Hovednotat vedr. drifts- og administrationsudgifter på plejecentre i Tønder Kommune

Transkript

1 Hovednotat vedr. drifts- og administrationsudgifter på plejecentre i Tønder Kommune Dette hovednotat danner baggrund for efterfølgende delnotater vedr. harmonisering af pedeltildeling til servicearealer, harmonisering af servicepakker, harmonisering af rengøring og forslag vedr. aftaler om boligadministration. Desuden udgør det grundlaget for efterfølgende forhandlinger om udgiftsfordelinger vedr. bygnings- og serviceudgifter.

2 Indhold 1 Baggrund Indledning Begrebsafklaring Oversigt over ejerforhold Kortlægning og kategorisering af arealtyper Arealtyper Arealfordeling på plejecentrene Arealfordeling og fordeling af udgifter Høring hos ejere af plejecentre Oversigt over arbejdsgruppens leverancer / produkter Opgørelse af det endelige spareprovenu... 9

3 1 Baggrund Til budgetlægningen for 2012 blev der udarbejdet en plejecenteranalyse med benchmarking med andre kommuner og forslag til besparelser. Et af de godkendte forslag var en besparelse på 1,739 mio. kr. på driftsudgifter til plejecentre. Grundlaget for forslaget var en sammenligning med plejecentre i Varde kommune. Da det har vist sig meget omfattende at implementere denne besparelse, er reduktionen pt. midlertidig udmøntet ved reduktion af den samlede ramme for plejecentrene. Når besparelsen er udmøntet konkret, forudsættes besparelsen tilbageført til de områder, der har finansieret den midlertidig. 2 Indledning Direktøren for Social, Arbejdsmarked og Sundhedsforvaltningen nedsatte i oktober 2011 en arbejdsgruppe til udmøntning af besparelsen. Arbejdet var planlagt afsluttet i juni måned 2012, men tidsfristen blev udskudt, da der viste sig behov for opmåling af flere af plejecentrene for at sikre et tilstrækkeligt grundlag for arbejdet. Arbejdet omfatter kommunens 10 plejecentre. Solgården er overført til socialudvalget pr. 1. juli 2012, men det blev i forbindelse med overflytningen fastslået, at Solgården fortsat er med i gennemgangen med henblik på at finde besparelsen. Materialet fra arbejdsgruppen vil bestå af dette hovednotat, der grundlæggende behandler ejerforhold og arealfordeling, samt af en række delnotater. Delnotaterne vil blive forelagt, efterhånden som de færdiggøres Produkterne fra arbejdsgruppen vil omfatte: kortlægning og kategorisering af arealer forslag til harmonisering af tildelingen til teknisk servicepersonale forslag til harmonisering af tildelingen til rengøring forslag til harmonisering af servicepakker (beboernes betaling for diverse ydelser) forslag vedr. aftaler om boligadministration Etaperne i det fortsatte arbejde omfatter: a) Harmonisering b) Aftaler om boligadministration c) Forhandling om udgiftsfordeling Fordelingen af plejecentrenes bebyggede areal udgør grundlaget for en efterfølgende detailfordeling af driftsudgifter, som gennemføres med henblik på efterfølgende drøftelse med boligadministratorer. Denne gennemgang forudsættes gennemført administrativt. Det er arbejdsgruppens vurdering, at muligheden for at opnå den godkendte besparelse ligger inden for harmonisering og udgiftsfordeling for pedel og rengøring, mens den efterfølgende detailfordeling af driftsudgifter kun vil indebære mindre udgiftsforskydninger. Arbejdsgruppens opgave er samlet at pege på muligheder for at opnå effektiviseringsgevinster, der totalt beløber sig til 1,739 mio. kr. Det vil i april måned blive vurderet om det bliver muligt at anvise forslag svarende til det samlede beløb. Det bemærkes, at den kommende inddragelse af øvrige parter, eksempelvis i forbindelse med forhandlinger, forventes at medføre øget indsigt. Derfor forudser arbejdsgruppen et behov for at foretage mindre justeringer administrativt i det foreliggende materiale. 1

