UDBUDSBETINGELSER FOR UDBUD AF. FÆLLESOFFENTLIGT ERP-system

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER FOR UDBUD AF FÆLLESOFFENTLIGT ERP-system Februar 2016

2 Indholdsfortegnelse 1. Generelt Baggrund og formål Grundlæggende præmisser Omfang/leverance MS Dynamics AX Option parts produkter Uddannelse Test/prøver Go Live Dokumentation Support Projektperiode Udbudsprocessen Udbudsform Ordregivers kontaktoplysninger Udbudsmaterialet Tavshedspligt Forbehold Udelukkelse Egnethed Egnethed til at udføre det pågældende erhverv Økonomisk formåen Teknisk og faglig formåen Afgivelse af tilbud Tilbuddets indhold Forbehold mv Spørgsmål Tilbudsfrist Tilbudsgivers omkostninger Tilbudsevaluering [2]

3 7.1. Åbning af tilbud Tildelingskriterium Pris Kvalitet CSR Tildeling af kontrakt Tidsplan [3]

4 1. Generelt Som annonceret ved udbudsbekendtgørelse på Grønlands Selvstyres Udbudsportal 15. februar 2016, udbyder Økonomi- og Personalestyrelsen på vegne af Grønlands Selvstyre og de fire kommuner Qaasuitsup Kommunia, Kommuneqarfik Sermersooq, Kommune Kujalleq og Qeqqata Kommunia som Ordregiver: Kontrakt vedrørende anskaffelse, implementering samt support og vedligeholdelse af et fællesoffentligt ERP-system: MS Dynamics AX2012. I det følgende redegøres for en række forhold i forbindelse med udbudsprocessen og tilbudsafgivelsen Baggrund og formål Formålet med projektet er at modernisere og effektivisere den offentlige administration i Grønland ved at understøtte forretningsudviklingen med sammenhængende digitale løsninger, så bedre økonomistyring og ledelsesinformation kan opnås. Da udfordringerne stort set oplevedes som identiske i hele den offentlige sektor blev der igangsat en idefase og sidenhen en analysefase. I analysefasen er der beskrevet en række forhold og projektet har evalueret en række forskellige ERP-platforme. I det forløb har styregruppen valgt at anbefale, at den fremtidige platform baseres på MS Dynamics AX2012, idet en række synergier herved kunne opnås. Projektet er initieret i et samarbejde mellem de fire kommuner i Grønland og Grønlands Selvstyre for at samle de offentlige ressourcer om rammerne for fælles økonomistyring og fælles ledelsesinformation. Projektet bliver kaldt: Pisariillisaaneq, der betyder at gøre det lettere. Projektet er således mere end et it-projekt, idet konsekvenserne af implementeringen vil kræve meget af de enkelte organisationer særligt i forhold til ledelsesmæssig vedholdenhed og opbakning. Dette forhold stiller ligeledes store krav til kommende leverandører om ikke blot at levere it men levere organisatorisk forandring. I projektkommissoriet er der listet en række krav til, hvad et nyt ERP system skal kunne bidrage med, og dermed også de gevinster som søges realiseret ved implementering: Overblik og transparens via tilstrækkelig relevant og valid ledelsesinformation Effektivitet økonomistyring og ressourceoptimering via systemsammenhænge og dataintegration, herunder understøttelse af en digital forvaltning. Øget samarbejde på tværs af hele den offentlige sektor Digitaliseringsparathed Ensartethed i borgerbetjeningen for det offentlige Grønland Kontrol og dokumentation Styr på registre og data [4]

