Indkøbsjura IT-udbud v/bram Van Leeuwen og Anders Wernblad 18. juni

Transkript

1 Indkøbsjura 2014 IT-udbud v/bram Van Leeuwen og Anders Wernblad 18. juni

2 Agenda Kl. 13:30-14:20 Introduktion til K01, K02 og K03 Hvornår og hvorfor går det galt i it-projekter? Praktiske udfordringer i udbudsprocessen ved IT-udbud fra idé-oplæg til godkendt driftsprøve Kl. 14:20-14:40 PAUSE Kl. 14:40-15:30 Anvendelse af diverse kravspecifikationer med/uden innovationsmuligheder Særlige fokusområder ift. brug af K-kontrakterne 2

3 3

4 Anders Wernblad Partner, advokat Direkte tlf.: Mobil: Certificeret juridisk ekspert i it-tvister 2010 Certificeret it-advokat 2006 Certificeret IT-/IP-mediator 2005 Certificeret mediator 2000 LL.M., Northwestern University, Chicago, USA 1998 Advokat 1995 Cand.jur., Københavns Universitet, advokatfuldmægtig 4

5 K-kontrakterne: K01, K02 og K : K01 Standardkontrakt for kortvarigt IT-projekt 2007: K02 Standardkontrakt for længerevarende IT-projekt 2012: K03 Standardkontrakt for agile it-projekter 5

6 Rapporter og beretninger før K01 og K02: Beretning til statsrevisorerne om gennemførelse af statslige edb-projekter (Rigsrevisionen 2000) 10 dogmer for offentlige IT-projekter (Dansk IT 2000) 5 holdninger til offentlige IT-projekter (Dansk IT 2001) Erfaringer fra statslige IT-projekter hvordan gør man det bedre? (Bonnerup-rapporten 2001) 6

7 Bonnerup-rapporten (2001): I de fleste tilfælde er kravene til IT-løsningen så detaljeret beskrevet, at de har været en spændetrøje i udviklingsfasen. Der bør anvendes mere fleksible kontraktmodeller, der afspejler realiteterne i moderne IT-projekter Kontrakterne bør i stedet rumme mere udførlige principper for samarbejdsprocessen. og meget, meget mere 7

8 Rapporter og beretninger før K03: Beretning til statsrevisorerne om styring af statslige digitaliseringsprojekter (Rigsrevisionen 2008) 15 skarpe til digitalisering af Danmark (IT- og Telestyrelsen 2009) Professionalisering af arbejdet med it-projekter i staten (Finansministeriet 2010) 8

9 15 skarpe til digitalisering af Danmark (IT- og Telestyrelsen 2009): Anvend iterative udviklingsprocesser 9

10 Professionalisering af arbejdet med it-projekter i staten (Finansministeriet 2010): Mindre omfattende kravspecifikationer. Meget omfattende kravspecifikationer med op til flere tusinde krav kan vise sig at være en hæmsko for it-projekterne. 10

11 11

12 Anvendelsesområde K01 Kunden er en dansk statsinstitution Leverandøren er en privat, dansktalende it-leverandør It-system bestående af udstyr, programmel og dokumentation Anskaffelsen sker på grundlag af fyldestgørende kravspecifikation Leverance af standardprodukter begrænset specialtilpasninger Kort tidsmæssigt forløb typisk mindre end 6 måneder Samlet levering ved overtagelsesdagen Fast tid og pris Vedligeholdelse af alle dele af it-systemet fra overtagelsesdagen 12

13 Vandfaldsmodel: 13

14 14

15 Anvendelsesområde K02 Kunden er en dansk statsinstitution Større anskaffelser af mere kompleks karakter, hvor udviklings- og implementeringsprojekter er af en vis størrelse Kunden skal yde en aktiv og kvalificeret medvirken ved projektgennemførelse Leverandøren har det samlede projektansvar og er totalleverandør, men afhjælpningspligt for fejl i tredjepartsprodukter er modificeret Anskaffelse af en leverance bestående af bl.a. progammel, udstyr og dokumentation Anskaffelsen sker på grundlag af en fyldestgørende leverancebeskrivelse (bestående af kundens kravspecifikation og leverandørens løsningsbeskrivelse) Leverancebeskrivelsen er det helt centrale bilag og skal indeholde en fyldestgørende beskrivelse af den leverance, der skal leveres 15

16 16

17 Anvendelsesområde K03 Kunden er en dansk statsinstitution Større anskaffelser af mere kompleks karakter, hvor udviklings- og implementeringsprojekter har den overvejende vægt (relateret til både økonomisk værdi, forretningsmæssig værdi, tidsforløb, teknisk kompleksitet og organisatorisk kompleksitet). Kontrakten omhandler således ikke leverancer af standardprodukter, hvor der kun i begrænset omfang skal ske specialtilpasninger mv. Der er tale om anskaffelse af en leverance bestående af bl.a. programmel, udstyr og dokumentation At der som udgangspunkt aftales vedligeholdelse og support af alle dele af leverancen fra overtagelse af hver enkel delleverance 17

