Svar på afklarende spørgsmål vedrørende Leje og vask af beklædning til personale indenfor Tandplejen, Kantinesektoren samt Pleje og Omsorgssektoren

Transkript

1 på afklarende spørgsmål vedrørende Leje og vask af beklædning til personale indenfor Tandplejen, Kantinesektoren samt Pleje og Omsorgssektoren Side 1 af udsendelse Udbudsbetingelser 1. Spørgsmål 3.6 Aarhus Kommunes forbehold: Aarhus Kommune har i forbindelse med udbuddet undersøgt, om der i kommunens institutioner og afdelinger forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Dette er væsentlige oplysninger i forhold til at kunne udarbejde et godt tilbud til Kommunen, men vi kan imidlertid ikke genfinde oplysningerne i udbudsmaterialet. Har Aarhus Kommune lokale aftaler på dette område, som først udløber efter 1. november 2015? Hvis dette er tilfældet: Hvor mange aftaler og hvor mange medarbejdere drejer det sig om og hvornår udløber de enkelte aftaler? Aarhus Kommunes nuværende aftale på beklædningsområdet løber indtil ny kontraktstart dog senest den 1. november Lokale indgåede aftaler udløber ligeledes til kontraktstart dog senest den 1. november Spørgsmål 3.6 Aarhus Kommunes forbehold Aarhus Kommune skriver, at der kan forekomme bortfald af opgaver i forbindelse med overdragelse af kommunale opgaver til private virksomheder og lignende? Er der på nuværende tidspunkt konkrete planer om at overdrage nogle af de opgaver der er omfattet af udbuddet til private virksomheder eller lignende? I bekræftende fald: Cirka hvor mange personer drejer dette sig om?

2 Aarhus Kommune har på nuværende tidspunkt ikke kendskab til planer om overdragelse af kommunale opgaver, der vil have berøring med beklædning. Side 2 af Spørgsmål 6.3 Teknisk kapacitet, side 12 Kan det præciseres hvor mange referencer Århus Kommune minimum ønsker? Formålet med referencerne er at vurdere, om tilbudsgiver kan løfte opgaven. Det er op til tilbudsgiver at vurdere, hvor mange referencer de vil angive, for at Aarhus Kommune kan få en indikation af dette. 4. Spørgsmål 7. Beskrivelse af underkriterier: Aarhus Kommune skriver, at der for hvert positionsnummer skal angives én pris uanset størrelser/gradueringer, længder eller farver. Er det korrekt forstået, at der kan tilbydes flere dessiner ud for hvert positionsnummer, så længe de tilbydes til samme pris og kravene overholdes? Dette vil være en fordel for Aarhus Kommune, idet det giver mulighed for at tilbyde flere af de dessiner, der i dag anvendes med succes i andre af landets kommuner. Set i lyset af at kvalitet vægter 30 %, er det vigtigt, at alle tilbudsgivere får mulighed for at byde ind med alle deres standarddessinnr. Der kan kun angives ét producentvarenummer (dessinnummer) pr. positionsnummer. Dog skal de efterspurgte farvevariant numre angives pr. positionsnummer i kolonnen Producentvarenummer(dessinvarenummer) i bilag 3A-3C. Det er altså op til tilbudsgiver at vælge, hvilken model de ønsker at tilbyde Aarhus Kommune. Dette på baggrund af de stillede mindstekrav samt tilbudsgivers erfaring med hvilken model, der opfylder de funktionelle behov og de designmæssige egenskaber bedst muligt.

3 På tilbudslisten 3C vedrørende puljetøj til Pleje og Omsorgssektoren er der dog en afvigelse i forhold til ovenstående. Således skal der på hvert af disse positionsnumre angives flere producentvarenumre svarende til de tilbudte varenumre på det personmærkede beklædning. Side 3 af Spørgsmål 7.2 Beskrivelse af underkriterierne, side 13 Århus Kommune ønsker standardmål 34-58/XS-4XL, men hos tøjproducenterne er det ikke alle produkter der findes i standardmålene XS eller tilsvarende. Kan det ændres til S-4XL? Aarhus Kommune fastholder kravet om at de tilbudte beklædningsgenstande skal tilbydes i størrelserne 34-58/XS-4XL, dog undtaget T-shirts som kan tilbydes i størrelserne S- 4XL. Bilag 1: Kravspecifikation 6. Spørgsmål Århus Kommune ønsker minimum 40% bomuld når det er en polyester/bomuld blanding. Mange af de nye vaskeriegnet produkter findes i dag med en bomuldsandel på 35% bomuld. Vil Århus Kommune ændre kravet til minimum 35% bomuld? Aarhus Kommune ændrer kravet: En bomuld-/polyesterblanding skal bestå af minimum 40 % bomuld, mens der ikke er nogen øvre grænse for bomuldsandelen. Polyesterandelen kan bestå udelukkende af polyester, eller af en blanding af polyester, coolmax eller andre tilsvarende former for kunststoffer. til: De tilbudte beklædningsgenstande kan bestå af en bomuld- /polyesterblanding. Bomuldsandelen skal udgøre minimum 30 %, dog ønskes at bomuldsdelen udgør en større andel i blandingen. Polyesterandelen kan bestå alene af polyester, eller af en blanding af polyester, coolmax eller andre tilsvarende former for kunststoffer.

