Optimering af studieadministrative processer

Transkript

1 Optimering af studieadministrative processer December 2013 Revision. Skat. Rådgivning.

2 Indhold Baggrund og typiske årsager til procesoptimering Formål med analysen Udbytte af analysen Et typisk projektforløb s leverancer Medarbejderinvolvering s erfaringer og branchekendskab Spørgsmål 2

3 Baggrund og typiske årsager til procesoptimering Vi har mistet indtægter på grund af mangelfulde indberetninger Vi har ikke en detaljeret indsigt i hvad vi laver Vi ønsker et serviceeftersyn af vores processer Vi har for travlt Kan vi organisere os mere hensigtsmæssigt Vi har et besparelseskrav hvor kan vi mindske ressourceforbruget Gør vi brug af it-understøttelsen på hensigtsmæssig vis? Processer går i stå, når der er sygemeldinger 3

4 Formål med analysen Analyserne fokuserer på: Simplificering af processer Standardisering af processer på tværs af lokationer mv. Højnelse af kvaliteten i processerne Reducering af sårbarheden i processerne Optimal it-understøttelse af processerne Anbefalinger om fremtidige best practice-processer, herunder simplificering og standardisering af processer Input til hensigtsmæssig organisering Input til dimensionering på baggrund af benchmark. Gevinster Adm. fællesskab Standardisering Simplifisering 30% - 50% 20% - 30% 20% Kompleksitet Optimering af studieadministrative processer 4

5 Udbytte af analysen Gennemførsel af en analyse af de studieadministrative processer kan give en række gevinster, herunder: Muliggøre effektiviseringsgevinster på op mod 20 % Synliggøre quick wins og øvrige gevinster Frigøre ressourcer som et resultat af, at opgaver falder bort Skabe en højere grad af standardisering i studieadministrative processer Skabe et dokumenteret grundlag for prioritering af ressourcer Højne kvaliteten i studieadministrative processer Sikre en bedre overholdelse af regler Mindske sårbarheden, idet der sættes fokus på procesdokumentation og backup-funktioner Identificere best in class med benchmarks Eventuelt realisere besparelser. 5

6 Et typisk projektforløb (1/2) Procesoptimering af studieadministrative processer forløber som udgangspunkt i de nedenfor illustrerede faser. Tidsforbrug er baseret på s erfaringer inden for denne type af projekter, men afhænger dog af tilgængelighed i forhold til planlægning af interviewrunden, som ligger til grund for analysen. Hovedaktiviteter Projektmobilisering Uge Nov. Dec. Jan Dataindsamling (interviewrunde) Kortlægning af nuværende studieadm. processer Analyse af processer og forbedringspotentiale Rapportskrivning Afrapportering 6

7 Et typisk projektforløb (2/2) Tilgangen til kortlægning af eksisterende processer samt analyse heraf, er gennemgang af forretningsgange, processer, systemanvendelse, organisering og rammer mv. baseret på interviews med relevante medarbejdere samt generel viden fra branchen. Ofte vil det være relevant at involvere følgende medarbejdere i interviewrunden for at få et tilstrækkeligt indblik i de nuværende processer, snitflader mv. Medarbejdere identificeres i samarbejde med ledelsen: - Medarbejdere i studieadministrationen - Udvalgte studievejledere - Udvalgte uddannelsesledere/studiekoordinatorer - Udvalgte medarbejdere i økonomi med snitflader til studieadministrationen - Eventuelt øvrige relevante medarbejdere. 7

8 s leverancer s analyse har til formål at give en samlet vurdering af studieadministrationen. Analysen munder ud i en rapport, som indeholder operationelle leverancer, således at studieadministrationen selv kan arbejde videre med observationerne. I rapporten vil fremgå en oversigt over alle observationer, kategoriseret på baggrund af gevinstpotentiale og kompleksitet. Quick wins Gennemfør løbende Langsigtede initiativer Initiativer, som bør undgås 8

9 s leverancer I den samlede rapport fremgår analyse af de enkelte observationer, herunder en beskrivelse af arbejdsgangen, forslag til forbedringer inden for følgende parametre: Proces It-systemer Kompetencer Organisering Derudover fremgår en vurdering af gevinstpotentiale og eventuelle investeringer forbundet med forbedringsforslaget. På baggrund af de identificerede observationer, vil det være muligt at fastlægge en prioritering og handlingsplan for implementering af de ønskede tiltag. 9

