Vejledning i brug af CPOP databasen

Transkript

1 Vejledning i brug af CPOP databasen Indledning...2 Log på databasen...3 Muligheder i databasen...4 Patientoplysninger...5 CPOP Ergoterapeut protokol...9 CPOP Fysioterapeut protokol...14 CPOP Neuropaediater protokol...17 CPOP Operations protokol...23 CPOP Röntgen protokol...28 Bilag Ansøgning om oprettelse som bruger i CPOP registret...33 Ansøgning om ændring af bruger rettigheder i CPOP registret...34 Annullering af bruger rettigheder i CPOP registret...35

2 Indledning Comporto delen af den danske 3C database har nu fungeret i CPOP siden 1. august Comporto er den del af databasen, hvor det er muligt at registrere information i de forskellige protokoller, ændre informationerne og at søge specifikke data. Senere vil er også blive lavet en dansk udgave af Computo delen, hvor det er muligt at skabe rapporter over udviklingen i den fysioterapeutiske og ergoterapeutiske protokol. Der mangler fortsat enkelte oversættelser i den danske udgave, men de svenske database-folk arbejder på at få en helt dansk udgave af databasen klar. Hvis du finder fejl eller mangler i databasen, vil vi gerne have besked på helle@cpop.dk Oprettelse af brugere Den koordinerende fysioterapeut oprettere bruger efter ansøgning fra de fire børneafdelinger. Udfyld ansøgning Underskrivelse på lokal Børneafdeling Godkendelse af database ansvarlig Oprettelse af bruger Ansøgning om oprettelse af bruger kan ses på bilag 1 eller hentes på Oplysningerne i database skal opfattes og behandles som journal materiale. Side 2

3 Log på databasen Gå ind på Tryk på 3C login under Links Skriv dit Användernamn og Löseord, som du har fået fra den koordinerende fysioterapeut Vælg Comporto i rullelisten. De øvrige er ikke klar til brug endnu. På første siden mødes du af en besked om at indlogning skal ske med SmartCard Dette gælder kun for de svenske brugere og ikke de danske brugere. Side 3

4 Muligheder i databasen I databasen findes følgende protokoller: - CPOP Ergoterapeut protokol - CPOP Fysioterapeut protokol - CPOP Neuropaediater protokol - CPOP Operations protokol - CPOP Patientoplysninger - CPOP Röntgen protokol Alle brugere har læse- og skrive rettigheder til alle protokoller i din region. I protokollerne er det muligt at indsatse nye data (Registrere post) og arbejde med tidligere indtastede data (Sök post). Normalt vil det kun være den fagperson, der har indtastet data, som vil ændre egne data. Når der er udfyldt en ny protokol, indtastes der en ny protokol, det er vigtigt ikke at ændre den tidligere protokol, da de gamle data slettes. Vælg i rullelisten hvilken protokol, du vil arbejde med. Første gang barnet registreres skal man starte med at oprette barnet i protokollen patientoplysninger. For at gemme informationerne skal du altid bruge spara / gem knappen, aldrig Enter tasten. Når du skal flytte dig fra felt til felt, kan du klikke på feltet med musen eller gå frem med tabulator knappen. I rullelister, kan du klikke med musen, for at få hele listen frem, klik derefter på det alternativ som du ønsker. Du kan også scrolle i rullelisten og ændre alternativ ved at anvende piletasterne eller ved at trykke for forbogstavet for det ønskede alternativ. Hvis du anvender musen, så vær omhyggelig med at se, om du har valgt det rigtige alternativ, når du forlader ruden. Svarruder kan du markere / krydse af ved at klikke med musen eller ved at trykke på mellemrumstasten. Side 4

5 Patientoplysninger Vælg CPOP Patientoplysninger i menuen øverst til højre. Herefter vises siden CPOP Patientoplysninger Hvis du ønsker at oprette et nyt barn i CPOP, altså indtaste nye data, skal du blive på forsiden, eller vælge Registrere post, som får forsiden frem. Hvis du ønsker at se eller ændre data i en allerede oprettet post, tast Sök post. Side 5

