnskabserklæring vedrørende årsregnskabet

6 1.3 Revisionspåtegning konklusion på den udførte revision Vi har ved revisionen ikke konstateret forhold af en sådan væsentlighed eller karakter, at det kommer til udtryk i påtegningen på årsregnskabet. Vi har forsynet årsregnskabet med følgende påtegning: Påtegning på årsregnskabet Vi har revideret årsregnskabet for for regnskabsåret 1. januar december 2012, der omfatter de regnskabsopstillinger, oversigter, regnskabsforklaringer og redegørelser, der kræves i henhold til Økonomi- og Indenrigsministeriets krav i Budget- og regnskabssystem for kommuner. Regnskabet udviser følgende hovedtal (1.000 kr.): Resultatet af det skattefinansierede område Aktiver i alt Egenkapital kr kr kr. Ledelsens ansvar for årsregnskabet Ledelsen har ansvaret for udarbejdelsen af et årsregnskab, der giver et retvisende billede i overensstemmelse med Økonomi- og Indenrigsministeriets krav i Budget- og regnskabssystem for kommuner. Ledelsen har endvidere ansvaret for den interne kontrol, som ledelsen anser for nødvendig for at udarbejde et årsregnskab uden væsentlig information, uanset om denne skyldes besvigelser eller, samt for valg og anvendelse af en hensigtsmæssig regnskabspraksis og udøvelse af regnskabsmæssige skøn, som er rimelige efter omstændighederne. Herudover er det ledelsens ansvar, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, byrådets øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Revisors ansvar Vores ansvar er at udtrykke en konklusion om årsregnskabet på grundlag af vores revision. Vi har udført revisionen i overensstemmelse med internationale standarder om revision og yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning samt god offentlig revisionsskik, jf. lov om kommunernes styrelse og kommunens revisionsregulativ. Dette kræver, at vi overholder etiske krav samt planlægger og udfører revisionen for at opnå høj grad af sikkerhed for, om årsregnskabet er uden væsentlig information. En revision omfatter udførelse af revisionshandlinger for at opnå revisionsbevis for beløb og oplysninger i årsregnskabet. De valgte revisionshandlinger afhænger af revisors vurdering, herunder vurdering af risici for væsentlig information i årsregnskabet, uanset om denne skyldes besvigelser eller. Ved risikovurderingen overvejer revisor intern kontrol, der er relevant for kommunens udarbejdelse af et årsregnskab, der giver et retvisende billede. Formålet hermed er at udforme revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne, men ikke at udtrykke en konklusion om effektiviteten af kommunens interne kontrol. En revision omfatter endvidere vurdering af, om ledelsens valg af regnskabspraksis er passende, om ledelsens regnskabsmæssige skøn er rimelige samt den samlede præsentation af årsregnskabet. Revisionen omfatter desuden en vurdering af, om der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i over- 169

7 ensstemmelse med meddelte bevillinger, byrådets øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Det er vores opfattelse, at det opnåede revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for vores konklusion. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Det er vores opfattelse, at årsregnskabet giver et retvisende billede af kommunens aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. december 2012 samt af resultatet af kommunens aktiviteter og pengestrømme for regnskabsåret 1. januar december 2012 i overensstemmelse med Økonomi- og Indenrigsministeriets krav i Budget- og regnskabssystem for kommuner. Det er ligeledes vores opfattelse, at der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, byrådets øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Supplerende oplysning om forståelse af revisionen Kommunen har i overensstemmelse med Økonomi- og Indenrigsministeriets krav i Budget- og regnskabssystem for kommuner som sammenligningstal i regnskabsopgørelsen for regnskabsåret 2012 medtaget det af byrådet godkendte budget for Disse sammenligningstal har ikke været underlagt revision. 1.4 Revisionens bemærkninger Generelt Revisionsbemærkninger, der skal behandles af byrådet og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med byrådets beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger ikke er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde Revisionens bemærkninger til årsregnskabet 2012 Den udførte revision har givet anledning til følgende bemærkning: 170