5 Anskaffelse af et fællesoffentligt ERP system har tidligere været udbudt (i september 2014). Ordregiver indgik på daværende tidspunkt aftale med firmaet EG A/S med option på, at Ordregiver efter den indledende fase, hvor der var fokus på yderligere dokumentation af de forretningsmæssige og tekniske forhold, havde mulighed for på ny at konkurrenceudsætte anskaffelse af ERP systemet. Optionen blev udnyttet, og derfor udbydes anskaffelsen af ERP systemet nu igen med en mere omfattende dokumentation af Ordregivers krav og ønsker Grundlæggende præmisser Projektet omfatter implementering af en MS Dynamics AX2012 installation omfattende 5 offentlige myndigheder, hhv. fire kommuner og Grønlands Selvstyre. Der er ca. 650 ansatte i centraladministrationen i Grønlands Selvstyre. Langt hovedparten er placeret i hovedstaden i Nuuk. Til de fire kommuner, knytter der sig en række byer og bygder. Den nordligste kommune, Qaasuitsup Kommunia, består af 8 gamle kommuner (med 8 hovedbyer) og 32 bygder. Nuuk ligger i Kommuneqarfik Sermersooq, der også tæller byer og bygder på Østkysten. De to små kommuner er Kommune Kujalleq, som ligger helt mod syd, og Qeqqata Kommunia som ligger mellem den nordligste kommune og Kommuneqarfik Sermersooq. Kommunernes indbyggertal fordelt på byer og bygder samt cirka antal ansatte i centraladministrationen i kommunerne og i Grønlands Selvstyre (dvs. undtaget eksempelvis folkeskolelærere og udførende servicepersonale). Befolkningstal og beskæftigelsesgrad Befolkning pr. XX 20YY Indbyggere By/bygd befolkning by bygd KOMMUNE KUJALLEQ KOMMUNEQARFIK SERMERSOOQ QEQQATA KOMMUNIA QAASUITSUP KOMMUNIA Grønlands Selvstyre Antal ansatte i centraladministration i runde tal / / / / Hele landet / Det forventes, at % af de ansatte i centraladministrationen vil være brugere af systemet, og dermed skal have licens. Antallet er dog behæftet med nogen usikkerhed. [5]

6 Teleinfrastruktur binder Grønland sammen. Langt de fleste byer og bygder er forbundet til internettet via en stabil, men relativt smal radiokædeforbindelse. I Nuuk og Qaqortoq er der et søkabel, Greenland Connect, med forbindelse til Island og New Foundland og herfra til resten af verden. Den grundlæggende teleinfrastruktur består af en digital radiokæde fra Nanortalik i Sydgrønland til Uummannaq i Nordgrønland. Nord- og Østgrønland er dækket ved hjælp af satellitforbindelser, både i forhold til indenrigs- og udenrigs-telekommunikation. Syd- og Vestgrønland er forbundet til omverden ved hjælp af søkablet, der strækker sig fra Nuuk og Qaqortoq til Canada og Island og derfra videre ud i verden. 2. Omfang/leverance I nærværende afsnit beskrives de leverancer, der indgår i den udbudte ydelse. Tilbudsgiver skal beskrive løsning og pris på følgende opgaver: 1. Installation og opsætning samt udvikling og tilretning af AX2012 moduler beskrevet i kravspecifikationen 2. Uddannelse 3. Test/prøver 4. Go Live 5. Dokumentation 6. Support 2.1. MS Dynamics AX2012 MS Dynamics AX2012 installationen er opdelt i faser. Fase 1 indeholder følgende moduler: 1. Debitor 2. Kreditor 3. Finans 4. Budget 5. Intern revision 6. Standard ledelsesinformation 7. Finanslov 8. Ressortomlægning/organisationsændring 9. Skattestyrelsen 10. Løn Implementering af fase 1 er opdelt i flere trin, hvor Kommuneqarfik Sermersooq er udpeget som den organisation, der gennemfører første trin med implementering af følgende moduler : [6]

