Instruktioner for Asset Management. Udarbejdet af: Brian Bernholm Business-View

Transkript

1 Instruktioner for Asset Management 2015 Udarbejdet af: Brian Bernholm Business-View

2 1 Indhold 1. Indledning Asset Management Register Aktivering af Asset Management Register Kontrol og accept af leverancer Søgning efter oplysninger Opdatering oplysninger om flere aktiver på samme tid Oprettelse af rapporter Finansielle rapporter Lease udvidelse, returnering og indløsning af aktiver i slutningen af leasingkontrakter

3 1. Indledning Business-View har hermed fornøjelsen at fremlægge beskrivelse af Asset Management Business-View s underleverandør og samarbejdspartner har leveret mange af disse løsninger til landets større private og offentlige virksomheder og er i dag den virksomhed som vælges, når der udover løsningens afsluttende og sucessfulde implementering ønskes fokus på fremadrettet stabilitet og videreudvikling. Vi står naturligvis til rådighed såfremt yderligere oplysninger skulle ønskes. De bedste hilsner / Best regards Business-View Direktør Brian Bernholm Skype: brian.bernholm1 2

4 2. Asset Management Register Overblik over IT infratsruktur på leaset, lejet, eget udstyr Asset Management register bruges til at styre og overvåge processen i ens IT Infrastruktur, fra godkendelsen af aktiver til slutningen af kontraktperioden. Registret indeholder de oplysninger, om kundens faste aktiver. Disse oplysninger omfatter tekniske og finansielle oplysninger om aktiver, og bruger, cost center og placerings oplysninger relateret til brugerens organisation. Registret fungerer også som et dynamisk rapporteringsværktøj og kan bruges over en beskyttet Internet forbindelse. Registret kræver et personligt bruger-id og adgangskode. 3

5 3. Aktivering af Asset Management Register Opsætning af register Registret dækker specifikationer for de datafelter, der skal bruges, og information om IT hardware til overvågning og eller andet hardware der skal ind i asset management register. Struktur af asset management register Register bruges til at leverer de nødvendige oplysninger om aktiver og tilknyttede finansielle detaljer. Register er inddelt i følgende faner: Accept af leverancer Asset register Finansielle rapporter Profiler (hvis den ekstra service er blevet aktiveret) Overblik af software og kontrakter (hvis ekstra funktion er aktiveret) EOL (End of Lease) forvaltning (tiltag i slutningen af kontraktperioden) Rapport forvaltning (hvis ekstra funktion er aktiveret) Asset Management register indeholder hvert produkt, der er godkendt inden for omfanget af den service som der understøttes. 4

6 4. Kontrol og accept af leverancer Kontrol og accept Kunden sætter en given bruger op til at modtage information via om leverancer, der skal kontrolleres og accepteret. Kunden (Brugeren) kontrollerer og accepterer, i elektronisk format, produkterne leveret af kundens leverandør - inden for rammerne af understøttende IT-services. Accept af leverancer, hvorefter Asset Management Leverandør betaler kundens leverandørs faktura. Godkendelsen koden beregnet til accept af leverancer sendes via til brugerens personlige adresse. Oplysninger Accepten (godkenderen navn og dato) gemmes i registret. 5

7 Step 1 I Accept af leverancer fane, kan du se en oversigt over leverancer som venter På kontrol og accept i form af et søjlediagram. I kan se en detaljeret specifikation af leverancer som venter til kontrol ved at klikke på Ny accept af leverancer link. Step 2 Vælg de ønskede leverancer og klik på Kontrol knappen nederst på siden. Før du kontrollerer, kan du redigere aktivets oplysninger. 6

8 Step 3 kode bekræftelse. Step 4 Du vil modtage en accept kode efter et par sekunder. Koden er gyldig i tre timer og kan være anvendes til at acceptere flere leverancer ad gangen. Den elektroniske accept af leverancer svarer til at underskrive en aftale. 7