8 Udgifter efter Servicelovens 41 og 42 - Merudgifter til børn samt tabt arbejdsfortjeneste På baggrund af den udførte revision af personsager på områderne er det vores opfattelse, at områderne ikke administreres i overensstemmelse med gældende regler. Det er vores vurdering, at der er for mange med udbetalingsmæssig betydning på Tabt arbejdsfortjeneste (Servicelovens 42). Der er ved revisionen konstateret i beregningen i 7 ud af 10 reviderede sager. Vi har endvidere i lighed med 2011 konstateret, at der sker satsregulering af pensionsbidraget, hvilket ikke er i overensstemmelse med gældende regler. Ved sagsrevisionen i 2011 anbefalede vi, at der i kvalitetskontrollen blev sat fokus på beregning af Tabt arbejdsfortjeneste. Der har ikke i 2012 været foretaget kvalitetskontrol af beregninger af Tabt arbejdsfortjeneste. I forhold til Merudgifter til børn (Servicelovens 41) er det vores opfattelse, at der er for mange sager, hvor der ikke er foretaget rettidig opfølgning. Manglende opfølgning kan medføre, at der udbetales for meget til de pågældende familier. På baggrund af foranstående har Socialforvaltningen den 12. juli 2013 fremlagt en handlingsplan som bl.a. omfatter: En gennemgang af de anvendte beregningsmodeller for Tabt arbejdsfortjeneste samt en manuel gennemgang af samtlige beregninger på udbetalinger i aktive sager, så yderligere eventuelle straks bliver rettet Ledelsestilsynet for Servicelovens 41 og 42 udvides markant fra 3. kvartal Det indebærer bl.a. tæt kontrol af beregninger og udbetalinger på området og grundigt tilsyn af opfølgningernes rettidighed. Vi kan tilslutte os disse tiltag og det er aftalt, at vi yder sparring og vejledning i gældende regler samt foretager en udvidet revision af de gennemgåede sager efter forvaltningens gennemgang. 2 Revisionsmetodik og -strategi Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold mv. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen vurderes, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger samt den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Revisionen gennemføres med udgangspunkt i en af os udarbejdet revisionsstrategi. Revisionsstrategien skal sikre, at revisionen fokuseres mod de væsentligste og mest risikofyldte administrative områder af betydning for årsregnskabet. 171

9 Baseret på vores drøftelser med ledelsen og vores kendskab til kommunens aktiviteter og forhold i øvrigt har vi i forbindelse med planlægningen og udførelsen af revisionen for 2012 identificeret områder med særlige risici for væsentlige i årsregnskabet. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om tiltrædelse pr. 25. marts 2011 (beretning nr. 1). 2.1 Drøftelser med ledelsen om besvigelser Under revisionen har vi forespurgt ledelsen om risikoen for besvigelser. Ledelsen har over for os oplyst, at kommunen efter ledelsens vurdering har et effektivt kontrolmiljø, der afdækker risikoen for, at årsregnskabet kan indeholde væsentlig information, herunder information som følge af besvigelser. Ledelsen har endvidere oplyst, at den ikke har kendskab til besvigelser eller igangværende undersøgelser af formodede besvigelser. Vi har i forbindelse med vores revision ikke konstateret som følge af besvigelser. 2.2 Den løbende revision Den løbende revision er i løbet af året gennemført ved besøg i de kommunale forvaltninger. Formålet med den løbende revision er dels at udøve en aktuel og vedkommende revision, der giver mulighed for løbende at fremsætte forslag til forbedringer under skyldig hensyntagen til omkostninger og risici, dels at sikre et betryggende og effektivt grundlag for regnskabsaflæggelsen i kommunen. Ved den løbende revision har vi gennemgået udvalgte væsentlige forretningsgange på forvaltningsområderne. Om den løbende revision henvises til delberetning nr Lovpligtig forvaltningsrevision Den lovpligtige revision omfatter ifølge Styrelsesloven både finansiel revision og løbende forvaltningsrevision. Forvaltningsrevisionen er udført integreret og sideløbende med den finansielle revision på udvalgte lovmæssige og væsentlige områder. Forvaltningsrevisionen har bl.a. omfattet stikprøvevis gennemgang af systemer, beslutningsgrundlag og rapporter, analyser af udgifts- og indtægtsposter, undersøgelser af nøgletal mv. samt analyser af budgetafvigelser. I det omfang vores vurderinger afdækker usædvanlige forhold eller udviklingstendenser på et område, har vi vurderet, om ressourcer mv. anvendes hensigtsmæssigt og betryggende. 172

