Mødekultur. En medlemsundersøgelse fra CA a-kasse. Marts Hovedresultater. Baggrund for undersøgelsen

Transkript

1 Hovedresultater 15 % arbejde bruges på møder CA s medlemmer bruger i gennemsnit 5,6 timer om ugen i møder. Dette svarer til 15 % af en gennemsnitlig arbejdsuge på 37 timer. Hvert fjerde møde uden dagsorden Hver fjerde mødearrangør sender ikke dagsorden ud til møderne, og kun 4 ud af 10 gør det klart for deltagerne, hvad der skal nås ved mødet. Kun 3 ud af 10 arrangører lægger en tidsplan for mødet. Mødekultur Daglige arrangører uddelegerer Personer, der arrangerer møder dagligt, er bedst til at uddelegere ansvar og gøre det klart for deltagerne, hvad der skal opnås på et møde. Daglige mødearrangører er til gengæld dårligst til at opstille en tidsplan for møderne, at komme til møderne i god tid samt at sende eventuelt materiale i god tid. En medlemsundersøgelse fra CA a-kasse Marts 2009 For mange deltagere giver ineffektive møder Hver 12. mødedeltager oplever ofte, at et møde har for mange deltagere og blandt disse medlemmer peger 7 ud af 10 på de for mange deltagere, som hovedårsagen til ineffektive møder. Baggrund for undersøgelsen 15 % af alle møder er spildtid I gennemsnit mener mænd, at knap 17,7 % af alle møder er spild af tid, mens dette gælder for 12,7 % af kvinderne. Samlet mener deltagerne, at 15 % af alle møder er spildtid. Flere mænd spilder deres tid Flere mænd end kvinder mener også, at en større del af de enkelte møder er spildtid. Samlet mener deltagerne, at godt 13 % af tiden, de sidder i møde, er spildtid. Mænd mener, at 15,5 % af de enkelte møder er spildtid, mens kvinder mener, at 11,5 % af møderne er spildtid. Mange årsager til ineffektive møder Top fem årsager til ineffektive møder er Manglende mødeledelse Ikke-strukturerede diskussioner Formålet med mødet er ikke klart Møderne starter eller slutter ikke til tiden samt Møderne er lange men har få resultater Hvem er ansvarlig for effektive møder? 3 ud af 4 medlemmer mener, at alle deltagere til stede har et ansvar for, at møderne er effektive. Hver 6. mener, at den øverste chef har ansvaret, mens kun 1 ud af 24 mener, at ansvaret hviler hos den øverste chef til stede. 925 medlemmer har fået tilsendt undersøgelsen, og ud af disse har 386 medlemmer valgt at deltage. Det giver en svarprocent på 41.7 %. Godt 3 ud af 10 af medlemmerne er beskæftiget inden for marketing/salg/kommunikation, der dermed er det fagområde, der beskæftiger flest i undersøgelsen. 2 ud af 10 er beskæftiget inden for økonomi/finans, mens fagområder som analyse, it, personale/hr og administration beskæftiger omkring hvert 12 medlem. Ansvarlig for undersøgelsen er kommunikationskonsulent Ole Strand ( ols@ca.dk) og analysemedarbejder Anne Hald Petersen ( anp@ca.dk) Mere end 8 ud af 10 oplever spildtid Samlet set mener 85,8 % af deltagerne, at der er spildtid forbundet med møder. Godt 5 % flere mænd end kvinder mener dette. 1/7

