Indkøbspolitik og anvendelse af indkøbssystem for Hospitalsenheden Vest

Transkript

1 IMAP-udkast Indkøbspolitik og anvendelse af indkøbssystem for Hospitalsenheden Vest Formål At sikre, at de overordnede retningslinier og politikker på indkøb er kendte og anvendes til: planlægning af større og mindre indkøb at overholde de af Region Midtjylland udstukne politikker vedr. indkøb og indkøbsaftaler at sikre information om indkøbsaftaler at sikre at ansatte i HEV ved hvilke interne såvel som eksterne retningslinier der gælder Målgruppe Afdelingsledelser, funktionsledere og medarbejdere der bestiller og anviser indkøb. Definition af begreber Indkøbsaftaler: Region Midtjylland indgår løbende indkøbsaftaler med leverandørerne. Formålet er bedre priser ved fælles indkøb i regionen. Fremgangsmåde ILM: Indkøbs- og Logistiksystem, der anvendes af institutioner i Region Midtjylland. Anvisning: Ved foranvisning foregår der et elektronisk flow, der sikrer, at den økonomisk ansvarlige godkender indkøbet, inden det foretages. Foranvisningen foregår i ILM. Efteranvisning foregår som godkendelse af posteringerne i ØS2000. Fælles Indkøb/ILM: I Økonomiafdelingens team af medarbejdere, der arbejder med indkøb, fakturabehandling o.a. knyttet til ILM. Cockpit: Cockpittet er en del af Fælles Indkøb/ILM, hvis primære funktioner, at varetage fritekstordrer, og sikre overholdelse af indkøbsaftaler mv. IKL: Central Indkøbs- og Logistik kontor i Region Midtjylland, der sikrer indgåelse af indkøbsaftaler, udbud o.l. Rekvirenter: Medarbejdere, der er oprettet til at bestille varer i ILM kaldes rekvirenter Overordnende rammer Region Midtjylland har en vedtaget politik for indkøb og herunder indkøbsaftaler. Formålet med indkøbspolitikken er: Side 1 af 6

2 Skabe rammerne for at Region Midtjylland kan købe alle nødvendige varer, tjenesteydelser mv., til de økonomisk mest fordelagtige betingelser Region Midtjylland kan ved koordinering på tværs af institutioner fremstå som én kunde og opnå storkundefordele Hospitalsenheden Vest har med dette dokument udarbejdet egen retningslinie for indkøb i HEV samt vejledning i indkøb via ILM-systemet/intern indkøbspolitik. Region Midtjyllands indkøbsaftaler Indkøb og Logistik (IKL) udarbejder indkøbsaftaler med leverandørerne for hele Region Midtjylland. Dette betyder, at der opnås storrabatter. Det enkelte regionshospital er repræsenteret i såkaldte brugergrupper, der er faglige sparringspartnere indenfor specifikke produktkategorier eksempelvis sårpleje, plastposer og suturer. I Hospitalsenheden Vest vil indkøbsaftalerne implementeres via Fælles Indkøb/ILM, der modtager informationen om nye indkøbsaftaler fra IKL. Derefter kontaktes de personer, der har indgået i brugergrupperne, for at de kan udvælge de produkter Hospitalsenheden Vest skal have i sortimentet. Indkøbspolitik internt i HEV I Hospitalsenheden Vest er en række interne regler for indkøb og materialer. Det gælder for eksempel for gardiner, kontormøbler, kopimaskiner og kaffemaskiner. I Hospitalsenheden Vest anvendes det regionale indkøbssystem (ILM) til bestilling af varer. De enkelte afsnit har egne medarbejdere, der er oprettet til at kunne bestille varer i ILM. Bestilles i ILM vil indkøbene automatisk sikres for at de interne regler overholdes samt overholdelse af de indkøbsaftaler, der er indgået på regionalt plan. Det påhviler den enkelte bestiller at kontakte Fælles Indkøb/ILM for rådgivning i forbindelse med indkøb udenom Indkøbs- og Logistikmodulet (ILM). Det påhviler det enkelte afsnit at sikre, at brugere/bestillere er oprettet, og at der ved ændringer i brugere gives besked til Fælles Indkøb/ILM, således at tidligere brugere kan slettes og nye oprettes. Varekategorier i ILM Varerne i ILM kan opdeles i 3 kategorier: Depot- og sterilvarer/varer med varenummer Katalogvarer Fritekstordrer Depot- og sterilvarer/varer med varenummer Depotvarer kan opdeles i varer der er: - Lagerholdte (fysisk på depotet) - Ikke lagerholdte (bestilles af depotet hos leverandør og udleveres fra depotet til afdelingen. Side 2 af 6