4 3 Begrebsafklaring Alle boliger på Tønder kommunes 10 plejecentre er almene ældreboliger og derfor omfattet af lov om almene boliger. Definition af almene boliger på ældreområdet: Almene ældreboliger er boliger opført med støtte, hvor udlejning alene kan ske til den berettigede personkreds, som består af ældre og personer med handicap. Plejeboliger er almene ældreboliger, hvor der til den samlede bebyggelse hører servicearealer for personer med behov for omfattende service og pleje efter lov om social service. Servicearealer anvendes til omsorgs- og servicefunktioner, som normalt vil foregå i en selvstændig bolig. De indrettes i umiddelbar tilknytning til ældreboliger med henblik på overvejende at betjene beboerne i disse boliger. Kommunen har som udgangspunkt anvisningsretten til alle ældreboliger herunder plejeboliger, hvilket medfører en forpligtelse til at dække eventuel tomgangsleje samt en garantiforpligtelse i forbindelse med istandsættelse ved fraflytning. Da analysen begrænser sig til plejecenterområdet anvendes alene benævnelsen plejebolig nedenfor. 1 Ejerforhold og administration af plejeboliger: Almene plejeboliger og servicearealer kan ejes af kommunen, en almen boligorganisation eller en selvejende institution. Det er ejer, der er ansvarlig for driften, herunder udlejning, budgetlægning, regnskabsaflæggelse, lejefastsættelse og den daglige administration. Ejer kan træffe beslutning om, at den daglige drift skal forestås af en administrator/forretningsfører. For kommunalt ejede plejeboliger har kommunen derfor følgende valgmuligheder for administrationen: Kommunen kan selv forestå administrationen Kommunen kan lade en almen boligorganisation eller en administrationsorganisation forestå administrationen Det er ejendommens ejer, der har ansvaret for administrationen og indgår aftaler om administration af plejeboliger og tilhørende servicearealer. Derfor har forskellen i ejerforhold stor betydning for, i hvilket omfang Tønder Kommune har indflydelse på administrationen af plejeboligerne og det tilhørende serviceareal. Det er således alene i de tilfælde, hvor kommunen er ejer af plejecentret eller dele heraf - eksempelvis servicearealer - at kommunen er aftalepart ved indgåelse af administrationsaftaler. Kommunen har derfor kun i disse tilfælde indflydelse på, hvem der varetager administration samt på hvilke vilkår. Som tidligere nævnt kan kommunen også selv varetage opgaven omkring administration og drift. Som det fremgår af nedenstående skema er ejerforholdene for plejeboligerne i Tønder Kommune meget forskellige, og det samme gælder for administrationen af boligerne. 1 Der findes i Tønder Kommune en række lette kollektive boliger på Havevænget. Disse boliger er også egentlige ældreboliger, men boligerne er opført efter reglerne i den tidligere boligbyggerilov og altså ikke almen bolig loven. Det bevirker, at boligerne ikke er omfattet af reglerne om almene boliger, og derfor er de ikke genstand for arbejdsgruppens arbejdsområde. 2

5 Ejer afgør selv hvilke administrationsopgaver, der eventuelt skal overlades til administrator, men som typiske administratoropgaver kan nævnes: udarbejdelse af lejekontrakter behandling af opsigelser fraflytningssyn renholdelse herunder ansættelse af ejendomsfunktionær/pedel øvrig servicering af lejerne Administrationsbidrag: Lejer betaler et administrationsbidrag til boligorganisationen for administrationen. Administrationsbidragets størrelse fastsættes af bestyrelsen, således at de samlede administrationsbidrag dækker udgifterne til driftsadministration. Nærmere regler for beløbets fastsættelse fremgår af driftsbekendtgørelsen for almene boliger. Forestår kommunen selv administrationen af de kommunalt ejede ældre/plejeboliger kan kommunen opkræve et tilsvarende administrationsbidrag. Administrations- og driftsudgifter kan dermed opdeles på hhv. administrations- og driftsaftaler. De to begrebers omfang er nærmere defineret i tabellen herunder. Administrationsaftale Administrationsbidrag (Alt hvad det koster at administrere boligerne) Udlejning Tilkøb af administrative ydelser f.eks. Byggesagsstyring Vedligeholdsplaner Beboerdemokrati (afdelingsmøder) Personaleledelse Lokal ejendomsservice Driftsaftale Aftaler om udgiftsfordeling mellem arealtyper. Forbrugsudgifter (el, vand og varme) Vedligeholdelse Serviceudgifter Vask Pedel Rengøring Udearealer De følgende afsnit præsenterer ejerforholdene for plejecentrene i Tønder Kommune og kategoriserer arealerne for det enkelte center. 3

