BtD-Journal / 00 STAMDATA / ByK Projektnavn 002. BtD-Journal

Transkript

1 BtD-Journal / 00 STAMDATA / ByK Projektnavn 002 BtD-Journal BtD-journalen dokumenterer alle nedslag i samarbejdet mellem Københavns Ejendomme (KEjd) og Bygherre (som oftest Byggeri København (ByK)). Dagsordener og milepæle skal sikre at der hele vejen igennem projekterings- og byggeperioden bliver taget hensyn til byggeriets fremtidige driftbarhed. Dagsordenerne indeholder en kort vejledning om formål med den enkelte dagsorden, møde deltagere, roller, indkaldelsesfrister mm. Den udfyldte dagsorden fungerer herefter som referat og kan udsendes til interessenterne. BtD-Journal ByK Projektnavn 002 Indhold 00 STAMDATA 4 01 Dagsorden internt opstartsmøde 1 02 Dagsorden Driftscreening 1 03 Dagsorden Forberedende driftmøde m bruger 1 04 Dagsorden Bygningsgennemgang 1 05 Dagsorden Statusgennemgang med Bestiller 1 06 Dagsorden Føraflevering 1 07 Dagsorden Teknisk driftsinstruktion for Slutbruger 1 08 Dagsorden BtD s Driftsgennemgang 1 09 Dagsorden AB92 Aflevering 1 10 BtD overdragelsesdokument 1 11 Dagsorden overdragelse til Bestiller/bruger 1 12 Dagsorden 2-måneders eftersyn 1 13 Dagsorden 1-årseftersyn 1 e-doc: 001 Side 1 af 5- version 2.0

2 Brugsanvisning / 00 STAMDATA / ByK Projektnavn 002 Tekniske detaljer om brug Brugsanvisning Indholdsoversigt Her kan du springe til den valgte dagsorden/kapitel ved at trykke CTRL og klikke på navnet. Stamdata Når du har udfyld 00 STAMDATA forrest i journalen, bliver alle relevante oplysninger kopieret ud i dagsordenerne hvor de hører hjemme. Du skal ikke taste samme oplysning flere gange. Bemærk at blokkene med stamdata i starten af hver dagsorden ikke kan overskrives eller slettes. Opdatering af felter i stamdata (makroer) Hvis funktionerne i dokumentet skal virke, er du nødt til at klikke ja når word spørger om du vil aktivere makroer. For at opdatere journalen (bl.a. stamdata) skal man gå over på fanen "Københavns Kommune - BtD Journal" i den øverste bjælke og klikke på "Opdater felter". Arkivering og løbende opdatering Arkivering: Journalen lægges i en separat P20 sag i edoc, du kan kalde den BtD-Journal. Sagen knyttes til det projekt du har oprettet på byggesagen. Opdatering: Hver gang rådgiver fremsender udfyldt referat kan tekst og tabeller copt-paste s ind i det specifikke kapitel. Bemærk at der ikke kan indkopieres fra en PDF-fil, så referater skal fremsendes til i Word-format. Udprintning af en eller flere dagsordener For at printe en enkelt dagsorden, til at medbringe på møde et eller udsende som referat, skal du gøre som følger: Under formålet på hver dagsorden vil der stå en printkode f. eks. s1-s2. Denne kopierer du og sætter ind der hvor du normalt ville skrive sideområde ind i printer menuen. Ved udsendelse af referat anbefaler vi at man udprinter den udfyldte dagsorden til PDF og derefter sender det til bestiller, bruger, etc. Printkode for denne brugsanvisning er f.eks: p2s2-p3s2 Generelt om journalen Alle kapitler, undtaget BtD overdragelsen, er delt ind i følgende kategorier: Stamdata (øverst på hver dagsorden) Er en blok med informationer kopieret direkte fra 00 STAMDATA. Denne blok kan ikke slettes og der kan heller ikke tilføjes til den. Mødedeltagere Er møde-specifikt og udfyldes for hver dagsorden/kapitel. Der kan frit tilføjes yderligere linjer til kategorien. Forberedelse til mødet Indeholder de vigtigste punkter som skal være afklaret inden mødet kan afholdes samt ansvar og tidsfrist for disse. Listen er ikke udtømmende. Der kan frit tilføjes yderligere linjer til kategorien. Dokumenter Oversigt over dokumenter der knytter sig til mødet med angivelse af hvornår de skal fremsendes e-doc: 001 Side 2 af 5- version 2.0

3 Brugsanvisning / 00 STAMDATA / ByK Projektnavn 002 og hvis ansvar det er. Der kan frit tilføjes yderligere linjer til kategorien. På mødet Indeholder liste over de ting man som minimum skal igennem på dette møde. Kategorien benyttes som dagsorden og referat ved at notere i hvert felt. Der kan frit tilføjes yderligere linjer til kategorien. e-doc: 001 Side 3 af 5- version 2.0

4 Brugsanvisning / 00 STAMDATA / ByK Projektnavn 002 e-doc nummer på dette dokument 001 Projektnavn ByK Projektnavn 002 Projektadresse 003 Kort projektbeskrivelse Type (nybyg, renov.) 005 Særpulje el projekttype (HHR / ESCO / ER) e-doc projektnummer og navn Bygherre 00 STAMDATA Brugsanvisning version [type byggeri, renovering/nybygg/nøglefærdigt byggeri, ESCO samt hvad der udføres] KØPS Nummer (hovedsag) Suppl. KØPS numre (div puljer) [Fulde projektnavn i edoc: Adresse, Projektnavn,.etc] Projektleder 011 Ny Projektleder/dato 012 Udbudsjurist 013 Ny Udbudsjurist/dato 014 Københavns Ejendomme BtD-kontakt 015 Ny BtD kontakt/dato 016 Central drift 017 Kontakt i central drift 018 Ejendoms adm. Kontakt 3. mands lejemål ja/nej 021 Administrator (navn/adresse) 019 Lejejurist Fagforvaltning 023 Ejendomsnummer i BBR Bestiller 024 Ny bestiller/dato 025 It-bestiller 026 Evt bruger 027 Kontaktoplysninger 028 Evt central drift 029 Kontaktoplysninger 030 Evt lokal drift 031 Kontaktoplysninger 032 givere Bygherrerådgiver (firma) 033 Projektleder 034 Kontaktoplysninger 035 Totalrådgiver (firma) 036 Projektleder 037 Kontaktoplysninger 038 Teknisk rådgiver (Ark - firma) 039 Projektleder 040 Kontaktoplysninger e-doc: 001 Side 4 af 5- version 2.0

5 Brugsanvisning / 00 STAMDATA / ByK Projektnavn 002 Teknisk rådgiver (Ing - firma) 042 Projektleder 043 Kontaktoplysninger 044 Byggeleder 045 Kontaktoplysninger 046 Fagtilsyn 047 Kontaktoplysninger 048 Specialrådgivere 049 Kontaktoplysninger 050 reprenør (firma) 051 Type (total-/hoved- ) 052 Kontaktoplysninger Kontaktoplysninger Kontaktoplysninger Byggeleder 053 Kontaktoplysninger 054 Formand 055 Kontaktoplysninger 056 Tid Føraflevering 057 Forventet aflevering AB92 Forventet overdragelse 059 Andet 060 til bestiller Printkode til stamdata: p4s2-p5s2 058 e-doc: 001 Side 5 af 5- version 2.0

6 Brugsanvisning / 01 Dagsorden internt opstartsmøde / ByK Projektnavn 002 Fra stamdata 01 Dagsorden internt opstartsmøde Projektnavn: ByK Projektnavn 002 Projektadresse: 003 KØPS nummer (alternativt flere ved flere puljer) Kort projektbeskrivelse 006 e-doc nummer (projekt) [type byggeri, renovering/nybygg/nøglefærdigt byggeri, ESCO samt hvad der udføres] Bygherre Projektleder 011 Ny Projektleder/dato 012 KEjd BtD-kontakt 015 KEjd Central drift / FF 017 Fagforvaltning: 023 Bestiller 024 Ny bestiller / dato 025 FORMÅL Dagsorden til anvendelse ved internt opstartsmøde. På mødet aftales sagens håndtering i BtD-relation. Der afklares detaljer omkring eksisterende bygning/grund, eksisterende data diskuteres og driftscreenings forløb planlægges, mv. Endvidere afklares juridiske spørgsmål (Udbuds- og lejeret). Mødet afholdes lige efter opstartsmøde med bestiller. Deltagere: Bygherres projektleder, økonomi, udbudsjurist og -strateg. Kejd s BtD-kontakt, Central Drift, Ejendoms administration, Miljø & Klima og evt. lejejurist (ved 3.mands lejemål). Bygherres projektleder indkalder, leder mødet og refererer. Indkaldelsesfrist min 10 arbejdsdage. Mødet kan med fordel deles op i flere mindre møder (med hver afdeling) hvis dette giver mening i det enkelte tilfælde. Printkode: s3-s4 Mødedeltagere Internt opstartsmøde (Denne tabel udfyldes af Bygherre for det specifikke møde) Mødedato / Tid Sted Bygherre Bygherre Projektleder: Økonomi: Udbudsjurist: Udbudsstrateg: e-doc: 001 Side 1 af 9 - version 2.0

7 Brugsanvisning / 01 Dagsorden internt opstartsmøde / ByK Projektnavn 002 Københavns Ejendomme BtD kontakt Evt Central drift Evt Miljø & Klima Lejejurist Ejendoms adm. (Ad & Ud) Forberedelse til mødet (Projektleder informerer deltagere om hvad de skal medbringe på mødet) Bygherre Emne Bemærkning Ansvar Udført F.01 - Projektets stade ved bestilling? F.02 - Projektets omfang F.03 - Udarbejdede projektdokumenter F.04 - Miljørigtig projektering / Miljømål i.h.t. MBA/ Fokusområder F.05 - Behov for genhusning? [Færdigt idéoplæg? Tidlig bestilling?] [Afgrænsninger/begrænsninger/grænseprojekter F.eks: Driftprojekter/GOP/energipulje/kloakpulje /ejer/udlejer?/øvrige bestillinger] [Besigtigelsesenotater, forundersøgelser, referater m.v. Evt. gennemgang af notater.] Har bestiller ønsker til særlige fokusområder eller krav ud over Bygningsreglement? [Er lokalisering afklaret med KEjd Ad&Ud? Lejekontrakt?] F.06 Succeskriterier Er der særligt fokus fra politikere, tid, økonomi, kvalitet, brugere, bestiller m.v. F.07 - Politiske behandlinger / beslutningsproces F.08 - Er der udarbejdet en tidsplan? F.09 - Er tidsplan realistisk / kan der optimeres? F.10 - Ved 3. mand: Er der taget kontakt til ejeren? F.11 - Vurdere om det er relevant med egentligt møde med Ejendoms- Kendes tidsplan for milepæle e-doc: 001 Side 2 af 6 - version 2.0

8 Brugsanvisning / 01 Dagsorden internt opstartsmøde / ByK Projektnavn 002 administrationen F.12 - Overvej om der skal afsættes tid til granskning af projektet Er der tidligere lavet: F.13 - Tilstandsrapport/ bygningssyn Københavns Ejendomme BtD Emne Ja / Nej edoc-dokumentnummer F.14 - EMO rapport F.15 - AM-journal Er der tidligere fundet nogle skadelige/ problematiske stoffer: F.16 - PCB F.17 - Blyholdig maling F.18 - Litopone maling F.19 - Asbest F.20 - Jordforurening Er der kendskab til: F.21 - Svampeskader F.22 - beton, ledninger eller andre konstruktioner i jord? F.23 - Særlige installationsforhold? F.24 - Forhold der har betydning for klimatilpasning og/el. planer herfor? Emne Bemærkning Ansvar Udført F.25 - Hvem er interne og eksterne driftspartnere? F.26 - Planlagte vedligeholdesprojekter Er der noget planlagt på Grundbudget? BtD BtD e-doc: 001 Side 3 af 6 - version 2.0

