Uanmeldt tilsyn 2010

Transkript

1 Område: Det sociale område Afdeling: Handicap- og socialpsykiatriafdelingen Journal nr.: 10/5211 Dato: 7. april 2010 Udarbejdet af: Jan Bolvinkel Telefon: Uanmeldt tilsyn 2010 Engbo Uanmeldt tilsyn foretaget den 6. april Tilsynsførende: AC-medarbejder Hege M. Ekberg og tilsynschef Jan Friis Bolvinkel. 1. Kort om tilbuddet. Engbo dannedes 1. januar 2010 ved udskillelse af tre organisationer fra det tidligere Strandvænget og to afdelinger fra Østerhuse. Engbos afdelinger består af Hus 7-9, Hus og Hus fra det tidligere Strandvænget i Nyborg, og Hus A og B fra Østerhuse i Kerteminde. 2. Tilsynets generelle indtryk af tilbuddet. Det vurderes, at Engbo befinder sig i en meget vanskelig fase i sin udvikling mod et stabilt, selvstændigt tilbud. Siden udskillelsen fra Strandvænget pr. 1. januar 2010 er der ikke i tilstrækkelig grad gennemført en proces med henblik på konstituering af Engbo som selvstændig enhed med egne fora, metoder og regelgrundlag. Hertil kommer, at et sideløbende forløb med nybyggeri til Engbo efter tilsynets vurdering har kostet den tidligere forstander ledelsesmæssige ressourcer. Situationen forværres af et betydeligt tilpasningskrav, samt af at forstanderen fratrådte i begyndelsen af marts måned. Tilsynet vurderer, at det er lykkedes den konstituerede forstander at stabilisere tilbuddet. Hovedhensynet fremadrettet er selvsagt at undgå, at situationen påvirker beboerne på en negativ måde. Der skal derfor dels gøres en særlig indsats for at sikre personalets trivsel, og dels i god tid lægges en plan for flytningen af beboerne til de nye rammer. Tilsynet vurderer, at personalets trivsel fodrer en høj grad af synlig ledelse fra forstanderens side på alle afdelinger også i Kerteminde. Endvidere bør den nye forstander involvere medarbejderne i udarbejdelsen af en masterplan for Engbos udvikling med det formål at skabe en fælles identitet/kultur med vision/mission, egne retningslinjer og strukturer, faglig indfaldsvinkel mv. Masterplanen bør også indeholde handlemuligheder i forbindelse med de aktuelle og fremtidige personale og kapacitetstilpasninger. Den konstituerede forstander udtrykte fuld opmærksomhed over for Engbos komplekse situation. Under rundvisningen i husene bemærkede tilsynet en god, afslappet tone mellem den konstituerede forstander og personalet, og der oplevedes en god stemning i husene blandt personalet. Rammerne omkring beboerne virkede trygge og rolige der var orden, pænt og rent overalt. Både den konstituerede forstander og personalet fremførte meget kritiske bemærkninger om Bosted Systemet, hvis ustabilitet bl.a. kræver, at væsentlige oplysninger også foreligger i papirformat.

2 3. Anbefalinger til kvalitetssikring og udvikling. 1. At den nye forstander iværksætter en proces mhp. at udarbejde en masterplan med operationelle delmål for udvikling af Engbo som et tilbud med selvstændig identitet, samt med handlemuligheder ved aktuelle og fremtidige kapacitetstilpasninger. 2. At Bosted Systemet inden for en fastsat frist bringes til at fungere tilfredsstillinde. 4. Evt. bemærkninger fra forstander og driftschef, som ikke er indarbejdet. Fra konstituerede forstander: Ingen. Fra driftschef: Der er særdeles stor opmærksomhed på de problemstillinger, der beskrives vedr. de pt. mangeartede ledelsesmæssige udfordringer på Engbo. Ny forstander tiltræder pr. 1. juni 2010, og der vil ske en grundig introduktion af forstander, så at der snarest tages vare om de nævnte problemer. Vedr. Bosted Systemet og de her omtalte uhensigtsmæssige funktioner skal det bemærkes, at Region Syddanmark (og andre tilsvarende organisationer) er i tæt dialog med Team-Online for at rette disse ting. 5. Fremsendelsesbemærkning til driftschefen. Rapporten fremsendes hermed til videre behandling, idet der bl.a. henvises til ovenstående anbefalinger. Den 10. maj 2010, JFB. 6. Tilsynsbesøgets forløb. Fokuspunkter. Tilsynet har valgt at fokusere på følgende punkter: Processen i forbindelse med udskillelsen af Engbo fra Strandvænget og sammenlægningen med Østerhuses boafsnit: Målgrupper og pædagogisk koncept (hvad er forskelligt, hvad er ens, og hvilken betydning har det haft?) - Personalets reaktion - ledelsesmæssige udfordringer? Medicinhåndtering tjek af medicinskabet i en afdeling. Individuelle planer tjek af opfølgning af delmål i en afdeling. Forløb. Tilsynet ankom til Engbo ca. Kl. 13, hvor den konstituerede forstander var i gang med den ugentlige briefing sammen med økonomimedarbejder, sekretær og stedfortræder, som også er afdelingsleder for Hus 7-9. Tilsynet redegjorde for tilsynets fokuspunkter, og det aftaltes at starte tilsynet med en fælles samtale med mødedeltagerne, hvorefter forstanderen viste rundt på afdelingerne Hus 19-20, Hus og til slut Hus 7-9. I Hus 20 tjekkedes medicinskabet. Tilsynet sluttede kl.ca med en kort afrunding med den konstituerede forstander på dennes kontor. Deltagere. Konstituerede forstander, som tiltrådte den 8. marts 2010, økonomimedarbejder, sekretær, afdelingsleder/stedfortræder samt medarbejdere i Hus 20 i forbindelse med medicinhåndtering. Tilsynet hilste på flere medarbejdere under rundvisningen. 7. Tilbuddets aktuelle situation. Beboergruppen. Engbo er normeret til 50 borgere i Nyborg og 13 borgere i Kerteminde. Beboergruppen i Nyborg er meget differentieret fra stærkt multihandicappede til personer, der kun delvis skal have hjælp, og er en afspejling af Strandvængets tre beboerkategorier: Immobile, Side 2 af 5

