FÆLLES INDKØB & DISPONERING FI&D

Transkript

1 FÆLLES INDKØB & DISPONERING FI&D HVEM, HVORFOR & HVORDAN?

2 AGENDA Velkomst Præsentation af FI&D Live Demo Spørgsmål

3 IMPLEMENTERINGSFORLØBET Lederen af enheden indkaldes til møde (10 uger før udrulning) Introduktionsmøde vedrørende FI&D for lederen og superbrugere, relevante økonomimedarbejdere og andre interesserede ( 4-6 uger før udrulning) Udrulningsugen: Kick off for interessenter i enheden (første dag i udrulningsugen) valgfrit Uddannelse for superbrugere, rekvirenter og godkendere (første dag i udrulningsugen) I den første uge er e-handelsteamet fysisk til stede i enheden Spørgemøde aftales nærmere med enhed/institut Undervisning i manuel tilknytning af ordre til faktura for distributører og økonomimedarbejdere Opfølgningsmøde med lederen af enheden (ca. 1 måned efter opstart) Kvartalsvise møder med brugergrupperne (under planlægning)

4 ROLLER Stillingstagen til roller i enheden, vi har 3 roller i systemet Rekvirent, Superbruger og Godkender Rekvirent: Den som med jævne mellemrum bestiller og varemodtager varer elektronisk Superbruger: Den som hyppigt bestiller og varemodtager varer elektronisk Superbrugere vil løbende blive opdateret med nye ting og tiltag i systemet Superbruger skal være i stand til at yde 1. leds support for rekvirenter i egen enhed Der skal være mindst 1 superbruger i enheden. Godkender: Den som godkender rekvisitionen, inden den automatisk omdannes til en indkøbsordre og afsendes til leverandør. En ordre skal altid godkendes, før den afsendes til leverandør.

5 HVAD ER FI&D? Et nyt digitalt fælles indkøbs- og disponeringssystem (FI&D) Simplere varesøgning og indkøb Simplere fakturering Visualisering af disponerede midler på tværs af AAU Målsætningen er klar: Indkøbsprocessen skal være lettere og korrekt fakturering skal garanteres

6 HVAD ER DE STØRSTE FORANDRINGER At der skal oprettes indkøbsrekvisitioner i stedet for at afgive ordre pr. telefon, mail eller direkte fra leverandørens webshop At alle fakturaer ikke skal enkelt-bilagsbehandle, da der matches mellem indkøbsordre og faktura At der skal laves elektronisk varemodtagelse At den budgetansvarlige har adgang til disponeringer, som dannes på baggrund af indkøbsordrer At elektroniske kontrakter med betalingsplaner automatisk sikrer kontering og betaling af tilbagevendende udgifter, herunder husleje

7 HVEM STÅR BAG FORANDRINGEN? FI&D har to spor i implementeringen: E-handel udrulles, forankres og supporteres af Indkøbsenheden i ØA [email protected] Hotline: 3000 Disponeringsregnskabet udrulles, forankres og supporteres af Økonomistyringsenheden i ØA [email protected] Systemet er baseret på ØSS-systemet som er AAUs økonomisystem

8 HVEM BLIVER PÅVIRKET? Alle medarbejdere som foretager indkøb Systemunderstøttelse af aftaler frigør kapacitet hos dem der i dag køber ind ude i enhederne og bruger meget tid på at source vare og leverandører Det skal i højere grad købes ind på AAU fælles indkøbsaftaler Det er et fælles ansvar at sikre realisering af prispotentialet i universitetets samlede indkøbsvolumen. Der kan ikke udarbejdes lokale indkøbsaftaler uden involvering af Indkøbsenheden jf. AAU s indkøbspolitik., Indkøbsenheden skal involveres tidligt i processen (og ikke på bagkant) Leverandører skal være oprettet før der kan handles ny proces for leverandøroprettelse skal følges af rekvirenter.

9 HVEM BLIVER PÅVIRKET? Økonomimedarbejdere: konteringsopgaven bliver automatiseret og resten af konteringsopgaven flyttes over på rekvirenter, så der frigøres kapacitet i enhederne hos økonomimedarbejdere økonomimedarbejdere skal udarbejde og vedligeholde lokal konteringsvejledning, fx om brug af projekt- og analysenumre Økonomimedarbejder skal vende sig til brug af rapporter for at få overblik over udestående disponeringer, og hvor gamle de er. De budgetansvarlige og andre på institutterne og afdelingerne vil have lettere ved at følge deres budget, samt lettere ved få adgang til disponeringsregnskab Budget opfølgningsrapporten vil udvides til at vise disponeringerne som summer på de segmenter enheden anvender til styring af budgettet.(projektnummer, formål og analysenumre)

10 Faktura baseret indkøb som ikke er med i 1.udrulning Rejsebestilling (Via Egencia - Online Booking (AeTM)) Hoteller (Diamond Online Booking eller leverandørernes egne webløsninger) Faktura behandles i Rejseafregningssystem (RUS) Faktura behandles i ØSS Mødeforplejning (Compass/Eurest portalløsning) Faktura behandles i ØSS

11 DEMONSTRATION AF FI&D SYSTEMET Bestilling fra markedsplads (demo) Fritekstbestilling (demo) Godkendelse af indkøb Varemodtagelse (demo) Ordrematch (100% match, match indenfor tolerance, ikke match) Favoritlister - varer jeg ofte bestiller Disponeringsregnskab i Qlikview