10 s leverancer Eksempler på typiske observationer Betydeligt forbedringspotentiale identificeres når der ses på tværs, herunder muligheder for stordriftsfordele Afdelingsbetonede processer, og begrænset videndeling på tværs. Meget dobbeltregistrering grundet forskellig it-anvendelse, og manglende integration imellem systemerne Referenceforhold for studiesekretærerne er tvetydige Behov for en stillingtagen til, hvilke opgaver studieadministrationen skal løse, og med hvilket serviceniveau 10

11 s leverancer Eksempler på forslag til forbedringer Eksempler på gennemfør løbende Etablering af opgavesplit til undervisere/bogholderiet mv. Ensretning af eksamensplanlægning på tværs af uddannelser Udarbejdelse af dokumentation af arbejdsprocesser, herunder årshjul/ aktivitetskalender Anvendelse af elektroniske tilmeldinger (integration mellem optagelse.dk og EASY) Undgå N/A: Initiativer med et lavt gevinstpotentiale og en høj kompleksitet, vil som udgangspunkt udelades af rapporten Eksempler på quick wins Både fysisk og elektronisk arkivering af eksamensbeviser Bedre visitation af telefonopkald Udskrift af beviser direkte på det officielle papir Standardisering af breve og blanketter på tværs af uddannelser/ afdelinger Ensretning af åbningstider i studieadministrationen Langsigtede initiativer Etablering af videndeling og samarbejdskultur på tværs af uddannelser/afdelinger Etablering af elektronisk arkiv- og fildelingssystem Flytning eller samling af opgaver til aflastning af studieadministrationen, fx poståbning, henvendelse fra elever og kursister, skemalægning, indkøb af kontorartikler mv. 11

12 Medarbejderinvolvering Kommunikation vedrørende procesoptimeringen bør ske før under og efter selve analysen anbefaler at kommunikere formålet med analysen, hvad enten det er at lette arbejdsbyrden, øge kvaliteten i arbejdet, omorganisere, imødegå nedskæringer eller andet, for herigennem at sikre et engagement og proaktiv involvering i procesoptimeringen anbefaler fortrolighed i forbindelse med interviewrunden, for at invitere til åbenhed omkring opfattelsen af studieadministrative processer og arbejdsmiljøet i øvrigt. De interviewede medarbejdere modtager dokumentationen fra interviewet, hvilket skaber et ejerskab over de identificerede observationer anbefaler at studieadministrationen tager del i afrapporteringen og får mulighed for at kommentere på identificerede observationer og forbedringsforslag. 12

13 s erfaringer og branchekendskab har stor erfaring med procesoptimering og effektivisering inden for studieadministrative opgaver og processer, bl.a. på tværs af forskellige lokationer. har et bredt kendskab til anvendelsen af de forskellige it-systemer (EASY, SLS, Lectio, Elevplan, SIS, Ludus, Praktik+ mv.), der understøtter de daglige processer. har stor erfaring med: Tekniske skoler AMU-skoler Social- og sundhedsskoler Akademier Gymnasier samt handelsgymnasier. 13

14 Spørgsmål 14

15 Kontaktoplysninger Søren Blok Jensen Director Denne publikation er udarbejdet alene som en generel orientering om forhold, som måtte være af interesse, og gør det ikke ud for professionel rådgivning. Du bør ikke disponere på baggrund af de oplysninger, der er indeholdt i denne publikation, uden at indhente specifik professionel rådgivning. Vi afgiver ingen erklæringer eller garantier (udtrykkeligt eller underforstået) hvad angår nøjagtigheden og fuldstændigheden af de oplysninger, der findes i publikationen, og, i det omfang loven tillader, accepterer eller påtager PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, dets aktionærer, medarbejdere og repræsentanter sig ikke nogen forpligtelse, ansvar eller agtpågivenhedspligt for eventuelle konsekvenser, som følger af, at du eller andre handler eller undlader at handle i tillid til de oplysninger, der findes i publikationen, eller for eventuelle beslutninger truffet på baggrund af publikationen PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Alle rettigheder forbeholdes. I dette dokument refererer til PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, som er et medlemsfirma af PricewaterhouseCoopers International Limited, hvor hver enkelt virksomhed er en særskilt juridisk enhed.