Boligselskabet Farumsødal

Transkript

1 Boligselskabet Farumsødal Referat af organisationsbestyrelsesmøde Onsdag d. 4. december 2013 kl i Nordtoft, Farum Hovedgade 54, 3520 Farum. DAGSORDEN TIL INTERN BRUG I BESTYRELSEN Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligselskabet Farumsødal Orientering fra formanden Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering fra Domea Orientering fra Kommunen Kommunens tilbagekøb af institutionerne i Domea 2015 nye administrationspris Styringsdialogmøde Anvisningsaftale med Furesø Kommune Digital fraflytning i-syn er nu taget i brug Nordtoft - underfinansiering Grøn og hvid vedligeholdelse afd / Lillevang plejecenter Bemanding af Nordtoft Personaleforhold Personaleforhold Boligselskabets afdelinger Skimmelsag i Vejgårdspark forældet Kort om afdelingerne Mødeplanlægning Eventuelt Emner til kommende møder... 8 Deltagere fra bestyrelsen: Jørgen Gullander, formand Karin Beyer, næstformand Henning Østerbye Henning Thomsen Jørgen Gottliebsen Kirsten Nielsen - afbud Karin Thomsen Heidi Storck Gitte Melchiorsen Øvrige deltagere: Pia Christiansen, Domea Anders Pflug, ejendomsmester under punkt Tom L. Frandsen, Domea Domea Boligcenter København 18. december Side 1 af 8

2 1 Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen har på møde den 2. december 2008 besluttet, at dagsorden og eventuelle tillægspunkter godkendes ved mødets indledning. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. Referat: Dagsorden godkendt. Punkt 3.10 behandles, som punkt 3.1.A af hensyn til Anders Pflugs deltagelse (Lukket punkt). Nyt punkt på dagsordenen: 3.4 Orientering fra Kommunen. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 31. oktober Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Der var indkommet nogle redaktionelle rettelser, som er indarbejdet i det referat, som ligger på hjemmesiden. Referat godkendt. 3 Boligselskabet Farumsødal 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Jørgen Gullander glædede sig over at han havde fået reaktioner fra beboere i Vejgårdspark og Hesselbækpark om at beboere var glade for den gode service og rare stemning, der er kommet, efter at Anders Pflug er startet. Beboerne tør nu ringe til ejendomskontoret. Omtalte an han og Karin Beyer havde deltaget på VIP-mødet om 2015 mere om det senere. Videre, at der skal holdes styringsdialog med Furesø Kommune meget snart. Oplyste, at han havde indbudt afdelingsbestyrelserne til Nytårsbrunch den 26. januar 2014 og at han ville benytte lejligheden til at få belyst den nye administrations-prisstruktur. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Intet behandlet. Side 2 af 8

3 3.3 Orientering fra Domea Orientering gives på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Pia Christiansen orienterede om den nye struktur i Domea, fra 9 regioner til to i alt, en i vest og en i øst. Oplyste, at markedschef Bent Gordon af helbredsmæssige årsager havde opsagt sin stilling. Fortalte, at der havde været en del kritik af Domeas Kundeservice. Kunne oplyse, at der er klar forbedring i forhold til telefon-ventetider, som nu gennemsnitligt er nede på 2 minutter. Yderligere, at der pt. kører to pilotprojekter om servicecentre og at fire mere startes op omkring årsskiftet. Vedr. it-systemerne, at det forventes, at 2014 bliver året, hvor det kommer til at fungere væsentligt bedre end i 2013, men at der allerede er klare forbedringer. Der blev efterlyst et nyhedsbrev fra it-afdelingen i takt med forbedringerne, så man var bedre orienteret. Dette bringer Pia Christiansen videre. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.4 Orientering fra Kommunen Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Heidi Storck oplyste, at planudvalget på deres møde den 10. december 2013 behandler Kommunens plan for placering af seniorboliger. Der var et ønske om, at nogle fulgte med i den type dagsordenpunkter fra Kommunen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.5 Kommunens tilbagekøb af institutionerne i 2018 Bestyrelsen ønsker konsekvenser af Kommunens tilbagekøb af institutionerne belyst med følgende spørgsmål: Hvordan er afdeling institutionerne, finansieret fra starten? Hvad sker der med salgssummen på 10,5 mio. kr.? Hvilke økonomiske konsekvenser får det for Boligselskabet Farumsødal Afdeling 2014 er finansieret ved hjælp af 3 lån: Lån nr oprindelig hovedstol kr. Der er pr foretaget et ekstraordinært afdrag på ,45 kr., hvorefter restgælden pr udgjorde ,77 kr. Lån nr oprindelig hovedstol kr. Der er pr foretaget et ekstraordinært afdrag på ,97 kr., hvorefter restgælden pr udgjorde ,74 kr. Lån nr oprindelig hovedstol kr. Der er pr foretaget et ekstraordinært afdrag på ,13 kr., hvorefter restgælden pr udgjorde ,48 kr. Side 3 af 8

