Egebjerg Kommune. Økonomiudvalg. Referat

Transkript

1 Egebjerg Kommune Økonomiudvalg Referat Dato: Den 03-november-2003 Starttidspunkt for møde: Kl Sluttidspunkt for møde: Kl Mødested: Udvalgsværelse II Udsendelsesdato: Afbud fra: Fraværende: Ingen. Mødedeltagere: Arne Ebsen, Birger Jensen, Christian Ulrich, Finn Olsen, Mogens Johansen åben

2 Økonomiudvalg, mandag den 03-november-2003 Indholdsfortegnelse Til behandling - for åbne døre Seminar vedr. den sydfynske detailhandel Børnetopmøde Distancearbejdspladser til Sydfyn & Øerne - en mulighed for at styrke bosætningen Ansøgning om midler fra Udviklingspuljen Spilleautomater Principper for behandling af tilsagn om opførelse at ustøttede andelsboliger Tilsagn om opførelse af 16 "Ustøttede andelsboliger" Ombygning af Svendborgvej 49 til 9 lejligheder ved bygningsfornyelse Administrativ struktur - første evaluering Evalueringskriterier Retningslinier for ydelse af lån til betaling af ejendomsskatter Ligestillingsredegørelse Økonomiudvalgets møder Til behandling - for lukkede døre Lukket sag: Foreløbig budgetopfølgning pr Lukket sag: Ejendomshandel Eventuelt Information til pressen. 272 Bilagsliste åben

3 Økonomiudvalg, mandag den 03-november-2003 Side 255 Til behandling - for åbne døre 264. Seminar vedr. den sydfynske detailhandel J.nr.: G00 Sagsid.: Initialer: ssm Åben sag Som led i det fortsatte arbejde med Den fælles sydfynske Udviklingsstrategi et samarbejde mellem de 9 Mål2-kommuner er det besluttet at afholde et seminar den kl til på Hotel Christiansminde vedr. den sydfynske detailhandel. Programmet ser således ud: 1. Udviklingen i dansk og international detailhandel v/retail Institute Scandinavia 2. Detailhandlen på Sydfyn v/contra Hvordan står det til på Sydfyn & Øerne? 3. Skal man forstå detailhandelen, må man begynde med at forstå begrebet: Den moderne forbruger v/retail Institute Scandinavia Forbrugerne kræver udvalg, oplevelser og lave priser Hvordan kan handelsbyen leve op til de nye forbrugerønsker? 4. Hvad kan lokalpolitikerne gøre? v/retail Institute Scandinavia Byens attraktivitet som indkøbssted er baseret på 25 nøgleområder Byen som mærke - en proces der gør byens handelsbalance positiv Opskriften på en positiv udvikling af byens detailhandel Efter mødet byder Svendborg Kommune på frokost. De inviterede konsulenter har stor erfaring med udviklingen af detailhandlen i Danmark, og Contra har arbejdet med konkrete projekter på Sydfyn og øer. Konsulenternes erfaringer er blandt andet, at der skal langt større politisk bevågenhed på detailhandlen for at sikre en fornuftig udvikling også i landområder. Endvidere vil konsulenterne argumentere for, at detailhandelsudvikling er andet og mere end et spørgsmål om fysisk planlægning. Arrangementet falder godt i tråd med Egebjerg-erklæringens vægtning af udvikling af det lokale næringsliv. Deltagere i arrangementet er politikere, embedsmænd og andre med interesse for området.

4 Økonomiudvalg, mandag den 03-november-2003 Side 256 Deltagerprisen er kr pr. person. Det indstilles, at Økonomiudvalget drøfter deltagere fra Egebjerg kommune herunder repræsentanter fra det lokale erhvervs- og foreningsliv. Det er meddelt Faaborg kommune som står som arrangør at vi overskrider tilmeldingsfristen. Seminaret udsat Børnetopmøde 2004 J.nr.: Sagsid.: Initialer: elh Åben sag KL indbyder til Børnetopmøde 2004 med overskriften Ansvaret for et godt børneliv. Børnetopmødet afholdes den 26. og 27. februar 2004 på Munkebjerg Hotel. KL ønsker at sætte fokus på læring i dagtilbud, forældreansvar og social arv. Danmarkshistoriens største udbygning på børneområdet er ved at være tilendebragt. Pasningsgarantien er en realitet. Med Børnetopmødet ønsker KL at flytte det politiske fokus mere i retning af indholdet i special- og dagtilbud for børn. Temaerne belyser forskellige indfaldsvinkler i forhold til ansvaret for det gode børneliv. Pris incl. 2 overnatninger kr. Samlet udgift ved 7 deltagere: kr. Tilmelding senest 1. december Program for Børnetopmødet 2004 er i sagen. Børne- og Kulturudvalget 2003s beslutning den Fraværende: Jane Kierans, Orla Hansen Udvalget ansøger økonomiudvalget om deltagelse i Børnetopmødet.

