Referat. Ordinært bestyrelsesmøde Tid: søndag den 28. August 2016 kl. 9:30 Mødet slut: kl Sted: Fjeldsted Skovkro

Transkript

1 Referat Ordinært bestyrelsesmøde Tid: søndag den 28. August 2016 kl. 9:30 Mødet slut: kl Sted: Fjeldsted Skovkro Deltagere: Knud Graaskov (KG), Bo Brebøl (BB) (pkt. 6-17), Rigmor Johannesen (RJ), Flemming Bech Thorsen (FBT), Jens Sproegel (JS), Erling Atzen (EA) og Ivan Bjorholm Nielsen (IBN) (suppleant) Fra sekretariatet: Rune Havgaard Sørensen (RHS) (referent) Afbud: Arne T. Henriksen (ATH) (orlov) 1. Forelæggelse af forhandlingsprotokol med det sidste referat indført til godkendelse og underskrivelse af alle tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen underskrev referater fra 7. februar, 13. marts og 24. maj. 2. Forelæggelse af eventuelle indførsler i revisionsprotokollen og underskrivelse heraf. Da mødet er det første fysiske møde siden regnskabsafslutning, gennemgik RHS revisionsprotokol, og bestyrelsen underskrev ledelsens regnskabserklæring og revisionsprotokol. 3. Orientering fra formanden herunder evt. beslutningspunkter a. Møde i NAER 23/6 (CBR, biavlsstrategi, voldgift, basiskursus) KG orienterede om mødet, der ikke medførte mærkbare nye informationer, men dog styrker forholdet til styrelsen. Særligt blev det til mødet tilkendegivet, at man vil gennemføre en evaluering af basiskursus i regi af Binævnet. Ved mødet deltog KG og RHS. b. Møde i NAER 29/6 (økologisk biavl) KG orienerede om seneste møde om ændring af regler for økologisk biavl. Ved mødet blev bl.a. fremlagt tidsplan for processen, der skal sikre at omlægning efter de nye regler kan ske efter årsskiftet. Ved mødet deltog KG og RHS. c. Møde med Wonderful Copenhagen 29/6 (Apimondia) KG orienterede kort om mødet. Emnet behandles under pkt. 8. Ved mødet deltog KG og RHS.

2 d. Varroa workshop 6/8 KG orienterede kort om workshoppen. e. Den brune bi på Læsø 21/8 Der var ca. 28 deltagere, og arrangementet forløb godt med stiftelse af Foreningen for Brune Bi i Danmark. Som medlemmer kan optages alle med interesse i bevaring af den brune bi. Arrangementet gav endvidere et godt indtryk af status på den brune bi. Det kan på sigt overvejes, om Danmarks Biavlerforening skal udgive temahæfte om Brun Bi i Danmark. 4. Orientering fra sekretariatsleder om foreningens virksomhed i den forløbne periode, herunder evt. beslutningspunkter: a. Gennemgang af perioderegnskaber udfærdiget siden sidste bestyrelsesmøde samt estimat for året. RHS gennemgik kvartalsrapport for 2. Kvartal. Bestyrelsen tog gennemgangen til efterretning. b. Gennemgang af status på indsatsområder jf. foreningens strategiplaner. RHS gennemgik årsplan og konstaterede status. c. Information om forhold af interesse for bestyrelsen, herunder om hændelser i relation til samarbejdsparter, udvalg og nævn hvor sekretariatslederen repræsenterer Danmarks Biavlerforening RHS orienterede kort om møde med Jakobsens A/S den 16/8. d. Sekretariatet i. Ansættelse Bestyrelsen godkendte fastansættelse af Ole Kilpinen med enkelte præciseringer i ansættelseskontrakten. e. Folkemødet 2016 RHS orienterede om årets deltagelse på Folkemødet, hvor der bl.a. blev skabt dialog med Trafikministeren om blomstrende vejrabater og DTI om spiselige insekter. Generelt fylder natur og miljø mindre på Folkemødet, idet Naturmødet i Frederikshavn har overtaget en del af dette.

