Kontingentopkrævning. Betaling

Transkript

1 Kontingentopkrævning Bogføring Opkrævning Betaling Opdateret august 2007

2 Overblik Overblik nogle ord om sammenhængene Opsætning Stamdata Medlemmer Satser Satstyper Postering Dannelse af kontingentpostering Opkrævning Kontingentopkrævning Valg mellem PBS-fil eller CSV-fil Eller e-besked PBS indbetaling Import af indbetalings fil modtaget fra PBS, når pengene er opkrævet Opkrævninger Tidligere kontingentopkrævninger kan downloades

3 Overblik Bogføring Opkrævning Kontingentopkrævning i Blåt Medlem bygger på et samspil mellem Medlemsdelen og Regnskabsdelen. Betaling Kontingentopkrævning kan anvendes også uden at anvende Regnskabsdelen, men det største udbytte fås når også Regnskabsdelen anvendes, idet det kræver bogføring at få beløb på plads hos det enkelte medlem. Kontingentopkrævning bygger på at Blåt Medlem opkræver kontingentet og at det herefter bliver bogført og registreret sammen med de øvrige oplysninger om det enkelte medlem. Det er også muligt at opkræve enkeltbetalinger så som betaling for udleverede sangbøger, lejrkontingent eller lignende

4 Overblik Bogføring Opkrævning Der tre muligheder for anvendelse af kontingentopkrævning:: Opkrævning og betaling via PBS Betaling At man selv opkræver skriftligt dvs. downloader som semikolon-fil og anvender denne til at udskrive breve eller FI-kort. Sender opkrævningerne som E-beskedder, der sendes til medlemmets personlige indbakke i Blåt Medlem. Da kun meget få medlemmer anvender den personlige indbakke lige nu er denne mulighed ikke at anbefale. PBS omtales nærmere på en senere slide

5 Kontingentopkrævning Bogføring Opkrævning Det er en forudsætning at Regnskab og kontoplan er oprettet Betaling Start med Opsætning: Satstyper Satser Medlemmer Stamdata Skal alene gøres en gang Satser opdateres årligt også hvis de er uændrede Følg de næste slides

6 Opsætning, Satstyper Definer gruppens kontingenttyper og opkrævningshyppighed Eksempler på satstyper og perioder

7 Opsætning, Satser Prissæt de enkelte satstyper

8 Opsætning, Medlemmer Hvis I anvender forskellige satstyper for hver gren, skal I huske at ændre satstypen for de enkelte medlemmer ved oprykning Tildel satstyper til de enkelte medlemmer 1 Klik på rediger og tildel den aktuelle sats 2 Det enkelte medlem skal have registreret første tilladte opkrævning: Klik på medlemmet og indsæt dato

9 Opsætning, Stamdata Indtast oplysninger Om CVR-numre, se mere på Broen on-line 7. juli 2006

10 Postering, disse handlinger skal udføres ved hver kontingentopkrævning De beløb vi vil opkræve bliver automatisk posteret på det enkelte medlem og handlingen afspejler sig i gruppens regnskab som tilgodehavende kontingent Her indtastes opkrævningsperioden f.eks Bemærk at der er sat markering i testkørsel

11 Postering, disse handlinger skal udføres ved hver kontingentopkrævning Kontingentposteringer genereres marker de der skal opkræves

12 Postering, disse handlinger skal udføres ved hver kontingentopkrævning Kontroller at oplysningerne er rigtige og tryk på Afslut

13 Opkrævning, disse handlinger skal udføres ved hver kontingentopkrævning Indsæt datoer Her kan skrives tekst som kommer på opkrævningen

14 Opkrævning, disse handlinger skal udføres ved hver kontingentopkrævning 1 Marker de medlemmer der skal opkræves 2 Klik på udfør

15 Opkrævning, disse handlinger skal udføres ved hver kontingentopkrævning Vælg det ønskede medie 1. Filen skal anvendes iht. PBS instrukser 2. Kan anvendes til fx lables eller flette-fil til textbehandling hvor man udskriver fx FI-kort. 3. Kommer i medlemmets personlige indbakke i Blåt Medlem

16 Indbetaling via PBS Hvis I vælger PBS til kontingentopkrævning er det vigtigt at følge PBS anvisninger de næste slides viser hvordan I finder en vejledning.

