Kontrakt vedrørende indkøb

Transkript

1 Kontrakt vedrørende indkøb mellem: Faxe Kommune Social, Sundhed og Omsorg og XXX- leverandør

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse INDHOLDSFORTEGNELSE RAMMER FOR KONTRAKTEN Kontraktgrundlag Kontraktens parter Kontaktpersoner: Omfattede ydelse Udlevering af materiale ved ophør af kontrakten Ændringer i kontrakten Overdragelse af opgaver og ændring af ejerforhold ØKONOMI OG VIRKSOMHEDSFORHOLD Økonomisk soliditet Anfordringsgaranti Forsikringer KRAV TIL YDELSENS INDHOLD, KVALITET OG UDFØRELSE Ydelsens indhold Bestilling, pakning og levering Tast-selv Leverandøren indhenter bestilling Kommunen indsender indkøbsseddel Pakning Levering Aftaleændringer Erstatning/klager over varer Pant Krav til leverandørens personale Sprogkendskab Legitimation

3 Indholdsfortegnelse Tavshedspligt Gaver, lån og salg Aktindsigt Krav til leverandøren Kompetence Telefontid Deltagelsespligt Klageadgang og klagesagsbehandling Personoplysninger Kvalitetssikrings- og styringssystem Elektronisk kommunikation Tilfredshedsundersøgelser Dokumentations- og notatpligt Observation, indberetning og opfølgning Skift af leverandør Opsigelse af leverandørs samarbejde med én borger i ekstreme tilfælde Principper for opsigelse af aftaler mellem borger og leverandør Ophør af ydelsen indkøb Forhold ved ophør PERSONALEFORHOLD Gældende overenskomster Socialt ansvar Personalepolitik Arbejdsmiljø BEREDSKAB, ERSTATNINGSHJÆLP OG KRAV TIL LEVERANCESIKKERHED Beredskab og erstatningshjælp Akut hjælp Sikkerhed for leverance KONTROL OG TILSYN TAKSTER OG AFREGNING Takster Afregning fakturering KONTRAKTMÆSSIGE FORHOLD

4 Indholdsfortegnelse 8.1. Underleverandører Kontraktvarighed Fornyet godkendelse Opsigelse Misligholdelse og ekstraordinær opsigelse Misligholdelse Væsentlig misligholdelse Force Majeure UNDERSKRIFTER Garanti: BILAG

5 Rammer for kontrakten 1. Rammer for kontrakten 1.1. Kontraktgrundlag Kontrakten består af: - Kontrakt - Kontraktbilag, herunder den til enhver tid gældende kvalitetsstandard for hjemmeplejeydelser og leverandørens ansøgning med tilhørende bilag I tilfælde af uoverensstemmelser mellem et eller flere af ovennævnte dokumenter har disse indbyrdes forrang i den nævnte rækkefølge. Da kvalitetsstandarden for hjemmeplejeydelser er den til enhver tid gældende, kan der ske ændringer af denne uden, at aftalens øvrige punkter ændres eller bortfalder. Kontrakten med tilhørende kontraktbilag underskrives i to eksemplarer. Det ene skal ligge hos leverandøren og det andet hos Faxe Kommune, Social, Sundhed og Omsorg Kontraktens parter Faxe Kommune Social, Sundhed og Omsorg Frederiksgade Haslev og XXX- leverandør: Adresse : Post nr. : Kontaktpersoner: Faxe Kommune: Kontaktperson : Telefon nr. : Leverandør: Kontaktperson : Telefon nr. : 4

