REFERAT. Møde i: It-SOU Syd Dato: Ons. 3. maj 2017 Tid: Kl Sted: Albertslund Rådhus Nordmarks Alle 1, 2620 Albertslund Mødelokale 2, forhallen

Transkript

1 Møde i: It-SOU Syd Dato: Ons. 3. maj 2017 Tid: Kl Sted: Albertslund Rådhus Nordmarks Alle 1, 2620 Albertslund Mødelokale 2, forhallen Dato: 8. maj 2017 Deltagere Susanne Elmsted, omsorgssystemkonsulent, Albertslund Kommune (delt form.) (referent) Jytte Strømsted, teamleder Careteam, Brøndby Kommune Lisa Jeppesen, it- og velfærdskonsulent, Glostrup Kommune Anette Zacho, kvalitetskoordinator, Høje Taastrup Kommune Merete Halkjær, konsulent, Københavns Kommune Vicky Eliasen, it-koordinator, Ishøj Kommune Jan Larsen, EDB-koordinator på ældreområdet, Tårnby Kommune Sharon Wintcentsen, klinisk it-konsulent, Region H, CIMT Louise Søndergaard Ritzau, samordningskonsulent, Amager og Hvidovre Hospital Lena Wivel, specialkonsulent, Amager og Hvidovre Hospital (delt form.) Afbud Bettina Therese Ramstrup, ledende sekretær, Amager og Hvidovre Hospital Jette Christensen, ledende overfysioterapeut, Amager og Hvidovre Hospital Lis Sørensen, samordningskonsulent, Amager og Hvidovre Hospital Katja Christensen, ledende sekretær, Rigshospitalet Marie Kristine Schultz, samordningskonsulent, Rigshospitalet Stephan Dyreborg,??, Dragør Kommune Merete Wibrand, visitator, Dragør Kommune Hanne Andersen, it-konsulent, Hvidovre Kommune Kira Schou Dahl, konsulent, Hvidovre Kommune Caspar Bjarke Östendahl,??, Hvidovre Kommune Pia Grundahl,??, Tårnby Kommune Trine Streibig, it-koordinator, Vallensbæk Kommune Finn Roth Hansen, datakonsulent, Region H It-SOU Syd Referat møde Side 1

2 DAGSORDENPUNKTER 1. Valg af mødeleder 2. Valg af referent 3. Godkendelse af dagsordenen 4. Orientering fra møde i arbejdsgruppen vedr. Sundheds-it og elektronisk kommunikation den Generisk drejebog vedr. elektronisk kommunikation på det tværsektorielle område samt orientering 6. FMK ajourføring ved udskrivelse 7. Praksis for orientering af hospitalerne ved ændring af SOR ex. Lokationsnumre 8. MedComs analyserapport på det akutte og ambulante patientforløb (vedhæftet) 9. AHHs overgang til Sundhedsplatformen (Amager og Hvidovre-matriklerne) 10. Ny aftale vedr. KM udskydelse af implementering i Planområde Syd 11. LIS-data (fast punkt) 12. Næste møde (fast punkt) 13. Eventuelt. It-SOU Syd Referat møde Side 2

3 1. Valg af mødeleder 2. Valg af referent 3. Godkendelse af dagsorden 1. Mødeleder blev Lena Wivel 2. Referent blev Susanne Elmsted 3. Dagsordenen blev godkendt med tilføjelse vedr. REF01 under pkt. 11. Eventuelt It-SOU Syd Referat møde Side 3

4 4. Orientering fra møde i arbejdsgruppen vedr. Sundheds-it og elektronisk kommunikation den Formandskabet for den permanente arbejdsgruppe vedr. Sundheds-it og elektronisk kommunikation tog i efteråret 2016 på en rundtur til alle samordningsudvalg (somatik + psykiatri) for at drøfte et oplæg til fremtidigt samarbejde mellem Sundheds-it, Samordningsudvalg (SOU) og it- SOU. Efterfølgende afholdtes et kick off-møde for medlemmerne af planområdets it-souer, hvor samarbejdsmodellen blev drøftet yderligere. Tilbagemeldinger fra rundturen og kick-off indikerede et muligt behov for en mere entydig ansvarsfordeling i forbindelse med implementering af opgaver. Med henblik på at bidrage til drøftelse af, hvordan kommunikationen i samarbejdsmodellen i forbindelse med opgaveaflevering og rapportering understøttes bedst muligt, var formændene for planområdets it-souer inviteret til at deltage i møde i arbejdsgruppe vedr. sundheds-it og elektronisk kommunikation den Susanne Elmsted og Lena Wivel orienterer fra mødet. - at arbejdsgruppen tager orienteringen til efterretning. Susanne og Lena orienterede fra mødets første punkt vedr. samarbejdsmodellen mellem it-sou, SOU og Sundheds-it, der er søgt styrket ved at opgaver fremover skal gå Sundheds-It til it-sou gå via SOU og tilbage igen. Imidlertid havde der været bekymringer omkring opgaveafleveringen samt den manglende kommunale deltagelse i hhv. SOU midt og SOU Nord (ikke et problem i Syd, idet Lena er sekretær for SOU syd. Gruppen tog orientering til efterretning. Der var enighed i gruppen om fremover at have et fast punkt på vores dagsorden, Noget til SOU? Gruppen drøftede om vi skal have et forventningsafstemningsmøde i efteråret. Lena og Vicky reflekterede over, at der ikke er kommet meget arbejde til it-sou ifm. Sundhedsaftale 3. Lisa orienterede om, at der i Sundheds-IT var foretaget et stort analyse arbejde vedr. kommunikation ifm. indlagte børn samt vedr. det akutte arbejde på ambulatorier. Der har netop været møde i gruppen af Leverandører og man forventer en ny MedCom Standard (DIS22) Orienteringen blev taget til efterretning. It-SOU Syd Referat møde Side 4