6 4 Oversigt over ejerforhold Ejerforholdene for Tønder kommunes plejecentre indeholder flere forskellige varianter, idet de sammenlagte kommuner har haft forskellig tilgang til området. Tabel Ejerforhold og boligadministrator Ejerforhold Plejecenter Boligareal: Serviceareal Administrator Leos Plejecenter Tønder Kommune Tønder Kommune SALUS/Tønder Andelsboligforening Møllevang Tønder Kommune Tønder kommune Boligkontoret Danmark Richtens Plejecenteon delsboligforening Selvejende instituti- SALUS/Tønder An- Tønder Kommune Boligkontoret Tønder Kommune Tønder Kommune Danmark Toftegården Toftlund Andelsboligforeninligforeningligforening (Toftlund Andelsbo- Toftlund Andelsbo- Tønder Kommune Tønder Kommune Domea Digegården Højer Andelsboligforening (Højer Andelsboligforening) Højer Andelsboligforening Hjørnegården Bredebro Ældreboligforening Tønder Kommune Domea Lindevang Tønder Ældreboligselskab Tønder Kommune Domea Rosenvænget Selvejende institution Selvejende institution Tønder Kommune 3 Revision RSM Mosbølparken Solgården Skærbæk Boligforening Selvejende institution Skærbæk Boligforening Selvejende institution Skærbæk Boligforening Domea Skemaet tydeliggør den store variation i ejerforholdene vedrørende kommunens plejecentre. Plejecentrene er placeret i skemaet fra øverst til nederst efter graden af kommunalt ejerskab og indflydelse. Kun to plejecentre er udelukkende ejet af Tønder Kommune, mens Richtsens plejecenter har fondsejede servicearealer. Yderligere to plejecentre er ejet af kommunen, men har boliger i annekser ejet af en boligorganisation. For to plejecentre gælder, at kommunen ejer servicearealet. Dette gælder også delvist for et tredje plejecenter. 2 Servicearealerne er ejet af den selvejende institution Richtsens Plejehjem / Borgmester, justitsråd Carsten Richtsens og hustru Ingeborg Richtsens legat. 3 Rosenvænget har en stor del af sit serviceareal i bygningerne Tøndervej 45B og Tøndervej 45A, der er ejet Tønder kommune. 4