5 Økonomiudvalg, mandag den 03-november-2003 Side 257 Notat: For året 2004 er på Budget 2004 afsat kr. til dækning af udgifter ved kommunalbestyrelsesmedlemmernes deltagelse i internat kurser/rejser. Økonomiudvalget har i møde den bevilget Børne- og Kulturudvalget kr. + transportomkostninger til brug ved deltagelse i Gl. Avernæskonference Visionernes vingesus og skolen for alle den 30. og 31. januar Ansøgning kan ikke imødekommes som følge af budgetmæssige begrænsninger Distancearbejdspladser til Sydfyn & Øerne - en mulighed for at styrke bosætningen. J.nr.: P20 Sagsid.: Initialer: bip Åben sag Gudme, Svendborg, Tranekær, Rudkøbing, Sydlangeland, Ærøskøbing, Marstal, Fåborg og Egebjerg Kommune har gennem de seneste 2 år i fællesskab arbejdet med at forøge antallet af distancearbejdere på Sydfyn og Øerne. Kommunerne har ved hjælp af egne og midler fra Statens Centrale Varslingspulje gennemført en undersøgelse, der viser, at der i Danmark nu er mellem og mennesker, der arbejder fra deres private hjem mere end 12 dage om måneden. Disse mennesker er i princippet uafhængig af geografi, når de vælger, hvor de skal bosætte sig. Undersøgelsen viser også at 200 ud af 526 er flyttepositive over for Sydfyn og da andre analyser peger på, at antallet af distancearbejdere i Danmark er kraftig stigende, og at der i 2008 forventes at være mellem og , så er der et stort potentiale, som Sydfyn & Øerne bør udnytte. Kunne Sydfyn blot tiltrække en mindre del af disse mennesker ville det kunne ses i områdets bosætningsstatistikker. Derfor foreslår styregruppen for det hidtidige varslingspuljeprojekt, at der nu gøres en indsats for at gøre Sydfyn forskellig fra andre og at forskellighederne markedsføres. Målet er, at der i år 2010 er flyttet 7000 nye borgere til Sydfyn & Øerne. Dette vil påvirke kommunernes økonomi positivt, idet en distancearbejder med familie gennemsnitlig* vil betyde en beregnet nettoindtægt på ca kr. pr. år for den pågældende kommune. En forudsætning herfor er at Sydfyn opleves som et sted, der reelt adskiller sig fra andre, når vi taler distancearbejde og bosætning. Der skal altså både være et produkt som distancearbejderen oplever som anderledes, og produktet skal markedsføres.

6 Økonomiudvalg, mandag den 03-november-2003 Side 258 For at leve op til distancearbejdernes krav skal Sydfyn & Øerne kunne levere : - Den nyeste teknologi til alle (bredbånd mv) - Kvalitet og kvantitet i daginstitutioner og skoler - Kvalitet og kvantitet i udbud af kultur og fritidsfaciliteter - Kvalitet og kvantitet i faglige og sociale netværk - Et modtagerapperat (velkomst til nye borgere) ud over det sædvanlige - og disse kendetegn skal så markedsføres. Ovenstående opgaver skal løses i et samarbejde mellem en projektmedarbejder og relevante parter, herunder kommuner, udbydere af bredbånd m.v. Projektets udgifter vil hovedsagelig bestå af løn til projektmedarbejder samt udgifter til markedsføringskampagner. Det er tanken at projektet i første omgang skal køre som et forsøgsprojekt over 3 år. Projektet er nærmere beskrevet i vedlagte notat. Udgifterne fordeles efter befolkningstal. Bilag: Forslag til projekt vedr. distancearbejdspladser til Sydfyn & Øerne. (103768) Notat: Der ansøges om - at Egebjerg Kommune tilslutter sig projekt flere distancearbejdspladser, samt - at der etableres en fælles sydfynsk udviklingspulje til brug for det foreslåede projekt, men også til brug for andre mulige tværkommunale projekter, hvor kommunerne som udgangspunkt bidrager med 10 kr. pr. indbygger. Direktionens indstilling: En fælleskommunal indsats herunder fx fælles markedsføring forekommer at være i god tråd med det samarbejde, der gennem de seneste år er udviklet mellem Mål2-kommunerne. Det indstilles derfor, at Egebjerg Kommune stiller sig positivt over for at bidrage til en fælleskommunal udviklingspulje med 10 kr. pr. indbygger hvilket ville kunne finansieres over kommunens egen udviklingspulje. En fælles markedsføringsindsats har tidligere været drøftet blandt de 9 Mål2-borgmestre, uden at der blev truffet beslutning herom. En indsats med distancearbejdspladser som tema har ikke været drøftet i denne sammenhæng men en sådan indsats forekommer naturlig, når det tages i betragtning, at hjemmearbejdspladser er i kraftig stigning. Derimod forekommer det umiddelbart voldsomt at tilknytte en projektmedarbejder til denne markedsføring - i hvert fald i første omgang. En udredning af kommunernes muligheder for at