2 Hovedresultater 15 % arbejdstid bruges på møder CA s medlemmer bruger i gennemsnit 5,6 timer om ugen i møder. Dette svarer til 15 % af en gennemsnitlig arbejdsuge på 37 timer. Hvert fjerde møde uden dagsorden Hver fjerde mødearrangør sender ikke dagsorden ud til møderne, og kun 4 ud af 10 gør det klart for deltagerne, hvad der skal nås ved mødet. Kun 3 ud af 10 arrangører lægger en tidsplan for mødet. Daglige arrangører uddelegerer Personer, der arrangerer møder dagligt, er bedst til at uddelegere ansvar og gøre det klart for deltagerne, hvad der skal opnås på et møde. Daglige mødearrangører er til gengæld dårligst til at opstille en tidsplan for møderne, at komme til møderne i god tid samt at sende eventuelt materiale i god tid. For mange deltagere giver ineffektive møder Hver 12. mødedeltager oplever ofte, at et møde har for mange deltagere og blandt disse medlemmer peger 7 ud af 10 på de for mange deltagere, som hovedårsagen til ineffektive møder. Mere end 8 ud af 10 oplever spildtid Samlet set mener 85,8 % af deltagerne, at der er spildtid forbundet med møder. Godt 5 % flere mænd end kvinder mener dette. 15 % af alle møder er spildtid I gennemsnit mener mænd, at knap 17,7 % af alle møder er spild af tid, mens dette gælder for 12,7 % af kvinderne. Samlet mener deltagerne, at 15 % af alle møder er spildtid. Flere mænd spilder deres tid Flere mænd end kvinder mener også, at en større del af de enkelte møder er spildtid. Samlet mener deltagerne, at godt 13 % af tiden, de sidder i møde, er spildtid. Mænd mener, at 15,5 % af de enkelte møder er spildtid, mens kvinder mener, at 11,5 % af møderne er spildtid. Mange årsager til ineffektive møder Top fem årsager til ineffektive møder er Manglende mødeledelse Ikke-strukturerede diskussioner Formålet med mødet er ikke klart Møderne starter eller slutter ikke til tiden samt Møderne er lange men har få resultater Hvem er ansvarlig for effektive møder? 3 ud af 4 medlemmer mener, at alle deltagere til stede har et ansvar for, at møderne er effektive. Hver 6. mener, at den øverste chef har ansvaret, mens kun 1 ud af 24 mener, at ansvaret hviler hos den øverste chef til stede. Baggrund for undersøgelsen 925 medlemmer har fået tilsendt undersøgelsen, og ud af disse har 386 medlemmer valgt at deltage. Det giver en svarprocent på 41.7 %. Godt 3 ud af 10 af medlemmerne er beskæftiget inden for marketing/salg/kommunikation, der dermed er det fagområde, der beskæftiger flest i undersøgelsen. 2 ud af 10 er beskæftiget inden for økonomi/finans, mens fagområder som analyse, it, personale/hr og administration beskæftiger omkring hvert 12 medlem. Ansvarlig for undersøgelsen er kommunikationskonsulent Ole Strand ( ols@ca.dk) og analysemedarbejder Anne Hald Petersen ( anp@ca.dk) 2/7

3 15 % arbejdstid bruges på møder Medlemmer bruger i gennemsnit 5.6 timer om ugen i møder, og der bruges dermed 15 % af en gennemsnitlig arbejdsuge på 37 timer på møder. Mænd sidder mere i møder end kvinder. Kvinder sidder i gennemsnit i møder i 5,4 timer om ugen, mænd i 5,9 timer. Flest interne møder Medlemmerne deltager i en bred vifte af møder, men mest i interne ugentlige møder. 8,3 % flere mænd end kvinder deltager i eksterne møder med kunder kvinder går oftere til opfølgningsmøder. Forhold for et typisk møde Et typisk møde består for 86,2 % af medlemmerne af to til seks deltagere. Knap 5 % af møderne har over 10 deltagere. Hvert fjerde møde uden dagsorden 8 ud af 10 medlemmer arrangerer fra tid til anden møder. 1 ud af 10 arrangerer møder dagligt, mens 4 ud af 10 arrangerer flere møder ugentligt. Hver fjerde mødearrangør sender ikke dagsorden ud til møderne. Kun 4 ud af 10 gør det klart for deltagerne, hvad der skal nås ved mødet. Og kun 3 ud af 10 lægger en tidsplan for mødet. Som arrangør lægger mænd og kvinder vægt på forskellige forberedelser. 46,4 % af kvinderne sørger for praktiske opgaver, såsom kaffebrygning og kopiering inden mødet starter. Dette gælder for 35,3 % af mændene. 83,3 % af kvinderne sørger samtidig for en eventuel booking af lokale 12 % færre mænd gør dette. Flere mænd lægger i stedet for vægt på at opstille en tidsplan samt uddelegere ansvar hvis nødvendigt. 3/7