4 7. Spørgsmål Pkt Materialesammensætning Århus Kommune stiller som krav, at bomuld-/polyesterblandinger skal bestå af minimum 40 % bomuld. Side 4 af 11 Materialesammensætningen i mange standarddessiner er 35 % bomuld/65 % polyester. Denne sammensætning er valgt af producenterne for at optimere beklædningsdelenes farveægthed og formstabilitet. Dette gælder for beklædningsdele til såvel pleje-/omsorgssektor som til kantinesektoren. Vil Aarhus Kommune acceptere standardbeklædningsdele med materialesammensætningen 35 % bomuld/65 % polyester? Se svar i spørgsmål Spørgsmål I kravspecifikation står der at der skal tilbydes modeller med forskellige halsudskæringer. Kan det accepteres at der tilbydes to halsudskæringer der er runde, men den ene model er med korte ærmer og den anden model er ½ ærmet, som stadig lever op til hygiejnekravene? Aarhus Kommune fastholder, at der skal tilbydes to T-shirts i bomuldpolyester blanding med to forskellige halsudskæringer. Den ene af disse to modeller skal være med ærmer, som går ned til albueleddet. Det kan altså ikke accepteres, at der tilbydes to halsudskæringer der er runde, selvom den ene model er med korte ærmer og den anden model er med et ½ ærme. 9. Spørgsmål 1.10 Poseløsning: Det anføres, at der kan være institutioner, som i forbindelse med kontraktopstart har behov for tilkøb af poser.

5 Er det muligt at anslå, dels hvor mange institutioner det drejer sig om og dels antallet af personer? Hvor lang tid forventer Aarhus Kommune, at disse institutioner vil anvende poseløsningen? Side 5 af 11 Det er umuligt på nuværende tidspunkt for Pleje- og Omsorgssektoren i Aarhus Kommune at sige, hvor mange institutioner og antal personer som muligvis kan få behov for en poseløsning i kortere eller længere tid. Dette vil afhænge af, om de fornødne omklædnings-/opbevaringsfaciliteter er etableret på medarbejdernes institution/afdelinger ved kontraktens opstart. Bilag 2: Udkast til leveringskontrakt 10. Spørgsmål 9.2. Krav til levering samt stand af beklædning ved en eventuel senere indtrædelse af aftalen Aarhus Kommune skriver: Her indsættes Leverandørens reelle leveringstid(er) for ny beklædning. Er det bevidst, at denne sætning er medtaget, når der i sætningen før står 20 arbejdsdage? I udkastet til leveringskontrakten står: Til medarbejdere, som indtræder i ordningen senere, f.eks. pga. nyansættelse, skal levering af ny beklædning (inkl. graviditetsbeklædning), ske senest 20 arbejdsdage (leveringsdagen indregnet) efter Leverandørens modtagelse af en institutions/afdelings bestilling. Det fremgår, at leveringstiden for ny beklædning skal ske senest 20 arbejdsdage. Det er derfor helt bevist, at Aarhus Kommune ønsker at vide, hvor lang tilbudsgiverens leveringstid reel vil være, - altså om tilbudsgiveren kan tilbyde en leveringstid hurtigere end 20 arbejdsdage. 11. Spørgsmål Leveringsbetingelser Aarhus Kommune skriver, at der kan være flere leveringssteder på samme lokalitet. Er det muligt, at få oplyst antal leveringssteder pr. leveringsadresse? Evt ved tilføjelse af en kolonne i bilag 5. Antallet af leveringssteder pr. leveringsadresse har betydning for planlægning af logistik og beregning af tidsforbrug ved levering.