10 2.4 Den afsluttende revision Den afsluttende revision sikrer, at de aflagte regnskaber ikke indeholder væsentlige. Det vil sige, at regnskabet er korrekt og giver et retvisende billede af kommunens samlede økonomiske resultat og stilling. Om den afsluttende revision henvises til afsnit 5. 3 Revision af kommunens interne itkontroller Kommunens it-anvendelse har betydning for en lang række processer, som er relevante for regnskabsaflæggelsen. It-anvendelsen muliggør effektive interne kontroller, men it kan også udgøre en risiko for disse. Derfor foretager vi hvert år en vurdering af, hvad it-anvendelsen betyder for kommunens interne kontrolmiljø. I gennemgangen for 2012 har vi foretaget en opfølgning på revisionen for Der er her lagt særligt vægt på kommunens vurderinger af it-sikkerheden i forbindelse med outsourcing til eksterne leverandører. Desuden har vi foretaget en vurdering af det interne kontrolmiljø i forbindelse med autorisationer til kommunens centrale økonomistyringssystem, KMD OPUS, samt en revision af Natur & Vejservice anvendelse af et ressourcestyringssystem fra Elbek & Vejrup. Som et led i den løbende forvaltningsrevision vurderer vi også, hvordan kommunen overordnet har tilrettelagt styringen af og tilsynet med kommunens generelle it-sikkerhed. Ved vurderingen tager vi udgangspunkt i den opdeling, som fremgår af den danske standard for it-sikkerhed, DS : Strategi og regler for it-anvendelse og it-sikkerhed Organisering af it-sikkerhedsarbejdet Informationsrelaterede aktiver Medarbejdersikkerhed Fysisk sikkerhed Netværk og drift Adgangsstyring Anskaffelse, udvikling og vedligeholdelse af informationsbehandlingssystemer Sikkerhedshændelser Beredskabsstyring Lovbestemte og kontraktlige krav 173

11 Det er vores opfattelse, at kommunen i alle væsentlige henseender har implementeret hensigtsmæssige interne it-kontroller, der medvirker til at opretholde informationernes integritet og sikkerheden af data, som it-systemerne behandler i forhold til regnskabsføringen og regnskabsaflæggelsen. Endvidere er det vores opfattelse, at kommunens overordnede styring af it-sikkerheden indenfor de gennemgåede områder er tilfredsstillende. Vi har dog ved revisionen konstateret svagheder i forretningsgange og de interne kontroller inden for it, der enten selvstændigt eller samlet og overordnet vurderet har væsentlig betydning for informationers integritet og sikkerheden af data. De enkelte svagheder er drøftet med it-sikkerhedsorganisationen og er kun kort skitseret her: Outsourcing Kommunen outsourcer generelt it-driften til andre. Med den stigende tendens til videresourcering, anvendelse af databehandling i tredjelande m.m. er det vigtigt at have styr på hele forsyningskæden fra udbudsforretningen over kontraktindgåelsen til det løbende tilsyn med leverandørens overholdelse af kontrakten. Vi har tidligere anbefalet it-sikkerhedsorganisationen, at kommunen styrker tilsynet med eksterne leverandører, som udfører databehandling for kommunen. It-sikkerhedsorganisationen har i konksekvens heraf i samarbejde med BDO - drøftet, hvordan modellen for revisionsmæssig gennemgang hos eksterne leverandører løbende kan videreudvikles. Arbejdet hermed fortsættes i Interne kontroller omkring KMD OPUS Kommunen har valgt en relativ restriktiv holdning mht. tildeling af autorisationer til økonomistyringssystemet, og arbejdsprocesserne i forbindelse med tildeling af autorisationerne understøtter dette valg. De enkelte forvaltninger savner dog et bedre værktøj til de periodiske revurderinger af særlig kritiske autorisationer. Vi har været i dialog med de systemansvarlige herom. Vi anbefaler, at de nødvendige værktøjer udvikles i løbet af efteråret, således at de krævede kontroller i forhold til kritiske systemadgange kan udføres inden udgangen af I forbindelse med revisionen for 2013 vil vi foretage en opfølgning på ovenstående anbefalinger. 4 Kontanthjælp kontering af ydelsen Som et led i den løbende forvaltningsrevision har vi foretaget en mere dybdegående revision af kontering af kontanthjælp med henblik på at undersøge om statsrefusionen er opgjort korrekt. Vi har foretaget gennemgang af 50 sager fra 3. kvartal 2010, hvor borger i Workbase er registreret som deltagende i tilbud ligesom vi har gennemgået 50 sager fra 3. kvartal 2012, hvor borger jf. Workbase er registreret som værende i virksomhedspraktik. Der er foretaget kontrol af, om der er overensstemmelse mellem registrering i Workbase og den faktiske kontering i KMD Aktiv og økonomisystem. En gennemgang af de 50 sager fra 3. kvartal 2010 viste, at kontering af ydelsen generelt var i overensstemmelse med de tilbud de pågældende faktisk deltog i. 174

