Forslag vedr. aftaler om boligadministration for plejecentre i Tønder Kommune

Transkript

1 Forslag vedr. aftaler om boligadministration for plejecentre i Delnotatet skaber et overblik over de nuværende administrationsaftaler for plejecentrene og fremlægger tre mulige aftalemodeller. Desuden præsenteres arbejdsgruppens forslag og en tilhørende procesplan.

2 Indhold 1 Indledning Nuværende aftaler og udgift Muligheder vedr. boligadministration og tilkøb af ydelser Mulige modeller for varetagelse af boligadministration Model 1. Fortsætte uændret med tre forskellige boligadministratorer Model 2. Udbyde opgaven som boligadministrator Model 3. Overtage boligadministrationsopgaven som kommunal opgave Sammenhæng til øvrige plejecentre m.v Opsigelse af nuværende aftaler om boligadministration Arbejdsgruppens forslag... 6

3 1 Indledning Dette delnotat giver et overblik over ejerforholdene for plejecentre i kommunen. Med udgangspunkt i ejerforholdene præsenteres mulighederne for at vælge forskellige modeller for boligadministrationen og for hvilket omfang af ydelser, der kan indgå i aftalerne. For plejecentre, hvor Tønder kommune ejer både bolig- og serviceareal er der en række valgmuligheder, som bliver beskrevet nærmere. Arbejdsgruppen foreslår, at opgaven som boligadministrator for kommunalt ejede plejecentre samt kommunalt ejede handicapboliger sendes i udbud. En eventuel udbudsproces vil strække sig over det meste af 2013 ifølge forslag til procesplan. 1

4 2 Nuværende aftaler og udgift Der er indgået administrationsaftaler med boligadministratorer vedr. følgende: De kommunalt ejede ældreboliger (bolig- og serviceareal) Der er aftaler med tre forskellige boligadministratorer; Boligkontoret Danmark, SA- LUS/Tønder Andelsboligforening og Domea. De kommunalt ejede servicearealer (Hjørnegården og Lindevang) De selvejende boliger er ejet af en boligorganisation, som administrerer boligerne. Tønder kommune har valgt at købe ydelser, eksempelvis vedligeholdelseseftersyn og planer, af den pågældende boligorganisation. For boliger og servicearealer ejet af en selvejende institution eller en boligorganisation udfører boligorganisationen opgaven. De væsentligste opgaver, som boligadministratorerne varetager, er: udlejningsopgaven med udlejning, huslejeberegning, fraflytningseftersyn m.v. og restancekontrol økonomiopgave med boligbudgetter, bogføring, forbrugsfordeling og boligregnskab opgaver i forhold til møder for afdelingsbestyrelse (beboerdemokrati) vedligeholdelsestilsyn og planer Plejeboliger, ejerforhold og boligadministratorer fremgår af Tabel 2-1 på næste side. Den mørkegrønne farve markerer, at har den fulde indflydelse over administrationsudgifterne. Den mellemgrønne indikerer, at har indflydelse på om, og i hvilket omfang, der ønskes købt opgaver ved den pågældende boligadministrator. Den lysgrønne farve markerer, at gennem forhandling har indflydelse på udgiftsniveauet, mens de hvide felter indikerer, at kommunen ingen indflydelse har. Bemærk at Toftegården og Digegården begge er opdelt i tabellen. Dette skyldes, at de er ejet af, men har boliger i annekser ejet af en boligorganisation. 2