6 Rammer for kontrakten 1.3. Omfattede ydelse Ydelsen omfattet af denne kontrakt er indkøb. Det vil sige, at leverandøren påtager sig, at levere dagligvarer til borgere i Faxe Kommune, der er visiteret til indkøb. Leveringen skal ske efter Faxe Kommunes gældende forskrifter herfor. Forskrifterne fremgår af denne kontrakt, herunder af Faxe Kommunes kvalitetsstandard for hjemmeplejeydelser, der er vedlagt som kontraktbilag Udlevering af materiale ved ophør af kontrakten Ved kontraktens ophør skal alt materiale og information, der er nødvendig for varetagelse af opgaven, umiddelbart overdrages til Visitationsmyndigheden. Materialet skal være opdateret og foreligge i en sådan stand, at det er anvendeligt for en anden leverandør Ændringer i kontrakten Der tages generelt forbehold for fremtidige bestemmelser, fastsat ved lov eller besluttet af byrådet i Faxe Kommune. Faxe Kommune videreformidler så hurtigt som muligt relevante beslutninger truffet af Byrådet til leverandøren Overdragelse af opgaver og ændring af ejerforhold Godkendelsen af leverandøren og dermed kontrakten kan ikke overdrages uden forudgående samtykke fra Faxe Kommune, Social, Sundhed og Omsorg. Såfremt den bestemmende indflydelse i leverandørens virksomhed overgår til en ny ejer, skal Faxe Kommune, Social, Sundhed og Omsorg, orienteres herom. 5

7 Økonomi og virksomhedsforhold 2. Økonomi og virksomhedsforhold 2.1. Økonomisk soliditet Leverandøren har ved ansøgning om godkendelse eller ved kontraktindgåelsen dokumenteret sin økonomiske soliditet via Serviceattest udstedt af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Serviceattesten garanterer, at virksomheden på udstedelsesdatoen ikke er i betalingsstandsning eller på anden måde i en økonomisk situation, der vanskeliggør en opfyldelse af de forpligtelser, der følger med kontrakten. Serviceattesten dokumenterer ligeledes, at leverandøren er godkendt som servicevirksomhed af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Leverandøren har i ansøgningen dokumenteret ikke at have ubetalt gæld til det offentlige Anfordringsgaranti Som sikkerhed for at leverandøren opfylder sine forpligtelser overfor Faxe Kommune, skal dennes bankforbindelse ved kontraktindgåelsen stillet en anfordringsgaranti på kr. til Social, Sundhed og Omsorg i Faxe Kommune. Hvis anfordringsgarantien benyttes, orienterer Social, Sundhed og Omsorg skriftligt leverandøren og anfordringsgarantistilleren om baggrunden for, at garantien er gjort gældende og størrelsen af det hævede beløb. Beløbet skal udbetales til Social, Sundhed og Omsorg inden 10 hverdage, efter at kravet er stillet. Stilleren af anfordringsgarantien skal indestå med det fulde beløb til tre måneder efter kontraktens udløb, og indtil eventuelle mangler er afhjulpet. Anfordringsgarantien kan således tages i anvendelse efter kontraktperiodens udløb Forsikringer Leverandøren har i ansøgningen eller ved kontraktindgåelsen, dokumenteret at have tegnet de nødvendige og lovpligtige forsikringer, der sikrer medarbejdere, brugere, og Faxe Kommune mod skader og andet tab opstået ved leverandørens handlinger eller udeladelser, herunder arbejdsskadeforsikring og ansvarsforsikring. 6

8 Krav til ydelsens indhold, kvalitet og udførelse 3. Krav til ydelsens indhold, kvalitet og udførelse 3.1. Ydelsens indhold Levering af dagligvarer indkøb til borgere i Faxe Kommune, der er visiteret hertil og har valgt pågældende leverandør. Leverandøren indhenter de enkelte bestillinger direkte hos borgeren, eller borgeren taster selv sine bestillinger ind på leverandørens hjemmeside/website, eller kommunen indsender indkøbsseddel til leverandøren. Leverandøren sørger for at bringe varerne ud til de enkelte borgere. Indsætning i køleskab og lignende kan være en del af ydelsen. Faxe Kommune meddeler løbende leverandøren, hvilke borgere der har valgt pågældende leverandør, samt hvilke borgere der skal afmeldes Bestilling, pakning og levering Leverandøren skal hver dag følge op på, om alle indkøbssedler er modtaget på de borgere, der skal bestille varer den pågældende dag. Såfremt der mangler en indkøbsseddel på en borger, hvor leveringen ikke er aflyst (aflysning kan f.eks. ske ved indlæggelse), skal leverandøren kontakte kommunen telefonisk om eftermiddagen. Såfremt det ikke er muligt for leverandøren at komme i kontakt med kommunen pr. telefon, skal leverandøren maile navnene på de borgere, der mangler afmelding eller bestilling. Mailen skal sendes til kommunen senest kl på borgerens kontaktdag. Leverandøren skal hver uge ved levering af varer udlevere næste uges tilbudsavis til de visiterede borgere, som har valgt pågældende leverandør. Varer skal bestilles minimum to hverdage før levering, og nedenfor er vist gældende bestillingsskema: Ved bestilling senest: Leveres varerne: Mandag inden kl Onsdag mellem kl og Tirsdag inden kl Torsdag mellem kl og Onsdag inden kl Fredag mellem kl og Torsdag inden kl Mandag mellem kl og Fredag inden kl Tirsdag mellem kl og Leverandøren kan efter nærmere aftale med kommunen udvide leveringstidsrummet, således at leverancen af varer til borgerne kan påbegyndes kl Borgeren skal ved første leverance være hjemme fra kl til kl Ved efterfølgende leveringer aftaler leverandøren leveringstidspunktet inden for et interval på tre timer direkte med borgeren. 7