12 Vedrørende gennemgang af 50 sager fra 3. kvartal 2012 blev der konstateret konterings i 19 sager. Der var i alle tilfælde tale om, at ydelsen ikke blev konteret med 50 % refusion, men alene med 30 % refusion. Der var for de fleste af de 19 sager alene tale om kontering i kortere perioder. Service Center Økonomi har på baggrund af gennemgangen foretaget en samlet kontrol for hele regnskabsåret 2012 samt de første 5 måneder af Resultatet af denne gennemgang viste, at kommunen i 2012 netto havde hjemtaget for lidt i refusion og for 2013 netto for lidt i refusion. Gennemgangen afdækkede, at der både var kontering, så der blev konteret for meget med 50 % refusion og konteringer, så der blev konteret for lidt med 50 % refusion. Kontrolkørslen afdækkede ligeledes en problemstilling i forhold til kontering af engangshjælp efter 25a. En ny beregning betyder samlet set en merrefusion på kr. i 2012 og for 2013 merrefusion på kr. Manglende refusion for 2012 er aftalt berigtiget på endelig restafregning for Der har gennem de seneste år som ledelsesværktøj været udarbejdet lister over aktuelle sager i de enkeltes sagsporteføljer med angivelse af aktivitet og kontering. Hvis der er uoverensstemmelse mellem aktivitet og konteringstype vises med rød skrift en advarsel. Der er ikke en aftalt praksis for, hvorledes disse lister behandles i henholdsvis ydelse og jobcenter. Det er oplyst, at der fra maj 2013 er købt et nyt modul til Workbase, som skulle sikre, at den indberettede aktivitet i Workbase automatisk medfører en kontering i KMD Aktiv. Det er oplyst, at der vil blive arbejdet med arbejdsgange, der sikrer korrekt kontering og dermed korrekt refusionshjemtagelse. 5 Revision af årsregnskabet 5.1 Årsregnskabets opbygning og indhold Vi har undersøgt, om kommunens regnskabsaflæggelse er foretaget i overensstemmelse med formkravene i Økonomi- og Indenrigsministeriets gældende regler. Vi har fulgt op på, om der i forhold til regnskabet for 2011 er foretaget ændringer i kommunens regnskabspraksis, samt om disse ændringer er godkendt af byrådet. Det er endvidere vurderet, om de foretagne ændringer er i overensstemmelse med Økonomi- og Indenrigsministeriets regler, og om de er tilstrækkeligt belyst i regnskabsaflæggelsen. har i særskilte afsnit til regnskabet for 2012 optrykt oversigter, regnskabsopstillinger m.v., der overholder formkravene udmeldt af Økonomi- og Indenrigsministeriet. 175