5 5. Generisk drejebog vedr. elektronisk kommunikation på det tværsek torielle område Regionsadministrationen sendte den 8. februar 2017 på vegne af formandsskabet for arbejdsgruppe vedr. Sundheds-it og elektronisk kommunikation en generisk drejebog for fremtidig opdatering/implementering af elektroniske meddelelser på tværs af sektorerne til alle samordningsudvalg sammen med en orienteringsskrivelse. Det er tanken, at drejebogen skal fungere som et værktøj, som anvendes ved planlægning, koordinering og opfølgning i forbindelse med elektronisk kommunikation. I orienteringen henstilles til, at regionens it-sou-grupper anvender relevante dele af drejebogen. - at arbejdsgruppen tager orienteringen til efterretning samt drøfter anvendelse af drejebogen. Baggrund for udarbejdelse af drejebogen er en afklaring og præcisering af hvem, der gør hvad hvornår vedr. implementering af nye MedCom-meddelelser. Drejebogen bygger på tidligere erfaringer ifm. implementering af nye MedCom standarder. Der var ønske om en ordforklaring. Drejebogen med dens emner er til hver tid opdateret og ligger under Region H sundhedsaftale. I forbindelse med div. tests har den nedlagte mock-patient Nancy Berggren været stærkt savnet, men hun er nu genoplivet med nyt cpr.nummer, og hun har tillige fået en far, der hedder Åge. Københavns Kommune vil køre tests med Nancy inden det gamle EOJ-system lukkes og det nye, Cura, åbner den 8. maj. Link til Sundhedsaftalen og div. bilag på Regionens hjemmeside- herunder bl.a. 'Drejebogen', KM-aftalerne inkl. emneordslisten samt Sundhedsaftalen It-SOU Syd Referat møde Side 5

6 6. FMK ajourføring ved udskrivelse Formandsskabet for Samordningsudvalg Syd Somatik modtog omkring jul Vejledning om brug af Fælles Medicinkort (FMK) til ikrafttræden den 1. januar Formandsskabet formidlede vejledningen til hospitalet, kommunerne og almen praksis i planområdet i forventning om at parterne - indarbejder vejledningens anvisninger i daglig praksis - orienterer samordningsudvalgets sekretariat om eventuelle tværsektorielle udfordringer mhp. at disse kan tages op i SOU Syd Somatik eller andre relevante fora. Der ses tilbagevendende problemer med ajourføring af FMK i Sundhedsplatformen i forbindelse med udskrivning, hvilket fører til registrering af UTH. Udfordringerne blev drøftet på møde i Patientsikkerhedsforum Syd. Susanne Elmsted orienterer fra mødet. at arbejdsgruppen tager orienteringen til efterretning. Susanne orienterede om det meget store problem, der opstår i kommunerne, hvis ikke FMK er ajourført ved udskrivelsen. Der er ikke sikkerhed for hvad borgeren faktisk har af ordinationer, når de kommer hjem og hjemmeplejen skal dispensere medicin til borgeren. Problemet har været taget op i Patientsikkerhedsforum Syd, idet der er meget stor bekymring for fejlmedicinering. Der er flere problemstillinger, herunder at: det sker for sent (efter udskrivelse) især akutmodtagelen ikke ønsker at ajourføre medicinkort, idet de har haft borgeren i meget kort tid. når et medicinkort er ajourført og der efterfølgende foretages en registrering, så skal det ajourføres igen, hvilket man ikke altid er opmærksom på. Der drøftes hvordan ovenstående problemstillinger skal videre. Hvis der er tale om teknisk fejl kan NSI kontaktes på Hvis der usikkerhed omkring hvorvidt der er tale om en fejl, skal man slå borgerens FMK op på Det drøftes hvor vidt det forhold, at der findes personale, der ikke vil ajourføre medicinkort, skal rejses i SOU. Lena tager problemstillingen tilbage til hospitalet mhp. at ledelsen gøres opmærksom herpå. Hvis en kommune ønsker at problemstillingen tages op i SOU bedes dette gå via kommunens SOU-repræsentant. Orienteringen blev taget til efterretning. It-SOU Syd Referat møde Side 6