3 De varer, der skaffes hjem direkte fra leverandøren, leveres til afdelingerne så hurtigt som muligt. Alle depotvarer -både lagerholdte og ikke lagerholdte- skal efteranvises i ØS2000. Dvs. varen udleveres til afsnittet og anvises efterfølgende. Katalogvarer Der er pt. 2 kataloger med varer: - kontorartikler (Lyreco) - køkkenartikler (Bent Brandt) Disse varer bestilles fra ILM, som alle andre varer, og bestillingen går direkte til leverandøren, der leverer til afsnittet. Ordrer med katalogvarer skal foranvises i ILM. Det betyder, at ordren ikke sendes til leverandøren før end den er anvist af en person med anvisningsret for afsnittet. Fritekstordrer: Alle varer, der ikke er dækket af de 2 ovenstående kategorier bestilles i ILM ved fritekstordre. Ved bestilling af varer via feltet beskriv rekvirering (fritekstordre) vil der sidde centrale personer i cockpittet og færdiggøre bestillingen. På denne måde sikres, at den rekvirerede vare ikke kompromitterer centrale indkøbsaftaler. Det kan betyde, at en rekvirering sendes tilbage til brugeren med information om, at der er indgået aftale på en tilsvarende vare, der f.eks. skal rekvireres via centraldepot eller sterilcentral. Ved denne bestillingsform bedes rekvirenten oplyse så mange oplysninger som muligt, f.eks. pris og leverandør til hjælp for cockpittet. Hvis der er en grund til, at det lige præcis er denne vare, der skal anvendes, på trods af en tilsvarende lagervare, bør dette oplyses i notatfeltet. Alle fritekstordrer skal foranvises ILM inden ordren bliver afsendt til leverandør. Vejledningerne i varebestillinger i ILM findes på: eau+1 Reklamation Ved central varemodtagelse er varerne modtaget i ILM, når afdelingerne modtager deres varer. Det betyder, at fakturaen går direkte til betaling, når den kommer ind i øs2000. Hvis afdelingerne finder ud af, at de har modtaget en forkert vare eller der er problemer med varen, skal afdelingen kontakte leverandøren og aftale returnering af varen samt eventuel erstatningsvare. Samtidig orienteres Fælles Indkøb/ILM på følgende mailadresse: De aftalebelagte varer er de varer, der skal anvendes på afsnittene. Såfremt afsnittene af faglige grunde finder at varerne ikke har den korrekte kvalitet eller Side 3 af 6

4 er der opleves andre problemer, kontaktes Fælles Indkøb/ILM på følgende mailadresse: Fælles Indkøb/ILM vil sikre kontakt til brugergrupperepræsentanterne og IKL for afklaring. Anvisning Anvisning følger reglerne i Region Midtjyllands kasse- og regnskabsregulativ. Ved foranvisning foregår der et elektronisk flow, der sikrer, at den økonomisk ansvarlige godkender indkøbet, inden det foretages. Foranvisningen foregår i ILM. Efteranvisning foregår som godkendelse af posteringerne i ØS2000. Anvisning foregår på følgende måder: Foranvisning ved køb af varer hos en katalogvarer og fritekstordrer Efteranvisning ved rekvirering af lagervarer Som udgangspunkt skal alle rekvireringer foranvises, før de kan blive til en indkøbsordre. Hvis en vare rekvireres til levering fra centraldepot eller sterilcentral, betragtes rekvireringen som en intern udlevering og skal blot efteranvises. Disse rekvireringer betragtes altså ikke som indkøbsordrer. Anvisningen har den konsekvens, at fakturaen betales uden yderligere godkendelse. Vejledninger Der er udarbejdet en række vejledninger vedrørende bestilling af varer i ILM. Disse er i opdateret form tilgængelige på Region Midtjyllands hjemmeside. Mere information Yderligere information kan tilgås på hjemmesiden b8konomi/projekt+ilm Der vil løbende afholdes kurser for brugere i bestilling fra ILM og kendskab til ØS2000. Der vil løbende udsendes nyhedsbreve vedrørende nye varer, tips og ideer samt andet relevant materiale om ILM og indkøb. Support Ved spørgsmål til ILM system eller indkøb generelt kan Fælles Indkøb/ILM kontaktes på telefon: Dokumentation Vejledninger i bestilling af varer i ILM Ansvar Side 4 af 6

5 Referencer Økonomiafdelingen ved Fælles Indkøb/ILM har ansvaret for ILM, Indkøbspolitik og formidling til medarbejdere og ledelser. Afsnittene har ansvaret for at oprette og nedlægges rekvirenter i ILM. Informationen herom sendes til Fælles Indkøb/ILM. 1. Kasse- og Regnskabsreulativ for Region Midtjylland: 2. Vejledninger i bestilling af varer i ILM: Indkøbspolitik for Region Midtjylland 4. Indkøbsaftaler og brugergrupper Side 5 af 6

6 Titel Tekstforfatter: Fagligt ansvarlig Kvalitetsansvarlig Ledelsesansvarlig Standard og indikator Revisionsdato Resumé Anvendelsesområde ( = location) AGREE vurderet Nøgleord Informationstype: Tekst Indkøbspolitik og anvendelse af indkøbssystem for Hospitalsenheden Vest Finn Klejnstrup/Lilian Dissing Pedersen Finn Klejnstrup Henriette Fyhn Henning Vestergaard Der er ingen standard for Indkøbspolitik. Indkøbspolitikken indgår i HEV fælles og findes under standarder for Ledelse. Vurderes årligt omkring 1. september Hospitalsenheden Vest interne indkøbspolitik Hospitalsenheden Vest og tilhørende afdelinger, administration/økonomiafdeling, ledelser med budgetansvar, afdelingssygeplejersker, ledende lægesekretærer og medarbejdere der bestiller og anviser indkøb. Retningslinje Side 6 af 6