9 Krav til ydelsens indhold, kvalitet og udførelse Borgeren/kommunen skal så hurtigt som muligt melde aflysning af næste indkøb til leverandøren, dog senest dagen før bestillingsdagen kl Ved senere aflysning opkræves et kontaktgebyr Tast-selv Det skal være muligt for de borgere, der ønsker det, og som er i stand til det, at bestille varer ved hjælp af tast-selv service direkte på leverandørens hjemmeside. Eventuelle spørgsmål vedrørende bestilling via tast-selv service skal afklares direkte mellem borgeren og leverandøren og er Faxe Kommune uvedkommende. hvis borgeren benytter tast-selv service afregnes leverandøren alene med kommunens udmeldte pris for pakning og levering af varer (ekspeditionsgebyr) Leverandøren indhenter bestilling De borgere, der ikke benytter tast-selv service, ringes op af leverandøren. Leverandøren ringer maksimalt tre gange på kontaktdagen til de borgere, der er i stand til at afgive deres indkøbsbestilling via telefon. Hvis leverandøren ikke får telefonisk kontakt med borgeren første gang, der foretages opkald i det aftalte timeinterval, forsøges igen i samme timeinterval. Såfremt der stadig ikke opnås kontakt, skal leverandøren ringe til borgeren en gang mere mellem kl.13 og 14. Hvis leverandøren ikke får kontakt med borgeren nogle af de tre gange, skal leverandøren kontakte Faxe Kommune inden kl. 15 samme dag. Kommunen skal efterfølgende give leverandøren besked, hvis borgeren skal kontaktes igen i sammen uge for bestilling, hvilket koster et nyt kontaktgebyr. Hvis der ikke gives besked fra kommunen, skal leverandøren ikke foretage sig noget vedrørende pågældende borger før næste uge, hvor borgeren igen ringes op på den aftalte kontaktdag Kommunen indsender indkøbsseddel Faxe Kommune skal kunne indsende indkøbsseddel for de borgere, som hverken benytter tast-selv eller får opringning fra leverandøren. Indkøbssedler indleveret af kommunen skal være leverandøren i hænde inden kl. 13 senest to hverdage før levering Pakning Varerne skal pakkes sådan, at frost- og kølevarer pakkes med køleelementer, så den korrekte temperatur opretholdes, indtil borgeren modtager varerne Levering leverandøren, eller en transportør leverandøren har valgt, skal stå for al transport og levering. Chaufførerne skal bære tydelige ID-kort. Alle biler skal være godkendt af Levnedsmiddelstyrelsen til opbevaring af fødevarer. 8