6 Aarhus Kommune kan ikke på nuværende tidspunkt angive hvor mange leveringssteder der vil være pr. leveringsadresse, da beklædningsfacilliterne endnu ikke er på plads. Dette gælder udelukkende i forhold til leveringsadresserne i Pleje og Omsorgssektoren og på de leveringsadresser, hvor der er tilknyttet mange medarbejdere, jf. bilag 5 Leveringssteder. Side 6 af Spørgsmål 13.2 Prisregulering Aarhus Kommune skriver, at udgangspunktet for reguleringen er omkostningsstigningerne pr. 1. september og 1. marts Vil Aarhus Kommune præcisere, om der menes 1. september 2016 samt at dette gælder for den første prisregulering? Vil Aarhus Kommune endvidere præcisere, hvad der gælder for de efterfølgende reguleringer? f.eks.: Efterfølgende reguleringer sker med udgangspunkt i omkostningsstigningerne pr. september det foregående år samt marts det indeværende år. Det er 1. september 2016 og 1. marts 2017, der er udgangspunktet for den første regulering den 1. juni Der kan prisreguleres én gang årligt. De efterfølgende reguleringer sker på samme måde som første regulering. Det vil sige, at reguleringen sker med udgangspunkt i omkostningsstigningerne pr. september det foregående år samt marts det indeværende år i henhold til Teknologisk Instituts omkostningsindeks. Tilbudslisten, Bilag 3a-3c 13. Spørgsmål Indikerer den yderste kolonne N lejeprisen i tilbudslisten? Må der bydes med flere produkter pr. positionsnummer?

7 I den yderste kolonne på tilbudslisten, bilag 3A-3C, skal der ud for hvert positionsnummer angives lejeprisen for den tilbudte beklædningsgenstand. Side 7 af 11 I forhold til om der må bydes på flere produkter pr. positionsnummer, henvises til svar på spørgsmål Spørgsmål Tilbudsliste 3A, Tandplejen Positionsnummer T3 Buks model 3 ønskes der en letbuks med coolmax eller tilsvarende. Der findes ikke en letbuks med coolmax på markedet. Kan det accepteres, at der tilbydes en letbuks i materialet bomuld/polyester? Tandplejen i Aarhus Kommune efterspørger på positionsnummer T3 en letbuks med coolmax eller tilsvarende. Tandplejen accepterer, at en tilsvarende kvalitet kan være i materialet bomuld/polyester. 15. Spørgsmål Tilbudsliste 3A, Tandplejen Positionsnummer T10 Der ønskes en lavtaljet buks til mænd, men lavtaljede bukser findes hovedsageligt til damer. Tandplejen i Aarhus Kommune ændrer kravet for positionsnummer T10: Skal være lavtaljet, i farverne hvid og blå/denim-lignende og metervaren være coolmax eller tilsvarende. til Skal være en herremodel, i farverne hvid og blå/denim-lignende og metervaren være coolmax eller tilsvarende. Bilag 3A: Tilbudsliste Tandplejen er tilpasset denne ændring og en ny version er oploadet i Mercell, som skal bruges i forbindelse med afgivelse af til Aarhus kommune.

8 16. Spørgsmål Tilbudsliste, 3B, Kantinesektoren Positionsnummer K12 - Vil Aarhus Kommune acceptere en Navy farvet termovest i stedet for en sort termovest? Side 8 af 11 Kantinesektoren i Aarhus Kommune efterspørger som udgangspunkt termoveste i hvid og sort. Såfremt det er umuligt at skaffe en sort termovest, kan Kantinesektoren acceptere en termovest i navy. 17. Spørgsmål Tilbudsliste 3B, Kantinesektoren Ad position K6 og K7: Der efterspørges en skjorte. Ønsker Aarhus Kommune en almindelig tyndere skjorte til eksempelvis serveringspersonale, eller en kraftigere kokkejakke med skjortelukning? Kantinesektoren i Aarhus Kommune efterspørger på positionsnummer K6 og K7 en tyndere skjorte til serveringspersonale. 18. Spørgsmål Tilbudsliste 3B, Kantinesektoren Ad position K10 og K11: Der efterspørges et sort forklæde i 100 % bomuld. Vi anbefaler ikke kulørte tekstiler i farven sort i 100 % bomuld, da sort bomuld hurtigt falmer i industriel vask. Vores anbefaling til Aarhus Kommune er alene at efterspørge de sorte forklæder i kvaliteten 35 % bomuld/65 % polyester, og at forklæder i 100 % bomuld alene efterspørges i farven hvid. Vil Aarhus Kommune ændre tilbudslisten i overensstemmelse med dette? Kantinesektoren i Aarhus Kommune frafalder efterspørgslen efter kokkeforklæder i 100 % bomuld. Det vil sige, at positionsnummer K10 og K11 skal slettes på tilbudslisten - Kantinesektoren bilag 3B. Forbruget på de udgåede positionsnumre K10 og K11 lægges oveni forbruget på henholdsvis positionsnummer K8 og K9, således at deres forbrug bliver på 200 stk. hver.