4 I kontrakten mellem Farum Kommune og Farumsødal står der i 16, stk. 1: Ved lejekontraktens udløb har lejer ret til at tilbagekøbe de lejede ejendomme for en samlet købesum på kontant 10,5 mio. kr. Salgssummen bruges til at betale det optagede lån ud. I tillægget til lejekontrakten fremgår det af 2 stk. f, at førnævnte beløb skal korrigeres med opgjorte ombygningsbeløbs restgæld pr. 1.januar 2018 m.m. Det betyder, at de forbedringsarbejder, som er gennemført bliver tilbagebetalt, senest i forbindelse med tilbagekøbet. Der er ingen økonomiske konsekvenser i relation til Farumsødals dispositionsfond og arbejdskapital. Det tilskud, Farumsødal har fået til aflønning af ejendomsmesteren, bortfalder med tilbagekøbet. Det indstilles, at bestyrelsen tager redegørelsen til efterretning. Referat: Henning Østerby var glad for at dette punkt nu kan lukkes. Bestyrelsen tog redegørelsen til efterretning. 3.6 Domea 2015 nye administrationspris Domeas bestyrelse har nu truffet endelig beslutning om fordelingen af den lovede gennemsnitlige besparelse på 20% fra 1. januar Fordelingen sker bl.a. med udgangspunkt i det bærende princip, at priserne i højere grad skal afspejle omkostningerne ved boligadministration. Konsekvensen heraf er, at priserne kommer til at afhænge af afdelingernes størrelse i de enkelte boligselskaber. Desto større boligafdelinger desto lavere pris. Beregningsmodel for nedsættelse af Domeas administrationsbidrag Lejemålsenheder: Prisnedsættelse % % % % 251 eller flere 35% På bestyrelsesmødet vil Farumsødals konkrete besparelse blive belyst. Det er bestyrelsen, der bestemmer hvorledes besparelsen skal fordeles mellem afdelingerne. Der er mulighed for at få nedsat prisen yderligere, hvis mindre afdelinger lægges sammen til større afdelinger under hensyntagen til ovenstående prisstruktur. Det indstilles til bestyrelsen at indlede drøftelserne omkring fordelingen af besparelsen mellem afdelingerne og evt. afdelingssammenlægninger. Referat: Der er udarbejdet en lille film, der belyser, mulighederne i de nye administrationspriser fra Domea. (fil med filmen sendes ud med referatet) Pia Christiansen gennemgik principperne bag den gennemsnitlige reduktion af administrationsprisen. Understregede, at Farumsødals besparelser ikke bliver så store, fordi Farumsødal i dag har en reduceret administrationspakke. Præciserede, at den gennemsnitlige nedsættelse på 20 % intet Side 4 af 8