10 Krav til ydelsens indhold, kvalitet og udførelse Varerne skal leveres personligt af chaufføren til borgeren på dennes bopæl. Varerne kan kun efter aftale med borgeren sættes uden for døren ved levering. Dette vil i så fald ske på borgerens eget ansvar, og kommunen kan ikke gøres ansvarlig i tilfælde af beskadigelse, tyveri og lignende. Varerne skal ved levering være vedlagt en faktura med angivelse af borgens navn, så borgeren nemt kan checke, om alt er i orden. Leverandøren kan i samråd med den enkelte borger indgå aftale om udlevering af nøgle til borgerens hjem, sådan at chaufføren selv kan låse sig ind med varerne. Leverandøren skal sørge for en sikker opbevaring af borgernøgler. Faxe Kommune kan ikke gøres ansvarlig i forbindelse hermed. Når chaufføren afleverer varerne sættes frost- og kølevarer på plads. Hvis chaufføren ikke har fået udleveret nøgle og borgeren ikke åbner døren, ved levering på det aftalte leveringstidspunkt, skal det straks rapporteres til kommunen, og der skal findes en løsning. Hvis chaufføren får besked på at aflevere ordren til kunden igen, bliver det som den sidste på dagens rute, og der kan opkræves et yderligere ekspeditionsgebyr. Levering skal foretages fra mandag til fredag i tidsrummet kl til kl dog kan leveringsdage og tidsrum variere ved helligdage Aftaleændringer Såfremt en ordre, der allerede er afgivet, efterfølgende skal afmeldes eller flyttes, skal borgeren eller kommunen meddele dette til leverandøren. Modtager leverandøren denne meddelelse inden kl på leveringsdagen, skal kunden ikke betale for de bestilte varer, men kommunen opkræves for ekspeditionsgebyret. Modtager leverandøren denne meddelelse efter kl på leveringsdagen, skal kunden betale for alle de bestilte kort tids holdbare varer, og kommunen vil blive opkrævet for ekspeditionsgebyret Erstatning/klager over varer Såfremt der konstateres fejl i en levering, f.eks. manglende levering, mangler i leveringen, beskadigelse af varer eller ukurante varer, skal leverandøren yde erstatning enten i form af nye varer eller tilbagebetaling. Klager over varer skal være leverandøren i hænde senest to hverdage efter levering Pant Borgerne skal kunne aflevere pantvarer direkte til chaufføren ved levering af varer, og chaufføren skal afregne pant kontant direkte med borgerne og tage pantvarerne med sig væk. Leverandørens pantpriser skal være standard pantpriser, der følger markedet Krav til leverandørens personale Sprogkendskab Leverandørens personale skal kunne tale og skrive et forståeligt dansk. 9

11 Krav til ydelsens indhold, kvalitet og udførelse Legitimation Leverandørens personale skal bære tydelig legitimation Tavshedspligt Leverandøren har i ansøgningen tilkendegivet at alle medarbejdere ved kontraktstart er bekendt med tavshedspligten. Ved ansættelses skal medarbejderne skrive under på at de har tavshedspligt. Social, Sundhed og Omsorg kan i kontraktfasen anmode om dokumentation for dette Gaver, lån og salg Leverandøren og dennes medarbejdere og ægtefæller, nærtstående og pårørende må ikke modtage arv, gaver eller lignende økonomiske fordele fra borgerne, og må ligeledes ikke låne brugerne penge eller sælge varer indbyrdes Aktindsigt Leverandøren og dennes personale skal henvise til Social, Sundhed og Omsorg, hvis en bruger anmoder leverandøren om aktindsigt Krav til leverandøren Kompetence Leverandøren har ved ansøgning om godkendelse, og skal løbende på opfordring fra visitationsmyndigheden, sandsynliggøre, at virksomheden er i besiddelse af den nødvendige kompetence i forhold til de i kvalitetsstandarden opstillede krav Telefontid Såvel borgere som Faxe Kommune skal kunne komme i kontakt med leverandøren pr. telefon mindst to timer dagligt på hverdage indenfor tidsrummet fra kl til kl Deltagelsespligt Som leverandør kan det være nødvendigt at deltage i forskellige kommunale møder. For nedenstående gælder, at der ikke gives yderligere betaling til leverandøren for deltagelse, da det anses for en indeholdt i taksten for indkøb. Samarbejdsmøder Leverandøren er pligtig til at deltage i samarbejdsmøder med visitationsmyndigheden på foranledning af denne. Revisitationer Ved visitatorernes revurdering, hvor hver borgers behov for hjælp tages op til revision, kan leverandørens personale deltage ved behov, dvs. såfremt leverandøren vurderer det nødvendigt, og såfremt borgeren er indforstået med dette. 10