7 Økonomiudvalg, mandag den 03-november-2003 Side 259 kunne tiltrække potentielle tilflyttere burde kunne håndteres inden for normalsystemet med en fælles udpeget, ansvarlig tovholder. Såfremt ovenstående følges, indstilles sagen overført til budgetforhandlingerne. Økonomiudvalgs beslutning den Godkendt. Direktionens supplerende bemærkninger af : Ovenstående sag blev ikke behandlet under budgetdrøftelserne. Det indstilles derfor, at sagen oversendes til Kommunalbestyrelsen med en anbefaling af, at Egebjerg Kommune over udviklingspuljen medfinansierer oprettelsen af en fælleskommunal udviklingspulje som ovenfor beskrevet og under forudsætning af, at samtlige 9 Mål2-kommuner deltager. Indstilles til godkendelse Ansøgning om midler fra Udviklingspuljen J.nr.: Sagsid.: Initialer: elh Åben sag Den rummelige Folkeskole er til debat. Undervisningsministeriets folkeskoleforlig af 2002 understreger folkeskolernes forpligtelse i forhold til rummelighed. I Egebjerg kommune har vi udarbejdet projektbeskrivelse af Adfærd, Kontakt og Trivsel klasse. Børne- og kulturudvalget har afholdt Gå-hjem møde med emnet Rummelighed i folkeskolen. KVIS projektet Fyn har rummelighed som overordnet emne. Kommunen har som et af indsatsområderne Truede børn og unge Med udgangspunkt i ovenstående indbød Skole- og kulturafdelingen skolerne til møde januar Dette møde resulterede i, at Vester Skerninge skole i samarbejde med Skole- og kultur afd. PPR startede udviklingsprojekt i tilknytning til KVIS. Projektet går ud på i endnu højere grad at kunne tilbyde alle elever så megen undervisning som muligt i eller så tæt på hjemklassen som muligt. Projektet er bl.a. opbygget omkring kompetencegrupper bestående af lærere, pædagoger og personale fra PPR samt Børn og Unge.

8 Økonomiudvalg, mandag den 03-november-2003 Side 260 I den forbindelse ansøger Vester Skerninge skole om tilskud på kr. til dygtiggørelse af kompetencegrupperne på de specifikke områder. Der er brug for midler til deltagelse i kurser m.v. Projektbeskrivelse er vedlagt Skoleinspektør Vibeke Lundahl og psykolog Ole Pedersen er indbudt til mødet kl Bilag: V.Skerninge skole søger om kr. fra Udviklingspuljen i f.m. udviklingsprojekt i tilknytning til KVIS. (109292) Børne- og Kulturudvalget 2003s beslutning den Fraværende: Jane Kierans, Orla Hansen Fremsendes med bedste anbefaling. Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget imødekommer ansøgningen. Der er tale om et projekt, hvis resultater er til gavn for den samlede folkeskole i kommunen, hvorfor den fælleskommunale udviklingspulje er relevant. Godkendt Spilleautomater J.nr.: P19 Sagsid.: Initialer: bip Åben sag Spillemyndigheden under Told- og Skattestyrelsen fremsender fra JB SERVICE, Middelfart ansøgning om tilladelse til opstilling af 6 stk. gevinstgivende spilleautomater i en spillehal i ejendommen Assensvej 218, Stenstrup Nærkøb. Spillehallens åbningstid: Kl til Spillehallens bestyrer: Indehaveren af Nærkøb I lov om gevinstgivende spilleautomater er anført, at Spillemyndigheden skal anmode om kommunens indstilling til, at der opstilles spilleautomater i kommunen. Kommunens holdning er vejledende for Spillemyndigheden.