7 1. Debitor 2. Kreditor 3. Finans 4. Budget 5. Intern revision 6. Standard ledelsesinformation Kommuneqarfik Sermersooq forventer at implementering af Løn-modul gennemføres Bemærk Der er ikke defineret krav til Løn-modul, så Tilbudsgiver skal udelukkende tilbyde en standardløsning. Øvrige organisationer forventes løbende at implementere relevante moduler i løbet af 2017/2018. Det skal dog bemærkes, at selvstyret senest skal implementere modul til håndtering af finanslov. Tilbudsgiver skal levere en opdateret version af AX2012, og i samarbejde med Ordregiver gennemføre opsætning, herunder design/udvikling/tilretning af de i fase 1 beskrevne moduler. Functional Requirement Documents (FRD), forretningsprocesser og andet materiale, relevant for de i fase 1 beskrevne moduler, er vedlagt i bilag 1. Leverandør skal beskrive krav til hardware, herunder forslag til hvilket udstyr leverandøren anbefaler som det optimale for at løse den udbudte opgave. Som udgangspunkt implementeres AX 2012 løsningen på en central server, med mulighed for senere at implementere decentrale løsninger efter aftale Option Tilbudsgiver skal som option tilbyde levering af følgende moduler i efterfølgende faser: 2. Lån 3. Rejseafregning 4. Projektstyring 5. Lager/Indkøb 6. Anlægskartotek 7. Kollegieadministration Da der ikke er fastlagt specifikke krav til design/udvikling/tilretning af moduler i fase 2-7, skal Tilbudsgiver alene tilbyde levering og implementering af standardversionen af disse moduler parts produkter I diverse FRD er (vedlagt som bilag 1) er der beskrevet løsningsforslag, hvor 3.parts produkter indgår i løsningen. Det er op til den enkelte Tilbudsgiver at vurdere hvilken løsning, der anbefales, hvilket betyder, at de i FRD erne beskrevne 3. parts produkter ikke er et krav, men udelukkende skal ses som forslag. [7]

8 2.2. Uddannelse Tilbudsgiver skal sikre gennemførelsen af en intensiv uddannelse af Ordregivers superbrugere. Det forventes, at der skal gennemføres 8-10 uddannelsesforløb med 5-10 kursister på hver. Ordregiver vil selv stå for uddannelse af slutbrugere Test/prøver Generel test: Tilbudsgiver skal udarbejde testcases til gennemførelse af generelle testscenarier. Superbrugere og slutbrugere forventes løbende at gennemføre test med assistance fra Tilbudsgiver efter behov. Modulprøver: Tilbudsgiver skal i samarbejde med ordregiver gennemfører modulprøver, hvor det afprøves, om funktionalitet, integration og dokumentation i forhold til Ordregivers funktionskrav og prioriteringer er opfyldte. Overtagelsesprøve: Tilbudsgiver skal beskrive procedurer, indhold og godkendelseskriterier for Overtagelsesprøve, som gennemføres i samarbejde mellem Ordregiver og Tilbudsgiver Go Live I forbindelse med Go Live skal Tilbudsgiver stille med kvalificeret antal ressourcer til her og nu - support samt afhjælpning af mulige systemfejl Dokumentation Tilbudsgiver skal levere dokumentation for den leverede løsning Support Aftale om support og vedligeholdelse af den leverede løsning forventes forhandlet på plads min. 3 måneder efter at Ordregiver har valgt leverandør. Tilbudsgiver skal dog i tilbuddet beskrive en løsning og pris på en 3 årig supportaftale Projektperiode Der tilstræbes kontraktindgåelse i maj Herefter starter forberedelse til implementering. Der skal ske idriftsættelse af udvalgte moduler hos Sermersooq efter nærmere tilrettelagt implementeringsplan pr Implementeringen skal være afsluttet i alle enheder i løbet af 2017/2018. [8]

9 3. Udbudsprocessen 3.1. Udbudsform Konkurrenceudsættelsen af Ordregivers indkøb af et fællesoffentligt ERP-system sker i henhold til cirkulære af om indkøb af varer og tjenesteydelser i Selvstyrets centraladministration og underliggende institutioner. Udbudsformen er offentligt udbud og kontraktstildeling sker efter kriteriet det økonomisk mest fordelagtige bud Ordregivers kontaktoplysninger Økonomi & personalestyrelsen Kontaktpersoner: Postboks 1039 Konsulent Styregruppeformand 3900 Nuuk Søren G. Nielsen Lars Dencker [email protected] [email protected] 3.3. Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består, ud over udbudsbekendtgørelsen samt nærværende udbudsbetingelser, af følgende bilag: 1. Kravspecifikation, bestående af: A. Functional Requirement Document (FRD) B. Forretningsproces specifikationer C. Referater fra Deep Dives og Løsningsworkshops 2. Tro og love-erklæring Ad 1.A: Functional requirement document Disse dokumenter indeholder fit-gap beskrivelser efter afholdelse af Deep Dive og løsnings-workshops. FRD erne indeholder et udpluk svarende til omkring 40 % af de samlede kravspecifikationer beskrevet i Forretningsproces specifikationer. Ad 1.B: Forretningsproces specifikation Disse dokumenter indeholder de oprindelige kravspecifikationer fra selvstyre og kommuner, og dokumenterne indeholder samlet set alle krav og ønsker til det udbudte system. Ad 1.C: Referater under både Deep Dive og løsningsworkshops blev der udarbejdet referater. Referaterne indeholder oplysninger, der ikke er beskrevet i hverken FRD er eller Forretningsproces specifikationer, hvorfor disse oplysninger vil være af betydning for tilbudsgiver. Tilbudsgiver bedes kontrollere, at ovennævnte materiale er modtaget i sin helhed. [9]