9 Step 5 Vælg de leverancer, du ønsker at acceptere. Indtast kode, sendt til dig via i det tomme felt og klik Godkend. 8

10 5. Søgning efter oplysninger Søgning efter og ajourføring af oplysninger Registret kan bruges til at søge efter og opdatere omkostningssted, bruger og placering af aktiver, blandt andet. Der kan foretages ændringer til enlige aktiver eller vælg en gruppe af aktiver til at være opdateret på samme tid. Step 1 Åbn Asset registret fane og vælg leasede aktiver Step 2 Du kan søge efter aktiver ved at bruge søgningsfeltet. I dette eksempel information om en individuel brugers aktiv er opdateret. Indtast søgeord kriterium ("Smith" i dette eksempel) i søgefeltet og klik Søgning. 9

11 Step 3 Aktiver redigeringstilstand ved klikke Skift til redigeringstilstand, indtaste informationen som påkrævet, og klik på Gem. Øvrig information her Du kan også opdatere oplysninger i et særskilt aktiv card ved at klikke Asset #. Indtast oplysninger påkrævet, og klik på Opdater aktiv information. 10

12 6. Opdatering oplysninger om flere aktiver på samme tid Step 1. Åbn Asset register og vælg fane og vælg leasede aktiver Step 2 Du kan opdatere information om flere aktiver på samme tid. I dette eksempel er oplysninger om omkostningsstedet opdateret ved flere aktiver. Vælg Cost Center fra drop-down menuen som søge kriterium og indtast navnet på det ønskede omkostningssted. Klik på Søg. 11

13 Step 3 Aktiver redigeringstilstand ved klikke Skift til redigeringstilstand. Step 4 Aktiver opdateringen gruppens tilstand for Cost Centre kolonne ved at klikke på knappen ved siden af søjlen header. For at aktivere det ønskede, skal du vælge ny omkostningcenter fra drop-down menuen og klik på Gem. Informationerne opdateres for alle valgte aktiver på samme tid. 12

14 7. Oprettelse af rapporter Registret kan bruges til at gennemgå oplysninger fra top down ved hjælp af forskellige faktorer (top-down rapportering), der giver et billede af alle aktiver, der indehaves af organisationen. Rapporten kan ses i forskellige grafiske formater. Desuden er det muligt at skræddersy en personlig grafisk visning for hver bruger (med Dashboard værktøj), som de let kan genkende med tydelige checkpoints i den samlede proces. Flere forskellige moduler kan være frit valgte i det synsfelt, så detaljerede indstillinger kan redigeres for hvert modul. 13

15 Step 1 Oprettelse af rapporter - Top-Down rapportering Step 2 Device Data overblik Mere information Klik på [ikonet] knappen for at se den rapport i grafisk format som enten en bar eller cirkeldiagram. Du kan se en detaljeret enhed ved at klikke på en enkelt bar eller sektion af kagen. 14

16 Step 3 Oprettelse af rapporter - Dashboard værktøj For at få adgang til dashboard direkte fra hovedsiden af asset management registret, skal klikkes på ikonet til venstre i den øverste navigationsmenu. 15

17 8. Finansielle rapporter Dette afsnit af asset management register indeholder finasielle rapporter. Rapporten viser de fremtidige eller resterende lejeforpligtelser af leasingkontrakter. Oplysninger kan søges på årlig eller kvartalsvis niveauer. Med denne Rental rapport, kan du se, hvordan leasing fakturaer er opdelt på produktniveau. Leasing fakturaer kan opdeles i overensstemmelse med oplysningerne specificeret i registret, såsom cost center information. I IFRS rapportering afsnittet, kan du overvåge leasingkontrakter og gøre de regnskabsmæssige krav som standard poster. Dette afsnit præsenteres i separate instruktioner. 16

