Guide til ressourceopfølgning

Transkript

1 Aarhus Universitet Guide til ressourceopfølgning AU Økonomi ST Gjerulff, Rikke Schultz & Kristensen, Mariann Bisgaard

2 Indholdsfortegnelse Opfølgning af ressourceposter 2 1 Begreber 2 2 Udsøgning af en ressource Bogførte timer Skemalinjer 3 3 Rettelse af fejlkørsler Fejlkørsel i Navision Fejlkørsel i SLS 3 4 Listerne Barsel uden løn Nye ressourcer Spærrede ressourcer Opdaterede ressourcer 4 5 Trin for trin Trin 1: Allokerede ressourcer pr. sag og sagsopgave Trin 2: Gennemgang af rapporten (de afvigende ressourcer) Trin 3: Sagsplanlægningslinjer med afvigende Stedkode 7 6 Afstemningsprojekt Opfølgning af SLS omposteringer 9 1

3 Opfølgning af ressourceposter Når lønnen er kørt over fra SLS til NS, og ressourcenumrene er blevet opdateret, får man besked om, at der skal lønallokeres. Dette vil i princippet bare være et oprydningsarbejde i forhold til de ressourcer, der af en eller anden grund ikke allerede er allokeret. Opfølgningen skal foretages i løbet af de omkring 10 dage, der går fra lønkørslen for månedsløn og til den efterfølgende lukning af Navision. Dette så det sikres, at de budgettal, der gøres til forbrug ved den efterfølgende bogføring, er korrekte. 1 Begreber Det er stillingstypen der afgør om der oprettes ressourcenummer. Se de stillingstyper der ressourceoprettes her: Hvis en stillingstype er forkert skal denne rettes i SLS via de blanketter der ligger på fællesdrevet og her: Samko 2 og 3: almen lønkørsel Samko 5 og 6: ekstra lønkørsel 2 Udsøgning af en ressource Det kan være en fordel at oprette genveje til udsøgning af ressourcer i Navision. Disse kan med fordel lægges i navigationsrunden. Som eksempel kan man oprette sin egen navigationsrudeknap og samle sine genveje der: Ellers vælges Afdelinger i Navigationsrunden. 2.1 Bogførte timer Til udsøgning af bogførte timer Navision bruges følgende filtre: 2

4 2.2 Skemalinjer Til udsøgning af budgetposter i Navision bruges følgende filtre: Bemærk at datofilteret selvfølgelig angives efter behov i begge tilfælde. Bemærk! For mere uddybende forklaring på hvordan ovenstående filtre og genveje laves, se Guide til ressourceallokering. 3 Rettelse af fejlkørsler 3.1 Fejlkørsel i Navision Hvis en allokering er kørt fejl i Navision, fx løn der er bogført på et forkert projekt, rettes dette i en ompostering i Sagskladde på ressourcenummeret. Bemærk! Hvis budgettet rettes tilsvarende skal datoen for skemalinjen ligge i forgående allokeringsperiode, da den ellers vil blive bogført i forbindelse med allokeringsrunden. 3.2 Fejlkørsel i SLS Hvis en lønkørsel er forkert, fx løn der er kørt med fuld kontostreng og som skulle have været ressourceallokeret, skal dette rettes i SLS via de blanketter der ligger på fællesdrevet og her: I de tilfælde hvor stedkoden rettes, skal controllerne på cc når omposteringen sendes. Bemærk! SLS fejl må ikke rettes via omposteringer i Navision 4 Listerne Der er flere hjælpelister i spil når der skal laves opfølgning på ressourcerne. Da listerne har en direkte indflydelse afstemningsprojekter er det vigtig, at hver controller er opmærksom på dem: Barsel uden løn Nye ressourcer 3

5 Spærrede medarbejdere Opdaterede ressourcer SU PhDer Hver af de fire gennemgås nedenfor. 4.1 Barsel uden løn Listen bruges til at allokere korrekt antal timer på de ressourcer der enten går fra på barsel uden løn eller kommer tilbage fra barsel uden løn. I ovenstående eksempel skal ressourcen allokeres 112,23 timer i september allokeringen, da dette er de faktisk udbetalte timer og dermed optræder ressourcen på rapporten Allokerede ressource pr. sag og sagsopgave, da hun afviger fra sin norm tid. 4.2 Nye ressourcer Listen med nye ressourcer skal bruges til at allokere det korrekte antal timer på de ressourcer der er tiltrådt midt i en måned. 4.3 Spærrede ressourcer Listen med spærrede ressourcer skal bruges til at allokere korrekt antal timer på de ressourcer der er fratrådt midt i en måned. Da lønallokeringen sker på bagkant af den udbetalte løn, vil ressourcerne blive spærret i forbindelse med den opdatering af ressourcer der sker i Økonomisekretariatet og som skyder vores allokeringsrunde i gang. Disse ressourcer skal derfor åbnes i forbindelse med allokeringen og inden rapporten Allokerede ressourcer pr. sag og sagsopgave trækkes. I ovenstående eksempel skal denne ressource altså optræde på rapporten Allokerede ressource pr. sag og sagsopgave, da han kun allokeres med 26,72 timer og dermed afviger fra de 160,33 timer pr. måned der er normtid. En spærret ressource vil ikke blive bogført. Ressourcen spærres ikke nødvendigvis automatisk igen med den efterfølgende opdatering. Det er derfor en god ide selv at spærre så længe dette gøres efter lønnen er bogført. 4.4 Opdaterede ressourcer I forbindelse med den opdatering af ressourcer der sker i Økonomisekretariatet, lægger Thomas Eikeland og Kasper Lyngholm en liste over de ressourcer der har fået ny kostpris på 4