9 Økonomiudvalg, mandag den 03-november-2003 Side 261 Ansøgningen har været sendt til udtalelse ved Teknisk afdeling med hensyn til om der er lokalplan eller andet i området, der ikke åbner mulighed for beslutning om spillehal. - Notat vedr. planforhold fra Assensvej 218. Der er ikke nogen lokalplan for området ved DK-tanken, og området vil indtil da blive reguleret efter kommuneplanens rammer. Rammerne har udlagt området til blandet bolig og erhverv, og hvis det indgår som en del af et erhverv, kan der i området opstilles spilleautomater. Politimesteren høres tillige, om opstillingen af spilleautomater kan give anledning til ordensmæssige problemer hvis dette er tilfældet, kan Spillemyndigheden ikke give en tilladelse. Ved behandlingen skal Økonomiudvalget tage stilling til nærværende sag eller træffe en principiel beslutning om spillehaller i Egebjerg Kommune. Bilag: Ansøgning om tilladelse til opstilling af gevinstgivende spilleautomater. (108764) Ansøgning godkendt Principper for behandling af tilsagn om opførelse at ustøttede andelsboliger J.nr.: G01 Sagsid.: Initialer: ers Åben sag I efteråret 2002 behandlede Kommunalbestyrelsen det første projekt for ustøttede andelsboliger. Der er ikke som for almindelige andelsboliger regler for sagsgangen. Det er op til kommunen at stille vilkårene, og vilkårene kan kun stilles i forhold til en kommunegaranti. I forbindelse med behandlingen af den første sag havde Teknik- og Miljøafdelingen gennemgået støtteproceduren for almindelige andelsboliger, og på den baggrund har afdelingen opstillet vedlagte vilkår, dok Ved valg af vilkår giver KL`s håndbog for støttet boligbyggeri også en vejledning i hvilke kriterier der kan og bør opstilles. Vi har skelet til at give de kommende andelshavere en god sikkerhed for byggeriets gennemførelse og boligernes kvalitet, men der er også skelet til, ikke at gøre denne ansøgningsprocedure så administrativ tung, som for de almindelige andelsboliger.

10 Økonomiudvalg, mandag den 03-november-2003 Side 262 Nu er den første sag ved at være færdig, og vi har nogle erfaringer at vurder på. Har vi i 2002 været for restriktive, eller det modsatte? Teknik & Miljøafdelingen har dels drøftet spørgsmålet med den daværende ansøger og dennes rådgiver, og vi har forhørt os i en anden kommune. Her er der slet ikke stillet vilkår i forbindelse med tilsagn om kommunegaranti. Sammenholdt med ansøgers udsagn kan det se ud til, at nogle af vores vilkår bør udgå, men ansøger mener også, at der er en sikkerhed for de kommende andelshavere, ved at kommunen stiller vilkår. Som det hidtil har være med andelsprojekter i Egebjerg Kommune, er andelshaverne i langt overvejende grad ældre borgere, der har solgt deres ejendom og har valgt at flytte ind i et fællesskab, hvor den enkelte ikke skal have besvær med administration af og Vedligeholdelse af boligen. På mødet vil Teknik & Miljøafdelingen gennemgå skemaet og lægge op til en revision af skemaet. Ved Kommunalbestyrelsens behandling sidste år var der også lagt op til at Økonomiudvalget får tillagt kompetence til meddele kommunegaranti. Kommunalbestyrelsen bad om at dette spørgsmål indgik ovennævnte vurdering at tilsagnskriterier. Færdigbehandlingen af sagen fra sidste år har gjort det mere klart, end det nok var tilfældet ved starten af sagen, at kommunerne kun tager stilling til spørgsmålet om kommunegaranti, og de vilkår der skal sættes til en sådan. Derfor kan det være relevant at Økonomiudvalget får tillagt kompetencen til at træffe beslutning om garanti og vilkår. Et af vilkårene ved den først sag var at regnskabet skulle forelægges for Egebjerg Kommune, men ikke godkendes af Egebjerg Kommune. Dette tilsiger også at afslutning af sagen også kan afgøres i Økonomiudvalget. Indstilling: Det indstilles til Kommunalbestyrelsen, at kompetencen til at meddele kommunegaranti på ustøttede andelsboliger overgår til Økonomiudvalget, ligesom udvalget også stiller vilkår i forhold til den revideres liste og afslutter sagen. Bilag: Principper for behandling af tilsagn om opførelse at ustøttede andelsboliger (111213) Indstilles.