7 7. Etablering af praksis for orientering af hospitalerne ved ændring af SOR ex. lokationsnumre Hvis kommunerne ændrer i SOR ex. lokationsnummer, meddelelsestyper, navngivning - så skal hospitalerne v/cimt underrettes mhp. skærpet opmærksomhed om meddelelsesflowet vedr. hjemmepleje/hospitalsmeddelelserne fungerer (adviserne, ILR etc.). - at arbejdsgruppen tager henstillingen ad notam. Hvis en kommune har 2 lokationsnumre til at modtage indlæggelses-/udskrivningsadviser (DIS20 og DIS17) sendes der ikke noget fra sygehuset, idet Sundhedsplatformen ikke ved hvilket nummer, der skal sendes til. Hvis kommunen har fået nyt lokationsnummer, der skal håndtere adviserne, så skal meddelelsestyperne fjernes på det gamle nummer. Kommunerne kan evt. kontakte MedCom ved spørgsmål. MedCom melder ændringer af lokationsnumre ud. Henstillingen tages ad notam. Nedenfor er indsat link til lokationsnummeroversigten på sundhed.dk, hvor man kan se, hvilke afdelinger man kan sende en KM til under punktet 'Korrespondancer og lokationsnumre'. Link til SOFT-portalen på sundhed.dk, hvor sygehusene kan se div. kommunale sundhedstilbud i kommunerne i alle 5 regioner og dertil hørende lokationsnumre It-SOU Syd Referat møde Side 7

8 8. MedComs analyserapport på det akutte og ambulante patientforløb Fra MedCom er februar 2017 udsendt en analyse af behov og muligheder for beskedbaseret kommunikation ved akutte og ambulante patientforløb mellem kommuner og sygehuse. Uddrag (konklusion og anbefalinger) fra analysen er vedhæftet til orientering med henblik på drøftelse i arbejdsgruppen. at arbejdsgruppen drøfter det fremsendte uddrag fra MedCom-rapporten. Lisa orienterer om, at man gerne vil have overskrifter og emneord, men at der findes rigtig mange vinkler på dette. Så det er og har været svært. 9. AHHs overgang til Sundhedsplatformen Sundhedsplatformen ble udrullet på Amager- og Hvidovre-matriklerne den 18. marts Kort orientering om aktuelle tekniske udfordringer ift. det tværsektorielle samarbejde ved samordningskonsulenterne Lis Sørensen og Louise Ritzau. - at arbejdsgruppen tager orienteringen til efterretning. Der ses fortsat en række udfordringer for det tværsektorielle samarbejde i forbindelse med ibrugtagning af SP herunder ikke mindst i brugen af FMK, jf- forrige punkt. På positiv-siden er det blevet meget lettere at at danne bl.a. Plejeforløbsplaner. Der trækkes det sidste nye ind, men det er en udfordring aktuelt at visningen i (nogle) kommuner er rodet og det derfor er vanskeligt at se hvad der er nyt. En anden udfordring er, at det ikke er let for personalet at se hvor de skal anføre funktionsevnevurdering i prosa samordningskonsulenterne har fokus herpå i undervisningen af medarbejderne. Brøndby, Hvidovre og Tårnby kommuner er inviteret ind til drøftelse af hvordan Plejeforløbsplan kan bruges. Orienteringen blev taget til efterretning. Susanne har for formandsskabet videreformidlet til it-sou-meldemmerne informationsbreve fra regionsadministrationen vedr. de tre sidste hospitaler i Regionens overgang til SP den 20. maj hhv. Bispebjerg og Frederiksberg Hospital, Region Hovedstadens Psykiatri og Steno Diabetes Center Copenhagens. It-SOU Syd Referat møde Side 8