9 Brugsanvisning / 01 Dagsorden internt opstartsmøde / ByK Projektnavn 002 F.27 - Central drift/helpdesk Ligger der nyere henvendelser på ejendommen? BtD Ejendomsadministration Emne Bemærkning Ansvar Udført F.28 - Ejer/lejerforhold Hvem ejer grund? Hvem ejer evt. ekst. bygning? Ad & Ud F.29 - Har ejeren/udlejeren særlige forpligtigelser? F.30 - Hvad er KEjds områdenummer? Se i kontrakt. Kontrakten medbringes på mødet. (Fremgår også af APEX klassificering 02 Områdenr.) Ad & Ud Ad & Ud Dokumenter Udsendes før/efter Dokument Ansvar Udført Medbringes på mødet i det omfang de har relevans Medbringes på mødet såfremt de eksisterer. Udsendes ikke da der skal oplyses edoc-nr Medbringes til omdeling på mødet BILAG F.03 - Udarbejdede projektdokumenter BILAG F Rapporter, undersøgelser, ledningsplaner etc. BILAG F.27 Udskrift fra Helpdesk med nyere/relevante sager BtD BtD Medbringes til mødet inkl. edoc nr. Efter mødet BILAG F.29 Kontrakt hvis 3.mands lejemål KEjd Ad & Ud REFERAT - Denne dagsorden, udfyldt som referat Udsendes med referat. NB: lægges ved rådgiverudbud BILAG M.17 - Oplæg til overordnet tidsplan for BtD-processen På mødet Københavns Ejendomme Leje jurist & ejendoms adminstration Emne Bemærkning Ansvar Udført M.01 - Tomgangsleje finansiering heraf Tomgangsleje eller er der særlig aftale på sagen? Ad & Ud M.02 - Er der startet en proces med A&U omkring lejekontrakt? Ad & Ud e-doc: 001 Side 4 af 6 - version 2.0

10 Brugsanvisning / 01 Dagsorden internt opstartsmøde / ByK Projektnavn 002 M.03 - KK eller 3. mands lejemål? Er institutionen selvejende eller kommunal? (Gennemgå snitfladeskema- Driften) Kommunalt lejemål eller 3. mands lejemål? Er der i lejekontrakten driftsforhold som skal afklares med KEjd? Er lejemålet besigtiget inden aftalens indgåelse? Ad & Ud Ved 3. mands lejemål kan aftales besigtigelse af lejemål (dato?) Ved 3. mandslejemål. Har ejeren/udlejer særlige forpligtigelser? M.04 - Ved ombygning af 3. mands lejemål Tilsyn med ombygning hvis udlejer selv ombygger hvem gør det? Fuldmagt? Forsikring? e-doc: 001 Side 5 af 6 - version 2.0

11 Brugsanvisning / 01 Dagsorden internt opstartsmøde / ByK Projektnavn 002 M.05 - Ændringer i anvendelsen af 3. mands lejemål M.06 - Skal der forhandles med ejer? Københavns Ejendomme BtD, central drift og miljø & klima Emne Bemærkning Ansvar Udført M.07 - Kort præsentation af projektet Generel orientering M.08 - Er der ting ved tilstandsrapporten, der skal være særlig opmærksomhed på? M.09 - Afdækning af evt. afgrænsninger/ begrænsninger ifht. bygningsmæssige forhold. M.10 - Afdækning af evt. begrænsninger ifht. Miljøskadelige stoffer. BtD BtD / tekniker BtD / tekniker M.11 - Skal særlige driftforhold håndteres? BtD/ Tekniker M.12 - Pt. planlagte vedligeholdesprojekter Aftale om grænseflader eller overdragelse af midler til ByK (bestilling) og samlet projekthåndtering BtD e-doc: 001 Side 6 af 6 - version 2.0

12 Brugsanvisning / 01 Dagsorden internt opstartsmøde / ByK Projektnavn 002 M.13 Særinstallationer (Inst. udenfor BtD / driftspecifikation) Hvad ligger hos FF / KEjd. (Fordeling ift. snitfladeskema ) BtD orienterer implementerer M.14 - Lokal afledning af regnvand (LAR) Hvordan forholder vi os? Er der tidligere erfaringer på adressen? M & K M.15 - Sikringspolitik (Skybrud, hærværk, sikringspolitik ) BtD M.16 - Miljørigtig projektering / Miljøtiltag orientering M & K M.17 - Oplæg til overordnet tidsplan for inddragelse af D&S i hht Byg til Drift processen Herunder tidspunkt for færdigt Disp.- og Projektforslag samt forventet tidsforbrug til granskning hos BtD jf projektets størrelse. Udsendes efter mødet som Bilag / BtD e-doc: 001 Side 7 af 6 - version 2.0

13 Brugsanvisning / 01 Dagsorden internt opstartsmøde / ByK Projektnavn 002 M.18 - Har vi gode kontaktpersoner i den lokale drift? (FF) Planlæg evt inddragelse / BtD M.19 - Har vi kendskab til yderligere interessenter der bør involveres? M.20 - Skal der lægges en granskningsperiode ind i tidsplanen (ud over BtDs sædvanlige behov ved screening) Diskutér kompleksitet og risiko på sagen / BtD / BtD Bygherre Økonomi, udbuds strateg og jurist Emne Bemærkning Ansvar Udført M.21 - Udbuds- og entrepriseform Dialog om fordele/ulemper Alle M.22 - Sikring: Miniudbud på AIA, ADK etc? Typer indeholdt i projekt: Over/ under ,-? Nybyg/ombyg? orienterer Alle: løsning e-doc: 001 Side 8 af 6 - version 2.0

14 Brugsanvisning / 01 Dagsorden internt opstartsmøde / ByK Projektnavn 002 e-doc: 001 Side 9 af 6 - version 2.0

15 Brugsanvisning / 02 Dagsorden Driftscreening / ByK Projektnavn 002 Projektnavn: ByK Projektnavn 002 Projektadresse: 003 KØPS nummer (alternativt flere ved flere puljer) 02 Dagsorden Driftscreening 006 e-doc nummer (projekt) Bygherre Projektleder 011 Ny Projektleder/dato 012 KEjd BtD-kontakt 015 KEjd Central drift / FF 017 Fagforvaltning: 023 Bestiller 024 Ny bestiller / dato 025 FORMÅL Dagsorden til anvendelse ved møde om driftsscreening af bygge- og renoveringsprojekter. Formålet med mødet er at gennemgå rådgivers kommentarer i Driftsspecifikationen og opnå aftaler omkring den videre projektering. Aftalerne skal tilgodese og imødekomme driftmæssige udfordringer. Mødet afholdes efter hhv. dispositions- og projektforslag er fremsendt fra rådgiver. Screenings perioden aftales i fht. Projektets størrelse (aftalt ved BtD 01- Internt opstartsmøde). Deltagere: Bygherres projektleder. KEjd s BtD kontakt og evt. Centraldrift samt Miljø & Klima. Fagforvaltningens centraldrift. Teknisk rådgiver arkitekt og ingeniør. Bygherres projektleder indkalder og fremsender projektmateriale. Kopi af udfyldt Driftspecifikation (Driftspecifikation) fra rådgiver fremsendes til KEjd-BtD. Indkaldelsesfrist min 10 arbejdsdage. Bygherres projektleder leder mødet. Projekteringsspecifikke aftaler noteres af rådgiver i Driftspecifikationen. Resterende aftaler noteres i denne dagsorden. Dagsordenen udfyldes ved Dispositionsforslag og opdateres ved Projektforslag. Printkode: s5-s6 Mødedeltagere Driftscreening (Denne tabel udfyldes af for det specifikke møde) 009 Mødedato / Tid Sted Screeningsfase (Disp/PF) Bygherre Projektleder: Andre Københavns Ejendomme BtD kontakt Evt Central drift e-doc: 001 Side 1 af 6 - version 2.0

16 Brugsanvisning / 02 Dagsorden Driftscreening / ByK Projektnavn 002 Evt. Miljø & Klima giver Arkitekt Ingeniør Forberedelse til mødet Emne Bemærkning Ansvar Udført F.01 - Dispositionseller projektforslag F.02 - Dispositionseller projektforslag F.03 - Kommentarer til Driftspecifikation F.04 - Dispositionseller projektforslag Disp.-/projektforslag incl Driftspecifikation fremsendes til BtD indenfor den aftalte frist (se tidsplan fra opstartsmøde BtD gransker det fremsendte Fremsendes til rådgiver inden mødet jf aftale fra opstartsmødet. og BtD diskuterer om der er grænseflader hvor FF-centraldrift skal høres. Hvis ja skal dette ske inden mødet (se mødepunkt M.07 herunder) BtD BtD Dokumenter Udsendes før/efter Dokument Ansvar Udført Udsendes før mødet Efter mødet Efter mødet Efter mødet Efter mødet BILAG F.01 Disp- eller projektforslag samt Driftspecifikation fra rådgiver REFERAT - Denne dagsorden, udfyldt som referat BILAG M.01 - Tidsplan for BtD-proces (evt revideret) BILAG M.04 - Nye aftaler indført i Driftspecifikation BILAG M.08 - Aftaler om bygningsautomatik BtD e-doc: 001 Side 2 af 6 - version 2.0

17 Brugsanvisning / 02 Dagsorden Driftscreening / ByK Projektnavn 002 På mødet Emne Bemærkning Ansvar Udført Besvarelse af spg M.01 - Gennemgang af BtD processen BtD-tidsplan jf. opstartsmøde 01 (skal den evt justeres?) BtD Afgrænsning af projekt/screening. Hvilke bygningsdele er med (ved renoveriing)? M.02 - Gennemgang af projektets omfang Kort om tankerne bag projektet. / Forventet antal brugere af bygningen samtidig M.03 - Gennemgang af det konkrete Dispositions- /projektforslag Hvad er den forventede brugstid (morgen/middag/aften, hverdag/weekender) vigtigt ift. styring? Er der offentlig adgang (haller etc) og er det differentieret for forskellige dele af bygningen? sikring mod hærværk, indbrud, og graffitisikring. e-doc: 001 Side 3 af 6 - version 2.0

18 Brugsanvisning / 02 Dagsorden Driftscreening / ByK Projektnavn 002 Glasfacader ift. orientering generelt? Overordnede eksisterende bygningsforhold: Forundersøgelse vedr. Asbest, PCB, Bly, Jordforurening samt råd- og svampeskader Grund: Placering af bygninger og orientering, Afledning af regn- og grundvand, jordbundsundersøgelser, kloakafledning, eksisterende kloakforhold, renovationsplads Rum og indretning: Størrelse og placering af teknik og depotrum samt elevatorer, brandstrategi Materialer vs. Vedligeholdelse vedr. facader, vinduer, tagoverflade Konstruktion: Vandafledning fra tag, ect Tekniske installationer: Evt. eksisterende forhold vs. Nye forhold, ventilation, belysning, styring/automatik, varmeanlæg, vand og spildevand e-doc: 001 Side 4 af 6 - version 2.0

19 Brugsanvisning / 02 Dagsorden Driftscreening / ByK Projektnavn 002 M.04 - Driftspecifikation gennemgang af afvigelser Afvigelser og kommentarer gennemgås og diskuteres. Aftaler nedfældes i Driftspecifikationen. M.05 - Søges der dispensation for at opnå byggetilladelse (hvor og hvorfor)? M.06 - Serviceaftaler Skal med i udbud: Tilbud på udførelsen Selvstændigt tilbud på 1-årig servicekontrakt BtD M.07 - Brugerundervisning i tekniske anlæg Se også udsendte arbejdsgang. Er kursus nødvendigt? Instruktion (hvilke anlæg skal der udbydes undervisning på?) BtD Hotline (skal hotline for brugerne udbydes?) M.08 - Har Fagforvaltningens driftsansvarlige/driftsaf deling kommentarer til projektmaterialet (egne snitflader)? Grund (indretning af legeplads, valg af bevoksning og belægning, handicapforhold) Rum (indretning, hensyntagen til rengøring, handicapforhold) e-doc: 001 Side 5 af 6 - version 2.0

20 Brugsanvisning / 02 Dagsorden Driftscreening / ByK Projektnavn 002 Materialevalg (slitage, miljø hærværk) Sanitet (antal, placering) Brugerflade for tekniske installationers automatik EL-installationer (antal af stikkontakter, automatik mv.) Særlige brugerforanstaltninger (børnesikring mv.) M.09 - Oplysninger til Bygnings Automatik (jf. paradigme) Aftaler noteres og udsendes med referatet. BtD e-doc: 001 Side 6 af 6 - version 2.0