6 økonomifællesdrevet. Det er vigtigt at være opmærksom på ændringerne da disse overskriver skemalinjerne og dermed ændre budgetterne 5 Trin for trin 5.1 Trin 1: Allokerede ressourcer pr. sag og sagsopgave Rapporten viser de ressourcer, der ifølge stedkoden på ressourcekortet står til at blive allokeret på den angivne stedkode, som er allokeret enten for meget eller for lidt i den angivne periode i forhold til norm tid. Vælg Afdelinger i Navigationsrunden. Gå ind under Ressourceplanlægning/Periodiske aktiviteter/allokerede ressourcer pr. sag og sagsopgave. På fanebladet Indstillinger udfyldes følgende: Måned Udfyldes med relevant måned (start) -: Udfyldes med relevant måned (slut) År Udfyldes med relevant år Vis kun afvigelser Hakkes af Sags Budgetnavn AUBUDGET På fanebladet Ressource udfyldes følgende: Sted Kode Nummer Tidstype Spærret Felt Indstillinger Udfyldes med relevant Sted Kode RS* Allokering Nej Klik på Udskriv eller Vis udskrift. 5

7 Alle de ressourcer, der fremgår af rapporten, skal gennemgås, se afsnit 5.2. For de ressourcer der forbliver på rapporten, skal der påføres en bemærkning om årsag. F.eks. vil en ressource, der fratræder/tiltræder midt i en måned, altid komme med, da ressourcen kun får udbetalt en halv månedsløn og dermed afviger fra normtiden. Bemærk! Fordelt Antal er de timer der faktisk er allokeret i Navision. Fuld normtid er et udtryk for ansættelsesgraden på stamkortet og IKKE den faktiske udbetalte løn. Med mindre man har direkte kendskab til de ressourcer, der fremkommer på fejllisten, anbefales det, at man går ind i PØS/ØSLDV for at se, hvor mange timer der skal allokeres. Grundet skæve start/slutdatoer samt forsinkelser mellem udbetalt løn og oprettelse af ressourcenummer, kan det være at der skal allokeres flere eller færre timer end det, der er angivet som normtid på rapporten. Hvis det korrekte timetal allokeres fra start, undgår man, at der kommer differencer mellem SLS og Navision til senere udredelse. 5.2 Trin 2: Gennemgang af rapporten (de afvigende ressourcer) Når en ressource optræder på listen skyldes det, at der er en afvigelse med de allokerede timer og den ansættelsesgrad der står på ressourcens stamkort. Det er vigtigt at der allokeres de reelle udbetalte timer det er derfor ikke nødvendigvis en fejl at en ressource optræder på rapporten. Timerne slås op enten i ØSLDV eller PØS, se PØS gennemgangen nedenfor. Gå ind i PØS/Lønudgift/Lønelement opslag og tast CPR-nummer (findes på ressourcekortet under personoplysninger). Klik på Vis nede i venstre hjørne. Marker linjen Lønning (for ph.d del A SU klip, marker Stipendier ) og tast F8 eller dobbeltklik. 6

8 Det er de faktiske udbetalte timer der skal allokeres. Bemærk der kan være situationer, hvor der i den pågældende månedsallokering, udover samko 3, også er kørt en samko 5: I ovenstående eksempel er marts allokeringen være 480,99 timer. Ovenstående eksempel viser en ressource, der er blevet oprettet til lønkørsel i marts, men ressourcen er ansat fra januar. Løn for marts findes under status 032, samko 3, timer = 160,33. Tidligere løn ligger under status 031, men med samko 5, timer = 320,66. I dette tilfælde, skal man allokere både de 160,33 timer og de 320,66 timer. Dette vil medføre, at ressourcen kommer med på udskriften Allokerede ressourcer pr. sag og sagsopgave, da allokerede timer afviger fra normtid (160,33). Her vil bemærkningen være, at allokerede timer er løn udbet. Jf. PØS/ØSLDV. Et andet eksempel kan være, hvis en ressource starter/stopper midt i en måned. Bev.timer viser det korrekte antal timer, der skal allokeres. Allokerer man et andet antal timer, kommer differencen mellem allokerede timer og faktiske timer med på timelisten og det vil medføre ekstra opfølgning. For Ph.d. studerende skal allokeringen følge ansættelsen, men da denne type er forudbetalt vil den pågældende ressource optræde på listen måneden før. Her er det ligeledes vigtigt at følge op i den sidste måned af del A perioden, da ressourcen vil blive spærret før den sidste måned er kørt. 5.3 Trin 3: Sagsplanlægningslinjer med afvigende Stedkode Rapporten viser, hvilke ressourcer der er allokeret på den angivne stedkode, men som på ressourcekortet er tilknyttet en anden stedkode. Vælg Afdelinger i Navigationsrunden. Gå ind under Sager/Sager/Periodiske aktiviteter/au - Sagsplanlægningslinjer med afvigende STED Kode. Udfyld følgende felter. Klik på Udskriv eller Vis udskrift. Bemærk at det kan tage lidt tid, inden rapporten er færdigdannet. 7