9 10. Ny aftale vedr. KM udskydelse af implementering i Planområde Syd Som led i Sundhedsaftale skal Amager og Hvidovre Hospital og kommunerne i Planområde Syd implementere to aftaler vedrørende den elektroniske meddelelsesstandard Korrespondancemeddelesen (KM), som indeholder en række nye elementer i anvendelsen af KM. Implementeringsopgaven består i alt væsentligt i at undervise relevante medarbejdere på hospitalet og i kommunerne i at anvende de nye elementer i aftalerne bl.a. brug af ISBAR-tjekliste. SOU Syd Somatik har besluttet at udsætte implementeringen til efter sommerferien, da AHH som følge af udrulningen af Sundhedsplatformen ikke har mulighed for at gennemføre undervisning af medarbejderne. Udvalget fandt tillige, at det er mest hensigtsmæssigt, at kvalitetsløftet i brugen af KM sker samtidigt i kommunerne og på hospitalet. Implikationen for brug af KM i Planområde Syd er, at anvendelsen af KM fortsætter som vanligt på hospitalet og i kommunerne frem til efter sommerferien, hvor kvalitetsløftet igangsættes på hospitalet og i kommunerne. Fra andre hospitaler og fra Det centrale it-sou har der været udtrykt bekymring for, om udskydelsen af implementeringen betyder, at kommuner i Syd (og AHH) ikke vil håndtere korrespondancemeddelelser (KM) vedr. ambulante forløb. Samordningsudvalgets medlemmer bekræftede på det netop afholdte møde i udvalget den 9. marts, at alle KM er fortsat vil blive åbnet og håndteret i såvel kommuner som på AHH. - at arbejdsgruppen tager orienteringen til efterretning. Det uhensigtsmæssige i at implementere i forskellige tempi, blev drøftet. Flere kommunale repræsentanter bemærkede, at det vækker bekymring i kommunerne at hospitalet og kommunerne i Syd har valgt at udskyde implementeringen, idet kommunerne så skal forholde sig forskelligt ift. hvilket hospital, der kommunikerer med. Lena mindede om, at hospitalets ønske om udskyldelse var udtryk for nødvendighed funderet i implementeringen af SP og at kommunerne via ERFA-gruppen vedr. kommunikationsaftalen netop havde givet udtryk for at foretrække en samlet udskydelse i Syd fremfor implementering i flere tempi i Syd - samt at flere kommuner i Syd havde været af den opfattelse, at det i øvrigt også passede dem bedst at udskyde implementering, idet man stod overfor ligende stor udfordring i form af implementering af nyt EOJ. It-SOU Syd Referat møde Side 9

10 11. Lis-data LIS-data udsendes løbende til arbejdsgruppen af Lena Wivel senest tal fra januar 2017 (vedhæftet). På forrige møde aftaltes det, at arbejdsgruppens medlemmer vurderer, om der er problemer i eget bagland ift. LIS. Siden seneste møde har Vicky Eliasen efterspurgt LIS-data for de fire MedCom-meddelelser. Seneste LIS-data om de fire meddelelser er fra 2014 og 2015 og var ikke fremstillet på en sådan måde, at det var muligt at få overblik over, om meddelelserne bruges efter hensigten. Så vidt vides udarbejdes der heller ikke aktuelt LIS-data om brug af KM (Korrespondancemodulet). På denne baggrund ønskes det, at gruppen tager en indledende drøftelse af - om der hos kommunerne er interesse for jævnligt at modtage (relevante og brugbare) LIS-data for de fire MedCom-meddelelser - om der hos kommunerne og almen praksis er interesse for jævnligt at modtage LIS-data om KM - hvad der forstås ved relevante og brugbare LIS-data. - at arbejdsgruppen kort gennemgår senest fremsendte LIS-data fra januar at arbejdsgruppen drøfter, hvor vidt der er interesse for at rejse en sag om systematisk generering af LIS-data for hhv. MedCom-meddelelser og KM, jf. ovenstående. Fra kommuneside blev der udtryk interesse for at rejse en sag på regionsniveau om genoptagelse af afrapportering på de fire MedCom-meddelelser; i lighed med hospitalet savner kommunerne afrapportering på de fire meddelelser, som har relevans for kommunerne. Ift. hvornår data for disse fire meddelelsestyper opfattes som relevante og brugbare er det afgørende, at afraporteringen sker på afdelingsniveau. Formandsskabet går videre hermed. It-SOU Syd Referat møde Side 10

11 12. Næste møde - at arbejdsgruppen drøfter tidspunkt, lokation og evt. emner for næste møde. Næste møde bliver torsdag den kl på Hvidovre Hospital, lokale 1 i Uddannelsesbygningen. De sidste 30 minutter af mødet afsættes til et rent kommune-møde, idet gruppen godkendte forslag om at mødet opdeles, således at det først er samlet og herefter at kommuner tager et samlet møde.. It-SOU Syd Referat møde Side 11

12 13. Eventuelt - at arbejdsgruppens medlemmer fra kommunesiden melder tilbage om: a) hvor vidt man får Ref01-formularer fra AHH b) om man får dem ind det rigtige sted BILAGSOVERSIGT Ingen bilag. Lena havde et pkt til 9. nemlig at navngivning af Ref01. Når hospital sender henvisning, ser de dem på en ny måde, hvor navngivningen ikke altid virker logisk ex. Hjemmeplejen til en REF01. It-SOU Syd Referat møde Side 12