11 Økonomiudvalg, mandag den 03-november-2003 Side Tilsagn om opførelse af 16 "Ustøttede andelsboliger" J.nr.: G01 Sagsid.: Initialer: ers Åben sag Kommunalbestyrelsen godkendte i aprilmødet 2002 principiel tilsagn til opførelse af ustøttede andelsboliger på baggrund af en konkret henvendelse fra Ole foged Jensen Aps. Ved at meddele tilsagn forpligter Egebjerg Kommune sig for at stille en kommunegaranti for den del af anskaffelsessummen der ligger ud over 65 %. Ole Foged Jensen har købt en grund betinget af tilsagn og er i gang med at sælge andelsbeviser. På grund af en lang venteliste fra tidligere byggerier var interessen meget stor og de planlagte 8 boliger blev hurtigt overtegnet. Efter anmodning traf Økonomiudvalget i maj mødet principbeslutning om at projektet kunne udvides til 16 boliger. Projektet er nu så langt fremme at advokatfirmaet Gottschau & West på vegne af bygherren har søgt om tilsagn til opførelse af 16 boliger beliggende Teglbakken 2 A og B til 18 A og B. Det vil sige der søges om kommunegaranti for den del af lånet der ligger over 65 % og op til 75 %. Byggesummen er anslået til kr. garantien vil udgøre kr. Der er ikke som for almindelige andelsboliger regler for sagsgangen. Det er op til kommunen at stille vilkårene. Teknik- og Miljøafdelingen har gennemgået støtteproceduren for førnævnte boliger og på den baggrund har vi opstillet vedlagte vilkår. Ved valg af vilkår giver KL`s håndbog for støttet boligbyggeri en vejledning i hvilke kriterier der kan og bør opstilles. Vi har skelet til at give de kommende andelshavere en god sikkerhed for byggeriets gennemførelse og boligernes kvalitet, men der er også skelet til ikke at gøre denne ansøgningsprocedure så administrativ tung som for de almindelige andelsboliger. Indstilling: Det indstilles til kommunalbestyrelsen at der stilles kommunegaranti på 10 % af anskaffelsessummen på vilkår som det er beskrevet i vedlagte skema 1../. Vedlagt: - Økonomiudvalgets beslutning den Indstilles, at der stilles den pågældende kommunegaranti. Samtidig indstilles, at Økonomiudvalget i fremtidige sager tillægges kompetence til at stille kommunegaranti, efter at kommunalbestyrelsen forud har givet tilsagn til opførelse af ustøttede andelsboliger efter konkret ansøgning bilagt vilkårene. Kommunalbestyrelsens beslutning den Fraværende: Christian Ulrich, Ove Engstrøm - Godkendt, at der stilles kommunegaranti i forbindelse med opførelse af de nævnte 10 boliger. - Besluttet, at spørgsmålet om kompetence spørgsmålet tilbagesendes til Økonomiudvalget for udarbejdelse af en principel sag herom.

12 Økonomiudvalg, mandag den 03-november-2003 Side 264 Byggeriet er nu afsluttet og taget i brug, og ved brev af 16. oktober 2003 har Andelskassen Egebjerg fremsendt sagen til endelig godkendelse. Sagen indeholder byggeregnskab med tilhørende revisionsprotokollat, kvalitetssikringsmappe, instruktion i brug samt drift og vedligeholdelse af afløbssystemer, en generel vedligeholdelsesplan for bygningerne og långivers garantiformular. Andelskassen anmodet om godkendelse af sagen om ustøttede andelsboliger, og beder samtidig om tiltrædelse af garantiformularen. Teknik & Miljøafdelingen har gennemgået materialet i forhold til de vilkår der var stillet i forbindelse med at Egebjerg Kommune gav tilsagn om kommunegaranti til projektet. Af de stilede vilkår, 19 stk, er de 18 opfyldt, og dokumentation for det resterende punkter vil forelægge inden sagen behandles. Vilkår fremgår af vedlagte tilsagnsskrivelse. Vilkår som endnu ikke er dokumenteret er: afsætter midler og gennemfører et 1. og 5. års eftersyn efter reglerne i 12 i bekendtgørelse og støtte til almenboliger samt støttede private andelsboliger m.v. nr af med senere ændringer Som det fremgik ved sagens behandling i efteråret 2002, var dette det første projekt med ustøttede andelsboliger i Egebjerg Kommune. Da der ikke er noget lovkrav til, hvilke vilkår der stilles, blev der valgt det væsentligste fra sager med støttede andelsboliger. Samtidig blev det besluttet, at Økonomiudvalget, når sagen er afsluttet, skal fastlægge fremtidige retningslinier. Indtil da må de stillede vilkår efterleves. For Egebjerg Kommune er det et vigtigt punkt i disse sager at vilkår for tilsagn til kommunegaranti bliver overholdt. I denne sag var kravet at kommunegarantien ikke måtte overskride 10 % af den samlede anskaffelsessum eller kr. Den fremsendte garanti udgør % af 2 pantebreve på hver kr. hvilket samlet giver en garanti på kr. Inden sagen behandles vil der foreligge en ny garantierklæring der opfylder vilkåret på maks 10 %. Garantien er givet til ansøger, Ole Foged Jensen Aps, men tilsagnet skal formelt overdrages til den nye andelsboligforening. Dette sker formelt ved at ansøger fremsender endeligt skøde hvoraf det fremgår at det er en andelsboligforening der står som ejer. Endelige skøde er på vej Indstilling: Sagen indstilles til kommunalbestyrelsens endelige godkendelse Indstilles.