10 3.4. Tavshedspligt Tilbudsgiver må ikke videregive oplysninger om de af Ordregivers forhold, som ikke er offentlig viden, og som Tilbudsgiver måtte blive bekendt med i forbindelse med udbudsprocessen og en eventuel efterfølgende kontraktindgåelse Forbehold Ordregiver forbeholder sig retten til at aflyse udbuddet delvist eller i sin helhed, hvis der ikke opnås bevillingsmæssig tilslutning eller politisk godkendelse af projektet, eller der ikke kan etableres tilstrækkelig konkurrence om opgaven. 4. Udelukkelse Tilbudsgiver vil blive udelukket fra udbudsprocessen, hvis virksomheden eller medlemmer af dens bestyrelse eller direktion inden for de seneste 3 år er dømt for et eller flere af følgende forhold: 1) bestikkelse, svig eller kartelvirksomhed, 2) deltagelse i en kriminel organisation, 3) terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet, 4) hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme, eller 5) brug af børnearbejde eller menneskehandel. Tilbudsgiver vil endvidere blive udelukket, hvis virksomheden 6) har ubetalt forfalden gæld vedrørende skatter og afgifter i Grønland eller det land, hvor virksomheden er etableret, der overstiger DKK , medmindre virksomheden har stillet sikkerhed for den del af gælden, der overstiger DKK , eller har indgået og overholdt en aftale om afvikling af gælden, 7) er under konkurs, rekonstruktions- eller likvidationsbehandling eller befinder sig i en tilsvarende situation, 8) inden for de seneste 3 år har begået alvorlige forsømmelser under udøvelsen af sit erhverv, herunder misligholdt en kontrakt med Selvstyret eller kommunerne i et omfang, der har medført ophævelse af den pågældende kontrakt, eller 9) inden for de seneste 3 år bevidst har afgivet urigtige oplysninger i forbindelse med en udbudsproces gennemført af Selvstyret eller kommunerne. Tilbudsgiver skal som en del af tilbuddet medsende en udfyldt og underskrevet tro og loveerklæring som dokumentation for, at Tilbudsgiver ikke er omfattet af en eller flere af ovennævnte udelukkelsesgrunde. En skabelon for tro og love-erklæring indgår som en del af udbudsmaterialet. [10]

11 5. Egnethed Tilbudsgiver skal med tilbuddet medsende dokumentation for, at Tilbudsgiver opfylder nedenstående krav til egnethed. Tilbudsgiver kan opfylde kravene til teknisk og faglig formåen i pkt via underleverandører, men skal i så fald medsende en underskrevet erklæring fra pågældende underleverandør(er) som bekræfter, at vedkommende stiller sine ressourcer til rådighed for Tilbudsgiver i tilfælde af, at Tilbudsgiver får tildelt kontrakten Egnethed til at udføre det pågældende erhverv Mindstekrav: a) Certificering: Tilbudsgiver skal være certificeret AX - partner. b) Forsikring: Tilbudsgiver skal have tegnet en gyldig erhvervsansvarsforsikring, der dækker den udbudte ydelse. Dokumentation: Kopi af certifikat Kopi af forsikringspolice Økonomisk formåen Mindstekrav: c) Tilbudsgiver skal have en gennemsnitlig årlig soliditetsgrad de seneste 3 år på mindst 20 %, eller Tilbudsgiver skal have en gennemsnitlig årlig overskudsgrad de seneste 3 år på mindst 3 %. Dokumentation: Kopi af reviderede årsregnskaber eller underskrevet revisorerklæring, hvoraf omhandlede omsætnings- og nøgletal fremgår. Ved sammenslutning af virksomheder beregnes Tilbudsgivers nøgletal samlet for alle i konsortiet. Såfremt tilbudsgiver er en nystartet virksomhed, fremsendes dokumentation for perioden siden etableringen. [11]