7 Herudover er der to plejecentre, som udelukkende er ejet af boligorganisationer eller selvejende institutioner. 5 Kortlægning og kategorisering af arealtyper Mens ejerforholdene afgør kommunens indflydelse på administrations- og driftsaftaler, er det arealkategorierne, der afgør fordelingen af udgifter mellem hhv. beboere og kommunen. Arealerne anvendes endvidere til harmonisering af tildelinger til pedel, rengøring m.v. på tværs af centrene. Kategoriseringen er nødvendig, fordi den afgør, hvor udgifter skal afholdes. Dermed danner den grundlag for mulige udgiftsfordelinger i forbindelse med driften af det enkelte plejecenter. 5.1 Arealtyper Plejecentrene består af forskellige arealtyper, som kategoriseres efter deres brug. Overordnet skelnes der mellem beboelsesareal, fælles boligareal og servicearealer. Beboelsesarealet er summen af de rum, der anvendes til boligformål med tillæg af andele af fælles boligarealer og dele af andre arealer, der alene eller delvis anvendes af beboerne. 4 Fælles boligareal kan defineres som arealet af rum, der anvendes til fælles aktiviteter, der også kunne foregå i den enkelte bolig. Fx spisestue, opholds- og TV-stue og lignende, samt bad/toilet på gang og eventuelt fælles køkken. Disse fordeles ligeligt på boligerne i den/det pågældende fløj/afsnit. Servicearealer er arealer, der alene anvendes til omsorgs- og servicefunktioner, som fx vaskeri, rengøring, fodpleje, frisør, ergo- og fysioterapi, eventuelt dagcenter samt kontor, vagtrum og lignende. Servicearealer skal derfor medregnes til institutionsdelen som erhvervsarealer. Ud over disse tre arealtyper skelnes der mellem almene adgangsarealer og interne fælles gangarealer. Almene adgangsarealer kan defineres som fx trapperum og elevatorrum mv., der forbinder boliger indbyrdes og bolig- og servicearealer, samt evt. lukkede indgangspartier, der er en del af bygningen. Overdækkede glasarealer medregnes ikke. Almene adgangsarealer fordeles ligeligt på beboelsesdelen og institutionsdelen i den/det pågældende fløj/afsnit. Det bemærkes, at en ligelig fordeling af sådanne fællesarealer på en boligdel og en erhvervsdel ikke vil være mulig ved en matrikulær opdeling. Fordelingen kan ske efter en fordelingsnøgle. Interne fælles gangarealer (korridorer), der ligger i tilknytning til såvel boliger som servicearealer, og benyttes af alle, fordeles ligeligt på beboelsesdelen og institutionsdelen, hvorimod gangarealer, som alene forbinder servicearealer, kun medregnes til institutionsdelen. Beboelsesarealet er opført som støttet byggeri og den oprindelige definition af et areal er afgørende, idet den er bestemmende for betaling af rente og afdrag på optagne lån m.v. Anvendelsen kan ændres inden for det formål, hvortil støtten er givet, fx boligareal, fælles 4 BBR-instruks, afsnit

8 boligareal eller fælleslokale. Der kan alene ske ændring fra boligareal til serviceareal ved indfrielse af restgæld for de støttede lån. 5.2 Arealfordeling på plejecentrene I forbindelse med arbejdsgruppens arbejde har der vist sig behov for at foretage opmålinger og genberegning af en lang række bygninger og bygningsdele, idet det foreliggende tegningsmateriale i stort omfang var mangelfuldt og uden opdatering i forbindelse med eventuelle bygningsændringer. Arbejdsgruppen har derfor ikke kunnet løse opgaven uden tilvejebringelse af opdaterede tegninger og beregnede arealer. Teknisk forvaltning har foretaget opmålinger og udarbejdet digitale tegninger. For Toftegården og Møllevangen dog på opmålte papirtegninger suppleret med fysisk opmåling i Efterfølgende er plantegningerne skraveret efter arealanvendelse efter arbejdsgruppens anvisninger. Alle arealer er indvendige m 2. Leos plejecenter indgår ikke som følge af ombygning og heraf følgende ændret arealfordeling. Der er dog medtaget skønnede arealer i harmoniseringen. 5.3 Arealfordeling og fordeling af udgifter Det er fra boliglovgivningen givet, at finansieringsudgifterne (renter og afdrag på lån) skal følge den formelle opdeling af arealet i forbindelse med opførelse eller ombygning. Der opkræves ikke leje, hvis serviceareal anvendes til boligformål. Boligareal kan ikke anvendes til serviceareal. Ved fordeling af almindeligt forekommende driftsudgifter på hhv. boliger og serviceareal foreslår arbejdsgruppen at den faktiske anvendelse benyttes. Dette indebærer fx: At el og varme til et delt gangareal fordeles på boligdel og servicedel, mens finansieringsudgifterne følger lånefinansieringen og dermed det formelle areal At el, vand og varme til et vaskeri i servicearealet, der alene anvendes til vask af beboernes tøj og linned, vil blive henført til boligdelen. Ved opgørelse af den faktiske anvendelse har arbejdsgruppen anvendt retningslinjer oplyst af BDO boligrådgivning samt en juridisk konsulent med speciale inden for almen-boligområdet. Følgende retningslinjer ligger til grund for opdelingen af arealerne: a. Mulige primære udgange til det fri er anvendt som udgangspunkt for vurdering af gangarealer og indgangspartier. b. Gangarealer er fordelt med 50% til boligdel og 50% til servicedel ved fælles anvendelse. c. Dagcenter, modtagekøkken, personalerum og kontorer er henført til serviceareal. d. Pedel og værkstedskontorer fordeles mellem beboer- og serviceareal. e. Beboerlejligheder, beboerfællesarealer, leve-bo køkkener, opholdsstuer m.v. er henført til beboerarealer. Fordelingen af det indvendige netto-areal baseret på anvendelse 5 er sammenfattet i Tabel 5-1. Bemærk at det fulde kælderareal er medtaget. 5 Dvs. efter den faktiske anvendelse af arealer og med fordeling af gangarealer m.v. 6