6 CPOP Personoplysninger Nye data Hvis du ønsker at oprette et nyt barn i CPOP, altså indtaste nye data, skal du blive på forsiden for personoplysninger (se forrige side), eller vælge Registrere post, som får forsiden frem. Børnene oprettes i databasen på deres personnummer og navn. Samtykke til deltagelse i CPOP skal afgives skriftlig på samtykke erklæringerne, som findes på Når du har indtastet alle data, trykker du på Spara. Herefter vises denne side: Side 6

7 CPOP Personoplysninger Se eller ændre data Hvis du ønsker at se eller ændre data i en allerede oprettet post, tast Sök post. Herefter vises denne side Det er muligt at søge på alle felter i protokollen. Indtast dit søgeord og tryk på Sök Herefter vises en liste over søge resultater. Du kan nu se indholdet i en af posterne ved at klikke på ikonet under Visa eller ændre indholdet i posten ved at klikke på ikonet under Ändra. Side 7

8 Hvis du vælger Visa vises data i protokollen, uden at du kan ændre data. Hvis du vælger Ändra vises data i protokollen, så du har mulighed for at ændre data. Når du har indtastet dine ændringer trykker du på Uppdatera nederst på siden. Dine ændringer er nu gemt. De eneste felter du ikke må ændre er felterne Personnummer, Efternavn og Fornavn. Hvis disse felter skal ændres skal du kontakte den koordinerende fysioterapeut. Du kan med søgefunktionen få lister over alle børn fra en bestemt kommune, eller alle børn der følges på et sygehus. Du kan sortere listerne ved at trykke på en af overskrifterne for eksempel Kommune Du kan eksportere dine søgeresultater til en Textfil eller en Excel fil. Eksempel: Excel fil Tryk på Excel fil (xls) Herefter vælger du Gem eller Åben. Excel filen ser sådan her ud: Side 8

9 CPOP Ergoterapeut protokol Vælg CPOP Ergoterapeut protokol i menuen øverst til højre Herefter vises siden CPOP Ergoterapeut protokol Hvis du ønsker at oprette en ny protokol, altså indtaste nye data, skal du blive på forsiden, eller vælge Registrere post, som får forsiden frem. Hvis du ønsker at se eller ændre data i en allerede oprettet post, tast Sök post. Side 9

10 CPOP Ergoterapeut protokol Nye data Hvis du ønsker at oprette en ny protokol, altså indtaste nye data, skal du blive på forsiden for den ergoterapeutiske protokol (se forrige side), eller vælge Registrere post, som får forsiden frem. Børnene er oprettet i databasen på deres personnummer og navn. Derfor skal du starte med at søge barnets informationer. Indtast Personnummer og tryk Sök Herefter vises en datarude, hvor du skal vælge det barn, du vil indtaste data på. Marker personnummer og navn, herefter trykkes på Hämte Side 10

11 Nu hentes barnets navn til protokollen og data bliver gemt under personnummeret. Siden ser nu sådan her ud: Du kan nu indtaste dine data i databasen. Når du har indtastet alle data, trykker du på Spara. Herefter vises denne side: Side 11

12 CPOP Ergoterapeut protokol Se eller ændre data Hvis du ønsker at se eller ændre data i en allerede oprettet post, tast Sök post. Herefter vises denne side. Det er muligt at søge på alle felter i protokollen. Indtast dit søgeord og tryk på Sök Herefter vises en liste over søge resultater. Du kan nu se indholdet i en af posterne ved at klikke på ikonet under Visa eller ændre indholdet i posten ved at klikke på ikonet under Ändra. Side 12

13 Du kan med søgefunktionen få lister over alle børn fra en bestemt kommune, eller alle børn der har et bestemt MACS niveau. Du kan sortere listerne ved at trykke på en af overskrifterne for eksempel Kommune. Du kan eksportere dine søgeresultater til en Textfil eller en Excel fil. Eksempel: Excel fil Tryk på Excel fil (xls) - Herefter vælger du Gem eller Åben. Excel filen ser sådan her ud: Side 13