3 5. Orientering fra stående udvalg om aktuelle projekter og væsentlige hændelser, herunder evt. nye kommissorier a. Økonomiudvalget Udvalget har afholdt møde den 15/9 med gennemgang af kvartalsrapport og påbegyndte arbejdet med en pulje til forbedring af biernes forhold. b. Markedsføringsudvalget Der er udarbejdet udkast til markedsføringsplan og bestøverstrategi, og et udvalgsmøde er under planlægning. c. Uddannelsesudvalget Der er god proces i arbejdet med uddannelsesplan, og der pågår en proces med materiale til begynderkurser. Der arbejdes på en oplæg til proces i 2017, som kan indgå i arbejdet med årsplan og budget. d. Fagligt udvalg FT orienterede om afholdte erfadage, der har omhandlet bestøvning, lyngbiavl og markedsføring. Der er nedsat en arbejdsgruppe, der ser på vores praksis for test af brugsdronninger. Udvalget vil fremtidig bl.a. beskæftige sig med god praksis for erhvervsbiavl og pollenfodring. e. Jubilæumsudvalget Udvalget vurderer at arbejdet er gennemført, og udvalget kan nedlægges. 6. Status på ansøgningsprocessen vedr. EU-projekter RHS orienterede kort om, at der endnu ikke er modtaget svar på ansøgte projekter. 7. Udvidet forsikringsdækning Bestyrelsen drøftede de modtagede tilbud, på udvidelse af foreningens forsikringer. Vedr. Udvidelse af erhvervsansvarsforsikring til at omfatte ejendomsansvar forespørges på formandsmødet, før den evt. tegnes. Bestyrelsen besluttede at udvide produktansvarsforsikringen iht. det forelagte tilbud. RHS sikrer endvidere forespørgsel om indboforsikring, og biavlsforsikring for skolebigårde.

4 8. Apimondia 2021 (henvendelse fra Wonderful Copenhagen) Bestyrelsen afventer nærmere information, særligt omkring risiko, core-pco opgaven og erfaringstal fra andre arrangører. Efter at disse informationer er modtaget kan bestyrelsen forholde sig til, om det er interessant at fremlægge muligheden på formandsmødet. Opgaver ved evt. gennemførelse skal sikres af finansierede ansættelser. 9. Nyt Forum RHS orienterede om de forventede muligheder og ønsker til et nyt forum, og der var opbakning til at gå videre med processen, der sikrer et nyt forum der bygger på medlemslogin, samtidig med at det gamle forum opretholdes som arkiv. 10. Koordinatorer Bestyrelsen godkendte at følgende initiativer igangsættes: - Koordinatorerne tilknyttes forskellige medarbejdere i sekretariatet. - Der udarbejdes en koordinatorvejledning til hver type af koordinatorer, med beskrivelse og links til relevant information. - Der afholdes møder for de resterende koordinatorer i Der laves liste over øvrige koordinatorer, så de kan se deres kollegaer i øvrige foreninger. - Endvidere tilknyttes koordinatorerne udvalgene på følgende måde: o Koordinatorererne tilknyttes udvalgene på følgende måde: o Koordinator for nye biavlere (Uddannelsesudvalget) o Koordinator for aktiviteter og fastholdelse (Uddannelsesudvalget) o Koordinator for biernes produkter (Markedsføringsudvalget) o Koordinator for biavlsinteresser (Økonomiudvalget) o Koordinator for presse- og PR (Markedsføringsudvalget) o Koordinator for bisygdomme (Fagligt udvalg) 11. Foreningsanalyse Bestyrelsen besluttede at følge op på foreninger, som de finder relevante i forhold til foreningsundersøgelsen og deres lokale kendskab. Dette med tilbud om et besøg/oplæg i løbet af vinteren. RHS opretter en tråd på Forum, med analyse og skabelon til oplæg. Der lægges en liste ud over tilmeldte til formandsmødet pr. 1. oktober. Særlig henvendelse til de foreninger, der ikke tilmelder sig formandsmødet, hvilket sikres af sekretariatet.

5 12. Bistade-survey Bestyrelsen besluttede at KG fortsætter dialogen med styrelsen, med mulighed for at tilbyde udsendelse af link til en undersøgelse, der skal kunne godkendes af Danmarks Biavlerforening. Ligesom Danmarks Biavlerforening vil have fuld indsigt i resultater og mulighed for at drøfte svarene med analyseinstituttet efter gennemførelse af undersøgelsen. Styrelsen skal ligeledes arbejde for, at undersøgelsen også udsendes via øvrige biavlsorganiationer. 13. DBF s holdning til CBR Bestyrelsen fortsætter strategien med åbent brev i TfB til Styrelsen. Der laves ikke vejledning og info til medlemmer på nuværende, i det vi afventer styrelsens planer på området. 14. Formandsmøde 29/10 Bestyrelsen besluttede at formandsmødet gennemføres på følgende måde: - Formiddagen anvendes til orientering, samt behandling af indkomne forslag. - Eftermiddagen anvendes til oplæg med Esben Danielsen og gruppearbejde om samme emne. 15. Aktuelle politiske og strategiske emner. Intet at referere. 16. Punkter til opfølgning (Opfølgnings- og Rullelisten) Bestyrelsen fulgte op og konstaterede status. 17. Beslutningspunkter fra Forum siden sidste bestyrelsesmøde A. Projekt: Nye muligheder Mere økologisk honning Af Rune H Sørensen» 18. aug 2016 Bestyrelsen godkendte ansøgning for økologiprojektet år 2. A. Status EU honningprogram Af Flemming Vejsnæs» 14. jun 2016 Bestyrelsen godkendte ansøgninger til det nationale biavlsprogram.