18 Agile projekter

19 Agile projekter Kendetegn: Ingen detaljeret kravspecifikation Udvikling i iterationer/sprints Løbende prioritering Tæt samarbejde mellem kunde og leverandør

20 Hvornår vælger man hhv. K01/K02 eller K03? Den ønskede løsning kan ikke eller kun vanskeligt specificeres på forhånd Behov for fleksibilitet - ændringer i behov og ønsker Modenhed ift. projektledelse, samarbejde og beslutningskompetence 20

21 Agile (K03) vs. vandfaldsprojekter (K01 og K02) 21

22 ? Kan K-kontrakterne bruges i forhold til: Drift/hosting Konsulentassistance Cloud-løsninger 22

23 Hvornår - og hvorfor går det galt i (offentlige) IT-projekter? 23

24 Hvornår og hvorfor går det galt i ITprojekter? Hvad kendetegner it-konflikter? Forsinkelse (fejl og mangler) Budgetoverskridelse 24

25 Hvornår og hvorfor går det galt i ITprojekter? Hvad har kunden købt, og hvad skal leverandøren levere? 25

26 26

27 27

28 28

29 Hvornår og hvorfor går det galt i ITprojekter? Kravspecifikation uenighed om krav Samarbejde fungerer ikke i praksis Modenhed forskellig opfattelse af niveau og egne evner Konfliktløsning er ikke tilstrækkelig nuanceret Udbudsregler begrænser handlemuligheder 29

30 Praktiske udfordringer i udbudsprocessen ved IT-udbud ved IT-udbud - fra idé-oplæg til godkendt driftsprøve Før udbuddet Selve udbuddet 30

31 Praktiske udfordringer i udbudsprocessen ved IT-udbud fra idé-oplæg til godkendt driftsprøve Citat Søren Lauesen, Professor i Softwareudvikling fra IT-Universitetet i København: Problemerne begynder allerede i udbudsfasen, hvor det offentlige ofte stiller urimelige og unødvendige krav. Leverandøren siger ja til det hele, også selvom udbuddet indeholder disse urimelige krav, der ikke altid kan opfyldes. Udbudte systemer har det med at vokse både i tid og penge fordi der er så mange ting man ikke har tænkt på. Og så kommer kunden og leverandøren op og skændes 31

32 Praktiske udfordringer i udbudsprocessen ved IT-udbud fra Idé-oplæg til godkendt Driftsprøve FØR UDBUD: A. Hyldevarer kontra Udviklingsprojekt B. Udbudsprocedure/Udbudstype 1. Dialog med markedets IT-tilbudsgivere 2. Hostet løsning eller in-house løsning 3. Nødvendig intern know-how til udarbejdelse af kravspec 4. Innovationsmuligheder med mulighed for at ende som et udviklingsprojekt 5. Kravspec. I høring Spørgemøde Præsentation af tilbudte løsning Hands-on C. Tidsplan med relevante fix-punkter 1. Udbudsmateriale i høring 2. Spørgemøde 3. Afklaringsfase 4. Implementeringstid 32

33 Praktiske udfordringer i udbudsprocessen ved IT-udbud fra Ide-oplæg til godkendt Driftsprøve FØR UDBUD: Udbuddet: A. Kontrakttype 1. Almindelige kontrakter 2. K01-kontrakter 3. K02-kontrakter 4. (K03-kontrakter) B. Udbudsmateriale (udarbejdelse og indhold heraf) 1. Kravspecifikationsmuligheder med indhold af innovation (kommer separat senere) 2. Organisationens eksisterende IT-miljø 3. KOMBIT`s åbne Serviceplatform 4. Prøver og indhold set i forhold til optimal implementering Overtagelsesprøve Driftsprøve fortsættes

34 Praktiske udfordringer i udbudsprocessen ved IT-udbud fra Idé-oplæg til godkendt Driftsprøve FØR UDBUD: fortsat.. Udbuddet: B. Udbudsmateriale (udarbejdelse og indhold heraf) 5. Oppetid Driftseffektivitet 6. Vedligeholdelse - Drifts-, Hotline, og servicehjælp i kontraktperioden (afhængig af Hostet eller intern løsning) 1. Hotline/Telefonservice 2. Remote løsning 3. On-site 4. Aktiv overvågning 7. Betalingsoversigt/-plan (Hvornår forfalder betaling) 1. Engangsydelse 2. Løbende ydelse 8. Licenstyper betaling heraf 9. Ordregivers deltagelse 34