21 Brugsanvisning / 03 Dagsorden Forberedende driftmøde m bruger / ByK Projektnavn Dagsorden Forberedende driftmøde m bruger Projektnavn: ByK Projektnavn 002 Projektadresse: 003 KØPS nummer (alternativt flere ved flere puljer) 006 e-doc nummer (projekt) Bygherre Projektleder 011 Ny Projektleder/dato 012 KEjd BtD-kontakt 015 KEjd Central drift / FF 017 Fagforvaltning: 023 Bestiller 024 Ny bestiller / dato 025 Drift (FF-central) 029 Lokal drift 030 FORMÅL Dagsordenen er til anvendelse ved det forberedende driftmøde med brugere for at sikre en tidlig inddragelse af de driftsansvarlige og skabe indsigt i og koordinering af kommende driftsvedligeholdelsesopgaver og ansvarsroller, samt sikre tværfaglig kontakt og samarbejde. Der afholdes et internt formøde mellem Bygherres projektleder og KEjd s BtD-kontakt. Denne dagsorden benyttes som grundlag for begge møder. Mødet skal forekomme ca. 2 måneder før afleveringen af byggeriet/byggeetapen. Om muligt afholdes mødet på ejendommen. Deltagere, formøde: bygherres projektleder. KEjd's BtD kontakt. Teknisk rådgiver ingeniørog evt. arkitekt. Deltagere Forberedende driftmøde: Ovenstående samt KEjd central drift, FF central drift, Bruger/lejer og Teknisk ejendomsleder/lokal drift. Bygherre har ansvar for at indkalde (central drift indkaldes via BtD). Forberedende driftøde indkaldes med min 10 arbejdsdages varsel, formødet med min 5. KEjd BtD er ansvarlig på selve mødet med brugerne, Bygherre/ deltager som backup. KEjd BtD skriver referat i edoc og udsender. Printkode: s7-s8 009 Mødedeltagere Forberedende driftmøde m bruger (Denne tabel udfyldes af for det specifikke møde) Mødedato / Tid Sted Bygherre Bygherre Projektleder: Andre e-doc: 001 Side 1 af 6 - version 2.0

22 Brugsanvisning / 03 Dagsorden Forberedende driftmøde m bruger / ByK Projektnavn 002 Københavns Ejendomme BtD kontakt Evt Central drift giver Arkitekt Ingeniør FF Bestiller Central drift Lokal Leder Lokal medarbejder Teknisk ejendomsleder Teknikere Forberedelse til mødet Emne Bemærkning Ansvar Udført F.01 Bygningsdelsbeskrivelse, Tekniske anlæg F.02 Lejekontrakt F.03 Formøde projektet F.04 - Formøde - Driftsrelaterede kurser F.05 - Dagsorden udsendes Udsendes til BtD og inden formøde Inden formødet skal sikre sig at KEjd har de oplysninger de skal bruge til ny lejekontrakt (entreprisesum, rådgiver honorar og m2 Gennemgang af siden sidst i projektet. opdaterer BtD projektets status. BILAG F.01 Gennemgås og det afklares hvilke krav der er til kurser (fald, teknik, etc), BtD følger op på det overfor bruger på forberedende driftsmøde. Efter det interne formøde Bygherre/KEjd sendes den tilrettede dagsorden ud til deltagere på hovedmødet. / BtD e-doc: 001 Side 2 af 6 - version 2.0

23 Brugsanvisning / 03 Dagsorden Forberedende driftmøde m bruger / ByK Projektnavn 002 Dokumenter Udsendes før/efter Dokument Ansvar Udført Før Formøde Udleveres på mødet BILAG F.01 Bygningsdelsbeskrivelse, Tekniske anlæg BILAG M.03 - Mappe med Tillykke med din nye ejendom, HelpDesk, snitflader BtD Medbringes på mødet BILAG M.05 Arbejdsmiljøjournal Medbringes på mødet BILAG - M.08 Eksempel på dagsorden til Teknisk Gennemgang for Slutbruger REFERAT - Denne dagsorden, udfyldt som referat BtD På mødet Emne Bemærkning Ansvar Udført Forhistorie, vision og brugerinddragelse (hvad var rammen for projektet og hvilke visioner vil rådgiver gerne videregive til brugerne) Byggesagens omfang præciseres M.01 - Gennemgang af projektet: Fokus på det der skal driftes. Evt. oplysninger om byggesagens etaper (+ / KEjd BtD) Oplysninger om ejerforhold (selvejende, kommunal eller 3. mands lejemål) Hvis ejendommen er selvejende eller 3. mands lejemål Hvad skal KEjd drifte Jf. Lejekontrakt? e-doc: 001 Side 3 af 6 - version 2.0

24 Brugsanvisning / 03 Dagsorden Forberedende driftmøde m bruger / ByK Projektnavn 002 Er der udført installationer, ud over de der kræves for at opnå myndighedsgodkendelse (evt. køleanlæg eller sprinkleranlæg) Hvad er evt. udbedret mht. farlige stoffer, og hvad er ikke? (Gennemgå arbejdsmiljøjournal som det er lovpligtigt) Er der fortsat ting ved ejendommens tilstandsvurdering, som brugere og KEjd skal være særligt opmærksomhed på? Evt. andet Hvilke muligheder og begrænsninger er der indenfor rammerne af daglig drift? F.eks.: Ventilations anlæg kan optimeres, men det er f.eks. ikke muligt at køle jf. MBA M.02 - Forklaring om forudsætninger for fremtidig drift Er der tiltag i projektet som kan forvirre brugerne? (Eks: Konstant lys som del af kunstprojekt eller som hærværkssikring, skjulte tagrender hvor ligger de?, el. lign) Specifik gennemgang af typer af tekniske anlæg i projektet: e-doc: 001 Side 4 af 6 - version 2.0

25 Brugsanvisning / 03 Dagsorden Forberedende driftmøde m bruger / ByK Projektnavn 002 Bygningsautomatik? Ventilation med varmeflade? Pumpebrønde? Fedtudskillere? M.03 - Udlevering af informationsmateriale M.04 - Gennemgang af informationsmateriale Udlevering af mappe med: Pjecen Tillykke med din nye ejendom Vejledning til HelpDesk Visualisering af snitflader Info om slutbrugers videre inddragelse i fasen fra byggeri til drift Præsentation af HelpDesk og Callcenter i Københavns Ejendomme Akut kontakt til KEjd uden for åbningstider Info om materiale- og entreprenørgarantier Info vedr. snitflader for daglig drift, samt vedligehold Dialog vedr. ansvarsroller, herunder også hvad den lokale drift skal kunne ved ibrugtagning (f.eks. om specialundervisning er påkrævet). Ved ombygning: er de tekniske anlæg ændret/opgraderet?). Oplysning om serviceaftaler Er der eksisterende aftaler der skal opsiges? Er der tegnet nye i forbindelse med byggesagen? BtD BtD e-doc: 001 Side 5 af 6 - version 2.0

26 Brugsanvisning / 03 Dagsorden Forberedende driftmøde m bruger / ByK Projektnavn 002 M.05 - Udgået M.06 - Driftsansvarlig på institutionen/hvem? [Institutionsleder, teknisk ejendomsleder eller anden person- Kontaktoplysninger] Bruger M.07 - Evt. eksterne driftspartnere/hvem? [Firma, Drift fra Fagforvaltning? Gårdmandsteam i BUF? kontaktoplysninger] Bruger M.08 - Gennemgang af forløb for Teknisk Gennemgang for Slutbruger M.09 - Særlige ønsker fra bruger Evt. Aftaler (hvem skal inviteres, etc) Eksempelvis ønsker til: Ekstra Gennemgang/ Brugerinstruktion af tekniske anlæg BtD Bruger e-doc: 001 Side 6 af 6 - version 2.0

27 Brugsanvisning / 04 Dagsorden Bygningsgennemgang / ByK Projektnavn Dagsorden Bygningsgennemgang Projektnavn: ByK Projektnavn 002 Projektadresse: 003 KØPS nummer (alternativt flere ved flere puljer) 006 e-doc nummer (projekt) Bygherre Projektleder 011 Ny Projektleder/dato 012 KEjd BtD-kontakt 015 KEjd Central drift / FF 017 Forventet AB92 aflevering 058 Fagforvaltning: 023 Forventet overdragelse til bestiller Bestiller 024 Ny bestiller / dato 025 FORMÅL Dagsorden til anvendelse ved bygningsgennemgang. Formålet med bygningsgennemgangen er at afklare om det er muligt at aflevere byggeriet til planlagt tid. Der er fokus på tidsplan for færdiggørelse samt stade på D&V materiale og div. performancetests af anlæg. Bygningsgennemgangen afholdes ca. 7 uger før forventet AB92-aflevering. Deltagere: Bygherres Projektleder. KEjd's BtD-kontakt og Centraldrift. givers byggeledelse samt evt. Bygherrerådgiver/Totalrådgiver eller tekniske rådgivere. reprenørens byggeleder samt evt. underentreprenører/leverandører. giver indkalder senest 10 arbejdsdage inden mødet afholdes. giver leder mødet, noterer i dette skema og udsender som referat. Printkode: s9-s10 Mødedeltagere Bygningsgennemgang (Denne tabel udfyldes af for det specifikke møde) Mødedato / Tid Sted Bygherre Bygherre Projektleder: Københavns Ejendomme BtD-kontakt Central drift e-doc: 001 Side 1 af 6 - version 2.0

28 Brugsanvisning / 04 Dagsorden Bygningsgennemgang / ByK Projektnavn 002 giver Byggeledelse Evt. Arkitekt Evt. Ingeniør Evt. Bygherrerådgiver/ totalrådgiver reprenør Byggeleder UE, m.fl. Tid Statusgennemgang planlagt til: Forventet AB92 aflevering Forberedelse til mødet Emne Bemærkning Ansvar Udført F.01 - Indkaldelse til bygningsgennemgang og status gennemgang F.02 - Tidsplan for færdiggørelse af byggeriet F.03 status på teknik F.04 Fagtilsyn/notater F.05 Stadeopgørelse og mangelliste F.05 Staderapport giver indkalder på vegne af bygherre til bygningsgennemgang senest 10 arbejdsdage før mødets afholdelse. Samtidig indkaldes til status gennemgang med bestiller som afholdes ca 6 uger før AB92 aflevering. reprenøren udarbejder en tidsplan for færdiggørelsen af entreprisen. Denne fremsendes til rådgiver senest 5 arbejdsdage før mødet: Bemandingsplan frem til færdiggørelse Forventet tidspunkt for færdigmelding Tidsplan for færdiggørelse inkl. indregulering af tekniske anlæg, evt. Blower Door test, mv. Tidsplan for Teknisk driftsinstruktion for Slutbruger (Skal være afsluttet inden AB92 aflevering). reprenør forbereder liste med oplysninger til mødets pkt M.02. Listen medbringes på mødet. Skal gøres tilgængelige for KEjd, BtD senest 5 dage før mødet. Byggeleder () skal i samarbejde med entreprenøren udarbejde en stadeopgørelse og mangelliste. giver udarbejder en staderapport. Rapporten skal indeholde følgende punkter: Stadeopgørelse e-doc: 001 Side 2 af 6 - version 2.0 /

29 Brugsanvisning / 04 Dagsorden Bygningsgennemgang / ByK Projektnavn 002 F.06 - Status givers ydelser før idriftsættelse F.07 Adresseliste UE/UL Prioritering af restarbejder og evt. udskudte arbejder Stade på K&S materiale Stade på D&V materiale Kommentering af entreprenørens tidsplan for færdiggørelse Kommentering af entreprenørens bemandingsplan Kommentering af entreprenørens færdiggørelse af KS Kommentering af entreprenørens færdiggørelse af D&V Kommentering af entreprenørens tidsplan for undervisning af driftspersonale og bruger Oplistning af serviceaftaler som entreprenøren har/ skal fremsende Forventet tidspunkt for entreprenørens færdigmelding og rådgives plan for udarbejdelse af mangellister optil afleveringen KONKLUSION Dagbod Staderapport udarbejdes af rådgiver og gennemgås på mødet.. giver forbereder liste med oplysninger til mødets pkt M.09. Listen medbringes på mødet. reprenøren udarbejder liste over alle underentreprenører/-leverandører mhp tekniske spørgsmål ved fremtidig drift. Medbringes på mødet. Dokumenter Udsendes før/efter Dokument Ansvar Udført 5 dage før mødet til rådgiver Udleveres på mødet Udleveres på mødet BILAG F.02 - Tidsplan for færdiggørelse af byggeriet BILAG M.03 evt. Rapporter fra performance test BILAG M.05 - Tidsplan, Teknisk driftsinstruktion for Slutbruger Tidsplanen fremsendes til Bestiller straks efter Bygningsgennemgangen. fremsender til e-doc: 001 Side 3 af 6 - version 2.0