13 Økonomiudvalg, mandag den 03-november-2003 Side Ombygning af Svendborgvej 49 til 9 lejligheder ved bygningsfornyelse J.nr.: G01 Sagsid.: Initialer: ers Åben sag På Økonomiudvalgets møde den 12. maj principbehandlede Økonomiudvalget en foreløbig ansøgning på nævnte ejendom. Udvalget var indstillet på, at der kunne arbejdes videre med et konkret projekt. Det foreløbige projekt indeholdt 10 lejligheder, fordelt på forhuset hvor der hidtil har været kontor og den gamle fabriksbygning. Det samlede projekt var vurderet til kr. med en årlig udgift for Egebjerg Kommune på kr. i 25 år. Efter møder med bygherre, arkitekt og Byfornyelsesskabet Odense er der aftale nogle rammer for et projekt, og der er fremsendt et skitseprojekt med et økonomisk overslag. Projektet indeholder nu 9 lejligheder og er beregnet til en samlet udgift på kr. Det er som det fremgår lidt mindre, ca kr., men samtidig er fordelingen af refusionsberettigede udgifter ændret til ugunst for kommunerne, og det giver en lidt højere kommunal udgift. Det giver en belastning af Egebjerg Kommunes ramme til byfornyelse på kr., og en engangsudgift for Egebjerg Kommune på kr. mod kr. Årligt giver det et beløb på kr. mod tidligere kr. De 9 lejligheder fordeler sig på 1 lejlighed på 110 m 2, 4 på 81 m 2 og 4 på 67 m 2. Lejen er beregnet til 675 kr. pr. m2 pr. år, og det vil give en husleje på ca kr. fra den store lejlighed, ca kr. for de mellemste og godt kr. fra de mindste. Indstilling: Det indstilles til Kommunalbestyrelsen at der indberettes og meddeles støtte til bygningsfornyelse med et samlet tilskud fra Stat og Kommune på kr. af den samlede investering på kr. Indstilles.

14 Økonomiudvalg, mandag den 03-november-2003 Side Administrativ struktur - første evaluering Evalueringskriterier J.nr.: Sagsid.: Initialer: ssm Åben sag På sit møde den besluttede Økonomiudvalget, at der skulle vedtages evalueringskriterier inden udgangen af Direktionen indstiller følgende procedure: 1. Hovedudvalget drøfter sagen ca. september 2. Samarbejdsorganisationen drøfter sagen ca. september/oktober 3. Hovedudvalget udtaler sig til Økonomiudvalget ca. oktober 4. Ledergruppen udtaler sig til Økonomiudvalget ca. oktober 5. Økonomiudvalget drøfter sagen november 6. Kommunalbestyrelsen drøfter sagen på sit møde i december. Såfremt Økonomiudvalget ønsker særlige kriterier / målepunkter inddraget, indstilles disse meddelt ud til Hovedudvalg/Ledergruppe. Blandt de hensyn, den daværende Kommunalbestyrelse ønskede tilgodeset i en ændret struktur, var blandt andre følgende: kortere kommandoveje gennem reduktion i ledelsesniveauerne øget decentralisering og øget ansvarliggørelse af ledere gennem anvendelse af kontrakter sikring af flexibel organisation, der hurtigt kan indrette sig efter nye opgaver øget borgerbetjening blandt andet gennem oprettelser af en Rådhusbutik oprettelse af konsulenttjeneste blandt andet på områderne: personale, løn, økonomi til servicering af den kommunale organisation. Økonomiudvalgs beslutning den Oversendes til næste møde Økonomiudvalgs beslutning den Godkendt. Fortsat sagsfremstilling: Sagen har været drøftet i kommunens samarbejdsorganisation, og der er indkommet høringssvar fra: Hjemmeplejen (110226) Vester Skerninge skole (110227) Bøgehaven (110095) Mariehønen (110229)