9 Tabel 5-1 Indvendige etagekvadratmeter inkl. kælder Total indvendige etage m 2 (incl. Kælder) Sted Bolig Fælles beboer Fælles beboer/service Service Total Leos ,00 Møllevangen 988,03 301,30 520,03 596, ,77 Richtsens 2.432, ,21 31, , ,39 Toftegården 1.585,25 574,41 917, , ,80 Digegården 1.281,39 779,74 389, , ,99 Hjørnegården 1.101,43 375,34 273,48 800, ,02 Lindevang 2.170,00 985,55 193,93 867, ,99 Mosbølparken 1.802,11 708,24 429, , ,84 Rosenvænget 1.036,50 516,69 243,54 482, ,66 Solgården 1.570,41 655,87 421,99 979, ,42 Total , , , , ,88 Leos Plejecenter er medtaget med et foreløbigt antal m2. Forslag til ombygning af plejecenteret er under udarbejdelse og når tegningsmaterialet er bearbejdet efter samme kriterier som øvrige plejecentre, kan de præcise arealer angives. Hvis behovet for mindre ændringer opstår, må der foretages fremadrettet administrativ korrektion i anvendte fordelinger. 5.4 Høring hos ejere af plejecentre Arbejdsgruppen har udsendt arealfordelingen vedr. plejecentrene Toftegården, Solgården, Rosenvænget, Mosbølparken, Lindevang, Hjørnegården og Digegården til boligorganisationer eller boligadministratorer. Formålet med høringen er at få afklaret og drøftet eventuelle uoverensstemmelser i arealfordelingen. Det er samtidig oplyst, at arealfordelingen vil danne grundlag for en efterfølgende gennemgang af, hvordan driftsudgifterne er fordelt på boligareal og serviceareal. Domea har fremsendt bemærkninger vedr. Solgården, Lindevang og Hjørnegården. Bemærkningerne indeholder bl.a. et forbehold overfor godkendelse af ændringer i udgiftsfordelinger m.v. i afdelingsbestyrelser og bestyrelser for selvejende institutioner. Bemærkningerne er drøftet på et møde med Domeas driftsleder den 14. januar 2013, hvor der var enighed om at afdelingsbestyrelser og bestyrelser selvfølgelig skal inddrages i eventuelle ændringer. Der var også enighed om, at der kan arbejdes videre på det foreliggende arealgrundlag og på baggrund af de anvendte principper. Skærbæk Boligforening har fremsendt bemærkninger vedr. Mosbølparken. Der er igangsat en ejerlejlighedsopdeling af plejecenteret med den nye ombygning og boligforeningen ønsker at udsætte tilbagemelding vedr. arealopgørelse til Landinspektørens tilbagemelding foreligger. RSM Revision har henvendt sig telefonisk vedr. Rosenvænget for at få nærmere oplysninger om areal- og udgiftsfordelingen. 7