12 5.3. Teknisk og faglig formåen Mindstekrav: e) Referencer: Tilbudsgiver skal fremlægge mindst tre referencer fra de seneste fem år til dokumentation af erfaring med leverancer af økonomi- /ledelsessystemer til offentlig myndighed. f) Konsulenter: Tilbudsgiver skal råde over minimum 10 dansktalende, certificerede AX - konsulenter. g) Kvalitetssikring: Tilbudsgiver skal have indført et dokumenteret kvalitetssikringssystem, der muliggør systematisk kvalitetskontrol og opfølgning på konstaterede fejl og mangler (evt. opfylder betingelserne for ISO 9001 certificering). Dokumentation: Referenceliste. For hver reference skal fremgå: beskrivelse af ydelsen, leveringstidspunkt, værdi samt kontaktoplysninger på kunden. Kopi af certifikater Beskrivelse af kvalitetssikringssystemet og/eller kopi af kvalitetssikringsmanual, -håndbog eller -certifikat. 6. Afgivelse af tilbud Tilbud skal affattes på grønlandsk eller dansk og skal sendes skriftligt til Ordregiver med post eller via , jf. de i punkt 3.2 anførte kontaktoplysninger. På kuverten eller i ens emnefelt bedes anført: [Tilbud - ERP-udbud - [Tilbudsgivers navn]]. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 60 dage regnet fra tilbudsfristen Tilbuddets indhold Tilbuddet skal omfatte følgende: Udfyldt og underskrevet tro og love-erklæring Dokumentation for egnethed Løsningsbeskrivelse inklusive priser [12]

13 6.2. Forbehold mv. Tilbud, der ikke indeholder de i pkt. 6.1 krævede dokumenter, vil som udgangspunkt blive opfattet som ukonditionsmæssige og dermed afvist. Tilbud, som ikke er fyldestgørende, eller som indeholder forbehold over for vilkår og betingelser i udbudsmaterialet, herunder standardforbehold, risikerer ligeledes at blive afvist som ukonditionsmæssige. Hvis Tilbudsgiver opfatter vilkår eller betingelser i udbudsmaterialet som uacceptable eller uhensigtsmæssige, opfordres Tilbudsgiver derfor til at stille spørgsmål hertil frem for at tage forbehold. Ordregiver vil herefter tage stilling til, om henvendelsen giver anledning til justering af udbudsmaterialet eller udbudsprocessen Spørgsmål Alle spørgsmål i forbindelse med udbuddet skal fremsendes skriftligt. Spørgsmål vil ligeledes blive besvaret skriftligt af hensyn til principperne om ligebehandling og gennemsigtighed. Alle spørgsmål bedes fremsendt løbende. Ved henvendelse pr. skal der i ens emnefelt angives: [Spørgsmål - ERP-udbud - [Tilbudsgivers navn]]. Ved henvendelse pr. benyttes følgende adresser: Søren G. Nielsen: [email protected] Torben S. Lynge: [email protected] Spørgsmål skal stilles på grønlandsk eller dansk. Sidste frist for spørgsmål er kl.16:00, vestgrønlandsk tid. Spørgsmål og svar vil løbende blive meddelt alle potentielle tilbudsgivere i anonymiseret form via Grønland Selvstyres Udbudsportal, dog senest: , kl 16:00, vestgrønlandsk tid Tilbudsfrist Tilbud skal være Ordregiver i hænde senest: kl. 16:00, vestgrønlandsk tid. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil blive forkastet Tilbudsgivers omkostninger Der ydes ikke godtgørelse for Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbud. Tilbud med tilhørende bilag vil ikke blive returneret til Tilbudsgiver efter udbudsprocessens afslutning. [13]