13 5.2 Forretningsgange for regnskabsaflæggelsen Kommunens forretningsgange vedrørende regnskabsaflæggelse er gennemgået. Ved denne gennemgang har vi vurderet, om kommunen i tilstrækkelig grad sikrer korrekt regnskabsaflæggelse ved hjælp af procedurer, ansvarsplacering og ledelsestilsyn, herunder anvendelse af materialeplaner og andre styringssystemer. Det er vores opfattelse, at forretningsgangene vedrørende regnskabsaflæggelse generelt har fungeret tilfredsstillende. 5.3 Eventualrettigheder Vi har foretaget en stikprøvevis gennemgang af s eventualrettigheder, som er optaget i regnskabet. Rettighederne er i lighed med tidligere udarbejdet på grundlag af sidste års opgørelse med korrektion for ændringer indeværende år jf. tilbagemeldinger fra de øvrige magistratsafdelinger. Det er vores vurdering, at der bør fremsendes en fortegnelse til de enkelte magistratsafdelinger til kontrol af at de anførte eventualrettigheder er aktuelle. har herudover tilbagekøbsgarantier vedrørende en række selvejende uddannelsesinstitutioner, hvor kommunen på tidspunktet for regnskabsafslutningen har 7 institutioner, som har stævnet og der dermed udgør et potentielt tab. Herudover er der en række institutioner, som endnu ikke har overtaget egne bygninger, men har mulighed herfor. Det er vores vurdering, at der fremadrettet bør medtages en kommentar vedrørende tilbagekøbsgarantier i henhold til Budget- og regnskabssystem afsnit 7.2, da der kan være store potentielle tab, som dog ikke er mulige at opgøre. 5.4 Budget- og bevillingskontrol Vi har påset, at kommunens finansielle dispositioner er i overensstemmelse med det vedtagne budget, meddelte tillægsbevillinger og øvrige beslutninger af bevillingsmæssig karakter. Samtidig har vi undersøgt, om kommunens bevillingsniveau er fastlagt i overensstemmelse med gældende regler. Vi har i det aflagte regnskab ikke konstateret overskridelse af de meddelte bevillinger, og det vedtagne bevillingsniveau er i overensstemmelse med gældende regler. 176

14 5.5 Tilskud, udligning og skatter Tilskuds- og udligningsbeløb er sammenholdt med opgørelser udarbejdet af Økonomi- og Indenrigsministeriet, ligesom indtægtsførte skatter er påset i overensstemmelse med de af SKAT foretagne fordelinger og meddelte oplysninger. Vi har endvidere undersøgt, om kommunens kontering og periodisering er i overensstemmelse med konteringsreglerne i Budget- og regnskabssystemet for kommuner. Det er vores opfattelse, at tilskuds- og udligningsbeløb samt skatter er korrekt optaget i regnskabet. 5.6 Lønninger og vederlag Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Kommunens lønadministration varetages i samarbejde med KMD BPO, som dermed er medansvarlig for, at der sker korrekt beregning og udbetaling af løn m.v. Vi har i løbet af året haft en igangværende proces vedrørende gennemgang af kommunens forretningsgange m.v. i forhold til interne kontroller ved anvendelse af lønsystemet. Ved revisionen af årsregnskabet har vi gennemgået lønudbetalingen til den administrative ledelse. Det er undersøgt, om lønsystemet er afstemt til bogholderiet/årsregnskabet. Det er endvidere påset, at de til SKAT afgivne oplysninger om løn m.v. er afstemt, ligesom det er kontrolleret, at tilbageholdt A-skat m.v. er afregnet og afstemt. Ved revisionen af årsregnskabet har vi undersøgt medarbejdernes muligheder for at indberette til eget cpr-nummer. I henhold til kontrakten skal KMD BPO én gang årligt have udarbejdet en detaljeret revisorerklæring, der dokumenterer, at KMD BPO s varetagelse af de kontraktmæssige ydelser, herunder forretningsgange og interne kontroller, er betryggende og i overensstemmelse med såvel de kontraktfastsatte krav og gældende love m.v. samt med kommunens kasse- og regnskabsregulativ. Vi har påset, at kommunen har modtaget revisorerklæring for 2012, som er uden forbehold. Erklæringen er dateret 12. april Erklæringen er afgivet som en generel erklæring for KMD BPO s kommunale kunder. KMD er ansvarlig for at foretage de nødvendige afstemninger af lønsystemet i forhold til bogholderiet, og at der er overført korrekte oplysninger om lønforhold m.v. til SKAT. Vi har ikke fået forelagt tilstrækkelig dokumentation for, at der er overført korrekte oplysninger om lønforhold m.v. til SKAT. Vi har påset, at der løbende er foretaget tilbageholdelse og afregning af A-skat m.v. 177