10 6 Oversigt over arbejdsgruppens leverancer / produkter Dette afsnit giver et overblik over arbejdsgruppens produkter med kort beskrivelse samt angivelse af tidsplan for de enkelte delnotater. Pedelharmonisering Dette notat omfatter en opgørelse af serviceareal og opdeling af pedeludgifterne i forhold til en række forskellige opgaver. Dette leder til et forslag til harmonisering af budgettildeling til pedelfunktion vedr. serviceareal. Delnotatet bliver forelagt sammen med forslag til rengøringsharmonisering i april måned Rengøringsharmonisering Dette indeholder en opgørelse af serviceareal og fælles beboerareal til rengøringsharmonisering samt opkrævning af udgift vedr. fælles beboerareal. Der arbejdes med at foretage en gennemgang af plejecentre i fællesskab med en rengøringskonsulent. Gennemgangen laves med henblik på at fastsætte rengøringsniveau og timetal. Der arbejdes videre med opgaven i januar til marts måned med henblik på at forelægge forslag til harmonisering i april måned Servicepakker på plejecentrene (pakkeharmonisering) Servicepakker er tilbud til beboerne om køb af serviceydelser, fx rengøringsmidler til rengøring i beboerens bolig. Det har været logisk at inddrage servicepakkerne i arbejdet, idet omfang og indhold i servicepakker med direkte betaling har sammenhæng med, hvilke serviceydelser der finansieres via boligregnskabet og huslejerne. Arbejdsgruppen fremlægger et forslag vedr. enkelte servicepakker i vedlagte notat. Herudover vil enkelte serviceydelser blive foreslået betalt via boligregnskabet med henblik på at indgå i de efterfølgende forhandlinger om fordeling af udgifter m.v.. Administrationsaftaler Dette omhandler aftaler med boligadministratorer om administration af de kommunalt ejede plejecentre. Der bliver beskrevet flere modeller for boligadministration og for afgrænsning af et eventuelt udbud. Arbejdsgruppen fremlægger forslag til udbud af opgaven som boligadministrator i vedlagte delnotat. Fordeling af udgifter (fordelingsregnskaber) Med udgangspunkt i arealfordelingen skal der foretages en gennemgang af udgiftsfordelingen mellem beboere og kommunen vedr. en række forsynings- og serviceudgifter på plejecentrene ud fra ensartede principper. Det drejer sig om udgifter til el, vand, varme, vedligeholdelse, vask, pedel, rengøring af fælles beboerarealer, udgifter vedr. udearealer, driftsudgifter til løsøre i fælles beboerarealer m.v. Når pedelharmonisering og beregning af rengøringsudgift vedr. fælles beboerarealer er afsluttet, vil områderne blive inddraget i arbejdet med udgiftsfordeling. Arbejdsgruppen vurderer, at der vil blive tale om mange udgiftsforskydninger, men en begrænset udgiftsreduktion for kommunen. Det bemærkes, at der er i forbindelse med ar- 8

11 bejdsgruppens gennemgang er konstateret flere forhold, som skal korrigeres i forhold til beboerne, og at dette vil få første prioritet. Arbejdet med gennemgang af udgiftsfordelingerne forventes at kunne gennemføres i løbet af 2013 og forudsættes gennemført administrativt. Grundlæggende budgettering af kapacitetsudgifter og indtægter Der vil samtidig efterfølgende blive foretaget en gennemgang af budgetteringen af øvrige kapacitetsudgifter vedrørende servicearealerne med henblik på en tilretning af budgettet til forsynings- og serviceudgifter. Budgetteringen vil afhænge af forhandlingerne om udgiftsfordeling. Herudover vil øvrige budgetbeløb blive harmoniseret. Dette gælder eksempelvis for indvendig vedligeholdelse, hvor der vil blive afsat et budgetbeløb på 30 kr. m 2, svarende til gennemsnitsniveauet på skoleområdet. En eventuel reduktion i de budgetterede udgifter vil tilgå indfrielse af besparelsen på 1,739 mio. kr. 7 Opgørelse af det endelige spareprovenu Arbejdsgruppens delprodukter og de efterfølgende forhandlinger vil hver især bidrage til opfyldelse af besparelsen. Harmonisering af pedeltildelingen og gennemgang af rengøring i servicearealer og fælles beboerarealer vil give et foreløbigt resultat i april måned Herudover vil forhandling om udgiftsfordelinger, herunder fordeling af udgifter til pedeller og rengøring, blive gennemført i løbet af 2013 og drypvis bidrage til regnestykket. Nogle af de ændringer, der ønskes gennemført, vil være underlagt aftaler med opsigelsesperioder eller skal medtages i boligbudgetter før de kan få virkning. Endelig vil udbud af opgaven som boligadministrator kunne få en afledt betydning for udgifter på plejecentrene. Arbejdsgruppen foreslår, at der samles op på besparelserne i april måned 2013 samt i slutningen af