Septimana RESERVERING AF LOKALER

Transkript

1 RESERVERING AF LOKALER

2 INDHOLD 1. RESERVERING AF LOKALER GENEREL RESERVERING FRA EGET SKEMA: TILFØJ ET LOKALE TIL EN BRIK PÅ EGET SKEMA: OPRET RESERVATION FRA LOKALETS SKEMA Sletning af bestilling uden sletning af reservation På vegne af i Tilpas Bestilling af materialer parallelt med forplejning på reservationer Links på reservationer... 11

3 1. RESERVERING AF LOKALER. Her beskrives tre måder hvorpå man kan oprette en reservation i. - Generel reservering fra eget skema - Tilføj et lokale til en brik på eget skema - Opret reservation fra lokalets skema: De tre måder beskrives i detaljer nedenfor Generel reservering fra eget skema: På Mit skema er der to mini knapper. Den ene er til at oprette reservationer med. (den anden åbner en info dialog for brikken, men den skal ikke bruges her) Knappen åbner en skemavisning, hvor man kan se et dagsskema for alle de personer og lokaler der er tilknyttet brikken. I venstre side er der en tidssøjle, med en skyder, der er forsynet med seks små felter. Det nederste i venstre side af skyderen er en mini knap der åbner en reserveringsmenu. Version: 1.1( ) Side 1 / 14

4 De seks felter: Øverst Venstre: 1 minut længere (miniknap) Midt: 1 minut kortere (miniknap) Højre: Start 1 minut tidligere (miniknap) Nederst Venstre: Menu Midt: Gribefelt (Brug musen til at markere et større eller mindre tidsrum) Højre: Start et minut senere (miniknap) Menu knappen åbner en dialog, hvor selve reserveringen foretages. Øverst vises datoen, der ikke kan ændres her. Hvis tidsrummet fra skyderen ikke er tilfredsstillende, er det her muligt at vælge det tidsrum reserveringen skal gælde på to måder (der kan kombineres): - Marker/indtast klokkeslæt fra og til. - Vælge lektions nummer fra og til Når man vælger lektions nummer, justeres klokkeslæt tilsvarende, Dette sker på grundlag af det sæt ringetider, der kan vælges til højre for til lektion. Det er muligt at indtaste en bemærkning der sættes på reservationen. Hvis reservationen foretages på vegne af en anden person (f.eks. en der ikke har ret til at reservere et bestemt lokale) kan dennes initialer sættes på som ejer af reservationen, ved at sætte flueben yderst til højre, og derefter finde denne lærer i søgefeltet nederst. Version: 1.1( ) Side 2 / 14

5 Det er også i søgefeltet man skal finde det eller de lokaler man ønsker at reservere. Når man trykker på det grønne flueben, kopieres lokalet op i det midterste felt hvor man bagefter kan tilog fravælge de enkelte lokaler. Der er trykket på et grønt flueben: Version: 1.1( ) Side 3 / 14

6 Det er valgt hvilket lokale reservationen skal gælde: Når der trykkes på Opret reservation, forsøger systemet at danne reservationen. I den sammenhæng kan der komme tre resultater pr. lokale: - Ok - Optaget - Ikke tilladt At lokalet er optaget er normalt synligt på skemaet i baggrunden, men der kan være en anden bruger der har oprettet en reservation i mellemtiden. Version: 1.1( ) Side 4 / 14

7 I de sidste to tilfælde, må man så vælge et andet lokale, ved at flytte flueben: Og trykke på Opret reservation for at få et Ok : Version: 1.1( ) Side 5 / 14

8 1.2. Tilføj et lokale til en brik på eget skema: En form for reservering går ud på at tilføje et lokale til en eksisterende skemabrik. Her er det miniknappen Vis info der skal bruges: Knappen åbner for en dialog hvor alle brikkens oplysninger vises: Når man trykker Ret (kræver rettighed til det) åbnes der for at fjerne(rødt Ø) / tilføje lokaler (grønt +): Version: 1.1( ) Side 6 / 14

9 Her kan man så søge og vælge et ekstra lokale, der tilknyttes brikken når man trykker på det grønne flueben. For overskuelighedens skyld vises alle lokaler på en linie, men et tryk på V ændrer det til en linie for hver lokale, med mulighed for at se lokale informationer (grøn pil) eller at fjerne lokalet fra brikken. Version: 1.1( ) Side 7 / 14