14 CPOP Fysioterapeut protokol Vælg CPOP Fysioterapeut protokol i menuen øverst til højre Herefter vises siden CPOP Fysioterapeut protokol Hvis du ønsker at oprette en ny protokol, altså indtaste nye data, skal du blive på forsiden, eller vælge Registrere post, som får forsiden frem. Hvis du ønsker at se eller ændre data i en allerede oprettet post, tast Sök post. CPOP Fysioterapeut protokol Nye data Hvis du ønsker at oprette en ny protokol, altså indtaste nye data, skal du blive på forsiden for den ergoterapeutiske protokol (se forrige side), eller vælge Registrere post, som får forsiden frem. Børnene er oprettet i databasen på deres personnummer og navn. Derfor skal du starte med at søge barnets informationer. Indtast Personnummer og tryk Sök Herefter vises en datarude, hvor du skal vælge det barn, du vil indtaste data på. Marker personnummer og navn, herefter trykkes på Hämte Nu hentes barnets navn til protokollen og data bliver gemt under personnummeret. Side 14

15 Siden ser nu sådan her ud: Du kan nu indtaste dine data i databasen. Når du har indtastet alle data, trykker du på Spara. Herefter vises en side med teksten Posten är sparad! Du kan se yderligere illustrationer på siderne under CPOP Ergoterapeut protokol CPOP fysioterapeut protokol Se eller ændre data Hvis du ønsker at se eller ændre data i en allerede oprettet post, tast Sök post. Herefter vises denne side. Det er muligt at søge på alle felter i protokollen. Indtast dit søgeord og tryk på Sök - Herefter vises en liste over søge resultater. Side 15

16 Du kan nu se indholdet i en af posterne ved at klikke på ikonet under Visa eller ændre indholdet i posten ved at klikke på ikonet under Ändra. Du kan med søgefunktionen få lister over alle børn fra en bestemt kommune, eller alle børn der har et bestemt GMFCS niveau. Du kan sortere listerne ved at trykke på en af overskrifterne for eksempel Kommune. Du kan eksportere dine søgeresultater til en Textfil eller en Excel fil. Du kan se yderligere illustrationer på siderne under CPOP Ergoterapeut protokol Side 16

17 CPOP Neuropaediater protokol Vælg CPOP Neuropaediater protokol i menuen øverst til højre Herefter vises siden CPOP Neuropaediater protokol Hvis du ønsker at oprette en ny protokol, altså indtaste nye data, skal du blive på forsiden, eller vælge Registrere post, som får forsiden frem. Hvis du ønsker at se eller ændre data i en allerede oprettet post, tast Sök post. CPOP Neuropaediater protokol Nye data Hvis du ønsker at oprette en ny protokol, altså indtaste nye data, skal du blive på forsiden for den neuropædiatriske protokol (se forrige side), eller vælge Registrere post, som får forsiden frem. Børnene er oprettet i databasen på deres personnummer og navn. Derfor skal du starte med at søge barnets informationer. Indtast Personnummer og tryk Sök Side 17

18 Herefter vises en datarude, hvor du skal vælge det barn, du vil indtaste data på. Marker personnummer og navn, herefter trykkes på Hämte Nu hentes barnets navn til protokollen og data bliver gemt under personnummeret. Side 18

19 Siden ser nu sådan her ud: Du kan nu indtaste dine data i databasen. Når du har indtastet alle data, trykker du på Spara. Herefter vises denne side: Side 19

20 CPOP Neuropaediater protokol Se eller ændre data Hvis du ønsker at se eller ændre data i en allerede oprettet post, tast Sök post. Herefter vises denne side. Det er muligt at søge på alle felter i protokollen. Indtast dit søgeord og tryk på Sök Herefter vises en liste over søge resultater. Side 20