5 har med besparelsen ved at ansætte kundechef og servicekoordinator i et eventuelt servicecenter besparelsen herved kommer oveni. Berørte mulighederne for at afdelinger kan lægge sig sammen for at spare yderligere på administrationsprisen. Domea vil udarbejde beregninger / beslutningsoplæg, så afdelinger / organisationer bliver i stand til at træffe beslutning senere. Det vil dog tage noget tid at nå dertil. Det blev understreget, at det er op til afdelingerne selv at træffe beslutning om sammenlægning eller ej. Bestyrelsen drøftede kort om der skal ske en solidarisk fordeling af administrationsprisen eller om den enkelte afdeling skal beholde sin egen besparelse. 3.7 Styringsdialogmøde Der holdes styringsdialogmøde med Kommunen den 11. december Formandsskabet og kundechefen deltager i mødet. Emner, der skal drøftes med Kommunen, fremgår af styringsrapporterne for hver afdeling: Boligorganisationen: Undersøge byggemuligheder, styrke samarbejdet med Kommunen i denne sammenhæng, Afd. 2002: Busdriften om weekenden og om aftenen er et problem pga. for få afgange. Status for helhedsplan og orientering om de mange skimmelsager. Afd. 2007: Boligernes størrelse: OK for enlige eller par. For familier med børn eller teenagere eller med omfangsrige hjælpemidler, er selv de 3-værelses lovligt små. Behov for kommunens støtte, når visiterede beboere har særlige behov for udendørs opbevaring pga. alvorligt handicap. Afd. 2010: Beboersammensætningen, hvor der bliver stadig flere ældre og også mere syge, påvirker afdelingen fælleskab og sociale liv. Der er en frygt i afdelingen for, at dette kun udvikler sig til det værre. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter om der er andre emner, som skal behandles på styringsdialogmødet. Referat: Placering af seniorboliger, se punkt 4. drøftes med kommunen. Mulighed for kommunal finansiering af automatisk døråbnersystem (en beboer i Fredtofteparken) tages ligeledes op på styringsdialogmødet. 3.8 Anvisningsaftale med Furesø Kommune Kommunen vil i forbindelse med forhandlingerne om anvisningsaftalerne gerne drøfte muligheder for at bruge fleksible udlejningsregler for at fremme, at især ældre tilgodeses. Kommunen bud på fleksible udlejningsregler er, at der gives fortrinsret til: Boligsøgende med fast arbejde på mindst 25 timer om ugen. Borgere i Furesø Kommune, der opfylder en af følgende betingelser: er boligsøgende på grund af skilsmisse eller afbrudt samliv inden for de seneste 12 måneder. er boligsøgende på grund af behov for en mere handicap/ældrevenlig bolig, hvor den hidtidige bolig samtidig bliver ledig. er over 55 år, og bortsælger ejer- eller andelsbolig. Side 5 af 8

6 Boligsøgende, som søger en bolig efter de fleksible regler, skal dokumentere under hvilken fortrinsrettighed, de søger bolig. Såfremt der ikke er boligsøgende, som opfylder betingelserne for fleksibel u d- lejning, udlejes boligen efter venteliste. Formål med den fleksible udlejning efter 8a: Der ønskes en stabil og varieret beboersammensætning i kommunens almene boliger. Det sikres blandt andet ved, at beboerne ved indflytning har de økonomiske resurser til at betale lejen og har fast tilknytning til arbejdsmarkedet. Kriterierne skal medvirke til, at kommunens borgere kan blive i det hidtidige nærmiljø, selvom deres livssituation ændres på grund af ophørt samliv, skil s- misse, sygdom, nedsat fysisk formåen og lignende. Samtidig skal kriterierne medvirke til, at seniorer kan afhænde ejer- eller andelsboliger og flytte til en mere ældrevenlig bolig, når det samtidig giver mulighed for, at andre kan tilflytte den hidtidige bolig. Furesø Kommune får i 2014 et akut behov for at kunne huse 20 flygtninge. Her er tale om permanent bopæl. Flygtningene kommer alle med i et integrationsforløb. Kommunen garanterer for alle udgifter i denne forbindelse. Der er dog ifølge Kommunen det særlige ved disse indflytninger, at hvis den familie, der flytter ind, ændrer status fx bliver skilt, så hæfter Kommunen ikke længere. Derudover vil Kommunen i forbindelse med forhandlingerne om anvisningsaftalerne have indført, at de ønsker at gøre brug af deres ret til hver 4. bolig. Kommunens behov for faste anvisningsboliger er stigende. Kan Farumsødal bidrage med at dække dette behov? Det indstilles, at bestyrelsen drøfter ovennævnte problemstillinger. Referat: Et af formålene med at drøfte anvisningsaftaler er, at få disse skrevet ind i et officielt dokument. Bestyrelsen tog hul på drøftelse om de fleksible udlejningsregler. Der var argumenter for og imod. Det skal afklares, om kriterierne skal være ens for alle boligselskaberne i Furesø Kommune. På mødet med Kommunen bliver opgaven at spørge ind til oplæg og få klarlagt fordele og ulemper ved de fleksible udlejningsregler. Efter følgende tages udlejningsreglerne på dagsordenen igen, som et beslutningspunkt. 3.9 Digital fraflytning i-syn er nu taget i brug Nordtoft har nu taget digital fraflytning i brug og det virker fint. Det indstilles, at bestyrelsen tager punktet til efterretning. Referat: På næste bestyrelsesmøde vil resultatet af licitationen vedr. flyttesyn formentlig kunne oplyses. Bestyrelsen tog punktet til efterretning Nordtoft - underfinansiering I forbindelse med renoveringen af Nordtoft blev der udført nogle arbejder, som ikke var indeholdt i projektet. Det drejer sig om udvendig maling af vinduer, køkken og toilet til i alt ,27 kr. Side 6 af 8