30 Brugsanvisning / 04 Dagsorden Bygningsgennemgang / ByK Projektnavn 002 Bestiller som informerer brugere. Udleveres på mødet BILAG F.07 - Kontaktliste over leverandører af tekniske anlæg. Gennemgås på mødet BILAG F.05 Staderapport v. rådgiver Efter mødet sendes til Bestiller Udsendes senest 3 arbejdsdage efter mødet Efter mødet BILAG M.05 - Tidsplan, Teknisk driftsinstruktion for Slutbruger Bestiller skal videreformidle til brugerne BILAG M.06 Endelig plan for gennemførelse af resterende arbejder samt staderapport v. rådgiver opdateres efter mødet og der konkluderes REFERAT - Denne dagsorden, udfyldt som referat På mødet Emne Bemærkning Ansvar Udført M.01 - Tidsplan for færdiggørelse af byggeriet Man diskuterer den fremsendte tidsplan som sammenholdes med rådgivers staderapport: Bemandingsplan frem til færdiggørelse Forventet tidspunkt for færdigmelding Tidsplan for færdiggørelse inkl. indregulering af tekniske anlæg, evt. blowerdoor test, mv. Tidsplan for Teknisk driftsinstruktion for Slutbruger M.02 Status teknik reprenør leverer følgende oplysninger: Plan/status for indregulering i hht. Oplæg til detailtidsplan for Bygningsautomatik Blowerdoor test udført/planlagt? Trykprøvninger udført/planlagt? Oplistning af bestilte GSM kort Tilmelding af alarm (brand el ADK eller personale til at modtage???) Personale adgang til bygningsautomatik. M.03 - Performance test Hvis dette er inkluderet i ydelsen, tidsplaner: Udførsel/tidsplan (Resultater hvis allerede udført) Evt. plan for udbedring (hvis test er udført/ej ok) e-doc: 001 Side 4 af 6 - version 2.0

31 Brugsanvisning / 04 Dagsorden Bygningsgennemgang / ByK Projektnavn 002 M.04 - Stade for D&V materiale M.05 - Teknisk driftsinstruktion for Slutbruger reprenøren giver en status på D&V materiale Tidspunkt for færdiggørelse af D&V materiale, senest ved afleveringen Orintere om at D&V skal fremsendes til deltagerne senest 5 dage inden Teknisk driftsinstruktion for slutbruger Tilbud om serviceaftaler og grøn garanti jf. KEjd s bygherrestandard. Serviceaftaler stiles til: Sags nummer (KØPS): Sagsadresse: Er der brug for ekstra support og instruktion i de tekniske anlæg? Kontaktliste over levrandører af tekniske anlæg. Tidsplan og indhold af Teknisk driftsinstruktion for Slutbruger diskuteres. Alle M.06 Staderapport v. rådgiver Punkterne M holdes op mod rådgivers statusrapport. M.07 Status på driftbarhed ved aflevering M.08 Driftgennemgang v/kejd, BtD M.09 Status givers ydelser før idriftsættelse Hvis der er usikkerhed omkring fremdriften på punkterne M kan Bygherre og BtD aftale at BtD inviteres med som support på Førafleveringen (2 uger før AB92). I hht entreprenørens tidsplan for færdiggørelse planlægger BtD selv egen Driftgennemgang før AB92 afleveringen. Evt aftaler kan med fordel laves nu (BtD/ reprenørens byggeleder) Driftsgennemgang udføres kort før afleveringen. Ved digital mangelregistrering skal BtD registreres på platformen. Tilmeldt Grafittiordning jf. Driftspecifikation Endeligt SVEN-skema fremsendt til Godkendelse, Fødevarestyrelsen Tilmelding, brandvæsen Indmelding til BBR (arealer og færdigmelding) Bygherreleverancer, er der koordineret/tilsluttet? Tilslutningseffekten til forsyningsselskab justeret. Jf. Driftsspecifikation Bygherre+ BtD BtD+ Byggeleder (ENT) e-doc: 001 Side 5 af 6 - version 2.0

32 Brugsanvisning / 04 Dagsorden Bygningsgennemgang / ByK Projektnavn 002 e-doc: 001 Side 6 af 6 - version 2.0

33 Brugsanvisning / 05 Dagsorden Statusgennemgang med Bestiller / ByK Projektnavn Dagsorden Statusgennemgang med Bestiller Projektnavn: ByK Projektnavn 002 Projektadresse: 003 KØPS nummer (alternativt flere ved flere puljer) 006 e-doc nummer (projekt) Bygherre Projektleder 011 Ny Projektleder/dato 012 KEjd BtD-kontakt 015 KEjd Central drift / FF 017 Forventet AB92 aflevering 058 Fagforvaltning: 023 Forventet overdragelse til bestiller Bestiller 024 Ny bestiller / dato 025 FORMÅL Dagsorden til anvendelse ved Statusgennemgang med bestiller. Formålet med statusgennemgangen er at informere bestiller om hvorvidt det er muligt at aflevere byggeriet til planlagt tid. Det aftales med Bestiller om mødet skal foregå på pladsen eller ikke. Statusgennemgang med Bestiller afholdes ca. 6 uger før AB92-afleveringen. Deltagere: Bygherres projektleder. FF s bestiller og evt. Bruger/lejer/Teknisk ejendomsleder/lokal drift. givers byggeledelse og evt. tekniske rådgivere. giver indkalder til dette møde samtidig med at der indkaldes til Bygningsgennemgang. giver leder mødet, noterer i dette skema og udsender som referat. Printkode: s11-s Mødedeltagere Statusgennemgang med Bestiller (Denne tabel udfyldes af for det specifikke møde) Mødedato / Tid Sted Bygherre Bygherre Projektleder: Andre FF Bestiller Bruger(e) e-doc: 001 Side 1 af 6 - version 2.0

34 Brugsanvisning / 05 Dagsorden Statusgennemgang med Bestiller / ByK Projektnavn 002 giver Byggeledelse Evt. tekniske rådgivere m fl. Tid Bygningsgennemgang afholdt: Føraflevering planlagt til: Forberedelse til mødet Emne Bemærkning Ansvar Udført F.00 F.01 F.02 - Tidsplan, Teknisk driftsinstruktion for Slutbruger sikrer at Bestiller har modtaget Tidsplan for Teknisk driftsinstruktion for Slutbruger som aftalt på Bygningsgennemgang. indkalder Bestiller senest 10 arbejdsdage inden mødet. Bestiller sikrer at bruger er oplyst om tidsplan og Bestiller samler evt kommentarer inden mødet Bestiller Dokumenter Udsendes før/efter Dokument Ansvar Udført På mødet Udleveres BILAG F.02 Staderapport inkl. Konklusion Efter mødet REFERAT - Denne dagsorden, udfyldt som referat På mødet Emne Bemærkning Ansvar Udført M.01 - Staderapport, konklusion Det diskuteres ud fra besigtigelse og rapport om der kan afleveres til tiden. Alle e-doc: 001 Side 2 af 6 - version 2.0

35 Brugsanvisning / 05 Dagsorden Statusgennemgang med Bestiller / ByK Projektnavn 002 M.02 - Tidsplan, Teknisk driftsinstruktion for Slutbruger M.03 - Overdragelse til bestiller (forventet dato) Tidsplanen fremsendt til Bestiller gennemgås. Evt kommentarer fra bruger gennemgås. Dato for endelig overdragelse til bestiller kan først aftales/verificeres når vi er sikre på at forventet afleveringsdato holder. M.04 - Indbo forsikring orienterer: Så snart brugerne begynder at flytte ind og montere deres inventar skal indboforsikring være tegnet. reprise- og bygningsforsikring dækker ikke tyveri af FFs indbo. e-doc: 001 Side 3 af 6 - version 2.0

36 Brugsanvisning / 06 Dagsorden Føraflevering / ByK Projektnavn 002 Projektnavn: ByK Projektnavn 002 Projektadresse: 003 KØPS nummer (alternativt flere ved flere puljer) 06 Dagsorden Føraflevering 006 e-doc nummer (projekt) Bygherre Projektleder 011 Ny Projektleder/dato 012 KEjd BtD-kontakt 015 KEjd Central drift (nr) 017 Forventet AB92 aflevering 058 Fagforvaltning: 023 Forventet overdragelse til bestiller Bestiller 024 Ny bestiller / dato 025 FORMÅL Dagsorden til anvendelse ved føraflevering. Formålet med førafleveringen er at afklare om det er muligt at aflevere byggeriet til planlagt tid. Førafleveringen afholdes ca. 2 uger før AB92-afleveringen. Deltagere: Bygherres Projektleder. EvT. KEjd's BtD kontakt. givers byggeledelse og evt andre. reprenørens Byggeleder. giver indkalder senest 10 arbejdsdage inden mødet afholdes. giver leder mødet, noterer i dette skema og udsender som referat. Printkode: s13-s14 Mødedeltagere Føraflevering (Denne tabel udfyldes af for det specifikke møde) Mødedato / Tid Sted Bygherre Bygherre Projektleder: Andre Evt. Københavns Ejendomme Evt. BtD-kontakt e-doc: 001 Side 1 af 6 - version 2.0

37 Brugsanvisning / 06 Dagsorden Føraflevering / ByK Projektnavn 002 giver Byggeledelse Evt. tekniske rådgivere m fl. reprenør Byggeleder Andre Tid Bygningsgennemgang afholdt: Statusgennemgang afholdt: Forberedelse til mødet Emne Bemærkning Ansvar Udført F.01 - Indkaldelse til føraflevering F.02 - Tidsplan for færdiggørelse af byggeriet F.03 status på teknik giver indkalder på vegne af bygherre til føraflevering senest 10 arbejdsdage før mødets afholdelse reprenøren fremsender en opdateret tidsplan for færdiggørelsen af entreprisen. Denne fremsendes til rådgiver 5 dage inden mødet. Bemandingsplan frem til færdiggørelse Forventet tidspunkt for færdigmelding Status på færdiggørelse inkl. indregulering af tekniske anlæg, evt. blowerdoor test, mv. Status på Teknisk driftsinstruktion for Slutbruger. reprenør forbereder liste med oplysninger til mødets pkt M.02. Listen medbringes på mødet. F.04 Staderapport giver opdaterer sin staderapport. Rapporten skal indeholde følgende punkter: Stadeopgørelse Prioritering af restarbejder og evt. udskudte arbejder Stade på K&S materiale Stade på D&V materiale Kommentering af entreprenørens tidsplan for færdiggørelse Kommentering af entreprenørens bemandingsplan Kommentering af entreprenørens færdiggørelse af KS e-doc: 001 Side 2 af 6 - version 2.0

38 Brugsanvisning / 06 Dagsorden Føraflevering / ByK Projektnavn 002 F.05 - Status givers ydelser før idriftsættelse Kommentering af entreprenørens færdiggørelse af DV Kommentering af entreprenørens tidsplan for undervisning af driftspersonale og bruger Oplistning af serviceaftaler som entreprenøren har/ skal fremsende Forventet tidspunkt for entreprenørens færdigmelding og rådgives plan for udarbejdelse af mangellister optil afleveringen konklusion Dagbod Staderapport gennemgås på mødet. giver forbereder liste med oplysninger til mødets pkt M.09. Listen medbringes på mødet. Dokumenter Udsendes før/efter Dokument Ansvar Udført udsendes 5 dage Før mødet Udleveres på mødet BILAG F.02 - Tidsplan for færdiggørelse af byggeriet BILAG M.03 evt. Rapporter fra performance test Gennemgås på mødet BILAG F.04 Staderapport Gennemgås på mødet Udsendes efter mødet (hvis revideret) Efter mødet Udsendes efter mødet BILAG M.09 Afleveringsprotokol for AB92- afleveringsforretning BILAG M.05 - Tidsplan, Teknisk driftsinstruktion for Slutbruger Konklusion på staderapport udsendes som bilag til referatet. REFERAT - Denne dagsorden, udfyldt som referat e-doc: 001 Side 3 af 6 - version 2.0