21 Du kan nu se indholdet i en af posterne ved at klikke på ikonet under Visa eller ændre indholdet i posten ved at klikke på ikonet under Ändra. Du kan med søgefunktionen få lister over alle børn fra en bestemt kommune, eller alle børn der har et bestemt diagnose. Du kan sortere listerne ved at trykke på en af overskrifterne for eksempel Lægens fornavn. Du kan eksportere dine søgeresultater til en Textfil eller en Excel fil. Eksempel: Excel fil Tryk på Excel fil (xls) Side 21

22 Herefter vælger du Gem eller Åben. Excel filen ser sådan her ud: Side 22

23 CPOP Operations protokol Vælg CPOP Operations protokol i menuen øverst til højre Herefter vises siden CPOP Operations protokol Hvis du ønsker at oprette en ny protokol, altså indtaste nye data, skal du blive på forsiden, eller vælge Registrere post, som får forsiden frem. Hvis du ønsker at se eller ændre data i en allerede oprettet post, tast Sök post. Side 23

24 CPOP Operations protokol Nye data Hvis du ønsker at oprette en ny protokol, altså indtaste nye data, skal du blive på forsiden for den neuropædiatriske protokol (se forrige side), eller vælge Registrere post, som får forsiden frem. Børnene er oprettet i databasen på deres personnummer og navn. Derfor skal du starte med at søge barnets informationer. Indtast Personnummer og tryk Sök Herefter vises en datarude, hvor du skal vælge det barn, du vil indtaste data på. Marker personnummer og navn, herefter trykkes på Hämte Nu hentes barnets navn til protokollen og data bliver gemt under personnummeret. Side 24

25 Siden ser nu sådan her ud: Du kan nu indtaste operationerne i databasen. Foreløbigt skal du bare skrive operationen i feltet og markere om operationen er udfør på højre eller venstre side. Funktionen Sök operation fungerer ikke endnu. Du kan få flere felter frem, ved at trykke på feltet Angiv flere operationer Når du har indtastet alle operationer, trykker du på Spara. Side 25

26 Herefter vises denne side: CPOP Operations protokol Se eller ændre data Hvis du ønsker at se eller ændre data i en allerede oprettet post, tast Sök post. Herefter vises denne side. Det er muligt at søge på alle felter i protokollen. Indtast dit søgeord og tryk på Sök Side 26

27 Herefter vises en liste over søge resultater. Du kan nu se indholdet i en af posterne ved at klikke på ikonet under Visa eller ændre indholdet i posten ved at klikke på ikonet under Ändra. Du kan med søgefunktionen få lister over alle børn fra en bestemt kommune, eller alle børn der har et bestemt operation. Du kan sortere listerne ved at trykke på en af overskrifterne for eksempel Lægens fornavn. Du kan eksportere dine søgeresultater til en Textfil eller en Excel fil. Se eksempel under Den Ergoterapeutiske protokol eller Den Neuropaediatriske protokol. Side 27

28 CPOP Röntgen protokol Vælg CPOP Röntgen protokol i menuen øverst til højre Herefter vises siden CPOP Röntgen protokol Hvis du ønsker at oprette en ny protokol, altså indtaste nye data, skal du blive på forsiden, eller vælge Registrere post, som får forsiden frem. Hvis du ønsker at se eller ændre data i en allerede oprettet post, tast Sök post. CPOP Röntgen protokol Nye data Hvis du ønsker at oprette en ny protokol, altså indtaste nye data, skal du blive på forsiden for den neuropædiatriske protokol (se forrige side), eller vælge Registrere post, som får forsiden frem. Børnene er oprettet i databasen på deres personnummer og navn. Søgefunktionen på Røntgen protokollen fungere endnu ikke, så derfor skal du starte med at indtaste Personnummer, Fornavn og Efternavn. Side 28

29 Hvis du trykker på sök, vises denne fejl meddelelse Tryk Enter og indtast Personnummer, Fornavn og Efternavn. Du kan nu indtaste data i databasen. Angiv RI og AI uden at skrive % eller grader. Når du har indtastet alle informationer, trykker du på Spara. Herefter vises denne side: Side 29