12 Krav til ydelsens indhold, kvalitet og udførelse Tværfagligt samarbejde Leverandøren er, af hensyn til sammenhængen og koordineringen af den samlede sociale og sundhedsmæssige indsats forpligtet til at indgå i samarbejde med eventuelle samarbejdspartnere fra Social, Sundhed og Omsorgs herunder hjemmeplejen, f.eks. (ergo- og fysioterapeuter, støttepersoner, sygeplejersker, handicapkoordinator m.m.). Udarbejdelse af informationsmateriale Leverandøren udarbejder relevant informationsmateriale Klageadgang og klagesagsbehandling Klagerådet står for registrering af klagesager, der skal danne grundlag for korrigerende og forebyggende handlinger, således at gentagelsestilfælde undgås. Disse kan opdeles i klager vedrørende serviceniveau og klager vedrørende udførelsen. Leverandøren skal medvirke til behandlingen af alle reklamationer og klagesager, herunder i forbindelse med sager i Klagerådet. Klagegangen følger gældende lovgivning Personoplysninger Leverandøren træffer de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes og mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med loven Kvalitetssikrings- og styringssystem Leverandøren skal have et veldokumenteret kvalitetsstyrings- og sikringssystem inklusive egenkontrol Elektronisk kommunikation Leverandøren skal have almindeligt IT-udstyr med e-postadgang, som muliggør kommunikation med visitatorerne. Faxe Kommune skal i den forbindelse sikre, at cpr-oplysninger og andre følsomme personoplysninger sendes over sikre forbindelser Tilfredshedsundersøgelser Leverandøren er forpligtet til at medvirke ved eventuelle bruger- og medarbejdertilfredshedsundersøgelser, i det omfang Faxe Kommune beslutter at gennemføre disse. Leverandøren skal acceptere at undersøgelsernes resultater skal kunne offentliggøres Dokumentations- og notatpligt Leverandørens personale har dokumentations- og notatpligt. 11

13 Krav til ydelsens indhold, kvalitet og udførelse Observation, indberetning og opfølgning Leverandørens personale, der kommer i borgernes hjem, har observations- og underretningspligt i forhold til væsentlige sociale og sundhedsmæssige ændringer i borgerens helbred, humør og almentilstand. Disse ændringer skal straks underrettes til visitatorerne. Observeres der forhold, der kræver stillingtagen eller handling fra andre, kontakter leverandørens personale disse, f.eks. læge, vagtlæge, hjemmesygeplejen i Faxe Kommune eller Social, Sundhed og Omsorg. Manglende overholdelse heraf, anses for en misligholdelse af kontrakten, jf. afsnit om misligholdelse. Leverandøren skal på Faxe Kommunes henvendelse kunne levere data/informationer, til eksempelvis kontrolundersøgelser eller indberetninger til Sundhedsstyrelsen og Danmarks Statistik. Leverandøren har pligt til at give Faxe Kommune, Social, Sundhed og Omsorg, oplysninger om alle forhold, der kan hindre, forstyrre eller true opfyldelsen af den indgåede kontrakt. Leverandøren har pligt til at underrette Social, Sundhed og Omsorg om: - Alvorlige svigt. Dvs. hvis borgerens grundlæggende behov for omsorg, pleje eller praktisk hjælp ikke tilgodeses, eller hvis en borger bliver udsat for fysisk eller psykisk overgreb 3.5. Skift af leverandør Opsigelse af leverandørs samarbejde med én borger i ekstreme tilfælde Ved gentagne tilfælde af mangelfulde leverancer, kan Faxe Kommune, Social, Sundhed og Omsorg, opsige leverandørens samarbejde med borgeren. Herved forstås tilfælde, hvor leverancen er så fejlbehæftet eller mangelfuld, at det kan medføre problemer for borgeren på kortere eller længere sigt Principper for opsigelse af aftaler mellem borger og leverandør Leverandøren har som hovedregel ikke mulighed for at opsige en borger. Borgeren kan efter eget ønske skifte leverandør. Dette sker i samråd med kommunen. Umiddelbart efter opsigelsen fra borgeren er modtaget hos visitatorerne, sendes denne videre til leverandøren. Af hensyn til leverandørens muligheder for at omstille sig til ændringer i modtagerkredsen, er fristen, for at en bruger kan opstartes hos en ny leverandør, fastsat til maksimum 1 måned. Leverandøren skal dog i akutte situationer kunne modtage nye borgere tidligere. Dette vil ske i samråd med kommunen Ophør af ydelsen indkøb Ophør af ydelsen indkøb kan kun finde sted efter - en revurdering af behovet - efter dokumenterbar aftale med borgeren eller - i forbindelse med ændringer i Faxe Kommunes serviceniveau. 12