10 1.3. Opret reservation fra lokalets skema De ledige lektioner på et lokaleskema giver også adgang til at oprette en reservation, ved at trykke på mini knappen Reserver lokale : Den efterfølgende process giver de samme muligheder som øvrige metoder, men her er der en meget kort vej da oplysninger om tidsrum og lokale er givet. Tilbage er så at skrive en bemærkning og trykke Opret reservation. Version: 1.1( ) Side 8 / 14

11 Men det kræver selvfølgelig at man må: Sletning af bestilling uden sletning af reservation. Hvis der er sat varebestilling på en reservation, er det nu muligt at slette bestillingen med tryk på en knap. Tidligere skulle hele reservationen slettes eller hver enkelt linie nulstilles. Antal personer på reservering: Når en lokalereservation skal flyttes til et andet lokale, er det rart at vide hvor mange personer der skal være plads til. Det kan nu angives på reservationen. Når lokalet eller antallet ændres vises en advarsel, hvis lokalernes samlede kapacitet ikke er stor nok. Det er kun en advarsel, så systemet forhindrer ikke overfyldte lokaler. Version: 1.1( ) Side 9 / 14

12 På vegne af i Tilpas Nogle brugere vil som regel oprette reservationer for andre end sig selv. Hvis det gælder dig, kan du i Tilpas sætte flueben ved punktet: Opret ofte på vegne af Så vil reservationen være klar til at du vælger den bruger du opretter reservationen på vegne af: Version: 1.1( ) Side 10 / 14

13 Bestilling af materialer parallelt med forplejning på reservationer. I forbindelse med møder, kan det være relevant at bestille forplejning og eller reklame / forbrugsmaterialer. I nogle organisationer er disse ting formaliseret i form af et bestemt udvalg af varer. Det er nu muligt at oprette et sådant varesortiment, og den enkelte medarbejder, der laver en lokale reservation, kan så markere antal af hver enkelt vare, der skal leveres til mødet. Som (næsten) alle andre faciliteter kræver det, at der fra KC tildeles rettigheder til denne funktion. Med / uden angivelse af pris I forbindelse med varebestilling kan der sættes en pris på den enkelte vare, og den samlede pris vil så blive vist på udskrifterne. Da det ikke er alle organisationer der ønsker sådan en afregning, kan visning af priser slås fra centralt med denne layout option: web.bestilling.medpris=n Udskrift af varebestilling til kantine og andre servicemedarbejdere kan ske ved at vælge den ønskede periode og de relevante lokaler på overblik og trykke på ikonet for bestillings udskrift. Som alle andre udskrifter dannes der et pdf-dokument, der så kan gemmes, printes eller sendes som en . Ikon for udskrift af varebestilling Links på reservationer Reservationer har nu fået de samme muligheder for bemærkninger og links, som gælder for almindelige lektionsbrikker og infobrikker herved kan en reservation i højere grad anvendes som informationscentrum for et møde. I dialogen, hvor du opretter en reservation eller en infobrik, er der kommet to nye knapper Ryd valg og Vælg alle. Disse knapper sætter / fjerner flueben ved alle de elementer, der er valgt fra søgedialogen (se nedenfor). Lettere reservation: På lokaleskemaerne er der nu et nyt +, der åbner reservationsmenu med lokalet markeret, klar til at reservere. Dette + vises kun, når man har fravalgt visning af ledige lektioner. Her på Overblik : Version: 1.1( ) Side 11 / 14

14 Her ses + på lokaleskemaet der åbner for hurtig reservering: For alle skemaer gælder at den lille knap B på brikkerne er fjernet fra reservationer og andre brikker, hvor den lille knap med i giver adgang til at tilknytte eller fjerne lokaler / ressourcer. Lettere reservation igen. Version: 1.1( ) Side 12 / 14

15 I sidste nyhedsbrev beskrev jeg hvordan et kunne åbne for reservations/infobrik dialogen. I denne omgang er der blevet sat en tidsskyder på de almindelige lokaleskemaer lige som på oversigsskemaet så tidsrummet kan markeres inden du trykker på for den ønskede dato. På den måde behøver du ikke at taste tidsrum i dialogen, men det er naturligvis stadig muligt: Version: 1.1( ) Side 13 / 14