15 Økonomiudvalg, mandag den 03-november-2003 Side 267 Kirkeby børnehave (110704) MED-udvalget på Rådhuset (110701). På sit møde den har Hovedudvalget drøftet sagen og besluttet følgende: Hovedudvalget kan tilslutte sig Økonomiudvalgets forslag, endvidere har hovedudvalget følgende pinde som bør indgå i evalueringen af den administrative struktur: Sikre evaluering af den organisatoriske opbygning. Sikre at der er opmærksomhed nok på den daglige drift og faglighed i forhold til værdierne. Sikre evaluering af om formålet med den nye struktur er opfyldt. Endvidere fremsendes høringssvarerne til Økonomiudvalget. Endelig har Ledergruppen drøftet sagen og udtalt følgende (110906): Ledergruppen har på nogle møder drøftet Økonomiudvalgets forslag til evalueringskriterier vedr. den administrative struktur. På baggrund heraf skal ledergruppen udtale følgende: 1. Det synes lidt uklart, hvad der forstås ved en evaluering i dette tilfælde. Den strukturændring, der trådte i kraft pr er fortsat under implementering, og strukturen kan derfor efter ledergruppens opfattelse ikke evalueres allerede i 2004, såfremt der ved denne evaluering skal træffes afgørelse af, om strukturen er god eller dårligt evt. om man skal vende tilbage til den gamle struktur. Så gennemgribende forandringer, som den administrative struktur er udtryk for, forudsætter længere tids indkøring. Strukturændringen består jo af en række forskellige elementer eksempelvis kontraktstyring. Ikke alle har endnu fået kontrakter, og erfaringerne med allerede indgåede kontrakter er fortsat for små. 2. Det er imidlertid ledergruppens opfattelse, at strukturændringen som andre større beslutninger løbende skal justeres. Sådanne justeringer bør ske, når der er behov for disse og ikke afvente faste evalueringstidspunkter. 3. Bortset fra ovenstående mere principielle synspunkter, kan ledergruppen tilslutte sig de kriterier, som Økonomiudvalget foreslår. 4. På sit Ærø-seminar drøftede ledegruppen nogle af målsætningerne med strukturændringen. På denne baggrund skal ledergruppen foreslå, at nedenstående mål indskrives i Økonomiudvalgets evalueringskriterier: 1. Ansvar og kompetence skal lægge så langt ud som muligt det giver: bedre borgerservice, hvor lokale forhold kan spille mere med bedre borgerservice, fordi beslutningsgangene er mere enkle bedre borgerservice, fordi der kan træffes hurtigere beslutninger bedre ledere & medarbejdere, fordi dem, der får ansvar bliver ansvarlige

16 Økonomiudvalg, mandag den 03-november-2003 Side Ledelse skal professionaliseres gennem ledelsespolitikken det giver: mere ansvarlige ledere, fordi de kommunale helheder indtænkes i den daglige administration større betryggelse for vore politikere af samme årsag bedre rådgivning af vore politikere, fordi den enkelte leder ikke hypper egne kartofler men tænker i helheder 3. Ledere og medarbejdere skal dygtiggøres gennem det øgede ansvar og den tildelte kompetence det giver: bedre borgerbetjening bedre politisk rådgivning mere tilfredse ansatte bedre konkurrenceposition om mulige færre jobs i en mulig kommunalreform 4. Ledergruppen ønsker at understrege, at strukturændringen har forskellig betydning afhængig af, hvor man er ansat. Eksempelvis er dele af strukturændringen mest møntet på rådhuset, medens indførelsen af 2 ledelsesniveauer måske opfattes mest tydeligt på institutionsområdet. Ledergruppen skal derfor anbefale, at de kommende høringsparter fx samarbejdsorganisationen og brugerbestyrelser bliver bedt om at udtale sig om de spørgsmål, som de finder relevante for deres arbejdsplads og derfor evt. lader andre kriterier være ukommenterede. Samtidig bør de opfordres til at udtale sig om andre forhold i strukturændringen, som de vurderer relevante, selvom de ikke er udmeldt fra politisk hold. 5. Ledergruppen foreslår, at evalueringen gennemføres internt dvs., uden medvirken af externe konsulenter. Ledergruppen har i drøftelserne af evalueringskriterier ikke kunne undgå at komme ind på andre idéer til, hvorledes evalueringen eventuelt kan gennemføres. Fx har vi drøftet muligheden for en mundtlig evaluering i ledergruppen, spørgeskemaundersøgelse i forhold til betjeningen i Rådhusbutikken m.v. Vi vil naturligvis drøfte dette nærmere, når Kommunalbestyrelsen har besluttet sig for de eksakte evalueringskriterier. 6. Endelig har ledergruppen naturligvis ikke forholdt sig til indholdet af en evt. politisk evaluering af strukturændringen. Med ovenstående evalureringskriterier ønskes en drøftelse af, om vi på embedsmandsniveau inden for den eksisterende struktur kan yde kvalificeret betjening af det politiske niveau. Om dette opfattes således, er en politisk vurdering. Direktionen indstiller, at sagen fremsendes til Kommunalbestyrelsen med en anbefaling af: at høringssvarene bemærkninger indarbejdes i Økonomiudvalgets forslag til evalueringskriterier

