Effektivisering af ejendomsdrift

Transkript

1 Effektivisering af ejendomsdrift v/ Christian Fredberg, direktør, F-Advise og Søren Skibsted, partner, Kromann Reumert - besparelser gennem strategisk tilgang til ejendomsdriften

2 Indhold Ejendomsdriften og dens omkostninger Effektiviseringsforståelsen Effektiviseringsspor Afklaringer i bevægelsen mod effektivisering Organisering som løftestang for effektivisering Sourcingovervejelser Den succesfulde forandring stiller krav Digitalisering som løftestang for effektivisering Veje til effektivisering Seminar RICS

3 Ejendomsdriften og dens omkostninger Ejendomsrelaterede udgifter udgør normalt % af virksomhedens samlede udgifter Totale driftsudgifter i ejede ejendomme Håndbog i facilities management, 2011 Erfaringer peger på et effektiviseringspotentiale på op til 35 % ved en strategisk tilgang til ejendomsdriften Ejendomsudgifter for ejede ejendomme DFM-benchmarking, 2008 Pasning, styring og overvågning 6% Vedligehold 55% Forsyning 39% Potentialet i optimering af ejendomsdriften er stort DFM-benchmarking, 2008 Seminar RICS

4 Effektiviseringsforståelsen Ejendomsdrift i en performancemodel Ejendomsorganisationen intern, ekstern eller blandet effektivisering Seminar RICS

5 Effektiviseringsspor Fire overordnede effektiviseringsspor i ejendomsdriften Organisering In/outsourcing Leverancemodel Centralisering/decentralisering Styring Kontraktparadigme KPI-koncept Processer Eliminering af spild Reduktion af arbejdsgange Tværgående processer Optimering af arbejdsgange Systematisering Scope Teknologi IT-understøttelse Mobilitet BIM-baseret FM Seminar RICS

6 Afklaringer i bevægelsen mod effektivisering Etablering af et strategisk fundament, uanset konkret valg af spor Organisering Processer Er der entydig organisering af opgaver med afstemte strategier og servicemål på tværs af koncernen? Hvor klart defineret er samspillet mellem brugere, bestillere og udførende af serviceopgaver både internt og eksternt? Er governance modellen velfungerende og med klar rolle- og ansvarsfordeling? Hvordan sikres end-to-end fokus og understøttelse af facility management processer? Hvordan skabes der transparens og systematisk måling af serviceopgaver/-bestillinger, vedligeholdelse af enheder og brug af lokationer mv.? Hvordan etableres fælles referencegrundlag med indsigt i aktivitetsomkostninger, effektivitet og målopfyldelse? Teknologi Styring Hvilke leverandører og systemløsninger findes på markedet, som både er specialiserede og fleksible? Hvilken systemløsning giver den bedste business case? Hvordan afvejes kort- og langsigtede krav til sagsbehandling, kontrakt- og leverandørstyring samt komplet FM styring? Hvilke procedurer og værktøjer sikrer systematisk opfølgning på gennemførte opgaver og opfyldelse af servicemål? Hvordan prioriteres opgaver og udvælges serviceløsninger på baggrund af bestillinger og historik? Hvilket grundlag er der for prioritering og styring i et totaløkonomisk perspektiv, herunder beslutningsstøtte til intern vs. ekstern udførelse, vedligeholdelse vs. udskiftning etc. Seminar RICS

7 Organisering som løftestang for effektivisering In- og outsourcing er en omdiskuteret løftestang Den generiske FM-organisations- og funktionsmodel giver ikke umiddelbart svar på effektiviseringspotentialet ved outsourcing Strategisk niveau Behovsanalyse og policy Præstationsstyring Porteføljeplanlægning Outsourcing/fuld IFS Taktisk niveau Space management Ombygning og indretning Outsourcing/IFS Planlægning af operationelle funktioner Ledelse og administration Single-sourcing/out-tasking Operationelt niveau Ejendomsdrift Renhold Vagt, sikkerhed, portservice Catering Kontorstøtte Seminar RICS

8 Sourcingovervejelser Hvilke mål skal en outsourcing føre til? Besparelser? Kompetenceløft? Driftssikkerhed? Overvejelser forud for outsourcing Innovation? Fleksibilitet? Kvalitet? Organisationsudvikling? Digitalisering? Seminar RICS

9 Organisering som løftestang for effektivisering Centraliseringsbølgen ruller fortsat Behovsanalyse og policy Præstationsstyring Behovsanalyse og policy Præstationsstyring Porteføljeplanlægning Porteføljeplanlægning Behovsanalyse og policy Præstationsstyring Porteføljeplanlægning Space management Ombygning og indretning Space management Ombygning og indretning Space management Ombygning og indretning Planlægning af operationelle funktioner Ledelse og administration Planlægning af operationelle funktioner Ledelse og administration Planlægning af operationelle funktioner Ledelse og administration Ejendomsdrift Renhold Vagt, sikkerhed, portservice Catering Kontorstøtte Ejendomsdrift Renhold Vagt, sikkerhed, portservice Catering Kontorstøtte Ejendomsdrift Renhold Vagt, sikkerhed, portservice Catering Kontorstøtte Specialisering Professionalisering Professionalisering Eliminering af dobbeltfunktioner Eliminering af dobbeltfunktioner Bedre porteføljeoverblik Vi ser en fortsat bevægelse i mod større enheder, hvor stordrift og professionalisering driver effektivisering understøttet af teknologi og Seminar RICS

10 Den succesfulde forandring stiller krav Adfærd og mindset hos ledere og medarbejdere påvirkes OMVERDENEN MARKEDETS KRAV STRATEGI DRIVERE FOR FORANDRING OPERATING MODEL VIRKSOMHEDSKULTUR FORANDRINGENS RETNING LEDERE OG MEDAREJDERES ADFÆRD LEDERE OG MEDARBEJDERES MINDSET Seminar RICS

11 Digitalisering som løftestang for effektivisering Teknologien bliver driver for procesoptimering og nye organisationsformer Centralt driftscenter Mobilityløsning Performance portal SIEMENS BIM Processer, der før så sådan ud kan komme til at se sådan her ud Seminar RICS

12 Veje til effektivisering Der er en bølge mod yderligere outsourcing, men det behøver ikke at være vejen Centralisering + Teknologi + Procesoptimering Outsourcing Ved outsourcing køber man sig til centralisering, teknologi og procesoptimering i én pakke men det kræver balancerede overvejelser og modenhedsafklaringer. Seminar RICS

13 Kontakt Christian Fredberg, MRICS Direktør, F-Advise Dire Christian er uddannet Master of Public Governance, Lean Six Sigma - og oprindeligt linjeofficers-uddannet fra Forsvaret. Christian har arbejdet med facility management i mere end 10 år og har varetaget en række strategisk udviklingsprojekter i store offentlige og private organisationer. Christians primære ekspertiseområder er strategi- og effektiviseringsprocesser samt strategisk space management. F-Advise er et konsulenthus med speciale i organisationsudvikling, effektiviseringer og facility management. Vi arbejder helhedsorienteret med ledelse, organisation og processer og bistår med at lave effektive og målrettede processer i store offentlige og private virksomheder. Vi hjælper med forandringsprocesser og organisationsudvikling for at sikre, at virksomheder er rustet til fremtidens udfordringer. Vi bistår desuden virksomheder med at skabe mere effektive FM-funktioner og med produktivitets- og trivselsmaksimerende space management. Seminar RICS

14 Seminar RICS