7 Det indstilles, at bestyrelsen bevilget ,27 kr. fra dispositionsfonden til udligning af underfinansieringen. Referat: Bestyrelsen bevilgede pengene fra dispositionsfonden Grøn og hvid vedligeholdelse afd / Lillevang plejecenter Lukket dagsorden 3.12 Bemanding af Nordtoft Lukket dagsorden 3.13 Personaleforhold 1 Lukket dagsorden 3.14 Personaleforhold 2 Lukket dagsorden 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Skimmelsag i Vejgårdspark forældet Jørgen Gottliebsen har oplyst, at den retssag som var anlagt mod Domea i forbindelse med skimmelsvamp i Vejgårdspark, er forældet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4.2 Kort om afdelingerne Afdeling 2001 Vejgårdspark: Der er indkøbt ny traktor, som bliver leveret hurtigst muligt. Afdeling Hesselbækpark: Spørgeskema, for at fastslå omfanget af fugtproblemerne, er omdelt til samtlige beboerne. Afdeling 2004 Æblelunden: Intet nyt Afdeling 2005 Akaciepark: Med virkning fra 1. marts 2014 varsles forhøjet husleje til ungdomsboligerne en regulering, som Kommunen har godkendt. Familieboligerne får en mindre huslejenedsættelse i denne forbindelse. Afdeling 2006 Ungdomsboligerne: Intet nyt her. Afdeling 2007 Sejlgården: Vi taler med afdelingen om den grønne og hvide vedligeholdelse. Afdeling 2008 Plejecentret: Vi har modtaget tilbud på køkner - godt kr. og der er 12 køkner i alt. Rambøll har udarbejdet en rapport, som viser at træværket på bygningerne er sundt. Afdeling 2009 Lillevangspark: Rambøll har udarbejdet en rapport, som viser at træværket på bygningerne ikke er så medtaget som frygtet. Side 7 af 8

8 Afdeling 2010 Fredtofteparken: Intet nyt Afdeling 2011 Gammelgårdsvej: Intet nyt Afdeling 2014 Institutionerne: Intet nyt Det indstilles, at bestyrelsen tager den oplistede status til efterretning. Referat: Henning Thomsen oplyste, at der havde været indbrud i afdelingen. Der holdes beboermøde næste mandag om disse problemer. Henning Østerby ønskede, at man drøftede beboersammensætningen med Kommunen, på det kommende møde og at der også bliver boret i, hvorfor Kommunen på den ene side visiterer beboere til afdelingen men ikke vil betale for de nødvendige hjælpemidler i dette tilfælde en automatisk døråbner. Bestyrelsen tog ovennævnte til efterretning. 5 Mødeplanlægning Organisationsbestyrelsesmøder er aftalt til: Onsdag den 15. januar 2014 kl. 17. Onsdag den 5. marts 2014 kl. 17. Mandag den 17. marts 2014 kl. 17. Afbud fra Karin Thomsen. Repræsentantskabsmødet holdes torsdag den 27. marts 2014 kl. 18. Mødet holdes i Lillevangspark. Det indstilles, at bestyrelsen bekræfter møderækken. Referat: Bestyrelsen bekræftede møderækken og besluttede, at formanden, Pia Christianen, Tom Frandsen og en mere skulle arrangere et samarbejdsmøde til maj 2014, hvor forventninger til hinanden kunne afstemmes og hvor man kunne drøfte samarbejdet i bestyrelsen. 6 Eventuelt 6.1 Emner til kommende møder Det indstilles, at bestyrelsen foreslår emner til kommende møder. Referat: Ingen forslag. Tom Frandsen oplyste, at han manglede at opgøre for tillægsydelser. Ville gøre det inden årets udløb. Side 8 af 8