15 En væsentlig del af de interne kontroller udføres af KMD BPO. Disse kontroller var ved revisionens afslutning endnu ikke skriftligt dokumenteret. Den modtagne erklæring med høj grad af sikkerhed fra KMD BPO s revisor om disse interne kontroller er ikke specifik for og vi kan derfor ikke på baggrund heraf konkludere på de interne kontroller. Vi har i samarbejde med kommunen en igangværende proces omkring gennemgang af de interne kontroller og har i den forbindelse afgivet et kort afklarende notat, som endnu ikke er fuldt ud afklaret. Vi fortsætter processen med dette arbejde og følger op ved den løbende revision Vederlag m.v. til politikere Vi har foretaget gennemgang af udbetalte vederlag, diæter og godtgørelser til borgmester, rådmænd og byrådsmedlemmer. Gennemgangen af udbetalt vederlag m.v. har vist, at udbetalingerne er foretaget i henhold til gældende regler og kommunens bestemmelser i øvrigt. 5.8 Kommunal medfinansiering af de regionale sundhedsopgaver Vi har påset, at den aktivitetsbestemte kommunale medfinansiering, jf. kommunens regnskab, er i overensstemmelse med den endelige opgørelse fra Statens Serum Institut. Det er vores opfattelse, at den kommunale medfinansiering er korrekt optaget i regnskabet. 5.9 Anlægsvirksomhed Vi har gennemgået udvalgte anlægsregnskaber/anlægsudgifter for at sikre, at der er korrekt sondring mellem anlæg og drift. Endvidere har vi i vores gennemgang fokuseret på bilagene, som er konteret under de enkelte anlægsprojekter. Gennemgangen af bilagene har haft til formål at sikre, at bilagene behandles korrekt, jf. gældende konteringsregler, og at kommunens kasse- og regnskabsregulativ overholdes. Vi har undersøgt kommunens regler vedrørende aflæggelse af anlægsregnskaber, herunder hvorvidt gældende lovgivning følges i forhold til aflæggelsen. Det er vores vurdering, at kommunens anlægsregnskaber er udarbejdet og aflagt i overensstemmelse med gældende regler og kommunens retningslinjer. 178

16 5.10 Forsyningsvirksomheder Indtægter For at sikre at indtægterne indgår korrekt i regnskabet er det efterprøvet om de bogførte brugerbetalinger på områderne varmeforsyning, varmeplan og affald er i overensstemmelse med de beløb, der er opkrævet via betalingssystemerne Sonwin og Renomatic. Kontrollen har vist, at de opkrævede forbrugsindtægter er korrekt indtægtsført i regnskabet og at der er sket korrekt periodisering mellem årene. Der foreligger ikke en afstemning af indtægter opkrævet i Renomatic og de bogførte indtægter. Det er oplyst, at afstemningen fremadrettet vil blive udført for at sikre, at indtægterne i regnskabet er korrekte Udlæg vedr. forsyningsvirksomheder Forsyningsvirksomhederne skal hvile i sig selv, så indtægter og udgifter over en årrække balancerer. Forsyningsvirksomhederne betragtes således som eksterne i forhold til øvrige kommunale aktiviteter. Forsyningsområdet omfatter varme distribution, varmeplan og affaldshåndtering. Vi har ved revisionen påset, at mellemværenderne med forsyningsvirksomhederne er korrekt optaget i balancen. Det er konstateret, at opdelingen af mellemværender fra 2012 følger de autoriserede konteringsregler på området og at mellemværender er korrekt optaget i balancen Indberetning til Forsyningssekretariatet mv. De tidligere kommunale forsyningsvirksomheder på vand- og spildevandsområdet er omdannet til aktieselskaber med 100 % kommunalt ejerskab. Miljøministeriet har som følge af den generelle selskabsdannelse i vandsektoren udstedt: Bekendtgørelse nr af 16. december 2009 om kommuners varetagelse af administrative opgaver for visse vandselskaber med tilhørende undtagelser i bekendtgørelse 1102 af 17. september Bekendtgørelse nr. 298 af 25. marts 2010 om program for vandselskabers interne overvågning. I bekendtgørelserne er der fastsat krav om afgivelse af særlige revisionserklæringer. Forsyningssekretariatet har på baggrund heraf udstedt en særlig revisionsinstruks, som gælder for alle indberetninger, der foretages efter den 31. december