14 Krav til ydelsens indhold, kvalitet og udførelse For borgere, der har modtaget midlertidig hjælp, og hvor der er tydelig angivelse af tidsrammen for hjælpen, stoppes denne umiddelbart ved tidsrammens udløb, såfremt der ikke inden er sket henvendelse til visitatorerne Forhold ved ophør Ved kontraktens ophør skal alt materiale og information der er nødvendige for varetagelse af opgaven returneres i opdateret stand til Social, Sundhed og Omsorg. Materialet skal foreligge i en sådan form, at det er umiddelbart anvendeligt for anden leverandør 13

15 Personaleforhold 4. Personaleforhold 4.1. Gældende overenskomster Leverandøren har i sin ansøgning tilkendegivet, at følge gældende overenskomster for personalet Socialt ansvar Leverandøren skal i ansøgningen sandsynliggøre, at denne efter nærmere aftale er indstillet på at påtage sig et socialt ansvar i forhold til det rummelige arbejdsmarked herunder samarbejde om arbejdsfastholdelse og ansættelsen af personer i ekstraordinær beskæftigelse Personalepolitik Leverandøren skal i ansøgningen beskrive, hvad denne vil gøre for at sikre personalets trivsel, f.eks. i form af en nedskrevet personalepolitik. Leverandøren skal i kontraktperioden, på foranledning af Social, Sundhed og Omsorg, kunne redegøre for personalets sygefravær, og for hvilke initiativer, der tages for at fastholde medarbejdere på arbejdsmarkedet Arbejdsmiljø Leverandøren overholder som arbejdsgiver reglerne om arbejdsmiljø, ifølge Lov om Arbejdsmiljø. 14

16 Beredskab, erstatningshjælp og krav til leverancesikkerhed 5. Beredskab, erstatningshjælp og krav til leverancesikkerhed 5.1. Beredskab og erstatningshjælp Leverandøren skal i ansøgningen om godkendelse sandsynliggøre, at vilkårene om beredskab og erstatningshjælp kan efterleves. Leverandøren har derfor et dokumenteret beredskab, som kan håndtere hændelser som sygdom hos personalet, ferieperioder, personalemangel og lignende. Målet er at borgeren ikke skal kunne mærke til problemer i ledelse, anvendelse af vikarbureauer m.m. Hvis der sker ændringer i den aftalte leveringstid på +/- ½ time ud over det aftalte tidsrum på tre timer, informeres borgeren altid telefonisk eller personligt af leverandøren. Såfremt der ikke kan ske levering på den aftalte dag, aftales der en dag for erstatningshjælp. Bestemmelser vedr. erstatningshjælp for de enkelte ydelsestyper er fastlagt i form af generelle og specifikke krav til leverancesikkerhed. De generelle krav til leverancesikkerhed fremgår af nedenstående afsnit om Krav til leverancesikkerhed og de specifikke krav fremgår af kontraktbilagene. Leverandøren er forpligtet til at betjene de borgere, der vælger den pågældende leverandør. Fristerne for igangsættelse af ydelser er som udgangspunkt angivet i afgørelsen. I alle tilfælde er tidsfristerne for igangsættelse af ydelser defineret i de generelle krav til leverancesikkerhed, beskrevet i afsnit om Krav til leverancesikkerhed Akut hjælp Leverandøren skal på stedet og omgående yde hjælp til borgere, der er akut syge, er faldet mm. Herunder om nødvendigt at tilkalde andre (hjemmesygeplejerske, læge, ambulance m.m.). I akutte situationer, hvor der ikke er andre tilstede i hjemmet, skal leverandøren blive hos borgeren indtil hjemmeplejen, pårørende, ambulancemandskab eller andre møder op i hjemmet, så det sikres at borgeren ikke efterlades alene. I ovennævnte akutte tilfælde er leverandøren berettiget til at oppebære betaling for den medgåede tid ud over det aftalte. Sådanne situationer afregnes særskilt på baggrund af en redegørelse/dokumentation fra leverandøren Sikkerhed for leverance Leverandøren skal, hvis det er nødvendigt kunne tilkalde vikarer eller andre, der sikrer at hjælpen leveres (evt. ved et senere erstatningsbesøg). Når leverandøren undtagelsesvis og under sit ansvar ikke kan sikre at personalet, indkaldte vikarer eller anden form for erstatningspersonale kan levere en aftalt ydelse, kontakter leverandøren straks visitatorerne, der foretager de fornødne foranstaltninger. 15