5 Tabel 2-1 Plejeboliger, ejerforhold, administrator samt betaling for boligadministration Plejecenter Leos Plejecenter Ejerforhold Administrator Betaling for administration (2011) Boligareal Serviceareal Boligdel Servicedel Møllevang Tønder kommune Richtens Plejecenter Toftegården Digegården Hjørnegården Lindevang Rosenvænget Mosbølparken Solgården Toftlund Andelsboligforening 1 (Toftlund Andelsboligfore.) SALUS/Tønder Andelsboligforening Boligkontoret Danmark SALUS/Tønder Andelsboligforening Boligkontoret Danmark Toftlund Andelsboligforening Domea Højer Andelsboligforening Bredebro Ældreboligforening Tønder Ældreboligselskab Skærbæk Boligforening (Højer Andelsboligforening) Højer Andelsboligforening Domea Domea Revision RSM Skærbæk Boligforening Skærbæk Boligforening Indgår i erhvervsleje. Domea Det bemærkes, at opgaver vedr. servicearealerne har forskelligt omfang for de kommunalt ejede plejecentre og for de øvrige plejecentre. Eksempelvis er det for Lindevang konkret aftalt, at Domea varetager vedligeholdelseseftersyn og udarbejdelse af vedligeholdelsesplaner for det kommunalt ejede serviceareal. 3 Muligheder vedr. boligadministration og tilkøb af ydelser Tønder kommune har den fulde indflydelse på valg af boligadministrator i forbindelse med kommunalt ejede boliger (mørkegrønne markering i oversigten). Her kan der fx vælges én samlet boligadministrator via udbud af opgaven. Opgaven kan også løses som kommunal opgave. For Hjørnegården og Lindevang, hvor kommunen ejer servicearealet (mellemgrøn markering i oversigten), har kommunen den fulde indflydelse på om, og i hvilket omfang, der ønskes købt opgaver ved den pågældende boligadministrator. Der er dog ikke mulighed for at skifte administrator. En ændring i udgiftsniveauet for servicearealet har direkte udgiftsmæssig betydning for kommunen Servicearealerne er ejet af den selvejende institution Richtsens Plejehjem / Borgmester, justitsråd Carsten Richtsens og hustru Ingeborg Richtsens legat. 2 Rosenvænget har en stor del af sit serviceareal i bygningerne Tøndervej 45B og Tøndervej 45A, der er ejet Tønder kommune. 3

6 For ældreboliger og servicearealer ejet af boligorganisationer eller selvejende institutioner kan udgift, vilkår for anvendelse og servicering af serviceareal forhandles med ejeren. Det bemærkes, at Tønder kommune på handicapområdet har kommunalt ejede boliger ved Løgumgård (48 boliger), Ulriksalle (6 boliger) og Ubjergvej (5 boliger). Her er Boligkontoret Danmark boligadministrator. De kommunale boliger kan eventuelt indgå i et samlet udbud eller i en af de andre modeller. Det er således for følgende boliger, der er forskellige valgmuligheder: Plejeboliger: Leos, Møllevang, Richtsens, Toftegården (kommunal del), Digegården (kommunal del) Handicapboliger: Løgumgårde (almene boliger), Ulriksalle og Udbjergvej. 4 Mulige modeller for varetagelse af boligadministration Der er i de følgende afsnit beskrevet tre modeller. Model 1. Fortsætte uændret med tre forskellige boligadministratorer. Model 2. Udbyde opgaven som boligadministrator med henblik på aftale med én administrator. Model 3. Varetage boligadministrationsopgaven som kommunal opgave. Da udgifterne bliver pålagt beboerne via husleje, vil en eventuel udgiftsreduktion ikke have direkte økonomisk virkning for kommunen, men den vil påvirke huslejeniveauet i boligerne. Herudover vil kommunens udgift til aflastning i midlertidige boliger blive lavere og omfanget af boligsikring vil falde. Det må samtidig forventes, at de øvrige forslag om reviderede udgiftsfordelinger, herunder fordeling af pedel- og rengøringsudgifter, i enkelte tilfælde vil betyde merudgifter for beboerne. Samlet set vil en eventuel udgiftsreduktion derfor kunne modsvare eller reducere eventuelle huslejestigninger som følge af en ny udgiftsfordeling. 4.1 Model 1. Fortsætte uændret med tre forskellige boligadministratorer Hvis området skal fortsætte med forskellige boligadministratorer, vil det være relevant at revidere og harmonisere opgaveomfanget i aftalerne samt stille krav til ensartet udførelse af en række opgaver. Dette vil kunne gennemføres i en genforhandling af aftalerne, hvor også udgiftsniveauet kan forhandles. 4