17 Vi har den 2. maj 2013 afgivet erklæring på kommunens indberetning til Forsyningssekretariatet for 2012 med følgende formelle forbehold: Der er på revisionstidspunktet for afgivelse af denne erklæring ikke aflagt årsrapport for 2012 for Aarhus Vand A/S samt årsregnskab for 2012 for. Vi har derfor ikke et fuldstændigt grundlag for at udtale os om registreringspligtige uddelinger og vederlag for Vi tager forbehold for den mulige indvirkning heraf. Bortset fra den mulige indvirkning af ovennævnte forbehold, er det vores opfattelse, at kommunens indberetning i alt væsentlighed er i overensstemmelse med bekendtgørelsens regler Balancen Kommunens balance er primært revideret ved at sikre, at der foreligger afstemninger for samtlige balancekonti. For at sikre korrekt udvisende i regnskabet er der så vidt muligt foretaget stikprøvevis gennemgang af de specificerede beløb til eksternt materiale, og kommunens forretningsgange og ledelsestilsyn er vurderet. Vi har modtaget afstemning for stort set alle balancekonti. Den stikprøvevise kontrol bekræfter generelt indhold og beløb for de enkelte konti. Det er vores vurdering, at kommunens forretningsgange, ledelsestilsyn og egne kvalitetskontroller har sikret en god kvalitet i afstemningerne Anlægsaktiver Materielle og immaterielle anlægsaktiver Det er påset, at de opførte aktiver er registreret i overensstemmelse med anlægskartotekets oplysninger. Anlægskartotekets oplysninger er stikprøvevis kontrolleret, og tilgange, afgange, afskrivninger og andre ændringer er herunder kontrolleret. Det er endvidere påset, at anlægsoversigten indgår korrekt i kommunens regnskabsaflæggelse. Det er vores vurdering, at materielle og immaterielle anlægsaktiver er korrekt optaget og periodiseret i årsregnskabet. Finansielle anlægsaktiver Det er påset, at de opførte aktiver er registreret i overensstemmelse med underliggende materiale samt indregnet i overensstemmelse med gældende regler, herunder at der er foretaget nedskrivning og omkostningsregistrering i forhold til forventning om tab på tilgodehavender. Det er ligeledes påset, at aktier, andelsbeviser og ejerandele i 60-selskaber er indregnet i forhold til kommunens ejerandel af selskaberne i henhold til retningslinjerne fra Økonomi- og Indenrigsministeriet. Endvidere er det i forbindelse med regnskabsafslutningen påset, om mellemværender med kommunale forsyningsvirksomheder er korrekt opgjort. 180

18 Det er vores vurdering, at finansielle anlægsaktiver er korrekt optaget i regnskabet Omsætningsaktiver Det er påset, at kommunens varebeholdninger og fysiske aktiver til salg er registreret og indregnet i balancen, samt at omkostningsregistreringen er i overensstemmelse med kommunens registreringer, regnskabspraksis og regnskabsmæssige skøn. Korrekt indregning af tilgodehavender hos staten og kortfristede tilgodehavender i øvrigt er kontrolleret stikprøvevis. Det er vores vurdering, at omsætningsaktiver er korrekt optaget og periodiseret i regnskabet Likvide beholdninger Det er kontrolleret, at alle likvide aktiver er korrekt optaget og periodiseret i regnskabet, og der er så vidt muligt foretaget kontrol til ekstern dokumentation. Det er vores vurdering, at de likvide beholdninger er korrekt optaget og periodiseret i regnskabet Egenkapital Vi har påset, at kommunen har afstemt og specificeret egenkapitalen, og vi har gennemgået væsentlige posteringer, herunder posteringer foretaget direkte på egenkapitalen, eksempelvis afskrivninger, ned- og opskrivninger samt andre justeringer i balancen. Det er vores opfattelse, at egenkapitalen er fordelt, registreret og klassificeret korrekt i henhold til de af Økonomi- og Indenrigsministeriet udmeldte regler Hensatte forpligtelser Vi har vurderet kommunens dokumentation for opgørelse af hensatte forpligtelser vedrørende pensionsforpligtelser, miljøforpligtelser, arbejdsskadeerstatninger, åremålsansættelser, miljøforpligtelser, retssager m.v. Vi har påset, at forpligtelserne er opgjort i overensstemmelse med gældende bestemmelser. Revisionen har ligeledes omfattet en vurdering af forretningsgange for registrering af forpligtelser, anvendte indregningskriterier samt foretagne skøn. har hensatte forpligtelser vedrørende tjenestemænd og arbejdsskader registreret på funktion Hensatte forpligtelser. 181