39 Brugsanvisning / 06 Dagsorden Føraflevering / ByK Projektnavn 002 På mødet Emne Bemærkning Ansvar Udført M.01 - Tidsplan for færdiggørelse M.02 Status teknik, manglende punkter efter Bygningsgennemgang M.03 - Performance test, manglende punkter efter Bygningsgennemgang Man diskuterer den fremsendte tidsplan. Bemandingsplan frem til færdiggørelse Forventet tidspunkt for færdigmelding Tidsplan for færdiggørelse inkl. indregulering af tekniske anlæg, evt. blowerdoor test, mv. Tidsplan for Teknisk driftsinstruktion for Slutbruger reprenør leverer følgende oplysninger: Plan/status for indregulering i hht. Oplæg til detailtidsplan for Bygningsautomatik Blowerdoor test udført/planlagt? Trykprøvninger udført/planlagt? Oplistning af bestilte GSM kort Tilmelding af alarm (brand el ADK eller personale til at modtage???) Personaleadgang til bygningsautomatik. Hvis dette er inkluderet i ydelsen, tidsplaner: Udførsel/tidsplan (Resultater hvis allerede udført) Evt. plan for udbedring (hvis test er udført/ej ok) M.04 - Stade for D&V materiale reprenøren giver en status på D&V materiale Tidspunkt for færdiggørelse af D&V materiale, senest ved afleveringen Orintere om at D&V skal fremsendes til deltagerne senest 5 dage inden Teknisk driftsinstruktion for slutbruger Tilbud om serviceaftaler og grøn garanti jf. KEjd s bygherrestandard. Serviceaftaler stiles til: Sags nummer (KØPS): Sagsadresse: Er der brug for ekstra support og instruktion i de tekniske anlæg? Kontaktliste over levrandører af tekniske anlæg. e-doc: 001 Side 4 af 6 - version 2.0

40 Brugsanvisning / 06 Dagsorden Føraflevering / ByK Projektnavn 002 M.05 - Teknisk driftsinstruktion for Slutbruger Godkende tidsplan og indhold af Teknisk driftsinstruktion for Slutbruger i fht input fra Statusgennemgang med Bestiller Alle M.06 Staderapport v. rådgiver Punkterne M holdes op mod rådgivers staderapport. M.07 Status på driftbarhed ved aflevering Vurder at byggeriet kan driftes straks efter aflevering? (på baggrund af ovenstående punkter) Bygherre+ evt. BtD M.08 Status givers ydelser før idriftsættelse M.09 Afleveringsprotokol for AB92- afleveringsforretning M.10 - Evt. varsling af dagbod Tilmeldt Grafittiordning som beskrevet i Driftspecifikation Endeligt SVEN-skema fremsendt til Godkendelse, Fødevarestyrelsen Tilmelding, brandvæsen Indmelding til BBR (arealer og færdigmelding) Bygherreleverancer, er der koordineret/tilsluttet? Tilslutningseffekten til forsyningsselskab justeres. Jf. Driftsspecifikation Afleveringsprotokollen for kommende AB-92 aflevering gennemgås. giver sikrer varsling af dagbod hvis det vurderes at byggeriet ikke bliver færdigt uden væsentlige mangler e-doc: 001 Side 5 af 6 - version 2.0

41 Brugsanvisning / 06 Dagsorden Føraflevering / ByK Projektnavn 002 e-doc: 001 Side 6 af 6 - version 2.0

42 Brugsanvisning / 07 Dagsorden Teknisk driftsinstruktion for Slutbruger / ByK Projektnavn Dagsorden Teknisk driftsinstruktion for Slutbruger Projektnavn: ByK Projektnavn 002 Projektadresse: 003 KØPS nummer (alternativt flere ved flere puljer) 006 e-doc nummer (projekt) Bygherre Projektleder 011 Ny Projektleder/dato 012 KEjd BtD-kontakt 015 KEjd Central drift / FF 017 Kontakt i central drift 018 Forventet aflevering 058 Fagforvaltning: 023 Forventet overdragelse til bestiller Bestiller 024 Ny bestiller / dato 025 Slutbruger 027 Kontaktoplysninger 028 Evt FF-drift (central) 029 Kontaktoplysninger 030 Lokal drift 031 Kontaktoplysninger 032 FORMÅL Dagsorden til anvendelse ved Teknisk driftsinstruktion for Slutbruger (Brugere, driftsansvarlige og lokal drift på ejendommen). Mødet har til formål at instruere daglige brugere og driftspersoner således, at de kan bruge og drifte ejendommen korrekt fra ibrugtagning Den Tekniske driftsinstruktion består af to etaper. Datoerne er planlagt på bygningsgennemgangen. Etape 1 En generel fælles gennemgang for så mange af de daglige brugere som muligt. Man gennemgår de overordnede træk ved bygningen og præsenterer de tekniske anlæg på orienteringsniveau, D&V mapper for alle tekniske fag, as-builttegninger og serviceaftaler gennemgås. Der afsluttes med en rundvisning på ejendomen, Deltagere: KEjd BtD-kontakt og central drift. FF s bruger/lejer, Teknisk ejendomsleder/lokal drift samt evt. central drift. givers projekterende arkitekt og ingeniør. Etape 2 Sidemandsoplæring ved leverandør. Her deltager kun de personer som yder den daglige drift på ejendommen. Denne gennemgang er en specifik instruktion/vejledning én fagentreprise ad gangen. Sidemandsoplæringen skal indeholde en grundig gennemgang af relevante as-built tegninger samt tilhørende D&V mappe, en fysisk fremvisning af anlæg og relevante komponenter, samt afprøvning af funktioner og eventuel fejlsøgning og fejlretning. Deltagere: KEjd BtD-kontakt og central drift. FF s Tekniske ejendomsleder og lokal drift samt reprenørens byggeleder og relevante entreprenører/leverandører Begge etaper afholdes inden afleveringsforretning. Er dette ikke muligt skal de senest være afholdt inden overdragelse til bestiller. e-doc: 001 Side 1 af 6 - version 2.0

43 Brugsanvisning / 07 Dagsorden Teknisk driftsinstruktion for Slutbruger / ByK Projektnavn 002 reprenøren indkalder relevante driftsparter og informerer deltagerne om hvad der forventes af dem på møderne jf. aftale indgået på bygningssyn. Bygherres projektleder indkalder alle kommunale deltagere. Mødet indkaldes senest 10 arbejdsdage før. KEjd BtD tager referat af møderne og vurderer om instruktionen er tilstrækkelig. Printkode for den samlede dagsorden (ETAPE I og II): s15-s17 Printkode for ETAPE I (incl satmdata): s15-s16 Printkode for ETAPE II: (incl satmdata) s15,s17 Mødedeltagere Teknisk driftsinstruktion for Slutbruger ETAPE 1 (Denne tabel udfyldes af for det specifikke møde) Mødedato / Tid Sted Københavns Ejendomme BtD Centraldrift FF Bruger, Leder Evt. Centraldrift Teknisk Ejendomsleder Medarb Medarb Gårdmandskorps? giver Arkitekt Ingeniør reprenør/leverandør Repræsentant for Hovedentreprenør El e-doc: 001 Side 2 af 6 - version 2.0

44 Brugsanvisning / 07 Dagsorden Teknisk driftsinstruktion for Slutbruger / ByK Projektnavn 002 Vent VVS Automatik. M fl Forberedelse til mødet - I Emne Bemærkning Ansvar Udført F.01 F.02 F.03 F.04 indkalder brugerne (senest 10 arbejdsdage før etape 1) til begge etaper/møder jf tidsplan fra bygningsgennemgangen reprenøren fremsender D&V materiale til senest 5 arbejdsdage før mødet videresender D&V materiale til bestiller/bruger reprenøren indkalder alle relevante underentreprenører/leverandører. Dokumenter - I Udsendes før/efter Dokument Ansvar Udført 5 dage før mødet F.02 - D&V materiale ( videresender) / Udleveres på mødet As Built tegninger Efter mødet REFERAT - Denne dagsorden, udfyldt som referat BtD e-doc: 001 Side 3 af 6 - version 2.0

45 Brugsanvisning / 07 Dagsorden Teknisk driftsinstruktion for Slutbruger / ByK Projektnavn 002 På mødet -I Emne Bemærkning Ansvar Udført M.01 Introduktion: Kort præsentationsrunde Gennemgang af dagsorden Udlevering af As-Built tegninger (de relevante for gennemgangen). En præsentation af tekniske anlæg på orienteringsniveau: Afgrænsninger for teknisk gennemgang på mødet. Herunder hvilke anlæg der vil være på rundvisning og hvilke der vil være sidemandsoplæring. (Evt. +/- eksisterende installationer) M.02 Kort information om ejendommens tekniske installationer. (Anlæg, styring og drift) Færdiggøres installationer i etaper? (Hvor mange/ Hvornår kan næste teknisk gennemgang afholdes?) Drift og vedligeholdelsesmapper for alle fagentrepriser : Er D&V materialet kvalitetssikret af rådgiver? M.03 Er D&V materiale udleveret til ejendommen og Kejd, til gennemsyn før dette møde? Er der udleveret særlige brugermanualer på tekniske installationer? M.04 Præsentation af D&V Driftsplan Status på serviceaftaler: Info vedr. eksterne serviceaftaler på anlæg gældende til 1 års gennemgangen (Hvad/hvor/hvem/ kontaktinformationer?) e-doc: 001 Side 4 af 6 - version 2.0

46 Brugsanvisning / 07 Dagsorden Teknisk driftsinstruktion for Slutbruger / ByK Projektnavn 002 Har entreprenøren vedlagt en plan for den efterfølgende sidemandsoplæring? M.05 M.06 Siden sidst Har entreprenøren eventuelt kommentarer til eksisterende forhold på tekniske installationer som driftsorganisationen skal være opmærksom på? Opdatering siden det forberedende driftsmøde: Er der evt. ansat ny ledere eller andre driftsansvarlige Slutbrugers redegørelse for organisering af driften: Er der på ejendommen ansat ekstern virksomhed (evt. gårdmandteam) som sørger for driften. Eller bruger institutionen egne driftsmedarbejdere der kan stilles til ansvar for driften? M.07 Brugers driftorganisation Hvilke kvalifikationer har den teknisk ansvarlige på ejendommen i forhold til at kunne drifte de tekniske anlæg på ejendommen? Bruger Hvilken person hos bruger skal modtage meldinger fra CTS overvågningen (og ønsker de sms eller mail?) Har slutbruger spørgsmål til snitflader KEjd/Fagforvaltning i forhold til daglig drift? M.08 Tidsplan Etape 2 Tidsplan for Etape 2, sidemandsoplæring, gennemgås kort. Er der yderligere personer som bør inviteres? e-doc: 001 Side 5 af 6 - version 2.0

47 Brugsanvisning / 07 Dagsorden Teknisk driftsinstruktion for Slutbruger / ByK Projektnavn 002 M.09 Rundvisning på ejendommen M.10 gennemgang af tekniske anlæg, slutbruger reprenøren viser rundt på ejendommen og giver overordnet information om brugeradfærd ift. bygningen, herunder: Hvor skal brugeren være opmærksom ift. åbne vinduer/døre Betjening af lys Skumringsrelæ, etc Nedenstående anlæg skal præsenteres ved grundig gennemgang af relevante as-built tegninger samt tilhørende D&V mappe. Fysisk fremvisning af anlæg og relevante komponenter Afprøvning af funktioner og eventuel fejlsøgning og fejlretning: Dørtelefon oa. Kommunikationsanlæg AIA - Automatisk indbrudsalarm ADK og andre nøglesystemer Solafskærmning e-doc: 001 Side 6 af 6 - version 2.0

48 Brugsanvisning / 07 Dagsorden Teknisk driftsinstruktion for Slutbruger / ByK Projektnavn 002 KEjd BtD tager referat af mødet og vurderer om instruktionen er tilstrækkelig. Mødedeltagere Teknisk driftsinstruktion for Slutbruger ETAPE II (Denne tabel udfyldes af for det specifikke møde) Mødedato / Tid Sted Københavns Ejendomme BtD Central drift FF Bruger, Leder Medarb Teknisk Ejendomsleder Medarb Medarb Gårdmandskorps? reprenør/leverandører Repræsentant for hovedentreprenør El Vent Automatik. VVS M fl e-doc: 001 Side 1 af 6 - version 2.0

49 Brugsanvisning / 07 Dagsorden Teknisk driftsinstruktion for Slutbruger / ByK Projektnavn 002 Forberedelse til mødet -II Emne Bemærkning Ansvar Udført Foretaget samlet for Etape I og II Dokumenter - II Udsendes før/efter Dokument Ansvar Udført Fra Etape I F.02 - D&V materiale Fra Etape I Efter mødet As Built tegninger REFERAT - Denne dagsorden, udfyldt som referat BtD På mødet - II Alle nedenstående emner gennemgås ved Emne Grundig gennemgang af relevante as-built tegninger samt tilhørende D&V mappe. Fysisk fremvisning af anlæg og relevante komponenter Afprøvning af funktioner og eventuel fejlsøgning og fejlretning Ansvarlig leverandør/entreprenør (skal udfyldes) Dato for gennemgang Udført M.01- -Rondeldøre, mekaniske porte oa. M.02 - VLM-vinduer M.03 - Elevatorer og lifte e-doc: 001 Side 2 af 6 - version 2.0