9 Bilag 3B: Tilbudsliste Kantinesektoren er tilpasset denne ændring og en ny version er oploadet i Mercell, som skal bruges i forbindelse med afgivelse af til Aarhus kommune. Side 9 af Spørgsmål Tilbudsliste 3C, Pleje-/Omsorgssektoren I position 4, 5 og 6 efterspørges der udelukkende t-shirts i polyester/bomulds kvalitet. På baggrund af pkt i kravspecifikationen, hvor kommunens Grønne Indkøbsmål for indkøb af tekstiler er refereret, og de krav Aarhus Kommune via sit medlemskab af POGI er underlagt, anbefaler vi, at der også kan tilbydes t-shirts i 100 % økologisk bomuld. T-shirts i 100 % økologisk bomuld opfylder alle de i pkt anførte krav til indkøb af tekstiler. Vil Aarhus Kommune acceptere, at der også tilbydes t-shirts i 100 % økologisk bomuld til Pleje-/Omsorgssektoren i bilag 3C? Aarhus Kommune fastholder, at der udelukkende på positionsnummer PO4, PO5 og PO6 i bilag 3C, skal tilbydes t-shirts i polyester/bomulds kvalitet til Pleje-/Omsorgssektoren. Da det er erfaringen, at blandingskvaliteten holder formen og farven bedre. 20. Spørgsmål Tilbudsliste 3C, Pleje-/Omsorgssektoren Ad position PO1, PO2 og PO3: Er det bevidst at Aarhus Kommune efterspørger bukser i forskellige farver og kvaliteter? PO1 skal være "blå/denimlignede", og PO2 og PO3 skal være i en "mørk farve". Er der et reelt ønske om 2 forskellige typer bukser? Eksempelvis en denim buks jf. PO1, og lette bukser i PO2 og PO3. Vil Aarhus Kommune præcisere, hvad der ønskes? Der ønskes 3 forskellige typer bukser. PO1 skal være "blå/denimlignede", PO2 skal være en mørk farvet let buks med pull-on og PO3 skal være en "mørk farvet" let buks men ikke i denim eller med pull-on.

10 21. Spørgsmål Tilbudsliste 3C, Pleje-/Omsorgssektoren Ad position PO7, PO8 og PO9: Er der et ønske om at busseronnen skiller sig ud farve/mønstermæssigt fra storskjorterne? Side 10 af 11 Ud for busseronnen er angivet "Ensfarvet", mens der for skjorterne ikke er angivet krav til farve/mønster/ensfarvning. Ønsker Aarhus Kommune, at overdelene matcher hinanden i samme serie, eller er det ikke et krav? Pleje- og Omsorgssektoren har ikke specielle krav til storskjorterne i forhold til farve eller mønstre/ensfarvet. Det er op til tilbudsgiver, at tilbyde to storskjorte modeller som matcher den tilbudte busseronne. Pleje- og Omsorgssektoren har ingen krav om, at de tilbudte storskjorter og den tilbudte busseronne skal være fra samme serie, men blot at de matcher hinanden. Bilag 4 Tilbudsgivers besvarelse af Aarhus Kommunes underkriterier 22. Spørgsmål Det er en god måde at begrænse vores svar med de 2400 tegn. Nogle besvarelse vil kunne gøres med mindre tegn og andre besvarelser vil kræve flere tegn for uddybelse. Kan der åbnes op for at der kommer flere tegn til rådighed? Aarhus Kommune fastholder kravet om, at der maksimalt ved besvarelsen af bilag 4 Tilbudsgivers besvarelse af Aarhus Kommunes underkriterier, gældende for underpunkterne til underkriterierne: 2 Kvalitet og pasform, funktionalitet og design og 4 Service må være 2400 anslag inkl. mellemrum. I forhold til besvarelsen af underpunkterne til underkriterium 3 Samarbejde og effektivisering ændrer Aarhus Kommune til, at tilbudsgivers beskrivelse max. må have 4800 anslag inkl. mellemrum.

11 23. Spørgsmål Hvor mange deltager fra Århus Kommune til præsentationen af beklædningen i uge 47? Side 11 af 11 Det er ikke endeligt afklaret hvor mange, der deltager fra Aarhus Kommune til tilbudsgivernes præsentation af den tilbudte beklædning. Men det vil være deltage omkring 3-4 personer fra Tandplejen, 3-4 personer fra Kantinesektoren og 8-9 personer fra Pleje- og Omsorgssektoren. Herudover vil udbudskonsulenten og contract manageren deltage fra Indkøb & Udbud i Borgmesterens afdeling. Tilbudsgivernes præsentation af den tilbudte beklædning bliver mandag den 16. november 2015 og onsdag den 18. november 2015 i uge 47. Tilbudsgiverne bedes reservere begge dage. Efter tilbudsfristen den 4. november 2015 vil det blive meldt endeligt ud til de enkelte tilbudsgivere, hvornår de har fået tildelt en tid til fremvisning samt i hvilket lokale.