KMD ARKIVERING KMD A/S INTERNT [VÆRDIFORDOKUMENTID]- V[DOKUMENTVERSION]

Transkript

1 KMD ARKIVERING 1

2 MØDE HOS RIGSARKIVAREN - FIRE PRIMÆRE TILTAG Konsolidering af afleveringsforretningerne i KMD KMD Arkivering og KMD ScanJour Aflevering lægges sammen og udgør herefter én forretningsenhed pr. 1. februar 2016 Faglige kompetencer inkl. leverance- og udviklingsressourcer samles i en enhed. Produktion af arkiveringsversioner i passende takt Bemanding opnormeret fra 3 til 11 FTE i 2016 tekniske og arkivfaglige ressourcer Q x KMD Sag-kompetence, 3 x produktions-/udviklerkompetencer Q x arkivfagligkompetencer, 1 x produktions-/udviklerkompetencer Q x arkivfagligkompetencer, 1 x seniorarkitekt Forventet øget effektivitet fra 2016 og frem som følge af erfaringsopbygning og kompetenceudvikling Intern kvalitetskontrol implementeret november 2015 Nøgleperson gennemgår samtlige arkivversioner inden aflevering til arkiverne Tjekliste vedrørende kvalitetssikring lavet med input fra kommunearkiver og Rigsarkivet Fokus på fastholdelse af viden fra og samarbejde med eksterne interessenter Overordnet forankring af aftaler og individuel kalenderstyrring af tidsfrister for afleveringer KMD ScanJours platform indeholder nu funktionalitet som understøtter løbende rendering. KMD Scanjours produktplaner for 2016 indeholder ny funktionalitet, hvorved den enkelte myndighed har mulighed for rettidigt at dokumentere over for Rigsarkivet, at ESDH-anvendelsen lever op til det nye anmeldelsescirkulære. Udviklingsprojekt for KMD Sag Journal, KMD Sag EDH og KMD ScanJour For at øge kvalitet og performance investerer KMD i udvikling af et nyt arkiveringsværktøj baseret på bl.a. principperne fra eksisterende afleveringsværktøj i KMD. Værktøjet udvikles i perioden På kort sigt vil det betyde et midlertidigt produktionstab for afleveringer fra KMD Sag-porteføljen og KMD ScanJour frem til Q3 2016, herefter leveres flere og hurtigere afleveringer Indkøring og test er afsluttet ultimo 2016, og effektive og stabile leverancer af arkiveringsversioner vil være på plads pr Rigsarkiveret orienteres løbende om udviklingen af det nye værktøj 2

3 KMD Arkivering KMD s centrale enhed for arkivering Institution KMD Elev KMD ØS Opus Økonomi S. Miljø S. Byggesag Børn og Voksne KMD Valg BBR CARE EKJ PCD BossInfo KMD Sag (Basis, Sag Journal, EDH) WorkZone (Captia) KINGO DMS WinPPR Avaleo Uniq CaseFlow Nexus 1. Nye leverancer af arkiveringsversioner meldes løbende ind til KMD Arkivering med den tilhørende afleveringsfrist. Ønske om udsættelse af eller evt. overskridelser af afleveringsfristen meldes ligeså ind til KMD Arkivering, så snart man kan forudse overskridelsen. 2. Arkivmyndighederne får en indgang for problemer eller principielle overvejelser. Kommunikation vedrørende praktisk arbejde fortsætter som altid. 3. KMD Arkivering skal være en del af det indledende arkivfaglige arbejde, en paradigmesag, på alle systemer i KMD, der fremadrettet bliver udvalgt til arkivering 4. Overordnede og principielle arkivfaglige spørgsmål koordineres med arkiverne via KMD-arkivreferencegruppen, som administreres af KMD Arkivering 8 ansatte, teknisk/faglig viden, 350+ AV afleveret, kapacitet ca. 50 AV pr. år

4 ORGANISERING CEV - Salg TE, BLM KGU LUH RNI Forretning Domæne Udvikling Kunder, salg, kontrakter Nova Dialog privat/stat Paradigmesager Faglig lead Løsning, krav.spec. Interne kunder (SLA, leverancer) Rådgivning af fagsystemer Udbud Arkivering (Domænespecialist) Lovgivning Nye løsninger Forvaltning, timebudget Tavlefører Budget, økonomi Kommunikation Arkiverne Strategi Leveranceplan og prioritering TSA Overordnet KMD-ansvar Udvikling Polen Arkitekt Fejlretning og support Teknisk-strategi og kravspec. Fag system BRE, LOL CARE, EKJ, PCD APN (SFM) SAG HNB, RNI WORK ZONE, Case Flow, KINGO SFM (APN) Udvikling / konvertering (PL) WLG, XDW 4

5 ORGANISERING - STYRING Praktisk arbejde AV Kunde relateret kommunikation Strategi/leverancer/paradigme/problemer DMS Avaleo KMD Elev, Workzone, Care, ect. (KMD Arkivering) Kunde KMD Arkivering / [email protected] Forretningsledelse Faglig ledelse B/K/Test-medarbejder