30 CPOP Röntgen protokol Se eller ændre data Hvis du ønsker at se eller ændre data i en allerede oprettet post, tast Sök post. Herefter vises denne side. Det er muligt at søge på alle felter i protokollen. Indtast dit søgeord og tryk på Sök Herefter vises en liste over søge resultater. Du kan nu se indholdet i en af posterne ved at klikke på ikonet under Visa eller ændre indholdet i posten ved at klikke på ikonet under Ändra. Side 30

31 Du kan med søgefunktionen få lister over alle børn fra en bestemt kommune, eller alle børn der har et bestemt RI. Du kan sortere listerne ved at trykke på en af overskrifterne for eksempel Lægens fornavn. Du kan eksportere dine søgeresultater til en Textfil eller en Excel fil. Se eksempel under Den Ergoterapeutiske protokol eller Den Neuropaediatriske protokol. Side 31

32 Bilag 1 Ansøgning om oprettelse af bruger i CPOP databasen Brugernavn og kode er personligt og må ikke videregives til andre personer. Alle brugere skal ansøge om at få adgang til databasen med vedlagte skema. Informationerne i skemaet er nødvendige for at administrere brugeradgang og for at sikre kommunikation til brugerne. Brugernes adgang skal godkendes af en kontaktperson på en af de fire børneafdelinger i Region Syddanmark, som har kendskab til brugeren. Godkendelsen gælder for Region Syddanmark og ikke de øvrige regioner. Ansøger eller kontaktpersonen angiver om brugeren skal have både skrive- og læserettighed eller bare læserettighed. Ansøgningen sendes herefter til den register ansvarlige for CPOP. Den koordinerende fysioterapeut opretter brugeren og sender information om adgangsoplysninger, sikkerhedsrutiner og manual til databasen til brugeren. Hvis der senere er behov for at ændre tilladelsen anvendes skemaet Ansøgning om ændring af bruger rettigheder. Hvis en bruger ikke længere skal have adgang til databasen, anvendes skemaet Annullering af bruger rettigheder. Begge skemaer sendes til den koordinerende fysioterapeut. Databasens sikkerhed lever op til Sundhedsstyrelsens og Datatilsynets krav. Kommunikation med databasen over internettet er krypteret på samme måde som meddelelser med banker og skattemyndigheder. Brugernavn og adgangskode kan af sikkerhedsmæssige årsager ikke leveres per mail, men sendes med almindelig post. Side 32

33 Ansøgning om oprettelse som bruger i CPOP registret Udfyldes af ansøger Fornavn Efternavn Titel Arbejdsplads Arbejdsadresse Postnr. By Arb. Arb. Telefon Mobil telefon Underskrift Udfyldes af kontaktperson fra den lokale Børneafdeling Skrive- og læserettighed Kun læserettighed Navn Titel Dato Underskrift Sendes til CPOP, Børneafdelingen, Sygehus Lillebælt, Skovvangen 2-8, 6000 Kolding Side 33

34 Ansøgning om ændring af bruger rettigheder i CPOP registret Udfyldes af ansøger Fornavn Efternavn Titel Arbejdsplads Arbejdsadresse Postnr. By Arb. Arb. Telefon Mobil telefon Underskrift Beskrivelse af den ønskede ændring Udfyldes af kontaktperson fra den lokale Børneafdeling Ændringen godkendes Navn Titel Dato Underskrift Sendes til CPOP, Børneafdelingen, Sygehus Lillebælt, Skovvangen 2-8, 6000 Kolding Side 34

35 Annullering af bruger rettigheder i CPOP registret Udfyldes af ansøger Fornavn Efternavn Titel Arbejdsplads Arbejdsadresse Postnr. By Arb. Arb. Telefon Mobil telefon Underskrift Sendes til CPOP, Børneafdelingen, Sygehus Lillebælt, Skovvangen 2-8, 6000 Kolding Side 35