17 Økonomiudvalg, mandag den 03-november-2003 Side 269 at sagen herefter tilbagesendes til Økonomiudvalget med henblik på en drøftelse af, hvorledes der foretages evaluering på baggrund af de vedtagne evalueringskriterier hos høringsparterne (samarbejdsorganisationen, ledergruppen, brugerbestyrelserne) at høringsparterne får den frihed, at de alene kommenterer de kriterier, der opfattes som relevante for dem, og at de kan fremkomme med supplerende bemærkninger vedr. eventuelle andre forhold i strukturændringen, som de skønner relevante at evalueringen gennemføres i første halvår af 2004 uden anvendelse af externe konsulenter og at Kommunalbestyrelsen drøfter, hvorledes den politiske evaluering af strukturændringen skal gennemføres. Indstilles Retningslinier for ydelse af lån til betaling af ejendomsskatter J.nr.: P24 Sagsid.: Initialer: svl Åben sag Økonomiafdelingen fremsender forslag til retningslinier for ydelse af lån til betaling af ejendomsskatter m.v. Retningslinierne der er udfærdiget af hensyn til den daglige administration af området, tager udgangspunkt i kommunalbestyrelsens tidligere beslutning om, at der kun ydes lån til hvad der er fastsat i henhold til lov nr. 202 om lån til betaling af ejendomsskatter,. Da der i de foreslåede retningslinier er lagt op til, at kompetencen til at godkende rykning af skadesløsbrevet i forbindelse med ejerens ønske om optagelse af nye lån, uddelegeres til administrationen fra kommunalbestyrelsen, skal retningslinierne godkendes af den samlede kommunalbestyrelse. Retningslinierne foreslåes indarbejdet i kommunens Kasse- og regnskabsregulativ. Retningslinierne er sendt til udtalelse ved Kommunernes revision. Revisionens eventuelle bemærkninger vil foreligge til mødet Retningslinier for ydelse af lån til betaling af ejendomsskatter. dok

18 Økonomiudvalg, mandag den 03-november-2003 Side 270 Indstilles, at der udarbejdes reviderede retningslinier til Kommunalbestyrelsens godkendelse Ligestillingsredegørelse 2003 J.nr.: 81 Sagsid.: Initialer: kic Åben sag I henhold til love om ligestilling af kvinder og mænd 5a skal kommunen over for kommunen og borgerne mindst hvert andet år redegøre for situationen med hensyn til ligestilling mellem kvinder og mænd blandt de kommunalt ansatte. Redegørelsen skal vedtages af kommunalbestyrelsen. Løn- og personaleafdelingen har udarbejdet vedlagte redegørelse, der udover ligestilling mellem kvinder og mænd indeholder et afsnit om alderssammensætning blandt de kommunalt ansatte. Personalechefen indstiller overfor Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen at redegørelsen godkendes. Endvidere indstilles at redegørelsen fremlægges på Rådhuset og bibliotekerne, samt at redegørelsen lægges på kommunens hjemmeside. Bilag: Ligestillingsredegørelse 2003 til offentliggørelse (108496) Indstilles.

19 Økonomiudvalg, mandag den 03-november-2003 Side Økonomiudvalgets møder J.nr.: A12 Sagsid.: Initialer: bip Åben sag Fastsættelse af mødedag og mødetidspunkt for Økonomiudvalgets møder i året Borgmesteren foreslår at mødedag og klokkeslæt fastholdes uændret til: 1. mandag i måneden i tidsrummet kl med flg. undtagelser: - møde 05. januar 2004 flyttes til mandag, den 12. januar møde 05. april 2004 flyttes til tirsdag, den 13. april møde 04. oktober 2004 flyttes til mandag, den 27. september Indstillingsmødet til Kommunalbestyrelsens møde - formentlig den 06. okt., - hvor budget behandles. Godkendt.

20 Økonomiudvalg, mandag den 03-november-2003 Side 272 Til behandling - for lukkede døre 276. Lukket sag: Foreløbig budgetopfølgning pr Lukket sag: Ejendomshandel 278. Eventuelt J.nr.: Sagsid.: Initialer: bip Åben sag Intet Information til pressen. J.nr.: Sagsid.: Initialer: bip Åben sag Alle, undtagen de lukkede.