19 Kommunens indregning og måling er fundet i overensstemmelse med Økonomi- og Indenrigsministeriets retningslinjer og den fastlagte regnskabspraksis. Det er dog vores vurdering, at kommunen ligeledes bør optage hensatte forpligtelser vedrørende fratrædelsesbeløb ved udløb af åremålsansættelser samt undersøge om kommunen har øvrige forpligtelser f.eks. erstatningskrav, forpligtelser afledt af retssager m.v. Det er aftalt, at kommunen fremadrettet undersøger om der er sådanne forpligtelser, som bør optages i kommunens bogføring ultimo regnskabsåret Lånoptagelse Vi har gennemgået kommunens procedure for lånoptagelse og lånerammeopgørelse for bl.a. at påse, at denne følger Økonomi- og Indenrigsministeriets regler på området. Endvidere har vi påset, at den udarbejdede opgørelse over lånerammen kun indeholder kategorier af udgifter og beløbsstørrelser, som kan medtages, jf. lånebekendtgørelsen med tilhørende fortolkninger. Kommunens lånerammeberegning og lånoptagelse er i overensstemmelse med gældende regler Gældsforpligtelser Vi har undersøgt, om de forpligtelser, der os bekendt påhviler kommunen, er korrekt registreret, klassificeret og eventuelt kursreguleret. Kontrollen er så vidt muligt foretaget til eksternt dokumentationsmateriale. Kommunens mellemregningskonti er ligeledes påset afstemt. I forbindelse med disse afstemninger er det stikprøvevis konstateret, at der ikke er tale om gamle poster, men at udvisende på mellemregningskonti er korrekt periodiseret og optaget i regnskabet. Det er endvidere kontrolleret, at statens andel af tilbagebetalingspligtige ydelser med statslig refusion er korrekt opgjort. Det er vores vurdering, at gældsforpligtelserne er korrekt indregnet og periodiseret i regnskabet. 182

20 6 Revision af de sociale regnskaber - områder med statsrefusion Efterfølgende redegøres for revisionsforløbet og vurderingerne af kommunens administration på det sociale område. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik. Vi har i forbindelse med revisionsbesøgene orienteret den administrative ledelse om revisionens omfang og resultater såvel generelt som mere detaljeret. 6.1 Revisionserklæring vedrørende de sociale itsystemer I bekendtgørelse nr af 28. december 2011 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Social- og Integrationsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters og Ministeriet for Børn og Undervisnings ressortområder (revisionsbekendtgørelsen) er der fastsat en række krav til de dokumentations- og registreringssystemer, kommunen anvender i forbindelse med administrationen af en række opgaver på Socialministeriets og øvrige ministeriers ressortområder. Kommunen skal sikre, at der foreligger en uafhængig revisorerklæring om, at det pågældende system fungerer i et it-miljø med en tilfredsstillende system- og datasikkerhed, og at de interne kontroller i systemerne sikrer en fuldstændig og nøjagtig behandling af godkendte transaktioner. Ovennævnte er gældende, såfremt kommunen ved registrering af sagen og beregning af ydelsen eller tilskuddet anvender et it-system, eller hvis databehandlingen helt eller delvist foretages af andre end den dataansvarlige kommune. Kommunen anvender registreringssystemer, hvor databehandlingen varetages af KMD. Vi henviser til de den 11. april 2013 udarbejdede erklæringer for 2012, som fremgår af KMD s hjemmeside. 183