3 udadreagerende og bedre fungerende, der dog kræver personale døgnet rundt. I Kerteminde er det ene hus for beboere med Prader Willi Syndrom, det andet for velfungerende udviklingshæmmede. Faglige problemstillinger. Personalet oplyste, at der har været 4-5 magtanvendelser i indeværende år, og at ingen af dem har været ulovlige. De få magtanvendelser er resultat af en bevidst indsats for at undgå magt. Man er opmærksom på at søge de nødvendige tilladelser til brug af seler mv. Personalet gav i øvrigt udtryk for, at de faglige udfordringer bliver løst og ikke er de største problemstillinger her og nu. Det er derimod den økonomiske tilpasning og arbejdet med at udvikle Engbo som selvstændigt tilbud. Under rundvisningen bemærkede tilsynet, at personalet i Hus 19 mødtes til overlap på kontoret, medens personalet i hus 20 - knap så hensigtsmæssigt mødtes i opholdsstuen, hvor en af beboerne gik rundt. Personalesituationen. Engbo har 110 ansatte, hvor pædagog- og medhjælpergruppen er størst. Der er også nogle få sos-assistenter samt sos-medhjælpere. Sygeplejefaglig og fysioterapeutisk bistand købes af Lilleskov, som er et andet tilbud, udskilt fra Strandvænget. Afdelingslederen/stedfortræderen oplyste, at man ikke har overblik over sygefraværet, men at fraværet ikke er stigende heller ikke efter uroen i forbindelse med tilpasningen. Personalet er bekymret for, hvordan arbejdet skal hænge sammen efter personalereduktionen pr. 1. oktober, og giver ifølge afdelingslederen/stedfortræderen åbent udtryk for det, men arbejdet kører trods alt. Dette indtryk bekræftedes senere af afdelingslederen for Hus Se også fokuspunktet om processen i forbindelse med Engbos udskillelse fra Strandvænget. De fysiske rammer. Der er iværksat et byggeprojekt med henblik på nybyggeri til hele Engbo med 32 pladser i Nyborg og 20 pladser i Kerteminde, der forventes ibrugtaget om ca. 2 år. Tilsynet skal derfor alene konstatere, at de nuværende fysiske rammer ikke lever op til Regionens boligplan for socialområdet, da der er tale om enrums boliger med fælles bad og toilet. Boligerne og den store, fælles opholdsstue fremtrådte lyse, pæne og ryddelige. Den konstituerede forstander fortalte, at der er ansat rengøringsassistent ved alle husene. Budget/driftsforhold. Efter den konstituerede forstanders tiltræden var første udfordring at få et MED-udvalg i drift der manglede udpegning af et par medlemmer. Udvalget blev indkaldt ekstraordinært den 19. marts 2010 for at blive orienteret om den økonomiske situation og fastlægge kriterier for en personaletilpasning, idet Engbo skal tilpasses med 5 mio. kr. i 2010, svarende til 13 fuldtidsstillinger. Medarbejderne orienteredes om situationen på et fællesmøde ca. en uge efter. Den påtænkte personalereduktion træder i kraft senest pr. 1. oktober Økonomien presses endvidere af, at Engbo har 3 ledige pladser og ingen på venteliste, hvilket aktualiserer en reduktion af pladsnormeringen. Medarbejderne fortalte, at man bruger Bosted Systemet, men at væsentlige oplysninger også skrives i hånden, da systemet er meget ustabilt. Ustabiliteten blev beskrevet som katastrofal, da man bl.a. er afhængig af systemet i forbindelse med medicin, lægevagt, oplysninger til natmedarbejdere mv. Den konstituerede forstander kunne ikke komme på forstanderdrevet, selv nu efter en måned. Problemerne med systemet har hele tiden været der, men er blevet værre efter Strandvængets deling, hvor meget gik tabt. Side 3 af 5