50 Brugsanvisning / 07 Dagsorden Teknisk driftsinstruktion for Slutbruger / ByK Projektnavn 002 M.04 - ABA Automatisk Brand Alarmeringsanlæg M.05 - AVA talevarslingsanlæg M.06 - ABDL M.07 - ABV røgventilation/brandspj æld (kan også evt. lægges sammen med gennemgang af ventilationsanlæg) M.08 - Sprinkleranlæg M.09 - Nød- og Panikbelysning M.10 - CTS-anlæg M.11 - Varmeanlæg Inkl. eventuel styring eks. til gulvvarme M.12 - Køleanlæg M.13 - Brugsvand inkl. gulvafløb, armaturer, pumper e-doc: 001 Side 3 af 6 - version 2.0

51 Brugsanvisning / 07 Dagsorden Teknisk driftsinstruktion for Slutbruger / ByK Projektnavn 002 M.14 - El-tracing M.15 - Ventilationsanlæg M.16 - UV-system M.17 - El-installationer inkl. tavler, belysningsanlæg og betjening af dette M.18 - Solceller M.19 - Kloak M.20 - Pumpebrønde M.21 - Fedtudskiller M.22 - SF brønde M.23 Tagbrønde e-doc: 001 Side 4 af 6 - version 2.0

52 Brugsanvisning / 07 Dagsorden Teknisk driftsinstruktion for Slutbruger / ByK Projektnavn 002 M.24 - Renselemme i faldstammer M.25 - Sedum eller anden beplantning på tagpå tag M.26 - Produktionskøkken M.27 - Diverse særinstallationer e-doc: 001 Side 5 af 6 - version 2.0

53 Brugsanvisning / 08 Dagsorden BtD s Driftsgennemgang / ByK Projektnavn Dagsorden BtD s Driftsgennemgang Projektnavn: ByK Projektnavn 002 Projektadresse: 003 KØPS nummer (alternativt flere ved flere puljer) 006 e-doc nummer (projekt) Bygherre Projektleder 011 Ny Projektleder/dato 012 KEjd BtD-kontakt 015 KEjd Central drift / FF 017 Kontakt i central drift 018 Fagforvaltning: 023 FORMÅL Dagsorden til anvendelse ved driftsgennemgang. Driftsgennemgang fortages af KEjd-BtD, med henblik på opfølgning af de indgåede aftaler i Driftsspecifikationen. Yderligere er formålet, at KEjd kan give sin endelige anbefaling til Bygherres projektleder, om idriftsættelse af byggeriet. Driftsgennemgangen afholdes 1-5 dage før AB92 og optimalt efter rådgivers mangelgennemgang. På Driftsgennemgangen deltager KEjd BtD og tekniker fra KEjd s centrale drift samt evt. en byggeleder fra entreprenør. Bygherres projektleder skal informere BtD så snart dato for AB92 aflevering er endeligt konfirmeret (ved færdigmelding). Herefter aftaler KEjd-BtD datoen for driftsgennemgang med entreprenørens byggeledelse. Dette foregår på baggrund af aftaler indgået ved bygningsgennemgang (evt. føraflevering). Printkode: s18-s19 Mødedeltagere (Denne tabel udfyldes af for det specifikke møde) 009 Mødedato / Tid Sted Københavns Ejendomme Btd-kontakt Evt tekniker / central drift Eksterne Evt rådgiver, byggeleder Evt. entreprenør, byggeleder e-doc: 001 Side 1 af 3 - version 2.0

54 Brugsanvisning / 08 Dagsorden BtD s Driftsgennemgang / ByK Projektnavn 002 Forberedelse til mødet Emne Bemærkning Ansvar Udført Færdigmelding Evt. formøde Indkaldelse/aftale Mangellister, rådgiver Plantegninger Driftspecifikation Når entreprenøren har færdigmeldt byggeriet sendes besked til KEjd-BtD Såfremt der er behov for formøde mellem BtD og afholdes dette. BtD indkalder. Herefter aftaler BtD en mødedato med byggeledelsen og KEjds centrale drift. giver fremsender mangelliste til givers mangelliste videresendes til KEjd, BtD, inden driftsgennemgangen. Ved projektweb: BtD tildeles adgang til arbejdsområde. Planer med rumnumre sendes til BtD (Ved projektweb gives adgang til udgivelsesområde). sikrer at den nyeste udgave af driftspecifikationen ligger i edoc og sender link til BtD BtD BtD ( ) Dokumenter Udsendes før/efter Dokument Ansvar Udført Før gennemgang Mangellister fra rådgiver sendes til BtD Før gennemgang Plantegninger sendes til BtD Før gennemgang Driftspecifikation Kopi hentes fra edoc BtD Efter gennemgang Efter gennemgang Konklusion/anbefaling vedr. driftbarhed fremsendes til inden AB92 aflevering. Supplerende mangellister fremsendes til rådgiver. (Ved digitalaflevering: følg arbejdsgang herfor). BtD BtD e-doc: 001 Side 2 af 3 - version 2.0

55 Brugsanvisning / 08 Dagsorden BtD s Driftsgennemgang / ByK Projektnavn 002 På mødet Emne Bemærkning Ansvar Udført Driftsgennemgang BtD benytter eget paradigme ved gennengangen. e-doc: 001 Side 3 af 3 - version 2.0

56 Brugsanvisning / 09 Dagsorden AB92 Aflevering / ByK Projektnavn 002 Projektnavn: ByK Projektnavn 002 Projektadresse: 003 KØPS nummer (alternativt flere ved flere puljer) 09 Dagsorden AB92 Aflevering 006 e-doc nummer (projekt) Bygherre Projektleder 011 Ny Projektleder/dato 012 KEjd BtD-kontakt 015 KEjd Central drift / FF 017 Forventet overdragelse til bestiller 059 Fagforvaltning: 023 Bestiller 024 Ny bestiller / dato 025 FORMÅL Dagsorden til anvendelse ved AB92 aflevering. Afleveringen afholdes efter entreprenørens færdigmelding. På afleveringen deltager Bygherres projektleder og evt jurist. Evt. fagforvaltningens bestiller. givers byggeledelse samt evt. Tekniske rådgivere. reprenørens Byggeleder. KEjd BtD har på forhånd fremsendt mangellister og deltager ikke. giver indkalder skriftligt til AB92 aflevering jfr. AB giver leder mødet, fører protokol og evt yderligere mangellister. Bygherre vurderer i samarbejde med rådgiver om byggeriet kan modtages. Bygherres projektleder tager notat i nærværende dagsorden der fungerer som tjekliste. Printkode: s20-s21 Mødedeltagere AB92 aflevering (Denne tabel udfyldes af for det specifikke møde) 009 Mødedato / Tid Sted Bygherre Projektleder Evt. Jurist giver Byggeledelse Evt. tekniske rådgivere e-doc: 001 Side 1 af 7 - version 2.0

57 Brugsanvisning / 09 Dagsorden AB92 Aflevering / ByK Projektnavn 002 reprenør Byggeleder Andre Forberedelse til mødet Emne Bemærkning Ansvar Udført F.01 Afleveringsprotokol F.02 - Indkaldelse F.03 - Driftregistrering fra KEjd-BtD F.04 - Mangellister F.05 - Midlertidig ibrugtagningstilladelse F.06 - Afleveringsprotokol F.07 - Brandplaner F.08 - Tegninger as built F.09 - Drift og Vedligeholdelse F.10 - Akustiske forhold F.11 - Færdigmelding F.12 - Drift og vedligeholdelse Bygherre leverer paradigme til afleveringsprotokol. giver indkalder skriftligt til AB92/ABT 93 aflevering senes 10 arbejdsdage før afleveringen. Denne dagsorden samt afleveringsprotokol vedhæftes indkaldelsen. sikrer at BtD har nået at fremsende liste til rådgiver (jf. aftaler om driftregistrering). giver udarbejder inden AB92 afleveringen mangellister for alle fag. Såfremt KEjd-BtD har fundet yderligere mangler vedlægges disse som bilag. giver sikrer at midlertidig Ibrugtagningstilladelse foreligger. Hvis ikke på afleveringen så senest på ibrugtagningsdato. giver udfylder på forhånd afleveringsprotokollen. giver sikrer at brandplaner på forhånd er monteret, jfr. aftale med brandvæsenet giver leverer 1 fysisk sæt as built-tegninger, samt 2 sæt på digital medie, i dwg- og pdf-format, iht. IKT-aftalen. Dette skal være bygherren i hænde inden afleveringsforretningen. giver skal på forhånd have godkendt DVmaterialet fra reprenøren. giver leverer rapport vedr. akustiske forhold reprenøren skal umiddelbart inden AB92 afleveringen give Bygherren en skriftlig færdigmelding, jfr. AB92 28 reprenøren fremsender D&V til godkendelse hos rådgiver. Tidsfrist aftales mellem Bygherre Bygherre e-doc: 001 Side 2 af 7 - version 2.0

58 Brugsanvisning / 09 Dagsorden AB92 Aflevering / ByK Projektnavn 002 reprenør og rådgiver Dokumenter Udsendes før/efter Dokument Ansvar Udført Før mødet Før mødet Før mødet På mødet På mødet BILAG F.03 Mangellister fra KEjd, fremsendt til giver BILAG F.08 AsBuilt fra rådgiver fremsendt til BILAG F.09 D&V fremsendt til rådgiver for godkendelse BILAG M.02 - Drift og Vedligeholdelses materiale godkendt af rådgiver. BILAG M.03 Kvalitetssikrings materiale godkendt af giver BtD På mødet BILAG M.11 Indreguleringsrapport, ventilation. På mødet BILAG M.12 - Blowerdoor-attest På mødet På mødet På mødet Efter mødet Efter mødet Efter mødet (max 2 dage) Efter mangelafhjælpning Efter mangelafhjælpning BILAG M.13 Bygningsaffald,dokumentation vedr. håndtering. BILAG M.14 - Miljøskadelige stoffer, dokumentation vedr. håndtering. BILAG M.15 - Bortkørsel af jord. Dokumentation vedr. håndtering. REFERAT - Denne dagsorden, udfyldt som referat BILAG M.19 Afleveringsprotokol underskrevet af reprenør, giver og Bygherre rundsendes BILAG M.16 Mangellister underskrevet af reprenør, giver og Bygherre samt plan for mangelafhjælpning udsendes Mangelsyn - Uanset omfanget af mangler, skal rådgiver som minimum gennemgå afhjælpningen og godkende denne pr mail til Afsluttende brev til entreprenør - giver sender mail til entreprenøren med godkendelse af mangelafhjælpningen/eller med besked om, at der ikke er fundet mangler der kan relateres til e-doc: 001 Side 3 af 7 - version 2.0

59 Brugsanvisning / 09 Dagsorden AB92 Aflevering / ByK Projektnavn 002 Efter mangelafhjælpning byggesagen. I brevet anføres det, at garantien kan nedskrives. Garanti - Bygherren nedskriver garantien til 10% når mangler konstateret ved 1-års eftersynet er afhjulpet og godkendt. På mødet Emne Bemærkning Ansvar Udført M.01 - Nøgleoverdragelse reprenøren overdrager nøgler til iht. Nøgleplan. M.02 - Drift og Vedligeholdelse reprenøren afleverer DV-materiale, som på forhånd godkendt af giver. Status på for undervisning og instruktion af driftspersonale og bruger oplyses. M.03 - Kvalitetssikring reprenøren afleverer KS-materiale, som på forhånd er godkendt af giver Klar til drift reprenøren dokumenterer at nedenstående anlæg er i funktion og kan driftes bygningsdel Kommentar Ansvar Ok? M.04 - ABA /Lev M.05 - AIA /Lev M.06 - ADK /Lev M.07 - CTS /Lev e-doc: 001 Side 4 af 7 - version 2.0

60 Brugsanvisning / 09 Dagsorden AB92 Aflevering / ByK Projektnavn 002 M.08 - Sprinkleranlæg M.09 - Elevator M.10 - Solafskærmning Dokumentation reprenøren leverer følgende dokumentation bygningsdel Kommentar Ansvar Ok? M.11 - Indregulering af ventilation reprenøren leverer indreguleringsrapport M.12 - Blowerdoorattest M.13 - Bygnings affald reprenøren leverer dokumentation vedr. affaldshåndtering M.14 - Miljøskadelige stoffer reprenøren leverer dokumentation vedr. håndtering af miljøskadelige stoffer M.15 - Bortkørsel af jord reprenør leverer dokumentation vedr. håndtering af jord M.16 - Mangellister Underskrives af reprenør, giver og Bygherre Alle e-doc: 001 Side 5 af 7 - version 2.0