4 Forskellige forberedelser Medlemmer der arrangerer møder dagligt er bedst til at uddelegere ansvar. Godt 6 ud af 10, der dagligt arrangerer møder, uddelegerer ansvar når nødvendigt. De, der arrangerer møder få gange om måneden, uddelegerer sjældent ansvar - knap 1 ud af 4 uddelegerer, når nødvendigt. Mere end hver anden daglig og ugentlig arrangør gør det klart for alle, hvad der skal opnås på møderne. Lidt mere end hver fjerde der arrangører møder få gange om måneden gør dette. Medlemmer, der arrangerer møder dagligt, er til gengæld dårligst af alle til at opstille en tidsplan for møderne, at komme til møderne i god tid samt at sende eventuelt materiale i god tid. Deltagerne forbereder sig 9 ud af 10 deltagerne læser dagsordenen igennem inden mødet. Samme andel sørger for at være forberedt, og vide, hvad der forventes af dem. Kun omkring halvdelen kommer i god tid og knap hver femte hjælper til med praktiske opgaver, inden mødet starter. Det er især kvinderne, der hjælper med det, - 7 % flere kvinder end mænd hjælper til med de praktiske opgaver. For mange deltagere giver ineffektive møder Hver 12. oplever ofte, at et møde har for mange deltagere, mens 4 ud af 10 oplever det en gang imellem. Blandt dem, der ofte har oplevelsen, peger 7 ud af 10 på de for mange deltagere som hovedårsagen til ineffektive møder. Blandt dem, der kun en gang imellem oplever, at et møde har for mange deltagere, er det kun 3 ud af 10, der mener, at for mange deltagere betyder ineffektive møder. Hyppighed spiller altså en afgørende rolle. 4/7

5 Mere end 8 ud af 10 oplever spildtid Samlet set mener 85,8 % af CA s medlemmer, at der er spildtid forbundet med møder. Godt 5 % flere mænd end kvinder mener dette. 15 % af alle møder er spildtid I gennemsnit mener mænd, at knap 17,7 % af alle møder spild af tid, mens dette gælder for 12,7 % af kvinderne. Samlet mener deltagerne, at 15 % af alle møder er spild af tid. Flere mænd spilder deres tid Flere mænd end kvinder mener også, at en større del af de enkelte møder er spildtid. 4 ud af 10 mænd mener, at op til 10 % af tiden, de sidder i møder, er spildtid. Godt hver kvinde mener dette. Godt 1 ud af 10 mænd mener, at helt op til % af tiden, de sidder i møder, er spildtid. Kun 1 ud af 33 kvinder mener dette Samlet mener deltagerne, at godt 13 % af tiden, de sidder i møde, er spildtid. Mænd mener, at 15,5 % af de enkelte møder er spildtid, mens kvinder mener, at 11,5 % af møderne er spildtid... 5/7

6 Mange ineffektive møder Mere end hver tiende medlem oplever ofte, at møder er ineffektive, mens 6 ud af 10 oplever det en gang imellem. Kun 2 ud af 100 oplever aldrig ineffektive møder. Godt 5 % flere mænd end kvinder vurderer, at møder ofte er ineffektive. Mange grunde til ineffektive møder Medlemmerne peger på mange grunde til, hvorfor møder er ineffektive. Top fem grunde til ineffektive møder er: 1. Manglende mødeledelse, 55,4 % 2. Ikke-strukturerede diskussioner, 49,2 % 3. Formålet med mødet er ikke klart, 46,9 % 4. Møderne starter eller slutter ikke til tiden, 43,8 % 5. Lange møder, men få resultater, 42,2 % Hvem er ansvarlig for effektive møder? 3 ud af 4 medlemmer mener, at alle deltagere til stede har et ansvar for, at møderne er effektive. Hver 6 mener, at den øverste chef har ansvaret, mens kun 1 ud af 24 mener, at ansvaret hviler hos den øverste chef til stede. 6/7

7 Mere forberedelse til eksterne møder Knap 8 ud af 10 medlemmer deltager i eksterne møder med kunder. Godt 4 ud af 10 forbereder sig i højere grad til disse møder end til interne møder. Godt hver anden forbereder sig lige meget 7/7