35 PAUSE 35

36 Anvendelse af diverse kravspecifikationer med/uden innovationsmuligheder A. Minimumskrav B. Use Cases / funktionaliteter C. Øvrige udviklings-/innovationskrav D. Optioner med pris 36

37 Særlige fokusområder i forhold til brug af K-kontrakterne Hovedkontrakt vs. bilag Vedligeholdelse Servicemål Reguleringsmekanismer Modenhed Konflikthåndtering Yderligere områder 37

38 Hovedkontrakt vs. bilag - operationelt fokus Både K01 og K02 forudsætter, at en væsentlig del af projektets regulering sker i kontraktens bilag K01 indeholder modelbilag til de fleste bilag. K02 indeholder primært en huskeliste/- kravspecifikation til temaer, der bør adresseres. Det er uklart, hvordan bilagene i K02 skal anvendes af kunden i det konkrete projekt Eksempler fra K02: o Punkt 6 vedr. Ændringer er meget detaljeret reguleret i kontrakten. Hensigtsmæssigt? o Punkt 13.2 vedr. Servicemål forudsætter brug af bestemte fejlkategorier med tilknyttet vægtningsværdi. Hensigtsmæssigt? 38

39 Vedligeholdelse Både K01 og K02 baserer sig på en forudsætning om, at leverandøren forestår vedligeholdelse af systemet/leverancen i perioden efter overtagelsesdagen I begge kontrakter er den juridiske regulering meget sparsom reguleringen foretages i bilag K01 indeholder modelbilag til vedligeholdelsesordningen. K02 indeholder en huskeliste/- kravspecifikation til temaer, der bør adresseres Reguleringen i begge kontrakter modsvarer ikke den forretningsmæssige interesse, som kunden har i vedligeholdelsesperioden og i forbindelse med ophør/genudbud Håndteringen af opgraderinger til nye versioner bør uddybes 39

40 Servicemål De eksisterende bilag i K01 og K02 er baseret på en traditionel opstilling af servicemål, herunder i forhold til håndering af servicevinduer, svartider, driftseffektivitet, frister vedr. afhjælpning etc. Et egentligt servicekatalog med sammenhæng til vedligeholdelsesordningen bør overvejes 40

41 Reguleringsmekanismer både i forhold til pris og ydelse K01 og K02 indeholder ingen regulering af pris og ydelse ift. vedligeholdelse Udviklingen går hurtigt inden for mange områder, og der er behov for løbende regulering, så genudbud ikke er eneste alternativ Hvordan sikres value for money? 41

42 Modenhed K02 adresserer modenhed som et kontraktligt værktøj. K02 blev suppleret af særskilt vejledning fra Videnskabsministeriet Både leverandøren og kunden forventes at besvare en række modenhedsspørgsmål og angive disse i bilag 8 og bilag 11 Manglende opfyldelse af det oplyste modenhedsniveau vil være en misligholdelse af den pågældende parts forpligtelser på lige fod med andre forpligtelser. Hvis manglende modenhed har haft betydende indflydelse på en parts væsentlige misligholdelse, forhøjes maksimum på bod og erstatning Modenhed har pga. en mangelfuld implementering alene fundet meget begrænset anvendelse og skrives som standard ud af kontrakten. Modenhed er dog stadig relevant 42

43 Konflikthåndtering Uenighed om kategorisering af en fejl eller opfyldelse af et servicemål kan efter K02 afgøres af uvildig sagkyndig udpeget af Voldgiftsinstituttet endeligt og med bindende virkning for begge parter Øvrige tvister søges løst ved forhandling og derefter mægling. Hvis tvisten ikke kan løses, afgøres tvisten ved voldgift Der er behov for en hurtig og effektiv proces til håndtering af (mindre) uoverensstemmelser, herunder prissætning af ændringsanmodninger, som sikrer fokus på leverancerne Eskaleringsmatrix, som sikrer hurtig håndtering af konflikter 43

44 Udvalgte områder som mangler (yderligere) håndering i særligt K01 og K02 Behandling af persondata er uomtalt i K01 og K02, herunder vedligeholdelses- og supportordningerne i henholdsvis bilag 7 og bilag 5 Yderligere krav til anfordringsgaranti Bodsmodel kan justeres, så den er mere afbalanceret. Bør supperes af yderligere mekanismer, herunder proactive remedies Regulering af ophør, herunder specifikt ophørsbilag (jf. K03) 44

45 Learning points K-kontrakternes anvendelsesområde Risici ved gennemførelse af IT-projekter Kravspecifikationens udfordringer Særlige fokusområder ifm. tilpasning af K-kontrakterne 45

46 TAK FOR OPMÆRKSOMHEDEN 46

47 København Rådhuspladsen 4 DK-1550 København V Aarhus Vester Allé 4 DK-8000 Aarhus C LETT Advokatpartnerselskab, CVR , lett@lett.dk 47