4 7. Fokuspunkter. Processen i forbindelse med udskillelsen af Engbo fra Strandvænget og sammenlægningen med Østerhuses boafsnit. Den konstituerede forstander nævnte, at fusionen med Østerhuses afdelinger i Kerteminde er en særlig udfordring, da der ikke i øjeblikket er overskud til de store fælles arrangementer. Afdelingerne er ikke omfattet af tilpasningen på de 5 mio. kr. Til spørgsmålet om, at afdelingerne i Kerteminde ikke anvender Plan 98 som supervisionsmetode, fortalte den konstituerede forstander, at spørgsmålet havde været drøftet med afdelingslederen, og at hele Engbo ville anvende Plan 98 på et passende niveau, som man nu skulle finde frem til. Den konstituerede forstander var blevet positivt modtaget og gav udtryk for, at der foregår meget godt arbejde på Engbo. Personalet, tilsynet talte med, følte sig håbefulde, og havde en forventning om, at der nu med den konstituerede forstander bliver taget fat om de mange løse ender og den kaotiske situation i forbindelse med Engbos etablering. Strandvængets retningslinjer og politikker har været grundlaget for de tre nye tilbud, men man mangler endnu at skrive Engbo på mange af retningslinjerne. Tilsynet nævnte, at udarbejdelsen af en masterplan for Engbos udvikling kunne være et godt værktøj, der samtidig kunne synliggøre forløbet og samle medarbejderne omkring processen. Den konstituerede forstander nævnte, at der var en Drejebog under udarbejdelse, man at løsning af en række aktuelle problemstillinger kom i første række. Hertil var der god støtte i samarbejdet med såvel Socialstaben som Økonomi og HR. Medicinhåndtering. Afdelingslederen/stedfortræderen oplyste, at man har en medicininstruks, som er udarbejdet af sygeplejen, og som alle nye medarbejdere bliver introduceret til. Den var at finde i Medarbejderhåndbogen og på fælles X : \Social Institutioner\Engbo -Skovhuse-Lilleskov, som er i Citrix. For nogle beboere doseres medicinen af apoteket, men hvis doseringen ofte ændres, foretages den af personalet. Strandvænget havde entreret med et privat firma, Social- og Sundhedsskolen FYN om et 3-dages medicinkursus, som gentages til august samt november og muligvis igen senere. Man har procedure for utilsigtede hændelser i forbindelse med medicinhåndteringen, og der noteres både i Bosted Systemet og i et skema ved siden af. Som fast procedure kontaktes lægen og sygeplejen. Tilsynet tjekkede medicinskabet i Hus 20. Medicinskabet var aflåst og befandt sig på kontoret. Hver beboer har sin egen hylde i skabet. Herfra ophældes dagens medicin i glas og placeres i et aflåst skab i køkkenet. PN medicin opbevares ligeledes i køkkenet i et aflåst skab, hvor hver beboer har sin egen boks. Medarbejderen, der fremviste medicinskabet, oplyste, at der er to medicinansvarlige i Huset, og at det planlægges, at alle medarbejdere kommer på medicinkursus. Tilsynet så et medicinkort samt skema til registrering af fejlmedicinering mv., hvor der også registreres PN medicin og gøres et kort notat om medicinens virkning. Skemaet var opdelt på beboer og dækkede en vis periode, som ikke fremgik klart, ligesom det ikke var muligt at se fejlregistreringerne, fordi sygeplejersken tager udfyldte skemaer ud. Tilsynet kan anbefale, at der fremadrettet sker fælles opfølgning i personalegruppen af registreringerne af utilsigtede hændelser for at drage læring heraf. (Jfr. de regionale retningslinjer om medicinhåndtering pkt. 5.4). Individuelle planer opfølgning af delmål. Mål og delmål skrives i Bosted Systemet, og målene vurderes løbende på de månedlige teammøder. Der er sikkerhed for, at man når igennem alle beboerne inden for ½ år. 9. Bruger/pårørendetilfredshed. Side 4 af 5

5 Den konstituerede forstander beskrev pårørendekontakten som god. Informationsniveauet over for de pårørende er hævet betydeligt, efter at de pårørende kan holde sig orienteret om deres pårørende via Bosted Systemet, en mulighed, mange benytter sig af dog ikke i Kertemindeafdelingen. Seks pårørende havde i øvrigt meddelt, at de gerne vil være med i Engbos pårørenderåd. De pårørende havde reageret over for den økonomiske tilpasning på et samlet møde for det tidligere Strandvænget (generalforsamlingen), hvor psykiatri - og socialdirektøren havde svaret på spørgsmål. Det var ifølge den konstituerede forstander forløbet positivt. For at imødegå usikkerhed hos de pårørende i forbindelse med tilpasningen på Engbo, er det planen at inddrage de pårørende i processen. Personalet, tilsynet talte med, havde svært ved at vurdere, hvor meget beboerne mærker til dannelsen af Engbo og den økonomiske tilpasning der kommer især reaktioner, når beboerne flyttes. Kun beboerne i Kerteminde har sprog. Under rundvisningen på Engbo fik tilsynet indtryk af, at beboerne trivedes og var under trygge rammer. 10. Andet. På Engbos hjemmeside er Hus ikke nævnt som en del af tilbuddet. Side 5 af 5