18 Step 1 Rapport leje ansvar Fanen finansielle rapporter indeholder en oversigt over de resterende leje passiver og leasingkontrakter. Vælg Udlejningsansvar link for at se en detaljeret specifikation af leje passiver. Step 2 Vælg de ønskede kriterier [henvisning til vejledningen]. I dette eksempel, en leje ansvar rapport som i slutningen af år hentes for det finansielle udsagn. Vælg leaset Aktiver fra Finansiering metodeafsnittet. Fra rapporten start vælges dato - vælges den sidste måned i regnskabsaflæggelse og klik Launch rapport. 17

19 Rapporten viser fremtidige lejeforpligtelser opført efter år uden nogen foreløbige mængder. Det samlede beløb vises i højre kolonne. Du kan eksportere rapporten til et Excel-regneark ved at klikke på ikonet Excel. Step 1 Åbn finansielle rapporter fanen og vælg Rental Divider. 18

20 Vælg de ønskede kriterier, faktura typen [henvisning til vejledningen]. For eksempel, for at kontrollere en kvartalsvis leje faktura, skal du vælge Aktive kontrakter fra afsnittet Kontrakt Devices. Fra Rapport startdato rullemenuen, vælges datoen som svarer til den forfaldsdato af leje faktura og klik Launch rapport. Som standard viser rapporten, hvordan samlede leje er delt mellem kostpris centre. Kontroller, at fakturabeløbet matcher den samlede leje som er angivet på bunden af Udlejning per interval (moms 0%) søjle. For at åbne en specifikation af leje af en enkelt omkostningssted, skal du klikke på nummer linket i Device Beløb (Aktive Kontrakter) kolonne. 19

21 9. Lease udvidelse, returnering og indløsning af aktiver i slutningen af leasingkontrakter I slutningen af kontraktperioden, er overblikket over af aktivets udvidelser, afkast og indløsning let via EOL (End of Lease) visning. Udsigten viser de aktiver, der har en udløbs kontraktperioden, opdelt i kvartaler. Der kan vælges, om at forlænge lejemålet, returnere aktiver eller udøve forkøbsretten. Transport for returnerede aktiver kan bestilles i EOL visningen. 20

22 Step 1 Vælg EOL Management fanen for at se en oversigt over aktivet lejemål sluttede i indeværende kvartal (Q1 = 31 Marts, Q2 = 30 juni etc.). Klik på Vælg slutter muligheder for at rapportere asset-specifik slutdato muligheder. Step 2 Hvis der er flere anordninger hvor leasing slutter, kan du se alle sluttelige aktive lejemål på en enkelt side ved at vælge en tilstrækkeligt stort antal fra rækken per side drop-down menu (fx 500). Vælg den ønskede indstilling Ending option i rullemenuen. Fra listen over aktiver, skal du vælge enhederne du ønsker at opdatere, og klik på Gem. Til at administrere et stort antal aktiver mere let, kan du begrænse visningen efter at kost center eller placering ved hjælp af Søgefunktion. Eventuelt kan du opdatere en enkelt mulighed for alle enheder, der vises på siden. Vælg alle enheder ved at klikke afkrydsningsfeltet [image] på venstre hånd i siden af Ending option kolonnen. Vælg indstilling fra drop-down menuen og klik på Gem. 21

23 Step 3 Retur til oversigt visningen ved og klikke på EOL Management fane. Kontroller, at du har valgt en option for alle enhedens lejemål. Hvis resuméet visning angiver, at du stadig er nødt til at vælge slutdato indstillinger, så kan du vælge dem til de resterende enheder ved at følge trin 2. 22

24 Step 4 Lås dine valg ved at klikke på Lås alle. Du kan også låse enhedsspecifikke markeringer ved klikke Lock slutter muligheder. Step 5 Bestil afhentning for enheder til returnering ved at klikke på Make transport ordrer. Detaljeret vejledning i transport og til emballage pakning af tilbagevendende aktiver vises nederst af sektionen. r 23