61 Brugsanvisning / 09 Dagsorden AB92 Aflevering / ByK Projektnavn 002 M.17 - Mangelafhjælpning Aftale plan for afhjælpning af fejl og mangler, med ny dagbodsfrist Alle M.18 - Udskudte arbejder Aftale plan for afhjælpning af udskudte arbejder, med ny dagbodsfrist / M.19 - Afleveringsprotokol Underskrives af reprenør, giver og Bygherre Alle M måneders gennemgang Aftale dato for 2- måneders eftersyn/ planlagt statusmøde. Det er bedst at planlægge dette således at det er to måneder efter ibrugtagning. Dvs alle fejl og mangler er opdaget af brugerne. M.21 - Teknisk gennemgang Aftale dato for evt yderligere instruktion af Bruger og driftspersonale (bør være afsluttet ved afleveringen, men der kan være behov for supplerende undervisning eller ekstra support) / Aflæst forbrug angives herunder (dokumenteres jf. Afleveringsprotokol) El: M.22 - Aflæsning af forbrug Gas: Vand: e-doc: 001 Side 6 af 7 - version 2.0

62 Brugsanvisning / 09 Dagsorden AB92 Aflevering / ByK Projektnavn 002 Varme: M.23 - Forsikringsforhold sikrer at forsikringsforhold er korrekte i perioden fra AB92 aflevering til Brugeroverdragelsen. Såfremt byggeperioden forlænges husk at melde ind til Factor. Husk at bygningsforsikring skal opskrives med byggesagens værdi (via forsikringsteam). e-doc: 001 Side 7 af 7 - version 2.0

63 Brugsanvisning / 10 BtD overdragelsesdokument / ByK Projektnavn 002 Projektnavn: ByK Projektnavn 002 Projektadresse: 003 KØPS nummer (alternativt flere ved flere puljer) Ejendomsnummer i BBR: Kort projektbeskrivelse 10 BtD overdragelsesdokument e-doc nummer (projekt) [type byggeri, renovering/nybygg/nøglefærdigt byggeri, ESCO samt hvad der udføres] FORMÅL: Overdragelsesdokumentet udfyldes første gang i forbindelse afleveringen (AB92) og sidste gang ved endelig overdragelse til KEjd efter 1-års eftersyn. Dokumentet fungerer som en intern kontrakt mellem bygherre og driftherre. Af dokumentet fremgår det hvilke bygningsdele der endnu ikke er klar til idriftsættelse. Dette kan skyldes mangler eller uafklarede konflikter. Dokumentet opdateres efter afsluttet mangeludbedring, eller hvis nye mangler opdages. D.v.s. at ansvaret for bygningsdele med mangler eller konflikt ligger i projektet (hos projektlederen). Driftansvaret for resterende bygningsdele ligger hos KEjd/FF drift jf. snitfladeskemaet. Endelig overdragelse af byggeriet fra bygherre til driftherre foregår, i hht. Partnerskabsaftalen mellem Bygherre og KEjd, efter afsluttet mangeludbedring ved 1-års eftersynet. Kopi af overdragelsesdokument sendes til bestiller og bruger. Printkode: s22-s23 Tidsplan AB92 Aflevering 2-mdr s eftersyn 1-års eftersyn 5-års eftersyn Sagsoplysninger 3. mands lejemål 021 Evt administrator 061 Økonomi, reprisesum Samlet bygningsareal As Built Økonomi, rådgivning Evt ændring i bygningsareal (+/- m 2 ) e-doc: 001 Side 1 af 5 - version 2.0

64 Brugsanvisning / 10 BtD overdragelsesdokument / ByK Projektnavn 002 Kontaktoplysninger Bygherre Projektleder 011 Ny Projektleder/dato 012 Københavns Ejendomme BtD-kontakt 015 Ny BtD kontakt/dato 016 Central drift / FF 017 Kontakt i central drift 018 Fagforvaltning: 023 Evt bruger 027 Kontaktoplysninger 028 Evt lokal drift 031 Kontaktoplysninger 032 Eksterne parter Teknisk rådgiver (Ark - firma) 039 Projektleder 040 Kontaktoplysninger 041 Teknisk rådgiver (Ing - firma) 042 Projektleder 043 Kontaktoplysninger 044 reprenør (firma) 051 reprise type (total-/hoved- ) 052 Overdragelse Emner til drøftelse Hvilke bygningsdele/ anlæg medtages ikke ved denne overdragelse. (grundet juridisk tvist eller mangler som ikke er afhjulpet) Bygningsdele/anlæg der ikke overdrages til KEJD: Tiltag og tidsplan for håndtering af konflikt eller tvist ( to do liste): e-doc: 001 Side 2 af 5 - version 2.0

65 Brugsanvisning / 10 BtD overdragelsesdokument / ByK Projektnavn 002 Evt. Sær- installationer Serviceaftaler Ja/nej (angiv hvilke f.eks. produktionskøkken, kunstgræsbane, ABA, AVS, ABDL, solceller incl oplysninger fra øko-ark) Bygningsdel Firma / Kontaktoplysninger Udløbsdato Modtaget I KEjd Ejendomsadminstration, mv Emne Kommentar Ansvar OK? Lejekontrakt Er ny lejekontrakt i funktion? Forsikring BBR Er Nybyggeri indmeldt til løbende bygningsforsikring? Ved ombygning skal forsikringen opskrives med enrteprisesummen. Er oplysninger i BBR korrekte? (både nye m 2 samt at byggesagen er afsluttet) ByggeWeb (BW) projektnavn reprise Dokumenter Byggeweb Projektnummer Dokument e-doc Dokument nr. eller mappenavn i BW Udbudsmateriale og rettelsesblade Kontrakter entreprise Garantier - entreprise e-doc: 001 Side 3 af 5 - version 2.0

66 Brugsanvisning / 10 BtD overdragelsesdokument / ByK Projektnavn 002 Afleveringsprotokol inkl. mangellister Protokol for 1-årsgennemgang (el. fremtidig placering af dokument) Myndigheder TMF-sagsnummer Dokument Bygningsnumre fra byggetilladelsen (001, 002, etc.) e-doc Dokument nr. Byggetilladelse Midlertidig ibrugtagningstilladelse Endelig ibrugtagningstilladelse Evt tinglysninger el lign Tegningsarkiv hos KEjd (For navngivning se: Forretningsgang: Overdragelse til Tegningsarkiv ) Områdenr. (KEjd) Adresse Kommune nr (Se OIS.dk) BBR ejendomsnr. BBR bygningsnr Dokumenter As Built Tegninger Arkitekt As Built Tegninger Ingeniør DV-materiale KS-Materiale Evt. Bygherreleverancer Arbejdsmiljø journal Er sendt via IKT-koordinator [Ja/Nej/Ikke relevant] [Ja/Nej/Ikke relevant] [Ja/Nej/Ikke relevant] [Ja/Nej/Ikke relevant] [Ja/Nej/Ikke relevant] [Ja/Nej/Ikke relevant] Overdragelse - Påtegninger Tidspunkt for overdragelse [Ved AB92 aflevering / 2 mdr.s eftersyn / Endelig = 1-års eftersyn Samt dato] e-doc: 001 Side 4 af 5 - version 2.0

67 Brugsanvisning / 10 BtD overdragelsesdokument / ByK Projektnavn 002 Overdrages fra Bygherre [ navn] / [DATO] Bygherre sender mail til BtD kontakten i KEjd med opfordring til at gå i edoc og godkende overdragelsen. Husk at medsende edoc dokument nummer og IKKE en kopi af selve dokumentet. På større/komplekse sager kan det være nødvendigt at afholde et møde inden godkendelsen. BtD sender besked tilbage så snart dokumentet er påtegnet. Overdragelse er godkendt af: [KEjd BtD-kontakt, navn] /[DATO] e-doc: 001 Side 5 af 5 - version 2.0

68 Brugsanvisning / 11 Dagsorden overdragelse til Bestiller/bruger / ByK Projektnavn Dagsorden overdragelse til Bestiller/bruger Projektnavn: ByK Projektnavn 002 Projektadresse: 003 KØPS nummer (alternativt flere ved flere puljer) 006 e-doc nummer (projekt) Bygherres projektleder 011 Ny Projektleder/dato 012 Fagforvaltning: 023 Bestiller 024 Ny bestiller / dato 025 Evt Slutbruger 027 Kontaktoplysninger 028 Evt lokal drift 031 Kontaktoplysninger 032 FORMÅL Dagsorden til anvendelse ved overdragelse af et byggeri til Bestiller/Bruger og skal dokumentere hvad der er overdraget til bestiller. Overdragelsesmødet afholdes snarest muligt efter AB92 afleveringen (senest 15 arbejdsdage efter). Deltagere: Bygherres projektleder. Fagforvaltningens bestiller, Bruger/lejer samt Teknisk ejendomsleder/lokal drift. Bygherres projektleder indkalder skriftligt til Brugeroverdragelsesmødet senest 10 arbejdsdage før det angivne tidspunkt. Mødedatoen fastlægges sædvanligvis ved føraflevering/statusgennemgang. Bygherres projektleder leder mødet og fremsender referat som aftaledokument for overdragelsen. Printkode: s24-s Mødedeltagere overdragelse til Bestiller/bruger (Denne tabel udfyldes af for det specifikke møde) Mødedato / Tid Sted Bygherre Projektleder FF Bestiller Evt central drift Bruger, Leder Teknisk Ejendomsleder Medarb Medarb e-doc: 001 Side 1 af 6 - version 2.0

69 Brugsanvisning / 11 Dagsorden overdragelse til Bestiller/bruger / ByK Projektnavn 002 Tid Forventet 2-mdrs eftersyn 1-års eftersyn Forberedelse til mødet Emne Bemærkning Ansvar Udført F.01 - Lejekontrakt F.02 - Indflytningssyn F.03 - Brandplaner F.04 - Teknisk uddannelse af medarbejderne F.05 - CTS F.06 - Målere F.07 - Renovation Sikre at ny lejekontrakt er i funktion Med KEjd: Er der krav om indflytningssyn på denne ejendom? I så fald laves aftale med KEjd herom. Sikre at brandplaner på forhånd er monteret, jfr. aftale med brandvæsenet (se AB92 afl.) Tjek med KEjd BtD at brugerne har modtaget tilfredsstillende undervisning i tekniske anlæg jf. dagsorden Teknisk Driftsinstruktion for Slutbruger Tjek hvem der er kontaktperson jf. forberedende driftmøde. Sikre at alle målere er blevet aflæst ifm AB92 aflevering. Hvis ikke: gør det selv på dagen Tjek med Helene/KEjd hvor mange containere/typer der ligger i aftalen samt at opstartsdato stemmer. (anføres her) Dokumenter Udsendes før/efter Dokument Ansvar Udført Udleveres på mødet BILAG M.01 - Tillykke med din nye ejendom Udleveres på mødet Efter mødet BILAG M.24 - Vejledning om forholdsregler ved brand REFERAT - Denne dagsorden, udfyldt som referat e-doc: 001 Side 2 af 6 - version 2.0

70 Brugsanvisning / 11 Dagsorden overdragelse til Bestiller/bruger / ByK Projektnavn 002 På mødet Emne Bemærkning Ansvar Udført Byggesagen M.01 - Tillykke med din nye ejendom M.02 - Mangeludbedring M.03-2 måneders eftersyn M.04 - Eftersyn, 1 års M.05 - Garanti Praktiske ting M.06 Ibrugtagningsrengøring Piecen udleveres og ved nedenstående punkter kan den bruges til gennemgang / henvisning Generel proces gennemgås (se pjece). fortæller om aktuelle aftaler vedr. mangelafhjælpning, herunder håndværkernes adgang til bygningen i mangelafhjælpningsperioden. Generel proces gennemgås (se pjece). orienterer Bruger om dato for 2- måneders eftersynet (skal være 2 mdr efter brugernes fysiske indflytning). Generel proces gennemgås (se pjece). F.eks. Brugers indberetning af mangler etc. Projektleder i P & B orienterer Bruger om tidspunkt for 1-års eftersynet. Fra Piecen: Når en ejendom er opført fra ny, ombygget eller renoveret gælder en række entreprenørgarantier og produktgarantier på bygningsdele og materialer fra afleveringsdatoen (AB92). Garantien dækker dog kun, hvis ingen andre har repareret eller ombygget det stykke arbejde som entreprenøren har leveret. For at bevare garantien på arbejdet, skal det være den samme entreprenør som udfører alt arbejde på den pågældende bygningsdel i hele garantiperioden. Hvad er aftalt er det udført? M.07 - Nøgleoverdragelse M.08 - Skiltning overdrager nøgler til Bruger iht. Nøgleplan. Projektleder i P & B orienterer om skiltning. (Skiltningen udføres i Bestillerens regi, såfremt ikke andet er aftalt.) M.09 - Renovation orienterer om renovationsordningen, som på forhånd er etableret af KEjd. e-doc: 001 Side 3 af 6 - version 2.0