17

18

19

20

21 Indbetaling fra PBS Indsæt den fil, som du Har modtaget fra PBS

22 Indbetaling fra PBS Marker det ønskede

23 Indbetaling fra PBS Klik OK, hvis du er sikker

24 Indbetaling fra PBS Klik på Afslut

25 Her ses effekten på det enkelte medlem

26 Fx til revisionen brug

27 Opkrævning, PBS Kontingentopkrævning via PBS bygger på, at du danner en fil i Blåt Medlem, som indeholder alle de informationer som PBS skal bruge for at kunne gennemføre opkrævningen. Den daglige kommunikation med PBS sker elektronisk og for sikkerhedens skyld ved hjælp af et særligt chipkort (og læser), der leveres uden beregning fra PBS. Når PBS har modtaget filen sendes opkrævning til de enkelte medlemmer og når de så har betalt kommer pengene automatisk ind på gruppens bankkonto og du modtager en fil med betalingsoplysningerne fra PBS. Denne fil indlæser du i Blåt Medlem, hvorefter der helt automatisk sker bogføring af indbetalingerne både på det enkelte medlem og i gruppens regnskab. For at få tingene til at fungere skal to samarbejdspartnere på banen: Gruppens bank PBS Det enkleste er at begynde på PBS hjemmeside og down-loade de blanketter der skal anvendes og herefter gå i banken.

28 Opkrævning, PBS På PBS hjemmeside: downloades to blanketter: BS 01 Kreditoraftale DL01 Dataleverandøraftale. PBS kan prismæssigt nemt konkurrere med andre opkrævningskormer se priserne på: be69439ed0d9e/bs106elektroniskprislise2006.pdf På de følgende slides gives en række tips til udfyldelsen af blanketterne. Når blanketterne er udfyldt er det nødvendigt at gå i banken med begge blanketter banken skal underskrive før blanketterne sendes til PBS. VIGTIGT: Man må IKKE tilmelde sig Betalingsservice WEB. Man SKAL benytte BS 01, der findes under Erhverv og ikke under Foreninger på PBS s hjemmeside. Brug ovenstående link!

29 Opkrævning, PBS Kreditoraftalen. Tips til udfyldelsen findes på de følgende slides.

30 Opkrævning, PBS Blok 1: I de fleste tilfælde vil grupperne have brug for x i begge felter. Blok 2: PBS-nr. Tildeles af PBS Debitorgruppenr FI-kreditornr. - Inden du sender blanketter til PBS, skal du i jeres pengeinstitut have en aftale om indbetalingskort +71, herpå står jeres fremtidige FI-kreditornr. CVR-nr.: Se Broen On-line 7. juli. Hvis gruppen ikke har CVR tildeles det af PBS ( udfyldes af PBS ) Dataleverandørens CVR-nr.: dataleverandør er jeres egen gruppe derfor samme CVR nr. som ovenfor Delsystem: BS1 Virksomhedens navn og adresse: Gruppens navn og adresse. I mange tilfælde kassererens adresse. Blok 3: Her skrives gruppens bankkonto, hvor alle posteringer fra PBS afregnes

31 Opkrævning, PBS Blok 4: Navn på betalingsoversigten: Gruppens Navn Kundenummerbetegnelse: Medlemsnr. Antal karakterer: 7 Hvis betalingsdag ikke er en bankdag.. : x i Efterfølgende bankdag Oplysning om kunder : x i Efter afvisnings- og tilbageførselsfrist Oplysning om indbetalinger.. : x i Løbende Blok 5: Betaling for ydelser i Betalingsservice: x i Uden kvartalsabonnement med forhøjet.. den billigste form for grupperne Forventet antal kunder: Antal medlemmer ( kun til statistik) Opkrævningsmåneder: x i Alle

32 Opkrævning, PBS Dataleverandøraftalen + bestilling af chipkort med certifikat. Tips til udfyldelse findes på de følgende slides Sådan ser de ud hhv. kortlæser og chipkort

33 Opkrævning, PBS Blok 1: Dataleverandørens CVR-nr. : Gruppens CVR nr. Tildeles senere af PBS ( udfyldes af PBS ) Delsystem: BS1 Blok 2 7: Dataleverandør = Gruppens navn og adresse Kontaktperson = Gruppens kasserer Blok 8: PBS nr.: Tildeles senere af PBS ( udfyldes af PBS ) Reg. nr. og kontonr.: gruppens konto i pengeinstitut Blok 9: Datatransmission: x i ( HTTP/S ) Til hvilket PC-operationssystem skal kortlæseren tilsluttes : F.eks. Windows XP