6 18. Eventuelt. Biavlsturen til Sverige mangler at blive lagt på Bishoppen. RHS følger op. EA efterlyste initiativer i forhold til Honningreklamefonden, så logoet igen bliver fremhævet. BB understregede de forestående planer om markedsføringsplan. Der afholdes et skype-bestyrelsesmøde medio oktober. Der afholdes fysisk bestyrelsesmøde i slutningen af året. For godkendelse af referatet: Knud Graaskov Ivan Bjorholm Nielsen Bo Brebøl Jens Sproegel Flemming Bech Thorsen Rigmor Johannesen Erling Atzen

7 Rulleliste (Sager planlagt til behandling i bestyrelsen) Tid Ans J F M A M J J A S O N D v Sag Konstituering* X KG Intro m. personale* X RHS Fastsættelse af generalforsamling* X KG Gennemgang materiale til X RHS generalforsamling* Gennemgang årsrapport* X RHS Kvartalsrapport* X X X X RHS Udvalgskommissorier* X Alle Udarbejdelse af årsplan* X RHS Godkendelse af budget* X RHS Oplæg om Bybi X RHS * Faste årlige punkter

8 Opfølgningsliste (Opgaver som er aftalt på bestyrelsesmøder) Sag Opgave Ansv Deadline pkt. 5c Folkeoplysningslov: På baggrund af tidligere drøftelser i bestyrelsen påtog Rune Havgaard Sørensen sig, at udarbejde udkast til ny skabelon til lokale standardvedtægter, idet de ikke i øjeblikket lever op til Folkeoplysningslovens krav. RHS pkt. 6b Vedrørende tidligere drøftelse om anvendelse af DBF-logo på hjemmesider m.v. blev udvalget opfordret til at følge op på sagen. BB pkt. 2 Bestyrelsen anmodede RHS om at følge op på revisorens opgaver i forbindelse med EUprojekter og de tab foreningen er blevet påført. RHS Afventer endelig afgørelse pkt. Bestyrelsen anmodede Markedsføringsudvalget om at afsøge muligheder for andre virksomheder, der ønsker at anvende foreningens logo i forbindelse med markedsføring. Bestyrelsen drøftede anvendelsen af midler fra Honningreklamefonden. På baggrund af Markedsføringsudvalgets arbejde med en markedsføringsplan, ønsker bestyrelsen en yderligere drøftelse af dette pkt. 11 Bestyrelsen godkendte dispositionen over politiske områder og tilkendegav at nogle områder med fordel uddelegeres til bestyrelsesmedlemmer, når emnerne skal udspecificeres pkt. 13 RHS undersøger om nogle af de inaktive Forum-grupper kan lukkes pkt. 10 Bestyrelsen godkendte at følgende initiativer igangsættes: - Koordinatorerne tilknyttes forskellige medarbejdere i sekretariatet. - Der udarbejdes en koordinatorvejledning til hver type af koordinatorer, med beskrivelse og links til relevant information. - Der afholdes møder for de resterende koordinatorer i BB RHS RHS RHS

9 - Der laves liste over øvrige koordinatorer, så de kan se deres kollegaer i øvrige foreninger. - Endvidere tilknyttes koordinatorerne udvalgene på følgende måde: o Koordinatorererne tilknyttes udvalgene på følgende måde: o Koordinator for nye biavlere (Uddannelsesudvalget) o Koordinator for aktiviteter og fastholdelse (Uddannelsesudvalget) o Koordinator for biernes produkter (Markedsføringsudvalget) o Koordinator for biavlsinteresser (Økonomiudvalget) o Koordinator for presse- og PR (Markedsføringsudvalget) o Koordinator for bisygdomme (Fagligt udvalg) pkt. 11 Bestyrelsen besluttede at følge op på foreninger, som de finder relevante i forhold til foreningsundersøgelsen og deres lokale kendskab. Dette med tilbud om et besøg/oplæg i løbet af vinteren. Alle RHS opretter en tråd på Forum, med analyse og skabelon til oplæg. Der lægges en liste ud over tilmeldte til formandsmødet pr. 1. oktober. Særlig henvendelse til de foreninger, der ikke tilmelder sig formandsmødet, hvilket sikres af sekretariatet pkt. 12 Bestyrelsen besluttede at KG fortsætter dialogen med styrelsen, med mulighed for at tilbyde udsendelse af link til en undersøgelse, der skal kunne godkendes af Danmarks Biavlerforening. Ligesom Danmarks Biavlerforening vil have fuld indsigt i resultater og mulighed for at drøfte svarene med analyseinstituttet efter gennemførelse af undersøgelsen. Styrelsen skal KG

10 ligeledes arbejde for, at undersøgelsen også udsendes via øvrige biavlsorganiationer.