6 KMD ARKIVERING LANDSCAPE (TECHNICAL) SQL Server Workzone (Oracle) KMD Sag (DB2) Extraction Windows Server 2012 File Conversion Windows Server 2012 Packaging Windows Server 2012 External media Validation Archive Other systems (DB2, MSSQL, Oracle) File Server 6

7 NYT ARKIVVÆRKTØJ Extraction 1. We define a system template (paradigm) for each system to extract. The template can contain rules for extracts such as tables and relations to other tables or specification of customers 2. The extracted data is placed in a target database and embedded or referenced documents are placed in a files structure 3. The extracted data is enriched with decoded values and check of keys and relations 4. The extraction service accesses source database of dumps of such in Oracle, SQL Server, MySql, SAP or DB2 Conversion 1.Register files and unpack compressed files (zip, rar, mail) 2. Images to TIF via LeadTools (include step 6) 3. Others formats to TIF via Aspose (go to step 6) 5. Others formats (unsupported or failed in step 4) to TIF via LeadTools (i.e. pdf) or via Office (using com objects) (go to step 6) 6. Verify TIF via Leadtools 7. Optimize Tiff (own product) 8. Sound and video (own product) *Excel = Gridlines, column names, resize column so text is visible, try to not print area of a sheet which doesn t contain any data, remove empty sheet Packaging 1.Receives a database possibly with known errors but consistent enough to be packed 2. Receives a file structure with files referenced from the database 3. Creates the AV in from the delivered database and file structure DIAS 4. The packaging is done in separate steps allowing rerunning of individual steps if errors are detected 7 during validation

8 FREMADRETTET PROCES Første produktion på nyt værktøj fra 1/9 1/11 (Nyborg Kommune) Performanceevaluering på produktion med henblik på produktionsplan Q4 - besøg hos KMD Sag-arkiveringskunder og nye kunder vedrørende planlægning af produktion i forhold til kommunens ønsker Modeller tilpasset kommunens behov også set i forhold til udfasning og slutaflevering af KMD Sag: 1) Hvis kunder ønsker af gå ud af KMD Sag, tilbyder KMD opbevaring af data, indtil arkivering er gennemført (almindelige arkivering løber fra 6-12 måneder) 2) Ønsker man umiddelbar gennemførsel af en arkivering, så tilbydes prismodel frem mod slutaflevering: Fasteudgifter fordelt stigende på pr. år = 1. år = 0 %, 2. år = 25 %, 3. år = 50%, 4. år = 75%. Udover 4 år = 100% Markering af tidligere arkiverede data, så der kun arkiveres reelt forbrug for perioden Tilbud om sletningskørsel efter arkivering 1. Arkivering Godkendelse Sletning / sletteliste Slutarkivering Godkendelse Sletning / sletteliste Nedlukning af KMD Sag 1. år = 0 %, 2. år = 25 %, 3. år = 50%, 4. år = 75%. Udover 4 år = 100% 8

9 KMD SAG NUVÆRENDE OG FREMTIDIGT LANDSKAB Nuværende landskab Fremtidig landskab TSA TSA & Non-TSA KMD SAG EDH 3. Part Nye SAPA Non-TSA 3. Part KMD Sag Synkronisering KOMBIT Støttesystemer UDFASNINGSAFTALEN Der er aftalt 2-vejs synkronisering mellem KMD Sag og Støttesystemer Fuldt sagsoverblik i SAPA fra dag 1 Fuldt sagsoverblik i KMD Sag, også når TSA-systemerne udfases FREMTID LANDSKAB Sagsstyring lægges i højere grad i fagsystemerne, og behovet for et full-scale sagsstyringssystem mindskes. Der er derfor et behov for at have et ESDH-system til eksempelvis: Politiske sager Mindre områder uden fagsystem Sager før/efter tilknytning til fagsystem 9

10 LEVERANCEPLAN KMD ARKIVERING Q3/Q Løsning Årgang Kunde a-16 s-16 o-16 n-16 d-16 Børn og voksne BBR , 2013 NEA, KOMDA, EBA X X X KOMBIT/MBBL X X OPUS Økonomi * NEA, KOMDA, EBA, RA, OD X Elev * NEA, KOMDA, EBA, RA, OD X ØS * NEA, KOMDA, EBA, RA, OD X RV 2005 Regionerne X X KV 2005 KL X KV 2009 KL X KV 2013 KL X RV 2013 Regionerne X CaseFlow n/a Næstved X PCD n/a Viborg X X n/a SDU, Arbejdsmarkeds Feriefond, WorkZone Digitaliseringsstyrelsen X X X KINGO n/a Frederiksberg X CARE / EKJ n/a Kalundborg, Tønder X X X X * Muligvis først Q1/Q DIAS 10

11 KOMMENTARER 11