9 Alle de ressourcer, der fremgår af rapporten, skal gennemgås og der skal der påføres en bemærkning om årsag. Eksempelvis kan en ressource være tværfaglig og dermed retmæssigt optræde på listen. Såfremt en ressource optræder pga. en fejl, skal det fremgå af bemærkningen hvad der er sat i gang for at rette den. Det er dog vigtigt at både et projekts og en ressources stedkode er indenfor samme hovedområde. I modsat fald skal der altid laves en rettelse. Er ressource f.eks. oprettet med forkert stedkode, skal dette rettes via en SLS ompostering. Blanketterne findes her: Alternativt tilfører man (via intern handel) det projekt, ressourcen er allokeret på, midler fra det projekt, der skulle have betalt lønnen, for at rette fejl mellem hovedområder. 6 Afstemningsprojekt Der er fra 2014 oprettet fem aktiviteter til bogføring af ressourcedifferencer på afstemningsprojekterne på ressourceniveau: Aktivitet = Allokeringsdifference (timer) Aktivitet = Refusioner Aktivitet = Netto ferieudbetaling Aktivitet = Residualbeløb (kostprisdifferencer mm.) Aktivitet = Løn nr. uden ressource nr. Bemærk! Der må ikke omposteres på disse ovenstående aktiviteter! Der skal heraf følges op på henholdsvis allokeringsdifferencen og refusionerne. Det tilfalder den pågældende controller at koordinere og sikre at denne opfølgning sker korrekt og kontinuerligt. Rettelser til time- og refusionslisten skal ske via ompostering. Udligningen sker på henholdsvis: Aktivitet for allokeringsdifferencer (timer) Aktivitet for refusioner. 8

10 Der bliver i forbindelse med den månedlige allokeringen lavet to indlæsningsfiler til hjælp: Timelisten Refusionslisten Ved brug af indlæsningsfilerne vil der i nogle tilfælde forekomme tomme konteringer. Det vil være i de tilfælde, hvor ressourcen har haft en delt finansiering. Her skal der lavers to ekstra linjer, så der i alt bliver bogført fire linjer, da timeantal skal gå i nul: Bemærk! Alle ompostering til og fra et afstemningsprojekt koordineres og/eller laves i samarbejde med den pågældende controller Omposteringen foretages under Sager/Sager/Sagskladder. Vælg kladdetypen under eget hovedområde og find en tom kladde. Vælg fanen Handlinger i båndet øverste på siden. Vælg Indlæs fil og søg den relevante time- /refusionsliste ud. Klik på (stadig under Handlinger) Kontroller/Vis udskrift eller Bogfør og udskriv. Bemærk! Der må ikke laves skemalinjer på afstemningsprojekterne! 6.1 Opfølgning af SLS omposteringer Når en stedkode rettes bagud i tid via SLS ompostering, vil dette ikke slå igennem på afstemningsprojektet. Det er derfor nødvendigt at controllerne er opmærksomme på at residualbeløb og evt. ferieafregning skal flyttes manuelt efterfølgende. Samt selvfølgelig at sikre at timerne er landet på det korrekte projekt og hvis ikke, få dem omposteret. I nedenstående tilfælde er timerne for RS31921 gået på fejl, afstemningsprojekt og flyttes derfor fra stedkode 9912 til Rettelsen er foretaget i SLS: Omposteringerne af residualbeløbet, timer mv. laves i Navision: Omposteringerne adskiller sig fra andre omposteringer på tre væsentlig punkter: 9

11 1. Omposteringen af residualbeløbet sker på aktivitet 59810, Korrektioner mellem afstemningsprojekter 2. Omposteringerne sker på ressourcenummeret uagtet at det er på tværs af hovedområder 3. Omposteringerne bogføres decentralt uagtet at det er på tværs af hovedområder Bemærk! Sagskladden skal underskrives af alle involverede controllere/hovedområder inden bogføring! 10