7 4.2 Model 2. Udbyde opgaven som boligadministrator Det er arbejdsgruppens vurdering, at der er tale om tilstrækkelig volumen til et udbud, som vil kunne tiltrække flere boligadministratorer. Der må endvidere forventes mulighed for en prisreduktion i forhold til de nuværende udgifter ved konkurrenceudsættelse af opgaven. Et udbud med angivelse af præcise vilkår, vil endvidere kunne give mulighed for en mere ensartet og forenklet administration. Omfanget af opgaver, der ønskes løst af en boligadministrator, er vurderet nærmere i arbejdsgruppen. For udvendig vedligeholdelse er der følgende valgmulighed vedr. opgaverne vedligeholdelseseftersyn og planer: a) Opgaver for både beboer- og servicearealer indgår i et udbud. b) Opgaver for beboerarealer indgår i udbud, mens teknisk forvaltning varetager opgaver for servicearealer. c) Teknisk forvaltning varetager opgaver for både beboer- og servicearealer. Arbejdsgruppen foreslår at model b) anvendes, idet en boligadministrator vil kunne relatere vedligeholdelsesudgiften og udgifter for at udføre opgaven direkte til boligregnskabet. Samtidig har teknisk forvaltning administrationen af de kommunale midler til udvendig vedligeholdelse. Der skal endvidere foretages en koordinering mellem boligadministrator og teknisk forvaltning. Koordineringen vil blive lettere med kun én boligadministrator. Midlerne til udvendig vedligeholdelse af servicearealer er tidligere overført til teknisk forvaltnings pulje til udvendig vedligeholdelse. Det vil være en mulighed, at teknisk forvaltning afgiver et kontrolbud på opgaven. Dette kan være relevant nu eller på et senere tidspunkt. Arbejdsgruppen foreslår, at et eventuelt udbud afgrænses til opgaverne udlejning, økonomi, beboerdemokrati samt vedligeholdelseseftersyn og planer for boligarealer. 4.3 Model 3. Overtage boligadministrationsopgaven som kommunal opgave Det er endvidere en mulighed at udføre alle opgaver vedr. de kommunale ældre- og handicapboliger som en kommunal opgave, så en beregnet udgift for opgaven indgår til betaling via huslejerne. Sønderborg kommune har valgt denne løsning. Det er oplyst fra Teknisk Forvaltning, at der pt. ikke er forhåndenværende viden om området almene boliger, hvilket vanskeliggør en overgang. Opgaven kan dog på længere sigt være relevant at placere i sammenhæng med øvrig bygningsadministration og udlejning. 5 Sammenhæng til øvrige plejecentre m.v. Ved fastlæggelse af opgavevaretagelsen for de kommunalt ejede plejeboliger m.v. bør der så vidt muligt sikres et tilsvarende opgavesnit vedrørende de kommunalt ejede servicearealer på Lindevang og Hjørnegården. Hvis der opnås en udgiftsreduktion på dette område, er der tale om en direkte besparelse for kommunen. 5

8 6 Opsigelse af nuværende aftaler om boligadministration Arbejdsgruppens forslag vedr. varetagelse af boligadministrationen indebærer for alle modeller, at de nuværende aftaler opsiges. Dette gælder også ved genforhandling af aftaler med de nuværende boligadministratorer (model 1). Opsigelsesfrister og tidligste frigørelsesdato fremgår i Tabel 6-1 nedenfor. Tabel 6-1 Oversigt over opsigelsesfrister, seneste opsigelsesdato og frigørelsesdato Plejecenter Opsigelsesfrist Opsigelse senest Frigørelsesdato Leos Plejecenter aftale foreligger ikke 1. januar 2014 Møllevang 6 måneders varsel til den 1. i en måned 1. marts september 2013 Richtens Plejecenter 3 måneders varsel til en 1. januar 1. oktober januar 2014 Toftegården 6 måneders varsel til den 1. i en måned 1. marts september 2013 Digegården et års varsel fra opsigelse ved regnskabs udløb 31. december januar 2015 Løgumgård 6 måneders varsel til udgangen af et regnskabsår 1. juni januar 2014 Ulriksalle 6 måneders varsel til udgangen af et regnskabsår 1. juni januar 2014 Udbjergvej 6 måneders varsel til udgangen af et regnskabsår 1. juni januar 2014 For så vidt angår et eventuelt udbud af boligadministrationsopgaven vil det være relevant, at opgaven overgår til ny leverandør pr. 1. januar 2014, idet de kommunale boliger på Digegården må følge efter, når kommunen er frigjort fra aftalen pr. 1. januar Arbejdsgruppen foreslår, at aftalerne opsiges i marts måned 2013 efter behandling af materialet i Kommunalbestyrelsen ultimo februar Dette vil give længst mulig frist for alle parter. 7 Arbejdsgruppens forslag Arbejdsgruppen foreslår på baggrund af beskrivelsen ovenfor, at opgaven som boligadministrator for de kommunalt ejede plejecentre samt boliger for handicappede sendes i udbud med opgaverne udlejning, økonomi, beboerdemokrati samt vedligeholdelseseftersyn og -planer for boligarealer. En supplerende mulighed er, at Teknisk forvaltning afgiver et kontrolbud med henblik på at løse opgaven som kommunal opgave i forbindelse med det kommunale ejendomskontor. Dette kan være relevant nu eller på et senere tidspunkt. Udbud foreslås gennemført med henblik på overgang af opgaven til ny leverandør pr. 1. januar Se bilag 1 for en vejledende udbudsproces. 6