17 Kontrol og tilsyn 6. Kontrol og tilsyn Under leverandørens udførelse af arbejdet har Social, Sundhed og Omsorg, ret til at føre tilsyn og udøve kontrol med alle led i arbejdets udførelse. Leverandøren er forpligtet til at stille alle oplysninger, der er nødvendige for udøvelsen af kontrollen til rådighed for Faxe Kommune. 16

18 Takster og afregning 7. Takster og afregning 7.1. Takster Leverandøren afregnes med Faxe Kommunes udmeldte beregnede takst for indkøb. Taksten er udtryk for Faxe Kommunes aktuelle omkostningsniveau. Taksten er inddelt i to dele: o Et kontaktgebyr for indhentning af borgerens bestilling. Kontaktgebyret dækker op til tre opringninger til en borger vedrørende ugens indkøb eller indtastning af kommunens indsendte bestillingsseddel. o Et ekspeditionsgebyr pr. bestilling. Ekspeditionsgebyret dækker pakning og levering af varer, der svarer til maksimalt tre almindelige bæreposer. Hvis borgeren ikke ønsker at købe ind den pågældende uge afregnes leverandøren alene med kommunens udmeldte pris for indhentning af bestilling (kontaktgebyr). Taksterne reguleres og offentliggøres mindst en gang årligt, i forhold til den faktiske udvikling i forhold til omkostninger, timeanvendelse og serviceniveau Afregning fakturering Leverandøren udarbejder faktura til Faxe Kommune. Udgangspunktet for leverandørens fakturering er de gennemførte kontakter, dvs. antallet af kontaktgebyrer, og de gennemførte leveringer, dvs. antallet af ekspeditionsgebyrer. Såfremt leverandøren på grund af en akut situation undtagelsesvis har været nødt til at blive længere end beregnet hos en borger, jf. afsnit om akut hjælp, skal der ligeledes faktureres herfor. Denne fakturering skal ske på baggrund af en redegørelse/dokumentation fra leverandøren, som Faxe Kommune skal godkende. Fakturering sker bagudrettet månedsvis, senest 8 hverdage efter månedens udgang. Social, Sundhed og Omsorg overfører betaling til leverandøren. Betaling sker med løbende måned + 30 dage. Fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. bekendtgørelse nr. 991 af 7. oktober 2004 om elektronisk afregning med offentlige myndigheder, på baggrund af oplyste EAN-lokationsnumre og skal indeholde følgende oplysninger: Borgers navn, cpr-nr. og leveringsperiode. Betaling for bestilte varer er et anliggende mellem leverandøren og borgeren. Betaling af varerne er en sag mellem borger og leverandør og er Faxe Kommune uvedkommende. 17