71 Brugsanvisning / 11 Dagsorden overdragelse til Bestiller/bruger / ByK Projektnavn 002 Tjek at det opstillede antal containere stemmer med aftalen. Drift M.10 - Driftsorganisation M.11 - Kurser Gennemgang af Driftsorganisationens opgaver ( tilkøb af servicepakker, support, servicekontrakter, husk at brugerne skal føre log over vedligehold samt tilse at serviceaftalerne overholdes). Se pjecen Har FF sikret at de ansatte har de rette kurser? (faldsikring etc) FF M.12 - Kontakt Løbende til HelpDesk og akut til rådhusvagten (se Pjece) M.13 - Drift- og vedligeholdelsesmateriale M.14 - Ekstraordinær teknisk gennemgang udleverer D&V materiale såfremt det ikke allerede er leveret til bruger ved Teknisk Gennemgang for Slutbruger Orientér om muligheden for at gennemføre en ekstraordinært teknisk gennemgang med personale og driftspersonale. Samt mulighed for support. M.15 - CTS Tjek at kontaktperson er korrekt jf. forberedende driftmøde. M.16 - Ejendomsportalen M.17 - Indflytningssyn Projektleder orienterer om Ejendomsportalen på Såfremt der er tale om boliger er der krav om indflytningssyn ved lejerskifte orienteres om plan herfor. e-doc: 001 Side 4 af 6 - version 2.0

72 Brugsanvisning / 11 Dagsorden overdragelse til Bestiller/bruger / ByK Projektnavn 002 Myndigheder Informerer : Er den midlertidig eller permanent? M.18 - Ibrugtagningstilladelse I så fald hvor længe gælder den og hvad er At erne. M.19 - Fødevarestyrelsen Projektleder i P & B orienterer om registrering af køkkenet til Fødevareregionen og gennemførelse af egenkontrol Aftaler M.20 - Lejekontrakt Er den i funktion eller om der mangler afklaringer. M.21 - Forsikringsforhold Projektleder sikrer at Brugerens indbo forsikring er tegnet M.22 - Forsyningsselskaber Målere - Aflregne de målere der mangler. Ved renovering laves intern afregning mellem FF og Bygherre. Oplysninger til Intern afregn: Org: EAN: KØPS nr: s IDENT: El Ved nybyg: sørger efter mødet for at tilmelde brugerne hos forsyningsselskaberne. Hvem hos bruger/ff skal registreres som aftager hos nedenstående forsyningsselskaber? Forvaltning + afdeling: Dennes EAN nummer: Kontaktperson incl tlf.nr:. Gas Forvaltning + afdeling: Dennes EAN nummer: e-doc: 001 Side 5 af 6 - version 2.0

73 Brugsanvisning / 11 Dagsorden overdragelse til Bestiller/bruger / ByK Projektnavn 002 Kontaktperson incl tlf.nr:. Forvaltning + afdeling: Vand Varme Brand Dennes EAN nummer: Kontaktperson incl tlf.nr:. Forvaltning + afdeling: Dennes EAN nummer: Kontaktperson incl tlf.nr:. M.23 - Flugtvejsplaner orienterer om flugtvejsplaner og sikrer at de er ophængt i hht aftale M.24 - Forholdsregler ved brand udleverer Vejledning om forholdsregler ved brand Udarbejdet af KS i samarbejde med brandvæsenet (brand.kk.dk/rådogvejledning) M.25 - Indmeldelse til brandvæsenet orienterer om indmeldelse af informationer om Brugerne til Københavns Brandvæsen Diverse e-doc: 001 Side 6 af 6 - version 2.0

74 Brugsanvisning / 12 Dagsorden 2-måneders eftersyn / ByK Projektnavn Dagsorden 2-måneders eftersyn Projektnavn: ByK Projektnavn 002 Projektadresse: 003 KØPS nummer (alternativt flere ved flere puljer) 006 e-doc nummer (projekt) Bygherres projektleder 011 Ny Projektleder/dato 012 KEjd BtD-kontakt 015 KEjd Central drift / FF 017 Fagforvaltning: 023 Bestiller 024 Ny bestiller / dato 025 FORMÅL Dagsorden til anvendelse ved 2-måneders eftersyn efter AB92 aflevering. Tidspunkt for eftersynet er aftalt ved AB92 aflevering. Det optimale tidspunkt for eftersynet er 2 mdr efter brugernes indflytning således, at alle mangler nu er opdaget. Deltagere: Bruger (evt bestiller), KEjd BtD/Central drift, Bygherres projektleder, giver, reprenør. Bygherres projektleder indkalder mødet min. 10 arbejdsdage før mødet. giver er mødeleder, fører mangellister og udsender referat/aftaler om mangeludbedring. Printkode: s26-s27 Mødedeltagere 2-måneders eftersyn (Denne tabel udfyldes af for det specifikke møde) 009 Mødedato / Tid Sted Bygherre Projektleder Københavns Ejendomme BtD Central drift FF Bestiller Bruger e-doc: 001 Side 1 af 3 - version 2.0

75 Brugsanvisning / 12 Dagsorden 2-måneders eftersyn / ByK Projektnavn 002 giver Arkitekt Ingeniør reprenør Byggeleder Andre Forberedelse til mødet Emne Bemærkning Ansvar Udført F.01 - Færdigmelding F.02 - Nye Mangellister fra brugerne Tjek at rådgiver har godkendt mangelafhjælpning fra AB92. Færdigmeldingen skal indeholde afkrydsede manglelister for alle fag. sørger for at brugerne fremsender mangellister min 2 arbejdsdage inden mødet. Dokumenter Udsendes før/efter Dokument Ansvar Udført Opdateres i e-doc efter mødet og mangelafhjælpning Efter mødet Efter mødet (bilag til REF) Kapitel 10 i denne journal BtD-Overdragelses dokument skal opdateres. Vil normalt være udfyldt første gang ifm AB92 aflevering. REFERAT - Denne dagsorden, udfyldt som referat BILAG M.01 - Plan for mangeludbedring samt kommenterede mangellister. På mødet Emne Bemærkning Ansvar Udført M.01 - Mangler Evt. nye mangler fremføres som mangler efter afleveringen overfor entreprenøren, eller aftales udbedret ifbm. 1-års gennemgangen. Tidsplan for udbedring aftales. e-doc: 001 Side 2 af 3 - version 2.0

76 Brugsanvisning / 12 Dagsorden 2-måneders eftersyn / ByK Projektnavn 002 M.02 Mangeludbedring efter AB92 forpasset I situationer hvor entreprenør har forpasset sin udbedringsfrist: giver går i dialog med projektleder om handling i henhold til AB92/ABT93 / Føler brugerne yderligere behov for undervisning/teknisk gennemgang? M.03 - Teknisk gennemgang Generelt klar til at drifte? Var der problemer i instruktionsforløbet? BtD e-doc: 001 Side 3 af 3 - version 2.0

77 Brugsanvisning / 13 Dagsorden 1-årseftersyn / ByK Projektnavn 002 Projektnavn: ByK Projektnavn 002 Projektadresse: 003 KØPS nummer (alternativt flere ved flere puljer) 13 Dagsorden 1-årseftersyn 006 e-doc nummer (projekt) Bygherres projektleder 011 Ny Projektleder/dato 012 KEjd BtD-kontakt 015 KEjd Central drift / FF 017 Fagforvaltning: 023 Bestiller 024 Ny bestiller / dato 025 FORMÅL Dagsorden til anvendelse ved AB92 1-års eftersyn. Mødet afholdes sidste arbejdsdag inden 1 årsdagen for aflevering. Deltagere: Bygherres Projektleder, KEjd BtD (og evt central drift), Bruger/Bestiller, giver. giver indkalder jf frister som anført i Byggeri Københavns AB(T) med tilføjelser og fravigelser. giver er mødeleder, fører mangellister og udsender protokol/aftaler om mangeludbedring. Bygherres projektleder udfylder nærværende dagsorden, der fungerer som tjekliste, og udsender efter mødet. Printkode: s28-s29 Mødedeltagere 1-årseftersyn (Denne tabel udfyldes af for det specifikke møde) 009 Mødedato / Tid Sted Bygherre Projektleder Københavns Ejendomme BtD Central drift giver Arkitekt Ingeniør e-doc: 001 Side 1 af 4 - version 2.0

78 Brugsanvisning / 13 Dagsorden 1-årseftersyn / ByK Projektnavn 002 reprenør Byggeleder Andre Tid Forventet 5-års eftersyn Forberedelse til mødet Emne Bemærkning Ansvar Udført F.01 Eftersynsprotokol, skabelon F.02 - Mangellister, bruger F.03 Mangellister, rådgiver F.04 - Eftersynsprotokol Skabelon fremsendes til giver. (Bygherren leverer paradigme) Rekvirere mangellister fra brugerne og HelpDesk. Sendes til senest 5 arbejdsdage før mødet Inden AB92 1-års eftersynet udarbejder rådgiver mangellister for alle fag på baggrund af en gennemgang af de udførte arbejder. Det kontrolleres om alle mangler eller uafklarede forhold fra afleveringsforretningen er afhjulpet. giver udfylder eftersynsprotokollen på forhånd, så den kan underskrives af entreprenør, rådgiver og bygherre på stedet, når eftersynet er gennemført. Dokumenter Udsendes før/efter Dokument Ansvar Udført Efter mødet Efter mødet Efter mangelafhjælpning Efter mangelafhjælpning REFERAT - Denne dagsorden, udfyldt som referat BILAG m.03 - eftersynsprotokol underskrevet, udsendes sammen med referat. Mangelsyn - Uanset omfanget af mangler, skal rådgiver gennemgå afhjælpningen og godkende denne pr mail til Afsluttende brev til entreprenør - giver sender mail til entreprenøren med godkendelse af mangelafhjælpningen/eller med besked om, at der ikke er fundet mangler der kan relateres til e-doc: 001 Side 2 af 4 - version 2.0

79 Brugsanvisning / 13 Dagsorden 1-årseftersyn / ByK Projektnavn 002 byggesagen. I brevet anføres det, at garantien kan nedskrives. Efter mangelafhjælpning Efter mangelafhjælpning Garanti - Bygherren nedskriver garantien til 2 %, når mangler konstateret ved 1-års eftersynet er afhjulpet og godkendt. Afsluttende mail til brugere - Når evt. mangler er udbedret sendes mail til brugerne om at 1-års eftersynet er afsluttet og mangler, der kunne relateres til byggesagen er udbedret. Brugerne mindes om at de fremadrettet skal rette henvendelse til KEjd via Help Desk med eventuelle mangler og driftsrelaterede problemer. På mødet Emne Bemærkning Ansvar Udført M.01 - Mangelgennemgang Mangellisten gennemgås på stedet. Alle Deltager M.02 - Mangelafhjælpning Plan for afhjælpning af fejl og mangler aftales ved 1-års eftersynet og skrives ind i eftersynsprotokollen. / M.03 - Eftersyns protokol Underskrives / / M.04 - Drift & Service, organisation og driftsaftaler Gennemgang af driftsopgaver og serviceaftaler, der varetages af brugere og/ eller til Drift & Service, jf. snitfladerne. Hvis afhjælpning af fejl og mangler har indflydelse på driftsopgaver præciseret dette. Særlig færdigmelding af disse mangler kan aftales. BtD M.05 - Bestillers driftsorganisation Hvem er kontaktpersoner, og hvilke ting tager de sig af. BtD e-doc: 001 Side 3 af 4 - version 2.0

80 Brugsanvisning / 13 Dagsorden 1-årseftersyn / ByK Projektnavn 002 e-doc: 001 Side 4 af 4 - version 2.0