14 7. Tilbudsevaluering 7.1. Åbning af tilbud Ordregiver foretager åbning af alle indkomne tilbud. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen Tildelingskriterium Kontrakten tildeles i henhold til kriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, med følgende vægtede underkriterier: Pris 50 % Kvalitet 40 % CSR 10 % Pris For så vidt angår»pris«indgår en vurdering af den samlede tilbudte pris for de i punkt 2 beskrevne ydelser, herunder optioner og support. Der vil blive lagt vægt på, at prisen er så lav som mulig Kvalitet For så vidt angår»kvalitet«indgår en vurdering af, hvorledes Tilbudsgiver vil imødekomme de af Ordregiver opstillede krav og ønsker til de i punkt 2 beskrevne leverancer. Der vil i den forbindelse blive lagt vægt på, at: 1. Tilbudsgiver så fyldestgørende og detaljeret som muligt redegør for, hvorledes Installation og opsætning samt udvikling og tilretning af AX2012 vil blive gennemført, herunder særligt hvorledes Tilbudsgiver vil sikre, at det færdigimplementerede system leveres inden for de fastsatte tidsrammer, samt at systemet er operationelt, stabilt og opfylder de fastsatte krav og ønsker til funktionalitet; 2. Tilbudsgiver så fyldestgørende og detaljeret som muligt redegør for, hvorledes uddannelsen af Ordregivers medarbejdere vil blive gennemført, herunder særligt hvorledes Tilbudsgiver vil sikre, at et tilstrækkeligt antal af medarbejderne opnår et tilstrækkeligt kendskab til det leverede system til at kunne uddanne Ordregivers øvrige medarbejdere; 3. Tilbudsgiver så fyldestgørende og detaljeret som muligt redegør for, hvorledes Test/prøver vil blive tilrettelagt og gennemført, herunder særligt at det tilbudte test-koncept omfatter alle relevante funktionaliteter samt en plan for korrigerende handlinger ved konstatering af fejl; 4. Tilbudsgiver så fyldestgørende og detaljeret som muligt redegør for, hvorledes Go Live vil blive håndteret, herunder særligt at der stilles tilstrækkelig kapacitet til rådighed for hurtig og kvalificeret support og fejlretning; [14]

15 5. Tilbudsgiver så fyldestgørende og detaljeret som muligt redegør for, hvorledes kravet om Dokumentation vil blive opfyldt, herunder særligt at alle relevante typer dokumentation er omfattet, og at dokumentationen er tilstrækkeligt detaljeret; 6. Tilbudsgiver så fyldestgørende og detaljeret som muligt redegør for, hvorledes Support efter implementering vil blive tilrettelagt og gennemført, herunder særligt, at der bliver mulighed for både online- og on-site support, at svartider er så korte som muligt, og at ordregiver får adgang til så mange og så kvalificerede supportere som muligt CSR For så vidt angår»csr«indgår en vurdering af Tilbudsgivers redegørelse for, hvorledes Tilbudsgiver vil sikre størst mulig lokal forankring i Grønland, eksempelvis i kraft af: udnyttelse af lokal arbejdskraft, lokal kompetenceopbygning, konsortiedannelse med lokale virksomheder og/eller Partnerskabsaftaler med lokale virksomheder om eksempelvis service og support Tildeling af kontrakt Kontrakten tildeles den Tilbudsgiver, der samlet set tilbyder Ordregiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Resultatet af tilbudsevalueringen vil blive meddelt de bydende snarest efter, at evalueringen er afsluttet. 8. Tidsplan Udbudsprocessen forventes afviklet efter nedenstående tidsplan: Aktivitet Tidspunkt Offentliggørelse af udbud Frist for modtagelse af spørgsmål Frist for offentliggørelse af spørgsmål og svar Tilbudsfrist kl. 16:00, Vestgrønlandsk tid. Åbning af tilbud Afklarende spørgsmål til Tilbudsgiver Underretning om tildeling Kontraktforhandling Kontraktindgåelse Levering Løbende jf. tidsplan [15]