19 Kontraktmæssige forhold 8. Kontraktmæssige forhold 8.1. Underleverandører Hvis leverandøren undtagelsesvist giver dele af den samlede leverance i entreprise til underleverandører, er leverandøren fortsat eneansvarlig for den samlede leverance. Leverandøren skal selv sikre sig, at underleverandørerne opfylder de samme krav, som stilles til leverandøren Kontraktvarighed Kontrakten indgås for 2 år ad gangen. Leverandøren påtager sig i henhold til denne kontrakt at udføre de i kontrakten omfattede opgaver, i perioden XXX til den XXX, hvorefter kontrakten udløber uden opsigelse Fornyet godkendelse Ønsker leverandøren kontrakten forlænget skal leverandøren, 3 måneder inden kontraktens udløb, meddele dette skriftligt til Faxe Kommune, Social, Sundhed og Omsorg, jf. afsnit om opsigelse. Ved kontraktforlængelse, vil godkendelsen af leverandøren, ske på baggrund af den tidligere godkendelse Opsigelse Kontrakten kan opsiges med 6 måneders skriftligt varsel til udgangen af en måned af leverandøren såvel som af Faxe Kommune Misligholdelse og ekstraordinær opsigelse Dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, erstatningsansvar m.v., og betaling af erstatning, m.v. er gældende for denne kontrakt. Ved vurderingen af hvorvidt der foreligger en misligholdelse, herunder væsentlig misligholdelse og retsvirkningerne heraf, gælder dansk rets almindelige bestemmelser Misligholdelse Kontrakten opfattes som misligholdt, hvis opgaverne ikke løses i overensstemmelse med kontraktens krav. Foreligger der misligholdelse, skal leverandøren, straks meddele dette til Social, Sundhed og Omsorg, og hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvilke tiltag der tages for at undgå, at tilsvarende misligholdelse indtræder i fremtiden. 18

20 Kontraktmæssige forhold Social, Sundhed og Omsorg kan i disse tilfælde afsætte tidsfrister for, hvornår der skal være rettet op på misligholdelsen Væsentlig misligholdelse Ved en væsentlig misligholdelse forstås tilfælde, hvor leverancen dokumenteret er så fejlbehæftet, eller gentagende gange mangelfuld, at det giver problemer for borgeren. En gentagende manglende indsats for at afhjælpe en misligholdelse, vil også betragtes som en væsentlig misligholdelse, ligesom en manglende information om misligholdelse til Faxe Kommune vil blive anset for væsentlig misligholdelse. Det betragtes endvidere som en væsentlig misligholdelse, hvis der indtræder konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning eller likvidation hos leverandøren. Såfremt leverandøren væsentligt misligholder denne kontrakt ved alvorlige og/eller gentagne fejl og mangler i leverancen, kan Faxe Kommune ophæve kontrakten og tilbagetrække leverandørens godkendelse med øjeblikkelig virkning. Leverandøren er erstatningsansvarlig over for Faxe Kommune ved dokumenterede økonomiske tab forårsaget af leverandørens misligholdelse af kontrakten, jf. dog afsnit om Force majeure Force Majeure Hverken leverandøren eller Social, Sundhed og Omsorg/Faxe Kommune skal anses for ansvarlig over for den anden part, hvis ansvaret skyldes forhold, der ligger uden for parternes kontrol. Dette gælder forhold som: overenskomstmæssig strejke, lockout, ufremkommelige vejrforhold og krisesituationer, som parten ikke burde eller kunne have forudset og derfor undgået eller overvundet. Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende part har givet mundtlig besked straks og skriftlig meddelelse herom til den anden part senest 5 arbejdsdage efter, at force majeure er denne bekendt. Årsag, forventet omfang og varighed skal angives. Force majeure ved forsinkelse kan højest gøres gældende med det antal arbejdsdage, som force majeure-situationen varer. Såfremt en tidsfrist for leverandøren udskydes på grund af force majeure, udskydes eventuelle betalinger, der knytter sig dertil, tilsvarende. Vejret vil ikke normalt give anledning til force majeure. Indtræder helt usædvanlige forhold vil der i samarbejde med Faxe Kommune iværksættes en beredskabsplan, se desuden afsnit om beredskab. I tilfælde af force majeure er leverandøren forpligtet til at kontakte Faxe Kommune med henblik på at løse problemet. 19

21 Underskrifter 9. Underskrifter 9.1. Garanti: Leverandøren indestår for at alt arbejde, der udføres i henhold til denne kontrakt, udføres i overensstemmelse med god skik i branchen. Leverandøren garanterer, at der stilles kvalificerede og tilstrækkelige ressourcer til rådighed. Dato: Underskrift fra XXX- leverandør Dato: Underskrift fra Faxe Kommune, Social, Sundhed og Omsorg 20

22 Bilag 10. Bilag Bilag 1: Kvalitetsstandard for hjemmeplejeydelser Bilag 2: Leverandørens ansøgningsskema Bilag 3: Nøgleadgang hos borgeren 21